ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG GESETZLICH ANERKANNT

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1 1 ABACUS Archivierung ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG GESETZLICH ANERKANNT Der Abdruck dieses Artikels erfolgt mit freundlicher Genehmigung durch die Schweizer Treuhand-Kammer und durch den Autor Lukas Marbacher, Partner und Leiter des Marktbereichs Versicherungswirtschaft bei PricewaterhouseCoopers. Alle Geschäftsbücher, Geschäftskorrespondenz und Belege können künftig sowohl im Original als auch elektronisch geführt bzw. aufbewahrt werden. Der Bundesrat hat eine Revision des Art. 957ff des Obligationenrechts (OR) sowie die Ausführungsverordnung für Art. OR auf den 1. Juni 2002 in Kraft gesetzt. EINLEITUNG Die revidierten Bestimmungen des Obligationenrechts ermöglichen, die Geschäftsbücher neben der Geschäftskorrespondenz und den Belegen nicht nur auf Papier, sondern auch auf anderen Informationsträgern zu führen und aufzubewahren. Im Weiteren bringen die neuen Art. 957ff formelle Änderungen wie: Wegfall der Unterzeichnungspflicht und damit die schriftliche Aufbewahrung für Inventare bisher in Art. 961 OR gefordert. Es bleibt die Unterzeichnungs- und die schriftliche Aufbewahrungspflicht für Betriebsrechnung und Bilanz. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht beginnt neu nicht mehr mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist und die Buchungsbelege entstanden sind, sondern mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. In der Praxis bedeutet das eine Verringerung der bisherigen Aufbewahrungsdauer um maximal ein Jahr. Das Gericht oder die Behörde können anordnen, dass die elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrten Geschäftsbücher, Buchungsbelege oder Geschäftskorrespondenzen vom Buchführungspflichtigen so vorgelegt werden, dass sie entweder ohne Hilfsmittel gelesen oder mit Hilfsmitteln lesbar gemacht werden können. Die Hilfsmittel sind dabei vom Buchführungspflichtigen zur Verfügung zu stellen. Die neue Ausführungsverordnung definiert die zu führenden Bücher, die Ordnungsmässigkeit der Führung und Aufbewahrung der Bücher und befasst sich mit den Grundsätzen für die ordnungsgemässe Aufbewahrung und den für die Aufbewahrung zulässigen Informationsträgern. Sie ersetzt die bisherige Verordnung über die Aufzeichnung von aufzubewahrenden Unterlagen vom 2. Juni In den folgenden Kapiteln wird die neue Ausführungsverordnung näher erläutert.

2 ABACUS Archivierung 2 AUSFÜHRUNGSVERORDNUNG Definitionen Art. 1 verlangt vom Buchführungspflichtigen ein Hauptbuch und je nach Art und Umfang des Geschäfts Hilfsbücher. Art und Inhalt dieser Bücher werden im Grundsatz in den Ziffern 2 und 3 umschrieben. Die Regeln zur Führung und Aufbewahrung von Hauptbuch, Hilfsbüchern, der Konten und der Journale gelten unabhängig von den eingesetzten Hilfsmitteln und Technologien. Art. 2 bis 4 umschreiben die Voraussetzungen, die bei der kaufmännischen Buchführung und der Aufbewahrung erfüllt sein müssen. Neben den bekannten Grundsätzen der Ordnungsmässigkeit der Buchführung sind bei elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführten und aufbewahrten Büchern, Belegen und Geschäftskorrespondenzen auch die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung zu beachten. Die Verordnung verweist in diesem Zusammenhang, sofern keine weiteren Erlasse und Vorschriften bestehen, auf die Praxis, d. h. auf Regelwerke und Fachempfehlungen (z.b. die Publikationen der Treuhand-Kammer). Des Weiteren werden die Grundsätze der Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) der geführten und aufbewahrten Bücher und Unterlagen sowie der Dokumentation festgehalten. Art. 3 verlangt, dass die Buchführung und Aufbewahrung so erfolgen, dass sich Änderungen im nachhinein feststellen lassen. Diese Anforderung ist neu und dürfte in der Praxis zu verschiedenen Änderungen von elektronischen Prozessen im Rechnungswesen und in der elektronischen Aufbewahrung führen. Systematische interne Kontrollen und Sicherheitsmassnahmen in Prozessen und in der Aufbewahrung wie beispielsweise digitale Signaturverfahren, Zugriffsschutz und Verschlüsselung helfen hier, die neuen Anforderungen der Ausführungsverordnung zu erfüllen. Art. 4 bestimmt den Zweck und die Aufbewahrungsdauer der Dokumentation bzw. der Arbeitsanweisungen über Prozesse, die Organisation und die Aufbewahrung. Die Dokumentation soll so ausgestaltet sein, dass ein fachkundiger Leser die Geschäftsbücher, die Belege und die Geschäftskorrespondenz versteht. Der Umfang der Dokumentation richtet sich nach der Art und den Gegebenheiten des Geschäfts. Grundsätze ordnungsgemässer Aufbewahrung Neu umschreibt die Ausführungsverordnung einige Grundsätze der ordnungsgemässen Aufbewahrung. Genannt werden die allgemeine Sorgfaltspflicht, die Verfügbarkeit der aufbewahrten Informationen, die Organisation der Aufbewahrung und der Schutz sowie die Aufzeichnungen über Zutritt/Zugriff zum Archiv. Die Details bzw. die Umsetzung dieser Grundsätze zur Aufbewahrung werden der Praxis überlassen, was risikogerechte und wirtschaftliche Lösungen ermöglicht. Informationsträger In den 70er Jahren fielen Korrespondenz und Buchungsbelege weitestgehend auf Papier an. Diese auf physischen Informationsträgern verkörperten, ohne Hilfsmittel lesbaren Informationen hatten damals den Charakter von Originalen. Bei elektronisch abgewickelter Geschäftskorrespondenz, die von Anfang an auf Datenträgern entsteht, bei elektronisch erstellten Belegen und bei elektronisch geführten Büchern stösst das bisherige Verständnis der Begriffe Original und Aufzeichnung daher an Auslegungsgrenzen. Aus diesem Grunde unterscheiden weder die geänderten Gesetzestexte noch die Ausführungsverordnung zwischen Original und Aufzeichnung. Jede Aufzeichnung von Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen und Geschäftskorrespondenzen erhält damit den Charakter eines Originals. Der Buchführungspflichtige entscheidet, welcher Informationsträger über die gesetzliche Frist von 10 Jahren zu archivieren ist. Neu bestimmt Art. 9 der Ausführungsverordnung die Voraussetzungen für Informationsträger zur Aufzeichnung und Aufbewahrung. Dabei wird zwischen unveränderbaren und veränderbaren Informationsträgern unterschieden. Auch hier umschreibt die neue Verordnung lediglich die Grundsätze. Die Lösungswege in der Umsetzung überlässt sie der Praxis. Sie bleibt damit für weitere Entwicklungen der Informationstechnologie offen. Nachdem heute praktisch alle elektronischen Informationsträger als veränderbar einzustufen sind, werden die unter Art. 9, Ziffer 1b aufgeführten technischen Verfahren und deren Dokumentation in der Praxis besondere Beachtung finden müssen. Integrität und Lesbarkeit der Informationsträger sind gemäss Art. 10 regelmässig zu prüfen. Datenüberträge auf neue Informationsträger sind während der Aufbewahrungszeit zulässig. Die Verordnung regelt hierzu die Grundsätze.

3 3 ABACUS Archivierung ABACUS SOFTWARE ZUR ARCHIVIERUNG VON DATEN ABACUS Dossierverwaltung ABACUS Archivierung: Option AbaScan: ABACUS Volltextsuchmaschine: Kostenlos, da Teil des ABACUS Tool-Kit Fr Single-User 4 User: + 40% Fr Single-User Fr Single-User 4 User: + 40% SCHLUSSBEMERKUNG Die handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften kommen auch bei der Erfüllung der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten zur Anwendung, was sich in den Richtlinien (1979) der Konferenz staatlicher Steuerbeamter in Zusammenarbeit mit der Eidg. Steuerverwaltung (ESTV) und dem Bundesamt für Justiz (BJ) äusserte. Da diese Richtlinien auf die alte Gesetzesfassung und die alte Verordnung über die Aufzeichnung von aufzubewahrenden Unterlagen abstellte, ist anzunehmen, dass die Steuerbehörden die erwähnten Richtlinien ausser Kraft setzen und die neuen Bestimmungen des OR und die Ausführungsverordnung akzeptieren. So anerkennt die am 19. Februar 2002 in Kraft getretene Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements über elektronisch übermittelte Daten und Informationen (EIDI-V) [1] digitale Signaturverfahren als Beweis für die Echtheit von elektronischen Daten. Die Revision der Art. 957 ff OR beseitigt Auslegungsfragen und Rechtsunsicherheiten, zu denen die elektronische Geschäftsabwicklung und die Einführung neuer Medien zur Führung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in den letzten Jahren geführt haben. Sie ermöglicht es, bei der Buchführung und Archivierung von Geschäftsakten die heutigen Technologien einzusetzen, und leistet damit einen Beitrag zur Erhaltung der Konkurrenzfähigkeit der Schweizer Wirtschaft. Die Revision der Art. 957 ff OR beseitigt Auslegungsfragen und Rechtsunsicherheiten, zu denen die elektronische Geschäftsabwicklung und die Einführung neuer Medien zur Führung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in den letzten Jahren geführt haben.

4 4 ABACUS Archivierung ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG ORIGINALBELEGE IN ABACUS SOFTWARE AUFBEWAHREN Die ABACUS Software bietet mit den Instrumenten Dossierverwaltung und Archivierung die Möglichkeit, gänzlich auf die Aufbewahrung von Papierbelegen zu verzichten und diese elektronisch abzulegen und aufzubewahren. ABACUS DOSSIERVERWALTUNG Die kostenlose Dossierverwaltung, die allen Anwendern der ABACUS Software zur Verfügung steht, erlaubt die Speicherung beliebiger Dokumente in einem Stammdatendossier (Kunden-, Mitarbeiter-, Lieferanten-, Auftragsdossier etc.). Im Gegensatz zur nachfolgend beschriebenen ABACUS Archivierung können in der Dossierverwaltung Dokumente auch wieder gelöscht werden. Die Dossiers bieten sich als Möglichkeit an, buchhaltungsrelevante Belege temporär zu speichern, um sie nach Abschluss einer Periode (quartalsmässig, jahresmässig etc.) in die Archivierung zu übertragen, wo sie dann unveränderbar und definitiv abgespeichert werden. ABACUS ARCHIVIERUNG Mit dem Modul Archivierung wird der Bestimmung des Art. 3 der Ausführungsverordnung zum Art. 957 OR genüge getan, da Dokumente, die in Archiven abgespeichert wurden, weder verändert noch gelöscht werden können. Die Archive bieten sich vor allem für buchhaltungsrelevante Daten und Belege an, die gemäss handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflicht 10 Jahre archiviert werden müssen. KREDITORENRECHNUNGEN EINSCANNEN Mit der Scanning-Software AbaScan (Option zum Preis von Fr Single-User) und einem Dokumenten-Scanner können Lieferantenrechnungen elektronisch aufgezeichnet werden. Die automatische Zuordnung einer gescannten Rechnung zum Lieferantenoder Belegdossier erfolgt über einen Strichcode, der mit einem Strichcode-Drucker ausgedruckt und auf der Originalrechnung aufgeklebt wurde. Beim Scanning-Vorgang werden alle Textinformationen des Originalbeleges automatisch volltextindexiert, was so viel bedeutet, dass jegliche Information anschliessend über eine Search-Engine im betreffenden Dokument erkannt werden und somit das nun elektronisch abgespeicherte Originaldokument sofort gefunden und angezeigt werden kann. ERSTELLTE RECHNUNGEN ARCHIVIEREN Wird mit der ABACUS Fakturierung oder Auftragsbearbeitung eine Rechnung gedruckt, kann beim Druckvorgang gleichzeitig auch eine elektronische Kopie der Rechnung in ein entsprechendes Kundendossier oder in ein Rechnungsarchiv abgelegt werden. Es erfolgt ebenfalls eine Volltextindexierung, so dass mit der Search-Engine über Wörter, Begriffe, Zahlenwerte, Textfragmente sofort alle Dokumente angezeigt werden, in denen der Suchbegriff gefunden wurde.

5 5 ABACUS Archivierung BELIEBIGE DOKUMENTE ARCHIVIEREN Nicht nur buchführungsrelevante Originalbelege lassen sich in der ABACUS Dossierverwaltung oder Archivierung abspeichern, auch beliebige andere Dokumente unterschiedlichster Herkunft können in ein Dossier (z.b. Artikel-, Mitarbeiter-, Kundendossier) oder Archiv abgelegt werden. Konstruktionsskizzen, Verträge, Aktennotizen, Bilder etc. können so direkt dem entsprechenden Dossier oder Archiv zugeordnet werden. SUCH-MASCHINE FÜR SCHNELLES AUFFINDEN VON ORIGINALBELEGEN Zur ABACUS Software ist eine Search-Engine (Option zum Preis von Fr Single- User) erhältlich. Mit dieser Such-Maschine können über einen einzugebenden Suchbegriff, der eine Zahl, ein Wort oder auch nur ein Wortfragment enthalten kann, sofort alle Belege und Dokumente angezeigt werden, die diesen Suchbegriff enthalten. Ein Passwortschutz verhindert, dass unautorisierte Personen auf die Dossiers, Archive und somit auch auf die darin gespeicherten Dokumente zugreifen können, für die sie keine Zugriffsrechte besitzen. SICHERHEIT VON ELEKTRONISCH ABGESPEICHERTEN BELEGEN Wie bei allen geschäftsrelevanten Informationen z.b. Buchhaltungsdaten üblich, müssen durch den Anwender der Software in regelmässigen Abständen Sicherheitskopien der Daten vorgenommen werden. Es empfiehlt sich dabei das Prinzip der Generationensicherungen, bei der Datensicherungen auf verschiedene Datenträger abwechslungsweise vorgenommen werden. Nur durch regelmässiges Sichern der Daten auf externe Datenträger insbesondere CD kann allfälligen Datenverlusten z.b. auf Grund von Harddisk-Crashes vorgebeugt werden. ABACUS stellt zudem ihm Rahmen ihrer Möglichkeiten auf Stufe der Applikationssoftware sicher, dass auch in künftigen Programmversionen die archivierten Belege aus älteren Programmversionen und Dokumente angezeigt werden können, so dass der Forderung von Art. 10 der Ausführungsverordnung genüge getan ist. Keinen Einfluss hat ABACUS allerdings auf Entwicklungen bei der Hardware und bei den Betriebssystemen, die die Lesbarkeit von Informationsträgern und damit alter Daten wesentlich beeinflussen. Die Integrität der gespeicherten Informationen d.h. die Unveränderbarkeit und Vollständigkeit kann nur mit dem Modul Archivierung, nicht aber mit der Dossierverwaltung, entsprochen werden. Daten und Informationen, die in der Archivierung gespeichert wurden, können weder verändert (verfälscht), noch gelöscht werden. Ab der neusten ABACUS Version wird auch eine Funktionalität angeboten, die erlaubt alle Dateien, die während einer bestimmten Zeit in einem Dossiers verwaltet wurden, endgültig und damit definitiv in ein Archiv zu kopieren.

6 ABACUS Archivierung 6 ABACUS Research AG Ziegeleistrasse 12 CH-9302 Kronbühl-St.Gallen Telefon Fax E+S ASW.1000d.OS.06.06

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