Ninja. Requirements: Win2000 or higher, Pentium processor with min 256 MB RAM

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1 Ninja SIP Phone Version 1.6.x DEUTSCH Seite 1-20 ENGLISCH Page Requirements: Win2000 or higher, Pentium processor with min 256 MB RAM You can find the latest Version at Sie finden die jeweils letzte Version unter Diese Kurzanleitung ist während der RC Phase stetig und ständig in Ausarbeitung und ist hinsichtlich des RC Status als vorläufig und unvollständig zu betrachten. This manual is continuously under construction during the RC phase. To that effect regard that manual as interim and as unformed.

2 Deutsche Version 1. Nicht stören (DND) Alle Anrufe werden an den Anrufbeantworter geleitet oder ein besetzt zurückgegeben. Die genaue Funktionsweise ist ebenso von Ihrem SIP Provider abhängig. 2. Autokonferenz (AC) Eingehende Anrufe werden direkt als Konferenz zusammengeschlossen. 3. Autoantwort (AA) Eingehende Anrufe werden sofort verbunden 4. Laut hören (auf Externer Klingelton) 5. Gespräch aufzeichnen (während des Gespräches anklicken 6. Auflegen 7. Mikrofon Lautstärke 8. Stumm schalten 9. Einstellungen 10. Hilfe 11. Minimieren 12. Schließen 13. Status Information 14. Display Information Im Display werden alle Detailinformationen zu Anrufen dargestellt 15. Leitungen Je nach Version steht eine unterschiedliche Leitungsanzahl zur Verfügung. Eingehende Anrufe beginnen auf Leitung 6 und werden durch eine rote LED dargestellt. Aktive Leitungen werden durch eine dauergrüne LED signalisiert. Durch klicken einer aktiven Leitung während eines Gespräches setzten Sie diese auf den Status Halten. Insofern Ihre Telefonanlage Wartemusik unterstützt, wird diese dem Gehaltenen eingespielt. Gehaltene Gesprächspartner werden durch eine blinkende, gründe LED signalisiert. Der Status Halten wird durch nochmaliges anklicken wieder aufgehoben. 16. Konferenz Sind mehrere Leitungen mit Gesprächspartnern belegt (Gehalten oder im Gespräch), dann können alle Teilnehmer durch klicken der Konferenztaste in Konferenz geschalten werden. Wählen Sie während einer Konferenz eine bislang ungenutzte Leitung, beispielsweise wg. eines eingehenden Anrufes, dann werden alle Teilnehmer in dieser Zeit auf Halten gesetzt. Nochmaliges klicken auf den Konferenzknopf leitet wieder die Konferenz ein. Das kann beliebig wiederholt werden um unter anderem auch mit einem einzelnen Teilnehmer zu sprechen.

3 17. Wählen 18. Lautsprecher Lautstärke 19. Wahlwiederholung Es wird immer die zuletzt gewählte Rufnummer gewählt 20. Ruflisten & Kontakte 21. Display löschen 1. Bannen Wird verwendet um einen Anrufer dauerhaft zu blockieren. Anrufe werden automatisch als Bitte nicht stören gehandhabt. Der Status wird in einer Blockierte Rufnummern Liste geführt und kann durch herauslöschen wieder freigegeben werden. 2. Ignorieren Eingehende Anrufer werden mit dieser Funktion einmalig ignoriert und der Anrufer erhält den Status Klingelzeichen zurückgegeben. 3. Weiterleiten ohne Rückfrage Nach erfolgreicher Gesprächsannahme erhalten Sie das Transfer Symbol dargestellt. Durch einmaliges anklicken wird der Teilnehmer auf Halten gesetzt und Sie erhalten innerhalb des Displays die Eingabemöglichkeit einer Zielrufnummer. Mittels bestätigen durch drücken der Return (Enter) Taste oder durch drücken der Annehmen oder Auflegen Taste wir das Gespräch ohne weitere Rückfrage an die Zielrufnummer weiterverbunden. 4. Weiterleiten mit Rückfrage Nach erfolgreicher Gesprächsannahme erhalten Sie das Rücksprache Symbol dargestellt. Durch anklicken wird der Teilnehmer auf Halten gesetzt und das Telefon fordert Sie auf, eine Rufnummer für Rücksprache zu wählen. Insofern Sie mit der Zielperson einen Transfer vereinbart haben, klicken Sie während des Gespräches mit der Zielperson zur Bestätigung die Transfer Taste. Nachdem Sie das Gespräch mit dem Rückspracheteilnehmer beendet haben, leitet das Telefon das Gespräch an die Zielperson mit akustischem Signal weiter. Während der Rufphase wird der zu Transferierende Teilnehmer durch ein rot blinkendes Leitungssignal angezeigt. Durch klicken auf dessen Leitung kann das Gespräch jederzeit zurückgeholt werden. 5. Weiterleiten zum Anrufbeantworter Eingehende Anrufe können durch klicken auf das Symbol direkt zu Anrufbeantworter geleitet werden. 6. Encryption / Verschlüsselung vorgesehen in Q2 08 in einer höheren Ninja Version Das offene Schlosssymbol zeigt den Status eines unverschlüsselten Gespräches an. Durch klicken wird der Versuch unternommen das Gespräch zu verschlüsseln (detaillierte Informationen in der Version Ninja Crypt). 7. Outlook öffnen

4 Proxy Server Aktivieren Wählen Sie Ja zum aktivieren des SIP Accounts Proxy Name Vergeben Sie einen aussagekräftigen Name des Proxy zur Anzeige in der linken Navigation Domain/Realm Feld für die Eingabe einer Domäne des Netzwerkbereiches Proxy Server Proxy Adresse als IP oder URL. Der Proxy-Registrar ist der Server, der das Einbuchen von Internet-Telefonen und die Verwaltung der bei der Registrierung übermittelten Daten übernimmt. SIP Port Der vom Provider zur Registrierung vorgegebene Port. In der Regel Outbound Proxy Proxy Adresse als IP oder URL mit Nummer des Proxy-Ports. Der Outbound-Proxy ist der Server, der die Gespräche zwischen den Gesprächsteilnehmern vermittelt. Outbound Proxy Port Der von Ihrem Provider angegebene SIP Port. Anmeldedaten Display Name Der Name, der angezeigt werden soll, wenn Sie einen Anruf tätigen (Ihr Anruferidentifikationsname) Leerzeichen sind erlaubt. User Name Ihr Benutzername / SIP-Account-Name, der von Ihrem VoIP Provider zugewiesen wurde. Passwort Ihr SIP-Account-Passwort. Auth User Ein möglicher, zusätzlicher von Ihrem Provider zugewiesener Benutzername.

5 Audio Codecs Aktivieren und deaktivieren Sie Sprachcodecs durch setzen eine Häkchens. Die Reihenfolge zur Nutzung der Sprachcodecs ist mittels der Pfeiltasten vorzunehmen. Insofern Ihr VoIP Provider unter Hilfenahme seines Servers eine feste Reihenfolge verlangt, so bleiben möglicherweise alle Einstellungen ohne Auswirkung! Andernfalls übermittelt das Telefon die bevorzugte Reihenfolge, die dann von dem Server automatisch angenommen werden kann. Durch klicken auf den Knopf Voreinstellungen wird als Standardwert die idealen Codec Reihenfolge für Schmal- oder Breitbandumgebung hinterlegt. Verwende lokale IP Wenn der SIP Server sich im lokalen Netz befindet, dann wählen Sie bitte JA aus der Pulldown Liste um ein korrektes auflösen der Domainnamen oder IPs zu ermöglichen. Rufzeichen Einige SIP Provider spielen eigene Rufzeichen bei Anrufen ab. Sie können die lokale Signalisierung Providerabhängig hier deaktivieren.

6 Aufnahme Assistent für den Anrufbeantworter Mit dem Ansageassistent können Sie bequem Ihren Ansagetext aufnehmen, der von Ihrem Ninja Anrufbeantworter angesagt werden soll. Wechseln Sie dazu in die Menüansicht Globale Einstellungen Anrufbeantworter. Mit Start/Stop Ansage können Sie den Ansage- und den Abschlußtext anhören. Die Wiedergabe erfolgt immer an dem Gerät, an dem auch die Klingeltonausgabe erfolgt. Wechseln Sie mit Hilfe der Navigationsleiste zwischen den Ansagetexten. Löschen Sie einen Ansagetext mit - und fügen Sie einen neuen Ansagetext mit + hinzu. Durch Drücken des + Knopfes wird automatisch der Ansageassistent gestartet. Zur Aufnahme der Ansagetexte folgen Sie bitte den Hinweistexten des selbsterklärenden Assistenten. Anrufbeantworter-Ansagen können Sie individuell für jeden einzelnen SIP Account zuweisen. Wechseln Sie zu Proxy X "Einstellungen" Anrufbeantworter" und wählen aus der Liste Verwende Ansageschema die gewünschte Ansage aus.

7 Anrufbeantworter aktivieren Aktivieren Sie die Anrufbeantworterfunktion durch Anhaken der Checkbox Anrufbeantworter aktiv. Wählen Sie die gewünschte Anzahl Sekunden, die verstreichen soll ehe der Anrufbeantworter den Anruf annimmt. Verwende Online-Anrufbeantworter Wenn Sie einen externen Online-Anrufbeantworter verwenden möchten, dann hinterlegen Sie bitte die SIP URL, an die der Anruf weitergeleitet werden soll. Die Weiterleitung erfolgt mittels Blind Transfer. Alternativ kann hier auch eine Zielrufnummer als Weiterleitung hinterlegt werden. Verwende lokalen Anrufbeantworter Das Softphone verwendet den eingebauten Anrufbeantworter. Wählen Sie je SIP Account ein Ansageschema aus, das Sie zuvor aufgenommen haben. Die Aufnahmedauer je Anruf kann zwischen 1 und 3 Minuten variiert werden. Standardansagen werden in der ausgewählten Sprache des Softphones abgespielt. Individuelle Ansagen gelten immer für alle Spracheinstellungen.

8 Audio Einstellungen Die Übersicht stellt in den ersten beiden Zeilen die exakte Systemeinstellung für Audio Geräte dar. Wählen Sie als Eingabe- und Ausgabegerät die gewünschten Geräte. Die Laustärke Telefon für Ein- und Ausgabegeräte sind ausschließlich global zu betrachten und reguliert die Gesamtlautstärke des Telefons für Mikrofon und Lautsprecher ohne die Systemeinstellungen zu verstellen.

9 Video Einstellungen Gerät Wählen Sie bitte die angeschlossene Video Kamera aus die für die Videotelefonie genutzt werden soll. Sende Video automatisch Wenn bei der Gesprächsannahme festgestellt wird, dass Videounterstützung unterstützt wird, startet Ninja automatisch die Videoübertragung. FPS FPS (Frames per second) ist die Anzahl der Bilder, die innerhalb einer Sekunde von der Kamer aufgenommen und gesendet werden sollen. Qualität Ninja besitzt 5 feste Qualitätsstufen für die Bildübertragung: Niedrig, Mittel, Hoch, Hervorragend, LAN. Die Qualitätsstufen sind so gewählt, dass ein guter Betrieb für DSL und auch LAN gewährleistet ist. Theoretisch ist sogar die Übertragung von HD Qualität möglich. Videodaten werden mit dem am meist verbreiteten Codec H263 transportiert. Auflösung Die Größe des Bildes das zum Empfänger gesendet wird. Für ADSL/DSL empfehlen wir CIF

10 STUN Server Manche VoIP Provider benötigen STUN Server zur korrekten Auflösung Ihrer IP Adressen, so dass eine Sprachverbindung aufgebaut werden kann. Im System findet lediglich ein STUN Server platz, der global angewendet wird. Des Weiteren können STUN Server unabhängig von Ihrem VoIP Provider genutzt werden. Starten Sie das Telefon nach einer Änderung neu! Verwende lokalen SIP Port Ihre Software nutzt für den Datenaustausch ausschließlich den ausgewählten Port. Insbesondere bei Firewalls ist dies ein sehr nützliches Feature um auch im LAN die Kommunikation auf lediglich einem Port sicherzustellen. Starten Sie das Telefon nach einer Änderung neu! Verwende lokalen RTP Port Ihre Software nutzt für den Datenaustausch ausschließlich den ausgewählten Port. Insbesondere bei Firewalls ist dies ein sehr nützliches Feature um auch im LAN die Kommunikation auf lediglich einem Port sicherzustellen. Starten Sie das Telefon nach einer Änderung neu!

11 Telefonverhalten Anzeigen bei eingehendem Anruf Bei eingehendem Anruf gelangt das Telefon in den Vordergrund. Minimieren bei Auflegen Bei Auflegen wir das Telefon in den Hintergrund gelegt. Lokale DTMF erzeugen Es werden auf Ihrem Lautsprecher DTMF Töne wiedergegeben. DTMF senden Es werden DTMF Töne beim klicken der Ziffern übermittelt. Auto Answer beibehalten Der letzte Speicherzustand von Autoantwort bleibt auch nach Beenden des Telefones bestehen. Anklopfen Signalisiert ein Anklopfen im Hörer. Ist die Funktion deaktiviert, dann wird dem Anrufer ein besetzt übermittelt falls Sie am telefonieren sind. Zeige Alertbox Zeigt bei einem eingehenden Anruf eine Infobox mit den Anruferdetails, wenn das Telefon keinen Fokus besitzt, ohne dass die Box selbst den Fokus erhält. Sie können somit bequem in einer Applikation ( , Textverarbeitung) während eines Anrufes weiterarbeiten. Autokonferenz beibehalten Der letzte Speicherzustand von Autokonferenz bleibt auch nach Beenden des Telefones bestehen. Bitte nicht stören (DND) beibehalten Der letzte Speicherzustand von DND bleibt auch nach Beenden des Telefones bestehen. Stumm beibehalten Der letzte Speicherzustand von Stumm bleibt auch nach Beenden des Telefones bestehen. Klingeltöne Durch markieren der Klingeltöne Standard, Wave 1 und Wave 2 ändern Sie den Klingelausgabeton, dessen Laustärke durch das rechte Volumemeter geändert werden kann. Durch klicken des Lautsprechersymbols erhalten Sie den Klingelton auf den ausgewählten Lautsprecher ausgegeben. Wählen Sie Benutzerdefiniert um eigene WAV als Klingelton zu hinterlegen. AEC Acoustic Echo Cancellation, technisches Verfahren zur akustischen Echoreduktion. Mit zu- und abnehmenden Werten kann eine Reduktion von Echo Effekten herbeigeführt werden.

12 Sie erreichen das Kontextmenü durch klicken der rechten Maustaste innerhalb des sichtbaren Telefonbereiches oder durch klicken der rechten Maustaste über dem Telefonsymbol in der Systray (links neben der Systemuhr). Zeige Telefon Sie erhalten durch einen klick auf diesen Menüpunkt das Telefon in den Vordergrund gestellt. Sprache Es werden alle verfügbaren Sprachen angezeigt. Das Telefon wechselt umgehend in eine neue Sprache wenn ein Wechsel vorgenommen wird. instellungen Sie gelangen zu den Telefoneinstellungen. Anruf Historie Anruflisten: Angerufen, Angenommen, Verpasst und Gewählt Beenden Beendet das Softphone SIP Proxies Durch markieren der Proxies 1 10 können Sie die Eingabemasken zur Konfiguration von bis zu zehn verschiedenen VoIP Diensten aufrufen. Richtig konfigurierte und angemeldete Accounts werden mit einem grünen Kasten versehen. Fehlerhafte Accounts mit denen keine Anmeldung am VoIP Dienst vorgenommen werden kann, werden mit einem roten Kasten gekennzeichnet. Wählen Sie Raute + Proxy um über diesen Proxy zu telefonieren, z.b: # Anruf mit Proxy2 mit Alternativ können Sie auch einen individuellen Prefix wählen und per Wählregel den gewünschten Proxy nutzen. Globale Einstellungen Media Einstellungen Konfiguration von Audioendgeräten Netzwerk Einstellungen Konfiguration von Netzwerkmerkmalen STUN, SIP und RTP Port Erweiterte Einstellungen Konfiguration von Klingelton, Echo, Speicherverhalten

13 Lizenzen Folgen Sie zur Lizenzierung der Software den Hinweistexten der Software. Beachten Sie bitte, dass bei dem Export Ihrer Lizenzdaten alle eingerichteten SIP Konten als auch Ihr Lizenzschlüssel gespeichert werden. Bewahren Sie die Sicherung sicher auf! Systeminformationen In dieser Rubrik werden alle wichtigen und aussagekräftigen Systeminformationen Ihres Computers dargestellt.

14 Anruf Ruflisten, Kontakte, MWI, Blockliste Wechseln Sie durch Anklicken der oberen Reiter Kontakte, Anruf Historie, MWI und Geblockt zwischen den jeweiligen Ansichten. Anruf Historie Alle Anrufe werden, nach der Uhrzeit sortiert, absteigend aufgelistet und in eingehende, ausgehende, verpasste und nicht erreichte Anrufe untergliedert. Klicken Sie auf einen der rechten Reiter um eine der vorgenannten Kategorien einzusehen. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Rufliste wird die Rufnummer automatisch gewählt. Anrufe mit Sprachnachrichten werden durch ein Lautsprechersymbol gekennzeichnet. Nutzen Sie die linke untere Navigation um die Dateneinträge zu verwalten und die rechte Navigation um Sprachnachrichten abzuspielen oder zu löschen. Kontakte Legen Sie Kontakte an, indem Sie auf + klicken. Bestätigen Sie nach Eingabe der Daten deren Speicherung durch Anklicken des grünen Häkchens. Um einen Kontakt anzurufen, wählen Sie zunächst aus der ersten Listbox den gewünschten SIP Account mit dem telefoniert werden soll und mit der zweiten Listbox die Zielrufnummer. Klicken Sie auf Wählen um den Anruf einzuleiten.

15 MWI (Message Waiting Indicator) Insofern Ihr SIP Provider die MWI (Message Waiting Indicator) Funktion unterstützt, erhalten Sie zu jedem SIP Provider die Information über die Anzahl neuer und alter Anrufbeantworternachrichten zu Ihrem SIP Konto. Dazu muss Ihr online Anrufbeantworter aktiviert sein. Geblockt Liste geblockter Rufnummern Wenn Sie bei einem eingehenden Anruf den Anrufern mit dem Symbol blocken, so wir dieser dauerhaft in der Geblockt Liste hinterlegt. Ruft der Anrufer nochmals an, so wird dieser sofort abgelehnt! Durch markieren des Kontaktes und drücken des - Buttons löschen Sie die Anrufernummer wieder aus der Liste. Aufnahmen Hier finden Sie alle Gesprächsaufzeichnungen aufgelistet, die ebenfalls in dem Unterverzeichnis Recording des Applikationsverzeichnis als Audiodatei zu finden sind. Sie können die Audiodateien mit beliebigen Programmen abspielen oder dafür Ninja nutzen. Markieren Sie eine Aufzeichnung und klicken Sie auf das Play Symbol um sie abzuspielen oder klicken Sie X um sie zu löschen.

16 Wählregeln Sie können beliebige Regeln definieren. Wcitig ist, dass alle Regeln von in Reihe von oben nach unten abgearbeitet werden. In dem obigen Beispiel können Sie das Verhalten Schritt für Schritt nachvollziehen. Dazu wurde die Testrufnummer (1234)56789 in das Editierfeld eingetragen. Mit jeder Regel verändert sich die Rufnummer in das gewünschte Format. Prefix der zu bearbeiten ist SIP Proxy Ergebnis des Testfeldeintrages durch Anwendung der Regeln Der gefundene Prefix wird mit nachfolgendem Wert ersetzt Der gefunden Prefix wird um den nachfolgendem Wert ergänzt Beispiel: Sie wollen, dass ausgehende Nummern ausschließlich auf Proxy #3 gewählt werden:

17 - TAPI - Was ist TAPI? Das Telephony Application Programming Interface (TAPI) ist eine Programmierschnittstelle für Telefonieanwendungen. Die Schnittstelle wurde 1993 von Microsoft und Intel eingeführt. Ab Microsoft Windows 95 wurde TAPI fest ins Betriebssystem verankert. Anwendungen für TAPI sind zum Beispiel Softwaretelefone, Videokonferenzprogramme oder Callcenter-Systeme. TAPI-Treiber sind auch in Verbindung mit ISDN-Telefonanlagen zur Konfiguration und Rufbehandlung mittels CTI gebräuchlich. Wie wird TAPI installiert? Der Ninja TSP Treiber (Tapi Service Provider) wird mit der Installation automatisch auf Ihrem System installiert. Danach kann von TAPI kompatiblen Geräten (z.b Software) der NINJA TSP Treiber als Telefonleitung gewählt werden. Das ist von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich. Bitte informieren Sie sich, wo genau in Ihrer Software (z.b. Kundenverwaltung) der TAPI Support konfiguriert wird. Der Name unseres TSP Treibers lautet: X-Phone Multi Line WICHTIG: Ninja ist nicht mit der Vorgängerversion X-Pro Multi Line kompatibel! Von Ninja erkannte Anrufe werden direkt über unseren TSP (Telephony Service Provider) an alle TAPI unterstützenden Applikationen (Outlook Plugin, CRM Software) weitergereicht. Softwarelösungen von Drittanbietern können mit den weitergereichten Informationen beispielsweise Kontaktfenster öffnen oder automatische Telefonnotizen erstellen. Sie finden die jeweils letzte Version unter Ein Release Candidate (RC) oder Freigabekandidat ist eine abschließende Testversion einer Software. Alle hier bereits integrierten Funktionen sind Leistungen, die die endgültige Version der Software enthalten soll. Das RC 1 beinhaltet eine Demo Soundeinspielung alle 30 Sekunden und kann in vollem Funktionsumfang getestet werden.

18 - ANHANG - Verwendung des kostenlosen Outlook AddIn Warum ein Outlook? Microsoft nutzt bei seinen Windows Veröffentlichungen teilweise sehr verschiedene Wählhilfen (Dialer). Alle Wählhilfen haben jedoch eines gemeinsam, sie unterstützen allesamt keine Identifizierung von eingehenden Anrufe. Aus diesem Grund haben wir ein ADDIN für unsere Software entwickelt, das ein- und ausgehende Anrufe erkennt und folgende Outlook Versionen unterstützt: Outlook 2000 Outlook 2002 (XP) Outlook 2003 Outlook 2007 Exchange Server (Zugriff auf eingebundene Kontaktordner) Das Outlook AddIn zeigt alle Anrufe in einem eigenen Fenster an. Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das bereitgestellte Outlook AddIn Freeware ist! Die Bereitstellung erfolgt ohne Gewähr auf Vollständigkeit, Funktionalität. Es wird kein Support für dieses Produkt geleistet. Der Einsatz auf Ihrem PC erfolgt auf eigene Gefahr. Informieren Sie sich auf unseren Webseite oder über neue Versionen. Installation Downloaden Sie die Installationsdatei aus unserem Downloadbereich: Starten Sie die Anwendung und folgen Sie den Anweisungen während der Installation. Konfiguration Die Konfiguration erfolgt per Setup vollkommen automatisch. Das AddIn ist nach einem Neustart von Outlook sofort verfügbar und einsatzbereit. Sie finden das AddIn als eigene Registerkarte unter Extras/Optionen wieder. Wenn Sie nun Ninja starten und einen Testanruf durchführen, so reagiert Outlook bereits mit der Anzeige des eingehenden Anrufes.

19 TAPI-Line Device Ist in der aktuellen Version an Ninja gebunden und kann nicht verändert werden. Ignore SIP-Suffix Sie können entscheiden ob der komplette SIP URI Pfad dargestellt werden soll oder lediglich die Rufnummer. Journaling active Mit den Standardeinstellungen werden alle Telefonate direkt in das Outlook Journal gespeicher. Anrufe werden wie folgt gespeichert: Missed -- Sie haben einen Anruf verpaßt Dialed -- Gewählte Rufnummer ohne Verbindung mit Teilnehmer Answered (IN) -- Sie haben einen Anruf entgegengenommen Answered (OUT) -- Sie haben selbst jemanden angerufen Re-Index Contact Info... Neues initialisieren aller Kontakte falls viele Veränderungen durchgeführt wurden und der Dienst keine Kontakte mehr darstellt. Rules Führende Zeichnen in der Rufnummer können ersetzt werden Arbeitsweise des Outlook AddIn Das Outlook AddIn bietet Ihnen im zwei neue Buttons mit "Make Call...". Der Button wird verwendet um ausgehende Anrufe zu tätigen und ist ausschließlich in den Kontaktansichten zu sehen. Wenn Sie einen Anruf tätigen wollen so brauchen Sie lediglich den gewünschten Kontakt zu markieren und auf den angezeigten Make Call Button zu klicken. Haben Sie bereits einen Kontakt geöffnet dann wird durch einen klick auf den Button automatisch eine Auswahl der im Kontakt angegebenen Rufnummern zur Wahl bereitgestellt. Ausgehende Anrufe Nachdem Sie einen Kontakt ausgewählt haben und per Make Call Button zum Anruf vorbereitet haben, öffnet sich ein Fenster mit der Auswahl der dem Kontakt zugeordneten Rufnummern. Bitte wählen Sie die zu wählende Rufnummer aus und bestätigen diese durch klick auf den Button "OK". Nach der Bestätigung des zu tätigenden Anrufes erhalten Sie von dem Outlook AddIn ein Statusfenster angezeigt das Ihnen den ausgehenden Anruf signalisiert. Wird das Gespräch entgegengenommen, so erhalten Sie den Status "CONNECTED" (VERBUNDEN) Das Statusfenster wird während aktiven Gesprächen immer in den Vordergrund gestellt. Es öffnet und schließt sich automatisch sobald keine aktiven Gespräche mehr zu erkennen sind. Klicken Sie auf das rechts oben angezeigte "x", um das Infofenster zu schließen. Über die "Refresh..."-Schaltfläche können Sie den Fensterinhalt aktualisieren. Sobald eine Statusinformation zu sehen ist, haben Sie die Möglichkeit einen dazugehörigen Kontakt anzeigen zu lassen. Markieren Sie dazu den Anrufer / Anzurufenden in der Statusbox und klicken Sie "Show Contact".

20 Eingehende Anrufe Wie bei ausgehenden Anrufen erhalten Sie bei eingehenden Anrufen ein Stausfenster dargestellt. Sie erhalten "OFFERING" als Information für den eingehenden Anruf inklusive der Rufnummer des Anrufers. Sobald eine Statusinformation zu sehen ist haben Sie die Möglichkeit einen dazugehörigen Kontakt anzeigen zu lassen. Markieren Sie dazu den Anrufer / Anzurufenden in der Statusbox und klicken "Show Contact". Sie können auch bei anonymen oder unbekannten Anrufen neue Kontakte anlegen. Markieren Sie den Anrufer und klicken anschließend auf "Show Contact...". Sie erhalte ein neues Kontaktfenster mit vorausgefüllter Rufnummer des Anrufers (nur bei Rufnummernübermittlung) Über die "Refresh..."-Schaltfläche können Sie den Fensterinhalt bei Bedarf auch per Hand aktualisieren.. Anrufjournal Alle Anrufe werden automatisch als Journaleintrag in das Outlook Standardjournal geschrieben Sie erhalten alle wichtigen Verbindungsdaten dargestellt und sind mittels gewohnter Outlook Funktionalität kategorisierbar und sortierbar. Sortieren Sie die Anrufe durch klick auf die gewünschte Kopfzeile. Manche Sortierungen sind nicht über den Header erlaubt. Bitte nutzen Sie dafür die bewährte Outlook Gruppierfunktion.

21 English Version 1. Do not Disturb (DND) incoming calls will be sent to voic or given a busy indication. This feature reacts is dependent upon your provider. 2. Auto Conference (AC) Combined with the Auto-Answer feature, these two features can control the way participants are added to a conference. 3. Auto Answer (AA) The phone immediately answer the call. 4. Speaker output to external ringtone 5. Audio Recorder click it meanwhile a conversation 6. Hang Up 7. Mic Volume 8. Mute 9. Settings 10. Help 11. Minimize 12. Close 13. Status Information 14. Display Information All important information are shown in the Display area. 15. Lines The number of available lines differs between licence levels. Incoming calls are routed to line 6. They are indicated by a blinking red LED. Active lines are signalled by a continously illuminated green LED. By clicking at an active line during a phone conversation, the line is set to the "on hold" state. "On Hold" is indicated by a blinking green LED. If your Public Branch Exchange (PBX) supports "music on hold", the party that has been set on hold will heart that music. In order to unhold a line, simply click at the line. You'll then be able to continue your conversation with the remote party that was on hold. 16. Conference If there are calls on more than one line (on hold or active), a simple click at the "conference" button is sufficient to create a conference. All parties that have previously been on hold or active are instantaneosly added to the conference. If you click at an unused line (a line that is idle) while being in a conference, e.g. to reply to an incoming call or to make a new call, all participants of the conference are set "on hold". This is indicated by blinking green LEDs on the line buttons. By clicking at the "conference" button, the conference between all active parties and the parties that had been "on hold" is reestablished.

22 17. Dial 18. Speaker Volume 19. Redial It dials always the last dialed number. 20. Call History & Contacts 21. Clear Display 1. Ban This feature blocks a specific caller ID Wir verwendet um einen Anrufer permanently. Incoming calls from banned parties are automatically handled as "Do Not Disturb". Banned parties are listed in a "Banned Parties" List and can be unblocked by simply deleting the corresponding entry. 2. Ignore An incoming call can be ignored for one time with this function. The caller will receive the status "Busy". 3. Blind Transfer During a call, the transfer icon is being displayed. By clicking at the icon, the participant is set on hold. Subsequently, enter a destination URI (phone number) and press the return key to transfer the call to the new destination URI. Instead of pressing the return key, you can click at the make call or hangup button. 4. Callback Transfer During a call, the consultation icon is as well being displayed. By clicking at the icon, the participant is set on hold. The telephone asks you to enter a destination URI (phone number) for a consultation call. If you want to transfer your consultation party to the party on hold, click at the transfer button. After terminating the conversation with your consultation party, the phone forwards the party on hold to the destination URI and gives a short audio signal. During the time the call has not yet been established, the line with the party on hold is blinking red. By clicking at the line you can reestablish the call with the party on hold at any time. 5. Voicebox Transfer Incoming calls can be routed directly to the voice box by clicking at the voicebox icon. 6. Encryption function will be available in a higher Ninja version in 2Q 08. The lock displayed in the unlocked state indicates that all voice data for the active call is transmitted in the clear. By clicking at the lock icon, the phone will attempt to encrypt the conversation by negotiating key data with the phone on the remote side. Detailed information will be available with Ninja Crypt. 7. Open Outlook

23 Proxy Server Activate Set to yes in order to activate the SIP account Proxy Name Please enter a meaningful name for the SIP Proxy (e.g. OurPBX or SipProvider1) Domain/Realm Domain name of your SIP service provider. This parameter is supplied by your SIP service provider! with all registered clients. Proxy Server Proxy server address of the SIP registrar server of your SIP provider. Can be an IP address or a URL that is later parsed by a name server (e.g. sip.mysipprovider.com). A registrar server manages the registering of internet telephones. It communicates SIP Port A logical port used to communicate with the SIP registrar server. Most commonly used: Port Out Bound Proxy Proxy server address (IP or named URI) of the server that handles outbound calls. Outbound Proxy Port Port used by the outbound proxy server of your provider. Credentials Display Name The name that is displayed by the telephones of your remote parties. The display name is your caller ID. It can contain space characters. User Name Your username/user ID of the account at your SIP telephony service provider. This parameter is supplied by your SIP service provider. Password Your password for the SIP account. This parameter is supplied by your SIP service provider.

24 Auth User Depending on your SIP telephony service provider, an additional user name can be provided byyour service provider. Please enter this parameter in this field. Audio Codecs Voice encoders/decoders (codecs) are activated and deactivated by enabling/disabling the corresponding checkboxes. Depending on your preferences, you can set the priority for each codec by clicking at the buttons depicting arrows. If your VoIP provider requires a fixed order, your settings can potentially be disregarded by your provider s server! Otherwise will your phone transmit the preferred codec order to the server and a suitable codec will be chosen to establish your call. By clicking at the Reset to defaults button will the default order be restored, depending on your environment setting (narrow bandwidth or broadband). Use local IP If the SIP server is part of your local area network, please choose Yes from the pulldown menu in order to enable for correctly resolving domain names and IP addresses. Default setting is No because a SIP server is almost in no case part of your local area network. Call signal Some SIP Provider are playing their own call signal. You can activate/deactivate the signal here.

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