SelectLine Lohn. N a c h d e n R i c h t l i n i e n d e r S U V A. Handbuch. 1. Auflage 2008

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1 SelectLine Lohn Handbuch N a c h d e n R i c h t l i n i e n d e r S U V A 1. Auflage 2008 Copyright Selectline Software AG, 9016 St. Gallen / Schweiz

2 Ab Version 9 für Windows und höher. Technische Änderungen vorbehalten. Konzeption: Selectline Software AG Autor: Dieter Pfaff Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuches darf ohne ausdrückliche Genehmigung der SelectLine Software AG in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung Änderungen am Handbuch und am Programm vorzunehmen. Printed in Switzerland. MS-Windows und MS-DOS sind Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum des jeweiligen Rechtsinhabers. Um die in diesem Handbuch beschriebene Software benutzen zu können, wird eine lizenzierte Originalversion von Microsoft Windows und Select- Line Lohn benötigt.

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5 Inhaltsverzeichnis I Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Willkommen Allgemeine Programmbeschreibung Update-Service Datenschutz Datensicherheit Handbuch Aufbewahrung der Unterlagen Installation und Programmstart Erste Schritte Grundlagen Das Hauptfenster Die Funktionsleiste Spezielle Funktionen Filter Anwendung Filter Suchen Die Pop-Up-Felder Spin-Button Funktionalität in den Grids Die Menüs Das Menü»Datei« Das Menü»Bearbeiten« Das Menü»Stammdaten« Das Menü»Abrechnen« Das Menü»Auswertung« Das Menü»Makros« Das Menü»Extras« Das Menü»Schnittstellen« Das Menü»Fenster« Das Menü»Hilfe« Eingabemasken zur Datenverwaltung Datei Passwörter Mandaten

6 II Inhaltsverzeichnis Vorüberlegung Mandant anlegen Mandant wählen Mandant bearbeiten Adresse Optionen Standards Stammdaten Mitarbeiter Adresse Allgemein Kinder Zulagen / Abzüge Kostenstellen/ -träger Lohnausweis History Text Notizen Zulagen Abzüge Pensionskasse Banken Interne Banken / Kassen Kontoinhaber Kantone / Kinderzulagen Mitarbeitergruppen AG-Abzugsgruppen Kumulationsbasen Bemerkungen Lohnausweis Einrichten eines Mandanten Vorüberlegung Reihenfolge Mandant anlegen Mandant bearbeiten Mandant auswählen Die Lohnabrechnung Abrechnungsassistent Abrechnungshistory

7 Inhaltsverzeichnis III 7.3 Vergütungsauftrag Fehler-Protokoll Fehlermeldungen Datenträgeraustausch Auswertungen SUVA-Jahresabrechnung Die SUVA-Jahresabrechnung SUVA-Jahresabrechnung Rekapitulation AHV-Jahresabrechnung AHV-Jahresabrechnung AHV-freie Personen/AHV-Lohnbescheinigung Lohnausweis neu Formulare Ausdrucke Ausdruck der Lohnausweise Lohnabrechnung Standardabzüge Firma Lohnjournal Mit Brutto Lohn und Basen (6.1) Lohnabrechnung (6.2) Lohnabrechnung Total Lohnabrechnung kum (6.2) Lohnabrechnung kum Total Jahreslohnkonti (6.3) Lohnarten-Rekapitulation Grafik Bruttolohn Jahresvergleich Quellensteuer Kinderzulage Buchungsliste Sammelbeleg Detailliert Personalstamm Sonstige Listen Spezialfälle ALV-Beitrag Kurzarbeit Stundenlöhner Extras Einstellungen

8 IV Inhaltsverzeichnis Programm Darstellung Meldungen Makroassisten Adressformat Zeiten Sprache Notizen Offene Termine Drucken Formate Vorlagen Schriften Etiketten Reorganisieren Vorgaben Drucken Vorlagen / Hilfen Ausfüllen neuer Lohnausweis Nutzungsbedingungen Vertragsgegenstand Vervielfältigung Gewährleistung Index 3

9 Einführung Einführung 1.1 Willkommen Willkommen zum SelectLine Lohn, der leicht zu bedienenden, professionellen und nach den SUVA Richtlinien programmierten Lohnbuchhaltung. Wir danken Ihnen, dass Sie sich für unser Produkt entschieden haben. Willkommen Dieses Programmpaket wurde konsequent objektorientiert in der Programmiersprache Borland Delphi programmiert. Dies und der modulare Aufbau ermöglichen eine enge Verknüpfung vieler Programmteile, einen kompakten Programmcode und eine leichte Anpassung an Anwenderwünsche. SelectLine Lohn wird ständig weiterentwickelt, um den Anforderungen und Wünschen der Anwender gerecht zu werden. Wir empfehlen daher den Abschluss eines Updatevertrags, durch den Sie Anspruch auf die Teilnahme an der Programmpflege und -verbesserung (automatischer Update-Service) haben.

10 1 2 Einführung SelectLine Software AG SelectLine Software AG Achslenstrasse 15 CH-9016 St. Gallen Allgemeine Programmbeschreibung Allgemeine Programmbeschreibung In diesem Handbuch werden alle Teile des SelectLine Lohn s ausführlich erläutert. Das Programm wird bereits mit vordefinierten Lohnzulagen und -abzügen ausgeliefert, wobei diese Stammdaten beliebig erweitert oder geändert werden können. Für jeden Mandanten kann festgelegt werden, ob diese Stammdaten oder die Stammdaten eines anderen, bereits angelegten Mandanten (der gleichen Branche) übernommen werden soll. Bei der Entwicklung von SelectLine Lohn wurden folgende Zielvorstellungen realisiert: Komfortable Bedienungsmechanismen Sichere Handhabung Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen Unbegrenzte Mandantenfähigkeit Schnelle Zugriffs- und Verarbeitungszeiten Kompakter Programmcode, um möglichst wenig Speicherkapazität zu belegen Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit

11 Einführung 1 3 Über die komfortablen Bedienungsmechanismen können Sie sich am besten informieren, indem Sie mit dem Programm arbeiten. So stehen zu jedem Zeitpunkt nach Betätigen der Taste (?) Hilfetexte zur Verfügung. Ferner ist es unter anderem möglich, praktisch jeden Programmteil aus einem anderen Programmteil ohne Umwege zu erreichen. So kann z. B. während des Lohnlaufes ein neuer Mitarbeiter angelegt werden, ohne den Programmteil»Lohnabrechnung«zu verlassen. Die sichere Handhabung ist dadurch gewährleistet, dass auch durch Fehlbedienungen oder Stromausfall ein versehentliches Zerstören von Daten praktisch ausgeschlossen ist. Die Dateien können jederzeit reorganisiert werden. Komfortable Bedienungsmechanismen Sichere Handhabung Das entbindet den Anwender natürlich nicht von der Verpflichtung zur Datensicherung, dafür stehen eigene Programmteile zur Verfügung. Da das Programm auch im Hinblick auf die besonderen Bedürfnisse von Treuhändern entwickelt wurde, ist die volle Mandantenfähigkeit eine Grundvoraussetzung. Das Anlegen eines neuen Mandanten erfolgt sehr komfortabel. Schnelle Zugriffs- und Verarbeitungszeiten wurden durch besondere Programmiertechniken realisiert. Nur so konnte auch ein kompakter Programmcode erreicht werden, der wenig Speicherplatz auf der Festplatte und im Hauptspeicher benötigt und deshalb für einen zusätzlichen Geschwindigkeitsvorteil bei der Programmanwendung sorgt. Bereits bei der Programmentwicklung wurde berücksichtigt, dass Änderungen und Erweiterungen des Programms, z. B. in Hinblick auf gesetzliche Änderungen oder Anwenderwünsche, ohne grossen Aufwand für den Anwender realisiert und eingebunden werden können. Damit können wir als kompetenter Anbieter von fachspezifischer Software die Zukunftssicherheit des Programms gewährleisten. Mandantenfähigkeit Schnelle Zugriffs- / Verarbeitungszeiten Zukunftsorientiert

12 1 4 Einführung 1.3 Update-Service Update-Vertrag Nutzen Sie die Möglichkeit, mit Ihrem Programm immer auf dem aktuellsten Stand zu sein! Über den Service aus dem Update-Vertrag erhalten Sie automatisch bzw. per Download die Updates auf alle sich ergebenden Programmerweiterungen. 1.4 Datenschutz Datenschutz Der SelectLine Lohn bietet als Schutz vor unberechtigtem Zugriff eine Passwortkontrolle für das Programm insgesamt oder für bestimmte Programmbereiche an. 1.5 Datensicherheit Datensicherheit Das Programm selbst kann einen Schutz der gespeicherten Daten vor Verlust (Zerstörung durch Hardware- Defekte, versehentliches Löschen auf Betriebssystemebene usw.) nur in vergleichsweise geringem Umfang gewährleisten. Die Sicherheit der gespeicherten Daten liegt damit in der Verantwortung des Anwenders. Dieser hat durch geeignete Datensicherungsmassnahmen zu gewährleisten, dass nach Datenverlust mit (möglichst aktuellen) Datenkopien weitergearbeitet werden kann. Sofern für die Datensicherung keine externen Möglichkeiten (z. B. Streamer) bestehen, kann die Datensicherung mit dem programmeigenen Sicherungssystem erfolgen. Insbesondere bei Verwendung von Disketten enthält der SelectLine Lohn Programmteile, die komfortabel das selektive Sichern von Daten ermöglichen. 1.6 Handbuch Handbuch

13 Einführung 1 5 Das Handbuch ist kein Lehrbuch, sondern es setzt Grundkenntnisse der Lohnbuchhaltung voraus. Hierin werden alle Gegebenheiten und Funktionen beschrieben, die speziell die Lohnbuchhaltung betreffen. Die Handhabung von Programmfunktionen, die generell alle Programme aus der SELECTLINE REIHE betreffen, wird im Systemhandbuch ausführlich beschrieben. An gegebener Stelle wird darauf hingewiesen. Einzelne Programmfunktionen werden an Hand von allgemeinen, in jeder Firma auftretenden und für die Lohnbuchhaltung massgeblichen Geschäftvorfällen (Prozessabläufe) erläutert. Wenn Ihnen der Sachverhalt vertraut ist, finden Sie im Handbuch die Informationen, wie Sie vorgehen müssen, um ihn mit diesem Programm zu realisieren. Soweit auf bestimmte Programmteile verwiesen wird, die auch als Menüpositionen im Programm enthalten sind, sind diese regelmässig kursiv dargestellt. Bei der Erstellung des Handbuchs wurde davon ausgegangen, dass die Programmbedienung grundsätzlich mit der Maus erfolgt. Sofern spezielle Tastaturbefehle erläutert werden, wird durch das am Seitenrand abgebildete Symbol darauf hingewiesen. 1.7 Aufbewahrung der Unterlagen Sämtliche Lohnaufzeichnungen sowie die zu deren Revision dienenden Buchhaltungsunterlagen und weiteren Belege sind lückenlos während mindestens fünf Jahren aufzubewahren. Für buchführungspflichtige Betriebe (Art. 957 OR) gilt die zehnjährige Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 962 OR. - Rekapitulation Monat - Jahreskonti

14 1 6 Einführung - SUVA-Jahresabrechnung - AHV-Abrechnung - ALV-Abrechnung Richtlinien über die gesetzlichen Bestimmungen

15 Installation und Programmstart Installation und Programmstart Die Installation für SelectLine Lohn im Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Dieses finden Sie ebenfalls auf der gelieferten CD. Installation 2.1 Erste Schritte Erste Informationen über das Programm vermittelt das Hilfesystem, welches Sie im Programmteil Hilfe / Index /? aufrufen können. Unter dieser Auswahl sind direkt die einzelnen Stichworte des Hilfesystems und damit die jeweiligen Kapitel erreichbar. In aufgelockerter Form erhalten Sie hier hilfreiche Tipps und Anregungen für eine optimale Programmnutzung. Hilfe-Index Tipp des Tages Hier werden Hinweise über die letzten Programmänderungen und -erweiterungen gegeben. Es empfiehlt sich, diese Informationen zu lesen, weil hier unter Umständen Beschreibungen enthalten sind, die im Handbuch noch nicht berücksichtigt wurden. Das Programm ist so allgemein aufgebaut, dass Sie Ihren eigenen Arbeitsstil verwirklichen können, aber gerade im Umgang mit einem neuen Programm kann man schnell die Übersicht verlieren. Neue Funktionen Bearbeitungsreihenfolge

16 2 2 Installation und Programmstart Für diejenigen, welche sicher sein wollen, nichts Wichtiges zu vergessen, wird nach der Programminstallation die im Kapitel Reihenfolge auf Seite 6 1 beschriebene Bearbeitungsreihenfolge vorgeschlagen werden. offen

17 Grundlagen Grundlagen In diesem Kapitel erhalten Sie eine kurze Einführung in die Benutzeroberfläche von SelectLine Lohn. Dabei sollen Ihnen die Grundlagen der Bedienung vermittelt werden. Wir empfehlen Ihnen, während Ihrer ersten Zeit mit dem SelectLine Lohn parallel zu Ihrer Arbeit mit dem Programm die folgenden Erläuterungen anzusehen. 3.1 Das Hauptfenster Titelleiste Menüleiste Funktionsleiste Die erste Leiste am oberen Rand des Hauptfensters ist die Titelleiste mit Programmnamen und Bezeichnung des rade bearbeiteten ("aktiven") Mandanten. Darunter folgt die Menüleiste. Von hier lassen sich per Mausklick oder über die Tastenkombination [Alt] und unterstrichener Buchstabe im Menünamen (Hotkey) die entsprechenden Menüs aufrufen. Die dazugehörigen termenüs können über den unterstrichenen Buchstaben, ohne [Alt], aufgerufen werden. In der darunter liegenden Funktionsleiste sind Schalter (Icons) zum schnellen Ausführen wichtiger Programmfunktionen angeordnet. Verweilt der Mauszeiger einen

18 3 2 Grundlagen Moment auf einem Icon, erscheint eine Funktionserläuterung. Wenn Schalter grau erscheinen, werden sie vom aktuellen Status der Eingabemaske gerade nicht unterstützt. Am unteren Fensterrand befindet sich die Statusleiste. Links werden Informationen zur aktuellen tungsmaske und rechts der aktive Mandant sowie die Benutzernummer angezeigt. Ein Doppelklick auf das Mandantenkürzel öffnet den Dialog zum Bearbeiten der Mandanteneinstellungen. Die Fensterleiste kann optional oben, oder unten angezeigt oder ausgeblendet werden. In der Leiste werden alle Dialoge des Programms abgelegt und können von hier aus über einen Einfachklick wieder in Ihrer letzten tion und Ausdehnung aktiviert werden. 3.2 Die Funktionsleiste Am oberen Rand der meisten Eingabemasken (z. B. im Programmteil Datei / Mandanten) sehen Sie eine Leiste mit verschiedenen Symbolen. Hinter den Symbolen verbergen sich Befehlsschaltfelder, mit denen Sie durch einen Mausklick die wichtigsten und am häufigsten verwendeten Funktionen bei der Eingabe und Verwaltung von Daten direkt und ohne den Umweg über ein Menü ausführen können. Die Funktionsleiste Die Funktionen der in der Funktionsleiste enthaltenen Befehlsschaltfelder sind in allen Eingabemasken identisch. Blättern in Datensätzen Mit den (von links gesehen) ersten 5 Schaltfeldern können Sie in den gespeicherten Datensätzen blättern:

19 Grundlagen 3 3 Blättern zum ersten Datensatz, d. h. dem Datensatz mit der niedrigsten Nummer. Einen Datensatz zurückblättern. Historie, die letzen aufgerufenen Datensätze werden zur Auswahl angezeigt. Einen Datensatz vorblättern. Blättern zum letzten Datensatz, d. h. dem Datensatz mit der grössten Nummer. Die nächsten Schaltfelder dienen zum Anlegen, Kopieren, Speichern und Löschen von Datensätzen: Neu anlegen, kopieren, Speichern und Löschen Maske leeren, um einen neuen Datensatz anzulegen. Aktuellen Datensatz unter neuer Nummer kopieren. Speichern des aktuellen Datensatzes. Abbrechen oder Rückgängig Löschen des aktuellen Datensatzes. Weitere Funktionen: Weitere Funktionen Schaltet in den Tabellenmodus um. Datensatz markieren, aktuelle Markierung oder alle Markierungen löschen. Öffnet die Filter-Optionen

20 3 4 Grundlagen Druckt eine Liste aller Datensätze des aktuellen Typs (z.b. Mandanten-Stammdaten, Adressen, etc.). Erfassungsmaske verlassen. Dieses Schaltfeld befindet sich teilweise nicht in der Funktionsleiste, sondern (in vergrösserter Form) am rechten oder unteren Maskenrand. 3.3 Spezielle Funktionen Filter Mit dem Filter können Sie Ihre Daten selektieren und Ihre gesamten Dateien eingrenzen. Wenn Sie z.b. 100 Mitarbeiter in Ihrer Lohnbuchhaltung haben und mit durchblättern nicht mehr weiterkommen, können Sie einen Filter setzen. Zum Beispiel wollen Sie alle Kunden die mit dem Buchstaben B anfangen auflisten lassen. F U N K T I O N E N Mit diesem Smart-Icon können Sie einen neuen Filter setzen. Mit diesem Smart-Icon aktivieren Sie den Filter. Mit diesem Smart-Icon löschen Sie den Filter Filterbedingungen einsetzen. Filterbedingungen wieder löschen.

21 Grundlagen Anwendung Filter Informationen über die Verwendung der Filterfunktion sind im Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Dieses finden Sie ebenfalls auf der gelieferten CD. Weitere Informationen im Systemhandbuch auf CD 3.4 Suchen Sie haben die Möglichkeit auf drei verschiedene Arten zu suchen: Bei der exakten Suche wird nur genau das gefunden, welches Sie im Feld Suchen nach eingegeben haben. Auch die Gross- und Kleinschreibung wird beachtet. D.h. Schmid findet Schmid, aber nicht Schmidt. Mit der Mustervergleich Suche können Sie mit Platzhaltern suchen. Exakte Mustervergleich? Fragezeichen = Ersetzung für ein Zeichen * Stern = Ersetzung für mehrere Zeichen SCH* findet Schmid, Schneider, Schuster, etc. ME?ER findet Meier, Meyer aber nicht Mayer Mit der Bereichssuche können Sie Datensätze von bis suchen. Ein Datenfeld»Bereich von«und ein Datenfeld»Bereich bis«kann definiert werden. Bereichssuche Bereich von / Bereich bis , findet alle Datensätze mit dem Datum März Die Pop-Up-Felder Dieses (hier vergrössert dargestellte) Schaltfeld finden Sie rechts neben Eingabefeldern mit Auswahlfunktion. Durch Anklicken dieses Schaltfeldes wird eine Liste mit Daten oder verschiedenen Optionen geöffnet. Sie können dann per Mausklick den gesuchten Datensatz übernehmen, ohne eine Taste betätigen zu müssen. Dies gilt z. B. für die Eingabefelder»Adressen«,»Kostenstellen«, etc.

22 3 6 Grundlagen Bei Feldern, in denen ein Datum einzugeben ist (z. B.»Beleg-Datum«), hat dieses Schaltfeld die Form eines Kalenders. Zusätzlich stehen, sofern das Listenfeld Daten enthält, spezielle Suchfunktionen zur Verfügung, mit denen Sie den gesuchten Datensatz schnell und einfach finden können. 3.6 Spin-Button Spin-Button Eingabefelder, die über die Möglichkeit der Auswahl von Zahlen verfügen, sind durch einen Spin-Button (siehe oben) gekennzeichnet. Eine Auswahl ist über einen Mausklick auf das Pfeilsymbol oben oder auf das Pfeilsymbol unten möglich. Pro Mausklick erhöht oder verkleinert sich die im Feld enthaltene Zahl. Es besteht auch die Möglichkeit, dass diese Zahl manuell eingegeben oder überschrieben werden kann. 3.7 Funktionalität in den Grids Grids ist eine Stammdatenmaske in Form einer Tabelle. Bewegen in den Grids Anlegen Entfernen Extras mit den Pfeiltasten oder mit dem Tabulator Mit Befehl anlegen erscheint die Auswahltabelle Mit diesem Befehl wird der Datensatz gelöscht, die Löschung muss auf Anfrage bestätigt werden. Mit Extras erhalten Sie folgende Möglichkeiten: 3.8 Die Menüs Unterhalb der Titelleiste befindet sich die Menüleiste, die Namen der Menüs des SelectLine Lohn enthält. Die Menüs wiederum enthalten Kommandos zur Bedienung des Programms. Im Folgenden sind die Menüs kurz dargestellt:

23 Grundlagen Das Menü»Datei«Menü»Datei«Hier sind Kommandos zum An- und Abmelden eines Programmbenutzers (bei eingerichteter Passwortverwaltung), zur Eingabe und Pflege der Stammdaten, wie Mandantendaten und zur Auswahl des zu bearbeitenden Mandanten. Ferner kann hier die Druckereinrichtung vorgenommen oder geändert werden. Mit dem letzten Befehl verlassen Sie den SelectLine Lohn Das Menü»Bearbeiten«Menü»Bearbeiten«Die Kommandos im Menü»Bearbeiten«sind Kopieren, Ausschneiden, Einfügen und Löschen.

24 3 8 Grundlagen Kopiert die Adresse des Mitarbeiters (Format kann über Extras / Einstellungen / Adressformat definiert werden) in die Zwischenablage und kann z.b. in MS-Word mit CTRL + V für einen Brief eingefügt werden Das Menü»Stammdaten«Menü»Stammdaten«Die Kommandos im Menü»Stammdaten«werden Sie bei der laufenden Arbeit am häufigsten aufrufen. Sie können hier sämtliche Stammdaten erfassen und ändern Das Menü»Abrechnen«Menü»Abrechnen«Mit diesem Menü können Sie die Lohnabrechnungen oder die Monatsabrechnungen durchführen. Lohnabrech-

25 Grundlagen 3 9 nungen für jeden Mitarbeiter können hier gedruckt werden Das Menü»Auswertung«Menü»Auswertung«Mit den Befehlen aus diesem Menü erstellen Sie die Auswertungen für Ihre Mandanten Das Menü»Makros«Menü»Makros«Informationen über den Einsatz und die Verwendung der Makros sind im Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Dieses finden Sie ebenfalls auf der gelieferten CD. Weitere Informationen im Systemhandbuch auf CD

26 3 10 Grundlagen Das Menü»Extras«Menü»Extras«Hier können Sie das Standardausgabeziel festlegen, die Schriften definieren, Formate definieren, die Druckvorlagen für den Formulareditor festlegen, div. Einstellungen durchführen und die Reorganisation aufstarten Das Menü»Schnittstellen«Menü»Schnittstellen«Weitere Informationen im Systemhandbuch auf CD Informationen über den Einsatz und die Verwendung des Maskeneditors sind im Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Dieses finden Sie ebenfalls auf der gelieferten CD. Ebenfalls finden Sie dort die Informationen für den Import- und Export Assistenten. Auswahlmaske»Fibu-Export«

27 Grundlagen 3 11 Die Liste kann in die Selectline Fibu exportiert werden. Wählen Sie in dieser Maske die gewünschte Lohnabrechnung Monat / Lauf, kumulierte Ausgabe oder Einzelausgabe, Belegdatum und Ausgabeart. In Ausgabeart wählen Sie über den Pop-Up-Button den Pfad aus wo die Export-Liste abgelegt werden soll Das Menü»Fenster«Menü»Fenster«Sofern mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet sind, da Sie z. B. mehrere Auswertungen gleichzeitig auf dem Bildschirm durchgeführt haben, können diese entsprechend den Befehlen im Menü angeordnet werden.

28 3 12 Grundlagen Das Menü»Hilfe«Menü»Hilfe«Im Menü»Hilfe«können Sie die Hilfefunktionen des SelectLine Lohn aufrufen oder eine Kurzinformation über die Programmversion erhalten. 3.9 Eingabemasken zur Datenverwaltung Eingabemasken sind die zentralen Elemente bei der Kommunikation zwischen Programm und Nutzer. Das Beispiel - Stammdaten / Mitarbeiter des SelectLine Lohn soll den Aufbau und die Funktionalität erklären: Eingabemaske»Mitarbeiter«

29 Grundlagen 3 13 Eingabemasken können folgende Bestandteile enthalten: Textfelder Listenfelder Optionsfelder Spin-Button Schaltfelder Textfelder werden auch als Eingabefelder bezeichnet, da Sie bei diesen Feldern die Möglichkeit haben, einen Text, der unter Umständen auch aus Zahlen bestehen kann, einzugeben. Textfelder Den Inhalt eines Textfeldes markieren Sie bei Mausbedienung durch einen Doppelklick auf den Feldinhalt und bei Tastaturbedienung, wenn Sie mit den (Pfeiltasten) in das Textfeld wechseln. Beispiel: Textfeld markieren In dem abgebildeten Beispiel ist das Feld»Name«markiert, das Textfeld»Zusatz«nicht. Ein markiertes Textfeld ist farbig hinterlegt. Listenfelder erkennt man an einem nach unten gerichteten Pfeil, rechts neben dem Feld. Listenfelder können Daten (z. B. Codes) oder Optionen (z. B. Datumseinstellungen) enthalten. Klicken Sie diesen Pfeil an, dann wird eine Liste geöffnet, aus der Sie einen Datensatz oder eine Option durch einen Doppelklick auswählen und in das Listenfeld übernehmen können. Listenfelder

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31 Datei Datei 4.1 Passwörter Eingabemaske»Passwort«Mit der im Programm enthaltenen Passwortkontrolle können Sie: die Benutzung des Programms durch Fremde verhindern bestimmte Daten, Mandanten oder Programmteile sperren bzw. die Zugriffsrechte auf bestimmte Daten einschränken den Verantwortlichen für bestimmte Programmaktionen dokumentieren die Terminverwaltung nutzerabhängig gestalten. Weitere Informationen über den Einsatz und die Verwendung von Passwörtern sind im Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Dieses finden Sie ebenfalls auf der gelieferten CD. Weitere Informationen im Systemhandbuch auf CD

32 4 2 Datei 4.2 Mandaten Vorüberlegung Das Programm kann gleichzeitig die Datenbestände mehrerer Firmen Mandanten verwalten. mandantenunabhängig Allgemeingültige Daten, wie Passwörter, Postleitzahlen, Banken, Finanzämter, Formeln, Schriften und Etiketten werden in der BDE zentral im Verzeichnis DATEN verwaltet. In der SQL-Version erfolgt dies in den entsprechenden Tabellen der Datenbank SL_DATEN. Diese vom Mandanten unabhängigen, so genannten Programmdaten werden entweder vom Programm geliefert und während der Nutzung laufend ergänzt, oder sie den mit der Nutzung erstellt (Passwörter). mandantenabhängig Für die mandantenspezifischen Daten, wie Bankbezüge, Kunden, Lieferanten, Zahlungsbedingungen etc., wird für jeden Mandanten ein eigener Datenbestand verwaltet. In der BDE wird dazu je Mandant im Verzeichnis DATEN ein Unterverzeichnis mit dem Kennzeichen M und nachfolgend der Mandantennummer angelegt. Weitere Informationen im Systemhandbuch auf CD Weitere Informationen über mandantenspezifische Daten sind im Systemhandbuch enthalten. Dieses finden Sie ebenfalls auf der gelieferten CD.

33 Datei Mandant anlegen Über das Menü Datei erreichen Sie Mandant neu. Eingabemaske»Mandant anlegen«die Mandantennummer kann aus maximal 6 Zeichen bestehen. Nummer Aus diesen Zeichen wird der Windows-Verzeichnisname gebildet. Es sind nur Großbuchstaben, Ziffern und das Zeichen _ zugelassen Mandant wählen Eingabemaske»Mandantenwahl«Mit im Feld Mandant der Eingabemaske»Mandantenwahl«oben erhalten Sie diese Tabelle unten. Auswahlmaske»Auswahl Mandant«

34 4 4 Datei Der gerade aktive Mandant wird Ihnen ständig in der Statuszeile angezeigt. Über Datei / Mandant wählen wechseln Sie zu einem anderen Mandanten. Es werden alle für das Programm verfügbaren Mandanten angezeigt. Sie können jetzt einen Mandanten per Doppelklick oder über den Schalter auswählen. Weiterhin können Sie mit dem Schalter evtl. nicht mehr benötigte Mandanten entfernen. Dazu darf der zu löschende Mandant aber nicht der gerade aktive Mandant sein. Vorlagemandanten sind farblich (grün) gekennzeichnet, selbst angelegte Mandanten hingegen schwarz. In der SQL-Version werden Vorlagemandanten erst mit Ihrem ersten Gebrauch angelegt (Ausnahme: SQL- Warenwirtschaft). 4.3 Mandant bearbeiten Eingabemaske»Mandanten«

35 Datei 4 5 Geben Sie hier die Daten für den Mandanten ein. Da sehr viele Informationen zu dem Mandanten gehören, ist die Eingabemaske hier in folgende Seiten (Reiter, Karteikarten) aufgebaut: - Adresse - Optionen - Standards - Fibuexport - Verwaltung Maskeneditor - Freie Felder Adresse Eingabemaske»Adresse«

36 4 6 Datei In der Karteikarte»Adresse«in den Mandanten- Stammdaten stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: Anrede Vorname Name / Firma Zusatz Strasse Land / PLZ / Ort Währung In diesem Feld ist die Anredeform für den Mandaten einzutragen, z.b.»herr«,»frau«,»firma«usw. Eingabefeld für den Vornamen des Mandanten. Eingabefeld für den Namen des Mandanten. Eingabefeld Firmenzusatz Eingabefeld für die Strasse Eingabefeld für die Land, PLZ und den Ort Eingabefeld die Standardwährung Telefon Eingabefelder für die Telefonnummer 1 und die Telefonnummer 2.

37 Datei 4 7 Eingabefeld für die Fax-Nummer. Eingabefeld Eingabefeld Homepage Eingabefeld Arbeitgeber Nummer Eingabefeld AHV Abrechnungsnummer Fax Homepage Arbeitgeber-Nr. AHV-Anrechn.-Nr Optionen Eingabemaske»Optionen«In der Karteikarte»Optionen«in den Mandanten- Stammdaten werden die Daten für die Arbeitszeitberechnung Arbeitszeit pro Tag Arbeitstage pro Monat stehen Berechnung usw. eingegeben. Geben Sie hier die Arbeitszeit pro Tag mit Hilfe eines Spin-Buttons, ein. Dieses Feld ist ausschlaggebend für die IST-Zeit in der Abrechnung. Arbeitszeit pro Tag Arbeitstage pro Monat

38 4 8 Datei Geben Sie hier die Tage pro Monat mit Hilfe eines Spin- Buttons, ein. Dieses Feld ist ausschlaggebend für die IST-Zeit in der Abrechnung. Ferienkontrolle Stundenkontrolle Pro-Rata-Berechnung Wenn der Schalter Ferienkontrolle aktiv ist, dann wird bei der Neuanlage eines Mitarbeiters automatisch das Feld Mitarbeiter / Allgemein Ferienkontrolle aktiviert. Dieses Feld hier gilt als Vorschlagswert. Wenn der Schalter Stundenkontrolle aktiv ist, dann wird bei der Neuanlage eines Mitarbeiters automatisch das Feld Mitarbeiter / Allgemein Gleitzeitkontrolle aktiviert. Dieses Feld hier gilt als Vorschlagswert. Soll die Pro-Rata-Berechnung nach - Arbeitstagen (5 Tage pro Woche) - Wochentagen (7 Tage pro Woche) - 30 Tage / Monat berechnet werden. Rundung Geben Sie hier die Rundung des Lohnprogrammes an: Ist der Schalter nicht aktiv, dann wird im gesamten Programm nie gerundet. Ist hingegen der Schalter "auf 5 Rappen" runden an, dann rundet das gesamte Programm immer auf 5 Rappen Standards ACHTUNG! Diese Maske ist eine der wichtigsten, welche sich in unserem Programm befindet. Hier definieren Sie die elementaren Sachen, wie die Basen und die Standard- Abzüge. Wenn hier falsche Basen definiert sind, dann hat das Einfluss auf sämtliche Auswertungen und auf sämtliche Abrechnungen.

39 Datei 4 9 Eingabemaske» Standards«Wir bitten Sie diese Maske mit Vorsicht anzugehen! In der Karteikarte»Standards«in den Mandanten- Stammdaten stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: Weisen Sie hier die ALV-Basis 1 zu. In unseren Mustervorlagen ist das die Basis-Nummer 2. Weisen Sie hier die ALV-Basis 2 zu. In unseren Mustervorlagen ist das die Basis-Nummer 5. Bis 2003 war die ALV2 Pflichtig. Heute behalten wird diesen Punkt lediglich aus History-Gründen im Programm. Weisen Sie hier die AHV-Basis 1 zu. In unseren Mustervorlagen ist das die Basis-Nummer 1. Weisen Sie hier die SUVA-Basis 1 zu. In unseren Mustervorlagen ist das die Basis-Nummer 3. Weisen Sie hier den üblichen Standard Abzug für die ALV 1 zu. In unseren Mustervorlagen ist das die Abzugs-Nummer 401. ALV-Basis 1 ALV-Basis 2 AHV-Basis SUVA-Basis ALV-Abzug 1

40 4 10 Datei ALV-Abzug 2 AHV-Abzug SUVA-Abzug AHV-Abzug für Rentner Kinder Zulagen Ferien Gratifikation Quellensteuer Weisen Sie hier den üblichen Standard Abzug für die ALV 2 zu. In unseren Mustervorlagen ist das die Abzugs-Nummer 402. Bis 2003 war die ALV2 Pflichtig. Heute behalten wird diesen Punkt lediglich aus History- Gründen im Programm. Weisen Sie hier den üblichen Standard Abzug für die AHV zu. In unseren Mustervorlagen ist das die Abzugs- Nummer 400. Weisen Sie hier den üblichen Standard Abzug für die SUVA zu. In unseren Mustervorlagen ist das die Abzugs- Nummer 403. Weisen Sie hier den üblichen Standard Abzug für die AHV für Rentner zu. In unseren Mustervorlagen ist das die Abzugs-Nummer 800. Weisen Sie hier den üblichen Standard Zulage für die Kinder-Zulage zu. In unseren Mustervorlagen ist das die Abzugs-Nummer 200. Weisen Sie hier Zuschlag in % der Basis zu. In unserem Beispiel ist es der FGZ Ferienzulage per Stundenlohn. Weisen Sie hier Zuschlag in % der Basis zu. In unserem Beispiel ist es der GGZ Gratifikation per Stundenlohn. Abzug Quellensteuer: Die Lohnart 900 Quellensteuer in % ist im Vorlagemandanten bereits enthalten. Quellensteuer Bank: Wahlen sie das Bankkonto, ab welchem die Quellensteuer an den betreffenden Kanton gezahlt wird. Quellensteuer-Abrechnungsnr.: Fügen Sie die Quellensteuer-Abrechnungsnummer Ihrer Firma ein. Quellensteuer Inkasso: % Satz für das Inkasso der Quellensteuer (4%).

41 Stammdaten Stammdaten 5.1 Mitarbeiter Adresse Eingabemaske»Mitarbeiter«Geben Sie hier die Daten Ihrer Mitarbeiter ein. Die 8-stellige Mitarbeiternummer kann sowohl Zahlen wie auch Buchstaben und andere Zeichen enthalten. In diesem Feld ist die Anredeform für den Mitarbeiter einzutragen, z.b.»herr«,»frau«, usw. Eingabefeld für den Vornamen des Mitarbeiters. Eingabefeld für den Namen des Mitarbeiters. Eingabefeld für die Strasse des Mitarbeiters. Diese beiden Auswahlfelder sind für die Kurzzeichen des Landes, die Postleitzahl und den Ort vorgesehen. Mitarbeiter-Nr. Anrede Vorname Name Strasse Land / PLZ / Ort Jede neue Postleitzahl und der dazugehörige Ort werden automatisch gespeichert. Falls eine Postleitzahl bereits

42 5 2 Stammdaten Kanton Arbeitsgeber Kanton Arbeitsgeber Zivilstand Geschlecht Aufenthaltsart Tarif Quellensteuer gespeichert ist, wird automatisch der dazugehörige Ort eingelesen. Wählen Sie hier den Kanton des Arbeitgebers aus. Wählen Sie hier den Wohnkanton des Arbeitnehmers aus. Wählen Sie hier den Zivilstand des Mitarbeiters an. Wählen Sie hier das Geschlecht des Mitarbeiters an. Wählen sie hier die Art der Aufenthaltsbewilligung des Mitarbeiters aus. Definieren Sie hier den allfälligen Quellensteuertarif des Mitarbeiters. Die gesetzlichen Regelungen betreffend Quellensteuer und die Quellensteuertarife finden Sie auf Geburtsdatum Telefon 1 / Telefon 2 Beruf Position Eintrittsdatum Austrittdatum Abrechnungssperre Beschäftigungsgrad Achtung: Geben Sie hier das Geburtsdatum des Mitarbeiters ein. Eingabefelder für die Telefon 1 und Telefon 2 Eingabefeld für die Adresse des Mitarbeiters Berufsbezeichnung des Mitarbeiters Positionsbezeichnung des Mitarbeiters in der Firma Geben Sie hier das Eintrittsdatum des Mitarbeiters ein. Geben Sie hier das Austrittsdatum des Mitarbeiters ein. Ist dieses Feld aktiviert, dann kann der Mitarbeiter nicht abgerechnet werden. Geben Sie hier den Beschäftigungsgrad des Mitarbeiters, mit Hilfe eines Spin-Buttons, ein. Der Beschäftigungsgrad kann in den Lohn-Zulagen eingesetzt werden. Sie haben dafür im Zulagenstamm bei der Abrechnungsart»Fixbetrag«ein Kontrollkästchen. Invaliditätsgrad

43 Stammdaten 5 3 Geben Sie hier den Invaliditätsgrad des Mitarbeiters, mit Hilfe eines Spin-Buttons, ein. Geben Sie hier den Invaliditäts-Grad des Mitarbeiters, mit Hilfe eines Spin-Buttons ein. Eingabefeld für die Versicherten-Nr. (AHV-Nr.). Soweit als möglich wird die Versicherten-Nummer automatisch aus dem Namen, dem Geburtsdatum und aus dem Geschlechtscode zusammengestellt. Die heutige, 11-stellige AHV-Nummer wird durch die neue, 13-stellige Nummer ersetzt. Die alte Nummer bleibt gespeichert und wird im AHV-Register mit der neuen verbunden. Durch diesen Wechsel gehen keine Daten verloren. Mit betätigen dieses Knopfes werden die Eingaben des Mitarbeiters geprüft. Folgende Punkte werden geprüft: Invaliditäts-Grad AHV-Nummer Soz.-Vers.-Nr. Neue AHV Nummer Befehlsschalter»Prüfen«- Ist ein Eintrittsdatum vorhanden - Wenn ein Austrittsdatum vorhanden ist, ob dieses grösser als das Eintrittsdatum ist - Stimmen die Zulagen und die Abzüge mit den Kinderzulagen, SUVA-, AHV- und mit dem ALV-Code überein. - Ist die Versicherungs-Nummer, bzw. AHV-Nummer anhand des Namens, Geschlechts und des Geburtsdatums richtig eingegeben Durch Betätigung dieses Knopfes erhalten Sie eine Übersicht des Lohnkontos des Mitarbeiters. Befehlsschalter»Lohnkonto«5.1.2 Allgemein In der Karteikarte»Allgemein«in den Mitarbeiter- Stammdaten stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: Eingabemaske»Allgemein«

44 5 4 Stammdaten Pensionskasse Mitarbeitergruppe AG-Abzugsgruppe SUVA-Code Mit diesem Auswahlfeld können Sie dem Mitarbeiter die entsprechende Pensionskasse zuweisen. Weisen Sie hier die Mitarbeitergruppe zu. Z.B. Produktion, Büro, Kader, etc. Hier sind die Abzüge definiert, die durch den Arbeitgeber zu tragen sind. Mit diesem Auswahlfeld können Sie hier den entsprechenden SUVA-Code zuweisen. Mit dem zweistelligen SUVA-Code wird angegeben, in welchem Betriebsteil der Mitarbeiter beschäftig ist. Im Weiteren kann ihm entnommen werden, ob dieser nur gegen Berufsunfälle (BU) oder auch gegen Nichtbetriebsunfälle (NBU) versichert ist und ob ein NBU- Abzug vorgenommen wird. Aufbau SUVA-Code 1. Stelle = Betriebsteil, möglich sind die Buchstaben A - Z 2. Stelle = Versicherungsumfang und Abzug 0 nicht SUVA-versichert

45 Stammdaten BU- und NBU-versichert, mit NBU-Abzug 2 BU- und NBU-versichert, ohne NBU-Abzug 3 nur BU-versichert, deshalb kein NBU-Abzug (für Arbeitnehmer mit wöchentlicher Arbeitszeit unter 12 Stunden) Der SUVA-Code hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Ist der SUVA-Code an der 2. Stelle mit der Code»1«versehen, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung ein NBU-Abzug zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann. Anhand des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen. Mit diesem Auswahlfeld können Sie hier den entsprechenden AHV-Code zuweisen. AHV-Code Die AVH-Beitragspflicht beginnt in der Regel mit dem Jahre nach der Vollendung des 17. Altersjahres. Im AHV-Rentenalter müssen nur von jenem Teil des Lohnes AVH-Beiträge entrichtet werden, der den Freibetrag pro Monat übersteigt. Die AHV-Beitragspflicht kann von der Versicherten- Nummer (AHV-Nummer) oder dem Geburtsdatum und einem AHV-Code abgeleitet werden. In der obligatorischen Unfallversicherung besteht für die Prämienpflicht keine Altersgrenze. Deshalb ist kein Freibetrag auszuscheiden. Für den AHV-Code können die folgenden Werte verwendet werden: 0 nicht AHV-pflichtig (Jugendliche, Sonderfälle) 1 AHV-pflichtig mit AHV-Abzug 2 AHV-pflichtig ohne AHV-Abzug 3 Rentner mit AHV-Abzug 4 Rentner ohne AHV-Abzug

46 5 6 Stammdaten Der AHV-Code hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Ist der AHV-Code mit der Zahl»1«versehen, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung ein AHV-Abzug zugewiesen werden oder wenn der AHV- Code mit der Zahl»4«versehen ist, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung ein AHV-Abzug Rentner zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann. Anhand des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen. ALV-Code Mit diesem Auswahlfeld können Sie hier den entsprechenden ALV-Code zuweisen. Der Beginn der Beitragspflicht ist wie bei der AHV geregelt. Damen und Herren, die ein gewisses Alter vollendet haben, sind von der Beitragspflicht ausgenommen. Für den ALV-Code können die folgenden Werte verwendet werden: 0 nicht ALV-pflichtig (Jugendliche, AHV-Rentner, Sonderfälle) 1 ALV-pflichtig mit ALV-Abzug 2 ALV-pflichtig ohne ALV-Abzug Der ALV-Code hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Ist der ALV-Code mit der Zahl»1«versehen, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung ein ALV-Abzug zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann. Anhand des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen. Kinder minderjährig Geben Sie hier die Anzahl der minderjährigen Kinder des Mitarbeiters, mit Hilfe eines Spin-Buttons ein. Die Anzahl der minderjährigen Kinder hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Hat ein Mitarbeiter hier z.b. 2 minderjährige Kindern eingetragen, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung eine Kinderzulage mit der Anzahl Kinder 2 zugewiesen werden, damit man

47 Stammdaten 5 7 den Mitarbeiter abrechnen kann. Anhand des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen. Geben Sie hier die gesamte Anzahl der Kinder des Mitarbeiters, mit Hilfe eines Spin-Buttons ein. Minderjährige und andere. Ist dieses Feld aktiv, dann findet bei diesem Mitarbeiter eine Ferienkontrolle statt. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, dann wird diese Option von den Einstellungen automatisch übernommen. Geben Sie hier die Anzahl der Tage Ferien pro Jahr des Mitarbeiters, mit Hilfe eines Spin-Buttons ein. Geben Sie hier die Anzahl der verbleibenden Tage Ferien pro Jahr des Mitarbeiters, mit Hilfe eines Spin-Buttons ein. Kinder total Ferienkontrolle Ferien total Ferien bezogen Dieser Saldo wird fortlaufend immer berechnet. Ist dieses Feld aktiv, dann findet bei diesem Mitarbeiter eine Gleitzeitkontrolle statt. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, dann wird diese Option von den Einstellungen automatisch übernommen. Manuelle Eingabe nicht automatisch berechneter Gleitzeit. Dieser Saldo wird fortlaufend immer berechnet. Falls allfällige Ferienguthaben in Form eines Zuschlages abgegolten werden, ist dieser hier einzugeben. Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird dieser Zuschlag automatisch mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt. Falls eine allfällige Gratifikation in Form eines Zuschlages abgegolten wird, ist dieser hier einzugeben. Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird dieser Zuschlag automatisch mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt. Lohnauszahlung Gleitzeitkontrolle Vortrag Total Ferienzuschlag Gratifikationszuschlag Definieren Sie hier, wie und auf welches Konto Sie den SelectLine Lohn des Mitarbeiters auszahlen wollen.

48 5 8 Stammdaten Konto-Nr. An Bank IBAN Interne Bank Eingabefeld für die Konto-Nummer des Mitarbeiters. Mit diesem Auswahlfeld können Sie die Bank des Mitarbeiters eingeben. IBAN des Kontos des Mitarbeiters Wie erfolgt die Zahlung der Guthaben an den Mitarbeiter (Bank des Arbeitgebers, Barzahlung ab Kasse, usw.) Auszahlung an Dritte Betrag Prozent Kontoinhaber Name Bank Betrag für die Auszahlung Prozent des auszuzahlenden Nettolohnes, wenn kein Betrag eingegeben werden will. Nummer des Kontoinhabers des Kontos worauf der SelectLine Lohn bezahlt werden soll. Wenn z.b. ein Mitarbeiter regelmässig 1' an eine bestimmte Adresse bezahlt haben will. Name des Empfängers worauf überwiesen werde soll. Bankverbindung Kinder Eingabemaske»Kinder«

49 Stammdaten 5 9 Hier werden die Kinder des Arbeitnehmers mit Namen, Vornamen und Geburtsdatum aufgeführt. Unter Konto»Berechtigt bis«wir das Ende für die Zahlung der Kinderzulage festgehalten Zulagen / Abzüge Eingabemaske»Zulagen/Abzüge«Lohnzulagen und Lohnabzüge, wie z.b. Monatslohn, Stundenlohn, fixe Spesen, AHV-Abzüge, ALV-Abzüge, etc. eines Mitarbeiters können in dieser Eingabemaske festgelegt werden. Pro Mitarbeiter können unbegrenzt viele Zulagen und unbegrenzt viele Abzüge definiert werden.

50 5 10 Stammdaten Zulagen Eingabefelder Zulagen Rechte Maustaste im Zulagenfeld öffnet das Dialogfeld. Mit Datensatz anlegen können Sie aus der Tabelle Zulagen die gewünschte Zulage auswählen. Befehlsschalter»Pflicht einfügen«mit betätigen dieses Schalters werden die Pflicht Zulagen und die Pflicht Abzüge automatisch eingefügt - Kinderzulagen werden anhand des Feldes minderjährige Kinder eingefügt - AHV-Abzug anhand des AHV-Codes - AHV-Abzug für Rentner anhand des AHV-Codes - ALV-Abzug anhand des ALV-Code - SUVA- bzw. NBU-Abzug anhand des SUVA-Codes - etc. Zulagennummer Bezeichnung Betrag Mit diesem Auswahlfeld können Sie dem Mitarbeiter die entsprechenden Lohn-Zulagen zuweisen. Text der Lohnzulage. Eingabefeld für den Betrag der Zulage.

51 Stammdaten 5 11 Der Betrag wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit "Fixbetrag" oder "Prozent von Fixbetrag" definiert wurde. Eingabefeld für die Menge der Zulage. Menge Die Menge wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit "Menge * Ansatz" oder "Menge * Ansatz * Faktor" definiert wurde. Eingabefeld für den Ansatz der Zulage. Ansatz Der Ansatz wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit "Menge * Ansatz" oder "Menge * Ansatz * Faktor" definiert wurde. Eingabefeld für den Faktor der Zulage. Faktor Der Faktor wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit "Menge * Ansatz * Faktor" definiert wurde. Eingabefeld für die Prozente der Zulage. Prozent Die Prozente werden benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit "Prozent von Fixbetrag" definiert wurde. Mit diesem Befehlsschalter können Sie alle zugewiesenen Zulagen in einen Standard-Speicher laden. Dies hat den grossen Vorteil, dass wenn Sie z.b. 30 Mitarbeiter erfassen müssen, welche mehr oder weniger dieselben Zulagen haben, diese einmal erfassen, in den Standard laden und bei jedem neuen Mitarbeiter den Standard- Schalter»Standard speichern«

52 5 12 Stammdaten Speicher hineinladen. Diese Funktion erspart Ihnen viel Zeit. Schalter»Standard laden«schalter»aktualisieren«schalter»datensatz anlegen«laden Sie die gespeicherten Daten aus dem Standard- Speicher. Wenn Sie z.b. in den Zulagen oder in den Abzügen Prozentsätze angepasst haben und diese nicht bei allen Mitarbeitern aktualisieren wollen, dann betätigen Sie diesen Befehlsschalter für jeden einzelnen gewünschten Mitarbeiter. Wenn Sie hingegen alle Mitarbeiter ändern wollen, dann betätigen Sie die Befehlsschalter»Mitarbeiterstamm aktualisieren«in den Stammdaten / Zulagen und in den Stammdaten / Abzügen. Öffnet die Auswahltabelle Zulagen. Zulagen können ausgewählt, eröffnet oder bearbeitet werden Abzüge Eingabemaske»Zulagen/Abzüge«Rechte Maustaste im Abzügefeld öffnet das Dialogfeld. Mit Datensatz anlegen können Sie aus der Tabelle Abzüge die gewünschten Abzüge auswählen. Befehlsschalter»Pflicht einfügen«mit betätigen dieses Schalters werden die Pflicht Zulagen und die Pflicht Abzüge automatisch eingefügt - Kinderzulagen werden anhand des Feldes minderjährige Kinder eingefügt

53 Stammdaten AHV-Abzug anhand des AHV-Codes - AHV-Abzug für Rentner anhand des AHV-Codes - ALV-Abzug anhand des ALV-Code - SUVA- bzw. NBU-Abzug anhand des SUVA-Codes - etc. Eingabefelder Mit diesem Auswahlfeld können Sie dem Mitarbeiter den entsprechenden Lohn-Abzug zuweisen. Text des Lohnabzuges. Eingabefeld des Betrages für den Lohn-Abzug. Nr. Bezeichnung Betrag Der Betrag wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit "Fixbetrag" oder "Prozent von Fixbetrag" definiert wurde. Eingabefeld der Menge für den Lohn-Abzug. Menge Die Menge wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit "Menge * Ansatz" oder "Menge * Ansatz * Faktor" definiert wurde. Eingabefeld des Ansatzes für den Lohn-Abzug. Ansatz Der Ansatz wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit "Menge * Ansatz" oder "Menge * Ansatz * Faktor" definiert wurde. Eingabefeld des Faktors für den Lohn-Abzug. Faktor Der Faktor wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit "Menge * Ansatz * Faktor" definiert wurde. Eingabefeld der Prozente für den Lohn-Abzug. Prozent Die Prozente werden benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit "Prozent von Fixbetrag" definiert wurde.

54 5 14 Stammdaten Basis Anzeige der Basis für den Lohn-Abzug. Befehlsschalter»Standard speichern«befehlsschalter»standard laden«aktuelle Daten in den Standard-Speicher laden. Laden Sie die gespeicherten Daten aus dem Standard- Speicher. Befehlsschalter»aktualisieren«Schalter»Datensatz anlegen«wenn Sie z.b. in den Zulagen oder in den Abzügen Prozentsätze angepasst haben und diese nicht bei allen Mitarbeitern aktualisieren wollen, dann betätigen Sie diesen Befehlsschalter für jeden einzelnen gewünschten Mitarbeiter. Wenn Sie hingegen alle Mitarbeiter ändern wollen, dann betätigen Sie die Befehlsschalter»Mitarbeiterstamm aktualisieren«in den Stammdaten / Zulagen und in den Stammdaten / Abzügen. Öffnet die Auswahltabelle Abzüge. Abzüge können ausgewählt, eröffnet oder bearbeitet werden Kostenstellen/ -träger In der Eingabemaske "Kostenstellen/ träger" in den Mitarbeiter-Stammdaten können Sie jede Lohnzulage und jeden Lohnabzug nach Kostenstellen aufteilen.

55 Stammdaten 5 15 Auflistung der zugewiesenen Lohnzulagen. Kostenstellen/ -Träger Verteilung für die Zulagen. Auflistung der zugewiesenen Lohnabzüge. Kostenstellen/ -Träger Verteilung für die Abzüge. Zulagen Kostenstellen/ -Träger Abzüge Kostenstellen/ -Träger Kostenstellen verteilen Wir wollen die Lohnzulage 100 von 4' wie folgt verteilen: Beispiel auf die Kostenstelle % auf die Kostenstelle auf die Kostenstelle allgemein den Rest Zulagen Kostenstellen Lösung Zulage Bezeichnung Nr. Prozent Betrag 100 Gehalt

56 5 16 Stammdaten Rechts neben den Grids sehen Sie jeweils den Betrag welcher gesamt zu verteilen ist, und den Restbetrag, welcher auf die Kostenstelle Allgemein gebucht wird. Standart laden Als Standard speichern Laden Sie die gespeicherten Daten aus dem Standard- Speicher. Aktuelle Daten in den Standard-Speicher laden Lohnausweis Eingabemaske»Lohnausweis«

57 Stammdaten 5 17 In diesen Eingabemaske haben Sie die Möglichkeit die Auszahlung des Lohnes zu definieren und die restlichen Felder, welche Sie für den Lohnausweis Formular Form. 11 benötigen, einzutragen. Jede Beschreibung enthält immer noch einen Text auf dem Formular "Kurzanleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises Formular 11, nachzulesen unter Zahlungen / Lohnausweis Detaillierte Angaben zum neuen Lohnausweis finden sie unter 12 Vorlagen/ Hilfen 12.1 Ausfüllen neuer Lohnausweis oder unter den u.a. Links d Kurzanleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises Informationen ESTV neuer Lohnausweis d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung Unter diesem Link sind Eckdaten für die Deklaration von Lohnelementen aufgeführt. Lohnbeiträge an AHV- IV - EO Lohnbeiträge an die AHV, die IV und die EO oder Ein- Auswahl des Mitarbeiters mit gabe der Mitarbeiternummer. Mitarbeiter Eingabefeld für den Arbeitsort des Mitarbeiters. Diese Angabe ist bei Arbeitgebern mit mehreren Betrieben oder Betriebsstätten nötig, damit die Steuerbehörde beurteilen kann, ob und welche Abzüge für Fahrkosten gerechtfertigt sind. Bei Wechsel des Arbeitsortes im Laufe des Jahres ist der Arbeitsort am Ende der bescheinigten Lohnperiode einzusetzen. In Betracht kommt nur der ständige Arbeitsort; wechselt der Arbeitsort häufig (z.b. bei einem Bauarbeiter), so ist er nicht anzugeben. Eingabefeld für die Abteilung des Mitarbeiters. Für das Lohnausweis-Formular ist dieses Feld fakultativ. Es dient in erster Linie dem Arbeitgeber für das Austeilen der Lohnausweise am Arbeitsplatz, erleichtert aber auch die Identifizierung bei Rückfragen. Arbeitsort Abteilung

58 5 18 Stammdaten Schichtarbeit Die Schichtzulage bildet einen Bestandteil des Lohnes im Sinne von Ziffer 1 des Lohnausweises. Geben Sie hier die Anzahl der Schicht- oder Nachtarbeits-Tage, mit Hilfe eines Spin-Buttons, ein. Die Bescheinigung der Schichttage ist Voraussetzung dafür, dass der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung den Schichtarbeitsabzug vornehmen kann. Anzugeben ist die Zahl der Tage mit durchgehender, mindestens achtstündiger Schicht- oder Nachtarbeit. Naturalleistungen Code Mit diesem Auswahlfeld können Sie den Naturalleistungs-Code des Mitarbeiters eingeben. Die für die Bewertung von Verpflegung und Unterkunft in der Regel massgebenden Ansätze sind aus den Unterlagen der kantonalen Steuerverwaltung oder bei der Eidg. Steuerverwaltung ersichtlich d Merkblatt N2/2007 Naturalbezüge von Arbeitnehmenden Lohnausfall Geben Sie hier die Anzahl der Tage mit Lohnausfall, mit Hilfe eines Spin-Buttons, ein. Diese sind nur anzugeben, wenn die entsprechenden Erwerbsausfallentschädigungen nicht durch den Arbeitgeber ausbezahlt werden und deshalb nicht im Brutto SelectLine Lohn enthalten sind. Trinkgelder Code Mit diesem Auswahlfeld können Sie den Trinkgelder- Code des Mitarbeiters eingeben. Code A = vom Arbeitgeber ausbezahlt, B = geschätzt. Trinkgelder: Es gilt dieselbe Regelung wie bei der AHV. Trinkgelder müssen (nur) dann angegeben werden, wenn sie einen wesentlichen Teil des Lohnes ausmachen. Sie sind dann unter Ziffer 7. Andere Leistungen aufzuführen. Reisetage Geben Sie hier die Reisetage ein.

59 Stammdaten 5 19 Geben Sie hier die Anzahl der Reisetage, mit Hilfe eines Spin-Buttons, ein. Eingabefeld für weitere Spesen. Dieses Feld ist anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer ein Geschäftsauto zur Verfügung steht. Andere Spesen Geschäftsauto Siehe Definition in Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises ESTV. Durch Eingabe über Zulagen ist der effektive Wert anzugeben, der dem Arbeitnehmer zufliesst, dadurch dass er einen Geschäftswagen auch privat benutzen darf. Falls der Geschäftswagen, nicht privat, jedoch für den Arbeitsweg benutz werden kann, ist in allen Fällen im Lohnausweis das Feld F (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) anzukreuzen. Dieses Feld ist anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer ein vom Arbeitgeber bezahltes Abonnement zur Verfügung gestellt wird, ohne dass eine geschäftliche Notwendigkeit besteht. Abonnement bezahlt Das Generalabonnement ist als Zulage zum Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren. Die Vergütung eines Halbtaxabonnements muss nicht bescheinigt werden. Dieses Feld ist anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer keine Kosten für den Arbeitsweg, durch - das zur Verfügungstellen eines Geschäftswagens. siehe auch Erklärungen zu Geschäftsauto. unentgeltliche Beförderungen - Beförderung zum Arbeitsort mittels Sammeltransport - Vergütung der effektiven Autokilometer - Das zur Verfügungstellen eines Generalabonnements alle Barbeiträge an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort (z. B. Mittagszulagen). Die Abgabe von Lunch- Checks ist bis zur von der AHV festgelegten Limite (Sie- Lunch-Checks Bezahlung Mittagessen

60 5 20 Stammdaten he Link AHV Lohnbeiträge) mit einem Kreuz im Feld G des Lohnausweises zu deklarieren; darüber hinausgehende Beiträge sind zusätzlich zum Lohn im Sinne von Ziffer 1 des Lohnausweises zu addieren. Kantinenverpflegung Einstellungen neuer Lohnausweis Für den Fall der Möglichkeit der Kantinenverpflegung ist Feld G des Lohnausweises zu aktivieren. Das Feld Reise, Verpflegung, Übernachtung (13.1.1) ist zu aktivieren, wenn u. a. folgende Vorgaben eingehalten werden: - Übernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet. - Die Höhe der effektiven Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen entspricht in der Regel einem Wert von maximal CHF 35 bzw. die Pauschale für eine Hauptmahlzeit beträgt maximal CHF 30. -Kundeneinladungen usw. werden ordnungsgemäss gegen Originalquittung abgerechnet. - Die Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug usw.) erfolgt gegen Beleg. - Für die geschäftliche Benutzung des Privatwagens werden maximal 70 Rappen pro Kilometer vergütet. - Kleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale von maximal CHF 20 vergütet. Die detaillierten Angaben hierzu finden Sie unter: d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung Ziffer 13. Spesenvergütungen RZ 52 Bemerkungen Zeile 15 Unter Ziffer 15 sind alle zusätzlichen Angaben zu machen, die nicht in einem der anderen Felder eingetragen werden. Die detaillierten Angaben hierzu finden Sie unter d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung Ziffer 15 Bemerkungen Seite RZ 63-71

61 Stammdaten History Informationsmaske»Lohndetails«s Hier können Sie Informationen über die geleisteten Zahlungen an einzelne Mitarbeiter im SelectLine Lohn nachschlagen Text Eingabemaske»Text pro Mitarbeiter«Individuelle Bemerkungen zum einzelnen Mitarbeiter inklusive Bild Notizen Eingabemaske»Notizen«

62 5 22 Stammdaten Eingabe von Aufgaben und Notizen mit der Möglichkeit der terminlichen Wiedervorlage und Überwachung. 5.2 Zulagen Definieren Sie hier Ihre Lohnzulagen. Die Anzahl der Lohnzulagen ist unbegrenzt. Eingabemaske»Zulagen«

63 Stammdaten 5 23 Eingabefeld für die Lohn-Zulagen-Nummer. Wenn Sie eine neue Zulage erstellen, dann schlägt das Programm Ihnen hier die nächst höhere Nummer vor. Eingabefeld für die Bezeichnung. Nummer Bezeichnung Gruppe Abrechnungsart Durch Änderung der Auswahl wird die Eingabemaske automatisch in der Gruppe Daten für Abrechnungsart angepasst. Die Zulage wird mit einem Fixbetrag definiert. Z.B. Bruttolohn. Die Zulage wird mit einer Menge * einem Ansatz definiert. Z.B. Kinderzulage 2 Kinder * Die Zulage wird mit einer Menge * einem Ansatz * einem Faktor definiert. Die Zulage wird mit einem Prozentsatz von einem Fixbetrag definiert. Z.B. Umsatzbeteiligung 2 % von 1'000' Fixbetrag Menge * Ansatz Menge * Ansatz * Faktor Prozent von Fixbetrag

64 5 24 Stammdaten Kumulieren auf Basis Weisen Sie hier die Kumulations-Basen der Lohnzulage zu. Eingabegrid»Kumulieren auf Basis«Beispiel: Die Lohnzulage Gehalt gehört folgenden Kumulations-Basen an: 1 - AVH-Basis 2 - ALV-Basis 3 - SUVA-Basis 4 - Pensionskassen-Basis 5 - ALV-Basis 2 Daten für die Abrechnungsart Fixbetrag Geben Sie hier den Fix-Betrag der Lohnzulage als Vorschlagswert ein. Beispiel: Bruttolohn, Gehalt, etc.

65 Stammdaten 5 25 Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen "Beschäftigungsgrad aktiv". Ist dieses Kästchen mit einem Häkchen versehen, dann wird der Fixbetrag anhand des Beschäftigungsgrades angepasst. Z.B. wenn der Fixbetrag 4' und der Beschäftigungsgrad in den Stammdaten / Mitarbeiter 50 beträgt, dann wird der Betrag bei der Lohnabrechnung um 50 % gekürzt. Beschäftigungsgrad aktiv Menge * Ansatz Geben Sie hier die Menge und den Ansatz der Lohnzulage als Vorschlagswert ein. Beispiel: Kinderzulage. Ansatz = 2 (2 Kindern), Menge = Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen "Menge = IST-Arbeitszeit". Ist dieses Kästchen mit einem Häkchen versehen, dann wird die Menge mit der Anzahl Stunden der eingegebenen IST-Zeit berechnet. Menge = IST-Arbeitszeit Geben Sie hier die Menge, den Ansatz und den Faktor der Lohnzulage als Vorschlagswert ein. Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen "Menge = IST-Arbeitszeit". Ist dieses Kästchen mit einem Häkchen versehen, dann wird die Menge mit der Anzahl Stunden der eingegebenen IST-Zeit berechnet. Menge * Ansatz * Faktor Menge = IST-Arbeitszeit

66 5 26 Stammdaten Prozent von Fixbetrag Geben Sie hier den Prozentsatz und den Betrag der Lohnzulage als Vorschlagswert ein. Beispiel: Umsatzbeteiligung 2 % von 1'000' Beschäftigungsgrad aktiv Abrechnungsmonate Beispiel Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen "Beschäftigungsgrad aktiv". Ist dieses Kästchen mit einem Häkchen versehen, dann wird der Fixbetrag anhand des Beschäftigungsgrades angepasst. Z.B. wenn der Fixbetrag 4' und der Beschäftigungsgrad in den Stammdaten / Mitarbeiter 50 beträgt, dann wird der Betrag bei der Lohnabrechnung um 50 % gekürzt. Kreuzen Sie hier an, an welchen Monaten die Zulage aktiv sein soll und somit berücksichtigt wird. Für den Brutto Lohn muss Jan. - Dez. angekreuzt werden. Für den 13. Monatslohn bzw. andere Zulagen muss der jeweilige Monat angekreuzt werden. Angaben für den Lohnausweis Bruttolohnbestandteil Ist diese Lohnzulage Bestandteil des Bruttolohns. Dieses Feld ist ausschlaggebend für den Lohnausweis. Feld auf dem Lohnausweis nein Monat Kennzeichnen Sie hier, in welchem Feld des Lohnausweises dieser Abzug ausgewiesen werden soll. Pro-Rata Keine Pro-Rata Berechnung, auch wenn ein Mitarbeiter unter dem Monat eingetreten ist, muss dies von Hand berechnet werden. Wenn ein Mitarbeiter unter einem Monat eingetreten ist, dann wird, wenn der Schalter aktiv ist, der SelectLine Lohn Pro-Rata temporis berechnet.

67 Stammdaten 5 27 Herr Müller tritt am 15. Januar 95 in die Firma ein und erhält einen Bruttolohn von 4'000.00, dann berechnet das Programm automatisch den SelectLine Lohn nur für einen halben Monat. Wenn ein Mitarbeiter unter dem Jahr eingetreten ist, dann wird, wenn der Schalter aktiv ist, der Jahres SelectLine Lohn (13. Monatslohn) Pro Rata temporis berechnet. Ist dieser Schalter aktiv, dann wird auf der Lohnabrechnung die Zulage immer gedruckt ob der Betrag Null ist oder nicht. Sobald eine Berechnungsgrundlage, wie z.b. Basis vorhanden ist, dann wird diese auf der Lohnabrechnung mit ausgedruckt. Berechnungsgrundlage angeben: Beispiel Jahr Nullbeträge drucken Berechnungsgrundlage angeben Beispiel Umsatzbeteilungen 100'000 2 % 2' Berechnungsgrundlage nicht angeben: Umsatzbeteilungen 2 % 2' Hier wird festgehalten ob diese Zulage der Quellensteuer unterliegt oder nicht. Quellensteuerpflichtig Fibukonten Eingabefelder für die Fibukonten. Fibukonten Wenn Sie Fibuexport deaktivieren, wird nur diese Zulage nicht in die FIBU exportiert. 5.3 Abzüge

68 5 28 Stammdaten Definieren Sie hier Ihre züge. Die Anzahl der Lohnabzüge ist unbegrenzt. Eingabemaske»Abzüge«Eingabefeld für die Lohn-Abzugs- Nummer. Wenn Sie einen neuen Abzug erstellen, dann schlägt das Programm Ihnen hier die nächst höhere Nummer vor. Abzug Bezeichnung AG-Abzug Höchstbetrag je Monat Bezeichnung des Abzuges Hier wird vermerkt, wenn es sich um einen Abzug handelt, der durch den Arbeitgeber zu tragen ist. Geben Sie hier den Höchstbetrag des jeweiligen Lohnabzuges pro Monat ein. Beispiel: ALV 10' Freibetrag je Monat Geben Sie hier den Freibetrag des jeweiligen Lohnabzuges pro Monat ein. Beispiel: AHV für Rentner 1'400.00

69 Stammdaten 5 29 Gruppe Abrechnungsart Der Abzug wird mit einem Fixbetrag definiert. Z.B. Pensionskasse. Der Abzug wird mit einer Menge * einem Ansatz definiert. Der Abzug wird mit einer Menge * einem Ansatz * einem Faktor definiert. Der Abzug wird mit einem Prozentsatz von einem Fixbetrag definiert. Der Abzug wird mit einem Prozentsatz von einer Basis definiert. Z.B. AHV 5.05% von der AHV-Basis. Fixbetrag Menge * Ansatz Menge * Ansatz * Faktor Prozent von Fixbetrag Prozent von Fixbetrag Daten für die Abrechnungsart Geben Sie hier den Fix-Betrag des Lohnabzuges als Vorschlagswert ein. Fixbetrag Beispiel: Pensionskasse, etc. Geben Sie hier die Menge und den Ansatz des Lohnabzuges als Vorschlagswert ein. Geben Sie hier die Menge, den Ansatz und den Faktor des Lohnabzuges als Vorschlagswert ein. Geben Sie hier den Prozentsatz und den Betrag des Lohnabzuges als Vorschlagswert ein. Geben Sie hier den Prozentsatz und die Basis des Lohnabzuges als Vorschlagswert ein. Menge * Ansatz Menge * Ansatz * Faktor Prozent von Fixbetrag Prozent von Basis kumuliert Basis

70 5 30 Stammdaten Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen "kumuliert Basis". Ist dieses Kästchen mit einem Häkchen versehen, dann heisst das, dass dieser Abzug der Basen-typische Abzug ist. Beispiel: Abzug AHV: Daten für Abrechnungsart Prozent 5.05 und Basis AHV-Basis. Der Lohnabzug AHV ist der Basentypische Abzug. Dieser Abzug wird auf die AHV-Basis kumuliert. Anhand des AHV-Codes wird dieser Abzug geprüft. D.h. wenn der AHV-Abzug 1 ist, dann muss ein Abzug mit der AHV-Basis und mit dem aktiven Kontrollkästchen dem entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen sein. Dem Mitarbeiter darf aber nur eine von diesen Abzügen pro Abrechnung zugewiesen sein. Abrechnungsmonate Fibu-Konto Kreuzen Sie hier an, an welchen Monaten der Abzug aktiv sein soll und somit berücksichtigt wird. Eingabefelder für die Fibukonten. Wenn Sie Fibuexport deaktivieren, wird nur dieser Abzug nicht in die FIBU exportiert Angaben für den Lohnausweis

71 Stammdaten 5 31 Kennzeichnen Sie hier, in welchem Feld des alten Lohnausweises dieser ausgewiesen werden soll. Kennzeichnen Sie hier, in welchem Feld des Lohnausweises dieser ausgewiesen werden soll. Ausgewiesen auf Feld Neuer Lohnausweis ausgewiesen auf Feld d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung 5.4 Pensionskasse Eingabemaske»Pensionskasse«Eingabefeld für die Pensionskassen-Nummer. Eingabefeld für den Namen der Pensionskasse. Eingabefeld für die Versicherungs-Nummer der Pensionskasse. Pensionskasse Name Versicherungs-Nr. 5.5 Banken Eingabemaske»Banken«Eingabefeld für die Bank-Clearing-Nummer Clearing-Nr.

72 5 32 Stammdaten BIC (SWIFT) Name Zusatz Strasse Land/PLZ/Ort Telefon Fax Auslandsbank Eingabefeld für die BIC (SWIFT) Nummer Eingabefeld für den Namen der Bank. Eingabefeld für die Zusatzbezeichnung der Bank. Eingabefeld für die Strasse der Bank. Eingabefeld für Land, die PLZ und für den Ort der Bank. Eingabefeld für die Telefonnummer der Bank. Eingabefeld für die Telefaxnummer der Bank. Dieses Feld hat nur auf das Modul DTA Auswirkung. Sobald dieses Feld gekennzeichnet ist, heisst das, dass diese Bank eine Auslandsbank ist. Für das DTA muss dann ein anderer Record erstellt werden. Beispiel: Wenn Sie einem Mitarbeiter den SelectLine Lohn auf eine ausländische Bank zahlen, dann müssen Sie diese Bank hier erfassen und dieses Feld aktivieren. PC-Konto Eingabefeld für die Postcheck-Nummer der Bank. 5.6 Interne Banken / Kassen Nummer Typ Nummer der Zahlstelle Typ der Zahlstelle (z.b. Bank, Kasse)

73 Stammdaten 5 33 Fibu-Konto-Nummer Eingabe für die Postscheck-Nummer der Bank. Eingabefeld für den Kontoinhaber. Auswahlfeld der gewünschten Bank. Datenträger Austausch Nummer IBAN Nummer der ausgewählten Bank. Fibu-Konto PC-Konto-Nr. Kontoinhaber Bank DTA-Id IBAN 5.7 Kontoinhaber Der Kontoinhaber ist wichtig für die Auszahlung des Lohnes. Dies kann bei dem Mitarbeiter / Allgemein / Zahlung an Dritte definiert werden. Automatisch beim Erfassen eines Mitarbeiters kann/wird ein Kontoinhaber- Datensatz für den Mitarbeiter angelegt werden. Eingabemaske»Konteninhaber«Dies ist sehr sinnvoll, wenn der Mitarbeiter z.b. seine Miete direkt vom SelectLine Lohn bezahlt haben will, dann kann das Konto des Vermieters des Mitarbeiters definiert werden. Adressdaten Eingabefeld für die Nummer des Kontoinhabers. Kontoinhaber

74 5 34 Stammdaten Anrede Name Vorname Zusatz Strasse Land/PLZ/Ort Telefon 1 Telefon 2 Eingabefeld für Anrede Eingabefeld für den Namen. Eingabefeld für den Vornamen. Eingabefeld für die Zusatzbezeichnung. Eingabefeld für die Strasse. Eingabefeld für Land, die PLZ und für den Ort. Eingabefeld für die Telefonnummer. Eingabefeld für die Telefaxnummer. Bank Bank Eingabemaske»Kantone/Kinderzulagen«Mit diesem Auswahlfeld können Sie die Bank dem Kontoinhaber zuweisen. 5.8 Kantone / Kinderzulagen Hier können pro Kanton die jeweils gültigen Kinderzulagen hinterlegt werden.

75 Stammdaten Mitarbeitergruppen Eingabefeld für die Nummer. Eingabefeld für die Bezeichnung der Mitarbeitergruppe. Nummer Bezeichnung 5.10 AG-Abzugsgruppen Eingabemaske»AG-Abzugsgruppen«Eingabemaske für die durch den Arbeitgeber abzuführenden Abzüge Kumulationsbasen Eingabemaske»Kumulationsbasen«Definieren Sie hier neuen Kumulationsbasen, wobei die bereits im Programm enthaltenen Ihre Bedürfnisse vollumfänglich abdecken müssen.

76 5 36 Stammdaten Basis-Nr. Bezeichnung Eingabefeld für die Basis-Nummer. Eingabefeld für die Bezeichnung der Kumulationsbasis Bemerkungen Lohnausweis Eingabemaske»Bemerkungen Lohnausweis«Bemerkungen zu neuem Lohnausweis gemäss Wegleitung zum neuen Lohnausweis Ziffer 15. Dieser Daten können dann unter Mitarbeiter / Lohnausweis unter Bemerkungen Zeile 15 den einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden.

77 Einrichten eines Mandanten Einrichten eines Mandanten 6.1 Vorüberlegung Während die Mandanten, Pensionskassen, Banken, Schriften und Druckvorlagen übergeordnet und mandantenunabhängig sind, verwaltet das Programm die Mitarbeiter, die Stammdaten und Abrechnungen für jeden Mandanten detailliert (Programmteile unter»bearbeiten / Stammdaten«). Intern wird dabei für jeden Mandanten ein eigenes separates Verzeichnis auf der Festplatte angelegt. Die Namen dieser Verzeichnisse beginnen mit»\m«, ergänzt durch die Mandanten-Nummer. Das Verzeichnis des Mandanten 1 z. B. finden Sie also unter»\m000001«. Struktur Das Programm verwaltet unterschiedliche Jahre in den gleichen Dateien. Dies hat den Vorteil, dass auf jedes Jahr wieder zurückgegriffen werden kann. 6.2 Reihenfolge Beim Einrichten eines Mandanten sollte in folgender Reihenfolge vorgegangen werden: Reihenfolge Mandant anlegen Mandant anlegen

78 6 2 Einrichten eines Mandanten Mandanten-Stammdaten anlegen (»Datei / Mandant neu«). Wir empfehlen als Vorlagemandant 0001 = Mustermandant zu übernehmen. z.b. Mandant 2 zu kopieren. Somit ersparen Sie sich viel Zeit mit der Zuweisung der Standard-Kumulationsbasen und der Standard-Abzüge. Gerade die Daten auf der Karteikarte»Basen / Standard«sind die Wichtigsten und sollten mit Vorsicht behandelt werden. Wir machen Sie noch einmal darauf sam, dass wir dringenst empfehlen, die sen, die Lohnarten-Abzüge und die entsprechenden ten in dieser Karteikarte dem Mustermandanten zu entnehmen. Kumulationsbasen Kumulationsbasen kontrollieren. Die Kumulationsbasen finden Sie im Menüpunkt»Stammdaten / Kumulationsbasen«. Alle Kumulationsbasen, welche Sie für die Abrechnung Ihrer Löhne benötigen werden bereits im Standard mitgeliefert. Auch hier empfehlen wir die aufgeführten Basen nicht zu verändern, denn wenn diese Basen verändert werden, müssen Sie im gesamten Programm die dementsprechenden Felder anpassen: 1 - AHV 2 - ALV 3 - SUVA 4 - Pensionskasse 5 - ALV 2 Vergleichen Sie das Kapitel Kumulationsbasen auf der Seite offen Lohn-Zulagen Lohn-Zulagen definieren und ändern. Die Zulagen finden Sie im Menüpunkt»Stammdaten / Zulagen«. Listen Sie alle Lohnarten bzw. Lohn-Zulagen auf, welche Sie benötigen. Erfassen oder ändern Sie alle Zulagen in diesem Menüpunkt. Wir empfehlen, dass Sie alle Lohn-Zulagen definieren, bevor Sie mit weiterfahren. Vergleichen Sie das Kapitel Zulagen auf Seite offen Lohn-Abzüge

79 Einrichten eines Mandanten 6 3 Lohn-Abzüge kontrollieren und ev. anpassen. Die Abzüge finden Sie im Menüpunkt»Stammdaten / Abzüge«. Alle wichtigen Abzüge sind bereits im Standard enthalten. Wenn Sie trotzdem noch andere Abzüge für Ihre Lohnabrechnung benötigen, dann erfassen Sie diese hier und bevor Sie weiterfahren. Vergleichen Sie Kapitel Abzüge auf der Seite offen Erfassen Sie jetzt Ihre Pensionskassen. Die Pensionskassen finden Sie im Menüpunkt»Stammdaten / Pensionskassen«. Vergleichen Sie dazu das Kapitel Pensionskasse auf der Seite offen Erfassen Sie jetzt die Banken, welche der Mandant und welche die Mitarbeiter benötigen. Die Banken finden Sie im Menüpunkt»Stammdaten / Banken«. Vergleichen Sie dazu das Kapitel Banken auf der Seite offen Erfassen Sie jetzt die internen Banken bzw. Zahlstellen Banken, welche der Mandant zur Bezahlung bzw. Überweisung benötigt. Diese Positionen finden Sie im Menüpunkt»Stammdaten / Interne Banken«. Vergleichen Sie dazu das Kapitel Interne Banken auf der Seite offen Nun ist es an der Reihe die Kontoinhaber zu erfassen. Die Banken finden Sie im Menüpunkt»Stammdaten / Kontoinhaber«. Dies ist nur sinnvoll, wenn der Mitarbeiter z.b. seine Miete direkt vom SelectLine Lohn bezahlt haben will, dann kann das Konto des Vermieters des Mitarbeiters definiert werden. Vergleichen Sie dazu das Kapitel Kontoinhaber auf der Seite offen Erfassen Sie hier die Kinderzulagen der von Ihnen benötigten Kantone. Die Daten finden Sie im Menüpunkt»Stammdaten / Kantone / Kinderzulagen«. Vergleichen Sie dazu das Kapitel Kontoinhaber auf der Seite offen Erfassen Sie jetzt die Mitarbeitergruppen. Die Mitarbeitergruppen finden Sie im Menüpunkt»Stammdaten / Mitarbeitergruppen«. Mitarbeitergruppen dienen zur weiteren Selektion Ihrer Mitarbeiter. So können Sie z.b. Pensionskassen Banken Interne Banken Kontoinhaber Kantone/Kinderzulagen Mitarbeitergruppen

80 6 4 Einrichten eines Mandanten eine Mitarbeitergruppe für alle Stundenlöhner und eine Mitarbeitergruppe für alle Monatslöhner anlegen. Dies hat den Vorteil, dass Sie die Monatslöhner nicht zum gleichen Zeitpunkt als die Stundenlöhner abrechnen können. Sie können nämlich bei der Monatsabrechnung nach Mitarbeitergruppen einen Filter setzten. Ein weiteres Beispiel wäre die Selektion nach Hierarchiestufen, z.b. eine Mitarbeitergruppe Lehrlinge, Angestellte und Kader. Vergleichen Sie dazu das Kapitel Mitarbeitergruppen auf der Seite offen AG-Abzugsgruppen Erfassen Sie jetzt die AG-Arbeitsgruppen. Diese finden Sie im Menüpunkt»Stammdaten / AG-Abzugsgruppen«. Vergleichen Sie dazu das Kapitel AG-Abzugsgruppen auf der Seite offen Mandant bearbeiten Standard Kontrollieren Sie nun Ihre Basen und Ihre Standard- Lohn-Abzüge. Diese Definitionen finden Sie im Menüpunkt»Datei / Mandant bearbeiten /Standards«. Dieser

81 Einrichten eines Mandanten 6 5 Punkt ist ein sehr heikler, bitte beachten Sie dazu das Kapitel Standards auf der Seite 4 8. offen Mandant auswählen Auswahlmaske»Mandantenwahl«Wählen Sie jetzt den gewünschten Mandanten aus (Datei / Mandant wählen). Los geht's! Beginnen Sie jetzt mit der Erfassung all Ihrer Mitarbeiter. Vergleichen Sie dazu das Kapitel Mitarbeiter auf der Seite 5 1. Mandant auswählen Mitarbeiter offen

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83 Lohnabrechnung Die Lohnabrechnung 7.1 Abrechnungsassistent Eingabemaske»Abrechnungsassistent«Nachdem Sie Ihren Mandaten eingerichtet haben und sämtliche Stammdaten angepasst und erfasst haben, können Sie nun den Lohnlauf durchführen, d.h. die Mitarbeiter abrechnen. - Gehen Sie hierfür zur Monatsabrechnung über»abrechnung / Abrechnungsassistent«hinein. - Automatisch erscheint Ihnen die Eingabemaske»Abrechnungsassistent«. - Sie haben nun die Möglichkeit die Mitarbeiterdaten aus dem Mitarbeiterstamm zu laden und abzurechnen. Hierfür können Sie folgende Auswahl treffen. Abrechnungsmonat Lauf/Sollarbeitszeit Auswahl der Mitarbeiter Markieren Sie die gewünschte Auswahl.

84 7 2 Lohnabrechnung Mitarbeiter wählen Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus. Mitarbeiterdaten anpassen Durch Klicken auf die Nr. oder Namen des Mitarbeiters können Sie nun jeden einzelnen Mitarbeiter durchblättern und die dementsprechenden Daten mutieren. Wenn Sie nun in den bereits geladenen Mitarbeiterdaten Änderungen durchführen, dann wird diese Änderung nicht im Mitarbeiterstamm nachgeführt, diese Änderungen gelten nur für diesen Monat in dem die Mitarbeiterdaten geladen sind. Somit können Sie z.b. Lohnabzüge, Lohnzulagen und ev. die Lohncodes pro Lohnlauf ändern. Wenn Sie die Gleitzeitkontrolle und die Ferienkontrolle beim Mitarbeiter aktiviert haben, müssen Sie nun bei jedem Mitarbeiter die IST-Arbeitszeit und die bezogenen Ferientage eintragen.

85 Lohnabrechnung 7 3 Eingabe Arbeitszeit und Ferientage Wenn Sie bei einem Mitarbeiter Zulagen oder Abzüge ändern möchten und diese Änderungen nur für diesen einen Abrechnungsmonat zählen, dann müssen Sie diese in der Karteikarte Zulagen / Abzüge durchführen. Z.B. bei Stundenlöhnern müssen Sie hier die Stunden eingeben. Die Lohnabrechnung kann ausgedruckt und überprüft werden. Verlassen Sie den Abrechnungsassistenten mit ohne den Lauf der Lohnabrechnung abzuschliessen. Sie können diese Lohnabrechnung nachträglich nochmals bearbeiten. Starten Sie einfach den Abrechnungsassistenten neu um die betreffende Lohnabrechnung nochmals zu bearbeiten. Eingabe Zulagen / Abzüge nur für Abrechnungsmonat Lohnabrechnung drucken Lohnabrechnung beenden Lohnabrechnung überarbeiten Lohnabrechnung fertig stellen Mit kann der Lohnabrechnungslauf abgeschlossen werden. Die Daten können jetzt nicht mehr bearbeitet werden.

86 7 4 Lohnabrechnung Lohnabrechnung Lohnjournal ausdrucken Die Lohnabrechnung pro Mitarbeit oder das gesamte Lohnjournal können mit dieser Maske des Abrechnungsassistenten nochmals ausgedruckt werden. Nachträgliche Korrektur Der letzte Lauf einer Lohnabrechnung kann bearbeitet oder gelöscht werden, falls der Monat noch nicht abgeschlossen wurde. Es können einzelne Mitarbeiter mit gelöscht und neu abgerechnet werden. 7.2 Abrechnungshistory Abrechnungshistory

87 Lohnabrechnung 7 5 Unter»Abrechnung / Abrechnungshistory«erhalten Sie eine Aufstellung der Mitarbeiter und können pro Mitarbeiter die Grunddaten / Zulagen/Abzüge und AG-Abzüge feststellen. 7.3 Vergütungsauftrag Vergütungsauftrag Unter»Abrechnung / Vergütungsauftrag«definieren sie die Auszahlung pro Monat, Lauf Nr., Mitarbeitergruppe und Kasse / Bank mit Valutadatum. Die Auszahlungsliste

88 7 6 Lohnabrechnung kann sofort ausgedruckt oder vorgängig am Bildschirm kontrolliert werden. Möglichkeiten der Ausgabe von Vergütungsauftrag Jahres- und Monatslisten Unter»Auswertungen«können folgende Listen aufgerufen werden: 7.4 Fehler-Protokoll Dialogteil»Protokoll«

89 Lohnabrechnung 7 7 Wenn während der Abrechnung irgendwelche Fehler auftreten, merkt das Programm dies und zeigt Ihnen sofort dieses Protokoll. Das Fehler-Protokoll gibt Ihnen eine Problemmeldung und den Mitarbeiter, bei dem das Problem aufgetaucht ist und teilt Ihnen mit was Sie zur Beseitigung dem Problem tun müssen. Durch Klicken auf den jeweiligen Mitarbeiter springt das System auf die Eingabemaske des Mitarbeiters und Sie können die Korrekturen vornehmen. Beseitigung des Problems Fehlermeldungen Hier sehen Sie alle Fehlermeldungen mit Erklärungen und den entsprechenden Lösungen, welche vom Programm bei der Lohnabrechnung ausgegeben werden könnten. Wobei F für Fehlermeldung steht, I für Info und L für den Lösungsweg steht. F Für diesen Mitarbeiter wurden noch keine Stammdaten geladen. Fehlermeldungen I Benutzen Sie den Programmpunkt Stammdaten laden im Dialog Monatsabrechnung. L Sie müssen die Stammdaten zuerst laden bevor Sie den Mitarbeiter abrechnen können.

90 7 8 Lohnabrechnung F Für diesen Mitarbeiter wurde in diesem Monat schon eine Abrechnung durchgeführt. I Setzten Sie den Status "Abgerechnet" im Blatt "Mitarbeiter" zurück. L Wenn ein Mitarbeiter bereits abgerechnet ist, dann kann er kein zweites Mal abgerechnet werden, nur wenn Sie diese Abrechnung wieder zurückladen. Zurückladen geht auch nur, wenn es der aktuelle Monat ist und dieser noch nicht definitiv abgerechnet worden ist. Wenn die Abrechnung nicht mehr rückgängig gemacht werden kann, dann müssen Sie die gewünschten Korrekturen im nächsten Montag mit ev. negativen Posten durchführen. F Für diesen Mitarbeiter wurde die "Ist-Arbeitszeit nicht eingetragen. I Tragen Sie die Arbeitszeit im Blatt "Mitarbeiter" ein. L Wenn Sie die Funktion Gleitzeitkontrolle aktiviert haben, müssen Sie die IST-Arbeitszeit in der Dialogmaske Abrechnen, in der Karteikarte Mitarbeiter eingeben oder den Kontrollkasten Gleitzeit deaktivieren. F Der Mitarbeiter ist bereits ausgetreten. I Überprüfen Sie das Austrittsdatum in den Stammdaten. L Wenn diese Fehlermeldung angezeigt wird, dann haben Sie versucht einen Mitarbeiter abzurechnen, welcher bereits über ein Austrittsdatum verfügt, welches kleiner ist als der Abrechnungsmonat. Z.B. Austrittsdatum im April und Sie versuchen den Mai abzurechnen. Entweder löschen Sie das Austrittsdatum im den Mitabeiterstammdaten oder Sie rechnen diesen Mitarbeiter nicht ab.

91 Lohnabrechnung 7 9 F Fehler beim Bearbeiten der Daten. I Eine oder mehrere Tabellen lassen sich zurzeit nicht durch die Datenbankengine bearbeiten. Bitte beenden Sie das Programm und versuchen es erneut. L Diese Fehlermeldung kann aus verschiedenen EDVtechnischen Gründen gemeldet werden. Bitte beenden Sie das Lohnprogramm, Ihr Windows und starten Sie Ihren PC neu. Anschliessend sollten Sie wieder abrechnen können. Wenn dies nichts genützt hat, suchen Sie dann bitte ob mehrere Benutzer im Lohnprogramm sind, wenn ja, sollten diese dasselbe mit Ihrem PC durchführen. F Es wurden keine Zulagen bzw. Abzüge definiert. I Legen Sie bitte die Zulagen bzw. Abzüge des Mitarbeiters in den Stammdaten fest und laden die Stammdaten für die Abrechnung erneut. L Bei diesem Mitarbeiter wurden keine Zulagen bzw. keine Abzüge definiert. Das Programm lässt bei gewissen Codierungen keine Abzüge zu, aber Zulagen müssen immer definiert werden. Definieren Sie die Lohnarten für diesen Mitarbeiter und rechnen Sie neu ab. F Fehler beim Bearbeiten der Daten I Beim Abrechnen des Mitarbeiters ist das Programm auf eine unvollständige Abrechnung gestossen. L Dieser Fehler kann nur auftreten, wenn Sie während der Abrechnung z.b. einen Windows-Absturz haben. Setzen Sie diese Abrechnung zurück, löschen Sie die Abrechnung und laden Sie diese neu.

92 7 10 Lohnabrechnung F Hinweis: Der Mitarbeiter ist für die Abrechnung gesperrt. I Überprüfen Sie ggf. ob dieses beabsichtigt ist. L Bei diesem Mitarbeiter ist die Abrechnungssperre aktiv. Die Abrechnungssperre finden Sie im Menüpunkt»Stammdaten / Mitarbeiter / Allgemein 2 / Abrechnungssperre«. Entweder Sie entfernen diese Sperre oder Sie rechnen diesen Mitarbeiter nicht ab. F Für diesen Mitarbeiter gibt es kein Eintrittsdatum. I Bitte tragen Sie in den Mitarbeiterstammdaten das Eintrittsdatum ein. L Sie haben bei diesem Mitarbeiter kein Eintrittsdatum eingegeben. Ein Mitarbeiter kann nur abgerechnet werden, wenn er eingetreten ist, d.h. geben Sie das Eintrittsdatum ein oder rechnen Sie diesen Mitarbeiter nicht ab. Das Eintrittsdatum können Sie im Menüpunkt»Stammdaten / Mitarbeiter / Allgemein 1 / Eintrittsdatum«ändern. F Eintrittsdatum nach Abrechnungszeitraum I Ändern Sie ggfs. das Eintrittsdatum in den Mitarbeiterstammdaten. L Diese Fehlermeldung kommt, wenn Sie einen Monat abrechnen wollen, in dem der Mitarbeiter noch gar nicht eingetreten ist. Z.B. Abrechnung des Monats Mai und der Mitarbeiter tritt erst am 1. Juni ein. Ändern Sie das Eintrittsdatum des Mitarbeiters oder rechnen Sie diesen Mitarbeiter in dem aktuellen Monat noch nicht ab, erst im Nächsten. F Austrittsdatum liegt vor dem Eintrittsdatum.

93 Lohnabrechnung 7 11 I Ändern Sie das Eintrittsdatum bzw. Austrittsdatum in den Mitarbeiterstammdaten. L Im Menüpunkt»Stammdaten / Mitarbeiter / Allgemein1«, können Sie das Eintritts-, bzw. das Austrittsdatum eingeben. Wenn diese Fehlermeldung erscheint, dann ist das Austrittsdatum kleiner als das Eintrittsdatum. F Kein SUVA-Abzug zugeordnet. I Überprüfen Sie die Zulagen bei den Abrechnungs-, und bei den Stammdaten des Mitarbeiters. L Wenn ein Mitarbeiter den SUVA-Code X1, X2 oder X3 enthält (Siehe»Stammdaten / Mitarbeiter / Allgemein 2 / SUVA-Code«), wobei die X für einen beliebigen Buchstaben steht, dann müssen Sie diesem Mitarbeiter einen SUVA-Abzug zuweisen. Dies ist für die Basenberechnung für die SUVA-Basis. Auch wenn Sie nicht mit der SUVA arbeiten, müssen Sie einen SUVA-Abzug, bzw. einen NBU-Abzug definieren. F Mehrere SUVA-Abzüge zugeordnet. I Überprüfen Sie die Zulagen bei den Abrechnungs-, und bei den Stammdaten des Mitarbeiters. L Einem Mitarbeiter darf nur ein SUVA-Abzug, bzw. NBU-Abzug zugewiesen werden. SUVA-Abzüge, bzw. NBU-Abzüge sind Abzüge, welche im Menüpunkt»Stammdaten / Abzüge«die Basis SUVA-Basis zugewiesen haben und den Kontrollkasten»kumuliert Basis«aktiviert haben. Löschen Sie einen der Abzüge aus dem Mitarbeiter oder inaktivieren Sie den Kontrollkasten»kumuliert Basis«bei einer dieser Abzüge. F SUVA-Abzug nicht zulässig.

94 7 12 Lohnabrechnung I Überprüfen Sie die Zulagen bei den Abrechnungs-, und bei den Stammdaten des Mitarbeiters. L In diesem Fall haben Sie dem Mitarbeiter einen SUVA- Abzug zugewiesen, obwohl er gemäss SUVA-Code keinen haben darf. Löschen Sie den SUVA-Abzug im Mitarbeiter oder ändern Sie den SUVA-Code des Mitarbeiters. F Kein ALV-Abzug zugeordnet I Überprüfen Sie die Zulagen bei den Abrechnungs-, und bei den Stammdaten des Mitarbeiters. L Wenn ein Mitarbeiter den ALV-Code 1 oder 2 enthält (Siehe»Stammdaten / Mitarbeiter / Allgemein 2 / ALV- Code«), dann müssen Sie diesem Mitarbeiter einen ALV-Abzug zuweisen. Dies ist für die Basenberechnung für die ALV-Basis. ACHTUNG! Um die ALV2 Basis und die Abzüge zu berechnen, müssen Sie, egal ob der Lohn über der Höchstgrenze ist oder nicht, gleichzeitig auch den Abzug ALV 2 mit der ALV 2-Basis, zuweisen. F Mehrere ALV-Abzüge zugeordnet I Überprüfen Sie die Zulagen bei den Abrechnungs-, und bei den Stammdaten des Mitarbeiters. Einen Mitarbeiter darf nur ein ALV-Abzug zugewiesen werden. ALV-Abzüge sind Abzüge, welche im Menüpunkt»Stammdaten / Abzüge«die Basis ALV-Basis zugewiesen haben und den Kontrollkasten»kumuliert Basis«aktiviert haben. Löschen Sie einen der Abzüge aus dem Mitarbeiter oder inaktivieren Sie den Kontrollkasten»kumuliert Basis«bei einer dieser Abzüge. F ALV-Abzug nicht zulässig.

95 Lohnabrechnung 7 13 I Überprüfen Sie die Zulagen bei den Abrechnungs-, und bei den Stammdaten des Mitarbeiters. L In diesem Fall haben Sie dem Mitarbeiter einen ALV- Abzug zugewiesen, obwohl er gemäss ALV-Code keinen haben darf. Löschen Sie den ALV-Abzug im Mitarbeiter oder ändern Sie den ALV-Code des Mitarbeiters. F Kein AHV-Abzug zugeordnet. I Überprüfen Sie die Zulagen bei den Abrechnungs-, und bei den Stammdaten des Mitarbeiters. L Wenn ein Mitarbeiter den AHV-Code 1 oder 2 enthält (Siehe»Stammdaten / Mitarbeiter / Allgemein 2 / AHV- Code«), dann müssen Sie diesem Mitarbeiter einen AHV-Abzug zuweisen. Dies ist für die Basenberechnung für die AHV-Basis. F Mehrere AHV-Abzüge zugeordnet. I Überprüfen Sie die Zulagen bei den Abrechnungs-, und bei den Stammdaten des Mitarbeiters. L Ein Mitarbeiter darf nur einen AHV-Abzug zugewiesen werden. AHV-Abzüge sind Abzüge, welche im Menüpunkt»Stammdaten / Abzüge«die Basis AHV-Basis zugewiesen haben und den Kontrollkasten»kumuliert Basis«aktiviert haben. Löschen Sie einen der Abzüge aus dem Mitarbeiter oder inaktivieren Sie den Kontrollkasten»kumuliert Basis«bei einer dieser Abzüge. F AHV-Abzug nicht zulässig. I Überprüfen Sie die Zulagen bei den Abrechnungs-, und bei den Stammdaten des Mitarbeiters. L In diesem Fall haben Sie dem Mitarbeiter einen AHV- Abzug zugewiesen, obwohl er gemäss AHV-Code keinen

96 7 14 Lohnabrechnung haben darf. Löschen Sie den AHV-Abzug im Mitarbeiter oder ändern Sie den AHV-Code des Mitarbeiters. F Kindergeldzulage fehlt. I Kinder aber keine Zulage. L Sie haben diesem Mitarbeiter keine Kinderzulage zugewiesen. Der Mitarbeiter hat in den»stammdaten / Mitarbeiter / Allgemein 2 / Kinder / Minderjährige«eine Anzahl Kinder drin, somit hat der Mitarbeiter das Recht auf Kinderzulagen. Diesem Mitarbeiter wurden aber keine Kinderzulagen zugewiesen. F Kindergeldzulage nicht zulässig. I Kindergeld "Menge" <> Anzahl minderjähriger Kinder oder keine Kinder aber Zulage. L Sie haben diesem Mitarbeiter eine falsche Anzahl Kinderzulagen oder eine falsche Anzahl minderjährige Kinder zugewiesen. Die Anzahl der Kinderzulagen in der Abrechnung muss mit der Anzahl der minderjährigen Kinder in den»stammdaten / Mitarbeiter / Allgemein 2 / Kinder / Minderjährige«übereinstimmen. Dies ist hier nicht der Fall. Korrigieren Sie entweder die Abrechnung oder die Anzahl der minderjährigen Kinder in den Stammdaten Mitarbeiter. F Rentner AHV Abzug fehlt. I AHV-Code 3 aber kein gültiger AHV-Abzug; siehe auch Stammdaten Allgemein. L Wenn ein Mitarbeiter den AHV-Code 3 oder 4 enthält (Siehe»Stammdaten / Mitarbeiter / Allgemein 2 / AHV- Code«), also ein Rentner ist, dann müssen Sie diesem Mitarbeiter einen AHV-Rentner-Abzug zuweisen. Dies

97 Lohnabrechnung 7 15 ist für die Basenberechnung für die AHV-Basis. F Kein ALV2-Abzug zugeordnet. I Überprüfen Sie die Zulagen bei den Abrechnungs-, und bei den Stammdaten des Mitarbeiters. L Jeder Mitarbeiter, welcher ALV-pflichtig ist, also die ALV-Code 1, 2 und 3 enthält, muss ein ALV-2-Abzug zugewiesen werden, egal ob er unter der Höchstgrenze oder über der Höchstgrenze liegt. Dies ist gemäss SUVA-Verordnung, dass das Lohnprogramm selber und automatisch berechnet, wann ist der Mitarbeiter ALV2- pflichtig oder wann nicht. F Mehrere ALV2-Abzüge zugeordnet. I Überprüfen Sie die Zulagen bei den Abrechnungs-, und bei den Stammdaten des Mitarbeiters. L Einen Mitarbeiter darf nur ein AHV2-Abzug zugewiesen werden. AHV2-Abzüge sind Abzüge, welche im Menüpunkt»Stammdaten / Abzüge«die Basis ALV 2-Basis zugewiesen haben und den Kontrollkasten»kumuliert Basis«aktiviert haben. Löschen Sie einen der Abzüge aus dem Mitarbeiter oder inaktivieren Sie den Kontrollkasten»kumuliert Basis«bei einer dieser Abzüge. F ALV2-Abzug nicht zulässig. I Überprüfen Sie die Zulagen bei den Abrechnungs-, und bei den Stammdaten des Mitarbeiters L In diesem Fall haben Sie dem Mitarbeiter einen ALV 2- Abzug zugewiesen, obwohl er gemäss ALV-Code keinen haben darf. Löschen Sie den ALV 2-Abzug im Mitarbeiter oder ändern Sie den ALV-Code des Mitarbeiters.

98 7 16 Lohnabrechnung F Vormonat(e) nicht abgerechnet I Bevor Sie diesen Monat abrechnen können, müssen Sie erst alle Vormonate abgerechnet haben. L Zuerst müssen Sie den Vormonat definitiv abrechnen, bevor Sie den nächsten Monat laden oder abrechnen können. Die definitive Abrechnung können Sie im Menüpunkt»Abrechnen / Monat abschliessen«7.5 Datenträgeraustausch Eingabemaske»DTA«Den Datenträgeraustausch finden Sie im Menü»Abrechnen / Datenträgeraustausch«. Zusatz-Modul ACHTUNG! Der Datenträgeraustausch - DTA ist ein Modul der Lohnbuchhaltung, es ist nicht im Standard enthalten. Bitte kontaktieren Sie Ihren Fachhändler oder den Softwarehersteller um dieses Modul zu erwerben. Mit diesem Symbol können Sie die DTA-Datei erstellen lassen. Klicken Sie auf das Disketten-Symbol und die Erstellung läuft. Die DTA-Datei kann entweder auf einem Datenträger (z.b. Diskette) Ihrer Bank oder der Post geschickt werden oder via Telebanking / VTX übermittelt werden.

99 Lohnabrechnung 7 17 Mit dem Drucker-Symbol können Sie das DTA-Protokoll erstellen. Dieses Protokoll muss dem Datenträger beigelegt werden. Wählen Sie den Monat und den Lauf für die Erstellung des Datenträgers. Als Vorgabemonat erscheint immer der aktuelle Monat. Mit diesem Auswahlfeld können Sie den Datenträger nach Mitarbeitergruppen erstellen. Sie haben die Möglichkeit, eine spezielle vom Programm erstellte Mitarbeitergruppe auszuwählen. Monat / Lauf Mitarbeitergruppe Wenn Sie die Mitarbeitergruppe ALLE ausgewählt haben, dann werden sämtliche im diesem Monat abgerechnete Mitarbeiter auf den Datenträger geschrieben. Wählen Sie hingegen eine andere Mitarbeitergruppe, dann werden nur die Angehörigen dieser Mitarbeitergruppe in die Datei geschrieben. Wie bei dem Vergütungsauftrag müssen Sie pro Bank von welcher Sie die Löhne Ihrer Mitarbeiter bezahlen, eine Datei erstellen. Wählen Sie hier die entsprechende Auszahlungsstelle Datei. Wenn Sie mit mehreren Banken Ihre Löhne zahlen, dann müssen Sie mehrere Disketten erstellen Bestimmen sie den Zeitpunkt (Valuta) zur Gutschrift an den Arbeitnehmer. Eingabefeld für Ihre Absender-ID für das DTA. Diese Identifikation haben Sie von Ihrer Bank oder von Ihrer Post erhalten. Geben Sie hier das Zielverzeichnis und / oder das Laufwerk an, in welches die DTA-Datei gespeichert werden soll. Bankbezug Valutadatum Absender-ID Sicherungspfad

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101 Auswertungen Auswertungen 8.1 SUVA-Jahresabrechnung Die SUVA-Jahresabrechnung muss Ende Jahr der SUVA abgeben werden und ist eine "Pflichtliste". Die SUVA- Jahresabrechnung muss in Ihrem Betrieb aufgehoben werden. Die Jahresabrechnung wird in zwei Teile aufgeteilt: Die SUVA-Jahresabrechnung Die Jahresabrechnung ist wie folgt zu gestalten: Die Mitarbeiter sind in alphabetischer Reihenfolge aufzulisten. Können aber für interne Zwecke wie nachfolgend dargestellt werden.

102 8 2 Auswertungen Bei ganzjähriger Anstellung kann auf den Ausdruck der Eintritts- und Austrittsdaten verzichtet werden. Auch bei nicht versicherten Personen (SUVA-Code X0) sind der Bruttolohn und die SUVA-Basis auszudrucken; hingegen darf in der Kolonne SUVA-Lohn kein Betrag aufgeführt werden. In der SUVA-Jahresabrechnung sind die Löhne der Herren mit M und diejenigen der Damen mit F zu bezeichnen SUVA-Jahresabrechnung Rekapitulation Als letzte Seite der SUVA-Jahresabrechnung sind die für die Lohndeklaration an die SUVA notwendigen Beträge auszudrucken. Die Lohnsummen auf der Rekapitulation sind vom Betrieb zusammen mit allfälligen weiteren prämienpflichtigen Löhnen, die nicht mit dem Lohnprogramm verarbeitet worden sind (z.b. Naturallöhne, vereinbarte Löhne für obligatorische versicherte Aktionäre oder Familienmitglieder usw.), auf die Lohnerklärung zu übertragen. 8.2 AHV-Jahresabrechnung Die AHV-Lohnbescheinigung muss Ende Jahr der AHV abgegeben werden und ist eine "Pflichtliste". Die AHV- Lohnbescheinigung muss in Ihrem Betrieb aufgehoben werden. Die AHV-Lohnbescheinigung besteht aus drei Teilen:

103 Auswertungen AHV-Jahresabrechnung Der in der AHV-Lohnbescheinigung aufgeführte AHV- Lohn wird von den AHV-Ausgleichskassen auf die individuellen Konten (IK) der versicherten Personen verbucht und ist für die Beitragserhebung sowie für die Versicherungsleistungen massgebend. Die Versicherten sind nach Versicherten-Nummer geordnet (aufsteigend) aufzuführen. Fehlt die Versicherten-Nummer, so ist das Geburtsdatum anzugeben. Bei jedem Versicherten sind Beginn und Ende der Beschäftigungszeit innerhalb des laufenden Jahres anzugeben. Bei einem Versicherten mit mehreren Beschäftigungsperioden im gleichen Kalenderjahr sind diese mit dem AHV- und ALV-Lohn auszudrucken. Es ist das Erstellungsdatum anzugeben und genügend Platz für die Unterschrift vorzusehen AHV-freie Personen/AHV-Lohnbescheinigung Nicht AHV-pflichtige Löhne von Personen (z.b. Jugendliche) bzw. Lohnbestandteile (z.b. Freibetrag von AHV- Rentnern) sind auf einer separaten Liste auszudrucken. 8.3 Lohnausweis neu Unter der nachfolgenden Homepage finden Sie alle wichtigen Informationen zum neuen Lohnausweis Formulare Ausdrucke Zu beachten: Die Formulare können Sie am Bildschirm ausfüllen und ausdrucken. Für das Abspeichern der aus- Bestelladresse der Lohnausweis-Formulare

104 8 4 Auswertungen gefüllten Formulare auf Ihrem Rechner benötigen Sie eine kostenpflichtige Software, z.b. Adobe Acrobat. Die Papierversion kann bestellt werden beim BBL - Bundesamt für Bauten und Logistik, Bern Ausdruck der Lohnausweise Eingabemaske»Lohnausweis«Mitarbeiter von / bis Ort Datum Mit diesen beiden Auswahlfeldern, haben Sie die Möglichkeit, Lohnausweise für alle Mitarbeiter oder für speziell von Ihnen ausgewählte Mitarbeiter, zu drucken. Eingabefeld für den Ort, welcher auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden muss. Eingabefeld für das Datum, welches auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden muss. 8.4 Lohnabrechnung Auswahlmaske»Lohnausweis«

105 Auswertungen 8 5 Hier haben Sie die Möglichkeit die Lohnabrechnungen einzelner oder aller Mitarbeiter für bestimmte Zeitperioden zu überprüfen bzw. auszudrucken. 8.5 Standardabzüge Firma Ausdruck des Firmenstammes. Auf diesem Ausdruck sehen Sie die verschiedenen Prozentzahlen, die Höchstgrenzen und die Freibeträge. 8.6 Lohnjournal

106 8 6 Auswertungen Bei jeder Lohnverarbeitung ist ein Protokoll in Form eines Journals zu erstellen. Dieses dient zur Beurteilung der Vollständigkeit. Bei einem allfälligen Datenverlust können die verlorenen Daten mit Hilfe des Journals rekonstruiert werden. Mit diesem Menü erhalten Sie ein Untermenü in dem Sie die verschiedenen Journale ausdrucken können. Gemäss SUVA muss nur eine Journalführung erstellt werden. Wir haben in unserem Programm alle drei Journalführungen einprogrammiert. Die Journalführung 6.1, die 6.2 und die 6.3. Suchen Sie Ihre persönliche Journalführung selber aus Mit Brutto Lohn und Basen (6.1) Lohnjournal mit Brutto Lohn und Basen Bei dieser Art Lohnjournal müssen die individuellen Lohnabrechnungen oder persönlichen Jahreslohnkonti ausgedruckt und aufbewahrt werden. Zusätzlich ist pro Zahltag eine Lohnarten-Rekapitulation mit allen verwendeten Lohnarten auszudrucken. Die Lohnarten-Rekapitulationen enthält neben dem Brutto Lohn auch alle Basen und die entsprechenden fiktiven

107 Auswertungen 8 7 Lohnarten, worin die Lohnanteile nicht AHV-pflichtiger Personen ausgewiesen sind Lohnabrechnung (6.2) Lohnabrechnung als Journal Im Gegensatz zum Lohnjournal mit Brutto Lohn und Basen sind die einzelnen Lohnarten und Abzüge im Journal aufgeführt. Als letzte Seite ist pro Zahltag eine Lohnarten- Rekapitulation mit allen verwendeten Lohnarten auszudrucken Lohnabrechnung Total Diese Abrechnung entspricht dem Lohnjournal 6.1 aber es enthält nur die kumulativen Daten Lohnabrechnung kum (6.2) Lohnabrechnung als Journal mit kumulierten Werten Im Gegensatz zum Lohnjournal mit Brutto Lohn und Basen sind die einzelnen Lohnarten und Abzüge im Journal aufgeführt. Als letzte Seite ist pro Zahltag eine Lohnarten- Rekapitulation mit allen verwendeten Lohnarten auszudrucken Lohnabrechnung kum Total Diese Abrechnung entspricht dem Lohnjournal 6.2 aber es enthält nur das kumulativ Jahreslohnkonti (6.3) Persönliche Jahreslohnkonti mit Total Firma Auf den Ausdruck eines Lohnjournals wie unter Ziffer 6.1 und 6.2 kann verzichtet werden, wenn pro Zahltag eine Lohnarten-Rekapitulation sowie semesterweise oder

108 8 8 Auswertungen jährlich pro Person ein Lohnkonto und eine Rekapitulation Total Firma mit allen verwendeten Lohnarten (inkl. fiktiver Lohnarten) und Basen ausgedruckt wird. 8.7 Lohnarten-Rekapitulation Mit diesem Menüpunkt können Sie die Lohnarten- Rekapitulation ausdrucken. 8.8 Grafik Bruttolohn Jahresvergleich Hier können Sie die Summen der Bruttolöhne pro Monat mit der gewünschten Zahl der Vorjahre vergleichen. 8.9 Quellensteuer In diesem Menupunkt kann die Quellensteuer pro Monat oder als Rekapitulation pro Mitarbeiter aufgerufen werden Kinderzulage Hier kann die Liste der Kinderzulagen pro Monat oder kumuliert kontrolliert bzw. ausgedruckt werden Buchungsliste Die in den Lohnaufzeichnungen enthaltenen Beträge müssen in der Finanzbuchhaltung ersichtlich und leicht überprüfbar sein. Die Buchungsliste ist so zu gestalten, dass die Übernahme von der Lohn- in die Finanzbuchhaltung nachvollzogen werden kann Sammelbeleg Mit dieser Art Buchungsbeleg, erhalten Sie einen Beleg pro Zahltag, nach Lohnarten aufgeteilt.

109 Auswertungen Detailliert Mit dieser Art Buchungsbeleg, erhalten Sie einen Beleg pro Zahltag und pro Mitarbeiter, nach Lohnarten aufgeteilt Personalstamm Hier können die Stammdaten der Mitarbeiter ausgedruckt werden Sonstige Listen Hier besteht die Möglichkeit Listen nach den aufgeführten Kriterien zu erstellen.

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111 Spezialfälle Spezialfälle 9.1 ALV-Beitrag Unter dieser Homepage können Sie die gültigen Daten für AHV und ALV nachlesen. Stand 1. Januar 2008: Bis zur Grenze von Franken Jahreslohn macht der Beitrag an die ALV 2% des Jahreslohnes oder höchstens 2520 Franken aus. Keine Beiträge werden erhoben auf Lohnteilen über Franken. Die Begrenzung der Beitragshöhe gilt für jedes einzelne Arbeitsverhältnis. Monatlicher Höchstbetrag 10'500. Franken. AHV-pflichtiger Bruttolohn 15' AHV + ALV-Beitrag Berechnungsbeispiel ALV-Abzug von 10' % Total ALV-Abzug Kurzarbeit Kurzarbeit

112 9 2 Spezialfälle Die Problematik bei der Kurzarbeit ist ganz bestimmt der zu 80 % ausbezahlte Bruttolohn, wobei aber die Abzüge auf einem 100% tigen Lohn basieren. Lösung Dieses Problem lösen wir mit einer speziellen Zulage in unserem Mustermandant. Dies ist die Zulagen-Nummer 800»Kurzarbeitsabzug«. Diese Zulage hat eine Abrechnungsart»Prozent von Fixbetrag«. In unserem Beispiel von 80% auszuzahlendem Lohn müssen Sie die Gruppe»Daten für Abrechnungsart«wie folgt ausfüllen: Prozent: - 20 % Betrag: Brutto Lohn des jeweiligen Mitarbeiters Wichtig dabei ist, dass Sie dieser Zulage keine Basis im Grid-Feld»Kumulieren auf Basis«zuweisen. Somit werden die Abzüge von dieser Zulage nicht betroffen und werden vom 100%tigen Brutto Lohn berechnet. 9.3 Stundenlöhner Stundenlöhner Für Stundenlöhner haben wir in unserem Mustermandant die Zulagen-Nummer 101»Stundenlohn«eingerichtet. Ferienauszahlung

113 Spezialfälle 9 3 Mitarbeiter mit Stundenlohn haben meist kein fixes Ferienguthaben in Tagen oder Stunden, sondern die Berechnung des Ferienguthabens erfolgt in Prozenten der geleisteten Stunden und wird ausbezahlt. Um dies zu berechnen, haben wir in unserem Mustermandanten die Zulage FGZ»Ferienzulage für Stundenlöhner«Abrechnungsbeispiel Stundenlöhner Auf die Zulagen-Nummer 101 erfassen wir 100 Stunden zu einem Stundensatz von Zusätzlich erfassen wir auf die Zulagen-Nummer FGZ einen Faktor von 8.33 % für die Ferienabzüge.

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115 Extras Extras Im Menü Extras können verschiedene Systemeinstellungen vorgenommen werden. Weiter können hier die Druckvorlagen für die Auswertungen bearbeitet und neue Druckvorlagen erstellt werden Einstellungen

116 10 2 Extras Programm Auswahlmaske»Programm Einstellungen«In diesem Bereich können verschiedene Einstellungen als Standards ausgewählt werden. So z.b. die Stand- Druckausgabe als Drucker oder am Bildschirm, Adressformate, usw.

117 Extras Darstellung Auswahlmaske»Darstellung«Hier können sie Darstellungsvarianten auswählen, wie z.b. Farbe Hintergrund, Gitternetzlinien anzeigen usw.

118 10 4 Extras Meldungen Auswahlmaske»Meldungen«Wählen sie hier aus wie Ihre Meldungen angezeigt werden sollen.

119 Extras Makroassisten Auswahlmaske»Makroassistent«Das Thema Makros wird im Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Dieses finden Sie ebenfalls auf der gelieferten CD. Weitere Informationen im Systemhandbuch auf CD

120 10 6 Extras Adressformat Bearbeitungsmaske»Adressformat«Hier können sie die Darstellungen Ihres Adressformates auswählen. Wählen Sie den gewünschten Button und setzen Sie den Cursor auf die Stelle im Text, wo Briefanrede eingefügt werden soll oder ziehen sie ihn bei gedrückter Maustaste auf die gewünschte Textstelle Zeiten Auswahlmaske»Zeiten«

121 Extras 10 7 Bestimmen Sie hier die Reaktionszeiten für bestimmte Tätigkeiten.

122 10 8 Extras Sprache Auswahlmaske»Sprache«Wählen Sie hier für den Arbeitsplatz die gewünschte Sprache Notizen Eingabemaske»Notizen und Termine«

123 Extras 10 9 Hier können Sie Termine hinterlegen und durch das System überwachen lassen Offene Termine Anzeigemaske»offene Termine«Abruf und Kontrolle der offenen Termine Drucken Das Thema Drucken wird im Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Dieses finden Sie ebenfalls auf der gelieferten CD. Weitere Informationen im Systemhandbuch auf CD

124 10 10 Extras Formate Eingabemaske»Formate«Weitere Informationen im Systemhandbuch auf CD Das Thema Formate wird im Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Dieses finden Sie ebenfalls auf der gelieferten CD Vorlagen Eingabemaske»Druckvorlagen«Für jede Auswertung im Programm können Sie beliebig viele verschiedene Formulare hinterlegen, in denen das Druckergebnis inhaltlich beschrieben ist. Vor dem Druck erhalten Sie dann die Möglichkeit, eines dieser Formulare auszuwählen. Das in der Liste an oberster Stelle stehende Formular wird standardmässig für den Druck herangezogen.

125 Extras Das Vorlagen-Kennzeichen dient dem Programm zur Identifikation der passenden Vorlage. Sie sollten diesen Kurznamen nicht verändern. Hier ist der Name anzugeben, unter dem die Druckvorlage programmintern (als Textdatei mit der Endung.PRT) gespeichert wird. Wenn Sie beim Drucken eine Druckvorlage auswählen, erscheint nicht der hier angegebene Name, sondern - wie oben erläutert - die Bezeichnung. Vorlagenart Bezeichnung Betätigen Sie das Pfeil-Schaltfeld neben dem Eingabefeld, können Sie sich in einem Datei-Dialog eine passende Datei aussuchen. Befindet sich diese in einem fremden Verzeichnis, wird sie in Ihr Systemverzeichnis kopiert. Ist dieser Schalter nicht aktiv, dann entfällt beim Drucken die Frage nach der Vorlage und dem Ausgabeziel. Ist dieser Schalter nicht aktiv, dann entfällt beim Drucken die Frage Drucken OK. Dies beschleunigt die Druckfunktion. In diesem Feld erscheint der Name, welchen Sie der Vorlage gegeben haben. Der Name dient zur Erkennung, wenn Sie aus einem Dialog drucken wollen. Sie können dann die Druckvorlage anhand dieses Namens auswählen. Geben Sie hier den dementsprechenden Dateinamen ein. Die Datei wird im System-Verzeichnis mit der Endung *.PRT abgelegt. Vorlage / Ausgabeziel Drucken Bezeichnung Dateiname 10.6 Schriften Eingabemaske»Schriften«

126 10 12 Extras Unter dem Menüpunkt Extras / Schriften haben Sie die Möglichkeit, sich eigene Schriften zu definieren, die dann in den Druckvorlagen des Programms verwendet werden können. Für eine Druckschrift stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung: Schrift Schriftart Befehlsschalter»Schriftart«Befehlsschalter»Farbe«Dieses Feld kann ein 20-stelliges Kürzel der Schrift aufnehmen. Dabei handelt es sich um ein Schlüsselfeld, unter dem die Schrift verwaltet wird und auf welche beim Bearbeiten von Druckvorlagen zurückgegriffen werden kann. Hier werden die Schriftbezeichnung und die Schriftgrösse angezeigt. Dieses Feld kann nicht überschrieben werden. Das Aktivieren dieses Schalters durch Mausklick öffnet eine Maske, in der Sie eine, aus den in Windows verfügbaren Schriften auswählen, und deren Stil, Grösse und Farbe festlegen können. Ein Beispiel für die Gestalt der ausgewählten Schrift wird in dem Beispielfenster der Hauptmaske angezeigt. Als Schriftzug wird dabei die von Ihnen eingegebene Bezeichnung verwendet. Ist diese nicht vorhanden, erscheint das Wort»Muster«als Schriftbeispieltext. Mit diesem Befehlsschalter können Sie die Schrift in einer anderen Farbe als schwarz definieren. Wenn Sie einen Farbdrucker haben, können Sie z.b. eine Schrift "TITEL" anlegen, welche immer rot gedruckt wird.

127 Extras Mit diesem Knöpfen wählen Sie die Attribute der Schrift. Wenn z.b. der Kasten Kursiv aktiv ist, dann wird diese Schrift immer schräg / kursiv ausgegeben. Kursiv / Fett / Unterstrichen / Durchgestrichen 10.7 Etiketten Eingabemaske»Etiketten«Zur Beschreibung eines Etikettenformulars stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung: Die Nummer ist ein dreistelliges Kennzeichen zur Verwaltung des Formulars. Dieses Eingabefeld bietet Platz für eine 40-stellige Beschreibung. Hier tragen Sie ein, wie viel Etiketten sich auf dem Formular untereinander bzw. nebeneinander befinden. Tragen Sie hier die Grösse eines einzelnen Etiketts in Zehntelmillimetern ein. Tragen Sie hier die Abstände zweier benachbarter Etiketten in Zehntelmillimetern ein. Etiketten können Sie zum Beispiel zur Vereinfachung der Adressierung Ihrer Postsendungen verwenden. Nummer Bezeichnung Blattaufteilung Zeilen / Spalten Etikettenmasse Höhe / Breite Etikettabstände zwischen Zeilen / Spalten Beispiel Als erstes müssen Sie dafür das verwendete Etikettenformular beschreiben.

128 10 14 Extras Im nächsten Schritt hinterlegen Sie in einer Druckvorlage den Inhalt des Etiketts. Dabei müssen Sie als Parameter der Druckvorlage einen Verweis auf das Etikettenformular eintragen. Beachten Sie beim Erstellen der Druckvorlage, dass der zu beschreibende Bereich, in der alle Ihre Zeilen Platz finden müssen, nur die Grösse eines Etiketts hat und nicht die gesamte Seite ist. Beim Ausdruck wird dann für jeden ausgewählten Datensatz ein Etikett gedruckt. Im Unterschied zum Listendruck werden die Wiederholungszeilen innerhalb eines Etiketts nicht für alle Datensätze wiederholt, sondern pro Etikett werden die Wiederholungszeilen mit den Werten aus dem aktuellen Datensatz gefüllt Reorganisieren Weitere Informationen im Systemhandbuch auf CD Mit diesem Menüpunkt werden die ganzen Datenbanken neu aufgebaut. Die Indexe werden gelöscht und neu gebildet. Die gesamten Daten werden reorganisiert.

129 Extras Vorgaben Das Thema der Vorgabenwerte wird im Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Dieses finden Sie ebenfalls auf der gelieferten CD. Weitere Informationen im Systemhandbuch auf CD