Wir machen Scrum und Du, Kunde?

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1 Wir machen Scrum und Du, Kunde? - ein Erfahrungsbericht zu Neukundenprojekten mit Scrum - Karlsruher Entwicklertag 2013, Agile Day Karlsruhe, 06. Juni 2013 Referentin: Kirsten Jansen

2 Inhalt 1 Vorstellung 2 Ausgangsszenario 3 Was kommt gut an? 4 Fragen / Irritationen 5 Fazit 6 Diskussion / Fragen 2/35

3 Inhalt 1 Vorstellung 2 Ausgangsszenario 3 Was kommt gut an? 4 Fragen / Irritationen 5 Fazit 6 Diskussion / Fragen 3/35

4 Vorstellung: Referentin Kirsten Jansen Senior Beraterin / Senior Projektleiterin Betriebswirtschaftsstudium 14 Jahre Berufserfahrung in der IT-Branche 2009 erstes Scrum-Projekt Schwerpunkte: Anforderungsanalyse, Projektleitung oft als Doppelrolle Anforderungsanalyse und Projektleitung in kleineren Projekten (ca. 5 Entwickler) 4/35

5 Hintergrund: Netpioneer GmbH und Scrum Über Netpioneer 1996 gegründet ca. 80 Mitarbeiter Standorte: Karlsruhe und Berlin Projektgrößen: PT Laufzeit: 2 Monate bis 3 Jahre Scrum-Historie Erste Scrum-Projekte ab 2007 Change-Prozess 2010 mit Umstieg zur Scrumpany : alle Entwicklerteams arbeiten mit Scrum feste Entwicklerteams über Projekte hinweg Teams mit Querschnittsrollen: Projektleiter, Scrum-Master, Berater, PO-Proxy, Systemarchitekten 5/35

6 Inhalt 1 Vorstellung 2 Ausgangsszenario 3 Was kommt gut an? 4 Fragen / Irritationen 5 Fazit 6 Diskussion / Fragen 6/35

7 Ausgangsszenario Lass uns mit Scrum arbeiten! Ist echt toll - Versprochen! Warte, ich erkläre es Dir kurz. Habe schon davon gehört. Na gut, wenn Du es sagst. Lass es uns probieren. Ist ja auch nicht schwer Dienstleister Kunde will den Auftrag Scrum-erfahrenes Team möchte Scrum nutzen Produkt-/Projektvision vorgegebenes Budget keine Scrum-Erfahrung kennt Dienstleister noch nicht 7/35

8 Disclaimer Grundlage sind Beobachtungen in verschiedenen Projekten Erfahrungsbericht kein Anspruch auf Allgemeingültigkeit Ziel des Vortrags: Problembewusstsein schaffen Was steckt hinter den Irritationen? Was sagt Scrum dazu? erste Ideen, um Irritationen zu begegnen keine Patentlösungen 8/35

9 Inhalt 1 Vorstellung 2 Ausgangsszenario 3 Was kommt gut an? 4 Fragen / Irritationen 5 Fazit 6 Diskussion / Fragen 9/35

10 Was kommt gut an beim Kunden? keine lange Spezifikationsphase vorab frühzeitig Ergebnisse sichtbar gewonnene Erkenntnisse können sofort einfließen nach jedem Sprint auslieferbare Software kurzes Time to Market hohe Effizienz wenige Regeln moderne Vorgehensweise 10/35

11 Inhalt 1 Vorstellung 2 Ausgangsszenario 3 Was kommt gut an? 4 Fragen / Irritationen 5 Fazit 6 Diskussion / Fragen 11/35

12 Erste Fragen / Irritationen Rollen Wozu brauchen wir einen Scrum-Master? Meetings Wozu brauchen wir die Retrospektive? Planbarkeit Was genau bekomme ich für mein Geld und wann bekomme ich was? Warum wird beim Estimating in Storypoints statt in PT geschätzt? Und warum in Fibonacci-Zahlen? Das ist doch ungenau. 12/35

13 Weitere Fragen / Irritationen im Projektverlauf Transparenz Schon am Anfang tauchen Probleme auf, wie kommt das? Aufgaben des PO Ich komme nicht hinterher mit dem ständigen Liefern von Spezifikationen. 13/35

14 Frage I: Rolle des Scrum-Masters (1/2) Brauchen wir einen Scrum-Master? Hintergrund der Frage: Unklarheit: Was bringt er mir? Was macht er? Budgetbedarf Was sagt Scrum dazu? Ziel des Scrum-Masters ist Erhöhung der Produktivität durch - Einhaltung der Prozesse - Beseitigung von Hindernissen - Coaching Team und PO Hat anderen Blick auf Projekt als PO beide Rollen sollten nicht durch eine Person durchgeführt werden 14/35

15 Frage I: Rolle des Scrum-Masters (2/2) Brauchen wir einen Scrum-Master? Wie kann man Irritation begegnen? Regelmeetings Kunde mit Scrum-Master: - Scrum-Master ist aktiv Coach für den Kunde - Scrum-Master erzählt über seine Arbeit 15/35

16 Frage II: Retrospektive (1/2) Warum brauchen wir eine Retrospektive? Warum soll ich die bezahlen? Hintergrund der Frage: Budgetbedarf Prozessverbesserung ist interne Angelegenheit Was bringt es mir? Was ist das Ziel der Retro? Verbesserung der Prozesse und der Zusammenarbeit im Fokus projektspezifische Verbesserungen Verbesserung der Projektergebnisse 16/35

17 Frage II: Retrospektive (2/2) Warum brauchen wir eine Retrospektive? Warum soll ich die bezahlen? Wie kann man Irritation begegnen? gelegentlich Retro mit Kunde Ziel: Nutzen der Retro wird transparent Optimierung von Prozessen Kunde <-> Team Voraussetzung: jeder im Team ist einverstanden Kunde wird durch Scrum-Master vorbereitet Scrum-Master als Moderator bleibt neutral 17/35

18 Frage III: Planbarkeit Kosten / Termin (1/2) Was genau bekomme ich für mein Geld? Wann bekomme ich was? Hintergrund der Frage: bisher: Festpreis / detailliertes Gantt-Diagramm jetzt: grober Releaseplan u. Kostenrahmen Kunde ist rechenschaftspflichtig gegenüber Chef/Vorstand 18/35

19 Frage III: Planbarkeit Kosten / Termin (2/2) Was genau bekomme ich für mein Geld? Wann bekomme ich was? Was sagt Scrum dazu? Scrum bietet hohe Transparenz über Status Steuerungsmöglichkeit über Anforderungen Wasserfall mit Festpreis bietet nur vermeintliche Sicherheit - auch nur Schätzungen - Change-Requests - Probleme werden erst spät erkannt Wie kann man Irritation begegnen? Budgetrahmen setzen und gemeinsam durch Steuerung der Anforderungen einhalten Priorisierung nach Geschäftswert Releaseplan und Budgetplan regelmäßig aktualisieren 19/35

20 Frage IV: Schätzverfahren (1/2) Warum wird beim Estimating in Storypoints statt in PT geschätzt? Und warum in Fibonacci-Zahlen? Das ist doch ungenau. Hintergrund der Frage: PT-Werte für Planung erforderlich Information über Kosten eines Features Genauigkeit von Schätzungen wird überschätzt Was sagt Scrum dazu? Storypoints: abstrakte Größe für Komplexität Schätzwert unabhängig von unterschiedlicher tatsächlicher Dauer aufgrund unterschiedlicher Erfahrung im Team relative Schätzung ist einfacher: Story x ist doppelt so komplex wie Story y liefert schnell Ergebnisse beinhaltet alle Aufgaben, auch Meetings und Abstimmungen 20/35

21 Frage IV: Schätzverfahren (2/2) Warum wird beim Estimating in Storypoints statt in PT geschätzt? Und warum in Fibonacci-Zahlen? Das ist doch ungenau. Schätzskala, z.b. Fibonacci 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13,.. Releaseplan ergibt sich aus: durchschnittliche Velocity Storypoints Wie kann man Irritation begegnen? Hintergrund der Konzepte erklären, Schätzungen dienen der Planung Kunde nimmt gelegentlich an Estimating teil Unterstützung bei Release- und Kostenplanung 21/35

22 Frage V: ungewohnte Transparenz (1/2) Schon am Anfang tauchen Probleme auf, wie kommt das? Beispiele: Sprint-Commitment wird nicht eingehalten Estimating offenbart, dass Feature aufwendiger als in Grobschätzung gedacht Durchschnitts-Velocity ist geringer als anfangs angenommen Hintergrund der Frage: Wasserfallprojekt oft bis kurz vor Schluss grün Kunde ist es nicht gewohnt zu Beginn auf Probleme hingewiesen zu werden kann Zweifel erzeugen - habe ich den richtigen Dienstleister gewählt? 22/35

23 Frage V: ungewohnte Transparenz (2/2) Schon am Anfang tauchen Probleme auf, wie kommt das? Was sagt Scrum dazu? Transparenz ist wesentlicher Bestandteil frühzeitiges Erkennen von Problemen eröffnet größere Handlungsspielräume* Wie kann man Irritation begegnen? für Stellenwert der Transparenz in Scrum sensibilisieren, Vorteile herausstellen Transparenz nutzen, um ein Vertrauensverhältnis zum Kunden aufzubauen Wie kann man transparent gegenüber dem Kunden arbeiten: Kunde an Daily teilnehmen lassen als Chicken Burn Down Chart im Review zeigen Story Burn Down oder Story Map Kunde gelegentlich an Planning II und Retro teilnehmen lassen Probleme / Hindernisse offen ansprechen * Pichler, Roman; Scrum: Agiles Projektmanagement erfolgreich einsetzen, S /35

24 Frage VI: Zeitbedarf PO (1/2) Ich komme nicht hinterher mit dem ständigen Liefern von Spezifikationen. Und Fragen aus dem aktuellen Sprint muss ich ja auch beantworten. Hintergrund der Aussage: PO muss Vision festlegen, priorisieren, spezifizieren, Fragen beantworten sehr zeitaufwendig (oft Full-time-Job) beim Wasserfall hat der Kunde nach dem Liefern des Pflichtenheftes einen ruhigeren Job 24/35

25 Frage VI: Zeitbedarf PO (2/2) Ich komme nicht hinterher mit dem ständigen Liefern von Spezifikationen. Und Fragen aus dem aktuellen Sprint muss ich ja auch beantworten. Was sagt Scrum dazu? PO ist zentrale Rolle im Projekt er ist verantwortlich dafür, dass das das Richtige entwickelt wird Wie kann man Irritation begegnen? Akquisephase: Aufgaben und Aufwand benennen Kunde benennt Mitarbeiter zum PO, der über ausreichend Zeit und über Entscheidungsbefugnis verfügt PO-Proxy des Dienstleisters unterstützt PO bei seinen Aufgaben keine gute Lösung: Spezifikation im Planning durchführen hoher Zeitbedarf Risiko von halbgaren Spezifikationen Schätzung liegt für die Priorisierung nicht vor 25/35

26 Exkurs: PO-Proxy Klassisches Scrum-Team Mit PO-Proxy PO PO Kunde SM PO- Proxy SM Entwicklungs- Team Entwicklungs- Team 26/35

27 Exkurs: PO-Proxy Mit PO-Proxy Unterstützungsaufgaben PO-Proxy: PO Kunde Story-Redaktion und Beratung Budgetgrenze transparent machen qualitativ und quantitativ ausreichende Füllung der Sprints sicher stellen PO- Proxy Entwicklungs- Team SM 27/35

28 Exkurs: PO-Proxy Mit PO-Proxy Verantwortungsbereich PO: PO Kunde die Produkt- bzw. Projektvision Geschäftswert Priorisierung und Selektion Backlog Releaseplanung Abnahme Features PO- Proxy SM Entwicklungs- Team 28/35

29 Exkurs: PO-Proxy Vorteile: direkter Ansprechpartner vor Ort beim Team Kunde hat einen Ansprechpartner im Unternehmen Arbeitsteilung: PO-Proxy kann z.b. das Aufschreiben der Stories übernehmen PO-Proxy hat ggf. mehr Erfahrung in Anforderungsanalyse Nachteile: Flüsterpost Zeitverzug bei Beantwortung der Fragen Höherer Detailierungsgrad der Spezifikation vor Sprintbeginn erforderlich, da kurzfristige Abstimmung mühseliger mehr schriftl. Fixierung 29/35

30 Inhalt 1 Vorstellung 2 Ausgangsszenario 3 Was kommt gut an? 4 Fragen / Irritationen 5 Fazit 6 Diskussion / Fragen 30/35

31 Fazit Herausforderung: Neuer Dienstleister und neue Methode noch keine Vertrauensbasis Scrum setzt auf Vertrauen: Zusammenarbeit mit dem Kunden über Verhandlung von Verträgen Das heißt: Vertrauensbasis muss aufgebaut werden durch: Verlässlichkeit - funktionierende Software liefern - Team möglichst konstant halten - Bestreben Versprechen einzuhalten Transparenz 31/35

32 Transparenz schon in der Akquise Was könnte für mehr Transparenz schon in der Akquisephase sorgen? Scrum intensiv erläutern durch Scrum-Master Kundenausbildung: PO-Schulung für Kunde soweit möglich: Erfahrungsaustausch zu Scrum mit anderen Kunden organisieren Scrum-Prozesse detailliert im Vertrag gemeinsam festlegen Projekt auf Probe: Ausstiegsklausel nach ersten Sprints 32/35

33 Ausgangsszenario 2.0 Du hast jetzt schon viel über Scrum erfahren. Sollen wir es mal gemeinsam mit Scrum versuchen? Ich helfe Dir auch. Ja, ich bin überzeugt, dass Scrum die richtige Methode für uns ist! Partner Kunde 33/35

34 Inhalt 1 Vorstellung 2 Ausgangsszenario 3 Was kommt gut an? 4 Fragen / Irritationen 5 Fazit 6 Diskussion / Fragen 34/35

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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