Der Weg zum Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS) Beratung und Begutachtung durch die Unfallkasse des Bundes

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1 Der Weg zum Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS) Beratung und Begutachtung durch die Unfallkasse des Bundes Ihr Unternehmen oder Ihr Betrieb verfügt über eine regelkonforme Arbeitsschutzorganisation und die erforderlichen Schutzmaßnahmen setzen Sie weitgehend um? Das ist sehr gut - aber vermutlich haben Sie hinsichtlich einer wirksamen, nachhaltigen und umfassenden Präventionsarbeit noch erhebliche Optimierungsmöglichkeiten. Bei der Unfallkasse des Bundes liegt deshalb ein Schwerpunkt in der Beratung zur Verbesserung der Arbeitsschutzorganisation und zur Einführung von Arbeitsschutzmanagementsystemen. Die wichtigsten Grundlagen zu AMS sowie das Verfahren der Beratung und Unterstützung der Unfallkasse des Bundes stellen wir Ihnen in diesem Leitfaden vor. 1. Grundsätzliches zu Arbeitsschutzmanagementsystemen (AMS) 1.1. Ziele von AMS Mit der Einführung von AMS werden im Unternehmen folgende Aspekte kontinuierlich verbessert: - Integration des Arbeitsschutzes in die Organisationsstrukturen und Prozesse eines Unternehmens, - Transparenz und Bekanntheit der Arbeitsschutzorganisation und Motivation der Beschäftigten zur Beteiligung am Arbeitsschutz, - Eigenverantwortung in dem jeweiligen Unternehmen und Motivation zu freiwilligen Schritten zur Verbesserung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, - Systematische Vernetzung aller Arbeitsschutzelemente in dem jeweiligen Unternehmen, - Regelmäßige Bewertung des Arbeitsschutzsystems mit dem Ziel einer kontinuierlichen Verbesserung, - Wirksame Umsetzung aller Vorschriften und Regeln und freiwilligen Festlegungen zum Arbeitsschutz Grundlagen der Beratung zu AMS Es gibt viele Regelungen und Normen für AMS. Die Unfallkasse des Bundes bezieht sich bei ihrer Arbeit vornehmlich auf folgende Schriften: a. Nationaler Leitfaden für Arbeitsschutzmanagementsysteme (NLF), BAuA, Juni 2002, b. Organisation des Arbeitsschutzes - Grundlagen zur Integration des Arbeitsschutzes in die Organisation, GUV-I 8631, Oktober 2005, c. Kriterien für eine gute Arbeitsschutzorganisation: Arbeitsschutz mit System, Ausarbeitung des Arbeitskreises Integration des Arbeitsschutzes der UV-Träger der öffentlichen Hand (AK-IAS), Februar 2007, d. Verfahrensgrundsatz zur Begutachtung von AMS des DGUV FAOrg, September 2007, e. Mindestinhalte (KO-Kriterien) für die Begutachtung von AMS, FAOrg, September Stand: Seite 1 von 8

2 1.3. Wesentliche Bestandteile von AMS Sowohl das AMS insgesamt als auch die einzelnen Bestandteile sind entsprechend des PDCA Regelkreises zu steuern (PDCA = Plan Do Check Act). Dies bedeutet, dass alle zuvor geplanten und umgesetzten Maßnahmen regelmäßig auf ihre Wirksamkeit hinsichtlich der Arbeitsschutzziele überprüft, bewertet und wenn erforderlich korrigiert oder angepasst werden. Hierdurch sollen eine effektive Umsetzung aller Arbeitsschutzmaßnahmen und eine kontinuierliche Verbesserung des Arbeitsschutzsystems erreicht werden. Für ein funktionierendes AMS ist diese kontinuierliche Wirksamkeitskontrolle und Verbesserung genauso wichtig, wie die Regelungen zu den einzelnen Themenfeldern. Abbildung: PDCA-Regelkreis Zu folgenden Punkten a. m. sind im Rahmen eines wirksamen AMS schriftliche Regelungen zu treffen. Je nach Art und Größe des Unternehmens können die Regelungen hinsichtlich des Umfangs und der Gewichtung unterschiedlich ausfallen. Zu allen Themen müssen jedoch Regelungen vorhanden sein. Für die Dokumentation eines AMS kann z. B. die Handlungshilfe Beurteilung der Arbeitsbedingungen in der Bundesverwaltung eingesetzt werden. Stand: Seite 2 von 8

3 a. Arbeitsschutzpolitik Es ist eine Grundsatzerklärung der Unternehmensleitung erforderlich, die Aussagen zum Stellenwert von Sicherheit und Gesundheitsschutz, zu Erwartungen an Mitarbeiter und Führungskräfte und zur Selbstverpflichtung zu kontinuierlicher Verbesserung im Arbeitsschutz enthält. b. Arbeitsschutzziele Es müssen sinnvolle, klare und überprüfbare Ziele formuliert werden. Dabei kann z.b. die SMART-Regel angewendet werden: S schriftlich, spezifisch (eindeutig formuliert), M messbar (die Zielereichung muss messbar sein), A anspruchsvoll, attraktiv (bedeutsam, erstrebenswert), R realistisch (Ziele müssen erreichbar sein), T terminiert (Terminvorgabe, regelmäßige Bewertung). Neben den Zielen sind auch Messkriterien für die Bewertung der Zielereichung zu definieren. Es müssen Regeln vorhanden sein, nach denen die Ziele bei Bedarf angepasst werden. Die Ziele müssen im Unternehmen bekannt sein. Geeignete Ziele/Messkriterien im Arbeits- und Gesundheitsschutz können z. B. sein: - Erhöhung der Arbeitssicherheit/Reduzierung der Unfallzahlen, - Verbesserung der Arbeitsschutzorganisation/Verkürzung der Umsetzungszeiten für Arbeitsschutzmaßnahmen, - Bessere Wirksamkeit von Unterweisungen/Ergebnisse von Erfolgskontrollen. c. Arbeitsschutzorganisation Der Arbeitsschutz muss als integraler Bestandteil des Arbeitsablaufs bei allen Tätigkeiten und durch alle Führungsstrukturen fest verankert werden. Wichtig sind schriftliche Dokumentationen über: - Organisationsstruktur (Aufbau- und Ablauforganisation, Organigramm), - Angaben zur Einbindung der Arbeitsschutz-Funktionsträger in die Organisationsstruktur (Organigramm), - Verantwortungsbereiche und zugehörige Aufgaben und Pflichten (Pflichtenübertragung), - Bestellung von Funktionsträgern im Arbeitschutz (u.a. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragter), - Arbeitsschutzausschuss, - AMS-Beauftragte. d. Qualifizierung und Unterweisung - Festlegung der erforderlichen Arbeitsschutz-Qualifikation für alle Führungskräfte und Mitarbeiter, - Zusammenstellung der erforderlichen Unterweisungs- und Schulungsinhalte und Regelungen zur Ermittlung und Überprüfung der erforderlichen Inhalte (Verfahrens-, Arbeitsund Betriebsanweisungen), - Durchführung von Unterweisungen und Schulungen (Verantwortung, Termine, Methoden, Erfolgskontrolle), - Nachweis/Dokumentation der Unterweisungen/Schulungen/Qualifizierungen (Unterweisungsbücher, Urkunden, Ausweise). Stand: Seite 3 von 8

4 e. Arbeitsmedizinische Vorsorge - Zusammenstellung der erforderlichen Arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen und Regelungen zur Ermittlung und Überprüfung der erforderlichen Untersuchungen, - Terminverfolgung, Durchführung und Dokumentation der erforderlichen Arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen, Umsetzung von Schutzmaßnahmen. f. Information, Kommunikation und Zusammenarbeit - Informationsaustausch zwischen Unternehmensleitung und Führungskräften zum Arbeitsschutz (regelmäßiges Thema in Leitungsrunden, Berichte an Unternehmensleitung), - Informationsaustausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitern zum Arbeitsschutz (Melde- und Vorschlagswesen, regelmäßige Gespräche und Informationsveranstaltungen, Beteiligung des Betriebs-/Personalrates), - Verfahren zur Ermittlung, Beschaffung, Verteilung und Aufbewahrung von relevanten Vorschriften und Informationen zum Arbeitsschutz. g. Prüfung von Arbeitsmitteln, Anlagen und Einrichtungen - Ermittlung von prüfpflichtigen Arbeitsmitteln, Anlagen und Einrichtungen, - Ermittlung der Prüfintervalle und der Anforderungen an Prüfer und Prüfung, - Durchführung von Prüfungen und Beseitigung von Mängeln, - Dokumentation/Auflistung aller prüfpflichtigen Arbeitsmittel, Anlagen und Einrichtungen, Terminverfolgung, Prüfungsanforderungen und der Ergebnisse (Kataster). h. Beurteilung der Arbeitsbedingungen: - Festlegung der Vorgehensweise (Beteiligte, Struktur des/der Arbeitsplaners, organisatorischer Ablauf), - Gefährdungsermittlung Gefährdungsbeurteilung Festlegung von Maßnahmen, - Umsetzung der Maßnahmen (Verantwortung, Termine, Überprüfung), - Kontrolle der Wirksamkeit/Anpassung der Gefährdungsbeurteilung, - Anwendung der aktuellen Handlungshilfe (keine Mindestanforderung, kann auch zur Dokumentation des AMS eingesetzt werden). i. Betriebsstörungen und Notfälle - Vorgehens- und Verhaltensweisen (Alarmplan, Brandschutzordnung, Flucht- und Rettungsplan, Notfallplan, Anleitung zur Ersten Hilfe), - Bereitstellung von Meldeeinrichtungen, Erste Hilfe Material, Feuerlöschern, Rettungsmitteln, - Benennung und Ausbildung erforderlicher Personen (Ersthelfer, Evakuierungshelfer, Brandschutzhelfer), - Information der Beschäftigten und Durchführung von Übungen (z.b. Brandschutzübungen). Stand: Seite 4 von 8

5 j. Planung und Beschaffung Für die Planung von Baumaßnahmen, die Beschaffung von Arbeitsmitteln und Arbeitsstoffen und für die Beschäftigung von Fremdfirmen ist die Einhaltung der Arbeitsschutzanforderungen durch genaue Regeln zu gewährleisten. Insbesondere ist Folgendes zu regeln: - Verantwortung und Zuständigkeit für die jeweilige Planung/Beschaffung und für die Einhaltung der Regeln, - Beteiligung der Arbeitsschutzfachleute (insb. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt), - Grundsätzliche Arbeitschutzkriterien, die bei der jeweiligen Planung/Beschaffung zu beachten sind (z. B. relevante Vorschriften, Ersatzstoffprüfung, eigene Anforderungen), - Sichere Inbetriebnahme der neuen Einrichtungen/Arbeitsmittel/Arbeitsstoffe. k. Begehungen/Interne Audits Um die Umsetzung und die Wirksamkeit der Arbeitsschutzmaßnahmen zu beobachten, sind systematische Begehungen des Betriebes oder von Betriebsteilen durchzuführen. Die Wirksamkeit der Arbeitsschutzorganisation und des gesamten Arbeitsschutzsystems ist durch interne System- und Compliance-Audits (Erklärung siehe 2.3) oder andere geeignete Verfahren zu prüfen. Zu diesen Punkten ist Folgendes zu regeln: - Verfahren für Begehungen (insb. Konzept, Führungskräfte/Verantwortliche, Zeitintervalle, Umfang, Teilnehmer), - Verfahren für interne Audits (insb. Checklisten, Pläne, Auditoren), - Protokollführung, Berichterstattung, Beseitigung von Mängeln, Dokumentation. l. Bewertungen/Kontinuierliche Verbesserung Die Unternehmensleitung muss die wichtigen Informationen zum Arbeitsschutz regelmäßig auswerten und bewerten, wie wirkungsvoll das AMS ist. Bei Bedarf sind Korrekturmaßnahmen zu veranlassen. Nachstehendes ist festzulegen: - Intervalle in denen das AMS durch die Leitung bewertet wird, - Informationen, die für die Bewertung ausgewertet werden (z. B. Ergebnisse von k.), - Kriterien zur Bewertung der Zielerreichung, - Berichterstellung. m. Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) Die BGF ist keine Mindestanforderung an ein AMS. Zur wirksamen Verhütung von arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren ist sie zu empfehlen. Aktivitäten zur BGF sind wie alle Bestandteile des AMS systematisch, entsprechend des PDCA-Regelkreises zu steuern. - Verhaltens- und verhältnisorientierte Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung, - Informationsaustausch zwischen Funktionsträgern im Arbeitsschutz und in der Betrieblichen Gesundheitsförderung. Stand: Seite 5 von 8

6 2. AMS-Angebote der Unfallkasse des Bundes Die Angebote der Unfallkasse des Bundes zu AMS gliedern sich in drei Phasen: Grundsätzlich steht allen betreuten Unternehmen die Möglichkeit einer orientierenden Beratung zur Verfügung. Entschließen sich Unternehmen, ein AMS einzuführen, können sie hierbei systematisch beraten werden. An die systematische Beratung kann sich eine Begutachtung des AMS-Systems anschließen Phase 1 Orientierende Beratung: Die Präventionsberater der Unfallkasse des Bundes informieren die Unternehmen im Rahmen der üblichen Beratung über AMS und die Angebote der Unfallkasse des Bundes. Die Einführung von AMS ist keine Verpflichtung. Das Unternehmen entscheidet, ob und in welchem Umfang die Arbeitsschutzorganisation verbessert und in Richtung eines AMS optimiert werden soll. Das Unternehmen kann hier entsprechend des eigenen Bedarfs sinnvolle Schwerpunkte setzen und zunächst nur einzelne Themen, wie z. B. Unterweisungen oder die Gefährdungsbeurteilung bearbeiten. In vielen Fällen ist es zweckmäßig, einen langfristigen Zeitplan bis zur Einführung eines AMS aufzustellen. Beratungen, die sich in dieser Form allgemein mit der Verbesserung der Arbeitsschutzorganisation beschäftigen, erfolgen durch den zuständigen Präventionsberater Phase 2 Systematische Beratung Entschließt sich ein Unternehmen, ein AMS einzuführen, wird es von der Unfallkasse des Bundes systematisch und methodisch beraten und unterstützt. Diese Systematische Beratung erfolgt durch AMS-Berater, die hierfür besonders ausgebildet wurden. Voraussetzung für den Beginn der systematischen Beratung ist, dass das Unternehmen die Anforderungen an eine gute Arbeitsschutzorganisation (siehe Kapitel 1.2) dauerhaft und nachweislich erfüllt. Zu Beginn der Systematischen Beratung erfolgt eine schriftliche Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und der Unfallkasse des Bundes, in der die Angebote der Unfallkasse des Bundes sowie der erforderliche Beitrag des Unternehmens festgehalten werden. Im Rahmen der Systematischen Beratung bietet die Unfallkasse des Bundes an: - die zuständigen Personen über die Grundlagen und Elemente eines AMS zu informieren und bei Bedarf Informationsveranstaltungen durchzuführen, - bei der Zusammenstellung der Inhalte und der Gliederung eines AMS-Handbuches zu beraten, - bei der Formulierung einzelner Inhalte des AMS-Handbuches und ggf. weiterer AMS- Dokumente zu beraten, - Inhalte des AMS-Handbuches und Dokumente nach Fertigstellung hinsichtlich der Begutachtungsfähigkeit zu prüfen, - bei der praktischen Umsetzung einzelner AMS-Elemente zu beraten, - die Wirksamkeit wesentlicher AMS-Elemente hinsichtlich der Begutachtungsfähigkeit zu prüfen und dieses zu dokumentieren. Stand: Seite 6 von 8

7 Folgendes muss das Unternehmen bei der Systematischen Beratung gewährleisten: - Für die Entwicklung und Einführung des AMS werden die notwendigen Ressourcen zur Verfügung gestellt. - Es wird ein qualifizierter Beauftragter benannt, der das AMS federführend betreut von der Entwicklung über die Umsetzung bis zur kontinuierlichen Verbesserung. - Die Unternehmensleitung formuliert Grundsätze, in denen sie deutlich macht, welchen Stellenwert Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz haben. - Sinnvolle, klare und überprüfbare Arbeitsschutzziele werden festgelegt. - Es wird eindeutig geregelt, was im Arbeitsschutz umzusetzen und wer jeweils verantwortlich ist. - Die Wirksamkeit des AMS wird regelmäßig bewertet und Korrekturmaßnahmen werden veranlasst. - Alle Aufgaben, Zuständigkeiten und Maßnahmen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz werden dokumentiert. Die Rolle des AMS-Beraters der Unfallkasse des Bundes ist ausschließlich beobachtend, beratend und informierend. Es ist nicht vorgesehen, dass AMS-Berater an entscheidender Stelle bei der Einführung des AMS oder der Erstellung des Handbuches bzw. einzelner Dokumente mitarbeiten. Das Unternehmen muss für die Entwicklung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und Verbesserung des AMS einen AMS-Beauftragten bestellen. Als Qualifikation für den AMS-Beauftragten wird die Teilnahme an den Seminaren AMS I: Arbeitsschutzmanagement Grundlagen und AMS II: Arbeitsschutzmanagement Ausbildung zum Berater des IAG (Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung) oder eine vergleichbare Ausbildung empfohlen. Wenn Unternehmen externe Berater mit der Entwicklung eines AMS beauftragen, sollten diese in der Lage sein, auf Basis der unter Kapitel 1.2 genannten Grundlagen zu beraten und mindestens über die vorgenannte Ausbildung verfügen. Die Projekt-Laufzeit für die Einführung des AMS sollte auf ca. 2-4 Jahre geplant werden. Der AMS-Berater führt regelmäßig einen Informationsaustausch mit der Unternehmensleitung zum Stand des Projektes durch. Unser AMS-Berater entscheidet, wann das AMS in dem Unternehmen vollständig eingeführt und begutachtungsfähig ist. Wenn das Unternehmen eine Begutachtung wünscht, veranlasst er die weiteren Schritte Phase 3 Begutachtung Nachdem das AMS vollständig eingeführt worden ist, besteht für das Unternehmen die Möglichkeit, die Wirksamkeit des AMS durch eine externe Begutachtung prüfen und bescheinigen zu lassen. Die Begutachtung ist, entsprechend des Nationalen Leitfadens für Arbeitsschutzmanagementsysteme (NLF) freiwillig ein AMS kann auch ohne externe Begutachtung betrieben werden. Den Betrieben, die ein AMS mit Beratung der Unfallkasse des Bundes eingeführt haben, bietet die Unfallkasse des Bundes eine unentgeltliche Begutachtung an. Das Begutachtungsverfahren beginnt mit der Antragstellung eines Unternehmens auf Begutachtung. Der Antrag ist formlos zu stellen und sollte kurz die Einführung des AMS in dem Unternehmen erläutern und eine Selbsteinschätzung beinhalten. Stand: Seite 7 von 8

8 Stimmt die Unfallkasse des Bundes dem Antrag des Unternehmens auf Begutachtung des AMS zu, wird zwischen dem Unternehmen und der Unfallkasse des Bundes eine schriftliche Vereinbarung zur Begutachtung getroffen. Zu Beginn der Begutachtung werden zunächst wichtige Dokumente geprüft, die das Unternehmen der Unfallkasse des Bundes auf Anforderung zur Verfügung stellt. Die erfolgreiche Prüfung dieser Dokumente ist Vorrausetzung für den Fortgang der Begutachtung. Die Begutachtung im Unternehmen erfolgt zunächst in einem System-Audit, in dem Regelungen und Dokumente des AMS auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit dem NLF geprüft werden. Bei dem nachfolgenden Compliance-Audit wird die Wirksamkeit des AMS durch Besichtigungen und Gespräche in ausgewählten Bereichen des Unternehmens bewertet. Nach der Begutachtung erhält das Unternehmen einen Begutachtungsbericht über das Ergebnis der Begutachtung. Der Bericht enthält ggf. Auflagen und Empfehlungen zur Optimierung des AMS. Entsprechend des Verlaufs der Begutachtung entscheidet das Begutachtungsteam, dem Unternehmen eine Bescheinigung auszustellen. Diese bestätigt dem Unternehmen, dass das eingeführte AMS den Anforderungen des NLF entspricht. Die Bescheinigung ist 3 Jahre gültig. Treten während der Gültigkeit Sachverhalte auf, die den Mindestanforderungen an ein AMS widersprechen insbesondere schwere Störungen oder Unfälle, die auf unzureichende Arbeitsschutzmaßnahmen zurückzuführen sind kann die Bescheinigung von der Unfallkasse des Bundes wieder aberkannt werden. Orientierende Beratung Orientierende Beratung des Entschluss des Unternehmens Unternehmens durch Präv.- zur Einführung Berater der eines AMS UK-Bund Begutachtung Vereinbarung II Antrag des zwischen Unternehmens Unternehmen auf und UK-Bund Begutachtung Systematische Beratung Systematische Vereinbarung I Beratung des zwischen Unternehmens Unternehmen durch AMS- und UK-Bund Berater der UK-Bund Festellen der Begutachtungs- Beratungsfähigkeit durch zeitraum: AMS-Berater der 2-4 Jahre UK-Bund Anforderung und Begutachtung von Unterlagen Erstellen des Auditplans Begutachtung vor Ort Begutachtungs- Bericht Bescheinigung Abbildung: Der Weg zum AMS Haben Sie Fragen oder wünschen Sie weitere Beratung? Wenden Sie sich an ihren zuständigen Präventionsberater. Sie erreichen uns im Internet unter oder über UK-Bund-direkt unter / Stand: Seite 8 von 8