Der RSW-GoBD-Check. Warum ein GoBD-Check?

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1 Warum ein GoBD-Check? Der RSW-GoBD-Check Das Bundesministerium für Finanzen hat mit Schreiben vom die sogenannten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, veröffentlicht. Sowohl bei Ihnen als Buchführungs- bzw. Steuerpflichtigem, als auch bei uns, Ihrem steuerlichen Berater, und bei den eingesetzten IT-Systemen sind Analysen und Anpassungen notwendig. Die GoBD im Überblick Die neuen Grundsätze konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie ersetzen mit Wirkung zum die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Die GoBD müssen von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen beachtet werden. Sie betreffen somit eben den buchführungspflichtigen Bilanzierern explizit auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten von Einnahmenüberschussrechnern und bleiben nicht nur auf das System der doppelten Buchführung beschränkt. Die GoBD beziehen sich auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung (z.b. Materialund Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung). Quelle: DATEV eg ( Insbesondere müssen folgende Anforderungen gewährleistet sein: Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus sogenannten Vorsystemen und Stammdaten

2 Die wichtigsten GoBD-Regeln Die GoBD müssen von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen befolgt werden! Sollte die Finanzverwaltung an der Ordnungsmäßigkeit der Finanzbuchführung zweifeln, könnte dies zu hohen Steuernachzahlungen aufgrund von Schätzungen/Betriebsprüfungen führen! 1. Umfassende Auslegung der steuerrelevanten Aufzeichnungen Neben originären Steuerunterlagen (z.b. Rechnungen) werden alle Unterlagen, Aufzeichnungen, (Stamm-)Daten, Datensätze und elektronischen Dokumente der Finanzbuchführung sowie deren Vor- und Nebensysteme einbezogen, die - ihren Niederschlag in der Buchführung finden. - aus Geschäftsvorfällen stammen, die als Betriebseinnahmen/-ausgaben gebucht werden oder sich sonst auf die Höhe des steuerlichen Gewinns auswirken. - als Belege oder zur Dokumentation dieser Geschäftsvorfälle dienen. Alle Daten, die der Finanzverwaltung zugänglich sind, können auch ausgewertet werden. Daher sollten vertrauliche Daten separat gespeichert oder ausgelagert werden! 2. Zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle a. Bargeschäfte müssen taggenau in einem Kassenbuch erfasst werden (mit Höhe der Bareinnahmen/-ausgaben und Inhalt des Geschäftsvorfalls). b. Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von 10 Tagen und Kontokorrentgeschäfte (Zahlung erfolgt nicht innerhalb von 8 Tagen) innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Diese Fristen gelten für elektronische Aufzeichnungen. Ansonsten kann die Grund(buch)- aufzeichnungsfunktion auch durch eine geordnete Belegablage in Papierform oder in elektronischer Form erfüllt werden. In diesem Fall ist weiterhin eine periodische (monatliche, quartalsweise, halbjährliche, jährliche) Buchung möglich. Voraussetzung: Verfahrensdokumentation (vgl. 6.) Erfassung bedeutet: Geordnete, nicht zwingend IT-gestützte Belegablage in Form einer manuellen Sichtung und Sortierung, z.b. durch: - Fortlaufende Nummerierung aller eingehenden Belege und ausgehenden Rechnungen mit Aufzeichnung in einem Geschäftsbuch - Ablage der Belege (in Papierform oder digital) in Ordnern (z.b. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern, Alphabet) inkl. Verfahrensdokumentation (vgl. 6.) - Frühzeitiges Scannen aller Belege und Ablegen in einem revisionssicheren Archiv inkl. Verfahrensdokumentation (vgl. 6.). Dabei muss immer sichergestellt sein, dass alle Belege vor Verlust, unberechtigten Zugriffen und nicht nachvollziehbaren Änderungen geschützt sind. 3. Keine Buchung ohne Beleg Wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Damit ein Dokument Belegfunktion erhält, sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum erforderlich. Bei elektronischen Belegen ist dies durch die Verbindung mit einem Datensatz (mit Angaben zur Kontierung) oder durch Verknüpfung mit dem Buchungssatz möglich. 4. Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen/Dokumenten/Daten Alle Belege und Aufzeichnungen (vgl. 1.), die in digitaler Form erstellt wurden bzw. eingegangen sind, müssen in ihrer originären Form aufbewahrt werden (keine Ausdrucke) und dürfen

3 nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden! Des Weiteren müssen sie der Finanzverwaltung jederzeit in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden können (z.b. bei Betriebsprüfungen). Bestimmte Formate (z.b. Office-Formate) und Ablageformen (z.b. Speicherung auf Dateisystemebene) werden ausdrücklich als problematisch klassifiziert, da sie einfach und nicht nachvollziehbar verändert bzw. gelöscht werden können. In diesen Fällen müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um die Ordnungsmäßigkeit nicht zu gefährden, z.b. - Verwendung von Schreibschutzmaßnahmen - Umwandlung in ein sicheres Format (z.b. PDF) mit Aufbewahrung der Ursprungsdatei - Zugriffsschutz auf die Ablageorte im Dateisystem - Regelmäßige Sicherungen - Prozessbeschreibung in der Verfahrensdokumentation Eine , die nur als Transportmittel (z. B. für eine elektronische Rechnung als Anhang) dient und selbst keine aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält, muss nicht aufbewahrt werden. Gescannte Belege können unter Umständen (u.a. Verfahrensdokumentation) den originären Papierbeleg ersetzen. 5. Unveränderbarkeit von Belegen und Buchungen Alle Belege und Aufzeichnungen (vgl. 1.) gelten mit dem Zeitpunkt ihrer ersten Erfassung (vgl. 2.) als unveränderbar. Die Fristen für die buchungstechnische Erfassung und deren Unveränderbarkeit (Festschreibung) orientieren sich am Termin der USt-Voranmeldung, d.h. spätestens mit Abgabe der UStVA sollten die Buchungen festgeschrieben werden. 6. Verfahrensdokumentation In der Verfahrensdokumentation ist der gesamte Prozess der Annahme, Kontrolle, Erfassung, Ablage und Aufbewahrung (inkl. Zugriffsschutz) der Belege zu beschreiben. Die tatsächliche Umsetzung während der täglichen Arbeit ist mithilfe von Protokollen u.ä. nachzuweisen. Sowohl die Verfahrensdokumentation (inkl. Versionierung) selbst als auch die zugehörigen Aufzeichnungen (Protokolle u.a.) sind wiederum zu archivieren. 7. Internes Kontrollsystem (IKS) Durch ein IKS ist regelmäßig zu prüfen und zu dokumentieren, ob die Prozessausführung den Vorgaben der Verfahrensdokumentation entspricht und ob Die gewissenhafte Einhaltung dieser Dokumentations- und Kontrollnormen ist eine grundlegende Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung! Trotz gewissenhafter Erstellung dieses Dokuments muss die RSW Steuerberatungsgesellschaft GmbH jede Gewähr, Haftung oder Garantie für Korrektheit, Aktualität und Vollständigkeit ausschließen. Die Inhalte sind ausschließlich dazu gedacht, als allgemeine Richtlinie und Orientierung für den Interessensbereich des Benutzers zu dienen, wobei dieser für die Weiterverwendung der Informationen selbst verantwortlich ist. (

4 Der GoBD-Check Bitte füllen Sie die nachfolgende Tabelle aus, indem Sie in der ersten Spalte angeben, welches System Sie verwenden, und in den weiteren Spalten ankreuzen, ob - das jeweilige System bereits die GoBD-Anforderungen erfüllt (vgl. oben Die wichtigsten GoBD- Regeln ); - zusätzliche Maßnahmen ergriffen wurden, um die Anforderungen zu gewährleisten; - der Prozess in einer Dokumentation beschrieben ist; - der Prozess in das interne Kontrollsystem aufgenommen ist; - das interne IKS in einer Dokumentation beschrieben ist; - noch Handlungsbedarf besteht; - noch Beratungsbedarf besteht. System GoBD erfüllt Zusätzl. Maßnahmen ergriffen Prozess dokumentiert Prozess in IKS aufgenommen Kontrollprozess in IKS dokumentiert Handlungsbedarf Beratungsbedarf Kassenbuch q Geordnete Belegablage q Ladenkasse / manuelle Aufzeichnungen q Ladenkasse / Excel-Aufzeichnung q PC-Kasse q Elektronische Kasse der Firma Rechnungseingangsbuch q Geordnete Belegablage q Elektronische Rechnungen (erechnungen) Rechnungsausgangsbuch / Faktura q Geordnete Belegablage q Elektronische Rechnungen (erechnungen) Waren- / Materialwirtschaft q Lagerbücher q Aufzeichnungen von Verderb / Bruch / Schwund q Inventur Zeiterfassung q Stundenzettel q Stempelkarten q Elektronische Aufzeichnungen

5 Lohnabrechnung q Handschriftliche Aufzeichnungen q Elektronische Aufzeichnungen Finanz-, Anlagenbuchführung/ Jahresabschluss Fahrtenbuch q Handschriftliche Aufzeichnungen q Elektronische Aufzeichnungen Archivsystem Geschäftskorrespondenz / Berechnungen q -Archivierung - Software (Firma/Bezeichnung) Die Arbeitsteilung mit Ihrer RSW Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten der Zusammenarbeit: 1. Sie liefern die Belege Ihre RSW erstellt die Buchführung Gem. GoBD können Sie weiterhin Ihre Belege identifizieren, sichten, sichern, geordnet ablegen und periodisch an uns zur Buchung übergeben mit entsprechendem Vorlauf zu Ihrem Umsatzsteuertermin. Die Festschreibung der gebuchten Vorgänge muss bei uns spätestens mit Abgabe der UStVA erfolgen. Bitte füllen Sie zur Dokumentation der Aufgabenverteilung die Anlage Mandant zur Verfahrensdokumentation aus. 2. Sie erfassen vor, Ihre RSW bucht Wie unter 1. erfassen Sie auch hier sämtliche Belege und Aufzeichnungen. Wenn Sie anschließend die Daten in einem Rechnungswesen-Programm (z.b. Rechnungswesen pro) vorerfassen, damit sie bei uns gesichtet und ggf. korrigiert werden, sollten Sie diese nicht festschreiben. Dies geschieht dann bei uns spätestens mit Abgabe der UStVA. Nachdem wir den Jahresabschluss erstellt haben, werden wir auch den Komplettbestand an Sie zurückspielen. Bitte füllen Sie zur Dokumentation der Aufgabenverteilung die Anlage Mandant zur Verfahrensdokumentation aus. 3. Sie buchen und übermitteln die UStVA selbst In diesem Fall übernehmen Sie alle Pflichten aus den GoBD, d.h. alle Anforderungen bzgl. Erfassung, Aufbewahrung, Unveränderbarkeit, Buchung und Festschreibung (inkl. Verfahrensdokumentation und IKS) müssen Ihnen bekannt sein und von Ihnen erfüllt werden. Steuerpflichtige bucht und übermittelt die Umsatzsteuer-Voranmeldung

6 Anhang: Auszug aus dem BITKOM - "Leitfaden zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung / Technologien zu Datenaufbewahrung" (3. Auflage; Stand: Dezember 2006) Einzelbeispiele für steuerrelevante Daten und Unterlagen Steuerrelevant sind Daten aus Geschäftsvorfällen, die als Betriebsausgaben oder als Betriebseinnahmen verbucht werden oder sich in sonstiger Weise auf die Höhe des steuerlichen Gewinns auswirken (z.b. Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen). Daneben sind alle Unterlagen und Aufzeichnungen steuerrelevant, die als Belege für solche Geschäftsvorfälle oder zu deren Dokumentation dienen. Die Steuergesetze enthalten an vielen Stellen Hinweise, inwieweit Geschäftsvorfälle sich auf den steuerlichen Gewinn auswirken oder für die Besteuerung von Bedeutung sind. So sind z.b. folgende Daten und Unterlagen steuerrelevant: alle in 147 Abs. 1 AO ausdrücklich genannten Unterlagen (Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe usw.), Eingangs- und Ausgangsrechnungen ( 14b UStG); für den elektronischen Datenzugriff müssen allerdings nur elektronisch versandte bzw. elektronisch eingegangene Rechnungen einschließlich ggf. erforderlicher Signaturen oder EDI- Strukturinformationen zur Verfügung stehen, Aufzeichnungen über Wareneingänge ( 143 AO) und Warenausgänge ( 144 AO), Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu einzelnen Bilanzpositionen (jede Veränderung einzelner Bilanzpositionen wirkt sich auf den Unternehmensgewinn aus), Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern und Passiva, soweit solche Aufzeichnungen vorhanden sind und die Wertermittlung nicht schon aus Finanz- oder Anlagenbuchhaltung ersichtlich ist, vgl. FG Rheinland-Pfalz, Urteil v , Az. 1 K 1743/05), Umsatzdaten, insbesondere die vereinbarten und vereinnahmten Entgelte für erbrachte Lieferungen und Leistungen nach 22 UStG, 63 ff. UStDV (vgl. FG Hamburg, Urteil v , Az. 2 K 198/05), Buchungsdaten und Belege für Geschenke an Geschäftsfreunde ( 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG) und für Bewirtungsaufwendungen ( 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG); werden diese Daten nicht aufgezeichnet, entfällt der Abzug als Betriebsausgabe ( 4 Abs. 7 S. 2 EStG), Buchungsdaten und Belege für die Auszahlung von Verpflegungsmehraufwendungen ( 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG), Aufzeichnungen über Geschäftsbeziehungen mit konzernverbundenen Unternehmen im Ausland einschließlich Preisabsprachen mit diesen Unternehmen ( 90 Abs. 3 AO sowie die Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung), Kontoauszüge als Zahlungsnachweise. Nach einer Kurzinformation der OFD Münster vom und einer Verfügung der OFD München vom (Az. - S St 324) reicht es zur Erfüllung der Anforderungen aus 147 AO nicht aus, wenn Online-Bankauszüge lediglich ausgedruckt werden. Da es sich bei Online-Bankauszügen um originär digitale Dokumente handelt, ist ihre elektronische Aufbewahrung erforderlich. Weiterhin ist zu gewährleisten, dass die gespeicherten Konto-Auszüge nicht veränderbar sind. Die OFD sehen derzeit keine technische Möglichkeit zur unveränderbaren Speicherung von Online-Bankauszügen und fordern daher zusätzlich einen von der Bank ausgestellten Papierbeleg. Spendennachweise ( 50 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung), Dokumentationen für die Buchführungssysteme und für die Systeme zur Datenspeicherung (Tz. 6 der GoBS). Dagegen sind z.b. nicht steuerrelevant: private Korrespondenz, Rechtsgutachten, Unterlagen über Privatvermögen oder private Kontoverbindungen von Gesellschaftern, Mitarbeitern, Geschäftsführern, Kunden (steuerrelevant sind dagegen wiederum alle Daten über Leistungen und Zahlungen, die das Unternehmen gegenüber diesen Personengruppen erbracht oder von diesen Personen empfangen hat), Aufzeichnungen über Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten (steuerrelevant sind aber wiederum Aufzeichnungen über die Kosten von Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten), technische Anleitungen, Personalakten, Vorlagen und Protokolle für Sitzungen der Geschäftsführung oder der Aufsichtsgremien (diese Unterlagen können aber zur Dokumentation von Verrechnungspreisen vorlagepflichtig sein), vertrauliche Kundeninformationen, betriebsinterne Statistiken, Planrechnungen, Strategiepapiere, Auftragsbücher, da für die Besteuerung nur der in der Vergangenheit tatsächlich erzielte Gewinn maßgeblich ist, Aufzeichnungen zu Zwecken des Controlling, der Erfolgsüberwachung oder des Risikomanagements. Letztlich hängt die Steuerrelevanz von Daten und Unterlagen von den spezifischen Verhältnissen im Unternehmen ab. Eine abstrakte Definition des steuerrelevanten Datenbestandes durch die Finanzverwaltung würde den Unternehmen möglicherweise erleichtern, die Anforderungen des Datenzugriffs zu erfüllen. Die Finanzverwaltung lehnt es aber bisher ab, eine solche Definition vorzunehmen.