Vorlage zur Kenntnisnahme. Erlass einer mittelstandsfreundlichen Vergaberichtlinie durch das IT-Dienstleistungszentrum Berlin - ITDZ -

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1 Drucksache 15/ Wahlperiode Vorlage zur Kenntnisnahme Erlass einer mittelstandsfreundlichen Vergaberichtlinie durch das IT-Dienstleistungszentrum Berlin - ITDZ - Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, Berlin-Buckow Postanschrift: Postfach , Berlin, Telefon: ; Telefax:

2 Senatsverwaltung für Inneres Berlin, den 21. März 2006 ZS B 5 Kl Fernruf: intern: 927/1032 An das Abgeordnetenhaus von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - V o r l a g e - zur Kenntnisnahme - über den Erlass einer mittelstandsfreundlichen Vergaberichtlinie durch das IT-Dienstleistungszentrum Berlin - ITDZ Die Senatsverwaltung für Inneres legt nachstehende Vorlage dem Abgeordnetenhaus zur Besprechung vor. Nach 6 Abs. 5 des Gesetzes über die Anstalt des öffentlichen Rechts IT-Dienstleis-tungszentrum Berlin vom (GVBl. Seite 459) obliegt dem Vorstand der Anstalt die Gewährleistung einer mittelstandsfreundlichen Vergabepolitik und -praxis im Rahmen des deutschen und europäischen Vergaberechts. Der Vorstand hat dem Verwaltungsrat dazu unverzüglich nach der Errichtung der Anstalt Richtlinien zur Zustimmung vorzulegen und diese dem Abgeordnetenhaus zur Kenntnis zu geben. Der Verwaltungsrat des IT-Dienstleistungszentrums Berlin hat auf seiner letzten Verwaltungsratsitzung am 28. Februar 2006 auf Vorschlag des Vorstandes die als Anlage beigefügte Mittelstandsfreundliche Vergaberichtlinie beschlossen. Die beschlossene Richtlinie gilt für alle Vergaben des ITDZ im Wettbewerb. Mit dieser mittelstandsfreundlichen Vergaberichtlinie fördert das ITDZ in beispielhafter Weise den Umgang mit dem Mittelstand und trägt somit zur Stärkung mittelständischer Unternehmen der IT- Branche in der Region bei. Mit der Verabschiedung der Richtlinie sollen insbesondere Klein-/ und Mittlere Unternehmen von der Vergabepolitik des ITDZ Berlin im lt-bereich profitieren. Im Vorlauf der Erarbeitung der Richtlinien waren neben der IHK-Berlin auch die Berliner Mittelstandsvereinigungen SIBB, We make it IT und die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen beteiligt. Gemäß der gesetzlichen Bestimmung wird diese Richtlinie dem Abgeordnetenhaus zur Kenntnis gegeben. Dr. Körting Senator für Inneres

3 Mittelstandsfreundliche Vergaberichtlinien des ITDZ Ihre Ansprechpartnerin im ITDZ: Maren Siegel Leiterin Einkauf IT-Dienstleistungszentrum Berlin Anstalt des öffentlichen Rechts Berliner Straße D Berlin Fon: Fax: mail to: maren.siegel@itdz-berlin.de

4 1 Vorbemerkungen Mit der nachstehenden Richtlinie wird die Forderung des 6 (5) Gesetz über die Anstalt des öffentlichen Rechts IT-Dienstleistungszentrum Berlin vom Dem Vorstand obliegt die Gewährleistung einer mittelstandsfreundlichen Vergabepolitik und praxis im Rahmen des deutschen und europäischen Vergaberechts. Der Vorstand hat dem Verwaltungsrat dazu unverzüglich nach der Errichtung der Anstalt Richtlinien zur Zustimmung vorzulegen und diese dem Abgeordnetenhaus zur Kenntnis zu geben. umgesetzt. Diese Richtlinie gilt für alle Vergaben des ITDZ im Wettbewerb. 2 Definition kleines/mittleres Unternehmen (KMU) Um als kleines/mittleres Unternehmen (KMU) im Sinne dieser Vergaberichtlinien zu gelten, muss ein Unternehmen folgende Kriterien erfüllen: 1. Es werden weniger als 250 Personen beschäftigt und 2. der Jahresumsatz erreicht höchstens 50 Mio. Euro oder die Bilanzsumme beträgt höchstens 43 Mio. Euro. 3 Ganzjährige Vergabe Im Rahmen des wirtschaftlich vertretbaren sind Aufträge so zu vergeben, dass eine ganzjährige Leistungserbringung, insbesondere eine ganzjährige Bautätigkeit gefördert wird. 4 Losaufteilung Bei den Ausschreibungen des ITDZ sollen losbezogene Aufteilungen realisiert werden, soweit es die wirtschaftlichen und technischen Voraussetzungen zulassen. Dabei sollen die Ausschreibungsbedingungen so formuliert werden, dass auch KMU eine Chance haben, diese zu erfüllen. 5 Lieferantenverzeichnisse Bezogen auf die Anbieter von Lieferungen und Dienstleistungen wird das ITDZ ein Lieferantenverzeichnis einrichten, um bei freihändigen Vergaben und beschränkten Ausschreibungen auf die dort hinterlegten Nachweise und Erklärungen unbürokratisch zurückgreifen zu können. Für den Bereich der Bauleistungen ist der Online-Zugang auf das Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung (ULV-VOB) zu nutzen.

5 6 Nachweise und Erklärungen Das ITDZ wird eine Liste der für die Eintragung in ihr Lieferantenverzeichnis erforderlichen Nachweise und Erklärungen im Internet veröffentlichen sowie ein entsprechendes Formular hinterlegen. Die Nachweise und Erklärungen zur Beurteilung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sind einmal jährlich zu aktualisieren. Weitere Nachweise und Erklärungen dürfen nur dann gefordert werden, wenn die hinterlegten Nachweise für die Beurteilung der Eignung für die beabsichtigte Auftragsvergabe nicht ausreichen. Zur Bekämpfung der Schwarzarbeit, der illegalen Beschäftigung und anderer auch wettbewerblicher Verstöße ist es für Bauaufträge unerlässlich, dass die Bieter und Bewerber (auch jene im Lieferantenverzeichnis gelisteten), Auszüge aus dem Gewerbezentralregister (GZR 3 und GZR 4) vorlegen, die nicht älter als drei Monate sind. Bei Bewerbungen um einen Auftrag über Leistungen nach der VOL/A oder der VOF reicht in in der Regel eine Eigenerklärung zu Verurteilungen und Bußgeldbescheiden statt der Auszüge aus dem Gewerbezentralregister aus. Hierfür wird ein entsprechendes Formular bereitgestellt, in dem auf die Möglichkeit des Ausschlusses von der Teilnahme am Wettbewerb im Falle der unzutreffenden Erklärungen hingewiesen wird. In geeigneten Fällen können statt behördlicher Nachweise Eigenerklärungen des Bewerbers/Bieters gefordert werden (z. B. Eigenerklärung statt Unbedenklichkeitsbescheinigungen des Finanzamts, der Krankenkassen sowie der Berufsgenossenschaft). Hierfür sind ggf. entsprechende Formulare bereitzustellen. Bei Aufträgen bis kann auf die Vorlage von Eignungsnachweisen ganz verzichtet werden. Das ITDZ gibt bei allen Öffentlichen Ausschreibungen bereits in der Bekanntmachung an, welche Nachweise und Erklärungen mit dem Angebot abzugeben sind. 7 Bietergemeinschaften Angebote von Bietergemeinschaften sind grundsätzlich zuzulassen, sofern für alle Mitglieder der Gemeinschaft die gleichen Ausschreibungsbedingungen eingehalten werden, die für den einzelnen Bieter gelten. Ohne sachlichen Grund werden bestimmte Rechtsformen nicht verlangt.

6 8 Nachunternehmer Das ITDZ verpflichtet Auftragnehmer im Falle einer vergaberechtlich zulässigen Weitergabe von Leistungen an Nachunternehmer wie folgt: 1. Beteiligung der mittelständischen Wirtschaft, soweit es mit der vertragsgemäßen Ausführung des Auftrags zu vereinbaren ist, 2. Nachunternehmen davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag handelt, 3. Im Falle der Weitergabe von Bauleistungen die Nachunternehmer die Geltung der Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen der Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB Teil B), bei der Weitergabe von Lieferleistungen die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen der Verdingungsordnung für Leistungen ausgenommen Bauleistungen - (VOL Teil B) zu vereinbaren. 4. Den Nachunternehmern keine, insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise, ungünstigeren Bedingungen aufzuerlegen, als zwischen dem Auftragnehmer und dem öffentlichen Auftraggeber im Hauptauftrag vereinbart wurde. 9 Veröffentlichung Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Veröffentlichungsmedien soll die Bekanntmachung von Ausschreibungen auch in regionalen Veröffentlichungsmedien erfolgen, damit auch regionale Anbieter Kenntnis erlangen. Zudem soll die Bekanntmachung im Internet auf der Seite bzw. sobald verfügbar auch unter erfolgen. 10 Verdingungsunterlagen Bei der Erstellung der Leistungsbeschreibungen sollen Personen mitwirken, die mit dem zur Verfügung stehenden Produktangebot und den Marktverhältnissen möglicher Anbieter vertraut sind und Anforderungen definieren, die auch kleine und mittlere Unternehmen bzw. aus ihnen gebildete Bietergemeinschaften erfüllen können. Soweit möglich, sind Planungsleistungen und Ausführungsleistungen getrennt zu vergeben. Natürliche oder Juristische Personen, die an der Erstellung der Leistungsbeschreibung mitwirken oder in Bezug auf die Vergabe einer konkreten Leistung beraten sind von der Vergabe der betreffenden Leistung auszuschließen. Die Verdingungsunterlagen sollen soweit möglich auf der Basis der Standardformulare des Land Berlin bzw. der ITDZ-Standards erstellt werden. Leistungsverzeichnisse für Bauausschreibungen sollen im GAEB-Format erstellt werden.

7 11 evergabe Das ITDZ beteiligt sich am Projekt evergabe der Senatsverwaltung für Inneres und wird ab 2006 geeignete Ausschreibungen elektronisch durchführen. Der Versand der Verdingungsunterlagen soll unabhängig davon vorzugsweise in elektronischer Form per erfolgen. Auf Wunsch der Bewerber soll eine Papierversion zugeschickt werden. 12 Sicherheitsleistungen Vom Auftragnehmer zu leistende Sicherheiten sind nur nach Maßgabe der einschlägigen Verdingungsordnungen zu fordern, wenn sie für die sach- und fristgemäße Durchführung der verlangten Leistung notwendig erscheinen. Im Übrigen ist vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens eingehend zu prüfen, ob auf Sicherheitsleistungen ganz oder teilweise verzichtet werden kann. 13 Beteiligung von KMU Bei Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben sind regelmäßig mindestens 50% KMUs zur Angebotsabgabe aufzufordern. Auch bei ausreichender Zahl bekannter Bewerber soll neuen Bewerbern Gelegenheit zur erstmaligen Teilnahme gegeben werden. Ist das Angebot eines KMU ebenso wirtschaftlich wie das eines anderen Bewerbers, so soll dem KMU der Zuschlag erteilt werden, soweit dies vergaberechtlich zulässig ist. 14 Zahlungen Das ITDZ gewährleistet eine transparente und strikt fristgemäße Rechnungsabwicklung bei entsprechender vertragsgemäßer Rechnungslegung. Unter den Voraussetzungen des 16 Nr. 6 VOB/B sollen im Interesse kleiner und mittlerer Unternehmen Zahlungen unmittelbar an Nachunternehmer geleistet werden. 15 Informationen Das ITDZ gibt ein Merkblatt für Bewerber um öffentliche Aufträge des ITDZ heraus und führt regelmäßige Informationsveranstaltungen zur Ausschreibungspraxis des ITDZ durch