FAQ MOR! FINANZ / Personal / Lohn. Inhaltsverzeichnis

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1 FAQ MOR! FINANZ / Personal / Lohn Inhaltsverzeichnis 1 Neue AHV-Nummer ab Lohn-Parameter anpassen für Jahr Lohn / ALV-Abzüge und Jahreshochrechnung Nichtbetriebsunfallversicherung (NBU) 5 4 Aufbereitete und archivierte Lohnabrechnungen Status von Lohnabrechnungen 7 5 DTA einrichten 8 6 Wiederholen von Zahlungsaufträgen 12 7 Fixe, begrenzte Lohnauszahlung 15 8 Kontierung der Lohnarten für den Sammelbeleg 19 9 BVG Langlebigkeit Quellensteuertabellen Brutto für Netto 32 Rotbuchstrasse 44,CH-8037 Zürich,Tel ,Fax Salinenstrasse 63,CH-4133 Pratteln,Tel ,Fax Homepage: MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 1 / 35

2 Neue AHV-Nummer ab / HEN / Ges 1 Neue AHV-Nummer ab Ab August 2008 wird allen Versicherten in der Schweiz eine neue AHV-Nummer in der Form zugeteilt, aus der Name, Geburtstag, Alter, Sex nicht mehr abgelesen werden kann wie bei der heutigen AHV-Nummer. 756 Ländercode Schweiz Zufallszahl 0 Prüfziffer Der Übergang von der alten auf die neue AHV-Nummer wird bei der AHV fliessend erfolgen. In den Lohnprogrammen werden ab Release (vorläufig für ca. 2 Jahre) beide AHV-Nummern alt und neu erfasst werden können. Ab 2009 wird dann nur noch die neue AHV-Nummer ausgewertet. Die neue AHV-Nummer wird dem Versicherten von der AHV automatisch mitgeteilt, wobei auch ein neuer AHV-Ausweis in Kreditkartenform abgegeben wird. Sobald der neue Release der Lohnprogramme beim Anwender installiert ist, können die neuen AHV-Nummern zusätzlich erfasst werden (bis spätestens Ende 2008). Während der Übergangsphase werden die Felder wie folgt interpretiert: - nur alte AHV-Nummer bekannt; das Feld neue AHV-Nummer darf leer sein - beide AHV-Nummern bekannt; es können auch beide Nummern erfasst werden - nur neue AHV-Nummer verfügbar (für Versicherte, die neu einen Ausweis erhalten); die alte AHV-Nummer darf leer sein, wobei dann die Felder Geburtsdatum / Alter / Sex manuell zusätzlich erfasst werden können. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 2 / 35

3 Lohn-Parameter anpassen für Jahr / HEN / Ges 2 Lohn-Parameter anpassen für Jahr 2008 Aufgrund der geänderten gesetzlichen Bestimmungen für die ALV und NBU Abzüge sind in den Lohnprogrammen für das Jahr 2008 die folgenden Parameter anzupassen. Diese Anpassungen sollten - nach Verbuchung der Löhne und nach allen gesetzlichen Auswertungen vor Aufbereitung und Verbuchung der Löhne vorgenommen werden. Rechenvorschrift ALV-Abzug und Rechenvorschrift NBU-Abzug - Höchstlohn -1 und Höchstlohn -2 sind auf den neuen Wert 126'000 pa (10'500 pm) zu setzen, damit die Jahreshochrechnung neu für Löhne über richtig begrenzt wird (Beispiel zu Rechenvorschrift ALV-Abzug analog für NBU) Die Parameter bewirken die Begrenzung der entsprechenden Abzüge in der Jahreshochrechnung für Löhne, die ab 2008 neu bei 126'000 pa (alt 106'800 pa) einsetzt. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 3 / 35

4 Lohn / ALV-Abzüge und Jahreshochrechnung / HEN / Ges 3 Lohn / ALV-Abzüge und Jahreshochrechnung Gemäss gesetzlicher Regelung für den ALV-Abzug (2008) beträgt dieser (je für Arbeitnehmer und Arbeitgeber) 1 % des ALV-pflichtigen Lohnes, jedoch höchstens bis zu einem Monatsbetreffnis von (126' pa). Für Mitarbeiter, die somit mehr als pm verdienen oder die am Jahresanfang einen Bonus (zum Vorjahr) erhalten haben, kann der Grenzwert pro Monat überschritten und der ALV- Abzug damit begrenzt werden. Sinkt der ausbezahlte Lohn in Folgemonaten wieder unter diese Grenze von pm, so kann dies zur Folge haben, dass in solchen Monaten mehr als 1 % abgezogen wird, da der Gesamtabzug immer auf dem Jahresbetreffnis zu rechnen ist. Vom Programm wird diese sogenannte Jahreshochrechnung monatlich in der folgenden Form durchgeführt: 1. dem Mitarbeiter werden am Lohn in diesem Fall auf einer ersten ALV-Zeile alle bisherigen Abzüge aus Vormonaten wieder gutgeschrieben 2. anschliessend wird für den Mitarbeiter der ALV-Abzug neu auf Basis einer Jahreshochrechnung auf dem gesamten bisher ausbezahlten Lohn neu berechnet und im Lohn belastet Mit dieser Variante kann das Problem von ungleich grossen Löhnen und Bonuszahlungen, wie vorgehend beschrieben, so behandelt werden, dass jederzeit im Gesamten der richtige ALV-Abzug abgezogen wird. Spezielle Betrachtung für Mitarbeiter, die weniger als pm verdienen und auch keinen Bonus erhalten, mit dem sie diesen Wert übersteigen (Beispiel ALVpflichtig 5' pm / ALV-Abzug pm) - im Januar werden ALV-Abzug abgezogen - im Februar werden die aus Januar wieder gutgeschrieben und auf dem Jahresbetreffnis von 10' (bisher) abgezogen - entsprechend im März gutgeschrieben und auf Jahresbetreffnis 15' ein ALV-Abzug von abgezogen usw. In diesem einfachen Fall genügt es, wenn jeden Monat einfach wieder die ALV- Abzug abgezogen werden. Das Programm führt jedoch auch in diesem Fall die Jahreshochrechnung wie beschrieben durch, wobei jedoch nur 1 Zeile in der Lohnabrechnung gedruckt wird. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 4 / 35

5 Lohn / ALV-Abzüge und Jahreshochrechnung / HEN / Ges Spezialfall taggenaue Berechnung der ALV-Abzüge Für externe Mitarbeiter, die für eine einmalige Dienstleistung entschädigt werden, z.b. für Vorträge oder Kurse, werden die ALV-Abzüge taggenau berechnet. Voraussetzung ist, dass der betreffende Mitarbeiter das entsprechende Ein- und Austrittsdatum richtig gesetzt hat. Bei einem einmaligen Vortrag eines Dozenten ist ein Tag einzusetzen. Bei einem dreitägigen Kurs sind zwischen Ein- und Austritt 3 Tage einzusetzen. Im Normalfall wird für solche Arbeiten der ALV-Höchstlohn wirksam, d.h. ein ALV-Abzug von 3.50 / Tag (10 500/30/100). Als weiteres gibt es für solche externe Mitarbeiter, die offiziell an einem anderen Ort angestellt sind, für Nebenerwerbstätigkeiten bis max. CHF 2' pro Jahr, die Möglichkeit einer Freistellungserklärung mit der AHV. Mit dieser Erklärung entfällt die AHV- / UVG-Pflichtigkeit für derartige Arbeiten. 3.1 Nichtbetriebsunfallversicherung (NBU) Die NBU wird weitgehend analog abgerechnet wie die ALV, dh - der Abzug wird je hälftig vom Arbeitnehmer und vom Arbeitgeber bezahlt - der Abzug ist ebenfalls nur begrenzt geschuldet für Löhne bis 126'500 pa, dh auch für die NBU wird eine Jahreshochrechnung vom Programm durchgeführt wie für die ALV. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 5 / 35

6 Aufbereitete und archivierte Lohnabrechnungen / HEN / neu 4 Aufbereitete und archivierte Lohnabrechnungen Für Lohnabrechnungen sind zwei Bereiche zu unterscheiden, wo Lohnabrechnungen gespeichert werden, nämlich - unter Lohnabrechnungen aufbereiten / bearbeiten im Submenu Lohnabrechnungen. Solche Lohnabrechnungen sind bis zur Verbuchung noch beliebig und ohne Folgen änderbar und / oder löschbar und können nach einer ev. Löschung anschliessend auch nochmals neu aufbereitet werden. Mit der Verbuchung bleiben sie im Bereich aufbereitete Lohnabrechnungen mit dem Status verbucht stehen - archivierte Lohnabrechnungen: mit der Verbuchung einer aufbereiteten Lohnabrechnung wird diese gleichzeitig aber auch noch archiviert, dh als verbuchte Lohnabrechnung dem Mitarbeiterstamm angeschlossen, wo sie unter Lohnabrechnungen / Basiszahlen beim einzelnen Mitarbeiter langfristig abrufbar ist. Im Bereich Lohnabrechnungen aufbereiten können solche archivierte Lohnabrechnungen jederzeit über die Funktion Storno und / oder Nachdruck wieder mit Status verbucht verfügbar gemacht werden, wobei die archivierte Datei nicht verändert wird. Um den Überblick im Bereich aufbereitete Lohnabrechnungen nicht zu verlieren, dürfen diese nach dem Verbuchen bei Bedarf auch gelöscht werden, da sie jederzeit aus den archivierten Lohnabrechnungen über die Funktion Storno oder Nachdruck (siehe oben) wieder reaktiviert werden können. Im Normalfall werden diese verbuchten Lohnabrechnungen im Aufbereitungsbereich also jeweilen wieder gelöscht, z.b. vor der Aufbereitung der Löhne für einen Folgemonat (das Programm kontrolliert / wartet dabei, sollte allenfalls ein Lohn darunter sein, der versehentlich noch nicht verbucht worden ist). MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 6 / 35

7 Aufbereitete und archivierte Lohnabrechnungen / HEN / neu 4.1 Status von Lohnabrechnungen Aus dem Vorangehenden geht hervor, dass Lohnabrechnungen die folgenden Stati haben können - im Aufbereitungsbereich - als Lohnabrechnung gedruckt Y/N - DTA erstellt Y/N - Lohnabrechnung verbucht Y/N Sofern eine Lohnabrechnung von Druck / DTA her behandelt und im Aufbereitungsbereich verbucht ist, darf sie dort im Prinzip auch gelöscht werden, da sie ja jederzeit aus dem Archivbereich wieder reaktiviert werden kann. - im Archivbereich - im Archivbereich stehen nur definitiv verbuchte Lohnabrechnungen, die (ohne Administratorrechte) auch nicht gelöscht / entfernt werden können. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 7 / 35

8 DTA einrichten / HEN/ neu 5 DTA einrichten Lohnzahlungen erfolgen im Normalfall über den Banken-DTA. Dieser ist wie folgt einzurichten 1. DTA-Schlüssel einrichten unter - Lohn-/ Stammdaten / Firmen, Kostenstellen für jedes Konto, über das Auszahlungen laufen (Beispiel DTA1 für Konto 1022) 2. COM-Definition zum DTA-Schlüssel - Grundmenu / Einstellungen / COM / COM-Definitionen Je DTA-Schlüssel im COM-Bereich eine geeignete Definition einrichten - technischer Fileaufbau - Pfad (dir / lfn), wo die DTA-Datei zu speichern ist vor dem Versand an die Bank (Hinweis: Berechtigungen für diesen Pfad sollte nur an Mitarbeiter mit vollem Zugriff zu allen Lohndaten vergeben werden) 3. Zahlungsweg für jeden DTA definieren unter - Grundmenu / Stammdaten / Zahlungszweck / Zahlungsweg Im Zahlungsweg werden die für DTA-Zahlungen relevanten Kontodaten übergeben wie - Absender-Adresse - Bank-Adresse / Clearing-Nr / Bank-Konto-Nr, usw. DTA aufbereiten für die aktuellen Lohnabrechnungen; der normale Ablauf Lohnabrechnungen umfasst - Lohnabrechnungen aufbereiten - Lohnabrechnungen bearbeiten - Anpassungen bei Bedarf - Massenerfassung für einzelne Lohnarten (z.b. Spesen / Stundenlöhner) - Kontrolljournale drucken - Lohnabrechnungen drucken / kontrollieren, sofern alles i.o. - (verbuchen) / Zahlungsauftrag vorbereiten MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 8 / 35

9 DTA einrichten / HEN/ neu Der Zahlungsauftrag ist die Grundlage für den DTA. Dabei stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung a. Löhne verbuchen und gleichzeitig Zahlungsauftrag vorbereiten. Hinweis: bei dieser Variante ist zu beachten, dass hier keine nachträglichen Korrekturen mehr möglich sind, da der Zahlungsauftrag nur bei noch unverbuchten Löhnen gebildet werden kann. b. nur Zahlungsauftrag vorbereiten Hinweis: stellt man nachträglich noch eine Fehlerfassung fest, so können die unverbuchten Löhne bei Bedarf nochmals angepasst werden. c. Löhne nur verbuchen; z.b. weil Zahlungsauftrag bereits bei b) gebildet wurde. Sobald ein gültiger Zahlungsauftrag vorliegt, kann dieser im nächsten Menupunkt - Zahlungsauftrag bearbeiten / DTA erstellen in eine DTA-Datei umgewandelt werden. Diese wird dann über Internet der jeweiligen Bank zur Auszahlung übermittelt. Stammdaten / Firmen, Kostenstellen TRA für DTA = DTA1 MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 9 / 35

10 DTA einrichten / HEN/ neu Grundmenu / Einstellungen / COM / COM Definitionen / COM definieren MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 10 / 35

11 DTA einrichten / HEN/ neu Stammdaten / Zahlungsverkehr / Zahlungswege Zahlungsweg für DTA1 definieren MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 11 / 35

12 Wiederholen von Zahlungsaufträgen / HEN / neu 6 Wiederholen von Zahlungsaufträgen Beim Verarbeiten der Lohnabrechnungen kommt es immer wieder einmal vor, dass vor dem Verbuchen der Löhne - eine Lohnabrechnung nochmals geändert werden muss - ein Lohn nachträglich noch für einen weiteren Mitarbeiter oder als Nachzahlung für einen Vormonat zusätzlich aufbereitet werden soll - ein Lohn nachträglich noch zurückgestellt / nicht ausbezahlt werden soll. Ist in diesem Moment der DTA für alle bisher bearbeiteten Löhne bereits aufbereitet, so sollte der DTA nach den Änderungen jetzt nochmals neu aufbereitet werden. Dies ist solange möglich, wie die Löhne nicht verbucht worden sind (nachher nur noch über Storno ). Vor dem Verbuchen der Löhne kann der Zahlungsauftrag beliebig oft aufbereitet werden, falls jeweils die Variante [nur Zahlungsdatei] gewählt wird. Dabei wird bei MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 12 / 35

13 Wiederholen von Zahlungsaufträgen / HEN / neu jedem Aufruf erneut eine Zahlungsdatei generiert. Der letzte Aufruf muss die definitiv auszuführende Zahlungsdatei sein, die dann an die Bank übergeben werden kann zur Lohnauszahlung. Wird die Variante [verbuchen/zlg-datei] gewählt, entsteht ein definitiver Zahlungsauftrag. Dieser kann zwar punktuell manuell verändert werden. Die entsprechenden Änderungen werden aber nicht in den Lohnauswertungen und Hochrechnungen berücksichtigt. Anpassungen sollten sich nur auf Konto-Angaben beschränken. Es wird empfohlen, weiter gehende Änderungen mit einer zusätzlichen, ergänzenden Lohnabrechnung auszuführen, sofern die Lohnabrechnungen bereits verbucht sind. Falls derart verbuchte Lohnabrechnungen versehentlich fehlerhaft sind, so stehen mehrere Möglichkeiten zur Korrektur zur Verfügung: 1. Löschen des ganzen Monatslaufes der entsprechenden Firma für alle oder nur gewisse Mitarbeiter. Neue Lohnabrechnung aufbereiten für die betroffenen Mitarbeiter mit allen notwendigen manuellen Ergänzungen und Änderungen. Dann für diese neuen Lohnabrechnungen einen neuen Zahlungsauftrag generieren. 2. Lohnabrechnung stornieren MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 13 / 35

14 Wiederholen von Zahlungsaufträgen / HEN / neu In der Variante [nachdrucken] kann eine verbuchte und in der Aufbereitungsdatei gelöschte Lohnabrechnung mit Verbuchungsart P=Nachdruck nochmals gedruckt werden. Danach kann diese Abrechnung im Aufbereitungsbereich wieder gelöscht werden. In der Variante [stornieren] entsteht im Abrechnungsbereich ein unverbuchtes Spiegelbild der früheren Abrechnung mit Vorzeichenumkehr aller Positionen. Diese Abrechnung trägt die Verbuchungsart S=Storno. Wird diese Abrechnung verbucht, so wird der entsprechende Lohn im Archivbereich auf Mitarbeiter und im Lohnsammelbeleg zurückgebucht. Anschliessend kann dann eine neue Lohnabrechnung neu aufbereitet werden. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 14 / 35

15 FAQ Personal / Lohn Fixe, begrenzte Lohnauszahlung / HEN / Ges 7 Fixe, begrenzte Lohnauszahlung Vor allem im KMU-Bereich kommt es vor, dass Löhne allenfalls nicht voll ausbezahlt werden, sondern dass nur ein Teil des Lohnes ausbezahlt wird, der Rest jedoch als Aktionärskredit zur Verfügung der Firma zurückgehalten wird, um die liquiden Mittel nicht zu stark zu belasten. Im Passivbereich der Buchhaltung bildet sich damit je Aktionär ein monatlich anwachsender Aktionärskredit. Zur Lösung dieser Problemstellung stehen im Lohn verschiedene Arbeitsvarianten zur Verfügung, die nachstehend kurz skizziert werden: 1. Auszahlung einzelner Positionen der Lohnabrechnung an unterschiedliche Auszahlungskonti Jede Zeile der Lohnabrechnung kann an eine beliebige (von 10 möglichen) Zahlungsverbindung des Mitarbeiters ausbezahlt werden (Feld an_konto ). Für die obige Problematik eignet sich diese Möglichkeit nur bedingt, da der über der Begrenzung liegende Lohnbetrag gar nicht ausbezahlt wird, sondern der Firma als Aktionärskredit weiter zur Verfügung steht. Zusätzlich müsste der Lohn in zwei Anteile aufgeteilt werden auf der Lohnabrechnung. Diese Möglichkeit findet aber Anwendung, wenn z.b. - Spesen auf ein separates Konto ausbezahlt werden sollen - bei Auslandaufenthalten ein Teil des Lohnes ins Ausland, der Rest jedoch zuhause ausbezahlt werden soll - ein fixer Betrag monatlich z.b. an eine Leasing-Firma übertragen werden soll. etc. Für die weiteren Überlegungen soll die Aufgabenstellung zuerst genauer definiert werden. Ein Lohn umfasst grob gesehen die folgenden Positionen: - Lohn - abzüglich Sozialabzüge AHV, ALV, NBU, PK - ergibt Nettolohn zuzüglich Zulagen / Spesen abzüglich Abzüge - ergibt Auszahlung MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 15 / 35

16 FAQ Personal / Lohn Fixe, begrenzte Lohnauszahlung / HEN / Ges Es sind nun die beiden folgenden Begrenzungsmöglichkeiten denkbar a. ein fixer Betrag des monatlichen Lohnes wird nicht ausbezahlt, dh mit der Begrenzung wird der Nettolohn begrenzt. Da Lohn-Zulagen und Abzüge jedoch monatlich variabel sein können, ergibt sich eine variable Auszahlung pro Monat (siehe 2.) b. es wird eine fixe monatliche Auszahlung vereinbart, wobei je nach Lohn- Zulagen / Abzügen ein entsprechend grösserer / kleinerer Teil des monatlichen Nettolohnes als Aktionärskredit anfällt (siehe 3/4) Diese beiden Varianten erfordern je eine unterschiedliche Parametrisierung im Lohn, die nachstehend skizziert ist: 2. Lohnrückbehalt fix (an Kredit) / Auszahlung variabel Es wird ein zusätzlicher Mitarbeiterfaktor Lohnrückbehalt an Kredit_fix eröffnet, in den je Mitarbeiter abgelegt wird, welcher Lohnanteil monatlich nicht ausbezahlt werden soll. Im Lohnauftrag wird ein zusätzlicher Abzug über eine spezielle Abzugslohnart eingetragen a Lohnrückbehalt an Aktionärskredit b Lohnartfaktor -1 c Mitarbeiterfaktor siehe oben d Kontierung e Konto Aktionärskredit (2xxx), allenfalls je eine eigene Lohnart je Aktionär, damit ein eigenes Konto eingegeben werden kann f Lohn-Durchlaufkonto (Konto-2), aber da Lohnart in die Auszahlung eingeht, wird dieses Konto durch das Auszahlungskonto ersetzt. Mit diesen Vorgaben wird der gewünschte Rückbehalt vorgenommen und über die Sammelbuchungen Fibu-TK direkt auf den Aktionärskredit in Fibu TK gebucht. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 16 / 35

17 FAQ Personal / Lohn Fixe, begrenzte Lohnauszahlung / HEN / Ges 3. Lohnauszahlung fix / Lohnrückbehalt ist variabel, sofern Zulagen / Spesen / Abzüge variabel sind Bei dieser Variante leistet jeder Gesellschafter (variable Spesen / Zulagen / Abzüge vorausgesetzt) monatlich variable Einzahlungen an seinen Aktionärskredit Dieser Spezialfall ist etwas komplexer. Es wird ein zusätzlicher Mitarbeiterfaktor - begrenzte Lohnauszahlung eröffnet, in dem je Mitarbeiter eingetragen wird, welche fixe monatliche Auszahlung vorzusehen ist. Zusätzlich wird eine spezielle Hilfsbasis eröffnet Basis für Berechnung Lohnabzug für fixe Auszahlung Im Lohnauftrag wird eine Abzugsposition eingefügt, die mit Lohnartfaktor -1 in die obige Basis eingeht, wobei auch alle anderen Lohnabzugspositionen so parametrisiert werden, dass sie mit ihrem Vorzeichen ebenfalls in diese Basis eingehen. In der Basis baut sich damit ein Betrag - Lohn - Sozialabzüge + Zulagen - Abzüge - begrenzte, fixe Lohnauszahlung auf, der dem (variablen) Betrag des monatlichen Lohnrückbehaltes entspricht. Diese zugehörige Lohnart ist so zu parametrisieren, dass sie - in der Lohnabrechnung nicht gedruckt wird - nicht gebucht wird (keine Kontierung) - nicht in die Auszahlung eingeht In der Folge kann jetzt wieder je Aktionär eine Abzugslohnart eröffnet und im Lohnauftrag eingefügt werden - Lohnrückbehalt (variabel) an Aktionärskredit - Lohnartfaktor -1 MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 17 / 35

18 FAQ Personal / Lohn Fixe, begrenzte Lohnauszahlung / HEN / Ges - Im Gegensatz zu 2 handelt es sich hier jetzt jedoch um eine abhängige Lohnart, die ihren Wert aus der vorerwähnten Hilfsbasis aufbaut, über die der (variable) Lohnabzug berechnet wird. Alles weitere verläuft gleich wie bei Variante 2 4. Lohnauszahlung fix / Lohnrückbehalt variabel manuell Die Variante 3 kann mit etwas manuellem Rechenaufwand auch vereinfacht werden, indem allein die Abzugslohnart verwendet wird, jedoch mit abschreibbarem Wert, der vom Anwender monatlich manuell berechnet und eingegeben wird bei der Lohnabrechnung. Diese vereinfachte Variante ist recht gut brauchbar, wenn Zahlungen, Spesen, Abzüge nur wenig ändern von Monat zu Monat. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 18 / 35

19 FAQ Personal / Lohn Kontierung der Lohnarten für den Sammelbeleg / HEN / Ges 8 Kontierung der Lohnarten für den Sammelbeleg Lohnabrechnungen werden im Bereich vorbereitete Lohnabrechnungen aufbereitet, kontrolliert, gedruckt, im Zahlungsauftrag mit DTA überführt und abschliessend verbucht. Mit der Verbuchung wird die Lohnabrechnung zusätzlich auch beim Mitarbeiter abgelegt, wo sie langfristig gespeichert bleibt, sodass sie bei Bedarf im Bereich vorbereitete Lohnabrechnungen auch gelöscht werden darf. Der Sammelbeleg für Finanzbuchhaltung TK basiert auf den im Bereich Mitarbeiter gespeicherten, verbuchten Lohnabrechnungen und auf der aktuellen Kontierung der Lohnarten im Lohnartenstamm. Auf dieser Basis kann jederzeit der Sammelbeleg für einen wählbaren Monat aufbereitet werden, wobei je Aufruf ein Buchungslauf TK generiert wird. (*) Kontierung der Lohnarten für den Sammelbeleg Die nachstehende Aufstellung zeigt, wie Lohnarten im Normalfall zu kontieren sind, wobei in Klammer der zum Konto zugehörige Kontobereich (1) Aktiven / (2) Passiven / (4) Lohnaufwand angegeben ist. 1. Löhne, Zahlungen, Spesen - entsprechendes Aufwandkonto (4) an Lohn Durchlaufkonto (4) 2. Abzüge (als Aufwandminderung) - entsprechendes Aufwandkonto (4) an Lohn Durchlaufkonto (4) 3. Sozialleistungen Arbeitnehmer - Rückstellung Sozialleistungen (2) an Lohn-Durchlaufkonto (4) 4. Sozialleistungen Arbeitgeber - Rückstellungen Sozialleistungen (2) an Aufwand Sozialleistungen (4) MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 19 / 35

20 FAQ Personal / Lohn Kontierung der Lohnarten für den Sammelbeleg / HEN / Ges Ergänzende Lohnbuchungen Ergänzend zu diesen Sammelbelegbuchungen ergeben sich zum gegebenen Zeitpunkt noch die folgenden Buchungen 5. mit Meldung der Bank über den ausbezahlten Lohn - DTA - Lohn-Durchlaufkonto (4) an Bank (1) (Auflösung Lohn-Durchlauf) 6. mit Eingang der Abrechnung (z.b. von AHV etc) über geschuldete Beiträge - Rückstellung Sozialleistungen (2) an Kreditor Sozialleistungen 7. mit Zahlung für ausstehende Sozialleistungen (zum Ausgleich des Kreditors) - Kreditor Sozialleistungen (2) an Bank (1) Sofern in den Lohnabrechnungen auch auf Kostenstellen gebucht wurde, werden die entsprechenden Buchungen zusätzlich nach Kostenstellen aufgeteilt. Behandlung der Vorzeichen Die Buchungen von Typ 2), 3), 4) erzeugen Beträge mit negativen Vorzeichen (Abzüge). Für den Sammelbeleg werden jedoch immer Buchungen mit positivem Buchungsbeleg generiert, indem gegebenenfalls gleichzeitig Soll-/Habenkonto vertauscht werden in der Buchung. (*) Hinweis: in der Vorbereitungsphase ist allenfalls die Kontierung der Lohnarten noch nicht definitiv festgelegt und wird über das spezielle Programm Kontierung Lohnarten erst gegen Schluss der Arbeiten nacherfasst. Da jedoch der Sammelbeleg nicht auf Grund der Kontierung der Lohnarten bei der Verbuchung der Lohnabrechnungen generiert wird, sondern auf Grund der Kontierung der Lohnarten gemäss aktuellem Stand zum Zeitpunkt der Aufbereitung des Lohn-Sammelbeleges, kann nach Anpassung der Lohn- Kontierungen ein neuer Lohn-Sammelbeleg-Buchungslauf generiert werden. Natürlich muss in diesem Fall der Buchungslauf aus der vorangehenden (noch fehlerhaften) Aufbereitung des Sammelbeleges manuell gelöscht werden. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 20 / 35

21 FAQ Personal / Lohn BVG Langlebigkeit / HEN / Ges 9 BVG Langlebigkeit Änderungen und Ergänzungen sind in der Lohnverwaltung allenfalls vorzusehen, um Neuerungen der Pensionskassenverwaltung im Jahre 2004 zu berücksichtigen. Einzelne Pensionskassen werden ab Jahr 2004 einen Sonderabzug beim Mitarbeiter und einen Lohnaufwand beim Arbeitgeber belasten als Beitrag Langlebigkeit. Dazu kann eine neue Rechenvorschrift BVG definiert werden, welche die Maximalgrenze je Jahr (momentan 75' CHF) und Monat (momentan 6'330.00CHF) und den Prozentsatz der Beiträge für Langlebigkeit für je Arbeitnehmer und Arbeitgeber festhält. In der Lohn-Musterfirma sieht dies wie folgt aus: Für die Lohnabrechnung sind zusätzlich zwei Lohnarten zu erfassen, nämlich - Abzug Arbeitnehmer 'Langlebigkeit' - Rückstellung Arbeitgeber 'Langlebigkeit' MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 21 / 35

22 FAQ Personal / Lohn BVG Langlebigkeit / HEN / Ges Für den Aufwand des Arbeitgebers ist allenfalls auch ein eigenes Rückstellungs-Konto festzulegen. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 22 / 35

23 Quellensteuertabellen / HEN / Ges 10 Quellensteuertabellen Für die automatisierte Berechnung von Quellensteuerabzügen werden diverse zusätzliche Angaben aus dem Mitarbeiterstamm / Codes benötigt wie - Quellensteuer - Kanton - Plz Wohngemeinde - Quellensteuertarif (F2/Scan) Der Wohnortkanton des Mitarbeiters bestimmt die Quellensteuertabelle und ist auf dem Codebildschirm zum Mitarbeiter zuzuweisen. Für Grenzgänger ist der Kanton der Arbeitgeberfirma massgebend. In den Lohn-Programmen kann unter Dienstprogrammen die aktuelle Quellensteuertabelle der einzelnen Kantone mit der nachstehenden Anleitung ab Internet importiert werden. Quellensteuertabelle importieren (Version ab Oktober 2006) 1. Programm,Quellensteuer einlesen' unter Lohn, Dienstprogramme anwählen 2. Mit Klick auf dem oberen Funktionsbalken wird die Internet-Seite //www.estv.admin.ch... geöffnet. Hier kann der gewünschte Kanton und das aktuelle Jahr im Dialog heruntergeladen und lokal auf dem PC (Desktop oder einem anderen Verzeichnis) gespeichert werden. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 23 / 35

24 Quellensteuertabellen / HEN / Ges 3. Die entstandene Datei - zum Beispiel tarjjxx.zip - anklicken und entzippen. Dies ergibt eine Datei tarjjxx.txt, wobei xx = Kantonszeichen, jj = QSt-Jahr. 4. Weiterfahren im Dienstprogramm Quellensteuertabelle einlesen mit WEITER. Es wird automatisch der COM Import aufgerufen. Die zuvor gespeicherte Datei ist unter Pfad woher einzugeben. Im Hintergrund wird eine Datei QSTI.dat in die neue Quellensteuertabelle importiert. Mit Klick auf [Import durchführen] wird die Tabelle für den gewählten Kanton / Jahr in die zentrale Quellensteuerdatei der entsprechenden Lohndatenbank übernommen, wobei eventuell alte QSt-Daten des entsprechenden Kantons zuerst gelöscht werden. Die Schlussmeldung zeigt die Anzahl der neu eingefügten oder ersetzten Tarifpositionen. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 24 / 35

25 Quellensteuertabellen / HEN / Ges Hinweis: es müssen jährlich alle QSt-Tabellen aktualisiert werden, die von QStpflichtigen Mitarbeitern im Lohn benötigt werden. Quellensteuertabelle eines Kantones importieren (Alte Version bis Sept. 2006) 5. Programm,Quellensteuer einlesen' unter Lohn, Dienstprogramme anwählen 6. Mit Klick auf dem oberen Funktionsbalken wird die Internet-Seite //www.estv.admin.ch... geöffnet. Hier kann der gewünschte Kanton und das aktuelle Jahr im Dialog heruntergeladen und lokal auf dem PC (Desktop oder einem anderen Verzeichnis) gespeichert werden. 7. Die entstandene Datei - zum Beispiel tarjjxx.zip - anklicken und entzippen. Dies ergibt eine Datei tarjjxx.txt, wobei xx = Kantonszeichen, jj = QSt-Jahr. Diese neue Datei tarxx.txt mit dem Editor öffnen und die erste Zeile vollständig löschen. Eventuell kann zuvor zur Sicherheit eine Kopie angefertigt werden. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 25 / 35

26 Quellensteuertabellen / HEN / Ges 8. Mit dem Windows Explorer vom C-Disk die Datei tarxxx.txt auf das Verzeichnis /.../appx/data/xxx/mpl/data/ kopieren und unter dem Namen QSTI.dat ablegen (umbenennen). Dabei steht XXX für die MPL-Datenbank (Lohn) der entsprechenden Firma (XXX). 9. Weiterfahren im Dienstprogramm Quellensteuertabelle einlesen mit WEITER. Import der Tabelle ab QSTI.dat aufrufen. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 26 / 35

27 Quellensteuertabellen / HEN / Ges Stammdaten Quellensteuertabelle nach dem Import Die beim QSt-Import erzeugten Einträge enthalten Kanton und das Erzeugungs- Datum. Die Beschriftung wird automatisch aus dem Tarif-Kürzel interpretiert. Der achtstellige Tarif wird wie folgt übersetzt: MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 27 / 35

28 Quellensteuertabellen / HEN / Ges Quellensteuerabzüge automatisch berechnen Damit die Berechnung eines QSt-Abzuges in der Lohnabrechnung aktiviert wird, müssen die folgenden Punkte erfüllt sein: - In den Lohnarten muss eine Lohnart QSt-Abzug und Qst-Basis definiert sein. - Die Rechenvorschrift QSt muss in der Datei Rechenvorschriften eröffnet sein. - Die Automatische Lohnart QSt-Abzug in den automatischen Lohnarten zum betreffenden Mandat muss vorhanden sein. - Der passende QSt-Tarif muss in den Codes zum Mitarbeiter eingetragen sein. Falls ein Mitarbeiter quellensteuerpflichtig ist, so wird der Tarif dem Mitarbeiter über das Codefeld QSt-Tarif zugewiesen. In der Lohnabrechnung wird so automatisch die Lohnart für QSt-Abzug erzeugt und ausgewiesen. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 28 / 35

29 Quellensteuertabellen / HEN / Ges In der Lohnabrechnung wird dem Mitarbeiter unter diesen Bedingungen automatisch via automatische Lohnarten QSt die Lohnart 5006 (QSt-Abzug) zugewiesen und der Abzug wird gemäss Tabelle und QSt-Basis ermittelt. Die QSt-Basis muss dabei richtig aufbereitet sein aus den in der Lohnabrechnung zugewiesenen Lohnarten. Die Rechenvorschrift QSt-Abzug zeigt weitere Details: MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 29 / 35

30 Quellensteuertabellen / HEN / Ges MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 30 / 35

31 Quellensteuertabellen / HEN / Ges Die Lohnart 5006 ist analog zu anderen Sozialabzugslohnarten definiert. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 31 / 35

32 Brutto für Netto / HEN / Ges 11 Brutto für Netto Im Folgenden ist beschrieben, wie den Mitarbeitern die vereinbarten Lohnpositionen ohne Abzug der Mitarbeiteranteile ausbezahlt werden können. Dazu ist eine zusätzliche Lohnposition (im folgenden Lohnart 8000) zu definieren, die einen Lohnzuschlag, der die Mitarbeiterabzüge wieder ausgleicht, berechnet. Da dies ein zusätzlicher Lohnbestandteil ist, beeinflusst er wiederum die Berechnung der Sozialabzüge, d.h. es ist muss iterativ der korrekte Zuschlag berechnet werden, so dass dem Mitarbeiter genau der Lohn ohne Sozialabzüge ausbezahlt werden kann. Zunächst muss eine zusätzliche Basiszahl 0030 definiert werden MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 32 / 35

33 Brutto für Netto / HEN / Ges Weiter wird eine Lohnart 9400 benötigt Diese Lohnart muss den betreffenden Mitarbeitern in den Lohnauftrag gestellt werden. Wichtig ist von der Nummerierung, dass sie nach den Mitarbeiter- und Arbeitgeber- Abzügen im Bereich 9. angelegt wird. Durch Zuteilung in die Druckgruppe 1 kann sie auf der Abrechnung trotzdem oben vor den Abzügen gedruckt werden. Entscheidend auf dieser Lohnart ist die Zuordnung der Basiszahl 0030 und der Rechenvorschrift Netto, die die eigentliche Berechnung auslöst. Diese fliesst wie ein normaler Lohnbestandteil in die verschiedenen Basen ein, d.h. auch von diesem Zuschlag ist wieder AHV, ALV etc. zu bezahlen. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 33 / 35

34 Brutto für Netto / HEN / Ges Auf allen Mitarbeiterabzügen, die den Mitarbeitern nun nicht abgezogen werden sollen, ist die Basiszahl 0030 auf 100% zu setzen. Vereinfacht gesagt, wird dadurch der Abzug, der mit diesen Lohnarten erfolgt, über die Lohnart 9400 als Zuschlag wieder ausbezahlt. In der Regel sind dies AHV und ALV. Es kann aber grundsätzlich jede Lohnart so definiert werden. MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 34 / 35

35 Brutto für Netto / HEN / Ges MOR!FINANZ_PersonalLohn_FAQ.doc / 35 / 35

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