Records Management mit SAPERION im Allgemeinen und Speziell von Web-Auftritten

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1 3. Potsdamer I-Science-Tag FH Potsdam Records Management mit SAPERION im Allgemeinen und Speziell von Web-Auftritten Markus Imgrüth PreSales Consultant SAPERION (Schweiz) AG

2 Inhalt Records Management aus Sicht von SAPERION Umgang mit den unterschiedlichen Eingangskanälen Records Management Lösung für Web-Auftritte auf Basis von qumram (webbasierter Content) 2

3 Records Management - Definition Was ist Records Management? Deutsch: Schriftgutverwaltung Ein Record ist eine durch eine Organisation oder Person erstellte oder empfangene geschäftliche Information, die als Beweis auf Basis rechtlicher Vorschriften verwaltet wird und nicht verändert werden darf. Records Management ist eine Methode zur Koordination von organisatorischen Prozessen zur Erfassung, Aufbewahrung, Nutzung und Vernichtung von Records beliebigen Formats.

4 Hauptprozesse und tangierende Standards ISO GUID X.509, XKMS ISO 15801, PDF/A X.509, XKMS RFC 2821, 2822, TIFF, JPEG 2000, ISO 216 ISO RECORDS ISO 18492, OAIS PDF/A XML MoReq2, ISO Metadata: DC, ISAAR, ISO 23081, 639, 2788, 5964, 8601 ISO Quelle: MoReq2 Specification 2008

5 Lösungen und typische Anwendungen SAPERION unterstützt Ihr Schriftgutmanagement umfassend Einhaltung von Regularien Inklusive Papierakten (Hybrid) Geordnetes Aufräumen Gerüstet für Rechtsstreits

6 Funktionen der SAPERION ECM Compliance Suite Policy Management durch Records Manager Einordnung der Dokumenten-Lebenszyklen in befristete und unbefristete Aufbewahrung (Fixed bzw. Event-based Retention) Nachträgliche Terminanpassungen und änderungen ediscovery und Löschsperrung im Falle eines Rechtsstreits Automatisierte Löschung und Vernichtung Audit-Trail mittels Eintrag in Protokolltabellen Verwaltung auch von Papier-basierenden Dokumenten

7 Benefits Einhaltung von Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten Differenziertes Zugriffsmanagement für Dokumente und ihre Metadaten zur Sicherung vor unerlaubten Zugriffen/Vernichtung Zusätzlicher Löschschutz für Dokumente, die für Rechtsstreit relevant werden Einfache projektspezifische Verwaltung von Papierdokumenten Vermeidung von Prozesskosten durch jederzeit auffindbare relevante Dokumente

8 Anwendersicht - Beispiel eine Personalaktensicht

9 Inhalt Records Management aus Sicht von SAPERION Umgang mit den unterschiedlichen Eingangskanälen Records Management Lösung für Web-Auftritte auf Basis von qumram (webbasierter Content) 10

10 Eingangskanäle 11

11 Inhalt Records Management aus Sicht von SAPERION Umgang mit den unterschiedlichen Eingangskanälen Records Management Lösung für Web-Auftritte auf Basis von qumram (webbasierter Content) SAPERION ECM Web Content Archive powered by 12

12 Warum Web Content Archivierung? Online gelten dieselben Regeln wie für Papier und E-Dokumente Regulatorisch (Compliance) Einhaltung internen und externen rechtlicher Anforderungen ("regulatory compliance") Risiko reduzieren Beweiserhaltung (Gerichtsverfahren, Strafen) Historisch Einhaltung von Archivierungsanforderungen Wahrung von Firmenwissen (Firmenarchiv) kulturelles Erbe (Bsp. Nationalbibliothek) Geschäftsoptimierung Neue Geschäftsmodelle ermöglichen Verbesserte Effizienz, Geschäftsprozesse Vermeidung von Medienbrüchen IT Optimierung IT Kosten senken System Migration Krisenmanagement

13 Nachvollziehbarkeit statische Inhalte Weisungen Produkt- und Finanzinformationen Disclaimer & AGB Nachvollziehbarkeit Welche Inhalte wurden wann und wie publiziert?

14 Personalisiert dynamische Inhalte Belege Transaktionen Personalisierung Personalisiert Welche Belege/Transaktionen entstehen pro Kunde?

15 Web Content Archive SAPERION ECM Web Content Archive 1. Aufzeichnung 2. Verarbeitung 3. Ablage & Verwaltung 4. Zugriff Original Archivdaten Internet Chronos Grabber Chronos Interceptor Chronos Indexer Chronos Archiver Chronos Browser WCMS Web-Applikation eshop Portal, Wiki ECM Compliance Suite 18

16 Live-Demo 19

17 Mögliche Use-Cases Produkthaftung Marktforschung Kundendossier Kaufbelege Disclaimer/AGB Management Social Media Capturing Content-Migration Historisierung Medienarchiv Produkt-Management Compliance optimierter Systembetrieb Informationssicherheit und Nachvollziehbarkeit publizierter Produktinformationen Automatisierte Erfassung gezielter Website-Informationen für Marktanalysezwecke. Zentrale, rechtssichere Verwaltung aller Kundendaten in einem Kundendossier (E-Rechnung, Anmeldebestätigung, Kundeninformationen, historisierte Personen- und Unternehmens-Profile) Aufbewahrung von originalgetreuen Online-Belegen (z.b E-Shop) Lückenlose Nachvollziehbarkeit von Disclaimer und AGB Informationen im Kontext des Webseiten-Inhalts oder einer Person Social Media Capturing und Monitoring: Erfassung und Aufbewahrung von Beiträgen auf Social Media Plattformen Abspeichern und Zugriff auf alte Webauftritte, auch wenn das entsprechende Publikationssystem nicht mehr in Betrieb ist. Aufbewahrung von Web-Inhalten gem. DNBG müssen Web-Inhalte aus historischen Gründen aufbewahrt werden (mehr). rasch ändernde Informationen können in einem unabhängigen Medienarchiv gespeichert werden (Systemunabhängigkeit, Entlastung bestehender Systeme). Die Dossierbildung wird erleichtert (Metadaten) und die Auffindbarkeit erhöht (Suche). Optimierte Marktforschung: Automatisierte Erfassung gezielter Website- Informationen für Marktanalysezwecke Erweitertes Plattform-Monitoring und Vereinfachung von Fehleranalyse und Reproduktion sowie Unterstützung im Kundensupport 20

18 Zusammenfassung SAPERION ECM Web Content Archive Herausforderung SAPERION ECM Web Archiving Compliance Anforderungen Integration in Geschäftsprozesse Nachvollziehbarkeit Integration in IT Umgebung transaktionale Archivierung Webseiten Archivierung anstatt Backup Lösung konsolidierte Sicht auf archivierte Web Inhalte vollständige Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus einer Webseite Personalisierte Archivierung z.b. Integration in Kundenakte "ready-for" Compliance Audits Steuerung über den Zeitstrahl konsolidierte Sicht personalisierte Archivierung nicht-invasive Komponenten zwei Varianten möglich: Interceptor oder Grabber 21

19 22

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Für Ihre Fragen und Anregungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung Markus Imgrüth PreSales Consultant SAPERION (Schweiz) AG fon: Dr. Martin Bartonitz Product Manager Workflow SAPERION AG fon:

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31 SAPERION Rich Client Suche nach Order 34

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