SAP Folders Management

Transkript

1 SAP Folders Management Die neue Art der Datenverwaltung

2 SAP Folders Management Warum SAP Folders Management? Es gibt einige Punkte, die uns immer wieder in Projekten und in Gesprächen mit unseren Kunden auffallen. Vielleicht finden Sie sich hier ebenfalls wieder: Viele Unternehmer klagen über Dezentrale Datenhaltung Verschiedene Dokumente und Informationen werden nicht nur an einer Stelle im Unternehmen verwaltet, sondern meist in mehreren unterschiedlichen Systemen. Das führt dann dazu, dass unterschiedliche Abteilungen nicht auf diese Informationen direkt zurückgreifen können. Dazu müssen sie entweder ausgedruckt, vervielfältigt oder auf sonstige Art und Weise weitergegeben werden. Braucht zum Beispiel der Einkauf Informationen über Lieferanten, dann noch das Controlling und die Finanzbuchhaltung und zur gleichen Zeit vielleicht ebenfalls die Geschäftsleitung, müssen diese Informationen für alle beteiligten Parteien zur Verfügung stehen. Natürlich können diese Informationen vervielfältigt und an alle beteiligten Stellen verteilt werden; dieses Vorgehen ist dann aber mit Aufwand verbunden. Das führt dann schon zum nächsten Punkt, über den es oft Klagen gibt: Den Informationsfluss Heutzutage ist es immens wichtig, einen stetigen Informationsfluss zu gewährleisten. Wichtige Entscheidungen basieren auf diesen Informationen und je vollständiger Informationen vorliegen, umso besser und effektiver können sie getroffen werden. Um einen vernünftigen Informationsfluss zu gewährleisten, ist es wichtig, dass Informationen verteilt werden. Kosten für die Informationsverteilung Bei der Verteilung von Informationen fallen Kosten an. s müssen bearbeitet und weitergeleitet werden, andere Dokumente kopiert und den entsprechenden Personen zugestellt werden. Und wenn die Informationen dann an den betreffenden Personenkreis übermittelt worden sind, fehlt es oft an Sicherheit. An der Sicherheit, dass die Informationen wirklich beim Adressaten ankommen und wahrgenommen werden Bestimmt kennen Sie das auch: jeden Tag erreicht Sie eine Flut von Informationen s, Notizen, Dokumente, sowohl in ausgedruckter Form als auch digital. Und manchmal ist es sehr schwer, wirklich alle eingehenden Informationen richtig zu würdigen und einiges geht schlichtweg an einem vorbei. Fakt ist: Alle diese Punkte kosten Geld, Zeit oder Nerven. SAP Folders Management kann hierbei helfen. Wie, zeigen wir Ihnen hier.

3 Das System Was ist SAP Folders Management? Internet- oder Intranet-Seiten können in die Akte eingebunden werden. Neben Dokumenten können andere elektronische Elemente eingebunden werden, die sowohl aus dem lokalen SAP-System kommen können, aber auch aus anderen SAP- oder sogar Fremdsystemen. Dazu gehören beispielsweise Business-Objekte, Transaktionen oder Reports. Darüber hinaus kann durch die Integration eines Ad-hoc-Workflow-Tools und der WebFlow Engine eine effiziente Prozesssteuerung aus der Akte heraus stattfinden: Das SAP Folders Management beinhaltet zunächst einmal eine Umstellung von Papierakten auf elektronische Akten. Dadurch wird im Büro weniger Papier verbraucht, die Kosten für die Lagerung von physischen Akten fallen weg und teure Kopierarbeiten müssen ebenfalls nicht mehr durchgeführt werden. Durch eine solche Umstellung wird aber weit mehr erreicht, nämlich die optimale Recherchierbarkeit von Informationen. Und gerade der Faktor von schnell zugänglichen Informationen unterstützt eine erfolgreiche Geschäftsabwicklung: in einer digitalen Akte können alle Informationsobjekte eines Geschäftsvorgangs in einer übersichtlichen und hierarchischen Struktur zusammengefasst werden. Allerdings bildet das SAP Folders Management nicht nur die üblichen Papierakte elektronisch an, viele Funktionen gehen über den Anwendungsbereich einer konventionellen Aktenverwaltung hinaus: Schneller und sicherer Zugriff auf archivierte Dokumente. Office-Dokumente und Notizen können direkt in einer Akte erfasst werden. Dabei besteht die Möglichkeit, von Dokumentvorlagen Gebrauch zu machen. Vordefinierte Workflows können in eine Akte eingebunden und aus dieser heraus gestartet werden. Benutzer können ebenfalls Ad-hoc-Workflows definieren, bei denen sie Aktenelemente in einer elektronischen Umlaufmappe an Mitarbeiter senden und deren Aufgaben festlegen. Alle Prozesse dieser Art werden protokolliert und sind aus der Akte heraus nachvollziehbar. Gerade durch diese Integrationsmöglichkeit in der Akte bekommt man eine durchgängige und medienunabhängige Sicht auf alle Informationsobjekte, die zu einem Geschäftsprozess gehören. Der Geschäftsprozess an sich wird hierdurch wesentlich transparenter, alle Entscheider greifen auf die gleichen Informationen aus dem SAP System zu und die Entscheidungsfindung bei strategischen Beschlüssen wird erleichtert. Das Ergebnis: Eine strukturierte Zusammenfassung aller Informationen und Funktionen zu einem Geschäftsvorgang in einer zentralen Sicht.

4 Ein Beispiel Die Lieferantenakte auf einen Blick Webseiten Transaktionen Business-Objekte Office Dokumente und Vorlagen Workflow SAP Folders Management Inhalt einer Akte Notizen Reports Archivierte Dokumente Dokumentinfosätze Damit Sie sich noch besser vorstellen können, wie SAP Folders Management auch für Sie von großem Nutzen sein kann, erläutern wir die Funktionen an einem Beispiel. Eine Lieferantenakte ist eine Sammlung alle Informationen und Daten über einen Lieferanten, die während der Geschäftsprozesse anfallen. Anhand der Lieferantennummer wird die Akte identifiziert. Beispielhaft sehen Sie hier eine Struktur (Modell) für eine Lieferantenakte: Ordner: Stammdaten Lieferantenstammsatz: direkter Absprung in den Stammsatz (z. B.: XK03) Einkaufsinformationssatz: direkter Absprung in den Infosatz Materialstamm/Zeichnungen: direkter Absprung in die SAP-Transaktion Preisvereinbarungen: Ablage der Dokumente in der Akte Notizen: z. B. aus Telefonaten Ordner: Reklamationen Reklamationsabwicklung: Überblick über die Reklamationsabwicklung im SAP zu diesem Kunden Ordner: Bestellprozess Bestellanforderungen: Einbindung der SAP Belege in die Akte Schriftverkehr: direkt aus der Akte zu erstellen und abzulegen Notizen: Hinterlegen von Anmerkungen Angebote: werden in der Akte als Dokument abgelegt Bestellungen: Einbindung der Transaktion ME23n in die Akte Ordner: Beurteilungen und Auswertungen Lieferantenbeurteilungen: Einbindung der Transaktion Reports: können auch aus der Akte gestartet werden

5 SAP Folders Management 7 Vorteile 7 Vorteile von SAP Folders Management 1. Wo früher die Akte zur Bearbeitung physikalisch vor Ort sein musste, ist der Zugriff nun jederzeit von beliebiger Stelle aus und zwar gleichzeitig von mehreren Personen möglich. 2. Für alle Beteiligten ist die Akte stets auf dem aktuellsten und somit auch gleichen Stand. 3. Recherchen innerhalb der Akte können nach mehreren Suchkriterien gleichzeitig vollzogen werden. 4. Zugriffe auf die Akteninhalte können berechtigungsgesteuert und Änderungen an den Akten protokolliert werden. 5. Zusammenführung aller Informationen in einer zentralen Sicht. 6. Prozesssteuerung durch vordefinierte und dynamische Workflow-Laufwege. 7. Lückenlose Prozessdokumentation und revisionssichere Archivierung.

6 Ihre Schnittstelle zum Erfolg. Gute Gründe Warum ist die BA Business Advice GmbH der richtige Partner für Sie? Für uns ist diese Frage ziemlich leicht zu beantworten: mit unserer Fachkompetenz und unseren Erfahrungen haben wir SAP Folders Management bereits bei verschiedenen Kunden eingeführt. Deshalb wissen wir genau, wie wir diese Software bei Ihnen so implementieren können, dass Sie im Anschluss daran erfolgreich mit ihr arbeiten. Obwohl wir ein sehr junges Beratungshaus sind, verfügen wir über einen großen Erfahrungsschatz, den wir uns in zusammengerechnet mehr als 100 SAP Projekten angeeignet haben. Dieser Erfahrungsschatz trägt dazu bei, dass wir Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse verstehen. Wir wissen auch, jedes Unternehmen ist etwas anders. Brauchen Sie spezielle Anpassungen? Diese setzen wir mit unseren eigenen Entwicklern pragmatisch und kreativ für Sie um. Schließlich kennen Sie die Strukturen Ihres Unternehmens am besten, wir kümmern uns darum, dass die IT- Lösung zu Ihnen passt. In enger Zusammenarbeit erreichen wir für Sie das bestmögliche Ergebnis. Selbstverständlich mit anschließenden Schulungen und so lange Sie uns benötigen. BA Business Advice GmbH Marie-Curie-Straße 1 D Oldenburg TEL FAX info@ba-gmbh.com Sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gern.