Fabasoft Folio Cloud. Überall. Zuverlässig. Zusammenarbeiten.

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1 Fabasoft Folio Cloud Überall. Zuverlässig. Zusammenarbeiten. Fabasoft Experten-Talk, 14. April 2010

2 Kontaktdaten: Elisabeth Gansterer, Tel: Fabasoft Distribution GmbH, Honauerstraße 4, 4020 Linz Michael Obermeyr, Tel: Reichl und Partner PR GmbH, Harrachstraße 6, 4020 Linz Bildinformation: Die redaktionelle Verwendung dieser Bilder ist honorarfrei. Das Copyright der Bilder liegt bei Fabasoft. Fabasoft Folio Cloud (Detailinformation) 2

3 Inhalt 1 Fabasoft Folio Cloud 4 2 Zusammenarbeit in der Cloud: Praxisbeispiele Wie Unternehmen zusammenarbeiten, um ein Büroprojekt in der Cloud zu realisieren Wie ein Industrieunternehmen ein internationales Scrum-Projekt in der Cloud umsetzt Wie ein Universitätsinstitut ein Forschungsprojekt mit der Wirtschaft in der Cloud umsetzt Wie ein Beratungsunternehmen Konferenzen in der Cloud organisiert und durchführt Wie Vereine Ihre Vereinsarbeit in der Cloud organisieren Wie Schulen Ihre Klassenarbeiten in der Cloud organisieren Wie private Nutzer Ihre digitalen Schätze in der Cloud pflegen 13 Fabasoft Folio Cloud (Detailinformation) 3

4 1 Fabasoft Folio Cloud Cloud Computing wird die gesamte IT-Branche fundamental verändern, darin sind sich alle Experten einig. Für Fabasoft ist diese Revolution mit dem neuen Produkt Fabasoft Folio Cloud schon spannende Realität geworden. Komplexe und kaum noch administrierbare Korrespondenzen und Kooperationen per gehören der Vergangenheit an. Digitale Geschäftsprozesse mit internationalen Partnern in der Cloud schaffen ein völlig neues Erlebnis einer dynamischen, zuverlässigen und scheinbar grenzenlosen Zusammenarbeit im Internet. Überall Fabasoft Folio Cloud kann überall auf der Welt genutzt werden, wo eine Internetverbindung vorhanden ist. Der Nutzung ist rund um die Uhr möglich. Der Zugang ist über alle Webbrowser auf unterschiedlichsten Client-Plattformen und über viele Smartphones - z.b. iphone oder BlackBerry - möglich. Abbildung: Verwendung von Fabasoft Folio Cloud auf Smartphones (BlackBerry, Android, iphone) Als einziges Cloud Computing Produkt weltweit ist Fabasoft Folio Cloud in 15 Sprachen verfügbar. Fabasoft Folio Cloud (Detailinformation) 4

5 Zuverlässig: End-to-End Security Die Nutzung von Fabasoft Folio Cloud erfordert die persönliche Authentisierung des Nutzers an einem Client. In der aktuellen Version ist dies mit Login-Name und Passwort möglich oder mit einer OpenID-Kennung. Die Kommunikation zwischen dem Client und Fabasoft Folio Cloud erfolgt immer verschlüsselt über https. Häufig wird https von anderen Internet-Anwendungen nur verwendet, damit Sie Ihre Kreditkartennummer beim Zahlungsvorgang sicher eingeben können. Mit Fabasoft Folio Cloud ist jeder einzelne Zugriff auf diese Weise geschützt, beispielsweise auch jeder Zugriff über iphone oder BlackBerry. Wenn ein Nutzer seine Kontakte zur Zusammenarbeit einlädt, so stellt Fabasoft Folio Cloud sicher, dass auch nur diese eingeladenen und eindeutig identifizierten Nutzer Zugriff auf die gemeinsamen Teamunterlagen haben. Diese Nutzer sind entweder änderungsberechtigt oder leseberechtigt. Fabasoft Folio Cloud bietet eine sichere und zuverlässige Aufbewahrung aller Teamunterlagen wie beispielsweise Dokumente, s, Fotos oder Videos. Alle Teamaktivitäten sowie alle Änderungen an Dokumenten sind jederzeit nachvollziehbar. In einer weiteren Sicherheitsstufe wird Fabasoft Folio Cloud zukünftig auch die optionale Verschlüsselung von Unterlagen unterstützen. Zuverlässig: ISO Fabasoft ist seit Juni 2008 ISO zertifiziert. Die ISO-Norm ist ein weltweit anerkannter Standard für die Bewertung der Sicherheit von IT-Umgebungen. Der Gültigkeitsbereich der Zertifizierung von Fabasoft umfasst die Anforderungen an ein vollständiges Informationssicherheitsmanagement in Bezug auf alle IT- und Geschäftsprozesse sowie alle sensitiven Informationen des Unternehmens. Fabasoft ISO Zertifikat Abbildung: Fabasoft Folio Cloud (Detailinformation) 5

6 Zuverlässig: SAS 70 Type II Statement on Auditing Standards Nr. 70 (SAS 70) ist ein international anerkannter Standard, der vom AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) ins Leben gerufen wurde. SAS 70 ist ein gezielt für die Prüfung von Outsourcing-Geschäften angelegter Standard. Durch diesen erfolgt eine Berichterstattung über die implementierten Kontrollen bzw. Kontrollziele beim Service-Anbieter. Ein solcher Bericht bescheinigt dem Unternehmen ein funktionierendes Kontrollsystem. Der SAS 70 Standard unterscheidet zwei Prüfungsarten und die daraus entstehenden Reports: SAS 70 Typ I bestätigt die Beschreibung eines internen Kontrollsystems des Dienstleisters zu einem bestimmten Zeitpunkt. Des Weiteren enthält dieser Standard die zusammengefassten Ergebnisse einer unabhängigen Prüfungsgesellschaft. SAS 70 Typ II zielt darauf ab, das interne Kontrollsystem zusätzlich zur reinen Beschreibung des Kontrollsystems umfassend zu testen und es insbesondere hinsichtlich seiner Effektivität im Detail zu bewerten. Die Prüfung erfolgt über einen Zeitraum von sechs Monaten. Der SAS 70 Report nach Typ II beinhaltet den Standpunkt einer externen Prüfgesellschaft über das Kontrollwesen beim Service Anbieter, eine Beschreibung der Kontrollpunkte und Kontrollen, Angaben über die Prüfperiode, Beschreibung der Prüfmethode sowie eine Beschreibung der Wirksamkeit der Kontrollen. Fabasoft befindet sich derzeit im SAS 70 Type II-Prüfverfahren. Mit diesem Zertifikat können die nötigen technischen und sicherheitsspezifischen Anforderungen für eine sichere sowie zuverlässige Zusammenarbeit im Internet nachgewiesen werden. Zusammenarbeiten Die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg war noch nie so einfach. Einfach auf der Folio Cloud Homepage registrieren und sofort nutzen. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet und einfach zu bedienen. Fabasoft Folio Cloud bietet die Möglichkeit, Teamordner anzulegen und Kontakte zur Zusammenarbeit für diese Teamordner einzuladen. Unterlagen können beispielsweise über Drag and Drop einfach in Teamordner importiert werden. Durch die Eingabe eines simplen Suchbegriffs findet der Benutzer schnell und zuverlässig Unterlagen in Fabasoft Folio Cloud. Fabasoft Folio Cloud Apps Fabasoft Folio Cloud Apps erweitern den Leistungsumfang von Fabasoft Folio Cloud in konkreten Anwendungsbereichen. Diese Apps sind wie iphone Apps - einfach aktivierbar und stehen sofort zur Nutzung zur Verfügung. Beispiele für Fabasoft Folio Cloud Apps sind "Scrum-Projekte" und "Konferenzmanagement". Fabasoft Folio Cloud (Detailinformation) 6

7 2 Zusammenarbeit in der Cloud: Praxisbeispiele. 2.1 Wie Unternehmen zusammenarbeiten, um ein Büroprojekt in der Cloud zu realisieren Zusammenarbeit mehrerer Unternehmen Abbildung: Büroprojekt "Laxenburger Straße 2" in Fabasoft Folio Cloud Fabasoft realisiert derzeit in enger Zusammenarbeit mit dem Architektenbüro Mag. Haderer, dem Immobilienentwicklungsunternehmen Strauss & Partner sowie der Rechtsanwaltskanzlei Hochleitner Ransmayr das neue Fabasoft Büro in Wien beim neuen Zentralbahnhof, Laxenburgerstraße 2. Die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Unternehmen erfolgt über Fabasoft Folio Cloud. Zusammenarbeit mit der Rechtsanwaltskanzlei Hochleitner Ransmayr Im Teamordner "RA-Kanzlei Hochleitner Ransmayr" wird die Zusammenarbeit mit der Anwaltskanzlei Hochleitner Ransmayr organisiert. Nur bestimmte Mitarbeiter der Fabasoft Geschäftsleitung sowie bestimmte Anwälte der Anwaltskanzlei haben Zugriff auf die gemeinsamen Unterlagen. Dabei wird unterschieden, wer änderungsberechtigt ist und wer leseberechtigt. Der Zugriff ist für diese explizit eingeladenen und authentisierten Nutzer überall und jederzeit möglich auch über iphone und BlackBerry. Vertragsentwürfe der Anwaltskanzlei sind unmittelbar für alle Beteiligten in Folio Cloud zugänglich. Freigegebene Arbeitsergebnisse werden im Teamordner "Arbeitsergebnisse LX-2" als Geschäftsunterlagen erfasst und aufbewahrt. Damit bietet Fabasoft Folio Cloud sowohl eine freie Zusammenarbeit als auch eine sorgfältig, strukturierte und nachhaltige Aufbewahrung von Arbeitsergebnissen. Fabasoft Folio Cloud (Detailinformation) 7

8 Abbildung: Herr Dr. Hochleitner zur Nutzung von Fabasoft Folio Cloud Zusammenarbeit mit dem Architektenbüro Mag. Haderer Über den Teamordner "Architekt Mag. Haderer" organisiert Fabasoft die Zusammenarbeit mit dem Architekturbüro Mag. Haderer. Nur explizit eingeladene und authentisierte Nutzer des Architekturbüros und der Firma Fabasoft haben Zugriff auf die Planungsunterlagen des neuen Büros. Arbeitsergebnisse aus dieser Zusammenarbeit werden im Teamordner "Arbeitsergebnisse LX-2" als Geschäftsunterlagen erfasst und aufbewahrt. Zusammenarbeit mit der Immobilienentwicklung Strauss & Partner Über den Teamordner "Strauss & Partner Immobilienentwicklung" erfolgt die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit. Nur explizit eingeladene und authentisierte Nutzer von Strauss & Partner sowie ausgewählte Mitarbeiter der Firma Fabasoft haben Zugriff auf diesen Ordner. Arbeitsergebnisse aus der Zusammenarbeit wie Bau- und Ausstattungsbeschreibungen werden im Teamordner "Arbeitsergebnisse LX-2" als Geschäftsunterlagen erfasst und aufbewahrt. Erfassen und Aufbahren von Arbeitsergebnissen als Geschäftsunterlagen Die Zusammenarbeit zwischen den Unternehmen wird in gesonderten Teamordnerstrukturen organisiert. Entsteht aus dieser Zusammenarbeit ein fertiges, freigegebenes Arbeitsergebnis, so wird dieses aus der Struktur der informellen Zusammenarbeit in einen eigenen Bereich für Geschäftsunterlagen überführt. Dadurch wird dieses Dokument für alle Mitglieder des Teamordners ersichtlich. Mit Fabasoft Folio Cloud wird sichergestellt, dass wichtige Geschäftsunterlagen ordnungsgemäß erfasst und aufbewahrt werden. Fabasoft Folio Cloud (Detailinformation) 8

9 2.2 Wie ein Industrieunternehmen ein internationales Scrum-Projekt in der Cloud umsetzt Agiles Internationales Projekt Abbildung: Herr Morell zur Nutzung von Fabasoft Folio Cloud Siemens Energy setzt derzeit ein internationales Projekt um zur Optimierung der Planung und Durchführung von Kraftwerksbauten. Die Lösung wird auf der Basis von Fabasoft Folio mit der Entwicklungsumgebung Fabasoft DUCX ("Digital Use Case Execution") realisiert. Die Implementierung der Softwarelösung für dieses Projekt wird mit der agilen Projektmanagement- Methodik "Scrum" durchgeführt. Über Fabasoft Folio Cloud arbeiten Mitarbeiter von Siemens Energy an unterschiedlichen Standorten in Erlangen sowie Orlando gemeinsam mit Mitarbeitern von Fabasoft in Scrum- Sprints an der Umsetzung des Projekts. Alle Projektunterlagen werden in Fabasoft Folio Cloud sicher und zuverlässig ausgetauscht und aufbewahrt. Rasch Ergebnisse vorweisen Bei der Projektabwicklung möglichst rasch konkrete Projektergebnisse vorweisen zu können, ist heute wichtiger denn je. Die klassische Projektabwicklung nach dem Wasserfall-Modell kann diesen Anspruch nur schwer erfüllen. Komplexe Projektvorhaben und weltweit verteilte Projektteams schaffen zusätzliche Herausforderungen für Projekte. Unternehmen setzen daher zunehmend eine agile, iterative Projektmanagement-Methodik ein, um schneller zu konkreten Projektergebnissen zu kommen. Speziell die Methodik "Scrum" hat sich in den letzten Jahren bewährt. Fabasoft Folio Cloud (Detailinformation) 9

10 Scrum Scrum ist ein iteratives, inkrementelles Framework für das Management von agilen Projekten. Scrum-Teams produzieren in iterativen Sprints verwertbare Ergebnisse (z.b. Produkt-Inkrements). Nach jedem Sprint werden die Anforderungen (User Stories) im Backlog neu bewertet und priorisiert um rasch auf Änderungen reagieren zu können. Das Scrum Framework fordert die Scrum-Teams permanent, sich auf Verbesserungen zu konzentrieren und jene Aufgaben zuerst zu erledigen, die zum aktuellen Zeitpunkt (Sprint) den meisten Nutzen für die Projektlösung haben. Diese Eigenschaften haben dazu geführt, dass Scrum zu einer der beliebtesten Methoden weltweit für das agile Projektmanagement wurde. Siehe auch Fabasoft Folio Cloud App "Scrum-Projekte" Fabasoft hat für das agile Projektmanagement gemäß Scrum die Fabasoft Folio Cloud App "Scrum- Projekte" entwickelt, die bereits in der Grundversion Fabasoft Folio Cloud primo umfasst ist. Der Product Owner erzeugt auf dem elektronischen Schreibtisch von Fabasoft Folio Cloud ein Scrum-Projekt. Er lädt das Projektteam aus seinen Kontakten zur Mitarbeit ein. Alle Mitglieder des Projektteams haben überall und rund um die Uhr Zugriff auf die Projektunterlagen. Der Product Owner erfasst und priorisiert die Anforderungen für die Projektumsetzung in einem Backlog. Im Rahmen einer Sprint Planning Besprechung schätzt das Projektteam den Aufwand für die Umsetzung der Stories und legt fest, welche Stories im nächsten Sprint umgesetzt werden. Der Sprint wird in Fabasoft Folio Cloud erfasst und abgearbeitet. Über ein grafisches Burndown- Chart ist jederzeit ersichtlich, wie gut das Team mit der Abarbeitung des Sprints vorankommt. Die Teammitglieder haben überall und jederzeit Zugriff auf die Sprint-Unterlagen und den Status der Sprintabwicklung. Auch über iphone und BlackBerry. Der Sprint wird durch eine Sprint Review Besprechung abgeschlossen, in dem der Product Owner die Sprintergebnisse abnimmt (auf "Done" setzt). Über ein grafisches Velocity-Chart kann der Product Owner verfolgen, wie sich die Umsetzungsgeschwindigkeit des Teams bei der Abarbeitung der Sprints entwickelt. Fabasoft Folio Cloud (Detailinformation) 10

11 2.3 Wie ein Universitätsinstitut ein Forschungsprojekt mit der Wirtschaft in der Cloud umsetzt Agiles Forschungsprojekt Abbildung: Herr Prof. Dr. Miesenberger zur Nutzung von Fabasoft Folio Cloud Das Institut Integriert Studieren der Johannes Kepler Universität Linz führt gemeinsam mit der Firma Fabasoft ein Forschungsprojekt auf Basis der agilen Projektmanagement-Methodik "Scrum" - durch. Im Rahmen dieses Projekts werden die Softwareprodukte von Fabasoft für die Nutzung von Menschen mit besonderen Bedürfnissen, wie beispielsweise für Menschen mit Sehschwäche, optimiert. Fabasoft Folio Cloud (Detailinformation) 11

12 2.4 Wie ein Beratungsunternehmen Konferenzen in der Cloud organisiert und durchführt Konferenzen der Firma L.S.Z Consulting Abbildung: Herr Dr. Loisel zur Nutzung von Fabasoft Folio Cloud Die Firma L.S.Z Consulting nutzt Fabasoft Folio Cloud für die Vorbereitung und Durchführung von Konferenzen. Fabasoft Folio Cloud App "Konferenzmanagement" Fabasoft hat für das Konferenzmanagement in der Cloud die Fabasoft Folio Cloud App Konferenzmanagement entwickelt. Über die App "Konferenzmanagement" kann eine Konferenz online vorbereitet und durchgeführt werden. Eine Konferenz umfasst Konferenzunterlagen, Vortragende, Teilnehmer sowie Arbeitsgruppen. Vortragsunterlagen beispielsweise Präsentationen und Case Studies werden direkt in Fabasoft Folio Cloud erstellt und zuverlässig aufbewahrt. Sie stehen den Vortragenden sowie den Teilnehmern jederzeit und überall online zur Verfügung. Auch über iphone und Blackberry. Der Veranstalter der Konferenz kann die Vortragenden aus den Kontakten auswählen und zur Online-Vorbereitung der Konferenz einladen. Bestimmte Konferenzunterlagen werden den angemeldeten Teilnehmern bereits vor der Konferenz online zur Verfügung gestellt. Während der Konferenz können sich Teilnehmer selbst in Teams organisieren, um sich zu bestimmten Themen auszutauschen. Nach einer Konferenz stellt der Veranstalter den Teilnehmern die gesammelten Konferenzunterlagen online über Folio Cloud zur Verfügung. Fabasoft Folio Cloud (Detailinformation) 12

13 2.5 Wie Vereine Ihre Vereinsarbeit in der Cloud organisieren Vereinsarbeit professionell gestalten Vereinsarbeit kann mit Folio Cloud in der Cloud effizient und kostengünstig organisiert werden. Mit Fabasoft Folio Cloud bringen Sie Struktur in Ihre Vereinsarbeit und schaffen die Balance zwischen Vereinsarbeit, Spaß und Verantwortung. Damit abends auch noch genügend Zeit für gemütliches Beisammensein bleibt. Vereinsunterlagen Wichtige organisatorische Dinge wie Vereinsstatuten, Protokolle zur Vereinssitzung oder Veranstaltungskalender können Sie in Fabasoft Folio Cloud genauso aufbewahren und unter Ihren Mitgliedern verteilen wie die Fotos der letzten Veranstaltung. Für den Vereinsvorstand mit Änderungsrechten, für alle übrigen Vereinsmitglieder mit Leseberechtigung. In Fabasoft Folio Cloud sind alle Vereinsdokumente strukturiert und sicher abgelegt. Die Vereinsmitglieder können von überall darauf zugreifen, egal ob im Vereinslokal oder von zuhause aus. 2.6 Wie Schulen Ihre Klassenarbeiten in der Cloud organisieren Teamwork um Klassen besser Ob Präsentationen, Seminararbeiten oder andere Projekte immer öfter wird auch in der Schule oder an der Universität in Teams zusammengearbeitet. Jedoch ist das Versenden von Unterlagen über mühsam und lästig. Mit Fabasoft Folio Cloud können Schüler und Studenten Ihre Unterlagen bequem über das Internet austauschen. Damit kann Zeit gespart werden und die Dokumente können direkt in der Cloud bearbeitet und abspeichert werden. Somit ist es den anderen Teammitgliedern möglich gerade geänderte Unterlagen sofort online zu lesen und weiter zu bearbeiten. Der Zugriff auf die Unterlagen ist jederzeit, an jedem Ort und über jeden Webbrowser möglich. Auch über iphone und BlackBerry. 2.7 Wie private Nutzer Ihre digitalen Schätze in der Cloud pflegen Erinnerungen sicher aufbewahren Private Nutzer verwenden Fabasoft Folio Cloud auch für Ihre ganz privaten Angelegenheiten. Rund um die Uhr. Egal wo sie sind. Einfach anmelden, Verwandte und Freunde einladen und los geht s. Fotos, Videos oder andere Dokumente Fabasoft Folio Cloud bewahrt Ihre wichtigsten Dokumente und Erinnerungen sicher und zuverlässig auf. Und lassen Sie Ihre Familie und Freunde daran teilhaben, egal wo Sie sind. Datenverlust durch beschädigte Festplatten oder DVDs gehören mit Fabasoft Folio Cloud der Vergangenheit an. Legen Sie alle Ihre digitalen Schätze in Fabasoft Folio Cloud ab. Genießen Sie die Freiheit jederzeit, an jedem Ort und über Ihren Laptop, iphone oder BlackBerry darauf zugreifen zu können. Ob bei einer spontanen Diashow der Urlaubsfotos bei Freunden oder bei der Einrichtungsplanung im Möbelhaus. Mit Fabasoft Folio Cloud sind Sie nur einen Klick von Ihren digitalen Schätzen entfernt. Fabasoft Folio Cloud (Detailinformation) 13