IHK Reutlingen EINFÜHRUNG IN PROJECT Y. u. J. THOMALLA, Horb

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1 IHK Reutlingen EINFÜHRUNG IN PROJECT 2000 Y. u. J. THOMALLA, Horb

2 Inhalt BEGRIFFE DER PROJEKTPLANUNG... 1 A. PROJEKTMERKMALE... 1 B. PROJEKTPHASEN... 1 C. STRUKTUR VON MS - PROJECT... 1 D. GRUNDBEGRIFFE DER PROJEKTPLANUNG... 1 HINWEISE FÜR DIE ARBEIT... 3 A. PROGRAMM STARTEN... 3 B. BEARBEITUNGSHINWEISE ANSICHT Einstellungen Bedienung über das Kontextmenü (rechte Maustaste)... 3 C. PROGRAMM BEENDEN... 3 PROJEKTDATEN EINGEBEN... 4 A. NEUES PROJEKT ERZEUGEN Erläuterung zur Priorität:... 4 B. VORGÄNGE Vorgang eingeben Vorgang löschen Vorgang einfügen... 5 C. IDEALTYPISCHE VORGEHENSWEISE BEIM ANLEGEN EINES NEUEN PROJEKTES... 5 D. RESSOURCEN Anlegen einer Ressourcentabelle Zuordnen von Ressourcen zu Vorgängen... 7 E. KOMPLEXE VORGÄNGE... 8 F. ÜBERSTUNDEN EINTRAGEN... 9 PROJEKTDATEN VERWALTEN A. TERMINPLANUNG B. KRITISCHE VORGÄNGE C. PERT - ANALYSE D. KAPAZITÄTSABGLEICH DER RESSOURCEN E. GESTALTUNG VON PROJEKTINFORMATIONEN F. DARSTELLUNGSMÖGLICHKEITEN VON PROJEKTINFORMATIONEN G. PRINZIPIELLE EINSTELLUNGEN ÄNDERN H. DRUCKEN DER PROJEKTINFORMATIONEN I. DIE PROJEKTÜBERWACHUNG J. WEITERE ÜBERWACHUNGSANSICHTEN IM EINZELNEN Kosten K. VERWALTUNG UMFANGREICHER PROJEKTE Aufteilung in Teilprojekte Anlegen eines Arbeitsbereichs Arbeiten im Team BEISPIEL A. BEISPIEL TEIL B. BEISPIEL TEIL C. BEISPIEL TEIL Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003

3 D. BEISPIEL TEIL E. BEISPIEL TEIL F. BEISPIEL TEIL G. BEISPIEL TEIL H. BEISPIEL TEIL I. BEISPIEL TEIL ÜBERSICHT ZU WICHTIGEN BEFEHLEN Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003

4 Einführung in die Arbeit mit MS Project 2000 Begriffe der Projektplanung R U L II 3 U MH N WS %HJ O DQXQJ Bevor die Arbeit mit einer Projektplanungs- und steuerungssoftware beginnen kann, müssen zunächst Grundbegriffe des Projektmanagements geklärt sein. Dies ist Gegenstand des folgenden Kapitels. A. Projektmerkmale Ein Projekt ist durch folgende Merkmale gekennzeichnet: Zeitliche Begrenzung, Zielausrichtung, Einmaligkeit, Gliederung, besondere Organisationsform. B. Projektphasen Zur besseren Übersicht wird ein Projekt in der Regel in unterschiedliche Phasen aufgeteilt, um den Projektablauf besser überwachen zu können. Dies sind z.b. folgende Phasen: 1. Projektidee mit Projektauftrag 2. Zieldefinition mit Durchführbarkeitsanalyse 3. Grobe Gliederung 4. Feinstrukturierung 5. Projektplanung, -überwachung und auswertung. Das Programm MS - Project unterstützt bei der Erfassung und Verwaltung dieser Elemente durch folgende Struktur: C. Struktur von MS - Project VORGÄNGE, die für das Projekt notwendig sind, werden erfasst und können dann zeitlich, sachlich und personell zueinander in Beziehung gesetzt werden. RESSOURCEN, die Personen und/oder Arbeitsmittel sein können, werden diesen Vorgängen zugeordnet. So können Sachziel, Terminziel und Kostenziel miteinander abgeglichen werden. D. Grundbegriffe der Projektplanung Grundbegriff aus der Projektplanung Vorgang Vorgänger/Nachfolger Meilenstein Erläuterung Teilaktivität eines Projektes mit Anfangs- und Endtermin (=Dauer) Vorgang, der beginnen oder enden muss, bevor ein anderer Vorgang beginnen oder enden kann/vorgang, der... kann, nachdem ein anderer Vorgang angefangen hat oder beendet wurde. Eckpunkt des Projektes mit der Dauer NULL. Sammelvorgang Mehrere Vorgänge eines Projektes, die eine Teileinheit bilden. Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 1

5 Begriffe der Projektplanung Teileinheit bilden. Pufferzeit Kritischer Pfad Ressourcen Vorwärtskalkulation/Rückwärtskalkulation Feste Terminplanung/Leistungsgesteuerte Terminplanung Vorgangsbeziehungen Projektgliederung PSP Gantt-Diagramm CPM PERT Zeit, die sich ein Vorgang verzögern darf, ohne andere Vorgänge oder gar das gesamte Projekt zu verzögern. Kürzester Weg von Beginn bis Ende des Projektes ohne Pufferzeit. Einsatzmittel, d.h. für die Durchführung des Projektes benötigte Personen, Betriebsmittel und Zubehör. Aus einem gesetzten Anfangstermin wird das Projektende errechnet/aus einem gesetzten Endtermin wird der Projektanfang errechnet. Dauer eines Vorgangs ist fest/dauer eines Vorgangs hängt von der Zahl der verwendeten Ressourcen ab. EA (Ende Anfang: Vorgänger muss vor Beginn beendet sein), AA (Anfang Anfang: gleichzeitiger Start); EE (Ende Ende: Vorgänger muss vor Ende beendet sein); Überlappung mit Zeitangabe oder Prozentsatzangabe. TOP-DOWN-Methode aus Gliederungsstruktur entstehen Vorgänge; BOTTOM-UP- Methode aus Vorgängen entsteht Gliederungsstruktur. Projektstrukturplan (WBS = work breakdown structure) nach Kostenstellen oder Abteilungen Balkendiagramm zur Darstellung des Terminbzw. Ablaufplans eines Projektes (nach Lawrence Gantt um 1900) Critcal Path Method mathematisches Modell zur Berechnung der Gesamtdauer des Projektes unter Zugrundelegung der Dauer und Abhängigkeiten einzelner Vorgänge. Damit wird ersichtlich, welche Vorgänge kritisch sind. Program Evaluation Review Technique Errechnung der Projektdauer aufgrund der statistischen Wahrscheinlichkeit über die eingegebene Dauer der Vorgänge. So ist z.b. eine Risikoanalyse möglich. Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 2

6 Einführung in die Arbeit mit MS Project 2000 Hinweise für die Arbeit +L Q ZH L V Ií G L $ UEH L W A. Programm starten <START> anklicken <Programme> wählen <Microsoft Project> anklicken B. Bearbeitungshinweise 1. ANSICHT Über <ANSICHT> gewünschte Einstellungen für die Arbeit vornehmen. Soll ein neues Projekt angelegt werden, so ist z.b. die Einstellung ANSICHT Balkendiagramm und ANSICHT Tabelle Eingabe - Eingabe hilfreich, die über ANSICHT, Weitere Ansichten im folgenden Dialog ausgewählt werden kann: 2. Einstellungen Grundeinstellungen können über EXTRAS Optionen festgelegt werden. Hilfreich ist zu Anfang beispielsweise der Planungsassistent, der in der Karteikarte Allgemein eingestellt werden kann. 3. Bedienung über das Kontextmenü (rechte Maustaste) Notizen: C. Programm beenden <DATEI> anklicken <Beenden> wählen Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 3

7 Einführung in die Arbeit mit MS Project 2000 Projektdaten eingeben 3U R MH N W GDW L QJHEHQ A. Neues Projekt erzeugen <DATEI> - Neu anklicken im folgenden Dialogfenster die gewünschten Einstellungen vornehmen, insbesondere die Berechnungsart sollte gewählt werden (Anfangs- oder Endtermin). Mit <OK> bestätigen. Sollte die Projektinfo später erneut benötigt werden, kann sie über <PROJEKT> Projektinfo jederzeit aufgerufen werden. Es ist empfehlenswert, das neue Projekt gleich im Anschluss an das Anlegen unter dem gewünschten Namen zu speichern. (über <DATEI> - Speichern unter) Das Handling einzelner Projekte erfolgt wie bei anderen Microsoft-Produkten auch über Datei Schließen oder Datei Speichern unter oder Datei Öffnen. 1. Erläuterung zur Priorität: Das Feld Priorität gibt den Wichtigkeitsgrad eines Vorgangs an, der wiederum angibt, mit welcher Flexibilität eine Zuordnung während des Kapazitätsabgleichs verzögert oder unterbrochen werden kann. Prioritätsstufen reichen von 0 bis Die niedrigste Priorität ist 0. Die Standardpriorität ist 500. Eine Priorität von 1000 hat dieselbe Wirkung wie "Nicht abgleichen". B. Vorgänge 1. Vorgang eingeben Bevor Vorgänge in MS Project angelegt werden, ist es empfehlenswert, ein Feinkonzept für das Projekt zu erstellen. Für das Eingeben der Daten ist die Arbeit mit Tabellen über dieselben Mausoptionen möglich wie in MS EXCEL. <ANSICHT> Balkendiagramm Zelle anklicken Daten schreiben Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 4

8 Projektdaten eingeben mit RETURN bestätigen Für jeden einzelnen Vorgang gibt es dabei die Möglichkeit über die Schaltfläche Informationen zum Vorgang folgendes Dialogfenster aufzurufen: 2. Vorgang löschen In die Zelle des Vorgangs klicken <ENTF> 3. Vorgang einfügen In die Zelle klicken, oberhalb der der neue Vorgang eingefügt werden soll <EINFÜGEN> Neuer Vorgang Gewünschte Bezeichnung und Informationen zum Vorgang eintragen. C. Idealtypische Vorgehensweise beim Anlegen eines neuen Projektes 1. <DATEI> Neu 2. Einstellungen bei Projekt-Info vornehmen (z.b. Berechnungsart festlegen) über <PROJEKT> - Projektinfo 3. Projektkalender einstellen (Basiskalender, Ressourcenkalender, Vorgangskalender) über <EXTRAS> - Arbeitszeit ändern 4. Vorgänge in der gewünschten Ansicht erfassen wie oben beschrieben. Erhält ein Vorgang die Dauer 0, so wird er zum Meilenstein. Soll ein Vorgang ohne Berücksichtigung der Zeiten des Projektkalenders als fortlaufender Vorgang erfasst Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 5

9 Projektdaten eingeben werden, so kann in der Spalte Dauer das Kürzel f eingetragen werden. Einzugeben ist dabei fm, fh, ft oder fw, je nachdem, ob es sich um fortlaufende Minuten, Stunden, Tage oder Wochen handelt. 5. Gliederung der Vorgänge über <PROJEKT> - Gliederung. Vorgänge einer höheren Gliederungsebene werden dabei zum Sammelvorgang. Bevor die Vorgänge verknüpft werden, sollten periodische Vorgänge definiert sein, sofern das Projekt solche erforderlich macht, damit in der Berechnung der Projektzeiten keine Fehler auftreten. Periodische Vorgänge sind z.b. regelmäßige Besprechungen. Diese periodischen Vorgänge können über <EINFÜGEN> - Periodischer Vorgang aufgenommen werden. Im Dialogfenster können die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden: 6. Verknüpfung der Vorgänge über <BEARBEITEN> - Vorgänge verknüpfen, um die markierten Vorgänge miteinander zu verbinden. (Nicht hintereinander stehende Vorgänge können mit gedrückter <STRG> - Taste und Mauszeiger markiert werden.) Durch einen Doppelklick auf den Verbindungspfeil der Verknüpfung im GANTT - Diagramm kann die Art der Verknüpfung bestimmt werden. (vgl. Begriff Vorgangsbeziehungen in der Tabelle Grundbegriffe der Projektplanung) Verknüpfungen entfernen geht auf demselben Wege über <BEARBEITEN> - Vorgangsverknüpfungen entfernen. 7. Projektplan ausdrucken über <DATEI> - Drucken oder Projektdauer betrachten über <PROJEKT> - Projektinfo. Für das Überarbeiten der Vorgänge steht das Menü BEARBEITEN zur Verfügung (Ausschneiden, Kopieren oder Löschen von Vorgängen) sowie der Menüpunkt EINFÜGEN zum Ergänzen von Vorgängen. Dabei werden die veränderten Vorgänge in der Standardeinstellung angepasst, es sei denn, dass bei EXTRAS Optionen in der Karteikarte Terminplan diese automatische Anpassung deaktiviert ist. BEISPIEL Teil 1 Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 6

10 Projektdaten eingeben D. Ressourcen 1. Anlegen einer Ressourcentabelle Die Eingabe der für das Projekt benötigten Ressourcen erfolgt am besten in der Ansicht der Ressourcentabellen: über den Menüpunkt <ANSICHT> RESSOURCE: Tabelle aufrufen. Nicht benötigte Spalten für die Eingabe können über die rechte Maustaste ausgeblendet werden. Die Erfassung erfolgt ansonsten wie bei den Vorgängen. BEISPIEL Teil 2 2. Zuordnen von Ressourcen zu Vorgängen <ANSICHT> - Balkendiagramm Vorgang, dem eine Ressource zugeordnet werden soll, markieren (Ressourcen sollten nur Teilvorgängen zugeordnet werden bzw. nicht den zugehörigen Sammelvorgängen zusätzlich). <EXTRAS> Ressourcen Ressourcen zuordnen wählen: gewünschte Ressource auswählen und in der Spalte Einh. festlegen, zu wie viel Prozent die Ressource durch die Zuordnung belegt ist Schaltfläche <Zuordnen> betätigen. Alternativ können Ressourcen auch per Drag und Drop oder über das Dialogfenster Informationen zum Vorgang zugeordnet werden. Jeder Ressource kann ein Arbeitsprofil zugeordnet werden. MS - Project unterscheidet dabei im Standard zwischen folgenden: flach (=gleichmäßige Arbeitsstunden während des ganzen Vorgangs), endlastig (=am Ende 100%, anfangs weniger), anfangslastig (=zu Anfang 100%, am Ende weniger), Doppelspitze (2mal 100% während des Vorgangs), frühe Spitze (=erstes Viertel 100%), späte Spitze (=letztes Viertel 100%), Glocke (=Vorgangsmitte 100%) und Trapez (=Glocke, mehr Arbeitsintensität am Anfang und Ende). Durch die Eingabe der realen Stundenzahlen können eigene Profile definiert werden in der <ANSICHT> - Ressourcen: Einsatz. Außerdem kann jeder Ressource ein eigener Kalender zugewiesen werden über den Menüpunkt <EXTRAS> - Arbeitszeit ändern. Sollen im Nachhinein Einstellungen in der Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen geändert werden, z.b. weil der 2. Bearbeiter des Vorgangs erst beginnen kann, wenn der 1. Bearbeiter seine Tätigkeit abgeschlossen hat, kann dies am einfachsten in der <ANSICHT> - Vorgang: Einsatz korrigiert werden. BEISPIEL Teil 3 Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 7

11 Projektdaten eingeben E. Komplexe Vorgänge Ist ein Vorgang nicht nur von seinem Vorgänger, sondern auch von einem bestimmten Datum abhängig, wird die Verwaltung der Vorgänge schnell komplex. MS Project bietet hierzu die Möglichkeit im Dialogfenster Informationen zum Vorgang (<PROJEKT> - Informationen zum Vorgang) auf der Karteikarte Spezial weitere Einstellungen vorzunehmen: Standardeinstellung ist bei einer Vorwärtskalkulation so früh wie möglich. Ist den Vorgangseinschränkungen ein fester Termin zugeordnet, so setzt dieser eventuelle andere Vorgangsbeziehungen außer Kraft. Flexible Einschränkungen ohne festen Termin lassen dem Programm natürlich mehr Möglichkeiten, einen optimalen Plan zu berechnen. Da nach Vergabe der Einschränkungen die Termine der Vorgänge neu berechnet werden, erfolgt im Konfliktfall eine Warnung vor Überschneidungen vom Planungsassistenten. Soll ein Vorgang mit 2 Einschränkungen versehen werden, weil er innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgewickelt werden muss, so ist dies z.b. folgendermaßen zu lösen: Für den einzuschränkenden Vorgang muss ein Vorgänger erzeugt werden als Meilenstein, dem alle Beziehungen des Vorgangs zugeordnet werden. Für diesen Meilenstein wird die Einschränkung Anfang nicht früher als festgelegt, der eigentliche Vorgang erhält dann die Einschränkung Ende nicht später als. Muss ein Vorgang unterbrochen werden, so ist dies am einfachsten in der <ANSICHT> - Balkendiagramm möglich, indem mit der rechten Maustaste auf den Vorgang gezeigt wird, der Befehl <Vorgang unterbrechen> gewählt wird und durch Auseinanderschieben des Vorgangsbalkens die Dauer der Unterbrechung festgelegt wird. Alternativ ist dies über das Menü <BEARBEITEN> - Vorgang unterbrechen möglich. Beim Verschieben unterbrochener Vorgänge passt MS Project die nachfolgenden Vorgänge automatisch an. Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 8

12 Projektdaten eingeben F. Überstunden eintragen Ist durch den Planungsassistenten eine Warnung erfolgt, so können Konflikte im Projektverlauf beispielsweise über Überstunden zu lösen versucht werden. Einer Ressource Überstunden bei einem Vorgang zuzuweisen erfolgt folgendermaßen: Ausgang: <ANSICHT> - Balkendiagramm <FENSTER> - Teilen unteren Bildschirmbereich anklicken <FORMAT> - Einzelheiten Arbeit Ressourcen gewünschten Vorgang anklicken, dessen Dauer durch Überstunden verkürzt werden soll im unteren Bildschirmbereich in der Spalte ÜBERST. die Anzahl eingeben und mit OK bestätigen. BEISPIEL Teil 4 Notizen: Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 9

13 Einführung in die Arbeit mit MS Project 2000 Projektdaten verwalten 3U R MH N WGD W Y H U ZD O WH Q A. Terminplanung Die Terminplanung erfolgt in der Standardeinstellung leistungsgesteuert, d.h. die Dauer eines Vorgangs wird anhand der hierdurch verursachten Arbeit und der dazu notwendigen Ressourcen errechnet. Diese Einstellung kann projektweise über den Befehl <PROJEKT> - Informationen zum Vorgang Karteikarte Spezial oder grundsätzlich über <EXTRAS> - Optionen in der Karteikarte Terminplan deaktiviert werden. Die Basis für die Berechnung der Dauer einer Vorgangsart ist folgende Formel: ARBEIT = DAUER x EINHEIT Je nach gewählter Vorgangsart, die über <PROJEKT> - Informationen zum Vorgang Karteikarte Spezial eingestellt werden kann, ist eine dieser Variablen konstant: Feste Einheiten Beispiel: ein viertes Zimmer soll tapeziert werden, aber es sind nur so viele Personen verfügbar wie für drei Zimmer; damit verlängert sich die Dauer des Vorgangs. Dies ist die Standardeinstellung. Feste Dauer Beispiel: eine Fahrt nach Stuttgart dauert immer 1 Stunde, ob eine oder mehrere Personen im Fahrzeug sind spielt dafür keine Rolle. Feste Arbeit Beispiel: drei Zimmer zu tapezieren dauert 1,5 Tage. Steht nur 1 Tag zur Verfügung, können mehr Personen mitarbeiten, damit es schneller geht. Weitere Einstellungen können vorgenommen werden, indem die Vorgangsart leistungsgesteuert oder nicht leistungsgesteuert definiert wird. B. Kritische Vorgänge Über den Menüpunkt <PROJEKT> - Projektinfo kann angezeigt werden, was als aktueller Anfangs- oder Endtermin eines Vorgangs errechnet wurde. Ergibt sich hieraus ein Zeitkonflikt für das Gesamtprojekt, müssen die kritischen Vorgänge bearbeitet werden. Dazu ist zunächst einmal eine spezielle Formatierung nötig, die die kritischen Vorgänge anzeigt. Über <FORMAT> - Textarten können die kritischen Vorgänge hervorgehoben werden: Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 10

14 Projektdaten verwalten Über <FORMAT> - Balkenplanassistent kann der kritische Weg im Balkendiagramm optisch hervorgehoben werden: Durch das Verändern kritischer Vorgänge können Zeitkonflikte gelöst werden. Hilfreich dabei ist ein Überblick zu den verfügbaren Pufferzeiten. Dieser kann über die <ANSICHT> - Tabelle Berechnete Termine erreicht werden. C. PERT - Analyse Eine weitere Möglichkeit, die Dauer eines Projektes abzuschätzen, ist die PERT - Analyse. Diese kann über die Symbolleiste PERT - Analyse erstellt werden. Für jeden Vorgang kann über das Symbol PERT Eingabemaske eine pessimistische, realistische und optimistische Schätzung der Vorgangsdauer eingetragen werden: Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 11

15 Projektdaten verwalten Über die entsprechenden Symbole können die 3 Verläufe des Projektes angezeigt werden: PA_Eingabetabelle Optimistisches Balkendiagramm Realistisches Balkendiagramm Pessimistisches Balkendiagramm PERT berechnen PERT - Eingabemaske PERT Gewichtungen festlegen BEISPIEL Teil 5 D. Kapazitätsabgleich der Ressourcen Wenn einem Vorgang mehr Ressourcen zugeordnet wurden, als in der Ressourcentabelle definiert sind oder parallel laufende Vorgänge auf dieselben Ressourcen zurückgreifen, ergibt sich die Notwendigkeit, Kapazitäten abzugleichen, um den Projektfortschritt zu gewährleisten. Ersichtlich wird die Auslastung der Kapazitäten über die <ANSICHT> - Ressource : Einsatz oder <ANSICHT> - Ressource : Grafik. Über die Tastenkombination <F5> können Vorgänge in der Vorgangstabelle, die Ressourcen überlasten, direkt angesteuert werden. Mögliche Überlegungen, wie die Ressourcenüberlastung bewältigt werden kann, sind z.b.: Zeitdauer der Vorgänge überdenken Überstunden einbinden weitere Einheiten in der Ressourcentabelle vergeben Verzögerungen integrieren usw. Sollen Kapazitäten automatisch abgeglichen werden, so werden die Vorgänge so lange verzögert, bis keine Ressourcenüberlastung mehr gegeben ist. Dies kann über den Menüpunkt <EXTRAS> - Kapazitätsabgleich mit folgenden Grundeinstellungen erfolgen: Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 12

16 Projektdaten verwalten Dabei werden grundsätzlich keine Vorgänge verzögert, die die Einschränkung muss anfangen am, muss enden am oder so spät wie möglich haben sowie Vorgänge des aktuellen Datums oder mit der Priorität nicht abgleichen. Soll der Kapazitätsabgleich wieder rückgängig gemacht werden, so kann dies über die Schaltfläche <Verzögerungen entfernen...> aus demselben Menü erreicht werden. E. Gestaltung von Projektinformationen Über den Menüpunkt <FORMAT> lassen sich vielfältige Gestaltungsvarianten für die Darstellung der mit MS Project verwalteten Informationen einstellen. Eine Besonderheit gegenüber der Formatierung in anderer Anwendersoftware ist dabei der Befehl <FORMAT> - Textarten (z.b. für die Darstellung kritischer Vorgänge s.o.), über den eine ganze Kategorie von Projektinformationen formatiert werden kann. Grundeinstellungen für die Darstellung der Balkendiagramme können in <FORMAT> - Layout festgelegt werden. Für komplexe Formatierungen stellt MS Project den Befehl <FORMAT> - Balkenplan Assistent zur Verfügung. Entsprechendes gilt für die anderen möglichen Ansichten: sobald im Menü <ANSICHT> eine Auswahl getroffen wurde, kann diese über den Menüpunkt <FORMAT> in der gewünschten Weise gestaltet werden. F. Darstellungsmöglichkeiten von Projektinformationen Über das Menü <PROJEKT> können die erfassten Informationen auf besondere Weise strukturiert werden: Über den Befehl <PROJEKT> - Filter Weitere Filter können neue Strukturierungsbedingungen definiert werden. BEISPIEL Teil 6 Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 13

17 G. Prinzipielle Einstellungen ändern Einführung in die Arbeit mit MS Project 2000 Projektdaten verwalten Sollen Grundeinstellungen von Ansichten und Formatierungen für weitere Projekte festgelegt werden, so kann die Globale Vorlage GLOBAL.MPT für das Speichern benutzerdefinierter Einstellungen diese aufnehmen. Hier werden auch die Einstellungen von <EXTRAS> - Optionen gespeichert. Soll eine neue Vorlage erstellt werden, kann dies beim Befehl <DATEI> - Speichern unter durch Wahl des Dateityps Projektvorlage erreicht werden. Eigene Vorlagen erscheinen anschließend in der Auswahl des Menüpunkts <DATEI> - Neu. H. Drucken der Projektinformationen Jede Ansicht kann mit den anderer Anwendersoftware vergleichbaren Befehlen gedruckt bzw. vor dem Ausdruck weiter mit Kopf-/Fußzeilen gestaltet werden. Die Befehle, die MS Project hierfür zur Verfügung stellt, sind folgende: <DATEI> - Seitenansicht <DATEI> - Seite einrichten <DATEI> - Drucken Genügen die hier möglichen Einstellungen für die Darstellung auf Papier nicht, so können eigene Berichte erstellt werden, die differenziertere Darstellungsmöglichkeiten bieten: <ANSICHT> - Berichte Die Berichte werden in die Seitenansicht erstellt, so dass sie gegebenenfalls noch vor dem Druck verworfen werden können. BEISPIEL Teil 7 Notizen: Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 14

18 I. Die Projektüberwachung Einführung in die Arbeit mit MS Project 2000 Projektdaten verwalten Bei der Durchführung eines Projektes ist es in regelmäßigen Abständen erforderlich, einen Vergleich durchzuführen zwischen den ursprünglich geplanten Terminen, Arbeiten und Kosten und dem aktuellen Stand des Projektes. Dies erfolgt durch 3 Elemente: Basisplan, Aktualisierung der Vorgänge und Vergleich geplant/aktuell. 1. Basisplan speichern (vor Arbeitsbeginn): <EXTRAS> - Basisplan speichern. 2. Aktualisierung der Projektinformationen (vorgangsorientiert): z.b. durch Eintragen der Prozentangaben, inwieweit die Vorgänge abgeschlossen sind oder aktuelle Kosteninformationen: <EXTRAS> - Überwachung Vorgänge aktualisieren Um die Pflege der Vorgänge zu vereinfachen, können auch mehrere oder alle gesammelt nach Kriterien, die im Dialogfenster festgelegt werden, aktualisiert werden über den Befehl <EXTRAS> - Überwachung Projekt aktualisieren: Die Symbolleiste ÜBERWACHEN bietet für die meisten Einstellungen hierzu einen kurzen Weg an. Eine Übersicht zum aktuellen Stand bietet die <ANSICHT> - Tabelle: Überwachung. Eine grafische Darstellung ist über Fortschrittslinien im Balkendiagramm möglich: <EXTRAS> - Überwachung Fortschrittslinien: Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 15

19 Projektdaten verwalten 3. Vergleich zwischen Basisplan und laufendem Projekt Über den Menüpunkt <PROJEKT> - Projektinfo Statistik... kann zunächst in einem Informationsfenster ein Überblick zu den Vergleichsdaten geplant/aktuell erreicht werden (oder über das Symbol Projektstatistik aus der Symbolleiste ÜBERWACHEN). Weitere Anzeigemöglichkeiten sind in einem Balkendiagramm oder in der Maske VORGANG : Einzelheiten. BEISPIEL Teil 8 J. Weitere Überwachungsansichten im einzelnen 1. Kosten Sind bei den Ressourcen und/oder Vorgängen Kosten eingegeben worden, so rechnet MS Project im Standard diese Kosten für das Projekt hoch. Die entsprechende Einstellung kann über <EXTRAS> - Optionen auch deaktiviert werden, wenn die Kosten durch Ausnahmen verursacht werden, d.h. manuell eingetragen werden sollen. Vorgangskosten können über <ANSICHT> - weitere Ansichten Vorgang : Tabelle und das Menü Tabelle : Kosten betrachtet werden. Ressourcenkosten können über <ANSICHT> - Ressource : Tabelle und das Menü Tabelle : Kosten betrachtet werden. Über <ANSICHT> - Tabellen Weitere Tabellen kann bei Kostenanalyse eine differenzierte Betrachtung ausgewählt werden: Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 16

20 Projektdaten verwalten Dabei bedeuten die Spaltenüberschriften folgendes: SKBA = Soll-Kosten der berechneten Arbeit (geplante Werte in Bezug auf heute) SKAA = Soll-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit (%abgeschlossen * geplante Kosten) IKAA = Ist-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit (%abgeschlossen * aktuelle Kosten) PA = Planabweichung (SKAA SKBA) KA = Kostenabweichung (SKAA IKAA) BK = Berechnete Kosten (momentan berechnete Kosten) ANA = Abweichung nach Abschluss (Plankosten berechnete Kosten) BEISPIEL Teil 9 K. Verwaltung umfangreicher Projekte 1. Aufteilung in Teilprojekte Wenn ein Projekt sehr lange dauert oder von mehreren Abteilungen bearbeitet wird, kann es als Hauptprojekt mit verschiedenen Teilprojekten konzipiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass jedes Teilprojekt in einer eigenen Projektdatei gespeichert wurde. Ist dann ein Hauptprojekt erzeugt, können die entsprechenden Teilprojekte über den Menüpunkt <EINFÜGEN> - Projekt zugeordnet werden. 2. Anlegen eines Arbeitsbereichs Sind mehrere Projekte geöffnet oder verschiedene Ansichten aktiviert, dann kann eine Zusammenfassung erreicht werden über den Menüpunkt <DATEI> - Arbeitsbereich speichern. Unter dem nun angegebenen neuen Dateinamen öffnet MS Project ab jetzt alle Einzelprojekte in der beim Speichern des Bereichs aktivierten Einstellung oder Ansicht. 3. Arbeiten im Team Soll über ein Netz mit MS Project gearbeitet werden, so ist dazu ein allen ansprechbarer Ordner für die Projektdatei notwendig. Über den Menüpunkt <EXTRAS> - Optionen kann eine Arbeitsgruppe eingerichtet werden. Weitere Arbeiten im Team wie z.b. das Anfragen von Ressourcen können über den Menüpunkt <EXTRAS> - Teammanagement erledigt werden: Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 17

21 Einführung in die Arbeit mit MS Project 2000 Beispiel %(, 63, (/ A. BEISPIEL Teil 1 Es soll eine Bedienungsanleitung für Software erstellt werden. Erfassen Sie folgende Vorgänge und speichern Sie das Projekt unter dem Namen BEDIEN ab. B. BEISPIEL Teil 2 Im Projekt zur Erstellung der Bedienungsanleitung für Software sind dies z.b. folgende Ressourcen: C. BEISPIEL Teil 3 Im Projekt Erstellung von einer Bedienungsanleitung für Software sind die Ressourcen folgendermaßen zuzuordnen: Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 18

22 Beispiel D. BEISPIEL Teil 4 Die Druckerei hat den Drucktermin festgelegt. Wenn dies bedeutet, dass der Vorgang Vorbereitung für den Druck früher abgeschlossen sein muss, erfolgt nach entsprechender Einschränkung eine Warnung durch den Planungsassistenten: E. BEISPIEL Teil 5 Im Projekt BEDIEN sollen folgende weiteren Informationen eingearbeitet werden: Der externe Korrektor arbeitet auch über das Wochenende. Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 19

23 Beispiel Die kritischen Vorgänge sollen in der Farbe rot angezeigt werden. Die Testschulung hat eine feste Dauer von 3 Tagen (nicht leistungsgesteuert!) Die Schulung wurde 3 Tage vorverlegt, entsprechend muss auch die Testschulung früher beginnen (Einschränkung muss anfangen am ). Der Vorgang Unterlage schreiben muss deshalb mit Überstunden verkürzt werden. Der Projektleiter beginnt einen Tag früher mit dem Prüfen der Unterlagen. F. BEISPIEL Teil 6 Für das Projekt Erstellung einer Bedienungsanleitung soll eine neue Vorgangstabelle erstellt werden, die die Spalten Vorgangsbezeichnung, Dauer sowie Anfang und Ende enthält. Hier soll ein Filter definiert werden, der alle Vorgänge, deren Dauer größer ist als 2 Tage, herausfiltert: Tabelle Filter: Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 20

24 Beispiel G. BEISPIEL Teil 7 Für das Projekt Erstellung einer Bedienungsanleitung soll ein Bericht Wer macht was wann erstellt werden. H. BEISPIEL Teil 8 Im Projekt zur Erstellung einer Bedienungsanleitung soll ein Basisplan erstellt werden. Anschließend sollen die vorbereitenden Arbeiten als abgeschlossen, die Arbeiten zum Verfassen der Unterlage als in Bearbeitung und die Korrekturarbeiten als noch nicht begonnen aktualisiert werden. Für die Darstellung der Überwachung soll ein Balkendiagramm erzeugt werden. I. BEISPIEL Teil 9 Im Projekt Erstellen einer Bedienungsanleitung für Software müssen die PC-Arbeitsplätze mit entsprechenden Kosten einbezogen werden. Der Vorgang Lieferung der Software hat 500 -Schulung kostet 350!#" $&%('*)$+ " ',.-0/21 )$ $3;:/+<'3=<?>A@#3B)C$+, '2<$D1FEG +$".H=$3*IJH=$*)8+C'2< $43LK MN( Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 21

25 Einführung in die Arbeit mit MS Project 2000 Übersicht zu wichtigen Befehlen U V L F K W] ÍEH Z L F K WL % H IHK O HQ Vorgang Projekt erzeugen Projekt speichern Vorgang eingeben Vorgang löschen Vorgänge gliedern Vorgänge verknüpfen Verknüpfungen löschen Projektplan drucken Einstellungen zum Vorgang Vorgangseinschränkungen definieren Terminplanungsverfahren für Vorgang Ressourcen anlegen Ressourcen bearbeiten Vorgängen Ressourcen zuweisen Ressourcenkalender Überstunden für Vorgänge eingeben Kritische Vorgänge anzeigen PERT Analyse erstellen Überlastete Ressourcen anzeigen Kapazitätsabgleich einstellen Gestaltung der Projektelemente Programm- und Projekteinstellungen Vorlagen erstellen Vorlage verwenden Eigene Ansicht erstellen Eigene Filter erzeugen Bericht erzeugen Basisplan definieren Abgeschlossene Vorgänge aktualisieren Projekt aktualisieren Fortschrittslinien einfügen Projektstatistik anzeigen Kostenanalyse anzeigen Befehle DATEI Neu DATEI Speichern unter ANSICHT Balkendiagramm, Zelle anklicken, Daten schreiben und mit RETURN bestätigen Markieren und ENTF PROJEKT Gliederung BEARBEITEN Vorgänge verknüpfen Vorgang markieren, BEARBEITEN Vorgangsverknüpfungen entfernen DATEI Seitenansicht DATEI Seite einrichten DATEI Drucken PROJEKT Informationen zum Vorgang PROJEKT Informationen zum Vorgang PROJEKT Informationen zum Vorgang ANSICHT Ressource : Tabelle PROJEKT Informationen zur Ressource EXTRAS Ressourcen Ressourcen zuordnen EXTRAS Arbeitszeit ändern ANSICHT Balkendiagramm; FENSTER Teilen; FORMAT Einzelheiten Arbeit Ressourcen; Spalte ÜBERST. beim entsprechenden Vorgang ausfüllen PROJEKT Filter kritisch ANSICHT Symbolleiste PERT-Analyse ANSICHT Ressource : Einsatz EXTRAS Kapazitätsabgleich FORMAT gewünschte Unterpunkte wie z.b. TEXTARTEN oder BALKENPLAN-ASSISTENT wählen (vorher ANSICHT wählen) EXTRAS Optionen DATEI SPEICHERN UNTER Dateityp Projektvorlage DATEI Neu ANSICHT Weitere Ansichten Neu PROJEKT Filter Weitere Filter Neu (Dialogfilter mit Kommentar in der Spalte Wert in Anführungszeichen und Fragezeichen) ANSICHT Berichte EXTRAS Überwachung Basisplan speichern EXTRAS Überwachung Vorgänge aktualisieren EXTRAS Überwachung Projekt aktualisieren EXTRAS Überwachung Fortschrittslinien DATEI Projektinfo Schaltfläche Statistik ANSICHT Tabelle Weitere Tabellen- Kostenanalyse Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 22