Steuerliche Absetzbarkeit von Betriebsausgaben

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1 Steuerliche Absetzbarkeit vn Betriebsausgaben Inhaltsverzeichnis 1 ABC der Betriebsausgaben Snderthema: PKW und Kmbi Fahrzeug im Betriebsvermögen Fahrzeug im Privatvermögen Nicht abzugsfähige Ausgaben Vereinbarungen zwischen nahen Angehörigen...15 Hinweis: Diese Klienteninf dient der Erstinfrmatin und ersetzt keine Steuerberatung. Jede Gewährleistung und Haftung ist ausgeschlssen. S e i t e 1 v n 1 5

2 1 ABC DER BETRIEBSAUSGABEN Abfertigungszahlungen sind grundsätzlich als Betriebsausgaben abzugsfähig. Hinsichtlich Abfertigungszahlungen an nahe Angehörige ist ein Fremdvergleich anzustellen. Einnahmen-Ausgaben-Rechner können aufgrund des für sie geltenden Zufluss-Abfluss- Prinzips keine Rückstellungen bilden. Aufgrund einer steuerlichen Snderbestimmung können Einnahmen-Ausgaben-Rechner allerdings eine Art Rückstellung für gesetzliche Abfertigungsverpflichtungen ( steuerfreier Betrag gem 14 Abs 6 EStG ) bilden, wenn sie Arbeitnehmer beschäftigen, die nch unter das alte Abfertigungsrecht fallen. Für Neugründer ist dies jedch hne praktische Bedeutung, da ab eintretende Dienstnehmer dem Abfertigungsrecht neu unterliegen und für diese ist keine Rückstellungen mehr zu bilden, sndern mnatlich ein Betrag (1,53 % der Bruttlhnsumme) an eine Mitarbeitervrsrgekasse zu entrichten. Die Begünstigung darf vn einem Einnahmen-Ausgaben-Rechner nur in Anspruch genmmen werden, wenn die steuerfrei gelassenen Beträge in einem Verzeichnis dargestellt werden. Dieses Verzeichnis muss zwar nicht beim Finanzamt eingereicht, aber auf Verlagen vrgelegt werden. Absetzung für Abnutzung (AfA): Die Anschaffungs- bzw Herstellungsksten vn abnutzbarem Anlagevermögen sind gleichmäßig (linear) über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt abzuschreiben (Ausnahme vm Zufluss-Abfluss-Prinzip). Anlagevermögen sind Wirtschaftsgüter, die dazu bestimmt sind, dem Unternehmen dauernd (länger als 1 Jahr) zu dienen. Die Anschaffungsksten (Kaufpreis inkl Nebenksten) bzw die Herstellungsksten (Einzelksten swie Material- und Fertigungsgemeinksten) sind nicht im Zeitpunkt der Bezahlung Betriebsausgabe, sndern müssen als Anlagevermögen aktiviert werden. Die AfA beginnt mit Inbetriebnahme. Wirtschaftsgüter, welche im ersten Halbjahr in Betrieb genmmen werden und smit länger als 6 Mnate im Wirtschaftsjahr verwendet werden, sind ein ganzes Jahr abzuschreiben. Anlagegüter, die im zweiten Halbjahr in Betrieb genmmen werden und smit 6 Mnate der weniger verwendet werden, sind zur Hälfte abzuschreiben (Halbjahres-AfA). Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ist vm Unternehmer nach bestem Wissen und Gewissen zu schätzen. Für Gebäude, PKW und Firmenwert gibt es flgende gesetzlich vrgegebene Nutzungsdauern: Wirtschaftsgut AfA-Satz Nutzungsdauer Quelle Firmenwert 6,67 % 15 Jahre 8 Abs 3 EStG Betriebsgebäude, wenn zu mindestens 80 % unmittelbar der Betriebsausübung eines Gewerbebetriebes der eines land- und frstwirtschaftlichen Betriebes (zb Lagerhalle, Prduktinsgebäude, Verkaufslkal) dienend 3 % 33 Jahre 8 Abs 1 EStG S e i t e 2 v n 1 5

3 Andere Gebäude (zb Verwaltungsgebäude, gewerbliche Vermietung) 2 % 50 Jahre 8 Abs 1 EStG Gebäude die außerbetrieblich vermietet werden (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) 1,5 % 66 Jahre 16 Abs 1 Z 8 lit e EStG PKW und Kmbi 12,5 % 8 Jahre 8 Abs 6 EStG Eine kürzere Nutzungsdauer kann nur bei Gebäuden und nur mit Gutachten eines Immbiliensachverständigen angesetzt werden. Im Falle einer außergewöhnlichen technischen der wirtschaftlichen Abnutzung kann eine zusätzliche Abschreibung geltend gemacht werden. Eine außergewöhnliche technische Abnutzung liegt vr, wenn durch besndere Umstände, zb durch Beschädigung, Brand, Bruch, etc ein gegenüber der gewöhnlichen Abnutzung erhöhter Substanzverbrauch eines abnutzbaren Wirtschaftsgutes eintritt. Eine außergewöhnliche wirtschaftliche Abnutzung liegt vr, wenn die wirtschaftliche Nutzbarkeit eines Gegenstandes durch außergewöhnliche Umstände verändert wurde, zb wenn eine Maschine durch den Wegfall vn Aufträgen nicht mehr genutzt wird (Fehlinvestitin). Die Absetzung für außergewöhnliche wirtschaftliche Abnutzung hat jedch stets zur Vraussetzung, dass die geltend gemachten wirtschaftlichen Gründe geeignet sind, die vraussichtliche Nutzungsdauer zu kürzen. Eine blße Wertminderung (zb Preissenkung aufgrund technlgischen Frtschritts), die die Nutzung des Gegenstandes nicht beeinflusst, ist keine außergewöhnliche wirtschaftliche Abnutzung und kann bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht geltend gemacht werden (bei Bilanzierung wäre hierfür eine Teilwertabschreibung zulässig). Beim Ausscheiden des Wirtschaftsgutes (Verkauf, Entnahme, Untergang) ist der nch vrhandene Restbuchwert als Betriebsausgabe geltend zu machen. Arbeitskleidung: Kleidung gehört idr zu den nicht abzugsfähigen Aufwendungen der privaten Lebensführung. Dies gilt auch dann, wenn die Kleidung nahezu ausschließlich für die Berufsausübung verwendet wird (zb Anzug eines Rechtsanwalts). Steuerlich kann nur typische Arbeitskleidung abgesetzt werden wie zb der Overall eines Mechanikers, der weiße Arbeitsmantel eines Arztes, die Kchunifrm eines Kchs. Arbeitszimmer: Aufwendungen für ein im Whnungsverband gelegenes Arbeitszimmer samt Einrichtung. Ein Arbeitszimmer liegt im Whnungsverband, wenn es über keinen vm Eingang des Whnhauses getrennten Zugang verfügt. Das Abzugsverbt gilt nicht, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet (zb bei Schriftsteller, Telearbeiter; nicht jedch bei Vrtragenden und Lehrern). Typische Arbeitsmittel und Bürmaschinen (Cmputer samt Cmputertisch, Kpiergeräte, etc) gehören nicht zu den Einrichtungsgegenständen und sind vm Abzugsverbt nicht umfasst. Im Falle des Vrliegens des Mittelpunkts der Tätigkeit können flgende Ausgaben anteilig (im Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur Gesamtfläche) geltend gemacht werden: Anteilige Miete der im Falle vn Eigentum die anteilige Abschreibung der Anschaffungsksten Anteilige Betriebsksten (Gas, Strm, Wasser, Heizung, Reinigung) S e i t e 3 v n 1 5

4 Anteilige Finanzierungsksten Allfällige Reparatur- und Instandhaltungsksten (anteilig der wenn ausschließlich für Arbeitszimmer zur Gänze) Aus- und Frtbildungsksten: Es sind swhl die Ksten für die Aus- und Frtbildung der Mitarbeiter als auch die eigenen Aus- und Frtbildungsksten des Unternehmers abzugsfähig. Vraussetzung ist, dass die eigene Ausbildung mit der ausgeübten der einer verwandten Tätigkeit im Zusammenhang steht. Absetzbar sind: Kursksten, Ksten für Lehrbehelfe, Fahrtksten und Nächtigungsksten. Betriebsausflug der Arbeitnehmer: Aufwendungen für Betriebsausflüge sind als freiwilliger Szialaufwand abzugsfähig. Bei den Arbeitnehmern ist dieser geldwerte Vrteil nur bis EUR 365,00 jährlich lhnsteuerfrei. Für Sachzuwendungen (Geschenke) sind weitere EUR 186,00 jährlich steuerfrei. Bewirtungsksten: siehe Repräsentatinsspesen Bildungsfreibetrag bis zu 20 % für Aufwendungen zur Aus- und Frtbildung der Arbeitnehmer bei bestimmten Bildungseinrichtungen (zb Wifi). Alternativ zum Freibetrag kann eine Bildungsprämie ihv 6 % in Anspruch genmmen werden. Interne Bildungsaufwendungen (zb für ein betriebseigenes Schulungszentrum) berechtigen ebenfalls zur Inanspruchnahme vn höchstens 20 %, jedch betragsmäßig beschränkt. Cmputer: Aufwendungen für die Anschaffung eines Cmputers inkl Zubehör sind Betriebsausgaben, wenn die betriebliche Nutzung eindeutig feststeht. Bei Cmputern, die in der Whnung des Steuerpflichtigen aufgestellt sind, ist das Ausmaß der betrieblichen Nutzung nachzuweisen. Eine Aufteilung in einen betrieblichen und privaten Anteil ist gegebenenfalls aufgrund einer Schätzung vrzunehmen. Aufgrund der Lebenserfahrung geht die Finanzverwaltung vn einem Privatanteil vn mindestens 40 % aus. Eine niedrigere Privatnutzung ist nachzuweisen bzw glaubhaft zu machen. Für die Berechnung der AfA kann vn ein Nutzungsdauer vn 3 bis 4 Jahren ausgegangen werden. Erhaltungsaufwendungen für betriebliche Anlagegüter sind idr sfrt absetzbar und müssen nicht aktiviert werden. Bestimmte Aufwendungen für Instandsetzung vn zu Whnzwecken vermietete Gebäude (gilt nicht für zu Geschäftszwecken vermietete Gebäude) sind jedch über 10 Jahre verteilt abzusetzen. Derartiger Instandsetzungsaufwand liegt vr wenn: der Nutzungswert des Gebäudes wesentlich erhöht wird (zb Austausch vn Gebäudeteilen zu mehr als 25%; die mögliche Erzielbarkeit höherer Mieteinnahmen, kürzere Leerstehzeiten, die Verbesserung des Whnwertes der ein möglicher höherer Veräußerungserlös genügen), der die Nutzungsdauer des Gebäudes wesentlich (um mehr als 25%) verlängert wird. Fachliteratur: Tätigkeitsbezgene Fachliteratur ist uneingeschränkt abzugsfähig. Zeitschriften sind, wenn sie ausschließlich berufsbildbezgen sind, ebenfalls abzugsfähig, wbei zu beachten ist, dass die Zeitschrift nur für die Berufsgruppe vn Interesse sein darf, als allgemeines Interesse im Hintergrund sein muss. Zeitschriften wie Trend, Gewinn usw sind idr nicht abzugsfähig. Bei EDV-Zeitschriften wird es auf den Einzelfall darauf ankmmen. Tageszeitungen sind nur in Ausnahmefällen abzugsfähig (zb für Warteraum in Ordinatin). S e i t e 4 v n 1 5

5 Fahrtksten: Aufwendungen für betriebliche Fahrten sind in tatsächlichem Umfang als Betriebsausgabe abzugsfähig. Die Wahl des Verkehrsmittels steht dem Steuerpflichtigen frei. Das Finanzamt kann nicht vrschreiben, das billigste Verkehrsmittel zu verwenden. Während Fahrten eines Nichtselbständigen zwischen Whnung und Arbeitsstätte durch den Verkehrsabsetzbetrag und dem Pendlerpauschale abgeglten sind, sind Fahrten eines Selbständigen zwischen Whnung und Betriebsstätte idr als Betriebsausgabe abzugsfähig, sfern der Betriebsinhaber nicht aus persönlichen Gründen seinen Whnsitz außerhalb der üblichen Entfernung vm Betriebsrt (bis 120 km) gewählt hat. Fernseher ist idr den Aufwendungen der privaten Lebensführung zuzurechnen, es sei denn, das Gerät dient (nahezu) ausschließlich betrieblichen Zwecken (zb Aufstellung in einer Gaststube). Garage: Aufwendungen für Abstell- und Garagenplätze an einem vm Whnrt verschiedenen Betriebsrt sind - unabhängig vn der Betriebsvermögenszugehörigkeit des Fahrzeuges - zur Gänze als Betriebsausgaben abzugsfähig. Eine Garage am Whnrt ist hingegen unabhängig vm Ausmaß der betrieblichen Nutzung des Fahrzeuges durch den Whnrt und damit privat veranlasst, sfern es sich beim Whngebäude zur Gänze um Privatvermögen handelt. Ist das Whngebäude nicht zur Gänze Privatvermögen, sind die Garagierungsksten am Whnrt im przentuellen Ausmaß der betrieblichen Nutzung des Fahrzeuges, höchstens jedch im przentuellen Ausmaß der betrieblichen Nutzung des (übrigen) Gebäudes als Betriebsausgabe abzugsfähig. Gebäude sind in einen betrieblichen und privaten Anteil aufzuteilen. Hinsichtlich der Nutzungsdauer siehe ben Punkt AfA. Geldbeschaffungsksten: Dazu gehören Vermittlungsprvisinen, Vertragserrichtungsksten, Besicherungsksten, Beurkundungsksten, etc, die izm der Kreditaufnahme anfallen. Sweit die aufgenmmenen Mittel dem Betrieb dienen, sind die Geldbeschaffungsksten Betriebsausgaben. Beim Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind diese sfrt im Jahr der Verausgabung absetzbar (Bilanzierer müssen diese hingegen gem 6 Abs 3 EStG über die Laufzeit des Kredites verteilen). Geringwertige Wirtschaftsgüter, das sind Wirtschaftsgüter deren Anschaffungsksten nicht mehr als EUR 400,00 nett betragen, können sfrt im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Besteht kein Recht auf Vrsteuerabzug, ist die Grenze EUR 400,00 brutt. Sind geringwertige Wirtschaftsgüter zur entgeltlichen Überlassung bestimmt (Kstümverleih, Skiverleih, etc), dürfen diese hingegen nicht sfrt abgesetzt werden, sndern sind über die Nutzungsdauer zu verteilen. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang weiters, dass Wirtschaftsgüter, die aus Teilen bestehen, als Einheit aufzufassen sind, wenn sie nach ihrem wirtschaftlichen Zweck der nach der Verkehrsauffassung eine Einheit bilden wie zb die Bestuhlung eines Theaters. EDV Geräte wie PC, Drucker, Maus, stellen kein einheitliches Wirtschaftsgut dar. Das gilt auch für Büreinrichtungsgegenstände die nicht zusammenhängend sind wie zb Schreibtisch, Beistelltisch, Rllcntainer. Geschenke sind als Repräsentatinsaufwendungen grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe absetzbar. Ausgenmmen sind Geschenke, die weitaus überwiegend Werbeaufwand darstellen (Massengeschenke mit Firmenaufschrift wie zb Kugelschreiber, Kalender, mit Firmenaufdruck etikettierte Getränke). Internet: Aufwendungen für einen Internetanschluss sind nach den gleichen Grundsätzen in Betriebsausgaben und Privataufwendungen aufzuteilen wie Telefnksten. S e i t e 5 v n 1 5

6 KFZ-Ksten: siehe Snderthema Punkt 1.2 Mitgliedsbeiträge bei Berufs- und Wirtschaftsverbänden sind im Regelfall abzugsfähig. Auch an andere Verbände bezahlte Mitgliedsbeiträge (zb ÖAMTC) können bei betrieblicher Veranlassung abzugsfähig sein. Persnalaufwendungen (Löhne und Gehälter) inkl Sachbezüge und freiwillige Szialaufwendungen sind als Betriebsausgabe abzugsfähig. Bei der Beurteilung vn Lhnund Gehaltszahlungen an nahe Angehörige ist das Finanzamt jedch kritisch. Hierfür sind die Kriterien der Angehörigenjudikatur zu beachten. Hinweis: Bei der Entlhnung vn nahen Angehörigen ist unbedingt auf Fremdüblichkeit zu achten. Wird zb dem Ehegatten ein wesentlich höheres Gehalt bezahlt als einem familienfremden Angestellten, der eine ähnliche der vergleichbare Tätigkeit ausübt, s ist das Gehalt nur in fremdüblicher Höhe als Betriebsausgabe anerkannt. Wird hingegen ein zu niedriges Gehalt angesetzt, besteht das Risik, dass die Finanzverwaltung familienhafte Mitarbeit unterstellt und das Dienstverhältnis dem Grunde nach nicht anerkennt. Dies hat zur Flge, dass die Gehaltszahlungen nicht als Betriebsausgabe absetzbar sind, beim Empfänger jedch auch nicht zu Einkünften führen. Pflichtversicherungsbeiträge in der gesetzlichen Kranken-, Unfall- und Pensinsversicherung und Beiträge an eine betriebliche Vrsrgekasse zur Selbständigenvrsrge swie Pflichtbeiträge zu Versrgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern der selbständig Erwerbstätigen sind Betriebsausgaben. Freiwillige Höherversicherungen und freiwillige Versicherungen sind idr keine Betriebsausgaben, jedch allenfalls als Snderausgabe abzugsfähig. Prvisinen sind als Betriebsausgabe abzugsfähig, sfern die Zahlung betrieblich veranlasst ist. Auf Anfrage des Finanzamtes ist der Empfänger zu nennen ( 162 BAO). Wird dieser nicht genannt, kmmt ein Betriebsausgabenabzug nicht in Betracht. Reiseksten Fahrtksten (zb Bahnkarte, Taxi, Flugticket, KM-Geld) sind bereits entsprechend den allgemeinen Betriebsausgabengrundsätzen stets abzugsfähig. Liegt zudem eine Reise vr, bestimmt 4 Abs 5 EStG, dass auch pauschale Mehraufwendungen für die Verpflegung und Unterkunft einer ausschließlich betrieblich veranlassten Reise als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können (Taggeld/Diäten). Für das Vrliegen einer derartigen Reise, sind nach Rechtsprechung und Verwaltungspraxis flgende Vraussetzungen erfrderlich: Es muss eine größere Entfernung (25 km einfache Fahrtstrecke) vm gewöhnlichen Arbeitsrt (Mittelpunkt der Tätigkeit) zurückgelegt werden. Es darf kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet werden. Die Reisedauer muss mehr als drei Stunden (bei Auslandsreisen mehr als 5 Stunden) betragen. Für den Verpflegungsmehraufwand im Inland kann pr angefangener Stunde ein Pauschalbetrag ihv EUR 2,20 als pauschale Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Maximal können EUR 26,40 für jeweils 24 Stunden berücksichtigt werden (dh ab 11 Stunden und 1 Minute kann das maximale Taggeld vn EUR 26,40 geltend gemacht werden): S e i t e 6 v n 1 5

7 Ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit wird begründet: wenn die Tätigkeit durchgehend länger als 5 Tage an einem Einsatzrt ausgeübt wird. Nach einer Unterbrechung vn 6 Mnaten beginnt ein neuer Bebachtungszeitraum. Erflgt als innerhalb vn 6 Kalendermnaten kein Einsatz an diesem Ort, ist mit der Berechnung der Anfangsphase vn 5 Tagen neu zu beginnen. wenn die Tätigkeit regelmäßig wiederkehrend an einem Einsatzrt (mindestens einmal wöchentlich) ausgeübt wird und die Anfangsphase vn 5 Tagen überschritten wird. Ein neuer Bebachtungszeitraum beginnt ebenfalls wieder nach einer Unterbrechung vn 6 Mnaten. wenn die Tätigkeit unregelmäßig aber wiederkehrend an einem Einsatzrt durchgeführt wird und eine Anfangsphase vn 15 Tagen überschritten wird. Die Anfangsphase vn 15 Tagen gilt pr Kalenderjahr. Im Falle einer Nächtigung können die Nächtigungsksten (umfasst Ksten für Nächtigung und Frühstück) angesetzt werden. Es können entweder die nachgewiesenen tatsächlichen Ksten (Htelrechnung) der die gesetzlich vrgesehenen Pauschalbeträge geltend gemacht werden. Ohne Nachweis der Nächtigungsksten sind im Inland EUR 15,00 absetzbar. Bei einer Nächtigung im Ausland können die den Bundesbediensteten der höchsten Gehaltsstufe zustehenden Nächtigungspauschalen des jeweiligen Landes berücksichtigt werden. Fahrten zwischen Whnung und Betriebsstätten sind keine Reisen. Die Fahrtksten (zb KM-Geld) sind jedch bei Selbständigen - anders als bei Arbeitnehmern - abzugsfähig. Repräsentatinsaufwendungen: Das sind nicht abzugsfähige Aufwendungen der Ausgaben, die durch den Beruf des Steuerpflichtigen bedingt sind bzw izm der Erzielung vn steuerpflichtigen Einkünften anfallen und geeignet sind, sein gesellschaftliches Ansehen zu fördern. Unmaßgeblich für die Beurteilung als Repräsentatinsaufwendungen sind die Mtive für die Tragung des Aufwands, die Möglichkeit, sich dem Aufwand entziehen zu können, swie das Vrliegen eines ausschließlich betrieblichen Interesses. Grundsätzlich sind Aufwendungen, die dazu dienen geschäftliche Kntakte aufzunehmen und zu pflegen nicht abzugsfähige Repräsentatinsaufwendungen. Darunter fallen zb Geschenke (Blumen, Bücher, Geschenkkrb, Einladungen zu kulturellen Veranstaltungen, etc) an Kunden und Klienten anlässlich deren persönlicher Ereignisse (Geburtstag, Hchzeit, Beförderung, Pensinierung, Weihnachten, etc). Keine Repräsentatinsksten sind die Ksten für Zuwendungen, bei denen primär die berufliche Tätigkeit und nicht die Persn des Steuerpflichtigen im Vrdergrund steht (zb Kranz- und Blumenspenden für verstrbene Arbeitnehmer und Klienten). Dies gilt auch für Gegenstände, die aus Gründen der Werbung überlassen werden, wenn sie geeignet sind, eine entsprechende Werbewirksamkeit zu entfalten (zb Kalender und Kugelschreiber mit Firmenaufschrift). Auch die Bewirtung vn Geschäftsfreunden gehört zu den Repräsentatinsaufwendungen. Hinsichtlich der steuerlichen Behandlung sind flgende Fälle zu unterscheiden: Nicht abzugsfähige Aufwendungen Bewirtung dient überwiegend der Repräsentatin; Werbung hat nur untergerdnete Bedeutung, zb: S e i t e 7 v n 1 5

8 Bewirtung in Frm vn Arbeitsessen nach Geschäftsabschluss Bewirtung im Haushalt des Unternehmers Bewirtung im Zusammenhang mit dem nicht absetzbaren Besuch vn gesellschaftlichen Veranstaltungen (Casin, Theater, Bälle, Knzerte) Bewirtung aus persönlichem Anlass des Unternehmers, zb Geburtstag (private Lebensführung) Bewirtung anlässlich der Betriebseröffnung außerhalb des Betriebes Für diese Aufwendungen steht auch kein Vrsteuerabzug zu. Zu 50 % abzugsfähige Aufwendungen Repräsentatin untergerdnet; eindeutiger Werbezweck, zb: Bewirtung als Anlass eines knkret angestrebten Geschäftsabschlusses Bewirtung vn Geschäftsfreunden in der betriebseigenen Kantine Bewirtung in Zusammenhang mit Bilanzpresseknferenzen Bewirtung vn betrieblich veranlassten Infrmatinsveranstaltungen Bewirtung im Betriebsraum bei Geschäftsbesprechungen der Betriebseröffnungen Bewirtung izm betrieblich veranlassten Events, wenn kein Event- Werbeknzept vrliegt Für diese Aufwendungen steht der Vrsteuerabzug zur Gänze zu! S e i t e 8 v n 1 5

9 Zur Gänze abzugsfähige Aufwendungen Nahezu keine Repräsentatinskmpnente, zb: Bewirtung bei Schulungen Bewirtungsksten bei Incentive Reisen ( Belhungsreisen ) Prdukt- und Warenverkstung, Kstprben Bewirtung bei Betriebsbesichtigung, wbei die Werbung ausschlaggebend ist Einladung zu einem einfachen Essen bei Verkaufsveranstaltungen aus Anlass der Prduktpräsentatin Bewirtung im Rahmen vn Events, wenn ein Marketingknzept vrliegt Für diese Aufwendungen steht der Vrsteuerabzug zur Gänze zu! Schadensfälle: Betriebliche Schadensfälle sind als Betriebsausgabe abzugsfähig (zb Ausscheiden des Restbuchwertes eines defekten Anlagengutes). Schadenersatzleistungen vn Versicherungen sind idr als Betriebseinnahme zu erfassen. Spenden Spenden für begünstigte Zwecke an begünstigte Einrichtungen sind bis maximal 10 % des Gewinnes des unmittelbar vrangegangenen Wirtschaftsjahres als Betriebsausgabe absetzbar. Dazu zählen: Spenden für Frschungs- und Lehraufgaben an bestimmte Institutinen (zb Universitäten) swie Spenden an öffentliche und bestimmte private Museen, das Bundesdenkmalamt, an die ÖNB, etc. Spenden für karitative und mildtätige Zwecke, zur Bekämpfung vn Armut und Nt swie Hilfestellung in Katastrphenfällen. Ab 2012 sind auch Spenden für den Umwelt- und Tierschutz absetzbar. Die begünstigen Organisatinen (zb Caritas, Nachbar in Nt, Licht ins Dunkel, etc) sind auf der Liste des BMF abrufbar 1. Ab 2012 sind weiters Zuwendungen an freiwillige Feuerwehren absetzbar. Außer den im Gesetz ausdrücklich genannten absetzbaren Spenden sind freiwillige Zuwendungen prinzipiell steuerlich nicht absetzbar. Spnsrzahlungen sind abzugsfähig, wenn sie nahezu ausschließlich auf wirtschaftlicher (betrieblicher) Grundlage beruhen und als eine angemessene Gegenleistung für die vm Gespnserten übernmmene Verpflichtung zu Werbeleistungen angesehen werden können. Der Spnsrtätigkeit muss eine breite öffentliche Werbewirkung zukmmen (zb Aufschrift auf Sprtbekleidung, Inserat der Plakatwerbung, Bericht in Massenmedien). Steuern: Betriebliche Steuern (zb Grundsteuer, KFZ-Steuer, Vergnügungssteuer, Versicherungssteuer) sind Betriebsausgaben bzw Teil der Anschaffungsksten (zb 1 S e i t e 9 v n 1 5

10 Grunderwerbsteuer der NVA). Persnensteuern sind hingegen nicht abzugsfähig. Nebenansprüche (Säumniszuschläge, Zinsen) teilen das Schicksal der Stammabgabe. Steuerberatungsksten sind Betriebsausgaben insweit diese betrieblich veranlasst sind. Andernfalls können diese jedenfalls und betraglich unbeschränkt als Snderausgaben gem 18 EStG geltend gemacht werden. Strafen: Mit dem Abgabenänderungsgesetz 2011 wurde die Nichtabzugsfähigkeit vn Strafen und Geldbußen nun explizit gesetzlich geregelt. Aufgrund der Neuregelung sind ab auch Strafen, bei denen das Verschulden blß geringfügig ist der die verschuldensunabhängig verhängt werden, steuerlich nicht abzugsfähig. Nicht betrffen vm steuerlichen Abzugsverbt sind Knventinalstrafen, weil es sich bei diesen nicht um Strafen im rechtlichen Sinn, sndern um pauschalierten Schadensersatz handelt. Studienreisen: Nach der Rechtsprechung sind bei Reisen mit klar abgrenzbarem betrieblichen und privaten Reiseteil die Reise- und Fahrtksten hinsichtlich des betrieblich veranlassten Reiseteils grundsätzlich abzugsfähig. Im Fall einer untrennbaren Vermengung vn betrieblicher und privater Veranlassungskmpnente liegt jedch keine betriebliche Veranlassung vr. Ksten einer Studienreise sind nur dann abzugsfähig, wenn die flgenden Vraussetzungen gegeben sind: Planung und Durchführung im Rahmen einer lehrgangsmäßigen Organisatin der in einer Weise, die weitaus überwiegende betriebliche (berufliche) Bedingtheit erkennen lässt. Betriebliche Veranlassung reicht nicht aus. Die Reisen müssen vielmehr fast ausschließlich betrieblich bedingt sein. Die Reise bietet die Möglichkeit, Kenntnisse zu erwerben, die eine einigermaßen knkrete Verwertung im Unternehmen zulassen. Reiseprgramm und Durchführung müssen nahezu ausschließlich auf interessierte Teilnehmer im Tätigkeitsbereich des Steuerpflichtigen abgestellt sein, sdass sie auf andere Teilnehmer keine Anziehungskraft ausüben. Allgemein interessierende Prgrammpunkte dürfen nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen, als während einer regelmäßigen betrieblichen Betätigung als Freizeit verwendet wird. Telefnksten: Ksten für betrieblich veranlasste Telefnate sind in tatsächlichem Umfang als Betriebsausgabe abzugsfähig. Allfällige Privatanteile sind auszuscheiden. Die Ksten für betriebliche Telefnate sind auch dann abzugsfähig, wenn sie vn einem privaten Telefnanschluss der vn einem privaten Handy geführt werden. Bei gemischter Nutzung sind die betrieblichen Gespräche nachzuweisen. Fehlen derartige Unterlagen, sind die Ksten zu schätzen. Unternehmerlhn: Bei einem Einzelunternehmen kann kein fiktiver Unternehmerlhn als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Versicherungen: Prämien für mit dem Betrieb zusammenhängende Sach- und Schadensversicherungen, wie Feuer-, Einbruchs-, Transprt- und Haftpflichtversicherungen sind als Betriebsausgabe abzugsfähig. Dazu zählen auch Betriebsunterbrechungsversicherungen (Ersatz des durch einen Schaden entgangenen Betriebsgewinns einschließlich der laufenden Betriebsksten). Prämien zu freiwilligen Persnenversicherungen sind grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig, allenfalls liegen Snderausgaben vr. Prämien für die Versicherung bestimmter Gliedmaßen der Körperteile, die für die Berufsausübung vn besnderer Bedeutung sind (zb die Hände eines Pianisten, die Beine eines Fußballers, das Gesicht eines Schauspielers der die Stimme eines Opernsängers) sind betrieblich bzw beruflich veranlasst. S e i t e 1 0 v n 1 5

11 Zinsen: Grundsätzlich steht es dem Unternehmer frei, b er seinen Betrieb mit Fremdder mit Eigenkapital ausstattet (Grundsatz der Finanzierungsfreiheit). Dienen die fremdfinanzierten Ausgaben dem Betrieb, sind die Zinsen Betriebsausgaben; dienen die Mittel der privaten Lebensführung (zb für Einkmmensteuernachzahlung) sind die Zinsen nicht abzugsfähig. Unmaßgeblich ist es, b der Unternehmer in der Lage gewesen wäre, seinen betrieblichen Aufwand auch durch Eigenmittel zu decken. Das gilt auch dann, wenn Entnahmen für private Zwecke getätigt wrden sind und anschließend die Betriebsaufwendungen fremdfinanziert werden mussten. Werden fremdfinanzierte Wirtschaftsgüter veräußert, bleiben die aufgenmmenen Kredite weiter Betriebsschulden. Wird aber das Wirtschaftsgut für private Zwecke verwendet (entnmmen), sind die Zinsen des Kredites nach der Entnahme nicht mehr abzugsfähig. 1.1 Snderthema: PKW und Kmbi Hinsichtlich der PKW-Aufwendungen ist in einem ersten Schritt zu unterscheiden, b das gegenständliche Fahrzeug dem Betriebsvermögen der dem Privatvermögen zuzurdnen ist. Bei gemischter Nutzung gilt die Überwiegensregel. Der Nachweis über die Höhe des betrieblichen bzw privaten Anteils ist grundsätzlich mittels Fahrtenbuch zu erbringen. Aus dem frtlaufend geführten Fahrtenbuch müssen Tag, Zeit, Ausgangs- und Zielpunkt, Zweck der Fahrt, Kilmeterstand am Beginn und am Ende der Fahrt swie die gefahrenen Kilmeter getrennt nach betrieblichen und privaten Kilmetern ersichtlich sein. Werden keine Aufzeichnungen geführt, s sind diese vn der Behörde zu schätzen. Allerdings kann auch mit anderen Aufzeichnungen (zb Reisekstenabrechnung, Kundenbesuchsbericht), die eine verlässliche Beurteilung vrnehmen lassen, der Nachweis erbracht werden Fahrzeug im Betriebsvermögen Wird das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich verwendet, liegt Betriebsvermögen vr. Steuerlich ergeben sich dadurch flgende Knsequenzen: Das Fahrzeug ist in das Anlagenverzeichnis (zu 100 %) aufzunehmen und über die Nutzungsdauer verteilt in Frm der AfA geltend zu machen. PKWs sind gesetzlich zwingend über 8 Jahre verteilt abzuschreiben. Sämtliche Aufwendungen izm dem Fahrzeug (Treibstff, Reinigung, Instandhaltung, etc) sind zunächst in vller Höhe Betriebsausgaben. Hinsichtlich der privaten Nutzung ist vn den gesamten Ksten ein Privatanteil auszuscheiden. Bei Veräußerung ist der gesamte (!) Veräußerungsgewinn der -verlust steuerwirksam. Hiefür ist kein Privatanteil auszuscheiden. PKWs sind generell vm Vrsteuerabzug ausgeschlssen (ausgenmmen vrsteuerabzugsberechtigte Kleinlastkraftwagen bzw Kleinbusse lt BMF-Liste: _start.htm). Steuerlich sind maximal Anschaffungsksten (inkl USt und NVA) ihv EUR anerkannt (sgenannten Luxusgrenze). Dies gilt auch für Gebrauchtwagen, sfern diese nicht älter als 5 Jahre sind. Übersteigen die Anschaffungsksten die Luxusgrenze, sind sämtliche wertabhängigen Ksten (AfA, Finanzierungsksten, Kaskversicherung, Haftpflichtversicherung, mtrbezgene Versicherungssteuer) aliqut zu kürzen. Keine Angemessenheitsprüfung gibt es bei vrsteuerabzugsberechtigten PKWs. S e i t e 1 1 v n 1 5

12 Im Falle vn Leasingfahrzeugen ist Flgendes zu beachten: Betragen die Anschaffungsksten des neuen Leasingfahrzeuges mehr als EUR , s ist der auf den übersteigenden Betrag entfallende Teil der Leasingrate nicht abzugsfähig. Weiters ist auch bei Leasingfahrzeugen die Regelung über die 8-jährige Mindestabnutzungsdauer in Frm des Aktivpstens zu berücksichtigen. Mit der Bildung eines Aktivpstens wird jener Betrag der Leasingrate (vrläufig) ausgeschieden, der die AfA auf Grundlage der Mindestnutzungsdauer übersteigt. Wird das Fahrzeug bei Beendigung des Leasingverhältnisses an den Leasinggeber zurückgestellt, ist der Aktivpsten gewinnmindernd aufzulösen. Wird das Fahrzeug vm Leasinggeber nach Ablauf des Leasingverhältnisses erwrben, ist der Aktivpsten gemeinsam mit den Anschaffungsksten verteilt über die Restnutzungsdauer abzuschreiben. Tipp: Bei Anschaffung eines betrieblich genutzten PKWs sllte überlegt werden, einen vrsteuerabzugsberechtigter Kleinlastkraftwagen bzw Kleinbuss (Liste siehe: start.htm) anzuschaffen. Die Vrteile gegenüber PKWs sind: Vller Vrsteuerabzug vn den Anschaffungsksten und den laufenden Betriebsksten. Keine Berücksichtigung der Luxusgrenze vn EUR Keine gesetzliche Mindestnutzungsdauer; dh das Fahrzeug kann auf 4 bis 5 Jahre abgeschrieben werden (im Vergleich zu 8 Jahren bei PKWs) Fahrzeug im Privatvermögen Wird das Fahrzeug zu mehr als 50 % privat verwendet, liegt ntwendiges Privatvermögen vr. Steuerlich ergeben sich flgende Knsequenzen: Das Fahrzeug ist nicht in das Anlagenverzeichnis aufzunehmen. Der auf die betriebliche Nutzung entfallende Teil der Gesamtksten kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Bei betrieblichen Fahrten vn nicht mehr als km pr Jahr kann vereinfachend das amtliche Kilmetergeld (derzeit EUR 0,42) angesetzt werden. Wird das Kilmetergeld angesetzt, sind sämtliche mit dem PKW zusammenhängende Ksten abgeglten (auch Parkgebühr, Vignette, Maut). Bei Veräußerung ist der Veräußerungsgewinn der -verlust nicht steuerwirksam (da Privatvermögen). S e i t e 1 2 v n 1 5

13 2 NICHT ABZUGSFÄHIGE AUSGABEN Gem 20 EStG sind flgende Aufwendungen nicht abzugsfähig: Aufwendungen für den Haushalt des Steuerpflichtigen und den Unterhalt seiner Familie swie für die Lebensführung des Steuerpflichtigen (zb Lebensmittel, Bekleidung, Whnung, Urlaub, Freizeit, Hbbies, etc). Aufwendungen, die typischerweise der privaten Lebensführung dienen (Kleidung, Armbanduhr, Fernsehgerät, etc), können nur dann steuerlich abgesetzt werden, wenn im knkreten Fall die betriebliche der berufliche Veranlassung eindeutig im Vrdergrund steht (zb Fernsehgerät in Gaststube). Ist eine klare Abgrenzung zur Privatsphäre nicht möglich, s kann auch bei betrieblicher Mitveranlassung der gesamte Aufwand nicht abgesetzt werden (sgenanntes Aufteilungsverbt). Kein Aufteilungsverbt gilt für neutrale (nicht typischerweise privat genutzte) Wirtschaftsgüter wie KFZ und Telefn. In diesem Fall ist der privat genutzte Anteil auszuscheiden. Betrieblich der beruflich veranlasste Aufwendungen, die auch die Lebensführung betreffen und zwar insweit, als sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessen hch sind. Dies betrifft flgende im Gesetz abschließend aufgezählte Gegenstände: PKW und Kmbi (Angemessenheitsgrenze EUR ) Flugzeuge zur Persnenbeförderung, Sprt- und Luxusbte, Jagden, Geknüpfte Teppiche und Tapisserien (Angemessenheitsgrenze EUR 730 pr m 2 ), Antiquitäten (Angemessenheitsgrenze EUR 7.300). Die Angemessenheitsgrenzen gelten auch dann, wenn die jeweiligen Wirtschaftsgüter ausschließlich betrieblich genutzt werden. Darüber hinaus hat das Finanzamt nicht zu beurteilen, b die Aufwendungen betriebswirtschaftlich sinnvll, angemessen der zweckmäßig sind. Freiwillige Zuwendungen swie Zuwendungen an gesetzlich unterhaltsberechtigte Persnen Unter das Abzugsverbt fallen auch familiär bedingte Zuwendungen für die Mitarbeit im Betrieb (zb Taschengeld für PKW-Reinigung, Telefndienste, etc). Dies gilt auch für Beträge, die an Ehegatten für die Mitwirkung im Betrieb des anderen Ehegatten geleistet werden, wenn die familienhafte Grundlage im Vrdergrund steht (eheliche Beistandspflicht). Geld- der Sachzuwendungen, deren Gewährung der Annahme mit gerichtlicher Strafe bedrht ist. Persnensteuern (Einkmmensteuer) inkl Nebenansprüche (Säumniszuschlag, Aussetzungszinsen, etc) S e i t e 1 3 v n 1 5

14 Ausgaben im Zusammenhang mit nicht steuerpflichtigen Einnahmen (zb durch steuerfreie Subventinen geförderte Frschungsaufwendungen) und mit endbesteuerungsfähigen Kapitalerträgen. S e i t e 1 4 v n 1 5

15 3 VEREINBARUNGEN ZWISCHEN NAHEN ANGEHÖRIGEN Vereinbarungen zwischen nahen Angehörigen (Kinder, Eltern, Ehegatten, Geschwister, Lebensgefährte, etc) finden im Steuerrecht nur dann Anerkennung, wenn sie nach außen ausreichend zum Ausdruck kmmen (Publizität), einen eindeutigen, klaren und jeden Zweifel ausschließenden Inhalt haben und auch zwischen Familienfremden unter denselben Bedingungen abgeschlssen wrden wären. Die rechtliche Grundlage für Leistungen im Familienverband liegt regelmäßig nicht in unmittelbar aktualisierten Entgeltsvrstellungen, sndern in anderen Beweggründen, wie zb Erbringung eines eigenen Beitrages zur Befriedigung der Familienbedürfnisse, Erwerb vn Erfahrung der Erweis der Tauglichkeit für die erwartete Psitin als künftiger Nachflger in der Führung des elterlichen Unternehmens. Bei einer derartigen Mitarbeit hne besndere vertragliche Verpflichtung, welche die ben dargestellten Erfrdernisse nicht erfüllt, sind die dadurch veranlassten Aufwendungen jedenfalls gemäß 20 EStG nicht abzugsfähig. Beispiele für familienhafte Mitarbeit: Rasenbetreuung, Laubrechen, Streicharbeiten, PKW-Reinigung, Telefndienst, Terminvereinbarungen, gelegentliche Chauffeurdienste, Bankerledigungen, etc. Ein Dienstvertrag, der das Schulden der Arbeitskraft zum Inhalt hat, setzt das Vrliegen einer besnderen Vereinbarung vraus, die über die im Familienrecht begründete Mitwirkungspflicht hinausgeht. Dh es müssen alle Merkmale eines echten Dienstverhältnisses vrliegen (kein Unternehmerwagnis, Weisungsgebundenheit, rganisatrische Eingliederung). Wichtig ist, dass das fremdübliche Dienstverhältnis in der Praxis auch s gelebt wird (Führung vn Arbeitsaufzeichnungen, etc). S e i t e 1 5 v n 1 5