Das Niedersächsische Modell eines Kompetenzzentrums für SAP Hochschulanwendungen

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Matilde Wetzel
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1 Das Niedersächsische Modell eines Kompetenzzentrums für SAP Hochschulanwendungen Dr. Thomas Rupp IT-Summit der Freien Universität Berlin Informationstechnologie als Integrationstechnologie

2 Entstehung und Rahmenbedingungen Umwandlung der Hochschulen in Landesbetriebe zum , Hochschulen/Kunden: HAWK Hildesheim/Holzminden/Göttingen HBK Braunschweig HMTMH Hannover Hochschule Emden/Leer Hochschule Hannover Hochschule Osnabrück Jade Hochschule Leibniz Universität Hannover Leuphana Universität Lüneburg MWK Ostfalia Hochschule Braunschweig/Wolfenbüttel Technische Informationsbibliothek TiHo Hannover TU Braunschweig TU Clausthal Uni Göttingen Uni Osnabrück Universität Hildesheim Universität Oldenburg Universität Vechta zentral und dezentral organisierte Hochschulen Landesbetriebe/Stiftungen 2

3 Entwicklung des CCC Konzeption im Jahr 2000 mit zentralem Koordinierungszentrum und verteilten Kompetenzzentren in Hannover, Braunschweig und Göttingen ( Verwaltungsvereinbarung und Anschubfinanzierung durch MWK) Zentralisierung in der Praxis Evaluation in 2003 und Fortführung des zentralen CCC ( Finanzierung durch Hochschulen) 2005 Abschluss einer neuen Verwaltungsvereinbarung 2006 Zertifizierung als SAP Customer Competence Center/Customer Center of Excellenz, Rezertifizierung in 2008, 2010,

4 Eingesetzte Module 2001 Finanzbuchhaltung (FI) Anlagenbuchhaltung (FI-AA) Public Sector Management (PSM) Controlling - Grundlagen(CO) 2002 Reisekostenabrechnung (FI-TV) Materialwirtschaft (MM) Controlling (kontinuierlicher Ausbau) 2003 Vertrieb (SD) esapinfo 2005 Personaladministration (HR-PA) Organisationsmanagement (HR-OM) 2006 Personalkostenplanung (HR-CP) 2010 Business Warehouse (BW) 2011 Records Management / Folders Management (FM) 2012 Zeitwirtschaft (HR-PT) 4

5 Staatliche Hochschulen in Niedersachsen ~ 1,5 Mrd. Haushaltsvolumen ~ 2,5 Mrd. Bilanzvolumen ~ Personalfälle 5

6 Aufgabenwahrnehmung durch das CCC Einführung Produktivbetrieb Weiterentwicklung Aufgabenwahrnehmung durch externe Berater Uni2001/Baan2Sap Aufgabenwahrnehmung durch CCC Aufgabenwahrnehmung durch CCC HR/BW/RW/FM 6

7 Ziele für den Referenzmodell-Einsatz Schnelle und gemeinsame SAP-Einführung, Bildung eines einheitlichen Rahmens für die Hochschulen, Unterstützung des produktiven Betriebes und kontinuierliche Weiterentwicklung durch das Referenzmodell, Implementierung effizienter Prozessvarianten in das Referenzmodell. Qualität Kosten Zeit Referenzmodell 7

8 Varianten am Beispiel Zahllauf Rechnung buchen dezentral Rechnung buchen zentral Belege Zahlungsvorschlag erstellen Zahllauf durchführen Zahlungsvorschlag erstellen Zahllauf durchführen zentral dezentral zentral Rechnung vorerfassen vorerfasste Rechnung buchen Zahlungsvorschlag erstellen Zahllauf durchführen 8

9 Referenzmodellkomponenten Schulungskonzept Projektmanagement QM-Konzept CCC-Konzept DV-Konzept Fachkonzepte für Module Geschäftsprozesse Anwendungsdokumentation Realisierung Customizing Entwicklung/ Schnittstellen Rollen 9

10 Prozessvarianz z.b. Personalabrechnung Prozessvarianz Potentielle Prozessvarianten Parametrisierte Prozessvarianten Hochschulspezifische Parametrisierung/Stammdaten Eigene Erweiterungen SAP ERP Niedersächsisches Hochschulreferenzmodell Hochschulimplementierung Konkretisierung/Individualisierung 10

11 Entwicklung und Roll-out Fachkonzept RefMod Delta- Fachkonzept Hochschule Impl. RefMod Impl. Hochschule Test RefMod Test Hochschule Roll-out Produktion 11

12 3-Systemlandschaft Transport Transport Entwicklung Qualitätssicherung Produktiv -Customizing (Parametrisierung) - Entwicklung (Programmierung) -Test - Schulung - Produktion Customizing mandantenabhängig mandantenunabhängig + Entwicklung 12

13 Systemlandschaft ERP Referenzmodell Uni Göttingen HS Osnabrück Uni Oldenburg ES0 Customizing/ Entwicklung QS0 QS/Schulung Systemstandorte LUIS Systemstandort GITZ ES1 Customizing ES3 E21 ES2 Customizing QS3 Q21 QS1 QS Übung Schulung PS1 PS3 P21 QS2 QS Übung Schulung PS2 13

14 Systemlandschaft BW Referenzmodell Hochschulsysteme Entwicklungs- System QM- System Entwicklungs- Systeme QM- Systeme Produktiv- Systeme BW EB0 QB0 EB1-EBx QB1-QBx PB1-PBx ERP QS1 ES0 QS0 QS2 PS1 PS2 Transportweg Anbindung Quellsystem 14

15 Leistungen des CCC Fachlich konzeptione le Leistungen BW L-Fragen, Fachkonzepte, Information, Vertragsadm in. Planung. Leistungen des CCC Anwendungssystem - technische Leistungen Custom izing, Support, Dokumentation, Releasew echsel, Schulungen, SpezialKnow-how. System technische Leistungen System aufbau, Sicherheit, Berechtigungen, Schnittste len, Entwicklung. N iedersächsisches Hochschulreferenzm ode l 15

16 Support-Konzept End-Anwender Key-User CCC 16

17 Aufgaben der Key-User Modulverantwortliche der Hochschulen während der Einführung Schulung der Endanwender First Level Support: Ansprechpartner für Enduser bei Problemen (80% aller Probleme sollten durch Key-User gelöst werden) Mitwirkung an der Weiterentwicklung der Module (Workshops) Ansprechpartner CCC (Problemmeldungen, Anpassungswünsche) Bei kleineren zentral organisierten Hochschulen (Key-User = Enduser) 17

18 Finanzierung Finanzierung durch beteiligte Hochschulen Finanzierung über unterschiedliche Finanzierungskreise (je Einführungsprojekt) Kostenschlüssel (für Uni2001) 70% Lizenzkosten 30% zeitlich gewichtete Anfragenbearbeitung Kostenschlüssel sonstige Projekte 100% Lizenzkosten 18

19 Erfassung von Anfragen 1 unter 5 Minuten 2 unter 30 Minuten 3 - unter 60 Minuten 4 bis zu 3 Stunden (180 Minuten) 5 bis zu einem Tag (445 Minuten) 6 mehr als ein Tag (manuelle Eingabe der Minuten) Erfassung pro Hochschule/Modul 19

20 Organisatorische Eingliederung Lenkungsgruppe CCC/SAP Hauptamtliche Vizepräsidenten/innen der beteiligten Hochschulen Leibniz Universität Hannover Entscheidungen über CCC und Weiterentwicklung SAP CCC als Stabstelle des Präsidiums 20

21 Interne Organisation Leitung/Coach HR/FI-TV Schwerpunktbildung und Grund Know-how in allen Modulen interner Austausch Besonderheiten der Hochschulen PSM/CO BI MM/SD/FM FI/FI-AA Qualifikation: Wirtschaftswissenschaftler mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik 21

22 Forschung und Lehre CCC -Promotion - Lehrveranstaltung - Dienstleistung Stellen zur Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses 22

23 CCC im WEB 23

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 24

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