PROJEKTMANAGEMENT RISIKOMANAGEMENT

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1 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik Dipl. Ing. Gerhard Strubbe IBM Deutschland GmbH Executive Project Manager (IBM), PMP (PMI) Tel.: Xing, LinkedIn PROJEKTMANAGEMENT RISIKOMANAGEMENT Projektmanagement Risiko 1

2 Risikomanagement Prozessgruppe Initiierung Planung Ausführung Überwachung & Steuerung Abschluß Aktivität 1. Risikomanagement planen 2. Risiken identifizieren 3. Qualitative Risikoanalyse durchführen 4. Quantitative Risikoanalyse durchführen 5. Risikobewältigungsmaßnahmen planen 1. Risiken überwachen und steuern Zum Risikomanagement in Projekten gehören die Prozesse zur Durchführung der Risikomanagementplanung, Risikoidentifizierung, Risikoanalyse, zu Risikobewältigungsmaßnahmen sowie zur Überwachung und Steuerung der Risiken eines Projekts. Projektmanagement Risiko 2

3 Projektrisiko Ein Risiko ist ein unbestimmtes Ereignis oder eine Bedingung, die im Fall des Eintretens eine positive oder negative Auswirkung auf ein oder mehrere Projektziele/e haben (PMI) Ein Risiko ist ein potenzielles Problem (CMMI) Risiko ist ein Maß für die Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen davon, ein Projektziel nicht zu erreichen (Harold Kerzner (1) ) (1) Projektmanagement: Ein systemorientierter Ansatz zur Planung und Steuerung, Harold Kerzner Projektmanagement Risiko 3

4 Risikomanagement (1/2) Eine systematische Vorgehensweise im Umgang mit Risiken Identifizieren von Risiken Bewerten hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung (qualitativ und quantitativ) Wählen einer Risikostrategie Definieren von Maßnahmen zur Risikobewältigung Beschreiben von Maßnahmen bei Risikoeintritt Steuern und Überwachen der Risiken Projektmanagement Risiko 4

5 Risikomanagement (2/2) Ziele des Risikomanagements sind ein Ausrichten des Projektmanagements auf das frühzeitige Erkennen und Kommunizieren von Risiken im Projekt (Stakeholder!) Vermeiden des Eintritts von Risiken und dem dann nötigen Lösen der Probleme Verringern der Folgen für das Projekt im Falle des Eintritts eines Risikos Risiken beziehen sich auf alle Prozessbereiche des Projektmanagements Projektmanagement Risiko 5

6 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik RISIKOMANAGEMENT PLANEN Projektmanagement Risiko 6

7 Risikomanagementplan Beschreibt wie das Risikomanagement für das Projekt strukturiert und durchgeführt wird Methodologie Rollen und Verantwortlichkeiten Z.B. auf Teilprojekt-, Projekt-, Programmebene; Prozessverantwortlicher Budgetierung Zeitliche Planung Z.B. regelmäßige Risiko Workshops; wöchentliches Reporting der wichtigsten Risiken Risikokategorien Definition der Risikowahrscheinlichkeit und -auswirkung Projektmanagement Risiko 7

8 Risikokategorien Dargestellt im Risikostrukturplan (Risk Breakdown Structure, RBS) Projekt Technisch Extern Organisations -bedingt Projekt management Anforderungen Technologie Komplexität Leistungen Qualität Lieferanten Vorschriften Markt Kunde Wetter Abhängigkeiten Ressourcen Finanzierung Priorisierung Schätzung Planung Kontrolle Kommunikation Projektmanagement Risiko 8

9 Auswirkungsskala Projektziel Sehr gering Gering Mittel Hoch Sehr hoch Kosten Unwesentlich <10% Steigerung Zeit Unwesentlich <5% Zeitanstieg Inhalt Kaum spürbar Weniger wichtige Bereiche betroffen Qualität Kaum spürbar Wenige Anwendunge n betroffen 10-20% Steigerung 5-10% Zeitanstieg Wichtige Bereiche betroffen Verringerung erfordert Genehmigung des Sponsors 20-40% Steigerung 10-20% Zeitanstieg Verringerung des Scopes für Sponsor nicht akzeptabel Verringerung für Sponsor nicht akzeptabel >40% Steigerung >20% Zeitanstieg Endprodukt des Projekts unbrauchbar Endprodukt des Projekts unbrauchbar Projektmanagement Risiko 9

10 Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsmatrix Eintrittswahrscheinlichkeit sehr hoch eher hoch eher gering neues Risiko Änderung keine Änderung Risikograd sehr hoch Risikograd eher hoch Risikograd eher gering Risikograd gering gering gering mittel hoch sehr hoch Auswirkungen Projektmanagement Risiko 10

11 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik RISIKEN IDENTIFIZIEREN Projektmanagement Risiko 11

12 Risikoidentifikation Welche Risiken beinhaltet das Projekt Quelle und Auswirkungen Kategorisierung nach Risikostrukturplan Technisch, Extern, Organisation, Projektmanagement Ergebnis wird im Risikoregister dokumentiert Risikoidentifikation als iterativer Prozess Neue Risiken manifestieren sich mit hoher Wahrscheinlichkeit im Projektverlauf Projektmanagement Risiko 12

13 Verwendete Methoden und Werkzeuge Dokumentenprüfungen Informationssammlung Befragungen, Brainstorming, DELPHI-Methode, Analysen von Checklisten Frühere Projekte, historische Daten, Annahmenanalyse Diagrammmethoden Ursache-Wirkung ( Fischgräte ), Prozessablauf, SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats) Expertenmeinung Projektmanagement Risiko 13

14 Risikoregister Liste identifizierter Risiken Genaue Beschreibung Gründe für das Eintreten der Risiken Liste der möglichen Bewältigungsmassnahmen Initial während des Identifizierens der Risiken ermittelt Projektmanagement Risiko 14

15 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik QUALITATIVE RISIKOANALYSE DURCHFÜHREN Projektmanagement Risiko 15

16 Qualitative Risikoanalyse Dient der Priorisierung identifizierter Risiken Eintrittswahrscheinlichkeit des Ereignisses Auswirkungen auf Projektziele Kosten/Termin/Inhalt & Umfang/Qualität Eintrittswahrscheinlichkeit & Auswirkung bestimmen Priorität Hilft dem Projektmanager beim Fokus auf die wichtigsten Risiken Erfahrungswert: nicht mehr als 10 Risiken im Blick behalten Wird von Risikobereitschaft der Organisation beeinflusst Projektmanagement Risiko 16

17 Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsmatrix Eintrittswahrscheinlichkeit sehr hoch eher hoch eher gering Risiko 3 Risiko 1 Risiko 2 Risiko 4 neues Risiko Änderung keine Änderung Risikograd sehr hoch Risikograd eher hoch Risikograd eher gering Risikograd gering gering gering mittel hoch sehr hoch Auswirkungen Projektmanagement Risiko 17

18 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik QUANTITATIVE RISIKOANALYSE DURCHFÜHREN Projektmanagement Risiko 18

19 Quantitative Risikoanalyse Basiert auf den Ergebnissen der qualitativen Analyse Die Risiken mit den wesentlichen Auswirkungen können einer quantitativen Analyse unterzogen werden Ermittelt damit eine Bewertung der Gesamtwirkung aller Risiken auf die Projektziele Benötigt ausreichende Daten zur Analyse Einsatz wird vom Projektmanager entschieden Projektmanagement Risiko 19

20 Datensammlung Interviews Basierend auf Erfahrung und historischen Daten Beispiel: 3-Punkt-Schätzung (siehe Schätzverfahren unter Termin Management ) Wahrscheinlichkeitsverteilung Darstellungsform Unsicherheit bei Termin- und Kostenschätzungen dargestellt Projektmanagement Risiko 20

21 Sensitivitätsanalyse Bestimmt welche Risiken die größtmögliche Auswirkung auf das Projekt haben Beispiel: Tornadodiagramm Risiko 1 Risiko 2 Risiko 3 Risiko 4 Risiko 5 Risiko Negative Auswirkungen Positive Auswirkungen Projektmanagement Risiko 21

22 EMV Analyse Analyse des erwarteten Geldwertes (Expected Monetary Value EMV) Statistische Methode zur Berechnung des durchschnittlichen Ergebnisses unter Berücksichtigung unsicherer Zukunftsszenarien Chancen als positiver Wert, Bedrohung als negativer Wert Darstellung als Entscheidungsbaum Projektmanagement Risiko 22

23 Beispiel: EMV Analyse Entscheidun gsdefinition Projekt 1 EMV = Projekt 2 Entscheidungsknoten Chancenknoten Netto- Pfadwert EMV ( ) Investition ( ) Wahrscheinlichkeit 0,5* ,5 * ( ) = ,3* ,7*( ) = Umsatz ( ) Umsatz minus Investition ( ) 50% % % % Projektmanagement Risiko 23

24 Simulation Verwendung der Monte-Carlo-Methode Übersetzt die spezifizierten Ungewissheiten des Projekts in deren potenzielle Auswirkungen auf die Projektziele Betrachtung der Risikoparameter mit Bandbreiten Wahrscheinlichkeitsverteilungen Projektmanagement Risiko 24

25 Beispiel: Monte-Carlo-Methode Wahrscheinlichkeit 100% 75% 50% 25% 0% 12% PSP Element Niedrig (Mio ) Am wahrscheinlichsten (Mio ) Hoch (Mio ) Entwerfen Bauen Testen Gesamtkosten M Mittelwert = 46,67 M 30 M 38,75 M 47,5 M 56,25 M 65 M Kosten 50 M Projektmanagement Risiko 25 0,1 0,0 Dreiecksverteilung Ergebnis: Wahrscheinlichste Kostenschätzung nur mit 12% getroffen Für Erfolgswahrscheinlichkeit von 75% müssen 50 M eingestellt werden (Reserve von ca 22%)

26 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik RISIKOBEWÄLTIGUNGS- MAßNAHMEN PLANEN Projektmanagement Risiko 26

27 Maßnahmen zur Risikobewältigung Maßnahmen zur Reduzierung der Bedrohung durch ein Risiko (bzw. Förderung der Verwertung von Chancen) Wichtige Kriterien der Maßnahmen der Bedeutung des Risikos entsprechend kostengünstig realistisch im Rahmen des Projekts von allen Beteiligten akzeptiert verantwortliche Person benannt Risikoregister um Maßnahmen pro Risiko ergänzen Nach Durchführung der Maßnahmen Neue Bewertung der Risiken Ggf. Überarbeitung aller betroffenen Pläne Projektmanagement Risiko 27

28 Strategien für Risiken Vermeiden Ändern des Projektplans bzw. der Projektziele Bsp.: Verlängerung des Zeitplans, Verringerung des Projekt Scopes Übertragen Verlagern auf Dritte Bsp.: Versicherung, Gewährleistung, Garantie Mindern Frühzeitiges Handeln des Projektteams Bsp.: mehr Tests, weniger komplexe Prozesse Akzeptieren Erst Schritte unternehmen, wenn das Risiko eingetreten ist Ggf. Reserven aufbauen Projektmanagement Risiko 28

29 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik RISIKEN ÜBERWACHEN UND STEUERN Projektmanagement Risiko 29

30 Risiken über den gesamten Projektzyklus verfolgen Auf Einhalten des Risikomanagementprozesses achten Verfolgen erkannter Risiken Erkennen und Bewerten neuer Risiken Überwachen des Ausführens der Maßnahmen zur Risikobewältigung Ggf. Anpassen der Risikostrategien und Projektpläne Projektmanagement Risiko 30