Version 4.0 Bedienungsanleitung

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1 HiPath SimplyPhone for Outlook Version 4.0 Bedienungsanleitung

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4 Nur für den internen Gebrauch spoivz.fm Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 0 Copyright und Handelsmarken Einleitung Dokumentationen zum Programm Verwendete Auszeichnungen und Symbole SimplyPhone for Outlook CTI Computer Telephony Integration Das Programm Funktionsüberblick Erzeugung und Nutzung von Anrufdaten Partneridentifizierung SimplyPhone for Outlook kennen lernen SimplyPhone for Outlook starten/beenden Die SimplyPhone for Outlook Symbolleiste Der Anrufdaten-Dialog Die Telefonsymbole Das Kontextmenü Der Dialer Der Team Assistent Die Telefonsteuerung Display-Anzeige Telefonschaltflächen Feld für Rufnummer mit Wählschaltfläche Bereich frei belegbarer Tasten Die Anruferanzeige Grundeinstellungen vornehmen Kontextmenü Einstellungen aufrufen Register Allgemein Register Direkte Anrufe Register Indirekte Anrufe Register Anrufdaten Register Journal-Server Register Lizenz-Agent Register Partner-Identifizierung Register CMC Register Telefonsteuerung Wiedervorlage HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung 0-1

5 spoivz.fm Inhaltsverzeichnis Nur für den internen Gebrauch 3.3 Telefonanschluss verwalten Festverbindungen verwalten Grundfunktionen nutzen Anruf einleiten Anruf über die Outlook-Symbolleiste einleiten Anruf über Outlook-Einträge einleiten Anruf über eine Partnersuche einleiten Anruf mit dem Dialer einleiten Anruf mit der Telefonsteuerung einleiten Anruf durch Drag-and-Drop von Outlook-Einträgen einleiten Anruf durch Drag-and-Drop von vcards einleiten Anruf über Telefondateien einleiten Anruf entgegennehmen Anruf beenden Erweiterte Telefonfunktionen nutzen Rückfrage einleiten Anrufe umleiten Anruf mit Rückfrage übergeben Anruf ohne Rückfrage übergeben Makeln Eingehenden Anruf umleiten Konferenzverbindung herstellen Weiteren Teilnehmer zu Konferenz hinzuschalten Teilnehmer aus Konferenz entfernen Rückruf einleiten Verbindung parken Geparkte Verbindung wiederaufnehmen Gezielt parken/wiederaufnehmen Gezielt parken einrichten Verbindung gezielt parken/wiederaufnehmen Anruf übernehmen in der Gruppe Anruf gezielt übernehmen Verbindung halten Gehaltene Verbindung wiederaufnehmen Anklopfen Aufschalten Suchfunktionen anwenden Suchkriterien festlegen Schnellsuche durchführen und Anruf einleiten Suchquellen konfigurieren Mit dem Kontextmenü arbeiten Liste nicht angenommener Anrufe nutzen HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung

6 Nur für den internen Gebrauch spoivz.fm Inhaltsverzeichnis 7.2 Wahlwiederholung durchführen Kurzwahlliste nutzen und verwalten Telefonbücher nutzen und verwalten Funktions-Schaltflächen der Telefonsteuerung Stichwörter Z-1 HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung 0-3

7 spoivz.fm Inhaltsverzeichnis Nur für den internen Gebrauch 0-4 HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung

8 copyright.fm Copyright und Handelsmarken Copyright und Handelsmarken 0 Die Vervielfältigung, Archivierung oder Weitergabe dieser Veröffentlichung in jeglicher Form (mechanisch, elektronisch, als Fotokopie, Aufnahme oder sonstiger Art) ist auch in Teilen nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Genehmigung von Siemens gestattet. Die in dieser Veröffentlichung beschriebene Software wird dem Kunden im Rahmen eines Lizenzabkommens zur Verfügung gestellt und darf nur unter strikter Einhaltung der dort festgelegten Lizenzvereinbarungen genutzt werden. Alle namentlich genannten Produkte sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Firmen. Copyright Siemens AG Alle Rechte vorbehalten. Liefermöglichkeiten und technische Änderungen vorbehalten. HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung 0-5

9 copyright.fm Copyright und Handelsmarken 0-6 HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung

10 spoc01.fm Einleitung Dokumentationen zum Programm 1 Einleitung In dieser Einleitung erfahren Sie alles, was Sie bei der Arbeit mit SimplyPhone for Outlook wissen müssen. Es wird einfach und präzise erklärt, was das Programm kann und wie Sie es nutzen können. > Welche Funktionen in Ihrem speziellen Fall zur Verfügung stehen, ist maßgeblich von der Art und Konfiguration Ihrer Telefonanlage und deren verwendeten Komponenten abhängig. Sollte etwas nicht so funktionieren wie es in dieser Anleitung beschrieben ist, schauen Sie bitte nach, welche Funktionen mit Ihrer individuellen Konfiguration möglich sind oder fragen Sie Ihren Administrator. 1.1 Dokumentationen zum Programm Die Dokumentation zu SimplyPhone for Outlook ist in verschiedenen Formaten auf der Produkt-CD vorhanden. Informationen zu dem Mail-Client Microsoft Outlook entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe zu Microsoft Outlook. Für Informationen zu SimplyPhone for Outlook stehen folgende Quellen zur Verfügung: Online-Hilfe Die Online-Hilfe ist aktiv, sobald SimplyPhone for Outlook gestartet wurde und bietet Erklärungen für sämtliche Bereiche der Benutzeroberfläche. Bedienungsanleitung als PDF Diese Anleitung erklärt Ihnen die Funktionsweise von SimplyPhone for Outlook und liegt in elektronischer Form als Softbook (PDF) vor. Sie öffnen und lesen es mit dem lizenzfreien Reader aus der Acrobat-Produktfamilie der Firma Adobe. Installations- und Administrationsanleitung als PDF Diese Anleitung enthält detaillierte Informationen über Installation und Administration zu SimplyPhone for Outlook und liegt in elektronischer Form als Softbook (PDF) vor. Sie öffnen und lesen es mit dem lizenzfreien Reader aus der Acrobat-Produktfamilie der Firma Adobe. > Diese Anleitung richtet sich an den Endbenutzer, der mit SimplyPhone for Outlook seine alltäglichen Telefonaufgaben erledigt. Es vermittelt Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten von SimplyPhone for Outlook. HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung 1-1

11 spoc01.fm Einleitung Verwendete Auszeichnungen und Symbole 1.2 Verwendete Auszeichnungen und Symbole... die Schaltfläche OK... Schaltflächen und Menüs sind fett gekennzeichnet....datei localhost.cfg... Dateien oder Verzeichnisse sind mit der Schriftart Courier gekennzeichnet. <Platzhalter> Einträge oder Ausgaben, die je nach Situation unterschiedlich sein können, stehen zwischen spitzen Klammern. > 7 Hinweise oder Empfehlungen sind mit diesem Symbol gekennzeichnet. Warnhinweise, die unbedingt zu beachten sind, sind mit diesem Symbol gekennzeichnet. 1-2 HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung

12 spoc01.fm Einleitung SimplyPhone for Outlook 1.3 SimplyPhone for Outlook CTI Computer Telephony Integration Das Telefon und der PC wachsen zusammen. Dabei hat sich der Begriff CTI (Computer Telephony Integration) etabliert. Das Telefon, nach wie vor unser wichtigstes Kommunikationsmittel, wird zunehmend in die Datenwelt der PCs integriert. Dies umfasst neben Adressen und Rufnummern zu Kommunikationspartnern auch gesprächsbegleitende Informationen in elektronischer Form, wie z.b. vorbereitete Gesprächsnotizen oder Kundendaten aus Datenbanken, die unmittelbar zur Zeit des Anrufs zur Verfügung stehen sollen. Daneben haben sich die PCs in den letzten Jahren immer mehr als Multimediacenter entwickelt und bieten heute ausgereifte Technologien für Sprache, Grafik, Video usw. Die Integration von Telefonie mit dem Medium Sprache in die PC-Welt ist somit nur ein weiterer Schritt auf dem Weg zum integrierten Arbeitsplatz. Die Siemens AG bietet bereits seit langem für den Bereich CTI Lösungen an, die bisher vorwiegend in so genannten Call-Centern eingesetzt werden Das Programm Mit SimplyPhone for Outlook wird ein innovatives Softwareprodukt für den Bereich CTI zur Verfügung gestellt. Es ist ideal geeignet für Arbeitsplätze, die Microsoft Outlook als universelles Kommunikations- und Organisationstool nutzen. Microsoft Outlook ist eine Software, mit der Sie Ihre -Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben organisieren und verwalten. SimplyPhone for Outlook erweitert die Funktionalität von Microsoft Outlook um folgende CTI- Funktionen: Outlook Verwalten und Organisieren von: - Kontakten - Terminen - Aufgaben - s SimplyPhone for Outlook zusätzliche Telefoniefunktionen wie: - Telefonieren, Konferenz, Makeln, Umleiten, Rückrufen - Telefonsteuerung mit variabler Tastenbelegung - Anrufe protokollieren - Anrufen aus Kontakten - Anrufer identifizieren - Anrufplanung und Listen nicht angenommener Anrufe - Telefonnotizen mit Outlook-Mail - -Benachrichtigung u.v.m. HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung 1-3

13 spoc01.fm Einleitung SimplyPhone for Outlook Funktionsüberblick SimplyPhone for Outlook setzt auf Microsoft Outlook auf und erweitert bzw. nutzt dessen Funktionalität. Die wichtigsten Funktionen sind im Folgenden aufgelistet. > Welche Funktionen in Ihrem speziellen Fall zur Verfügung stehen, ist maßgeblich von der Art und Konfiguration Ihrer Telefonanlage und deren verwendeten Komponenten abhängig. Sollte etwas nicht so funktionieren wie es in dieser Anleitung beschrieben ist, schauen Sie bitte nach, welche Funktionen mit Ihrer individuellen Konfiguration möglich sind oder fragen Sie Ihren Administrator. Anrufe protokollieren Für jeden kommenden und gehenden Anruf öffnet sich automatisch ein Anrufdaten-Dialog (Abschnitt 2.2, ). Der Anrufdaten-Dialog enthält Datum und Uhrzeit des Anrufs sowie den Namen des Teilnehmers oder die Rufnummer. Sie können Notizen zu dem Gespräch eintragen. Sie können festlegen, dass zu dem Anruf ein Journaleintrag und/oder eine Aufgabe in Outlook erzeugt werden soll. Anrufe über Outlook-Einträge einleiten SimplyPhone for Outlook ermöglicht es Ihnen, aus einem Outlook-Eintrag (Kontakt, Journaleintrag, Aufgabe, oder Termin) heraus einen Anruf einzuleiten. Partneridentifizierung bei eingehenden Anrufen Wenn ein Anruf für Sie eingeht, ermittelt SimplyPhone for Outlook automatisch die Identität des Anrufers, wenn seine Rufnummer in den konfigurierten Adressbüchern gefunden wird. Nutzung von Telefon-Komfortfunktionen Eine spezielle SimplyPhone for Outlook-Symbolleiste bietet Ihnen Zugriff auf typische Telefoniefunktionen wie Makeln, Konferenz, Weiterleitung, etc. Telefonsteuerung Die Oberfläche der Telefonsteuerung bildet die Menüsteuerung und das Display Ihres Telefons ab. Darüber hinaus können Sie Namenstasten belegen und auf Funktionstasten alle verfügbaren Funktionen speichern. Dadurch lassen sich alle Funktionen, die für Sie an Ihrem Telefon eingerichtet wurden, am PC durchführen. Mehrere dieser Tasten-Gruppen sind speicherbar. > Die Telefonsteuerung ist nur beim Einsatz des TAPI Service Providers CallBridge TA/TU verfügbar. Liste der nicht angenommenen Anrufe verwalten Wenn der Anrufer auflegt, ohne dass Sie den Anruf angenommen haben, schließt Simply- Phone for Outlook den Anrufdaten-Dialog wieder und erzeugt einen Aufgaben- oder Jour- 1-4 HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung

14 spoc01.fm Einleitung SimplyPhone for Outlook nal-eintrag (je nach Einstellung, siehe Abschnitt 3.1.2, Register Direkte Anrufe. Die letzten 5 derartigen Anrufe können auch über das Kontextmenü Nicht angenommene Anrufe des Telefonsymbols angezeigt werden, so dass Sie direkt einen Rückruf einleiten können. HiPath ComAssistant (ehemals SimplyPhone for Web) nutzen Sofern Sie Zugriff auf den Journal Server ComAssistant haben, können Sie ihn benutzen, um unbeantwortete eingehende Anrufe auch dann zu erfassen, wenn SimplyPhone for Outlook nicht läuft, z.b. weil Sie außer Haus sind und Ihren Rechner abgeschaltet haben. Übernommene Anrufe: Benachrichtigung schicken Wenn Sie einen Anruf übernehmen, der an einen anderern Teilnehmer gerichtet war (Gruppenfunktion der Telefonanlage oder Anrufumleitung), öffnet SimplyPhone for Outlook einen Anrufdaten-Dialog, wobei die -Adresse des ursprünglich angerufenen Teilnehmers und der Name des Anrufers bereits eingetragen sind. Zusätzlich kann statt einer Nachricht auch ein Journaleintrag erzeugt werden Erzeugung und Nutzung von Anrufdaten SimplyPhone for Outlook öffnet bei bestimmten Telefonereignissen automatisch den Anrufdaten-Dialog. Im Anrufdaten-Dialog werden alle Daten wie z.b. Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs protokolliert. Sie haben hier die Möglichkeit Notizen zu dem Anruf einzugeben. Darüber hinaus können Sie festlegen, dass der Anruf mit allen Daten des Anrufdaten-Dialogs als Journaleintrag oder Aufgabe abgelegt wird. Sobald ein eingehender oder ausgehender Anruf beginnt, versucht SimplyPhone for Outlook, anhand der Rufnummer den Teilnehmer zu identifizieren (siehe Abschnitt 1.3.5, Partneridentifizierung ). Bei erfolgreicher Identifikation wird diese Information angezeigt bzw. den jeweiligen Outlook-Einträgen hinzugefügt. Ob sich der Anrufdaten-Dialog öffnet und wie SimplyPhone for Outlook Einträge in Outlook erzeugt, hängt von dem jeweiligen Telefonereignis ab und davon, wie Sie SimplyPhone for Outlook konfiguriert haben (siehe Abschnitt 3.1, Kontextmenü Einstellungen aufrufen ). Bei eingehendem Anruf Abhängig von der Konfiguration (siehe Abschnitt 3.1, Kontextmenü Einstellungen aufrufen ) verhält sich SimplyPhone for Outlook wie folgt: Ein Anrufdaten-Dialog wird geöffnet. Kommt der Anruf zustande, bleibt der Anrufdaten-Dialog offen, damit Sie eine Gesprächsnotiz schreiben können. Die Daten werden in den Journaleintrag geschrieben, wenn Sie den Dialog mit OK bestätigen. Es wird kein Anrufdaten-Dialog geöffnet. Der Journaleintrag wird im Hintergrund geschrieben. Es wird weder ein Anrufdaten-Dialog geöffnet noch ein Journaleintrag geschrieben. HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung 1-5

15 spoc01.fm Einleitung SimplyPhone for Outlook Die Kategorie des ggf. erzeugten Journaleintrags ist Eingang, wenn der Anruf zustande kommt. Sofern vorhanden, werden folgende Informationen dem Journaleintrag hinzugefügt: Im Notiz-Feld des Journaleintrags wird der Name des Anrufers, seine -Adresse und ein Verweis auf seinen Kontakteintrag eingetragen. Falls Sie Eingaben im Betreff- und im Notizfeld des Anrufdaten-Dialogs vorgenommen haben, werden diese ebenfalls übernommen. Bei eingehendem Anruf, der nicht angenommen wird Wenn Sie auf einen eingehenden Anruf nicht antworten und der Anrufer wieder auflegt, so schließt sich der Anrufdaten-Dialog automatisch (sofern dieser geöffnet wurde). Die Kategorie des ggf. erzeugten Journaleintrags ist Eingang o.v. (ohne Verbindung). Abhängig von der Konfiguration (siehe Abschnitt 3.1, Kontextmenü Einstellungen aufrufen ) werden die Daten als Journaleintrag gespeichert, als Aufgabeneintrag gespeichert. In beiden Fällen wird ein entsprechender Eintrag unter dem Menüpunkt Nicht angenommene Anrufe angezeigt. > In Verbindung mit HiPath ComAssistant (ehemals SimplyPhone for Web) werden eingegangene und nicht angenommene Telefonate auch dann erfasst, wenn Ihr Rechner zur Zeit des Anrufs ausgeschaltet ist (Konfiguration siehe Abschnitt 3.1.1, Register Allgemein und Abschnitt 3.1.3, Register Indirekte Anrufe ). Bei selbst eingeleitetem Anruf Abhängig von der Konfiguration (siehe Abschnitt 3.1, Kontextmenü Einstellungen aufrufen ) verhält sich SimplyPhone for Outlook wie folgt: Ein Anrufdaten-Dialog wird geöffnet. Kommt der Anruf zustande, bleibt der Anrufdaten-Dialog offen, damit Sie eine Gesprächsnotiz schreiben können. Die Daten werden in den Journaleintrag geschrieben, wenn Sie den Dialog mit OK bestätigen. Es wird kein Anrufdaten-Dialog geöffnet. Der Journaleintrag wird im Hintergrund geschrieben. Es wird weder ein Anrufdaten-Dialog geöffnet noch ein Journaleintrag geschrieben. Die Kategorie des ggf. erzeugten Journaleintrags ist Ausgang. Sofern vorhanden, werden folgende Informationen dem Journaleintrag hinzugefügt: 1-6 HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung

16 spoc01.fm Einleitung SimplyPhone for Outlook Im Notiz-Feld des Journaleintrags wird der Name des Anrufers, seine -Adresse und ein Verweis auf seinen Kontakteintrag eingetragen. Falls Sie Eingaben im Betreff- und im Notizfeld des Anrufdaten-Dialogs vorgenommen haben, werden diese ebenfalls übernommen. Bei selbst eingeleitetem Anruf, ohne dass eine Verbindung zustande kommt Wenn ein von Ihnen eingeleiteter Anruf nicht zustande kommt und Sie wieder auflegen, so schließt sich der Anrufdaten-Dialog automatisch (sofern dieser geöffnet wurde). Die Kategorie des ggf. erzeugten Journaleintrags ist Ausgang o.v. (ohne Verbindung). Abhängig von der Konfiguration (siehe Abschnitt 3.1, Kontextmenü Einstellungen aufrufen ) werden die Daten zum Anruf als Journaleintrag gespeichert, als Aufgabeneintrag gespeichert. Bei Übernahme eines Anrufs an einen anderen Teilnehmer Wenn Sie einen Anruf übernehmen, der an einen Kollegen gerichtet war entweder durch aktive Übernahme in der Telefongruppe oder durch Anrufumleitung des Kollegen so können sie zwischen den folgenden Aktionen wählen: automatisch eine Nachricht an den entsprechenden Kollegen schicken, Anrufdaten-Dialog öffnen, der so vorbelegt ist, dass bei Bestätigung mit OK eine Nachricht an den entsprechenden Kollegen verschickt wird, automatisch einen Journaleintrag erzeugen, einen Anrufdaten-Dialog wie bei einem gewöhnlichen Anruf öffnen Partneridentifizierung Sobald ein Anruf für Sie eingeht, versucht SimplyPhone for Outlook die Identität des Anrufers zu ermitteln. Wenn an der anrufenden Telefonanlage die Übermittlung der Rufnummer freigeschalten ist, so wird die Rufnummer des Anrufers an Ihre Telefonanlage übermittelt. Ihre Telefonanlage gibt diese Rufnummer an SimplyPhone for Outlook weiter. SimplyPhone for Outlook sucht dann in Kontaktordnern und im globalen Adressbuch (und evtl. in anderen Datenquellen), um den Anrufer zu identifizieren. Ist er identifiziert worden, wird sein Name und seine Rufnummer eingetragen. Wird der Anrufer aufgrund eines Kontakteintrags identifiziert, wird ein Verweis auf diesen in den Outlook-Eintrag eingefügt. HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung 1-7

17 spoc01.fm Einleitung SimplyPhone for Outlook Kann der Anrufer nicht identifiziert werden, so wird nur die Rufnummer des Anrufers angezeigt und in den Outlook-Eintrag geschrieben. Auch wenn Sie einen Anruf einleiten, versucht SimplyPhone for Outlook, aufgrund der gewählten Rufnummer die Identität des Angerufenen zu ermitteln. Welche Datenbasen für die Identifizierung der Telefonpartner herangezogen werden, hängt davon ab, wie Ihr System konfiguriert ist. Mögliche Datenbasen sind: Alle Kontaktordner in Ihrem persönlichen Ordner Alle Kontaktordner in Ihrem Exchange Postfach Alle öffentlichen Kontaktordner im Exchange Server Alle Einträge im globalen Exchange-Adressbuch Weitere Datenquellen, sofern Sie vom Administrator konfiguriert wurden. > Einschränkung für öffentliche Kontakte-Ordner und öffentliche Kontakte Unter "öffentliche Kontakte-Ordner" und "öffentliche Kontakte" werden Kontakte- Ordner und Kontakte im lokalen InfoStore des Exchange Servers verstanden. Man kann auf diese Art von Kontakte-Ordnern oder Kontakten über die Outlook-Ordnerliste zugreifen und sie mit administrativen Rechten unterhalb von "Öffentliche Ordner / Alle Öffentlichen Ordner" einrichten. Die ab Exchange 2000 verfügbaren Kontakte, die direkt im Active Directory gepflegt werden und auf die der Endbenutzer über das Outlook-Adressbuch zugreifen kann, gehören nicht dazu und werden auch nicht unterstützt. Die Partneridentifizierung aufgrund der Daten in Outlook/Exchange greift nicht direkt auf die Kontaktordner bzw. die Adressbücher zu, sondern auf eine Indextabelle außerhalb von Outlook. Standardmäßig befindet sich diese Indextabelle für die Kontakte in Ihrem persönlichen Ordner und in Ihrem Postfach lokal auf Ihrem Rechner, für die Kontakte in öffentlichen Ordnern sowie für die Einträge im Exchange Adressbuch auf einem Server-Rechner. Da die Adressdaten in Outlook bzw. im Exchange Server sich immer wieder ändern, müssen diese Indextabellen auch immer wieder mit den Daten in Outlook/Exchange abgeglichen werden. Auf dem Exchange Server kümmert sich Ihr Systemadministrator darum. Wann der Abgleich für Ihre lokale Indextabelle erfolgt, können Sie im Register Partneridentifizierung des Dialogs Einstellungen festlegen (Abschnitt 3.1.7, Register Partner-Identifizierung ). 1-8 HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung

18 spoc02.fm SimplyPhone for Outlook kennen lernen SimplyPhone for Outlook starten/beenden 2 SimplyPhone for Outlook kennen lernen In diesem Kapitel lernen Sie die wichtigsten Elemente der Benutzeroberfläche von SimplyPhone for Outlook kennen. Es wird Ihnen gezeigt, wie das Programm Ihnen hilft, Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Sie lernen häufig wiederkehrende Dialoge, Meldungen, Schaltflächen und Symbole kennen und erfahren, in welchen Situationen Sie die einzelnen Elemente nutzen können. 2.1 SimplyPhone for Outlook starten/beenden Sie können wählen, ob beim Start von Outlook automatisch auch SimplyPhone for Outlook gestartet werden soll. Auf dem Bildschirm erscheint beim ersten Starten von Outlook nach der Installation folgende Anzeige: Dialog Startverhalten Telefon-Symbol Wenn Sie die Option Immer mit Outlook starten wählen, erscheint beim jedem weiteren Start im Outlook-Fenster die Symbolleiste SimplyPhone for Outlook auf dem Bildschirm: HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung 2-1

19 spoc02.fm SimplyPhone for Outlook kennen lernen SimplyPhone for Outlook starten/beenden Symbolleiste SimplyPhone for Outlook Sie erkennen die Aktivierung von SimplyPhone for Outlook außerdem daran, dass rechts in der Windows-Taskleiste ein Telefonsymbol eingeblendet ist. Verschieben Sie die Symbolleiste mit gedrückter Maustaste an eine beliebige Stelle des Outlook-Fensters. Die SimplyPhone for Outlook Symbolleiste erscheint nun als eigenständiges Fenster: > Nähere Informationen zum Arbeiten mit den Symbolleisten entnehmen Sie der Dokumentation von Microsoft Outlook. Wenn Sie die Option Abfrage beim Start von Outlook wählen, erscheint bei jedem Start von Outlook die Symbolleiste in folgender Form: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich der Dialog Startverhalten erneut: Abhängig von der Starteinstellung können Sie in diesem Dialog SimplyPhone for Outlook starten oder beenden. SimplyPhone for Outlook beendet sich im übrigen automatisch, wenn Sie Outlook beenden. 2-2 HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung

20 spoc02.fm SimplyPhone for Outlook kennen lernen Die SimplyPhone for Outlook Symbolleiste 2.2 Die SimplyPhone for Outlook Symbolleiste Die Symbolleiste kann entweder als eigenes Element auf der Outlook-Oberfläche frei verschoben werden oder am oberen Rand des Outlook Fensters fixiert sein. Die Erscheinungsform der Symbolleiste hat keine Auswirkungen auf Ihre Funktionalität. Maximal enthält die Symbolleiste drei unterschiedliche Funktionsbereiche: Telefonie, Suchen. Wiedervorlage Telefonie Suchen Wiedervorlage Die in der Symbolleiste SimplyPhone for Outlook vorkommenden Symbole sind nicht nur in der Symbolleiste verfügbar, sondern auch im Anrufdaten-Dialog, im Dialog Telefonpartner suchen und im Dialer. Aktionsbereich Telefoniefunktionen Links finden Sie den Aktionsbereich für die Telefoniefunktionen. Hier geben Sie z.b. die Rufnummer ein und führen über die Symbol-Schaltflächen die verschiedenen Telefonfunktionen wie z.b. Rückruf, Makeln, Konferenz, etc. aus. Welche Schaltflächen jeweils verfügbar sind, hängt einerseits davon ab, welche Aktionen von dem jeweiligen Telefonie-Provider unterstützt werden, und andererseits, welche Funktionen in der jeweiligen Anrufsituation ausgeführt werden können. > Nähere Informationen über die einzelnen Funktionen und von welchem Telefonie- Provider sie jeweils unterstützt werden, erfahren Sie bei Ihrem Administrator. Symbol Funktion Aktion bei Mausklick (linke Maustaste) (selektierten oder aktuellen Eintrag) Anrufen Anruf annehmen Startet den Anruf auf der Basis des angegebenen Namens bzw. der angegebenen Rufnummer. Hebt ab, um einen eingehenden Anruf entgegenzunehmen. Anruf beenden Legt auf und beendet damit den Anruf. HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung 2-3

21 spoc02.fm SimplyPhone for Outlook kennen lernen Die SimplyPhone for Outlook Symbolleiste Rückfragen Makeln Anruf übergeben Anruf übergeben ohne Rückfrage Eingehenden Anruf umleiten Konferenz Zu Konferenz hinzufügen Aus Konferenz entfernen Verbindung halten Gehaltene Verbindung wiederaufnehmen Rückruf einleiten Anklopfen Aufschalten Aus Anrufgruppe übernehmen Besteht bereits eine Verbindung, kann ein zweiter Anruf eingeleitet werden. Wechselt bei zwei Anrufen vom einen zum anderen, d. h. der eine, bisher ruhende, wird aktiv geschaltet, der andere, bisher aktive, auf ruhend (Makeln). Verbindet bei zwei Anrufen die beiden Teilnehmer miteinander. Ihre eigenen Verbindungen werden dabei beendet. Stellt eine Verbindung zu einem markierten Teilnehmer her, um diesen mit dem aktiven Anruf zu verbinden. Die eigene Verbindung wird beendet. Leitet einen eingehenden Anruf im Rufzustand auf einen anderen Teilnehmer um. Verbindet bei zwei Anrufen die beiden Teilnehmer und Sie selbst zu einem Dreiergespräch (Konferenz). Fügt einen Teilnehmer, mit dem eine Rückfrage besteht, zu einer bestehenden Konferenz hinzu. Entfernt einen Teilnehmer aus der Konferenz. Sie unterbrechen eine Verbindung vorübergehend. Der Teilnehmer hört Musik oder einen gesprochenen Hinweis. Sie nehmen ein vorübergehend unterbrochenes Gespräch wieder auf. Setzt den momentan nicht erreichbaren oder besetzten Teilnehmer auf Rückruf. Somit wird die gewünschte Verbindung automatisch hergestellt, wenn der Teilnehmer sein Gespräch beendet hat oder nachdem der Teilnehmer das erste Mal wieder telefoniert hat. Der Rückruf kann auch im Briefkasten des Teilnehmers angezeigt werden und muss anschließend vom Teilnehmer eingeleitet werden. Ist das angerufene Telefon besetzt, machen Sie sich durch ein Signal beim Angerufenen bemerkbar. Ist das angerufene Telefon besetzt, schalten Sie sich auf das bestehende Gespräch auf, so dass Sie mit beiden Teilnehmern sprechen können. Nimmt einen eingehenden Anruf für einen anderen Teilnehmer in Ihrer Gruppe entgegen. 2-4 HiPath SimplyPhone for Outlook 4.0, Bedienungsanleitung