Archivierung von Mails des Exchange-Systems

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1 Universitätsrechenzentrum Sven Vollmann Telefon: Archivierung von Mails des Exchange-Systems Die Mailordner auf dem Exchange-System wachsen ständig, mit dem Ergebnis, dass Sie vermutlich die Übersicht verlieren und der Serverplattenplatz nicht mehr ausreicht. Daher bitten wir Sie nicht mehr benötigte Mails möglichst umgehend zu, löschen bzw. bei Bedarf auf CD zu archivieren und dann das Original zu löschen. Dieses Dokument soll Ihnen als Anleitung bei der Archivierung Ihrer alten Mails dienen, damit diese dann z. B. auf eine CD gebrannt werden können. Hierfür sind zwei Schritte erforderlich. Im ersten Schritt müssen die alten Mails, die sich in Ihren Ordnern befinden, gesichert werden. Es ist auch möglich ein ganzes Postfach zu sichern, aber aufgrund der Größe nicht ratsam. Anschließend können Sie die alten Mails aus den zuvor gesicherten Ordnern löschen. Diese zwei Schritte werden im folgenden genauer erläutert: Schritt 1 (Exportieren/Sichern der Mails): Öffnen Sie Ihr Outlook und wählen Sie Datei -> Importieren/Exportieren. Seite 1 von 7

2 Es erscheint eine Auswahlliste von möglichen Export- bzw. Import- Varianten. Bitte wählen Sie Exportieren in eine Datei und klicken Sie auf Weiter. Im folgenden Menü wählen Sie bitte Persönliche Ordner-Datei (.pst) und anschließend Weiter. Seite 2 von 7

3 Nun können Sie den Ordner, bzw. das Postfach, das Sie exportieren möchten, auswählen. Es ist leider nicht möglich, pro Exportiervorgang mehr als einen Ordner/Postfach auszuwählen. Nachdem Sie den gewünschten Ordner/das gewünschte Postfach markiert haben, klicken Sie auf Weiter. Sollten sich in Ihrem markierten Ordner/Postfach Unterordner befinden, so müssen Sie das Häkchen bei Unterordner einbeziehen setzen. Anschließend können Sie den Pfad, unter welchem Ihre Sicherungs-Datei angelegt werden soll, angeben. Über Durchsuchen kann der gewünschte Speicherort gewählt werden. Ansonsten lassen Sie bitte alle Einstellungen auf dem Standardwert. Seite 3 von 7

4 Nach einem Klick auf Fertig stellen gelangen Sie zum nächsten Menüpunkt. Hier geben Sie bitte Ihrer Sicherung unter Name eine Bezeichnung, wie z.b. Backup. Diese Bezeichnung wird bei einem eventuellen späteren Import in Ihrer Ordnerliste angezeigt. In dem Abschnitt Verschlüsselung kann der Standard beibehalten werden. Sofern Sie Ihrer Sicherung ein Passwort geben möchten, können Sie dies unter dem Abschnitt Kennwort tun. Seite 4 von 7

5 Nach dem Bestätigen Ihrer Einstellungen mittels OK beginnt der eigentliche Exportiervorgang. Schritt 2 (Löschen der gesicherten Objekte): Ist der Exportiervorgang abgeschlossen, können Sie die Objekte, welche Sie in Ihre Sicherung miteinbezogen haben, löschen (z.b. alle Mails unter Gesendete Objekte falls dieser Ordner gesichert wurde). Der Export selbst löscht diese nicht, sondern benutzt lediglich eine Kopie für die Sicherung. Um nun Plattenplatz auf dem Server freizugeben, gehen Sie unter Gelöschte Objekte. Hier befinden sich alle von Ihnen gelöschten Mails/Ordner. Löschen Sie hier nun abermals alle Elemente/Mails. Da selbst nach dieser Löschung der Mails/Ordner diese noch 30 Tage rekonstruierbar sind, wird der Speicherplatz auf dem Server auch erst nach Ablauf dieser Frist freigegeben. Es besteht allerdings die Möglichkeit, Ihre gelöschten Objekte tatsächlich dauerhaft zu entfernen. Sie sollten sich daher absolut sicher sein, dass Sie diese nicht mehr benötigen. Wählen Sie bitte in Ihrer Ordnerliste den Ordner Gelöschte Objekte aus. Anschließend gehen Sie über Extras zu Gelöschte Elemente wiederherstellen. Seite 5 von 7

6 Im nun erscheinenden Fenster sehen Sie alle Objekte die Sie aus Gelöschte Objekte entfernt haben. Markieren Sie diese und drücken Sie oben auf das X. Nach dem Bestätigen der Sicherheitsabfrage sind alle markierten Objekte endgültig gelöscht. Seite 6 von 7

7 Anmerkung: Um Speicherplatz auf der Festplatte zu sparen, können Sie im Anschluss an die Archivierung mit einem Komprimierungs-Programm wir z.b. WinZip oder WinRAR die Dateigröße der Archivdatei verkleinern. Ein Verwenden solcher Programme empfiehlt sich auch, wenn Ihre Sicherungs-Datei zu groß ist, um sie auf eine CD zu brennen. Die meisten Programme bieten die Möglichkeit, eine Datei beim Komprimieren in mehrere Teile zu zerlegen. Seite 7 von 7

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