WISO Hausverwalter 2011

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1 Über dieses Handbuch WISO Hausverwalter 2011 WISO Hausverwalter erlaubt Ihnen die bequeme Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie die rechtssichere, taggenaue Betriebskostenabrechnung von Wohn- und Gewerbeeinheiten. Ganz gleich, ob Sie bisher Ihre Mitobjekte mit Hilfe von Word und Excel verwaltet haben oder noch gar keine Erfahrung mit Vermietung haben: Auf konventionelle Weise kosten Datenverwaltung und Buchführung viel Zeit und es bleibt immer die Unsicherheit, dem komplizierten und sich ständig ändernden Mietrecht zu genügen und rechtssichere Nebenkostenabrechnungen zu erstellen. Wer diese Arbeit rechtssicher und einfach erledigen will, hat mit WISO Hausverwalter den optimalen Helfer gefunden. Das Programm bietet alle wichtigen Verwaltungsfunktionen in einer einfach zu bedienenden, komfortablen Arbeitsumgebung. Wenn Sie einmal Ihre Basisangaben erfasst haben, erzeugt das Programm alle erforderlichen Auswertungen nach wenigen Mausklicks. So erstellen Sie schnell die erforderlichen Dokumente und sind zudem sicher, dass diese der aktuellen Rechtslage entsprechen. Neben den Funktionen zur bequemen Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung bietet WISO Hausverwalter die WEG- Abrechnungen von Wohnungseigentümergemeinschaften, erstellt betriebswirtschaftliche Abrechnungen (BWA) und Wirtschaftspläne. Außerdem bietet das Programm eine Eigenverwaltung für Eigentümer, Hausverwalter und deren Mitarbeiter.

2 WISO Hausverwalter 2011 WISO Hausverwalter: Eine flexible Familie WISO Hausverwalter ist im Handel als WISO Hausverwalter Start und als WISO Hausverwalter Standard erhältlich. Dabei können Sie mit der Start-Version insgesamt bis zu zehn Wohneinheiten (z. B. Wohnungen, Garagen oder Stellplätze) verwalten und mit WISO Hausverwalter Standard bereits 50 Wohneinheiten. Wächst die Zahl der vermieteten Objekte, ist WISO Hausverwalter flexibel: Durch ein Upgrade der Start- Version können Sie dann bis zu 25 Wohneinheiten verwalten. Noch mehr Erweiterungsspielraum bietet WISO Hausverwalter Standard: 50 Wohneinheiten sind inklusive und durch ein Upgrade können mit dem Programm bis zu 75 Einheiten verwaltet werden. Benötigen Sie noch mehr Wohneinheiten, können Sie die WISO Hausverwalter Pro Version erwerben. Mit dieser können 150 Wohneinheiten oder in der Plus-Version eine unbegrenzte Anzahl an Wohneinheiten verwaltet werden. Das gute daran: Alle Upgrades der Start-, Standard- und Pro-Version können Sie aus dem Programm heraus online erwerben, ohne die bisher erfassten Daten zu verlieren. Bei der Arbeit unterstützt Sie das Programm durch Assistenten, die gezielt die erforderlichen Informationen von Ihnen erfragen. Das Programm erzeugt alle erforderlichen Auswertungen für Ihre Mieter und das Finanzamt. Sie erledigen Ihre Korrespondenz weiter mit Ihrem gewohnten Textprogramm wie beispielsweise Word, wobei eine integrierte Dokumentenverwaltung dafür sorgt, dass Sie neue und vorhandene Briefe, Rechenblätter und die vom Programm generierten Auswertungen einfach den einzelnen Mieteinheiten zuordnen können. Mit dem WISO Hausverwalter haben Sie die Möglichkeit die Umsätze Ihrer Bankkonten direkt online abzurufen. Wenn Sie Überweisungen, Lastschriften und den übrigen Zahlungsverkehr per Online-Banking mit WISO Mein Geld

3 Über dieses Handbuch erledigen, kann WISO Hausverwalter über eine Import- / Export-Schnittstelle direkt auf Ihre Finanzdaten zugreifen und Ihnen damit die Arbeit weiter erleichtern. Zudem können Sie alle steuerlich relevanten Daten in das WISO Sparbuch übernehmen und so Ihre Steuererklärung schnell und einfach erledigen. Über dieses Handbuch Dieses Handbuch orientiert sich daran, Sie möglichst schnell und sicher zu dem gewünschten Ergebnis zu führen und verzichtet deshalb auf lange Beschreibungen von allen möglichen Funktionen. Bei Bedarf können Sie speziellere oder seltener benötigte Funktionen in dem Hilfesystem des Programms nachschlagen. Daher finden Sie zunächst einige grundsätzliche Informationen zur Programmbedienung und werden dann Schritt für Schritt zu einer rechtssicheren Nebenkostenabrechnung geführt. der Maus auf Schaltflächen. Im Buch sind die Namen dieser Schaltflächen in Anführungszeichen dargestellt etwa als Hilfe. Wenn im Handbuch Tasten erwähnt werden, steht deren Bezeichnung in spitzen Klammern. <Entf> etwa bedeutet, dass die Taste mit der Aufschrift Entf also Entfernen auf der Tastatur gemeint ist. Ist im Text beispielsweise angegeben <Alt>+<V> bedeutet das, die Taste <Alt> gedrückt zu halten und zusätzlich kurz die Taste <V> zu betätigen. Wie bei allen Windows-Programmen erfolgt auch hier die Bedienung überwiegend durch Klicken mit

4 WISO Hausverwalter 2011 Elektronisches Fachbuch und Online-Hilfe Falls Sie im Folgenden die Beschreibung einzelner Programmfunktionen oder Beantwortung von Rechtsfragen vermissen: Den ausführlichen Hausverwalter-Ratgeber von WISO-Redakteur Thomas J. Kramer finden Sie in elektronischer Form auf der Programm-CD. Über den Menüpunkt Hilfe Fachwissen Fachbuch öffnen Sie das umfangreiche PDF-Dokument. Das Tolle an dem E-Book: Interaktive Navigationshilfen wie die Lesezeichen, das verlinkte Inhaltsverzeichnis und die Volltextsuche ermöglichen den blitzschnellen Zugriff auf die benötigten Hilfe- und Infotexte! Unter Hilfe Bedienung Programmbedienung finden Sie weiterführende Erläuterungen zu den einzelnen Elementen und der Oberfläche des WISO Hausverwalters.

5 Installation und Programmstart Vor dem Start: Die Installation WISO Hausverwalter läuft unter Windows XP, Vista oder Windows 7 auf allen gängigen PCs. Besondere Ansprüche stellt das Programm nicht, aber auf der Festplatte muss mindestens 140 MByte freier Speicherplatz zur Verfügung stehen und das System sollte über mindestens 512 MByte (unter Vista 1 GByte) Arbeitsspeicher verfügen. Die Grafikkarte Ihres Computers muss mindestens in der Darstellungsart 1024 x 768 Punkte arbeiten. Wie Sie die aktuelle Darstellungsart ermitteln und gegebenenfalls umstellen können, ist in der Windows-Hilfe und in der Dokumentation zu Ihrer Grafikkarte beschrieben. Das Programm ist nicht ohne Installation direkt von der CD-ROM aus lauffähig. Um diese kurze Installation durchzuführen, legen Sie die CD-ROM von WISO Hausverwalter in Ihr Laufwerk. Normalerweise startet das Installationsmenü nach Einlegen des Datenträgers automatisch, sollte dies nicht geschehen, starten Sie die Installation über einen Klick auf Arbeitsplatz WISO Hausverwalter Wählen Sie dann im Menü den Punkt WISO Hausverwalter jetzt installieren. Für die weitere Installation folgen Sie einfach den Hinweisen am Bildschirm. Wenn die Installation nicht startet... Startet das Installationsmenü nach Einlegen des Datenträgers nicht automatisch, wählen Sie bei Windows 2000 oder XP im Startmenü den Menüpunkt Einstellungen und darin den Eintrag Systemsteuerung. In dem neuen Fenster führen Sie einen Doppelklick auf das Symbol Software durch, um die Softwareverwaltung von Windows zu öffnen. Wählen Sie in der Auswahl des Fensters Neue Programme hinzufügen und klicken auf die Schaltfläche CD oder Diskette. Im folgenden Fenster klicken Sie auf Weiter und in dem darauf erscheinenden Fenster bestätigen Sie den Quellpfad mit Fertig stellen. Bei Windows Vista wechseln Sie mit dem Windows-Explorer in das Hauptverzeichnis des CD- ROM-Laufwerks und starten dort per Doppelklick die Datei Start.exe. Im Menü des Installationsprogramms wählen Sie dann WISO Hausverwalter 2011 Jetzt installieren.

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7 Installation und Programmstart Programmstart Klicken Sie im Startmenü auf die Programmgruppe WISO Hausverwalter Wählen Sie dann mit der linken Maustaste den Eintrag WISO Hausverwalter 2011 das Programm wird gestartet. Alternativ dazu können Sie auch das entsprechende Symbol auf Ihrem Desktop doppelt anklicken. Anschließend und auch bei jedem späteren Start versucht das Programm eine Internetverbindung herzustellen, um zu prüfen, ob ein Update verfügbar ist. Wenn eine solche Programmaktualisierung vorliegt, informiert Sie WISO Hausverwalter darüber in einem Infofenster und bietet Ihnen die Aktualisierung an.

8 WISO Hausverwalter 2011 Spielwiese Musterfall Wenn Sie sich mit dem Programm vertraut machen wollen, ohne gleich Ihre realen Daten einzugeben, können Sie auf der Übersichtsseite Meine Hausverwaltung den Punkt Musterfall öffnen wählen. Der umfangreiche Beispielfall von Gunther Verwalter wird geöffnet und Sie können mit diesen Daten können sämtliche Programmfunktionen nach Belieben durchspielen. Haben Sie bereits eigene Daten erfasst, können Sie auch später jederzeit den Musterfall über das Menü Datei Musterfall Musterfall öffnen laden um dort Funktionen zu testen ohne Ihre eigenen Daten zu beeinflussen. Wollen Sie aus dem Musterfall zu Ihren eigenen Daten zurückkehren, wählen Sie einfach auf der Übersichtsseite Meine Hausverwaltung den Punkt Musterfall schließen oder im Menü Datei Musterfall schließen. Wenn Sie dabei anfangs nicht ganz sicher sind, wie das eine oder andere Programmmodul funktioniert oder welche Auswirkung eine einzelne Eintragung hat, macht das überhaupt nichts. Bei Bedarf können Sie den Musterfall schnell wieder in den Anfangszustand zurücksetzen: Datei - Musterfall - Musterfall wiederherstellen. Dies funktioniert allerdings nur, wenn der Musterfall nicht aktiv ist. Programmbildschirm Im Programmbildschirm finden Sie unterhalb der Titelleiste am oberen Bildschirmrand die Menüleiste (Datei, Extras, Hilfe). Diese dient hauptsächlich dazu, um Grundeinstellungen vorzunehmen und seltener genutzte Funktionen aufzurufen, wie zum Beispiel die Datensicherung oder das Update-Modul. Unterhalb des WISO-Logos finden Sie eine Adressleiste. Diese zeigt Ihnen an, in welchem Bereich der Navigation und welcher Eingabemaske Sie sich gerade befinden. Ähnlich wie bei Windows Vista können Sie sich auch mit Hilfe der neben den Bezeichnungen befindlichen Schaltflächen im Programm bewegen. Unterhalb dieser Leiste sehen Sie den wichtigsten Arbeitsbereich des Programms links die Navigation, in der Mitte die Eingabemasken und rechts den Informations- und Hilfsbereich.

9 Installation und Programmstart

10 WISO Hausverwalter 2011 Navigation Die Navigationsleiste im linken Teil des Hauptbildschirms bietet Ihnen eine Übersicht über die Programmbereiche und Zugriff auf alle Programmpunkte. In der Navigationsleiste sind die Funktionsgruppen als balkenartigen Schaltflächen dargestellt. Um einen dieser Hauptpunkte anzuwählen, klicken Sie mit der Maus auf den Eintrag es öffnet sich in der Bildschirmmitte die Liste der zugeordneten Unterpunkte sowie die zu diesem Bereich verfügbaren Übersichten und Assistenten. Durch einen Klick auf eine dieser Schaltflächen gelangen Sie schnell zu den dazugehörigen Eingabemasken und Funktionen. Die Funktionsgruppen WISO Hausverwalter kennt folgende Funktionsbereiche: Meine Hausverwaltung: Hier geben Sie Ihre Daten als Eigentümer oder Verwalter ein, die Daten von Mitarbeitern sowie grundlegende Angaben zu Rechnungen und Mahnungen. Unter dem Punkt Bankverbindungen können alle Bankkonten erfasst werden, die im Rahmen der Vermietung / Verwaltung verwendet werden sollen. Steuerschlüssel (Umsatzsteuer) bietet die Möglichkeit weitere selten benötigte Umsatzsteuersätze

11 Installation und Programmstart und Sachverhalte zu aktivieren. Zudem erhalten Sie eine Übersicht über alle Objekte und Mieter. Daten erfassen: hier finden Sie die vier Unterpunkte: Stammdaten: Hier landen alle mehr oder weniger feststehenden Angaben Ihren verwalteten oder vermieteten Gebäuden, den darin befindlichen Wohneinheiten und sonstigen Mietobjekten sowie aktuelle und archivierte Vertragsdaten. Auch die für verbrauchsabhängige Abrechnungen benötigten Zähler können hier angelegt und verwaltet werden. Außerdem finden Sie hier eine komplette Kontaktverwaltung für die Daten von Mietern, Dienstleistern, Lieferanten und anderen Geschäftsleuten. Einnahmen / Ausgaben: Hier erfassen Sie die laufenden Zahlungen. Sie können hier mit offenen Posten (also noch ausstehenden Zahlungen) arbeiten, die Sie für die zu erwartenden Einnahmen auch automatisch mit Hilfe eines Assistenten erstellen lassen können. Außerdem können Sie hier Vorlagen für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben definieren und sich so viel Tipparbeit ersparen. Für Überweisungen und Lastschriften steht Ihnen der Zahlungsverkehr zur Verfügung. Und sollte ein Mieter oder Eigentümer einmal nicht zahlen, können Sie für den offenen Posten auch eine Mahnung erstellen lassen. Angaben zu den Abrechnungen: Die Einnahmen und Ausgaben allein reichen für die Abrechnung in einigen Fällen nicht aus. Die zur korrekten Verteilung der Kosten auf die Mieter / Eigentümer der Wohnungen / Einheiten benötigten Angaben können hier ergänzt werden. So werden hier die Zählerstände erfasst, Angaben zur Verteilung der Heizkosten gemacht, Kosten, die nach bereits laut Abrechnung auf die Mieter / Eigentümer verteilt wurden zugeordnet und die Schätzwerte für den Wirtschaftsplan festgelegt. Schriftverkehr: Mit diesem Dokumentenmanagement erzeugen Sie Ihre eigenen Dokumentvorlagen und behalten den Überblick über Ihre Korrespondenz mit Mietern, Dienstleistern und Behörden. Das gilt nicht nur für die vom Programm selbst erstellten Unterlagen: Sie

12 WISO Hausverwalter 2011 können auch in der Vergangenheit am PC geschriebene Briefe und Abrechnungen ganz bequem Ihren Mietern und / oder Mietobjekten zuordnen. In der Beschluss-Sammlung können die Vorgänge gemäß den Anforderungen des WEG-Gesetzes aufgezeichnet werden. Abrechnungen / Auswertungen: In diesem Bereich erzeugen Sie die Nebenkosten- und Heizkostenund Hausgeldabrechnungen sowie den Wirtschaftsplan. Der WISO Hausverwalter stellt Ihnen zudem wirtschaftliche Auswertungen Ihrer Einnahmen und Ausgaben für unterschiedliche Zwecke bereit. Außerdem können Sie einen Abgleich der Mietforderungen vornehmen - wahlweise gegenüber einzelnen, ausgewählten oder allen Mietern. Wenn Sie mehrere Gebäude, Wohneinheiten, Verträge und / oder Mieter im Blick behalten wollen, können Sie sich unter Stammdaten / Beschlüsse außerdem differenzierte Listen anzeigen und drucken lassen. Hier finden Sie auch die Ausgabe für die unter der Dokumentenverwaltung erfasste Beschluss-Sammlung.

14 WISO Hausverwalter 2011 Eingabemasken Wenn Sie eine Eingabemaske aufgerufen haben, erscheint diese in der Mitte des Bildschirms. In den Eingabezeilen geben Sie die erforderlichen Daten direkt per Tastatur ein. Über die Abwärtspfeile neben einigen Eingabefeldern können Sie auf vorbereitete Listeninhalte zu greifen. Ein Mausklick auf Rechtspfeile öffnet zusätzliche Eingabemasken. Sie können die Ansicht der Liste vergrößern oder verkleinern. Stellen Sie dazu den Mauszeiger auf den unteren Rand der Liste und klicken Sie, wenn der Cursor als Doppelstrich dargestellt wird, die linke Maustaste und halten sie gedrückt: Wenn Sie die Maus vertikal bewegen, zeigt ein dunkler Balken die mögliche neue Begrenzung der Liste an. Wenn Sie die Maustaste loslassen, fixieren Sie das Ende der Liste an der Position des Balkens. In vielen Eingabemasken werden bereit erfasste Daten in einer Tabelle über den Eingabefeldern dargestellt. Um einen erfassten Datensatz anzusehen oder zu bearbeiten, wählen Sie in der Liste den gewünschten Datensatz per Mausklick aus. Ein Klick in die gewünschte Tabellenzeile und schon stehen in den Eingabefeldern die Daten zur Ansicht oder Bearbeitung zur Verfügung.

15 Installation und Programmstart Eingabemasken: Datumsangaben per Kalender Bei Datumseingaben können Sie einen Kalender öffnen, der Ihnen in vielen Fällen das mühsame und fehleranfällige Eintippen erspart - ein Mausklick auf das Kalendersymbol neben dem Datumsfeld öffnet diesen Kalender. Ganz oben im Kalenderfenster können Sie durch Anklicken das gewünschte Jahr einstellen. Wenn Sie in einem Eingabefeld ein einfaches Datum eingeben müssen, dann können Sie dieses durch Anklicken des entsprechenden Tages im gewünschten Monat markieren und durch Anklicken von Übernahme in die Eingabezeile übernehmen. Wenn ein Eingabefeld eine Zeitraumeingabe verlangt, stellen Sie im oberen Fensterbereich des Kalenders die Jahre ein und markieren das Startund das Enddatum. Das Programm zeigt den Zeitraum in Datumsdarstellung unterhalb der Eingabefelder für die Jahreszahlen an. Ist dieser Zeitraum richtig, übernehmen Sie ihn durch Anklicken von Übernahme.

16 WISO Hausverwalter 2011 Wenn Sie Daten erfasst haben, dann werden diese nach einem Klick auf Speichern gesichert, ohne dass die Eingabemaske selbst geschlossen wird. Klicken Sie mit der Maus dagegen auf Schließen oder betätigen die Taste - <Eingabe> bei optisch hervorgehobener Schaltfläche Schließen,dann verlassen Sie diese Eingabemaske. Gegebenenfalls werden Sie in einem Infofenster gefragt, ob Sie Ihre Eingaben speichern möchten, falls Sie diese nicht schon vorher durch einen Klick auf Speichern gesichert haben. Klicken Sie bei einer solchen Sicherheitsabfrage auf Nein, werden Ihre noch nicht gespeicherten Eingaben verworfen. Vorschlagslisten Für einige Eingabefelder bietet das Programm Eingabevorschläge an. Dann finden Sie am rechten Rand des Eingabefeldes eine Schaltfläche mit einem Pfeil. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich eine Liste, in der Sie einen der Einträge per Mausklick auswählen und in das Eingabefeld übernehmen können.

17 Installation und Programmstart Bei vielen Eingabemasken sind die Schaltflächen Neu und Kopieren vorhanden. Klicken Sie auf Neu, wird ein neuer Datensatz angelegt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren, werden die bereits eingegebenen Daten gespeichert und stehen als neuer Datensatz zur Bearbeitung zur Verfügung. Suchen, Filtern und Sortieren Wenn Sie auf der Suche nach einer bestimmten Eintragung sind, sollten Sie die Such- und Sortierfunktionen nutzen. Die stehen Ihnen in allen Tabellenansichten zur Verfügung: Indem Sie auf einen Spaltenkopf klicken, sortieren Sie die Tabelle alphabetisch nach der betreffenden Spalte. Ein erneuter Klick dreht die Sortierreihenfolge um. Um gezielt auf einzelne Datensätze zuzugreifen, können Sie in das Suchfeld oberhalb der Tabelle einen Suchbegriff angeben und dann auf das Lupensymbol klicken. Wollen Sie nur Datensätze anzeigen lassen, die einem bestimmten Kriterium (z. B. Zahlungen im Nebenkostenabrechnungszeitraum) anzeigen lassen, können Sie den Filter oberhalb der Tabelle nutzen. Entspricht keiner der Filter Ihren Wünschen, können Sie sich auch anhand aller möglichen Daten der Tabelle einen benutzerdefinierten Filter anlegen.

18 WISO Hausverwalter 2011 Hilfreiche Assistenten Damit Sie bei komplexen, wichtigen Angaben nichts übersehen und keine Fehler machen, stellt Ihnen WISO Hausverwalter Assistenten an die Seite. Die fragen alle für Ihren Fall zutreffenden Angaben ab. Nach dem Start eines Assistenten erhalten Sie zunächst eine Übersicht. Im rechten Fensterausschnitt erkennen Sie dabei immer, an welcher Stelle des Interviews Sie sich gerade befinden. Der gerade aktive Abschnitt ist farblich hervorgehoben. Fragen, die Sie bereits erledigt haben, sind mit einem grünen Häkchen versehen. Über die Schaltflächen Weiter und Zurück können Sie zwischen den einzelnen Schritten hin- und herwechseln, ohne Datenverluste befürchten zu müssen: Endgültig in der Datenbank gespeichert werden die Eintragungen aber erst dann, wenn Sie im letzten Schritt auf OK geklickt haben. Falls Sie mit einzelnen Fragebereichen noch nicht vertraut sind, fordern Sie bei Bedarf über die Hilfe -Schaltfläche die benötigten Informationen an. Ebenfalls obligatorisch ist die zusammenfassende Anzeige sämtlicher Eingaben im letzten Assistenten-Schritt. Falls Ihnen noch ein Fehler auffällt, können Sie auch dann noch problemlos Änderungen vornehmen. Möchten Sie sämtliche Eingaben komplett verwerfen, klicken Sie einfach auf Abbrechen.

20 WISO Hausverwalter 2011 Datenübernahme WISO Hausverwalter kann die mit der vorherigen Version des Programms erfassten Daten importieren. Wenn Sie auf der Übersichtsseite Meine Hausverwaltung den Punkt Daten aus der Vorjahresversion übernehmen wählen, startet der Datenübernahmeassistent. Der führt Sie Schritt für Schritt weiter, damit Sie alle bereits erfassten Daten einfach in die neue Programmversion übernehmen können. Dokumente können in die neuen Verzeichnisse übernommen und bei Einnahmen und Ausgaben die zu übernehmenden Daten eingeschränkt werden. Beachten Sie hierzu die Hinweise am Bildschirm.