Releasehandbuch. Release Installation & Administration. Finanzwesen. Anlagenbuchhaltung. Kostenrechnung. Personalwirtschaft

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1 Releasehandbuch Release 3.40 Installation & Administration Finanzwesen: - Erweiterung Sepa- Lastschriften Personalwirtschaft: - neue BKK-Datenannahmestelle Finanzwesen Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung Personalwirtschaft

2 IMPRESSUM Varial Guide Finanz- und Personalwesen Releasehandbuch 3.40 Mai 2013 Infor Global Solutions (München) GmbH Untere Industriestr Netphen Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen bedürfen der schriftlichen Genehmigung des Eigentümers. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten.

3 INHALTSVERZEICHNIS 1. Generelles zum Release Installation Release Installationsvoraussetzung Installationszeitpunkt Aktionen/Tätigkeiten vor der Installation Aktionen/Tätigkeiten nach der Installation Datenbanken (nur Finanzwesen) File-Systeme und Datenbanken Releasebedingte Umsetzungen (nur Personalwesen) 7 3. Finanzwesen Erweiterungen in der Finanzbuchführung Die Sepa-Lastschrift 9 4. Personalwirtschaft Gesetzliche Neuerungen Aktuelles BMF-Schreiben zu ELStAM Neue Datenannahmestelle ab Anhebung der Pfändungsfreigrenzen ab Programmanpassungen/-korrekturen 14

4 1. Generelles zum Release 3.40 Releasehandbuch 3.40 Wir freuen uns, dass wir Ihnen mit dem Release 3.40 wieder wichtige und sinnvolle Erweiterungen und Programmverbesserungen vorstellen können. Die Software ist damit noch leistungsfähiger und attraktiver geworden. Das nachfolgende Handbuch umfasst sowohl die Anpassungen im Finanz- als auch im Personalwesen. Es enthält Informationen zu anstehenden gesetzlichen Änderungen und deren Umsetzung im Varial Guide Release 3.40 sowie weitere Hinweise zu vorgenommenen Programmverbesserungen. Bei Update-Installationen muss mindestens der Programmstand installiert sein! In der Personalwirtschaft darf nicht während eines monatlichen Abrechnungsverlaufes installiert werden. Eventuell bereits vorgenommene Probeabrechnungen müssen zuvor storniert werden. 4

5 2. Installation Release 3.40 Dieses Kapitel beschreibt die Voraussetzungen sowie die notwendigen Aktionen vor und nach der Installation des neuen Releasestandes. 2.1 Installationsvoraussetzung Voraussetzung für die Installation von Release 3.40 ist, dass mindestens der Release 3.35 eingesetzt ist. 2.2 Installationszeitpunkt 2.3 Aktionen/Tätigkeiten vor der Installation (Datenbanken und Datei-Systeme) Vor der Installation von Release 3.40 sind außer der obligatorischen Datensicherung keine besonderen Aktionen/Tätigkeiten zu beachten. Bei der Datensicherung sollte in der Personalwirtschaft unbedingt darauf geachtet werden, dass auch das Server-Verzeichnis "global" gesichert wird, da hier auch kundenindividuelle Daten, wie beispielsweise die Datei PWZMVHIS, verwaltet sind. Eventuell bereits durchgeführte Testabrechnungen müssen vor Installation wieder storniert werden. 5

6 2.4 Aktionen/Tätigkeiten nach der Installation Datenbanken (nur Finanzwesen) Bei Datenbanken muss der Anwender/Datenbank-Administrator unmittelbar nach der Installation manuell die erforderlichen Datenbankänderungen der Applikation Finanzwesen für den aktuellen Releasestand durchführen. Die erforderlichen Datenbankskripte finden Sie in der Varial Installation auf dem Server-Verzeichnis "SQLGuide"! In der nachfolgenden Tabelle sind die Bezeichnungen der für die jeweilige Datenbank nötigen Update-Scripte aufgeführt. Finanzwesen Datenbank SQL-Server Informix-Online Oracle DB2 SQL-Script fb340sql.sql fb340ion.sql fb340ora.sql fb340db2.sql Für das Personalwesen sind in diesem Release keine Update-Scripte erforderlich. 6

7 2.4.2 File-Systeme und Datenbanken Bei File-Systemen und Datenbanken sind nach der Installation folgende Tätigkeiten erforderlich: Releasebedingte Umsetzungen (nur Personalwesen) Über das Menü "Zusatz, Releasebedingte Umsetzungen" muss das Programm "Konvertierung Release " (Kurzanwahl 957) gestartet werden. Das Programm muss für den jeweiligen Benutzer frei geschaltet sein. Nach Installation des neuen Releasestandes bekommt der erste Benutzer, der sich in der Varial Personalwirtschaft anmeldet, automatisch folgenden Hinweis: Sind die nötigen Programmrechte vorhanden, kann das Programm direkt gestartet werden. Die nach Start der Verarbeitung eingeblendete Abfrage muss mit <JA> bestätigt werden, damit die Konvertierung durchgeführt wird. 7

8 Die ordnungsgemäße Konvertierung wird am Bildschirm mit dem Hinweis "Konvertierung wurde korrekt beendet!" bestätigt und protokolliert: Über die releasebedingte Konvertierung von Release 3.40 werden die internen Programmversionen auf das neue Releaselevel angehoben. Weitere Datenanpassungen werden durch die Konvertierung bei diesem Releasewechsel nicht vorgenommen. Das Ergebnis der Konvertierung wird protokolliert. Nach erfolgter Konvertierung wird durch eine entsprechende Kennung im Firmenstamm sichergestellt, dass dieses Programm je Mandant nur einmal läuft. 8

9 3. Finanzwesen Releasehandbuch Erweiterungen in der Finanzbuchführung Die Sepa-Lastschrift Grundlegende Voraussetzung zur Durchführung von Sepa-Lastschriften ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID im Firmenstamm. Dieses Feld hatte bisher die Bezeichnung "Sepa-Einreicher-Nummer" und wurde zu diesem Release umbenannt in "Gläubiger-ID". Zusätzlich wurde die Stellenanzahl auf 35 erhöht. Die Gläubiger- ID muss unter beantragt werden. Bereits zu Release 3.35 wurde die Sepa-Lastschrift für Varial Guide als Zusatzmodul implementiert. Im Stammdatenprogramm "Debitoren" wurde im Reiter "Zahlung" ein neuer Bereich realisiert: "Sepa". An dieser Stelle können folgende Felder gefüllt werden: Swift-/ Bank-ID IBAN Mandatsnummer (keine Formvorschrift) Mandatsdatum (Datum der Mandatserteilung) Bsp. Abbildung "Debitoren, Sepa-Lastschrift" 9

10 Eine Übertragung der Felder o.g. über die Schnittstelle ist nicht vorgesehen. Für die Umrechnung / Generierung der BIC und der IBAN kann der Guide IBAN-Rechner für die Länder Deutschland, Österreich und Schweiz als Lösung genutzt werden. Die mit dem IBAN-Rechner ermittelten Werte müssen geprüft werden, bevor diese automatisch in die Personenkonten übernommen werden. Zum Release 3.40 wurde die Sepa-Lastschriftfunktionalität nochmals erweitert. Im Debitorenstamm kann dann zusätzlich wie folgt ausgewählt werden: Lastschrift-Typ: Lastschrift-Art: Basis oder Firmenlastschrift einmalig wiederkehrend Bei den Sepa-Lastschriften muss z.b. unterschieden werden, ob es sich um sogenannte Basis- oder um Firmenlastschriften handelt, und ob diese jeweils einmalig oder wiederkehrend sind. Z.B.: Lastschrift-Typ "Firmenlastschrift" (B2B) und als LS-Art "Wiederkehrend" (RCUR). Alle oben aufgeführten Felder müssen gefüllt sein, damit im automatischen Zahlungsverkehr eine Sepa-Lastschriftdatei erstellt werden kann. Die Eingaben im Debitor können auch OP-bezogen für die sogenannten Einmalkunden CPD beim Erfassen der Rechnung eingegeben werden. Sind diese Felder gefüllt, kann im Programm "050" eine Hausbank gewählt werden, die für Sepa-Zahlungen vorgesehen ist. Ebenso kann eine zweite Bank ausgewählt werden, die für die Debitoren, die nicht mit Sepa eingezogen werden können, eine DTAUS erstellt. Die Vorgehensweise ist hier analog der Sepa- Zahlungen für Kreditoren. Im Programm "053 Belegloser DTA" wird wie bisher die DTAUS-Datei für die Lastschriften erstellt. Die Sepa-XML-Datei dagegen wird im Programm "054 Belegloser DTA andere" generiert, ebenfalls analog der Logik bei Kreditoren. Varial Guide prüft die Gültigkeitsprüfung des Mandats aufgrund der letzten Verwendung. Es erfolgt eine Speicherung des letzten Nutzungsdatums im Mandat (aufgrund Berechnung über 36 Monate). Ein Einmalmandat verliert seine Gültigkeit entweder nach 36 Monaten oder nach einer einmaligen Verwendung. Die Ausgabelogik wurde erweitert, so dass die Einzüge gemäß der möglichen Konstellationen erfolgen und in der XML-Datei entsprechend den Vorgaben gruppiert wird. 10

11 4. Personalwirtschaft 4.1 Gesetzliche Neuerungen Aktuelles BMF-Schreiben zu ELStAM Mit Datum vom hat das Bundesministerium für Finanzen ein weiteres Informationsschreiben zu dem neuen ELStAM-Verfahren veröffentlicht. In diesem weist das BMF auf die aktuell bestehende Problematik hin, dass es im laufenden ELStAM-Verfahren bei erneuten Anmeldungen eines Arbeitnehmers und dem Abruf seiner ELStAM in bestimmten Fällen zu Fehlermeldungen kommen kann. Der Fehler tritt bei ELStAM in Verbindung mit den Datumsfeldern "Beschäftigungsbeginn" und "Referenzdatum" auf. Wird eine erneute Anmeldung mit unverändertem Datum Beschäftigungsbeginn gesendet, führt dies zur Abweisung der Meldung. Hiervon sind insbesondere folgende Konstellationen betroffen: - Korrekturen und weitere Meldungen wegen Wechsel Hauptarbeitgeber/Nebenarbeitgeber beim selben Arbeitgeber - Änderung der Höhe des im Nebenarbeitsverhältnis zu berücksichtigenden Freibetrags und des im Hauptarbeitsverhältnis zu berücksichtigenden Hinzurechnungsbetrags In solchen Fällen dürfen die Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach den ihnen in Papierform vorliegenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen durchführen, dies bis zu zwei Monate nach Einsatz der korrigierten Programmversion, längstens für den letzten Lohnabrechnungszeitraum in Aufgrund der vorgenannten Problematik ist es erforderlich, dass die Finanzverwaltung ihre Programmfunktionalität anpasst. Eine automatisierte Lösung soll im 3. Quartal 2013 (voraussichtlich: September) zur Verfügung stehen. Das BMF-Schreiben mit allen Informationen finden Sie auf der Homepage unter der Rubrik Publikationen\BMF-Schreiben. 11

12 4.1.2 Neue Datenannahmestelle ab Releasehandbuch 3.40 Bereits Mitte 2012 wurde die Aufnahme der neuen Datenannahmestelle Mobil ISC GmbH für die beiden Betriebskrankenkassen BKK Mobil Oil und BKK vor Ort ab dem beschlossen. Um einen reibungslosen Übergang von der jetzigen Annahmestelle, der BIT- MARCK SERVICE GmbH zur Mobil ISC GmbH sicherzustellen, hat sich die BKK vor Ort jedoch zwischenzeitlich entschieden, mit der neuen Annahmestelle erst ab dem in Echtbetrieb zu gehen. Für den Produktivsetzungstermin bedeutet diese Entscheidung, dass lediglich die BKK Mobil Oil die neue Annahmestelle Mobil ISC GmbH aktiv einsetzen wird. Die neue Datenannahmestelle Mobil ISC GmbH stellen wir unseren Anwendern mit dem heutigen Releasestand 3.40 zur Verfügung. Die KrK-Institution wird durch den (auch: vorläufigen) Verarbeitungslauf in einem beliebigen DEÜV-Meldeprogramm, also z.b. Aufbau DEÜV-Meldungen (KW 461), automatisch als neue Annahmestelle im Programm "Verwalten Annahmestellen" (KW 459) eingefügt. Die Betriebsnummer der neuen Datenannahmestelle ist derzeit noch nicht in der GKV-Beitragssatzdatei enthalten. Daher wird diese im Verwaltungsprogramm aktuell noch mit dem Text "nicht vorhanden" angezeigt, wie die obige Abbildung zeigt. Die Beitragssatzdatei wird erst zu einem späteren Zeitpunkt aktualisiert. Danach wird die korrekte Bezeichnung hinter der Betriebsnummer angezeigt. 12

13 Auf dem Register "Meldeverfahren" muss der Anwender der neuen Datenannahmestelle dann noch die Ansprechpartner für die einzelnen Meldeverfahren zuweisen. In Perfidia wird die neue Datenannahmestelle mit einer der nächsten Versionen zur Verfügung stehen Anhebung der Pfändungsfreigrenzen ab Für Arbeitseinkommen gelten ab dem 01. Juli 2013 höhere Pfändungsfreigrenzen. Die Höhe der Pfändungsfreigrenzen für Arbeitseinkommen wird jeweils zum 01. Juli eines jeden zweiten Jahres an die Entwicklung des steuerlichen Freibetrags für das Existenzminimum angepasst. Zuletzt sind die Pfändungsfreigrenzen zum 1. Juli 2011 erhöht worden. Der steuerliche Grundfreibetrag hat sich seit dem letzten Stichtag um 1,57 % erhöht. Hieraus ergibt sich eine entsprechende Erhöhung der Pfändungsfreigrenzen. Ab dem 01. Juli 2013 beträgt der monatlich unpfändbare Grundbetrag 1.045,04 Euro (bisher: 1.028,89 Euro). Dieser Betrag erhöht sich, wenn gesetzliche Unterhaltspflichten zu erfüllen sind, um monatlich 393,30 Euro (bisher: 387,22 Euro) für die erste und um jeweils weitere 219,12 Euro (bisher 215,73 Euro) für die zweite bis fünfte Person. Die für die Pfändungsberechnung vorgenommene Programmanpassung stellen wir unseren Anwendern mit dem Release 3.40 zur Verfügung. 13

14 4.2 Programmanpassungen/-korrekturen Folgende Anpassungen und Korrekturen sind ebenfalls im Releasestand 3.40 enthalten. Kurzwahl Menüpunkt 461 Aufbau DEÜV-Meldungen 461 Aufbau DEÜV-Meldungen 491 Aufbau AAG-Erstattungen 528 DEÜV-Kalendarium 565 Nettolohnabrechnung Beschreibung Bei mehrfachbeschäftigten Arbeitnehmern und Beitragsteilung wurde in den GKV-Monatsmeldungen (GD 58) ein zu niedriges lfd. Entgelt gemeldet. Die vorgenommene Programmänderung kann dazu führen, dass bereits übermittelte Monatsmeldungen storniert und neu gemeldet werden. Akzente in Namens- oder Straßenbezeichnungen werden jetzt auch in den DEÜV-Meldungen übermittelt, da diese Zeichen nun zugelassen sind. Bei mehreren gleichartigen Fehlzeiten-Abschnitten in einem Abrechnungsmonat wurden die Erstattungsbeträge nicht auf die anteilige Fehlzeit heruntergebrochen, die Erstattung im Datensatz war somit zu hoch. Über einen allgemeinen RR-Anstoß können solche Fälle korrigiert und neu gemeldet werden. Die Prüfung der Mutterschutzfristen für die Fehlzeit "S" wurde nochmals angepasst. Außerdem ist es jetzt auch wieder möglich, die Fehlzeit "S" vor dem eingetragenen Geburtstermin zu erfassen. Bei Mehrfachbeschäftigung und Beitragsteilung wurde der Beitrag zur freiwilligen KV nicht korrekt ermittelt, wenn die einzelnen Teilentgelte geringer waren als die KV-BBG und nur das Gesamtentgelt darüber lag. Davon betroffene Mitarbeiter sind ab neu zu berechnen. 14

15 Kurzwahl Menüpunkt 565 Nettolohnabrechnung 565 Nettolohnabrechnung 565 Nettolohnabrechnung 565 Nettolohnabrechnung 592 Verwaltung ELSTAM 592 Verwaltung ELSTAM Beschreibung Die systemseitige AAG-Ermittlung des kalendertgl. Nettobetrages bei Mutterschutz wurde für die Auswahl "mtl. Bruttoarbeitsentgelt" im Feld "Entgeltart" ( AAG Angaben) dahingehend angepasst, dass statt der tatsächlichen Kalendertage eines Monats immer 30 Tage angesetzt werden. Bei freiwillig oder privat versicherten Arbeitnehmern wurden die AG-SV-Beiträge in der KV und PV nicht korrekt ermittelt. Die Korrektur dieser Werte ist im Bedarfsfall über einen allgemeinen RR- Anstoß vorzunehmen. Eine steuerpflichtige ZVE-Umlage und Zusatzbeitrag müssen bei einer geringfügigen Beschäftigung im ersten Dienstverhältnis auch das Pauschalbrutto erhöhen. Dies wurde so umgesetzt. AG-Umlagen zur ZVK/VBLU sind erstattungsfähiges Entgelt und werden daher jetzt systemseitig mit in die Erstattung bei U1- und U2 (B)-Erstattungen eingerechnet. Eine Neuberechnung ist bei Bedarf über einen allgemeinen RR-Anstoß vorzunehmen. Bei der Datenabholung wurde bei einer mehrfach vorhandenen Steuer-ID die Meldung "mehrere AN mit gleicher ID-Nr. in einer Firma" ausgegeben, obwohl bei der doppelten Steuer-ID das Kennzeichen "kein ELSTAM Abruf" hinterlegt war. Jetzt wird das Merkmal bei der Datenverarbeitung ausgewertet. Bei der Anforderung von Monatslisten (Auswahl: "Anfrage") wurde immer der des Jahres als von-datum abgestellt. Bei einem abweichenden Startdatum wurde die Anfrage von ELSTAM abgelehnt. Jetzt wird als von-datum der aktuelle Abrechnungsmonat genommen. 15

16 Kurzwahl Menüpunkt 592 Verwaltung ELSTAM 621 Zahlungsverkehr Beschreibung Bereits ausgeschiedene Mitarbeiter wurden bei der Auswahl "Anmeldungen" erneut angemeldet. Diese Meldungen wurden als fehlerhaft abgelehnt. Das Programm wurde korrigiert. Bei den Sepa-Zahlungen sind für bestimmte Textschlüssel so genannte Purpose Codes in den Datensätzen zu übermitteln. Dies wurde für folgende Schlüssel umgesetzt: Schlüssel Sepa Purpose Code 53 SALA 54 CBFF 56 GOVT 16