Stolpersteine bei der Auswahl von Business Software umgehen

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1 Stolpersteine bei der Auswahl von Business Software umgehen von Guido Schmitz, Pentadoc AG "Drum prüfe, wer sich ewig bindet" - dieses Sprichwort stammt aus dem Gedicht "Die Glocke" von Friedrich von Schiller und müsste auf den Bereich der Auswahl von Business Software so fortgeführt werden: "Drum prüfe, wer sich ewig bindet, ob sich nicht doch was Besseres findet." Der Markt der Lösungen für Dokumenten- und Informations-Management (ECM) verursacht durch anhaltende Konsolidierung und ständig wechselnde Fachbegriffe und Akronyme immer wieder starke Verwirrung bei potenziellen Kunden und Anwendern. Darüber hinaus unterscheiden sich die angebotenen ECM-Suiten erheblich in punkto Integration und Funktionsumfang. Auf der einen Seite steigt täglich die funktionale Tiefe der angebotenen Technologien, auf der anderen Seite steckt die Integration der einzelnen Funktionsbereiche zu kompletten Suiten, ECM-Plattformanwendungen oder Infrastrukturlösungen noch in den Anfängen. Insbesondere wenn man bedenkt, dass einige Hersteller aufgekauft wurden und die neuen Technologien erst noch integriert werden müssen. Für den Anwender wird immer weniger transparent, welches Produkt überhaupt für welche Anwendungsszenarien wirklich geeignet ist. Denn seien wir doch mal ehrlich: heute stehen doch auf jeder Verpackung eines ECM-Produktes Schlagwörter wie ECM, DMS, mobile ECM, Cloud, Web 2.0, Rechnungseingangsbearbeitung, SOA,. Hier werden die Marketiers der Hersteller wohl nie müde und auch fortan ständig neue Begrifflichkeiten erfinden, um Ihre Produkte anzupreisen! Der Ansatz von Pentadoc als unabhängiges Beratungsunternehmen ist daher logisch: Pentadoc Radar, als ebenso unabhängige Institution für Marktforschung und neutrale Produktbewertung, prüft ECM-Produkte nach wissenschaftlichen Methoden in einer unabhängigen Systemumgebung (ECM-Labor) und veröffentlicht die Ergebnisse in Publikationen, um wichtige Informationen dem Markt zugänglich zu machen. Die Idee der ECM-Benchmarks (ECM-Teststellungen) trifft schon jetzt auf rege Nachfrage. seitens der Produktanbieter ebenso, wie auf Seite der Anwender. 2012, Pentadoc AG 1

2 Wie funktioniert Benchmarking? Wikipedia definiert Benchmarking als die Methode, mit der ein Unternehmen Best Practices identifizieren, verstehen, auf die eigene Situation anpassen und implementieren kann. Bezogen auf die Informatik wird dann unter Benchmarking das genormte Testverfahren definiert, mit dessen Hilfe die Leistung von EDV-Systemen oder Systemklassen ermittelt wird und diese nach bestimmten Kriterien miteinander verglichen werden. Also im konkreten Kontext versteht man unter Benchmarking eine systematische auf die eigenen Anforderungen abgestimmte Teststellung zur Identifizierung der bestmöglichen ECM-Lösung! Haben Sie sich also zu einer Teststellung entschieden, so stehen Ihnen vier Benchmarking Varianten zur Verfügung. Benchmark in Eigenregie durchführen Benchmark in Eigenregie mit Unterstützung eines unabhängigen Beraters durchführen Benchmark in Eigenregie mit Unterstützung eines Systemintegrators bzw. Lösungsanbieters durchführen Benchmark in einem unabhängigen Benchmarking-Labor durchführen Welche Variante für Ihre Vorgehensweise die beste ist, müssen Sie fallbezogen entscheiden. Um Fehler während des Benchmarkings zu vermeiden, den teilnehmenden Lösungsanbietern gleiche Voraussetzungen für den Test zu garantieren und objektive Bewertungen zu ermöglichen, muss vor der Teststellung der genaue Ablauf der Teststellung definiert werden. Der Ablauf eines Benchmark lässt sich in vier Phasen unterteilen: Vorbereitungsphase Vergleichsphase Durchführungsphase Auswertungsphase 2012, Pentadoc AG 2

3 In die Vorbereitungsphase fallen Aufgaben wie die Festlegung des Benchmarking- Objektes. Dabei ist es ganz entscheidend für den Benchmark "was Sie testen wollen", d.h. für welches Anwendungsszenario bzw. welche Funktionsbausteine eines ECM soll ein System getestet werden soll. Wollen Sie z.b. eine BPM- bzw. Workflowlösung testen, dann legen Sie evtl. mehr Wert auf Kriterien wie Anzahl der Benutzer, die gleichzeitig an einem Workflow-Server angemeldet, oder Anzahl Vorgänge pro Stunde, die gestartet werden können. Wobei man beim Test einer Lösung zur Automatisierung des Posteingangs (Mailroom-Lösung) eher auf Parameter wie Höhe der Klassifikationsund Extraktionsrate, Ergonomie der Korrekturarbeitsplätze oder Performance in der Verarbeitung eines Dokumentenstapels Wert legen würde. Darüber hinaus fallen aber auch in die Vorbereitungsphase Tätigkeiten wie Nominierung des Benchmarking-Teams, also was wird von wem getestet, und so triviale Sachen wie Zeit- und Raumplanung sowie natürlich auch die Selektion der zu testenden Hersteller und Produkte. In der Vergleichsphase legen Sie die Parameter fest, anhand derer Sie später die Lösungen vergleichen wollen. Hier ist es ganz wichtig, dass Sie vergleichbare Parameter wählen, bei denen die späteren Messungen und Bewertungen auch in Vergleich gesetzt werden können. Als Beispiel: Wenn Sie verschiedene Anwender bewerten lassen, wie zufrieden sie mit dem ergonomischen Aufbau der Lösung sind, wird dies keine vergleichbaren Ergebnisse liefern. Man vergleicht dann Äpfel mit Birnen. Erst wenn Sie eine entsprechende Skala und einzelne Bewertungskriterien vorgeben, welche die Ergonomie von EDV-Anwendungen bewerten, erhält man später vergleichbare Ergebnisse. In der Vergleichsphase werden auch notwendige Referenzstapel gebildet, gegen die dann später eine Messung der Testergebnisse vorgenommen werden kann. Dies ist insbesondere wichtig bei der Vermessung von Klassifikations- und Extraktionsraten bei Inputmanagementlösungen, wie z.b. zur Verarbeitung von Formularen oder Posteingangsdokumenten. Sich hier auf die Statistiken der einzelnen Hersteller zu verlassen ist so, wie wenn Sie den Verbrauchswerten der Automobilindustrie vertrauen, wenn Sie ein neues Auto kaufen! Aus diesem Grund hat Pentadoc für diesen Fall eigene Werkzeuge entwickelt, um z.b. Referenzstapel (Golden File) zu erzeugen und später die Messergebnisse gegen den Golden File zu vermessen. Nachdem die Vorbereitungen abgeschlossen wurden und alle Kriterien zum Vergleich der Lösungen definiert sind, muss eine entsprechende Benchmark-Spezifikation 2012, Pentadoc AG 3

4 angefertigt werden, welche dem Hersteller lückenlos dokumentiert, was er wann zu zeigen hat und wie er sich ggf. auf die Teststellung vorbereiten soll, um in der jeweiligen Teststellung keine wertvolle Zeit mit Erklärungen zu verbringen. Sinnvoll ist auch, den beteiligten Herstellern mit Erhalt der Spezifikation einen Trainingsstapel zur Verfügung zu stellen. Dieser Trainingsstapel sollte jeweils ein exemplarischer Auszug des erstellten Referenzstapels sein. Der Trainingsstapel ermöglicht den beteiligten Herstellern bereits im Vorfeld, die zum Einsatz kommenden Technologiekomponenten auf die Spezifika des Benchmark vorzubereiten und soweit wie möglich zu optimieren. In der Durchführungsphase ist es wichtig, dass jedem Hersteller die gleichen Voraussetzungen gewährt werden, was Systemumgebung, Zeitplanung und vorhandene Ressourcen betrifft, um Chancengleichheit zu garantieren. Die eigentliche Durchführung sollte dann auch in verschiedene Phasen unterteilt werden, wie z.b. Installation, Schulung Anwender und Administratoren, Diskussion der Herstellerdaten, Trainingsläufe, Produktivläufe (mit oder ohne Hersteller), Erweiterungsaufgaben (Customizing) und Nachbesprechung. Die Auswertungsphase dient der Dokumentation und dem Vergleich der getesteten Lösungen. Dazu sollten auch wie zuvor beschrieben entsprechende Messwerkzeuge angewandt werden und in dem Fall, dass mehrere Tester eingesetzt wurden, müssen die einzelnen Bewertungen verglichen und vereinheitlicht werden. Das Benchmark-Ergebnisdokument stellt dann schlussendlich die Zusammenfassung der Teststellung und die Gegenüberstellung der Mess- und Bewertungskriterien mit einem entsprechenden Ranking der Hersteller bzw. einer Investitionsempfehlung dar. "Drum prüfe wer sich ewig bindet" - aber bitte richtig! Ein Benchmark (Vergleichstest) ist notwendig, um das Vertrauen und die Sicherheit für die anstehende Entscheidung bzw. Investition in eine ECM-Lösungen zu erhalten. Der Benchmark liefert eine genaue Aussage über die Qualität, die Performance und die Ergonomie verschiedener ECM-Systeme. Benchmarks haben sich in der Praxis bewährt, es stellt sich nur die Frage, ob Sie eine Teststellung in Eigenregie oder mit einem neutralen Partner durchführen. Auf alle Fälle muss sichergestellt werden, dass Sie das entsprechende Know-how im Team haben, sowohl was das Thema ECM angeht, als auch was die Thematik Benchmark betrifft. Andernfalls sind Fehler vorprogrammiert, die nicht selten viel Geld kosten. 2012, Pentadoc AG 4

5 Pentadoc als unabhängige Unternehmensberatung für den Bereich der Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und des Enterprise Content Management (ECM) ist insbesondere auf die Durchführung von Benchmarks für Posteingangs- Systeme und Rechnungsleser, -Management, Elektronische Akten, Archivsysteme und Lösungen im Bereich Output Management spezialisiert und hat dies in unterschiedlichen Benchmarks für Kunden und zur Vermarktung als Studien bewiesen. Mit dem neuen Bereich Pentadoc Radar und nicht zuletzt dem ECM-Labor verfügt die Pentadoc über echte Alleinstellungsmerkmale im Bereich des Benchmarking von ECM-Lösungen. 2012, Pentadoc AG 5