Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung

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1 Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner Projektmanagement Vorlesung 7 Projektplanungng o Grundlagen der Projektplanung o Meilensteinplanung o Projektstrukturplan o Projektablaufplan

2 Bedeutung der Planungsphase Einflussmöglichkeiten Kosten pro Änderung Projektdauer Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 2

3 Projektplanung Definition (vgl. Steinbuch 2001, S. 87): Projektplanung ist die vorausschauende Festlegung der Projektdurchführung. Voraussetzungen für die Projektplanung durchgeführte Problemanalyse/Situationsanalyse ausformulierte Ziele und Aufgaben des Projektes bekannte Rahmenbedingungen für die Projektdurchführung Mitarbeiter für die Projektplanung (mit möglichst hoher Projektqualifikation) Quelle: Steinbuch 2001, S. 88 Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 3

4 Projektplanung Planungstiefe So detailliert wie nötig, weil: Projektplanung reduziert Komplexität. Projektplanung schafft Transparenz. Projektplanung deckt Chancen und Risiken auf. Projektplanung reduziert Unsicherheiten. So einfach wie möglich, weil: Projektplanung kostet Zeit. Projektplanung ist aufwändig. Projektplanung wird zunehmend komplizierter. Projektplanung muss auch kontrolliert werden. Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 4

5 Allgemeine Grundsätze der Projektplanung so grob wie möglich, so detailliert wie notwendig schrittweise Detaillierung der Planungen jeweils bei Bedarf phasenorientierte Detaillierung Einfachheit und Handhabbarkeit der Planungen zielgruppenorientierte i t Planung (für wen ist die jeweilige Planung?) zweckorientierte Planung (wofür wird geplant? z.b. Termin/Kosten) Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 5

6 Konkretisierung der Projektplanung im Projektverlauf Quelle: Litke 2007, S. 85 Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 6

7 Projektplanung im Modell Quelle: Litke 2007, S. 89 Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 7

8 Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner Projektmanagement Vorlesung 7 Projektplanungng o Grundlagen der Projektplanung o Meilensteinplanung o Projektstrukturplan o Projektablaufplan

9 Meilensteinplanung In der Meilensteinplanung werden die für das Erreichen des Projektziels wichtigen Ereignisse (z.b. Termine für Zwischenberichte, Teilprojekte) in Form von Meilensteinen wiedergeben. Meilenstein e Ereignis von besonderer Bedeutung im Ablauf eines Projekts an dem der Projektfortschritt überprüft wird und die weitere Planung angepasst wird. Wesentliche Bestandteile eines Meilensteins Inhalt Terminangabe verständlich und kontrollierbar formuliert Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 9

10 Beispiel Meilensteinplan Forschungsprojekt Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 10

11 Beispiel Meilensteinplan Immobilienmarktbericht MS 1: Projektbeginn KW 6 MS 2: Kurzbericht über die Ergebnisse der Ende Mai Feldphase MS 3:Kurzbericht über die Ergebnisse der erhobenen und ausgewerteten Daten MS 4: Abschlussbericht Vorabzug und Entwurf einer Präsentation MS 5: Rückmeldung der Auftraggeber mit letzten Korrekturen Ende Juni KW 30 (Anfang August) KW 32 MS 6: Abschlussbericht (Einarbeitung redaktioneller und inhaltlicher Korrekturen KW 34 Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 11

12 Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner Projektmanagement Vorlesung 7 Projektplanungng o Grundlagen der Projektplanung o Meilensteinplanung o Projektstrukturplan o Projektablaufplan

13 Teilbereiche der Projektplanung Projektplanung Aufgaben- Personal- Termin- Sachmittel- Kosten- Controlling- planung planung planung planung planung planung Vgl. Steinbuch 2001, S. 88 Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 13

14 Zweck und Ziele eines Projektstrukturplanes Übersicht über das Projekt verschaffen (Transparenz) Teilprojekte bilden, die zur Detailplanung und ggf. Realisierung delegiert werden können Unterteilung des Projektes in Teilaufgaben, die an eine Arbeits-/Organisationseinheit zur Bearbeitung delegiert werden können Zusammenhänge identifizieren/nahtstellen aufdecken Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 14

15 Aufbau eines Projektstrukturplanes Gesamtaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe Arbeitspaket Arbeitspaket Teilaufgabe Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 15

16 Strukturelemente des Projektstrukturplanes Gesamtaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe Gesamtaufgabe ( Wurzelelement ) Arbeitspaket Arbeitspaket Teilaufgabe Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Teilaufgabe kann in weitere Teilaufgabe/-projekte untergliedert werden Arbeitspaket kann auf jeder beliebigen Gliederungsebene liegen (außer auf oberster) werden im PSP nicht mehr weiter untergliedert kann im Ablaufplan weiter in einzelne Vorgänge untergliedert werden Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 16

17 Merkmale von Arbeitspaketen enthält eine abgeschlossene Leistung, die sich eindeutig gegen andere Ab Arbeitspakete kt abgrenzt schließt notwendigerweise mit einem definierten Ergebnis ab kann auf allen Gliederungsebenen liegen mit Ausnahme der obersten soll vom Umfang her aus der Sicht des jeweiligen Anwenders/Bearbeiters beherrschbar und kontrollierbar sein soll eindeutig einer Organisationseinheit oder einem Vertragspartner zugeordnet werden können soll über eine Codenummer eindeutig identifizierbar sein es ist ein Arbeitspaketverantwortlicher zu benennen Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 17

18 Methoden zur Erarbeitung eines Projektstrukturplanes Top-Down Ansatz Start mit dem Gesamtprojekt als Stufe 1 Teilprojekte/Aufgaben festlegen, die für das gesamte Projekt erledigt werden müssen (Stufe 2) Tätigkeiten/Untereinheiten festlegen, die erforderlich sind, um diese Aufgaben zu erledigen (Stufe 3) Weitere stufenweise Zerlegung der Untereinheiten bis auf Eben der Arbeitspakete Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 18

19 Methoden zur Erarbeitung eines Projektstrukturplanes Bottum-Up Ansatz (Brainstorming, Metaplan-Technik, Mind Map) Sammeln - Notieren aller Aufgaben die für das Projekt erledigt werden müssen Strukturieren/Ordnen der Aufgaben in Hauptkategorien (Clustern) Aufbau einer Projektstruktur t (Aufgabenhierarchie) Verfeinern - Zuordnen von Untertätigkeiten falls erforderlich Überprüfen (Top-Down-Verfahren) und ggf. Ergänzung fehlender Aufgaben sowie Entfernung von Dopplungen Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 19

20 Mögliche Vorgehensweisen zur Gliederung der Projektstruktur Nach dem Objekt-/Produktsystem (objektorientiert) Welche Unterlagen/Vorlagen/Hilfsmittel etc. werden benötigt? Welche Zwischenschritte/Zwischenergebnisse sind nötig? Nach den Funktionen und Aktivitäten (aktivitätsorientiert) Welche Tätigkeiten sind erforderlich (z.b. entwickeln, beschaffen, testen)? Wer muss welche Tätigkeiten erledigen? Nach dem Phasenkonzept/-ablauf Welche Tätigkeiten sind in einzelnen Abschnitten/Phasen erforderlich? Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 20

21 Phasenorientierte Gliederung des Projektstrukturplanes Quelle: GPM 2011: Kompetenzbasiertes Projektmanagement, Band 1 PM-technische Kompetenzen, Abb Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 21

22 Beispiel Objektorientierter PSP Quelle: GPM 2011: Kompetenzbasiertes Projektmanagement, Band 1 PM-technische Kompetenzen, Abb Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 22

23 Beispiel Aktivitätsorientierter PSP Quelle: GPM 2011: Kompetenzbasiertes Projektmanagement, Band 1 PM-technische Kompetenzen, Abb Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 23

24 Beispiel Gemischtorientierter PSP Quelle: GPM 2011: Kompetenzbasiertes Projektmanagement, Band 1 PM-technische Kompetenzen, Abb Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 24

25 Projektstrukturplan Beispiele für Schlüsselsysteme / Codierung Numerische/dekadische Codierung Alpha-numerische Codierung Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 25

26 Schritte zur Erarbeitung eines Projektstrukturplanes 1. Zerlegung des Gesamtprojektes Phasen/Teilaufgaben/Teilprojekte 2. Festlegung der Gliederungsstruktur Strukturierungsprinzipien/Detaillierungsgrad 3. Bildung der Strukturelemente Identifikation der einzelnen Elemente bis hin zu Arbeitspaketen 4. Entwicklung einer systematischen Struktur Beschreibung der Arbeitspakete/Codierung der Strukturelemente 5. Überprüfung der Struktur ggf. durch externe Experten 6. Dokumentation und vorläufige Freigabe 7. Optimierung nach Durchlauf einer kompletten Planungsrunde 8. Dokumentation und endgültige Freigabe Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 26

27 Vorteile und Nutzen des Projektstrukturplanes Erfassung aller erforderlichen Teilaspekte Eindeutige i Zuteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten i Unterteilung der Teilaufgaben in Arbeitspakete als Voraussetzung für Zeit-Personal- und Kostenkalkulation Erkennen von Arbeitspaketen mit Termin-/Kostenrisiken Grundlage für Dokumentation/Projektteilberichte (Codierung) Grundlage zur Strukturierung von Projektbesprechungen Grundlage für Ablaufplanung, Terminplanung, Ressourcenplanung PSP = Zentrales Ordnungs- und Kommunikationsinstrument im Projekt Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 27

28 Tipps für die Erstellung eines Projektstrukturplanes Auf der obersten Ebene alle Aufgabengebiete vollständig festlegen Aufriss bis auf die unterste Ebene (Arbeitspakete) optimale Größe der Arbeitspaket erreichen (z.b. splitten/zusammenfassen) Arbeitspakete t genau beschreiben Zuständigkeiten für die Arbeitspakete festlegen Personen in die Entwicklung der Projektstruktur einbeziehen, die später die eigentliche Arbeit erledigen sollen Informationen aus anderen Projektstrukturen oder Projekten nutzen Projektstruktur regelmäßig aktualisieren Projektstruktur k erlaubt keine Aussage, in welcher Reihenfolge Tätigkeiten durchgeführt werden müssen (Teiltätigkeiten einer Aufgabe) Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 28

29 Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner Projektmanagement Vorlesung 7 o Grundlagen der Projektplanung o Meilensteinplanung o Projektstrukturplan o Projektablaufplan

30 Projektstrukturplan Projektablaufplan Quelle: GPM 2011: Kompetenzbasiertes Projektmanagement, Band 1 PM-technische Kompetenzen, Abb Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 30

31 Beispiel Projektablaufplan Vgl. Litke 2007, S. 100 Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 31

32 Ablaufstrukturen Linearer Projektablauf Vernetzter Projektablauf A B C D C E Paralleler Projektablauf A D F G A C E G B B D F H Vgl. Steinbuch 2001, S. 91f Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 32

33 Projektablaufplan Anforderungen bei der Erstellung Sach- und Arbeitsabhängigkeiten identifizieren Restriktionen der Projektdurchführung berücksichtigen Ziel ist der optimale Einsatz der Organisationsmittel Ziel ist eine möglichst hohe Arbeitseffizienz Projektablaufplan wesentliche Inhalte Bezeichnung des Projektes und des Vorgangs Projektnummer und Nummer des Vorgangs g Aufgabenbeschreibung mit Abgrenzung des Vorgangs (inhaltl./zeitl.) Vorhergehende Vorgänge Nachfolgende Vorgänge Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 33

34 Vorgangssammelliste g für Projektablaufplan Arbeitspaket: Nr. Aufgabe/ Beschreibung Kurzform Dauer Vorgänger Nachfolger Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 34

35 Beispielprojekt p interaktiver Stadtplan : Vorgangssammelliste g Quelle: Zingel 2009, S. 21 Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 35

36 Beispielprojekt p interaktiver Stadtplan : Projektablaufplan Quelle: Zingel 2009, S. 23 Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 36

37 Zusammenfassung: Projektablaufplan Projektablaufplan Alle erforderlichen Arbeitsvorgänge werden in einer sachlogisch und zeitlich sinnvollen Reihenfolge der Erledigung angeordnet. Arbeitshinweise e se häufig genügt: Arbeitspaket = Vorgang ansonsten Vorgänge aus den einzelnen Arbeitspaketen ableiten als 1. Schritt die Vorgangsliste erstellen dabei alle Projektbeteiligten einbinden (Fachkompetenz der ausführenden Stellen nutzen) Arbeitstechniken hierzu: (z.b. Meta-Plantechnik, Mindmap) Entwurf des Projektablaufplans als Balkenplan ggf. Software nutzen (z.b. MS-Projekt; MS-Excel) Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie und Tourismusforschung Dr. Thomas Hüttner 37

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