LEITFADEN FÜR VIDEOKONFERENZPROFIS

Transkript

1 Optimale Nutzung Ihres Videokonferenzsystems Kurzanleitung In dieser Kurzanleitung finden Sie wesentliche Informationen, die dazu beitragen sollen, die Anwendung und Durchführung von Videokonferenzen so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Hinterlegen Sie diese Kurzanleitung in den Konferenzräumen sowie auf der Intranet-Seite der Videoschulung und verteilen Sie eine Druckversion in den Seminaren. Um diesen Leitfaden Ihrer Unternehmenskommunikation anzupassen, empfiehlt es sich, grundlegende Informationen über Teilnehmerverzeichnis, Wählhinweise zu IP und ISDN und für nationale und internationale Anrufe sowie Besonderheiten bei der Verwendung bestimmter Geräte hinzuzufügen. Fügen Sie auch die Kontaktinformationen und Sprechzeiten der Video Superuser hinzu, um in Ihrem Unternehmen bestmöglichen Support für die Anwender zu garantieren.

2 So beginnen sie Ihre Videokonferenz 1. Steuern Sie Ihre Konferenz mit Hilfe der Fernbedienung. 2. Falls Sie sich in einem Konferenzraum befinden, stellen Sie das Mikrofon auf die vordere Seite des Tisches, damit wirklich jedes Wort problemlos erfasst wird. 3. Zum Einschalten des Mikrofons drücken Sie die Umschalttaste Mic-Off auf der Fernbedienung. So führen Sie einen Punkt-zu-Punkt-Anruf durch 1. Drücken Sie eine beliebige Taste der Fernbedienung, um den Endpunkt zu aktivieren. 2. Drücken Sie die Taste Telefonbuch, die sich zwischen der grünen und der roten Taste befindet, um das Verzeichnis aufzurufen. 3. Blättern Sie mit den Pfeiltasten bis zum gewünschten Telefonbuch oder zu Meine Kontakte und drücken Sie danndie Taste OK/Menu. 4. Blättern Sie nach oben oder unten, um die Person auszuwählen, die Sie anrufen möchten. 5. Drücken Sie die grüne Taste Anrufen, um eine Verbindung zur gewünschten Person herzustellen. 6. Drücken Sie zweimal die rote Taste Auflegen, um die Verbindung zu beenden. So starten Sie eine Präsentation 1. Schließen Sie den Laptop oder ein anderes Peripheriegerät mit Hilfe des VGAKabels, das sich in der Mitte des Konferenztisches befindet, an. 2. Beginnen Sie einen Live-Videokonferenzanruf. 3. Wählen Sie auf Ihrem Computer den Präsentationsmodus. 4. Betätigen Sie die blaue Taste Präsentation, um die Präsentation während des Videoanrufes zu aktivieren. 5. Betätigen Sie erneut die blaue Taste Präsentation, um die Präsentation vom Videoanruf zu trennen. So regulieren Sie die Lautstärke 1. Wenn Sie die Lautstärke anpassen möchten, betätigen Sie Vol + oder -. Der aktuelle Lautstärkepegel wird auf dem Bildschirm angezeigt. Seite 2

3 So benutzen Sie das Mikrofon, während einer Videokonferenz 1. Schalten Sie das Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen. Drücken Sie Mikrofon aus, um das Mikrofon ein- oder auszuschalten. Auf dem Bildschirm wird angezeigt, wenn das Mikrofon ausgeschaltet ist. 2. Sobald Ihr Mikrofon stumm geschaltet ist, erscheint auf den Bildschirmen am anderen Ende der Leitung die Meldung Mikrofon Gegenseite aus. 3. Das Symbol Mikrofon aus blinkt, sobald in Ihrem Raum eine akustische Aktivität festgestellt wurde. Kamerasteuerung mit Schwenken- / Zoomen- / Neigen-Funktionalität (sofern das Gerät diese Funktionalität besitzt) 1. Um die Kamera anzupassen, drücken Sie Zoom + oder -. Verwenden Sie die Pfeiltasten für Schwenk- und Neigebewegungen der Kamera nach oben, unten, links oder rechts. So starten Sie einen Mehrteilnehmer-Anruf 1. Drücken Sie eine beliebige Taste der Fernbedienung, um den Endpunkt zu aktivieren. 2. Drücken Sie die Taste Telefonbuch, die sich zwischen der grünen und der roten Taste befindet, um das Verzeichnis aufzurufen. 3. Blättern Sie mit den Pfeiltasten bis zum gewünschten Telefonbuch oder zu Meine Kontakte und drücken Sie dann die Taste OK/Menu. 4. Blättern Sie nach oben oder unten, um die Person auszuwählen, die Sie anrufen möchten. 5. Drücken Sie die grüne Taste Anrufen, um eine Verbindung zur gewünschten Person herzustellen. 6. Führen Sie die Schritte 2 5 für jeden weiteren Teilnehmer aus, der angerufen werden soll. 7. Falls Sie einen Teilnehmer hinzufügen, der lediglich per Telefon teilnimmt, drücken Sie OK/Menu. Wählen Sie die Rufnummer und drücken Sie dann die rechte Pfeiltaste, bis Sie das Videosystem-Symbol erreicht haben. Drücken Sie OK/ Menu. Der Video Call wird als Standardvorgabe gewählt. Betätigen Sie Pfeiltaste unten und anschließend OK/Menu, um Telefon zu wählen. Durch ein Symbol auf dem Bildschirm wird angezeigt, wenn ein Telefonteilnehmer zugeschaltet wurde. 8. Betätigen Sie die rote Taste Auflegen zweimal, um alle Verbindungen sofort zu beenden. Seite 3

4 Die Cisco (TANDBERG) Fernbedienung Mic off (Mikrofon aus): Mit dieser Taste wird das Mikrofon ein- und ausgeschaltet. Phone Book (Telefonbuch): Drücken Sie die Telefonbuchtaste, um gespeicherte Kontakte anzurufen. Home (Hauptmenü): Mit dieser Taste gelangen Sie zurück ins Hauptmenü. Layout: Die Layout -Taste ändert das Bildschirm-Layout. Durch erneutes drücken wechseln Sie zu anderen Layouts. Cancel (Abbrechen): Mit Abbrechen schließen Sie das Hauptmenü oder gelangen zurück in die Untermenüs. Wenn Sie diese Taste länger gedrückt halten, werden alle Menüs geschlossen. OK and arrow keys (OK und Pfeiltasten): Mit OK wird ein Menü geöffnet. Mit den Pfeiltasten können Sie navigieren. Bei geschlossenem Menü wird mit den Pfeiltasten die Kamera bewegt. Zoom: Drücken Sie Zoom + oder, um das Kamerabild hinein oder heraus zuzoomen. Volume (Lautstärke): Mit Volume + und wird die Systemlautstärke eingestellt. Seite 4

5 Die Cisco (TANDBERG) Fernbedienung End Call (Auflegen): Drücken Sie Auflegen, um einen Anruf zu beenden. Ist kein Anruf aktiv, so können Sie mit Auflegen den Standby-Modus aufrufen. Funktionstasten: Diese Tasten ermöglichen shortcuts und erweiterte Funktionen. Jede Funktionstaste entspricht einem Symbol auf dem Bildschirm Call (Anrufen): Durch das Drücken von Anrufen, tätigen Sie einen Anruf. Zum PC wechseln: Drücken Sie diese Taste erneut, um zur Main-Camera zurück zu schalten. Halten Sie Zum Pc wechseln gedrückt, um im Menü den Punkt Präsentation zu öffnen, um andere Quellen auszuwählen. Pound key and A/a key (Nummernzeichen und A/a Taste): Mit der Rautetaste rufen Sie (während einer bestehenden Verbindung) den Tonwahlmodus (DTMF) auf. Anschließend drücken Sie auf OK. A/a: Während der Texteingabe schalten Sie hiermit zwischen Klein- und Großschreibung um. Halten Sie diese Taste gedrückt, um zwischen dem Buchstaben-/Nummernmodus umzuschalten. Nummerntasten: Benutzen Sie diese Tasten um Nummern und Buchstaben einzugeben. 0-9, a-z, Leertaste, :, * : Mit wiederholtem Drücken auf die jeweilige Taste, werden Ihnen die Optionen dahinter gezeigt. abc/123 #: Wenn Sie die # -Taste drücken und gedrückt halten, können Sie damit Tastentöne einstellen. Seite 5

6 Häufig gestellte Fragen Fernbedienung Kann ich die Videokonferenz ohne Fernbedienung steuern? Nein. Videokonferenzen werden ausschließlich über die Fernbedienung gesteuert. Kann ich mit der Fernbedienung andere Seiten einer Präsentation aufrufen? Nein. Die Fernbedienung steuert nur das Videosystem. Mikrofon und Lautstärkenregelung Wo befindet sich das Mikrofon? Abhängig vom System und von der Raumeinrichtung kann sich das Mikrofon an einer der folgenden Stellen befinden: direkt im Endpunkt eingebaut, auf dem Tisch, oder an der Decke angebracht. Was erfasst das Mikrofon? Das Mikrofon ist sehr empfindlich und kann daher sogar ein Räuspern am anderen Ende des Raums erfassen. Daher ist es empfehlenswert, das Mikrofon abzuschalten, wenn nicht gesprochen wird. Kann ich die anderen Teilnehmer noch hören, wenn ich mein Mikrofon abschalte? Ja, aber die anderen können Sie nicht hören. Wird mit dem Lautstärkeregler die Lautstärke der Signale verändert, die ich höre, oder die Lautstärke dessen, was die Teilnehmer am anderen Ende hören? Es wird nur die Lautstärke dessen verändert, was Sie hören. Bildschirmkapazität Wie viel Personen oder Standorte kann ich gleichzeitig auf dem Bildschirm darstellen? Diese Frage lässt sich nicht exakt beantworten. Die Anzahl der Teilnehmer hängt von dem verwendeten Endpunkt ab, und davon, ob der Teilnehmer über eine MCU zugeschaltet wurde, und davon, wie viele Anrufe die MCU verarbeiten kann. Wenn mehr als eine Person an der Konferenz teilnimmt, wessen Bild wird auf dem Bildschirm angezeigt? In den meisten Fällen werden alle Teilnehmer auf dem Bildschirm dargestellt. Bei großen Konferenzen können Sie auch eine Sprachaktivierung einstellen, bei der stets der jeweilige Sprecher im Vollbild dargestellt wird. Wozu dient die SelfView-Taste? Sie platziert bei Betätigung das eigene Bild im Konferenzbildschirm. Seite 6

7 Häufig gestellte Fragen Bildschirmanordnung Wozu dient die Layout-Taste? Mit der Layout-Taste wird die Anordnung aller offenen Fenster Ihres Videokonferenz-Bildschirms umge schaltet. Kann ich mit der Layout-Taste die Fensteranordnung für alle Teilnehmer ändern? Nein. Diese Taste verändert nur die Anordnung auf Ihrem Bildschirm. Präsentation Wozu dient die Presentation-Taste? Sie zeigt den Inhalt Ihres PC-Bildschirms als Bild in der Videokonferenz. Kann ich abgesehen von Präsentationen auch andere Dateien zeigen? Ja. Mit der Presentation-Taste können Sie jede beliebige Anwendung zeigen, die auf Ihrem PC geöffnet ist. Sie können alternativ auch andere Audio/Videogeräte anschließen und deren Inhalt anderen zeigen. Wie schalte ich zwischen Präsentationen um? Im Presentation Modus wird einfach nur der aktuelle Inhalt Ihres PCs angezeigt oder des per VGA-Kabel angeschlossenen Gerätes. Wenn Sie zwischen Präsentationen oder anderen Dateien auf Ihrem PC umschalten, wird automatisch die aktive Datei in der Videokonferenz gezeigt. Was passiert, wenn ich die Presentation-Taste betätige, während ein anderer Teilnehmer eine Präsentation zeigt? Auf dem Konferenzbildschirm wird dann die Datei Ihres PC angezeigt und ersetzt die Datei, die vorher vom anderen Teilnehmer gezeigt wurde. Kann ich verhindern, dass ein bestimmter Teilnehmer während der Konferenz meine Präsentation oder meine Datei sieht? Nein. Seite 7

8 Privatsphäre Werden Videokonferenzen auf einem externen Netzwerk bereitgestellt? Nein. Videokonferenzen werden im Netzwerk Ihres Unternehmens gespeichert. Können Unbefugte meine Videokonferenz abhören? Nein. Sie können einstellen, dass Ihre Videokonferenz verschlüsselt übertragen wird, was durch ein Verriegelungssymbol auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird. Kann sich jemand ohne mein Wissen zu meiner Videokonferenz zuschalten? Nein. Sämtliche zugeschalteten Standorte werden auf dem Bildschirm angezeigt. Wussten Sie schon? Videokonferenzsysteme gehören heute zu einer wirtschaftlich fundierten Unternehmensausrichtung und dürfen weder in einer Kostenoptimierungsstrategie noch in der ökologischen Außendarstellung fehlen. KONTAKT DEKOM AG Kellerbleek 3 D Hamburg Die Kosteneinsparungen und die Reduzierung der fossilen Ressourcen sind erheblich und ein wesentlicher Faktor der Wirtschaftlichkeitsplanung von Unternehmen jeder Größe. Dies führt zu einer höheren Rentabilität und einer höheren langfristigen Wertsteigerung für alle Beteiligte. Tel: Fax: Video IP: mpe@dekom.uc.de info@dekom.com Seite 8