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1 Inhalt Vorwort / 3 1 Arbeitswelt»Büro«/ Unternehmensidentität / Anforderungen an den Menschen im Büro / Personale Anforderungen / Äußeres Erscheinungsbild / Umgangsformen / Typ- und anlass gerechte Kleidung / Körperpflege und -hygiene / Büroarbeitsplatz / Gesetzliche Grundlagen / Büroraumformen / Büroausstattung / Arbeitsumgebung / Raumluft und -klima / Licht und Arbeitsplatzbeleuchtung / Lärm / Farbgestaltung / Pflanzen / Feng-Shui / Strahlungen / Flexible Arbeits- und Raumformen / Telearbeit / Telearbeitsformen / Telearbeitsplatz / Kosten eines Telearbeitsplatzes / Vor- und Nachteile der Telearbeit / Interne Mobilität mit Laptop und Rollcontainer / Desk-Sharing / Bench-Büroarbeitsplatz / Business-Center / Callcenter / Arbeitszeitmodelle / Teilzeit / Gleitzeit / Belastungen am Arbeitsplatz / Physische Belastungen / Psychische Belastungen / Soziale Belastungen / Stress und Stressbewältigung / Gesundheitsvorsorge durch ausgewogene Ernährung und richtige Pausengestaltung / 59 Öko-Tipps / 67 Mindmapping / 67 5

2 2 Umweltschutz / Woran erkennt man ein umweltfreundliches Produkt? / Umweltfreundliche Büromaterialien / Drucken und Kopieren / Kopiergeräte / EDV-Geräte / Abfallbehandlung / Raum- und Büroausstattung / Büromöbel / Beleuchtung / Elektrosmog und Mobilfunk / 80 Öko-Tipps / 82 Projektmethode / 83 3 Zeit- und 3.1 Effektives Zeit- und Selbstmanagement / 86 Selbstmanagement / Regeln / Störungen / Methoden / Pareto-Prinzip / ABC-Analyse / ALPEN-Methode / Eisenhower-Prinzip / Terminplanung / Terminarten / Hilfsmittel zur Terminüberwachung / Allgemeine Tipps zur Terminplanung und -überwachung / Terminplanung und -überwachung am PC / Terminverwaltung mithilfe eines elektronischen Organizers / 100 Öko-Tipps / 104 Brainstorming / Zentrale Postbearbeitung 4.1 Arbeitsabläufe beim Posteingang / 109 im Unternehmen / Postempfang / Zustellung und Abholung / Aussortieren / Öffnen / Digitale Archivierung der Eingangspost / Kontrollieren / Stempeln / Verteilen / Posteingangssysteme / Arbeitsabläufe beim Postausgang / Adressieren / Zusammentragen / Falten, Kuvertieren und Schließen / 118 6

3 4.2.4 Wiegen / Frankieren / Poststraße / Postversand / Briefe / Briefbeförderung durch Postdienstleister / Briefbeförderung durch die Deutsche Post AG / Päckchen und Pakete / Beförderung durch Paketdienstleister / Beförderung mit der Deutschen Post DHL / Schnelle und sichere Beförderung von Sendungen / Express-Dienst / Einschreiben, Eigenhändig, Rückschein, Nachnahme / Postzustellungsauftrag (PZA) / Vorausverfügungen / 143 Öko-Tipps / 147 Methode / Berufliche und schriftliche 5.1 Aufbau einer EDV-Anlage / 150 Kommunikation / Zentraleinheit / Software (Programme) / Elemente eines PCs / Eingabegeräte / Ausgabegeräte / Laptops und Notebooks / Computernetzwerk / Geschäftliche Korrespondenz / Papiernormung / Grundsätze der Normung / Papierformate / Corporate Design / Das Firmenlogo / Typografie / Farbe / Gestaltungsrichtlinien / Formulargestaltung / Formulararten / Gestaltungsgrundsätze / Formularbeispiel / Geschäftsbrief / Faxmitteilung / / Schemabriefe / Serienbriefe / Bausteinverarbeitung / Möglichkeiten der Textaufnahme / 196 7

4 Sprachaufzeichnung (Phonodiktat) / Regeln für das Phonodiktat / Anweisungen / Konstanten / Diktatablauf eines Geschäftsbriefes / Diktiergeräte / Büro- und Handdiktiergeräte / Geräte für Aufnahme und Wiedergabe / Analoge und digitale Diktiergeräte / Tonträger / Leistungsmerkmale / PC-Diktat / Spracherkennungssysteme / 205 Öko-Tipps / 208 Gruppenpuzzle / Drucken, Kopieren, Scannen 6.1 PC-Drucker / 212 und Fotografieren / Nadel- bzw. Matrixdrucker / Tintenstrahldrucker / Laserdrucker / Thermosublimationsdrucker / PC-Drucker im Überblick / Folgekosten / Software und Drucker / Drucker-Lexikon / Druckerkauf / Druckoptionen / Scanner / Scannertypen / Leistungsmerkmale / Kopierer / Digitale Kopiergeräte / Leistungsmerkmale / Farbkopierer / Standort der Kopiergeräte / Multifunktionale Geräte / Digitale Kamera / Druckpapier / Selbstdurchschreibende Papiere / Urheberrechtsgesetz / 235 Öko-Tipps / 237 Kreuzworträtsel / Informationen beschaffen, 7.1 Informationen beschaffen / 241 bewerten, aufbereiten, 7.2 Informationen bewerten / 244 präsentieren und ordnen / Datenschutz und Datensicherheit / Urheberrecht / Informationen aufbereiten / 246

5 7.3.1 Lesen / Datenübernahme / Datenweitergabe und -austausch / Informationen präsentieren / Präsentationsformen / Faktoren des Präsentationserfolgs / Gestaltungsregeln / Körpersprache und Rhetorik / Informationen ordnen / Alphabetische Ordnung / Numerische Ordnung / Fortlaufende Nummerierung / Dekadische Ordnung / Alphanumerische Ordnung / Chronologische Ordnung / Ordnen nach Stichwörtern / Ordnen nach Farben und Symbolen / 261 Informationen beschaffen, bewerten und benutzen / Informationen verwalten / Registratur / Arbeitsplatzorganisation und Wiedervorlagesysteme / Aktenplan/Informationsstrukturplan / Notwendigkeit der Schriftgutablage / Wertstufen / Ablagearten / Aktenführung / Registraturformen / Standorte / Datenschutz durch professionelle Aktenvernichtung / Registraturkosten / Speichermedien / Papier / Magnetspeicher / Optische Speicher / CD-ROM / CD-R (compact disc recordable) / CD-RW (compact disc rewritable) / DVD (digital versatile disc) / Digitale Speichermedien / Mobile Speicherkarten / USB-Stick / Mikrofilm / Mikrofilmformen / Vorteile der Mikroverfilmung / Dokumenten-Management-Systeme / 294 9

6 Aufgaben / Arbeitsweise / Dokumentenerfassung / Indizieren / Ablegen und Archivieren / Dokumente suchen / Leistungsmerkmale / Vorteile / Datensicherheit / 300 Öko-Tipps / 301 Lernzirkel / Telekommunikation / Telekommunikationsnetze / Analoges Netz / ISDN (Dienste integrierendes digitales Netz) / ISDN-Anschluss / ISDN-Anlagenanschluss / ISDN-Leistungsmerkmale / DSL (Digital Subscriber Line) / Web-Zugang über Fernsehkabel / Mobilfunknetze / WLAN (Wireless Local Area Network) / Satellitentechnik / Telefonieren im analogen und digitalen Festnetz / Telefonbücher / Kosten für die Wählverbindungen / Auslandsgespräche / Besondere Dienste im Telefonnetz / Rechnung der Deutschen Telekom AG / Telefonapparate / Telekommunikationsanlagen / Leistungsmerkmale / Gleichzeitige, unabhängige Nutzung zweier Geräte / Rufnummernübermittlung/-anzeige / Rückruf bei Besetzt/Nichtmelden / SMS/MMS im Festnetz / Anrufweiterschaltung / Dreierkonferenz / Makeln / Anklopfen / Verbindung parken und Endgeräte umstecken / Anschlusssperre / Rufnummernsperre / Abweisen unerwünschter Anrufe / Annahme erwünschter Anrufe / Parallelruf / 332

7 Weitere Leistungsmerkmale / Telefonkonferenzen / Anrufbeantworter und Sprachbox / Mobilfunk / Netzbetreiber / Serviceprovider / Handy / SIM-Karte / Bedienelemente / Leistungsmerkmale / SMS (Short Message Service) / MMS (Multimedia Messaging Service) / i-mode / Push-Dienst / Push-to-Talk / Mobilfunkgeräte / Mobilfunkvertrag / Das Handy im Auto / Mobil ins Ausland telefonieren / Die Handy-Etikette / Internettelefonie (VoIP) / Vorbereiten und Führen von Telefongesprächen / Gesprächsvorbereitung / Gesprächsführung / Telefonnotiz / Telefax / Faxgeräte / PC-Fax / Internet-Fax / Arbeitsablauf und Funktionsweise / Leistungsmerkmale / Kosten / Vorteile / 362 Fragerunde / Internet / Zugang und Kosten / Mögliche Internetzugänge / Onlinedienste und Internet-Serviceprovider / Kosten / World Wide Web / Internetadresse / Top-Level-Domains und ihre Bedeutung / Suchen und Finden im Internet / Suchprinzipien / Arbeiten mit Suchmaschinen / Mit Suchoptionen gezielt recherchieren / Google-Anwendungen / Informationsservice aus dem Internet /

8 Elektronische Newsletter / RSS (Really Simple Syndication) / Internet zum Mitmachen / Communities und Newsgroups / Blogs / Wikis / Podcasts / Eine Homepage einrichten / Chatten / Instant Messaging (IM) / / Adresse / Mailboxen und Fre -Anbieter / Onlinebanking / E-Commerce / Kriterien für benutzerfreundliche Webshops und Shoppingportale / Fernabsatzgesetz / Zahlungsmöglichkeiten beim Onlineshopping / E-Learning / Sicherheit im Internet / Digitale Signatur / Digitales Wasserzeichen / Sicherheit in der -Korrespondenz / Unverlangte Werbepost / Dialerschutz / Virenschutz / Phishing / Multimedia / Gesetzliche Grundlagen / Medienkompetenz / 399 Öko-Tipps / 404 Kurzreferat / Veranstaltungen / Veranstaltungsarten / Kongress / Seminar, Tagung, Lehrgang und Kommission / Besprechung, Meeting und Sitzung / Konferenz / Workshop / Videokonferenz / Roadshow / Messe / Hausmesse / Tag der offenen Tür / Vorbereitung von Veranstaltungen / Termin und Teilnehmer / Einladungsschreiben / 418

9 Programm / Rahmenprogramm / Veranstaltungsraum / Geräteausstattung / Durchführung / Nachbereitung / 424 Öko-Tipps / 427 Moderationsmethode / Geschäftsreisen / Vorbereitungen / Reiseplan / Hotelbuchung / Reiseunterlagen / Wahl des geeigneten Verkehrsmittels / Reisen mit dem Pkw / Reisen mit der Bahn / Zugarten / Besondere Angebote / Reservierungen / Vergünstigungen / Auskunftssysteme / Online-Ticket / Bahnticket per Handy / Reisen mit dem Flugzeug / Auslandsreisen / Reisekostenabrechnung / Abschlussarbeiten / 446 Öko-Tipps / 451 Netzwerk / Protokolle / Aktennotizen / Grundsätzliches zum Protokoll / Protokollarten / Aufnahme- und Arbeitstechnik / Protokollrahmen / Sprachliche Gestaltung / Nachbereitung des Protokolls / 465 Bildquellenverzeichnis / 468 Fremdwörter und Fachbezeichnungen / 470 Sachwortverzeichnis /

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