PERFEKTION IM DETAIL. SUCCESS STORY

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1 PERFEKTION IM DETAIL. SUCCESS STORY

2 SIEMENS AG OPTIMIERUNG DER ZAHLUNGSEINGANGS- VERARBEITUNG IN EINER KOMPLEXEN, GLOBALEN SHARED SERVICE UMGEBUNG Die Siemens AG (Berlin und München) ist ein weltweit führendes Unternehmen der Elektronik und Elektrotechnik Mitarbeiter (Stand 30. September 2014) entwickeln und fertigen Produkte, projektieren und erstellen Systeme und Anlagen und erbringen maßgeschneiderte Dienstleistungen. Mehr Informationen zu Siemens: So wie das Unternehmen gewachsen ist, so hat sich auch die IT-Landschaft des Unternehmens entwickelt. Aktuell gibt es zahlreiche SAP- und Non-SAP-Systeme, verteilt auf über 600 Konzerngesellschaften bei Siemens, die über verschiedene regionale Shared Service Center für die Zahlungseingangsverarbeitung genutzt werden. Um in den Finance Shared Service Centern effizientere Prozesse für die Zahlungseingangsund Kontoauszugsverarbeitung zu schaffen, hat Siemens in einem Projekt die Hanse Orga-Software FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application eingeführt. Langfristiges Ziel ist die globale Harmonisierung dieser Prozesse. FinanceSuite AutoBank ist vollständig in SAP eingebettet und schafft damit eine nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft bei Siemens. Mit der Hanse Orga-Lösung lassen sich die Verarbeitungsschritte bei Kontoauszügen, Zahlungsavisen und Lockbox-Dateien weitgehend automatisieren und dadurch deutlich verbesserte Zuordnungsquoten erreichen. Unsere Anwender weltweit sind sehr zufrieden, denn die Usability der FinanceSuite Auto- Bank Automatic Cash Application ist hoch und das System läuft stabil. Hanse Orga ist zudem ein zuverlässiger Partner, der flexibel ist und immer ein offenes Ohr für Kundenvorschläge hat. Unserem Ziel, global höhere automatische Verarbeitungsquoten und bessere Prozesse zu schaffen und dadurch Zeit und Kosten zu sparen, kommen wir damit Schritt für Schritt näher Nico Mueller Portfolio und Process Management Siemens AG

3 . Gute Vorbereitung ist alles Schon im Vorfeld der HanseOrga Einführungen haben wir bei unseren internen Prozessen strukturelle Verbesserungen geschaffen: So wurden beispielsweise große Kunden angesprochen, damit diese künftig Zahlungsavise per anstatt per Post oder Fax senden. Allein dieses Vorgehen hat eine Steigerung der Automatisierungsrate um ca % ermöglicht, berichtet Nico Mueller, der bei Siemens Shared Services für das Process Management im Accounts Receivable Umfeld zuständig ist. Projektumsetzung Mit der Einführung der FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application wurden dann insgesamt deutliche automatische Zuordnungsquoten erreicht: Zunächst wurde die Software in Italien und Frankreich pilotiert und schließlich in Südwesteuropa und Russland eingeführt. Zwar variiert die Datenqualität bei den Zahlungsangaben oft sehr stark, allerdings wurden in kurzer Zeit mit der FinanceSuite-Lösung die angestrebten Automatisierungsraten / Effizienzverbesserungen erreicht. Die ersten beiden Projekte wurden mit Unterstützung durch Berater der Hanse Orga durchgeführt. Durch den Coaching-Ansatz, in dem die Experten ihr Know-how an die Schlüsselanwender bei Siemens weitergaben, konnte Siemens den Roll-out der Software in weiteren Ländern weitestgehend selbstständig durchführen. Aktuell ist die Software schon in 17 Ländern live und ein weiterer Ausbau ist in Planung. Das Besondere an der Lösung ist für uns die hohe Selbstständigkeit, die sie unserer Fachabteilung ermöglicht. Neben dem geringeren IT-Anteil während des Roll-Outs können unsere Anwender in der Fachabteilung eigenständig die sehr flexiblen Zuordnungs- und Buchungsregeln anpassen. Die Automatisierung der Zahlungseingangs- und Kontoauszugsverarbeitung unterliegt einem gewissen Wandel hier ist es für uns unabdingbar, schnell auf Veränderungen zu reagieren. In der mit Auto- Bank eingeführten Aufstellung kann der Mitarbeiter unserer Fachabteilung quasi in erster Hand die Verbesserung gleich selbst durchführen und damit selbstständig Effizienzsteigerungen erzielen! freut sich Herr Mueller. Ausblick Neben der reinen Kontoauszugsverarbeitung arbeitet Siemens zusammen mit der HanseOrga an weiteren Lösungen, die bei einem globalen Rollout notwendig sind. Avisverarbeitung Besonders in der Verarbeitung von Zahlungsavisen steckt großes Optimierungspotenzial, da in den verschiedenen Regionen der Welt viele unterschiedliche Prozesse vorherrschen. Mit einer Lösung wie der FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application, die gängige Formate und Ausnahmen in den großen Märkten abdeckt, lässt sich dieses Potenzial gut ausschöpfen. Wenn Kunden besonders viele Positionen bezahlen und dies per Avis ankündigen, ist gerade bei SEPA- Zahlungen ein Bypass nötig, da hier nur noch 140 Zeichen im Verwendungszweck zur Verfügung stehen. In Großbritannien, wo rund 60 % der Zahlungen avishaft erfolgen, stehen sogar nur 32 Zeichen für das Bankenclearing zur Verfügung, so dass hier die Herausforderung besonders groß ist, die Kundenzahlungen eindeutig zuzuordnen. Mit der Finance- Suite in Zusammenarbeit mit der vorgeschalteten OCR möchte Siemens in der Zukunft Zahlungsavise möglichst nahtlos und automatisiert verarbeiten. Interessante Möglichkeiten bietet auch das neue Enhancement Package der FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application, welches wir uns gerade anschauen. Kleine Avise können unstrukturiert ausgelesen und mit bestehenden Automatisierungsroutinen aus der Kontoauszugsverarbeitung quasi als erweiterter Verwendungszweck gelesen und automatisiert werden. Dieses Konzept reduziert gerade bei wenigen Positionen Verifikationsaufwände im OCR Prozess, sagt Herr Mueller.

4 Lockbox-Verarbeitung In den USA sind sogenannte Lockbox-Dateien sehr gebräuchlich. Dabei nimmt die Bank Zahlungen von Kunden (z. B. Schecks und Avise) entgegen, erfasst die Daten und gibt die gebündelten Informationen als Lockbox-Datei ans Unternehmen weiter. Dort erreicht Siemens schon eine vergleichsweise hohe automatische Zuordnungsquote. Dies ist jedoch nur möglich, weil die Bank die Daten erfasst und die fertigen Informationen an Siemens weitergibt. Siemens zahlt den Banken eine Gebühr pro Tastenanschlag, eine sogenannte Key-Stroke Fee. Bei den vielen großen Avisen, die wir erhalten, führt dies natürlich zu nicht unerheblichen Kosten, weshalb wir auch hier nach Optimierungsmöglichkeiten suchen. Aktuell sehen wir uns die Lockbox-Funktionalität von AutoBank in Verbindung mit einer vorgelagerten OCR zum Auslesen der Zahlungsavise und Erstellung einer kompletten Lockbox-Datei an. In einem so aufgesetzten Prozess könnten wir einerseits die Kosten für Key-Stroke Fees reduzieren und zum anderen die Zuordnungsquoten noch weiter verbessern, erklärt Herr Mueller. Grenzen der Automatisierung Fehlerfreie Automatisierung basiert immer auf logisch nutzbaren Informationen. Daher ist eine Analyse und Verbesserung der Vorprozesse inklusive Einbindung der Kunden und Banken unabdingbar. Nichtsdestotrotz gibt es Regionen vor allem in Asien und Südamerika, bei denen der Fokus aufgrund von lokalen Gegebenheiten (z.b. fehlende Informationen zur Zahlungszuordnung) nicht auf direkter Automatisierung liegt, sondern auf anderweitiger Prozessverbesserung. Hier suchen wir mit der Hanse Orga nach Möglichkeiten zum Beispiel die interne und externe Kommunikation auf Basis von Workflows zu verbessern. Projektkennzahlen SAP-System: ECC 6.0 FinanceSuite Version: AutoBank Automatic Cash Application Länder: Bisher 17 Projektstart: Oktober 2013 Wie ist Siemens zur FinanceSuite- Software gekommen? Siemens hat nach der optimalen Lösung für die Zahlungseingangsverarbeitung gesucht und sich schließlich für die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application der Hanse Orga entschieden, weil diese Lösung zentrale Vorteile für Siemens bietet: Schnelle Implementierung Geschäfts-getriebener Ansatz: Fachabteilung kann autonom Buchungsregeln in der Software anpassen Anbieter mit umfassender internationaler Erfahrung in komplexen Umgebungen SAP-integriertes Produkt, das sich nahtlos in die bestehende Systemumgebung einfügt Automatische Verarbeitung ist flexibler als die bisherige Standardanwendung (umfassende Suchfunktionen, Umsetzungstabelle etc.) Ausgereiftes und benutzerfreundliches Produkt Erfolgreiche Ergebnisse ab Tag 1 der Implementierung FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application Die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application verarbeitet sämtliche elektronischen Kontoauszüge, Zahlungsavise, Schecks oder Lockbox-Dateien direkt innerhalb von SAP. Dank automatisierter Prozesse erreichen Unternehmen deutlich höhere Zuordnungsquoten als mit dem SAP-Standard. Sie reduzieren den manuellen Aufwand sowie die DSO (Days Sales Outstanding) erheblich und sparen somit Zeit und Geld. Die Hanse Orga- Lösung bietet zahlreiche intelligente Filterfunktionen und eine optimierte manuelle Nachbearbeitung. Darüber werden zuverlässig auch die letzten offenen Posten zugeordnet, so dass selbst bei steigendem Geschäftsvolumen die Daten tagfertig verarbeitet werden. Funktionen wie das Performance Cockpit und ein Dispute Monitor sorgen für besonders effiziente Prozesse und eine insgesamt transparentere Datenbasis.

5 Ihr Experte und zuverlässiger Partner: Hanse Orga AG Die 1984 gegründete Hanse Orga AG ist einer der führenden Anbieter von innovativen Softwarelösungen für das Finanz- und Rechnungswesen, speziell innerhalb von SAP. Wir sind offizieller SAP Software Solution and Technology Partner und unsere Produkte sind als FinanceSuite 5.1 von SAP zertifiziert. Wir bei der Hanse Orga AG verfügen über langjährige Erfahrungen in nationalen und internationalen Märkten. Mit unseren hochqualifizierten Mitarbeitern haben wir so ein einzigartiges betriebswirtschaftliches und technisches Know-how aufgebaut, das wir gerne für Sie zum Einsatz bringen. Vertrauen auch Sie auf unsere kompetenten Lösungen und unser umfassendes SAP-Consulting. Neben den Anwendungen im SAP- Standard können wir auch individuelle, in ABAP programmierte Lösungen für Ihre Kundenwünsche anbieten. Mehr als 500 mittelständische und große Unternehmen weltweit nutzen mittler weile unsere intelligenten Softwarelösungen. Neben unserem Hauptsitz in Hamburg haben wir Niederlassungen in Frankreich, Großbritannien, den Niederlanden, der Schweiz und den USA. Unsere zertifizierten Projektmanager helfen Ihnen, die für Ihr Unternehmen optimale Lösung zu finden. Sprechen Sie uns an! Hanse Orga AG Oldesloer Straße Hamburg Deutschland Tel: +49 (0)40 / Fax: +49 (0)40 / office@hanseorga.de Hanse Orga International B.V. Nieuwe Prinsenkade VC Breda Niederlande Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) Hanse Orga Schweiz AG Thurgauerstrasse Zürich Schweiz Tel: +41 (0) Fax: +41 (0) office@hanseorga.ch Hanse Orga France S.a.r.l 36 Avenue de la République Issy-les-Moulineaux Frankreich Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) office@hanseorga.fr Hanse Orga International Corp. 205 N. Michigan Avenue / Suite 4110 Chicago, Illinois USA Tel: +1 (312) Fax: +1 (312) Hanse Orga International B.V Wilds Rents, London, SE1 4QG Vereinigtes Königreich Tel: + 44 (0) Fax: +31 (0)