Allgemeine Richtlinien der GS

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1 Allgemeine Richtlinien der GS Fassung vom Genehmigt durch den Lenkungsausschuss der Graduiertenschule am: Dieses Dokument regelt die Rechte und Pflichten aller Doktorandinnen und Doktoranden sowie der Betreuerinnen und Betreuer (Principal Investigator), die in der Graduiertenschule Computing in Medicine and Life Sciences (GS) der Universität zu Lübeck eingeschrieben sind. Mit der Einschreibung erkennen sowohl die Doktorandin/ der Doktorand als auch die beiden zugehörigen Betreuerinnen/ Betreuer diese Richtlinien an. Jede Doktorandin/ jeder Doktorand erhält ein Exemplar dieser Vorgaben bei der Einschreibung. Dieses Dokument ist in zwei Abschnitte unterteilt. Abschnitt A ist für alle Mitglieder der Graduiertenschule verpflichtend. Abschnitt B betrifft alle Doktorandinnen und Doktoranden, die über die Graduiertenschule finanziert Abschnitt A Generelles 1 Grundlegendes (1) Die Richtlinien finden ab dem Tag der Einschreibung in der GS Anwendung und gelten bis zum Abschluss der Dissertation. (2) Grundausstattung ist entsprechend den Vorgaben der DFG von der Beschaffung ausgeschlossen. Darunter ist die für einen Fachbereich, ein Institut, eine Arbeitsrichtung allgemein übliche gerätetechnische Ausstattung zu verstehen. Hierzu ist auch der Bedarf zu rechnen, der sich aus der Notwendigkeit von Ersatzbeschaffungen ergibt. Die Graduiertenschule geht davon aus, dass für jedes Projekt die übliche Grundausstattung zur Verfügung steht, und fördert diesen Bedarf grundsätzlich nicht. (3) Für Reise- und Bewirtungskosten gelten die Regularien der Universität zu Lübeck. (4) Über Angelegenheiten, die nicht in den Richtlinien geregelt sind, entscheidet die GS-Leitung individuell

2 2 Einschreibung an der Graduiertenschule (1) Jeder Principal Investigator (PI) kann neue Forschungsprojekte zentral über die GS ausschreiben, sofern diese Projekte der Tandemstruktur entsprechen und die finanziellen Mittel für die Doktorandin/ den Doktoranden entsprechend gesichert sind. Die Finanzierungsquelle (GS-Mittel bzw. Drittmittel) kann nur einmalig und nur in begründeten Ausnahmefällen gewechselt (2) Für die Einschreibung muss die Doktorandin/ der Doktorand folgende Dokumente in deutscher oder englischer Sprache vorlegen (ggf. ist eine beglaubigte Kopie zusammen mit den Originalen vorzulegen): a. Motivationsschreiben b. Lebenslauf c. Master- oder Diplomzeugnis (wenn vorhanden, andernfalls nur Fast-Track möglich) d. Bachelorzeugnis e. Zwei Empfehlungsschreiben (3) Nach erfolgreicher Aufnahme an der GS muss sich die Doktorandin/ der Doktorand auch als PhD-Student an der Universität zu Lübeck einschreiben. Dazu sind folgende Dokumente auszufüllen und beim Studierenden-Service-Center vorzulegen: a. Ausgefüllter Einschreibebogen b. Unterschriebene Nutzungsordnung für die EDV-Pools c. Unterschriebene Datenschutzerklärung d. Ausweis e. Bachelor- und Masterzeugnis (Original und Kopie) in deutscher oder englischer Sprache f. Vertrag der Graduiertenschule (Original und Kopie) g. Nachweis über Krankenversicherung h. Passfoto i. Abiturzeugnis (Original und Kopie, nur bei deutschen Bewerbern) j. Exmatrikulationsbescheinigung (nur bei Absolventen einer deutschen Universität) (4) Innerhalb eines Monats nach Aufnahme in der GS muss das Supervision Agreement (SA) von der Doktorandin/ dem Doktoranden und den beiden Betreuerinnen/ Betreuern ausgearbeitet sein. Dafür sind die Vorgaben der Satzung zu beachten. (5) Die Doktorandin/ der Doktorand wird dem Institut der/ des ersten Betreuerin/ Betreuers zugeordnet. Für Kosten der Doktorandin/ des Doktoranden, die die GS nicht übernehmen kann, muss das entsprechende Institut aufkommen. (6) Die Doktorandin/ der Doktorand verpflichtet sich zur Erfüllung des Curriculums, das im Rahmen des SA definiert wurde. 3 Anmeldung der Dissertation (1) Der Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren ist unter Angabe des angestrebten Grades an die Vorsitzende/ den Vorsitzenden des Promotionsausschusses (Sprecherin/ Sprecher der MINT-Sektionen) zu richten

3 (2) Die Unterlagen für die Zulassung zur Promotion sind spätestens zwei Wochen vor der jeweiligen Sitzung des Senatsausschusses im Büro der MINT-Sektionen einzureichen. Nähere Informationen zum Promotionsverfahren können im Sekretariat der MINT-Sektion erfragt Abschnitt B Finanzierung 4 Mittel der Graduiertenschule (1) Die finanziellen Mittel, die die Doktorandin/ der Doktorand von der GS zur Verfügung gestellt bekommt, müssen entsprechend der Landeshaushaltsordnung des Landes Schleswig-Holstein sparsam und wirtschaftlich eingesetzt Alle Ausgaben müssen nachvollziehbar und angemessen sein. (2) Anschaffungen sind von der GS-Leitung zu genehmigen. (3) Bücher und Journals werden nach Absprache mit der GS-Leitung von der Bibliothek der Universität angeschafft und müssen dort registriert (4) Alle Anschaffungen sind nach dem Ausscheiden aus der GS spätestens am letzten Tag der Zugehörigkeit zur GS zurückzugeben. Auf Antrag können sie als Leihgabe im jeweiligen Institut verbleiben. 5 Stipendium (1) Das Stipendium für jede Doktorandin/ jeden Doktoranden beträgt im ersten Jahr monatlich 1250, im zweiten Jahr monatlich 1300 und ab dem dritten Jahr monatlich Die maximale Hinzuverdienstgrenze liegt bei 6000 pro Jahr. Das Überschreiten dieses Betrags ist der GS frühzeitig zu melden. (2) Zusätzlich zum Stipendium wird ein Kinderzuschlag gewährt. Dieser beträgt monatlich 400 für das erste zu berücksichtigende Kind zuzüglich jeweils 100 für jedes weitere Kind. (3) Die finanzielle Unterstützung endet spätestens mit Ablauf des Monats, in dem die Promotion abgeschlossen wird. (4) Bei vorzeitigem Ausscheiden aus der GS endet die finanzielle Unterstützung automatisch zum Ende des Monats, in dem die Doktorandin/ der Doktorand die GS verlässt. Das gewährte Stipendium ist nicht zurückzuzahlen. 6 Veröffentlichungen/ Konferenzreisen (1) Jeder Doktorandin/ jedem Doktoranden kann während der Promotion ein Budget von bis zu 3000 für Veröffentlichungen und die Teilnahme an Konferenzen gewährt (2) Jede Beanspruchung des Budgets muss vorher bei der GS unter Darlegung der voraussichtlichen Kosten beantragt Diesem Antrag wird stattgegeben, sofern das Budget der GS dies für das jeweilige Haushaltsjahr zulässt

4 (3) Für Reisekosten sind die Vorgaben der Universität zu Lübeck sowie des Bundesreisekostengesetzes (Reisekosten-Merkblatt und Hotelhöchstsätze bei Auslandsdienstreisen) und die Erstattungsfähigkeit von Fahrtkosten. (4) Die Doktorandin/ der Doktorand muss die tatsächlichen Kosten innerhalb von vier Wochen nach der Veröffentlichung/ der Reise per Reisekostenabrechnung und mit Originalbelegen nachweisen. (5) Jede Veröffentlichung muss einen Hinweis auf die Mitgliedschaft in der GS beinhalten. Dabei ist das Corporate Design der Universität zu Lübeck zu beachten. 7 Summer School (1) Jeder Doktorandin/ jedem Doktoranden kann während der Promotion ein Budget von bis zu 1000 für den Besuch von Summer Schools gewährt Dabei sind die Vorgaben nach aus Anhang A der Prüfungsordnung der GS zu beachten. (2) Die Übernahme der Kosten für die Teilnahme an der Summer School muss vorher bei der GS beantragt Diesem Antrag wird stattgegeben, sofern das Budget der GS dies für das jeweilige Haushaltsjahr zulässt und die Betreuer die Teilnahme befürworten. (3) Für Reisekosten sind die Vorgaben der Universität zu Lübeck sowie des Bundesreisekostengesetzes (Reisekosten-Merkblatt und Hotelhöchstsätze bei Auslandsdienstreisen) und die Erstattungsfähigkeit von Fahrtkosten. (4) Die Doktorandin/ der Doktorand muss die tatsächlichen Kosten innerhalb von vier Wochen nach Rückkehr von der Summer School per Reisekostenabrechnung und mit Originalbelegen nachweisen. (5) Ein Tagegeld wird nicht gewährt. 8 Sonstige Kosten Finanzierungen (1) Die Übernahme anderweitiger / zusätzlicher Kosten wird fallspezifisch geprüft. (2) Anderweitige Kosten können sein: - Teilnahme an zusätzlichen Summer Schools - Auslandsaufenthalt im Rahmen des Projektes (3) Jede Zusatzfinanzierung durch die GS muss vorher bei der Leitung der GS unter Darlegung der voraussichtlichen Kosten, Begründung für die Finanzierung und Befürwortung der Betreuer beantragt Die Prüfung des Antrages kann bis zu drei Wochen in Anspruch nehmen. (4) Das Budget für einen Auslandsaufenthalt im Rahmen des Projektes kann bis zu 800 für Reisekosten und jeweils 300 pro Monat für Unterkunft zusätzlich zum Stipendium umfassen, allerdings nur bei Aufenthalten außerhalb Lübecks. Erhält die Doktorandin/ der Doktorand weitere finanzielle Unterstützung von Dritten, so ist sie/ er verpflichtet, dies der GS-Leitung mitzuteilen. Diese Mittel werden angerechnet. Dabei bleiben die ersten 100 bei der Berechnung unberücksichtigt, 80% des verbleibenden Restbetrags werden von den monatlich 300 abgezogen

5 9 Einladung von Gästen (1) Die Einladung von Gästen zu Kolloquiumsvorträgen oder für einen längeren Forschungsaufenthalt muss vorher bei der GS beantragt Diesem Antrag wird stattgegeben, sofern das Budget der GS dies für das jeweilige Haushaltsjahr zulässt. (2) Die GS beantragt die Reisekostenübernahme beim Personaldezernat unter Spezifizierung der Erstattungsart. (3) Für Reisekosten sind die Vorgaben der Universität zu Lübeck sowie des Bundesreisekostengesetzes (Reisekosten-Merkblatt). Erstattungsfähig sind Zugfahrten und Flüge (2. Klasse bzw. Economy Class) sowie Autofahrten bis zu einer Erstattungsgrenze von 130 (650km). Taxifahrten sind in der Regel nicht erstattungsfähig. (4) Gastgeschenke werden von der GS bereitgestellt. (5) Das Catering (nur bei Kolloquium) wird von der GS organisiert. (6) Die Bewirtungskosten für ein Speakers-Dinner (nur bei Kolloquium) werden für den Gast sowie bis zu vier am Kolloquium teilnehmende GS-Doktorandinnen/ Doktoranden bis zu einer Höchstgrenze von jeweils 20 pro Person übernommen. Übersteigende Beträge sind selbst zu tragen. (7) Die tatsächlichen Kosten müssen innerhalb von vier Wochen nach dem Kolloquium bzw. der Abreise des Gastes per Auslagenabrechnung und mit Originalbelegen bei der GS nachgewiesen (8) Die GS beantragt die Freigabe der Rückerstattungen per Verwendungsnachweis beim Personaldezernat