Briefe, Bewerbungen & Co. mit Word

Transkript

1 Briefe, Bewerbungen & Co. mit Word Visual QuickProject Guide von Maria Langer

2 3. Vorlage mit Briefkopf Briefkopf. Klingt ziemlich formal und nach etwas, das vorrangig in der Geschäftwelt zum Einsatz kommt. Ob Sie sich selbstständig machen wollen oder Word nur für den persönlichen Schriftwechsel nutzen ein Briefkopf sollte zur Grundausstattung gehören. Die einfachste Version enthält die notwendigen Kontaktinformationen für Ihre Ansprechpartner. Speziell im Geschäftsbereich sollte der Briefkopf darüber hinaus das Firmenlogo und andere wichtige Elemente der Corporate Identity (z.b. einen Slogan) enthalten. Mit den Vorlagen in Microsoft Word können Sie zwei Arten von vorformatierten Briefbogen-Dokumenten zu erstellen: Die erste Möglichkeit besteht darin, jeden Brief einschließlich der Text- und Grafikelemente neu anzulegen, zu formatieren und auf leerem Briefpapier zu drucken. Wenn Sie diesen Brief schreiben und drucken, ist der gestaltete Briefkopf ein Teil des Briefs. Die andere Möglichkeit bei vorgedruckten Briefbögen benutzt eine Briefvorlage mit allen Formateinstellungen für den Text. Wenn Sie diesen Brief schreiben und anschließend drucken, ist der Brieftext immer korrekt formatiert. In diesem Kapitel lernen Sie die erste Möglichkeit einer Word-Vorlage kennen. 39

3 Dokument einrichten 1 Klicken Sie auf Neues leeres Dokument in der Standard-Symbolleiste. Hier die Schaltfläche unter Windows und hier unter Mac OS X Es erscheint ein leeres Dokumentfenster. 2 Klicken Sie auf Seitenlayoutansicht unten im Fenster und hier unter Mac OS X Hier die Seitenlayoutansicht, in der Sie während der Arbeit das exakte Erscheinungsbild der einzelnen Seiten Ihres Dokuments prüfen können. 40

4 Seitenränder Unter Windows: 1 Wählen Sie Seite einrichten aus dem Datei- Menü. Unter Mac OS: 1 Wählen Sie Dokument aus dem Format-Menü. 2 Falls erfor- 2 Falls erforderlich klicken Sie auf das Register Seitenränder im Dialogfeld Seite einrichten. derlich klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenränder im Dialogfeld Dokument. 41

5 Seitenränder (Fortsetzung) 3 Geben Sie die Maße für die Ränder in die Felder Oben, Unten, Links und Rechts ein. Die Maßeinheit brauchen Sie nicht einzugeben; Word vergibt automatisch Zentimeter. Die Änderungen der Maße werden umgehend im Bereich Vorschau angezeigt, so dass Sie jederzeit das Erscheinungsbild Ihres Dokuments prüfen können. 4 Achten Sie darauf, dass unter Übernehmen für die Option Gesamtes Dokument gewählt ist. 5 Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern. 42

6 Text für Briefkopf Der formatierte Text für den Briefkopf erscheint in jedem Brief ganz oben. Geben Sie erst den Text ein und formatieren Sie ihn anschließend. Die blinkende Einfügemarke befindet sich oben links auf der Seite tippen Sie den Text für den Briefkopf ein. Drücken Sie nach jeder Zeile die [ı]-taste. Für meinen Briefkopf habe ich den Firmennamen, die Anschrift, die Telefon- und Faxnummer, die -Adresse und die Website aufgenommen (siehe folgende Abbildung). Die automatische Formatierung in Word könnte Ihre - Anschrift oder Webadresse in einen anklickbaren, blau unterstrichenen Hyperlink umwandeln. Um die Hyperlink-Formatierung zu entfernen, zeigen Sie auf den Anfang des entsprechenden Textes, klicken auf das eingeblendete Menüsymbol Autokorrektur- Optionen und wählen Hyperlink entfernen. Eventuell unterstreicht Word für Windows Teile der Anschrift mit einer roten Linie, die jedoch nicht gedruckt wird. (Word für Mac OS verfügt nicht über dieses Smarttags-Feature.) 43

7 Platzhalter erzeugen Platzhalter für Text helfen Ihnen, wenn Sie später den Brief schreiben. Außerdem vereinfachen die Platzhalter das Formatieren von Datum, Anschrift, Anrede und Brieftext. 1 Die blinkende Einfügemarke befindet unter dem Briefkopfs. Drücken Sie zweimal die [ı]-taste, um die Einfügemarke zwei Zeilen weiter unten zu platzieren. 2 Tippen Sie den nebenstehenden Platzhaltertext ein und drücken Sie nach jedem Platzhalter zweimal die [ı]-taste. 3 Tippen Sie hier Ihren Namen und die Berufsbezeichnung ein, die der Unterschrift folgen sollen. 4 Es bleibt Ihnen überlassen, welche Reihenfolge Sie für die Platzhalter wählen. Grundsätzlich sollte das Datum zwischen Anschrift und Anrede platziert werden. Vielleicht möchten Sie auch einen Platzhalter für die Betreffzeile einfügen. 44

8 Text ausrichten Der Text für den Briefkopf sieht auf der Seite oben zentriert viel besser aus. 1 Ziehen Sie mit dem Mauszeiger über den Briefkopftext, um ihn zu markieren. 2 Unter Windows klicken Sie auf Zentriert in der Format- Symbolleiste oder klicken Sie unter Mac OS auf Zentriert im Bereich Ausrichtung und Abstand in der Formatierungspalette. Eventuell müssen Sie auf dieses Dreieck klicken, um die Optionen Ausrichtung und Abstand anzuzeigen. Der markierte Text befindet sich nun zentriert zwischen den Seitenrändern. 45

9 Schriftart zuweisen Der Briefkopftext lässt sich so formatieren, dass er sich durch eine besondere Schriftart vom übrigen Text abhebt und besser zu lesen ist. 1 Ziehen Sie den Mauszeiger über den zu formatierenden Text, um ihn zu markieren. 2 Wählen Sie Schriftart bzw. Zeichen aus dem Format-Menü. 3 Wählen Sie im Dialogfeld Zeichen bzw. Schrift die gewünschten Optionen. Mehr darüber finden Sie in Kapitel 2. 4 Klicken Sie auf OK. 5 Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Briefkopf- oder Platzhaltertext im Dokument. Hier der Briefkopf mit verschiedenen Schriftgrößen und Schriftstilen der Schriftart Papyrus. Dem Platzhaltertext haben wir die Schriftart Garamond zugewiesen. 46

10 Grafik einfügen Da meine Firma ein Logo benutzt, soll es auch im Briefkopf erscheinen, und zwar ganz oben. 1 Klicken Sie links neben dem ersten Zeichen im Briefkopf, um hier die Einfügemarke zu platzieren. 2 Drücken Sie die [ı]-taste, um den Text um eine Zeile nach unten zu verschieben. Drücken Sie dann einmal die [Ó]-Taste, um die Einfügemarke in die leere Zeile zu setzen. 3 Wählen Sie den Befehl Einfügen > Grafik > Aus Datei. Das Dialogfeld Grafik einfügen (Windows) bzw. Bild auswählen (Mac OS) erscheint (siehe nächste Seite). 47

11 Grafik einfügen (Fortsetzung) 4 Benutzen Sie die Werkzeuge im Dialogfeld, um zum Ordner mit den Bildern zu kommen und ihn zu öffnen. (Mehr dazu finden Sie in Kapitel 2.) 5 Wählen Sie die einzufügende Grafik. 6 Klicken Sie auf Einfügen. Die Grafik erscheint im Dokument. 48

12 Grafik skalieren Wir mögen zwar die Grafik, die von Gary-Paul Prince als Firmenlogo gestaltet wurde, aber sie sollte im Briefkopf nicht ganz so groß sein. Deshalb wird die Grafik nun skaliert. 1 Klicken Sie auf das Logo, um es zu wählen. Ein Rahmen mit Anfassern umgibt die Grafik. 2 Setzen Sie den Mauszeiger auf einen Eckanfasser, drücken Sie die Maustaste und ziehen Sie zur Mitte der Grafik. Ein gepunkteter Rahmen zeigt die Bildgröße an, wenn Sie die Maustaste loslassen. 3 Hat der Grafikrahmen die gewünschte Größe, lassen Sie einfach die Maustaste los. Die Grafik ist jetzt skaliert. 49

13 Als Vorlage speichern Wenn das Dokument mit dem Briefkopf fertig ist, können Sie es als Vorlage speichern. Eine Vorlage ist ein spezielles Word-Dokument, dass Sie als Ausgangsbasis für weitere Dokument nutzen. 1 Wählen Sie Speichern unter aus dem Datei- Menü. Sobald Sie ein Dokument als Vorlage speichern, zeigt Word automatisch den Inhalt der Ordner Vorlagen (Windows) bzw. Eigene Vorlagen (Mac OS). 2 Wählen Sie Dokumentvorlage aus der Liste Dateityp (Windows) bzw. aus dem Popup-Menü Format (Mac OS). 3 Geben Sie Briefkopf unter Dateiname (Windows) bzw. Sichern unter (Mac OS) ein. Unter Mac OS müssen Sie eventuell hier für die Dateienliste des Dialogfelds klicken. Fertig! Sie können die Datei jetzt schließen. 4 Klicken Sie auf Speichern bzw. Sichern. Das Dokument wird als Vorlage gespeichert. 50

14 Extras Dokument einrichten S. 40 Ein Briefkopf lässt sich in jeder Dokumentansicht erzeugen. Die Seitenlayoutansicht eignet sich jedoch für die Arbeit mit Kopfund Fußzeilen oder beim Platzieren von Grafiken am besten. Seitenränder S Wenn Sie eine Vorlage für einen vorgedruckten Briefbogen (der Briefkopf ist hier bereits vorhanden) einrichten, messen Sie den Abstand vom oberen Papierrand bis zur unteren Kante des Briefkopfes. Rechnen Sie dann eine Sicherheitsmarge von ca. 0,5 cm mit ein. Das Gesamtmaß (Briefkopf ab obere Papierkante plus 0,5 cm) ist Ihr oberer Rand. Falls die Seite auch unten bedruckt ist, ermitteln Sie den Abstand von der unteren Papierkante bis zur oberen Kante des Textes oder der Grafik, die hier vorgedruckt sind. Rechnen Sie wieder eine Zugabe von ca. 0,5 cm für den unteren Rand mit ein. So stellen Sie sicher, dass der in der Briefkopf-Vorlage eingetippte Text die bereits im Vordruck vorhandenen Daten nicht überschreibt. Die Option Bundsteg im Dialogfeld für die Ränder ist für gebundene Dokumente vorgesehen. Übernehmen Sie die Vorgabe von 0 cm für Einzelseiten wie eine Briefkopf-Vorlage. Klicken Sie auf die Schaltfläche Standard im Dialogfeld Seite einrichten (Windows) bzw. Dokument (Mac OS), gelten die aktuellen Einstellungen für alle neuen leeren Dokumente. Text für Briefkopf S. 43 Falls die Smarttags nerven, zeigen Sie auf den unterstrichenen Text, klicken auf das Smarttag- Symbol und wählen aus dem Menü Alle ignorieren. Smarttags lassen sich auch über den Befehl Extras > Autokorrektur-Optionen > Smarttags (Windows) bzw. Extras > Autokorrektur > Autoformat während der Eingabe (Mac) deaktivieren. 51

15 Extras Platzhalter erzeugen S. 44 Die Eingabe von Platzhaltertext ist nicht zwingend erforderlich. Platzhaltertext hat jedoch den Vorteil, dass Sie die Texteingaben im späteren Brief leichter vorformatieren können. Schriftart zuweisen S. 46 Farbiger Text mag ja auf dem Bildschirm gut aussehen, aber Sie müssen dann für Briefe jedesmal den Farbdrucker mit teurem Verbrauchsmaterial einsetzen. Verlieren Sie sich nicht in zu vielen verschiedenen Schriftformaten! Zu viele Schriften, Schriftgrößen und Schriftstile machen ein Dokument unansehnlich. Verwenden Sie maximal drei verschiedene Schriften in einem Dokument. (Wir haben mit zwei Schriften gearbeitet.) Wenn Sie Platzhaltertext formatieren, achten Sie auf eine gut lesbare Schrift. Was soll ein Brief, den der Empfänger nur mit Mühe lesen kann? Für das Format von Platzhaltertext können Sie die vorgegebene Word-Schrift ( New Times Roman unter Windows und Times unter Mac OS) benutzen. Grafik einfügen S Das Aussehen der Dialogfelder Grafik einfügen (Windows) bzw. Bild auswählen (Mac OS) hängt von den Einstellungen im Dialogfeld ab. Also keine Panik, wenn Ihr Dialogfeld anders als hier im Buch aussieht. Grafik skalieren S. 49 Ein Bild lässt sich auch skalieren, indem Sie auf das Bild doppelklicken und im Dialogfeld Grafik bzw. Bild formatieren die gewünschte Größe einstellen. Als Vorlage speichern S. 50 Deaktivieren Sie unter Mac OS die Option Dateinamenerweiterung anfügen, falls die Vorlage auch unter Windows eingesetzt werden soll. 52