Umstellung auf die Version 10.2 mit neuem GUI - ein Erfahrungsbericht - Frankfurter Buchmesse Klopotek User Group

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1 Umstellung auf die Version 10.2 mit neuem GUI - ein Erfahrungsbericht - Frankfurter Buchmesse Klopotek User Group Frankfurt, 11. Oktober 2012, Torsten Schulz

2 Warum eine neue PPM Version? Durch Umstieg auf Windows 7 veränderte Darstellung von PPM 8.3 2

3 Warum eine neue PPM Version? Nicht zu großer zeitlicher Abstand zur neuesten PPM Version Änderungen im Datenbankschema (neue Tabellen / Spalten) erhöhen den Aufwand o Bsp.: map_data_types map_data_types_table Neue Funktionalitäten in neuer Version Kontennavigator Honorarbelegarchivierung Erweiterungen bei Lizenzforderungen und -zahlungen Neues GUI UC4 Batchsteuerung 3

4 Ausgangssituation Wechsel von PPM 8.3 auf Version 10.2 Über 850 User an fünf Standorten Verschiedenste Datenbanken und Systeme von Anhebung betroffen Vertriebsdatenbank Herstellungsdatenbank Content Management System Internetauftritt Verschiedenste Schnittstellen Verschiedenste Exportverfahren Verschiedene kleinere Anwendungen 4

5 Vorbereitungen (Technik) Vorstellung der Neuerungen in Version 10.2 gegenüber Version 8.3 durch Klopotek, zusammen mit: Vertrags-, Honorarabteilung o Wird bei einer Anhebung frühzeitig in die Planung mit einbezogen o Prüft Neuerungen, die für Honorarabrechnung wichtig/nützlich sind o Prüft Neuerungen, die für Honorarabrechnung problematisch sein könnten arvato Systems o Partner für die technische Durchführung des Projekts Geeigneten Zeitpunkt für die Anhebung finden Frühzeitige Information und Absprache mit Anwendern über sogenanntes Data Quality Control Board (DQCB) Abstimmung und Informationsaustausch mit Klopotek 5

6 Vorbereitungen (Technik) Testdrehbuch erstellen Testen des PPM Dialoges (alle verwendeten Module) Reports, Batche, Exporte, Schnittstellen etc. Abhängige Anwendungen usw. Schriftliche Dokumentation jedes einzelnen Schrittes der Test- Anhebung Durchführung einer Generalprobe Zeiterfassung der einzelnen Schritte zur Überwachung der geplanten Umstellungszeit Geplante Sperrung der Datenbanken von Donnerstagabend bis Sonntagabend Lange Laufzeiten bei Im- und Exportverfahren durch große Datenmengen 6

7 Vorbereitungen (Technik) Vergleich der beiden Datenmodelle PPM 8.3 und 10.2 (Schemacompare) Auswirkungen auf abhängige Anwendungen, Schnittstellen etc. Wird neue Soft- und/oder Hardware benötigt? Kompletter Servertausch Neue Oracle Version (Wechsel von Version 10 auf Version 11) Neue PowerBuilder Version 12.1 o Deshalb Migration der Reports mit einplanen Neues CE Tool (Configuration Explorer) ab PPM Version 9.5 Paketerstellung Client PPM

8 Vorbereitungen (Technik) Einrichtung von Testdatenbanken Honorar / Wertberichtigung normale Anwendertests Rückfallszenario mit einplanen Durch Serverwechsel etwas einfacher Detaillierten Plan erstellen (wer macht was wann) Insgesamt haben sich Vorbereitung und Tests über einen Zeitraum von ca. 8 Monaten erstreckt 8

9 Vorbereitungen (Anwender) Stabil laufende und funktionierende Testversion Voraussetzung für erste Anwenderpräsentation (z.b. DQCB) Welche Neuerungen sind für welche Abteilungen besonders interessant oder problematisch? Eingabemöglichkeit der GTIN (Global Trade Item Number) Mehrfachauswahl von Ausgabeart und Lieferstatus in Produktsuchliste Suche nach Unterkontonummer (ab 8.7) Prüfliste für den Versandabruf Presse (ab 8.5) Effizientere Eingabe der Nebenrechte im Vertrag (ab 9.8) u.a. 9

10 Vorbereitungen (Anwender) Überprüfung aller verwendeten Karten (Tabs) Testversion für alle Anwender, die - wenn gewünscht - auf dem eigenen Rechner installiert wurde Honorar- und Wertberichtigungstests Parallelabrechnung Honorar zu einem Stichtag Paralleltest WB zu einem Stichtag Der Test lieferte von Anfang an ein gutes Ergebnis. Alle Differenzen, die auftraten, waren erklärbar. 10

11 Vorbereitungen (Anwender) Neues GUI Standardauflösung 1280 x 1024 Dabei vollständige Darstellung ohne Scrollbalken möglich, wenn Einstellung der Textgröße auf 100% steht (bei uns auf einem 19 Zoll Monitor) Speicherung userspezifischer Einstellungen o Sortierungen von Ergebnislisten o Reihenfolge von Tabs o Darstellung der Arbeitsumgebung (Vollbildansicht / geteilte Ansicht) Konfigurierbares User Interface für 10.2 ab 2. Patch 11

12 Vorbereitungen (Anwender) 12

13 Vorbereitungen (Anwender) 13

14 Vorbereitungen (Anwender) 14

15 Anhebung Information der Anwender über Zeitpunkt und Ablauf der Anhebung über Intranet und per Mail Nach Sperrung der Produktiv-Datenbanken, für Recherchemöglichkeiten der Anwender, Nur-Lese-Version PPM zur Verfügung gestellt Alle User auf Leseberechtigung gestellt Infoveranstaltungen angeboten Während und nach der Anhebung Zum Teil für einzelne Abteilungen bzw. Standorte getrennt Link zur Klopotek Internet Seite mit Einführungsvideos 15

16 Anhebung Dokument Neuerungen in PPM 10.2 per Intranet zur Verfügung gestellt Ebenso die allgemeinen Handbücher Im Feld Filter können durch die Eingabe von Anfangsbuchstaben, z. B. P die Module gefiltert werden. In diesem Fall erscheinen, je nachdem welche Berechtigungen Sie haben, nur die Module, die mit P beginnen, z. b. Produkte, Presse und Programmplanung. 16

17 Anhebung Module In den Favoriten können die häufigsten Aktivitäten wie z. B. Produkte suchen zusammengestellt werden. Wenn Sie im Modul Produkte mit der re. Maustaste auf suchen klicken und Zu Favoriten hinzufügen mit der li. Maustaste anklicken, wird das Produkte suchen automatisch im Modul Favoriten gespeichert. In der Modulverwaltung können die Module alphabetisch sortiert werden. 17

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: Verlagsgruppe Random House GmbH Torsten Schulz Neumarkterstr München Tel.: +49/89/ Fax: +49/89/

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