Der Freiwilligentag Best Practice Beispiele zur Organisation von Projekten am Freiwilligentag selbst

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1 Der Freiwilligentag Best Practice Beispiele zur Organisation von Projekten am Freiwilligentag selbst

2 Als Projektanbietende/r sind Sie dafür verantwortlich, Ihr Projekt am Freiwilligentag selbst durchzuführen und gut zu betreuen. Unter finden Sie zur Unterstützung Checklisten, einen Beispiel- Tagesablauf und einen umfassenden Leitfaden zur Planung, Organisation und Durchführung eines Projekts. Hier finden Sie nun Anregungen und Beispiele aus der Praxis, wie man das Projekt am Freiwilligentag selbst möglichst gut gestalten kann. Inhalt Projektort vorbereiten... 3 Begrüßung und Einführung... 4 Vorstellungsrunde... 5 Tagesablauf & Aufgabenverteilung... 5 Überblick und Betreuung... 7 Pausen und Verpflegung... 8 Danke sagen... 9 Gemeinsamer Ausklang Nachhaltigkeit Über den Freiwilligentag hinaus

3 Projektort vorbereiten Bevor es losgeht, gilt es den Projektort vorzubereiten. Es bietet sich an, Wegweiser anzubringen, damit die Helferinnen und Helfer das Projekt problemlos finden. Vom Freiwilligentag-Team der Metropolregion Rhein-Neckar erhalten Sie Plakate, Luftballons und dieses Jahr auch einen Freiwilligentag-Aufkleber. Mit diesen Materialien können Sie den Projektort gut auszeichnen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Materialien und Werkzeuge, die Sie für die Umsetzung Ihres Projekts benötigen, vor Ort sind. Sortieren Sie diese gegebenenfalls vor und bringen wenn möglich Hinweisschilder an. Auch ein Erste-Hilfe Set sollte vor Ort sein. Falls vorhanden, legen Sie auch Informationsmaterialien zu Ihrem Verein oder Ihrer Einrichtung bereit. So können sich Ihre Helferinnen und Helfer zusätzlich informieren und etwas mitnehmen. Zur Hilfe bei Ihrer Vorbereitung finden Sie auf eine Checkliste mit allen Dingen, die eine Woche vor dem Freiwilligentag und am Freiwilligentag selbst noch zu bedenken sind. Best Practice: Freiwilligentag-Banner im Projekt Renovieren, Sammeln, Tauschen, Neustadt-Diedesfeld 2014 Freiwilligentag-Plakat am Eingang zum Projekt Solarinselanlage selbst bauen, Heidelberg

4 Best Practice: Tisch mit Informationsmaterialien im Projekt Basteln und Nähen für Demenzerkrankte, Viernheim 2014 Begrüßung und Einführung Begrüßen Sie zu Beginn Ihre Helferinnen und Helfer und stellen Sie kurz Ihre Einrichtung und das Projekt vor. Sie können hier zum Beispiel Informationsmaterialien austeilen, eine Hausführung anbieten und erklären, wie das Projekt zur Arbeit Ihrer Organisation beiträgt. Best Practice: Begrüßung im Projekt Arbeiten im Paradiesgarten, Deidesheim

5 Vorstellungsrunde Eine Vorstellungsrunde hilft den Helferinnen und Helfern beim Ankommen, lockert die Stimmung auf und erleichtert später die Zusammenarbeit. Gerade bei größeren Gruppen bietet es sich an, sich eine Form für die Vorstellungsrunde zu überlegen. Eine gute Idee können hier Kennenlernformate sein. Hier ein Beispiel: Die Teilnehmer stellen sich in einem Kreis auf. Jeder zweite geht einen Schritt zurück, sodass es einen inneren und einen äußeren Kreis gibt. Nun gehen die Teilnehmer jeweils zu zweit mit ihrem Gegenüber zusammen und lernen sich kennen, beispielsweise mit 3 Leitfragen (Wie heißt du? Was machst du beruflich? Warum hast du dir dieses Projekt ausgesucht?). Nach circa 1 Minute ertönt ein Signal und der innere Kreis geht eine Person weiter. Tagesablauf & Aufgabenverteilung Ihre Helferinnen und Helfer finden sich am besten zurecht, wenn Sie ihnen den Tagesablauf und eine Übersicht über die Aufgaben vorstellen. Hier können Sie auf alle wichtigen Dinge (z.b. Besuch von der Presse oder ähnliches) hinweisen. Eine schöne Idee ist es, den Tagesablauf und die Aufgaben ausgedruckt oder ausgehängt zur Verfügung zu stellen. So können sich alle daran orientieren und den Überblick behalten. Es bietet sich auch an, direkt Aufgaben aufzuteilen und Arbeitsgruppen zu bilden. Besonders wenn die Freiwilligen in die Aufgabenverteilung aktiv miteinbezogen werden, kann sich jeder mit seinen Stärken und Vorlieben einbringen. Auch Anleitungen und Baupläne sollten Sie allen zur Verfügung stellen. So können sich alle leicht orientieren, fühlen sich eingebunden und das Projekt kann gut voranschreiten. Best Practice: Bauanleitung im Projekt Unser Garten - Ein Zuhause für Tiere, Haßloch

6 Best Practice: Ausgehängter Tagesablauf und Aufgaben zum Wegnehmen im Projekt Schulschiff renovieren in Haßmersheim,

7 Überblick und Betreuung Während des Tages sollten Sie den Überblick und den Fortschritt der Aufgaben im Auge behalten. Achten Sie darauf, ob alle Materialien zugänglich sind und die Aufgaben reibungslos und mit Spaß erledigt werden können. Sollte eine Arbeitsgruppe mehr Unterstützung brauchen oder einige Helfer plötzlich nichts mehr zu tun haben, ist eine Umverteilung ratsam. Die Helferinnen und Helfer sollten zu jeder Zeit einen Ansprechpartner für Fragen haben. Haben Sie ein Auge darauf, ob es allen Helfern gut geht und ob für besondere Bedürfnisse, zum Beispiel von Kindern, gesorgt ist. Gerade wenn Ihr Projekt Mitmach-Möglichkeiten für verschiedene Zielgruppen anbietet, ist es wichtig, darauf zu achten, ob sich alle wohlfühlen. So bleiben Spaß und Motivation erhalten und das Wir-Gefühl kann sich einstellen! Best Practice: Kinder packen mit an im Projekt Rama Zamba im Außengelände in Landau in der Pfalz, 2014 und im Projekt Verkehrsgarten und Nutzgarten, Schifferstadt

8 Pausen und Verpflegung Pausen bieten Zeit für den Austausch und geben Ihren Helferinnen und Helfern die Gelegenheit, sich zu stärken. Dies gelingt natürlich besonders gut, wenn für ausreichend leckere Verpflegung gesorgt ist. Wollen Sie selbst die Verpflegung organisieren? Vielleicht ist der Aufbau des Buffets oder das Vorbereiten von Gerichten auch eine Aufgabe, für die man Freiwillige suchen kann. Eine andere Möglichkeit ist es, sich an Bäckereien oder Restaurants vor Ort zu wenden und Unterstützung in Form eines Caterings für Ihre Helferinnen und Helfer zu gewinnen. Best Practice: Buffet beim Projekt Geländegestaltung der Kinder- & Jugendfarm Landau e.v. in Landau in der Pfalz, 2014 Best Practice: Catering beim Dreck-Weg-Tag in Viernheim,

9 Danke sagen Ihre Helferinnen und Helfer haben nun einen Tag für Sie und mit Ihnen etwas geschafft. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für den Einsatz zum Beispiel mit einem symbolischen Dankeschön. An den Freiwilligentag soll man sich gerne erinnern daher finden Sie unter die Vorlage für einen Bilderrahmen, in das Sie ein Gruppenbild einfügen können. Vielleicht gibt es auch etwas, das besonders zu Ihrer Einrichtung passt, zum Beispiel in einer Kindertagesstätte etwas, das Kinder im Vorfeld basteln können. Auch hier sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt. Best Practice: Gemeinsames Bild und Lebkuchenherzen als Dankeschön-Geschenk im Projekt Bob und Wendy - komm wir schaffen das, Bensheim

10 Gemeinsamer Ausklang Nach getaner Arbeit wird das Projekt gemeinsam bestaunt und gefeiert. Ein gemeinsamer Ausklang, bei dem auf das vollendete Werk angestoßen oder gemeinsam gegrillt werden kann, rundet den Tag ab. Best Practice: Grillen und Sekt im Projekt Neues Gewand für neue Räume - Streichen, Streichen, Streichen, Birkenheide

11 Nachhaltigkeit Über den Freiwilligentag hinaus Profitieren Sie auch langfristig vom Freiwilligentag. Vielleicht haben einige Ihrer Helferinnen und Helfer Lust bekommen, sich weiterhin in Ihrer Initiative zu engagieren. Fragen Sie sie nach Ihren Kontaktdaten und laden Sie sie zu weiteren Events ein! Unter finden Sie eine Vorlage für die Kontaktdatenabfrage und einen Leitfaden mit Tipps, wie Sie den Freiwilligentag besonders nachhaltig nutzen und Freiwillige langfristig an Ihre Einrichtung binden können. Haben Sie noch weitere tolle Ideen für den Freiwilligentag oder haben einen dieser Tipps umgesetzt? Dann dokumentieren Sie dies mit Fotos und wenden sich an uns, damit Projektanbietende in Zukunft von Ihrer Idee profitieren können! Freiwilligentag-Hotline: , 11

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