RICHTLINIEN FÜR DAS BEI DER STADT AACHEN. 2.1 Grundsätzlich Teilnahmeberechtigte 2.2 Bedingt Teilnahmeberechtigte 2.3 Nicht Teilnahmeberechtigte

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1 RICHTLINIEN FÜR DAS BETRIEBLICHE VORSCHLAGSWESEN (BVW) BEI DER STADT AACHEN Inhalt: 1. Allgemeines 2. Teilnahmeberechtigte 3. Einreichungsverfahren 4. Bearbeitung 2.1 Grundsätzlich Teilnahmeberechtigte 2.2 Bedingt Teilnahmeberechtigte 2.3 Nicht Teilnahmeberechtigte 5. Kommission für das Betriebliche Vorschlagswesen 6. Behandlung und Bewertung der Vorschläge 6.1 finanziell meßbare Vorschläge 6.2 nicht finanziell meßbare Vorschläge 7. Sonderprämien 8. Verlosung 9. Nachträglich umgesetzte Verbesserungsvorschläge 10. Versteuerungspflicht 11. Bereitstellung der Haushaltsmittel 12. Rechtsweg, Rechte an Verbesserungsvorschlägen, Inkrafttreten

2 Allgemeines Das Betriebliche Vorschlagswesen ist eine ständige Einrichtung und erstreckt sich auf alle Bereiche der Stadtverwaltung Aachen. Es ist ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterbeteiligung und hat zum Ziel, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich aktiv an der Verbesserung, Vereinfachung und Modernisierung der Verwaltung beteiligen. Verbesserungsvorschläge können beispielsweise den Arbeitsablauf vereinfachen, eine Ersparnis, Leistungssteigerung oder Mehreinnahmen bedeuten, die Sicherheit oder den Schutz vor Gesundheitsschädigungen erhöhen. Die Vorschläge können sowohl das eigene als auch ein fremdes Arbeitsgebiet betreffen, auch Hinweise auf verwertbare fremde Arbeitsmethoden sind erwünscht. Verbesserungsvorschläge können sich z.b. beziehen auf Wirtschaftlichkeit % Aufzeigen von Einsparungs- und Einnahmemöglichkeiten % wirtschaftlichere Nutzung technischer Einrichtungen und Hilfsmittel Umweltschutz % Einsatz umweltfreundlicher Energien, Rohstoffe etc. % Energieeinsparung % Recycling Gestaltung des Arbeitsumfeldes % Arbeitsbedingungen/Mitarbeiterfreundlichkeit % soziale Einrichtungen für die Beschäftigten % Gesundheitsschutz, Unfallschutz und Arbeitssicherheit % Gleichstellung der Beschäftigten % Arbeitsmotivation Bürgerfreundlichkeit % Verwaltungsverfahren und Geschäftsgänge % Verständlichkeit für den Bürger % Verringerung von Wartezeiten die Verwaltung als modernes Dienstleistungsunternehmen % Vereinfachung von Vorschriften % Vereinfachungen in Schriftverkehr, Aktenwesen, Geschäftsgang, Zuständigkeiten etc. % Zusammenarbeit zwischen den Dienststellen % Technikeinsatz % Aufgabenkritik % Bild der Verwaltung in der Öffentlichkeit Die Vorschläge dürfen nicht gegen bestehende Gesetze verstoßen, können jedoch die Änderung von durch die Stadt Aachen selbst erlassenen Vorschriften beinhalten. Die Vorschläge müssen durchführbar und geeignet

3 - 3 - sein, eine Verbesserung gegenüber dem bisherigen Zustand zu erreichen. Sie sollen konkret und erschöpfend darlegen, auf welche Weise und mit welchen Mitteln dies erreicht werden soll. Der Nutzen der Neuerung muß in einem angemessenen Verhältnis zum Aufwand stehen. Hinweise auf bestehende Schwierigkeiten oder Mängel sowie negative Kritik allein sind noch keine Verbesserungsvorschläge. Anregungen, die aufgrund der übertragenen Funktion (siehe auch Ziffer 2. "Teilnahmeberechtigte") erwartet werden können oder Bestandteil der übertragenen Aufgabe sind, fallen nicht unter diese Richtlinie, ebenso wie Vorschläge, die aus einer vom Dienstherrn eigens zu diesem Zweck eingerichteten Arbeitsgruppe stammen und somit erwartet werden können. Vorschläge, die Verbesserungen betreffen, die aufgrund der technischen Ausstattung bzw. erfolgter Fortbildung zu erwarten sind, sind keine Verbesserungsvorschläge im Sinne dieser Richtlinien. Vorschläge aus Qualitätszirkeln werden auf Antrag als Verbesserungsvorschläge behandelt. Die vorgeschlagene Verbesserung muss für den vorgesehenen Bereich neu sein. Verbesserungsvorschläge, die allgemein bekanntes Gedankengut oder Selbstverständlichkeiten aufgrund allgemeiner Lebenserfahrungen enthalten, werden nicht prämiert, ggfls. werden sie als Anregung den betroffenen Dienststellen zur Kenntnis gegeben. Verbesserungen, die auf Vorschlag des/der Beschäftigten bereits umgesetzt sind, können innerhalb eines Jahres noch als Verbesserungsvorschlag eingereicht werden. Zeiten notwendiger Erprobung werden hierauf nicht angerechnet. Vorschläge werden nicht daraufhin geprüft, ob sie Arbeitnehmererfindungen oder technische Verbesserungsvorschläge nach dem Gesetz über Arbeitnehmererfindungen vom 25. Juli 1957 (BGBl. I S. 756) sind. 2. Teilnahmeberechtigte 2.1 Teilnahmeberechtigt am Betrieblichen Vorschlagswesen sind alle Beschäftigten der Stadtverwaltung Aachen. In Ausnahmefällen können auch Vorschläge von nicht als Beschäftigte der Stadt Aachen geltenden, jedoch in Beziehung zur Verwaltung stehenden Personen (z.b. Pensionäre, Mitglieder der freiwilligen Feuerwehr etc.) nach diesen Richtlinien behandelt werden. Verbesserungsvorschläge können als Einzelvorschläge oder, wenn mehrere Beschäftigte an der Entwicklung mitgewirkt haben, als Gruppenvorschläge eingereicht werden. Bei Gruppenvorschlägen ist der Anteil der einzelnen Mitwirkenden zu vermerken. 2.2 Bedingt teilnahmeberechtigt sind - Führungskräfte und deren Stellvertreter, soweit es sich nicht um Vorschläge für die von ihnen geleiteten Organisationseinheiten handelt, - die Prüferinnen und Prüfer des Fachbereiches Rechnungsprüfung außerhalb ihres Prüfungsauftrages. 2.3 Von der Teilnahme ausgeschlossen sind - der Oberbürgermeister,

4 die Beigeordneten, - Bedienstete, die sich nach ihrem Aufgabenbereich mit Fragen der Organisation und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung zu befassen haben, - die für das BVW zuständigen Mitarbeiter/innen des FB 11/1.2, - die Mitglieder der Kommission für das BVW. 3. Einreichungsverfahren Verbesserungsvorschläge werden unmittelbar, also ohne Einhaltung des sonst vorgeschriebenen Dienstweges dem FB 11/1.2 BVW zugeleitet. Sie können formlos oder auf dem Vordruck "Verbesserungsvorschlag" (s. Anlage) eingereicht werden. Der Vordruck wird insbesondere dann verwandt, wenn der/die Vorschlagende zunächst anonym zu bleiben wünscht. Der Vordruck "Verbesserungsvorschlag" besteht aus - einem Auskunftsblatt, auf dem die persönlichen Daten des/der Vorschlagenden festgehalten werden; dieses Auskunftsblatt wird eingelegt in den - "inneren Umschlag", der mit einer selbstgewählten dreistelligen Kennziffer gekennzeichnet wird. Dieser Umschlag wird erst nach der Entscheidung der Kommission für das BVW geöffnet. Bis dahin wird der Vorschlag mit der angegebenen Kennziffer bearbeitet. Der/die Vorschlagende bleibt bis zu diesem Zeitpunkt anonym. - einem Blatt für den Text des Vorschlags, - einem Hauptbriefumschlag, in den der Vorschlagstext und der "innere Umschlag" eingelegt werden. Bei Gruppenvorschlägen ist das Auskunftsblatt für jede/n Beteiligte/n auszufüllen. Der Verbesserungsvorschlag sollte die folgenden Angaben enthalten: - Beschreibung des gegenwärtigen Zustandes und des Problems, - Darstellung des Vorschlages, seiner Zielsetzung und der Maßnahmen zur Durchführung, - Hinweis auf die mit der Änderung verbundenen Kosten und die möglichen Einsparungen, - ggfls. erläuternde Zeichnungen, Pläne, Fotos usw., die den Vorschlag veranschaulichen können. Es sollte auch angegeben werden, ob der Vorschlag eigenes Gedankengut ist oder sich an Vorbildern oder bestehenden fremden Methoden orientiert. Auf Wunsch sind die Stelle für das BVW (FB 11/1.2) oder der Personalrat alllgemein oder bei der Formulierung eines Vorschlages behilflich.

5 Bearbeitung Das Vorschlagswesen untersteht dem Personal- und Organisationsdezernat. Die Sachbearbeitung obliegt dem FB 11/1.2 - Interne/externe Dienste -. Die Beschäftigten, die ihre persönlichen Angaben offen mitgeteilt haben, erhalten eine Bestätigung über den Eingang ihres Verbesserungsvorschlages. Alle eingegangenen Verbesserungsvorschläge werden ohne Nennung des/der Vorschlagenden stichwortweise im Intranet unter Mitarbeiterservice / Betriebliches Vorschlagswesen sowie in den "Verwaltungsnachrichten" veröffentlicht. Die Vorschläge werden den zuständigen Fachdienststellen zur Begutachtung und Feststellung der Neuheit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit zugeleitet. Den Fachdienststellen gegenüber bleibt der/die Vorschlagende anonym. Bei Fragen der beurteilenden Fachdienststellen zum Inhalt anonymer Verbesserungsvorschläge kann der "innere Umschlag" durch FB 11/1.2 geöffnet werden, damit der/die Einsender/in den Vorschlag erläutern kann. Der Fachdienststelle wird der Name des/der Vorschlagenden nur mit dessen/deren ausdrücklichem Einverständnis genannt. Die Stellungnahmen der Fachdienststellen sollen dem FB 11/1.2 möglichst innerhalb von vier Wochen vorliegen. Nach abgeschlossener Prüfung werden die Vorschläge und die Stellungnahmen in der nächsten Sitzung der Kommission für das BVW behandelt und nach Möglichkeit entschieden. 5. Kommission für das Betriebliche Vorschlagswesen (BVW) Die Kommission für das BVW entscheidet über Annahme oder Ablehnung der vorgelegten Verbesserungsvorschläge und über die Höhe der Prämie. Der Kommission für das BVW gehören an - der Beigeordnete für das Personal- und Organisationsdezernat, (als Vertreter der CO-Dezernent / Fachbereichsleiter des Fachbereiches Personal und Organisation) - zwei Vertreter/innen des Fachbereichs Personal und Organisation (je eine/r aus beiden Teilbereichen), - ein/e Vertreter/in des Fachbereichs Rechnungsprüfung, - der/die Vorsitzende des Gesamtpersonalrates und die beiden Stellvertreter/innen, - eine Vertreterin des Gleichstellungsbüros oder deren Stellvertreterin. Kommt keine Einigung zustande (Stimmengleichheit), entscheidet der Verwaltungsvorstand. Die zuständige Fachbereichsleitung oder sonstige Sachverständige, deren Bereich der Vorschlag betrifft,

6 - 6 - können im Bedarfsfalle zur Beratung hinzugezogen werden. Das Protokoll führt ein Vertreter oder eine Vertreterin des FB 11/1.2. Diese/r gibt auch nach der Entscheidung über einen Vorschlag den Namen des/der Vorschlagenden der Kommission bekannt. Die Kommission für das BVW tritt grundsätzlich 4-mal jährlich zu am Jahresbeginn festgelegten Terminen zusammen. 6. Behandlung und Bewertung der Vorschläge Werden eingereichte Verbesserungsvorschläge von der Kommission für das BVW angenommen und daraufhin umgesetzt, so erhalten die Einreicher/innen eine nach den folgenden Bemessungsgrundlagen festgesetzte Prämie sowie ein über das zuständige Dezernat und die Fachbereichsleitung gerichtetes, vom Oberbürgermeister und dem Vorsitzenden des Gesamtpersonalrats gemeinschaftlich unterzeichnetes Anerkennungsschreiben, von dem eine Durchschrift zur Personalakte genommen wird. Die Mindestprämie beträgt 25,00. Anstelle der Geldprämie kann auch eine Sachprämie in von der Kommission zu bestimmendem Wert oder Sonderurlaub zuerkannt werden. Die Einreicher/innen prämierter Vorschläge werden im Rahmen einer Feier durch den Oberbürgermeister gewürdigt. Im Anschluss an den durch den Oberbürgermeister abgehaltenen Empfang der Einreicher/innen prämierter Verbesserungsvorschläge, werden diese, falls nicht ausdrücklich anders gewünscht, unter Namensnennung in den Verwaltungsnachrichten veröffentlicht. Auch die Einreicher/innen nicht angenommener Verbesserungsvorschläge erhalten ein von Oberbürgermeister und Vorsitzendem des Gesamtpersonalrats unterzeichnetes Dankschreiben, von dem auf Wunsch eine Durchschrift zur Personalakte genommen wird. Die nach den nachgenannten Bemessungsgrundlagen mit Prämien ausgezeichneten Beschäftigten haben die Möglichkeit, alternativ zur Geldprämie einen Freizeitausgleich zu wählen, und zwar je 15, Prämie eine Stunde, bis zu 20 Arbeitstagen im Jahr. Sollte der Anspruch aus zwingenden dienstlichen Gründen nicht verwirklicht werden können, wird eine entsprechende finanzielle Abgeltung gewährt. Bei Gruppenvorschlägen wird die Prämie in anteilmäßigen Beträgen gemäß der Beteiligung der Vorschlagenden ausgezahlt. FB 11/1.2 unterrichtet die von dem Verbesserungsvorschlag betroffenen Fachdienststellen über die angenommenen Vorschläge. Die Fachdienststellen führen die Vorschläge in eigener Verantwortung durch und bestätigen dem FB 11/1.2 die Umsetzung. Bei finanziell meßbaren Vorschlägen teilen die Fachdienststellen dem FB 11/1.2 den wirtschaftlichen Effekt mit, damit nach Überprüfung durch den Fachbereich Rechnungsprüfung die an die Vorschlagenden zu zahlende Prämie berechnet werden kann. FB 11/1.2 informiert FB 20 über die durch die einzelnen Verbesserungsvorschläge erzielten Einsparungen oder Mehreinnahmen.

7 Finanziell meßbare Vorschläge Auf tatsächlich umgesetzte Verbesserungsvorschläge, die einmalige Einnahme- oder Einsparungsmöglichkeiten aufzeigen, wird eine Prämie in Höhe von 5-10% des innerhalb eines Haushaltsjahres einzunehmenden oder einzusparenden Betrages, höchstens jedoch ein Betrag von , gezahlt. Die zu zahlende Prämie errechnet sich wie folgt: bei Vorschlägen, die unverändert übernommen werden 10 % die mit geringfügigen Änderungen übernommen werden 7,5 % die als Denkanstoß zu werten waren 5 % Führt ein Vorschlag zu jährlich wiederkehrenden Mehreinnahmen oder Minderausgaben, so erhält der/die Vorschlagende zusätzlich nach den o.g. Vorgaben 5 %, 3,75 % oder 2,5 % des im zweiten Haushaltsjahr und 2,5 %, 1,88 % oder 1,25 % des im dritten Haushaltsjahr eingenommenen oder eingesparten Betrages, höchstens jedoch 5.000,-- im Jahr. Auf die Einnahme oder Ersparnis wird der zur Umsetzung erforderliche Aufwand angerechnet. Bei Vorschlägen mit jährlich wiederkehrenden Einnahmen oder Ersparnissen wird der Aufwand auf die voraussichtliche Dauer der Anwendung, höchstens jedoch 10 Jahre, umgelegt. Nach Ermittlung des tatsächlichen wirtschaftlichen Effekts durch den Fachbereich Rechnungsprüfung werden die Prämien auf Veranlassung des FB 11/1.2 ausgezahlt. Steht der Aufwand für eine Kostenvergleichsrechnung in keinem Verhältnis zu dem erwartenden Nutzen, entscheidet die Kommission über die Prämiengewährung im Einzelfall. 6.2 Nicht finanziell messbare Vorschläge Bei finanziell nicht messbaren angenommenen Vorschlägen wird die Prämie nach folgendem Punktesystem berechnet: 1. Grad der Verbesserung Punkte a. geringe Verbesserung 5-10 b. mittlere Verbesserung c. gute Verbesserung d. sehr gute Verbesserung Grad der Anwendbarkeit, Umfang der Durchführung a. einmalige Anwendung 5-10 (ein Arbeitsplatz) b. Anwendung in geringem Umfang (z.b. Abteilung/Team) c. Anwendung in beträchtlichen Umfang (z.b. Fachbereich) d. Anwendung in sehr großem Umfang (z.b. Dezernat/Gesamtverwaltung) 3. Leistung Faktor

8 - 8 - a. geringfügige Leistung 0,5 b. mittlere Leistung 1 c. gute Leistung 1,5 d. sehr gute Leistung 2 e. hervorragende Leistung 3 Die Summe der ermittelten Punktwerte nach 1. und 2. multipliziert mit dem Faktor nach 3 ergibt den Gesamtpunktwert. Dieser Gesamtpunktwert ist mit 5,00 zu multiplizieren. 7. Sonderprämien Beschäftigte, die innerhalb von 2 Jahren mehr als 3 Verbesserungsvorschläge eingereicht haben, die anerkannt und prämiert wurden, erhalten unabhängig von der Prämienhöhe eine Zusatzprämie in Höhe von 250,--. Ab wird außerdem vereinbart: Beschäftigte, die innerhalb von 2 Jahren mehr als 3 Verbesserungsvorschläge eingereicht haben, die nicht oder nicht alle anerkannt und prämiert wurden, erhalten eine Sonderprämie in Form des neuen Aachen- Buches. 8. Verlosung Alle von der Kommission im Laufe eines Jahres behandelten Vorschläge nehmen zu Beginn des folgenden Jahres an einer Verlosung teil. Der erste Preis beträgt 250,--, der zweite Preis 125,-- und der dritte Preis 62, Nachträglich umgesetzte Verbesserungsvorschläge Wird ein Vorschlag, obwohl er zunächst nicht angenommen wurde, innerhalb von 5 Jahren dennoch umgesetzt, wird er, wenn der/die damals Vorschlagende dies beantragt, erneut in der Sitzung der Kommission für das BVW behandelt und kann ggfls. prämiert werden. Zuvor haben jedoch die zuständigen Fachdienststellen zu prüfen, ob die durchgeführte Maßnahme auf den Verbesserungsvorschlag zurückzuführen ist und ob sie dem Inhalt des Verbesserungsvorschlages entspricht. 10.Versteuerungspflicht Etwaige Steuern und sonstige auf Geldprämien zu erhebende Abzüge trägt der/die Prämienempfänger/in. Als Ausgleich wird bei Beamten pauschal ein Zuschlag zur Prämie von 15 %, bei Beschäftigten von 30 % gewährt. 11. Bereitstellung der Mittel Die Dienststelle, die den Nutzen aus dem Verbesserungsvorschlag zieht, stellt die Mittel zur Prämiengewährung zur Verfügung Rechtsweg, Rechte an Verbesserungsvorschlägen, Inkrafttreten

9 Die Entscheidung über eingereichte Verbesserungsvorschläge erfolgt unter Ausschluss des Rechtsweges. Ein Rechtsanspruch auf eine Auszeichnung besteht nicht. Die Stadt Aachen erwirbt alle Rechte an Verbesserungsvorschlägen, die sie prämiert hat. Sie kann im Rahmen des Erfahrungsaustausches Verbesserungsvorschläge auch anderen Stellen bekannt geben. Diese Richtlinien treten mit Wirkung vom in Kraft. Gleichzeitig werden die Richtlinien für das Betriebliche Vorschlagswesen der Stadt Aachen vom außer Kraft gesetzt. In Vertretung Lindgens A u s k u n f t s b l a t t zu dem Verbesserungsvorschlag mit der Kennziffer

10 Name, Vorname Telefon Besoldungsgruppe / Entgeltgruppe beschäftigt als Fachbereich / Büro Geldinstitut, Bankleitzahl Bankverbindung Kontonummer Mit der Bekanntgabe meines Namens und meiner Dienststelle in den "Verwaltungsnachrichten" im Falle der Annahme meines Vorschlages bin ich Q einverstanden. Q nicht einverstanden. Es handelt sich um einen Gruppenvorschlag, an dem neben mir mitgewirkt haben:...mit ca....%...mit ca....%...mit ca....% Die Auskunftsblätter zu den weiteren Beteiligten liegen bei. Datum, Unterschrift Dieses Auskunftsblatt ist in dem "inneren" Umschlag zu verschließen, der zusammen mit dem Vorschlagstext in den Hauptbriefumschlag eingelegt wird. Verbesserungsvorschlag Datum: selbstgewählte dreistellige Kennziffer

11 1. Mein Vorschlag betrifft (Kurzbezeichnung): 2. Kurze Beschreibung des derzeitigen (bzw. bei schon verwirklichten Vorschlägen des bisherigen) Zustandes und des Problems: 3. Ich schlage folgende Verbesserung vor (Inhalt, Zielsetzung, Maßnahmen):

12 4. Darstellung des mit der Änderung verbundenen Sach- und Zeitaufwandes, der entstehenden Kosten und der möglichen Einsparungen: