Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement mit Saperion Blutspendedienst Baden-Württemberg - Hessen ggmbh

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1 Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement mit Blutspendedienst Baden-Württemberg - Hessen ggmbh Architektur, Archivierung und DMS Folie 1

2 Inhalt Rückblick Systemarchitektur: Cluster-System Vorstellung der Archivszenarien DMS: PHARDRK Pharao (Verwaltung von SOP s) Ausblick Folie 2

3 Rückblick Pilotprojekt: Blutspenderfragebögen Projektstart: 2002 Going-Live: 05/2002 Einstellung der Mikroverfilmung: 10/2003 Aufgetretene Probleme Datenbankfehler Fehlerhaft archivierte Dokumente Fehlerhafte Konfiguration der Recherche- und Indexmasken Fehlende Vollständigkeitsprüfung Mangelnde Performance (Zugriffszeiten) Folie 3

4 Rückblick Folgeprojekte: Archivierung Knochenmarkspenderbögen: 2004 Archivierung von Labordokumenten: 2004 Medienmigration von 5 auf 30 GB: 2005 Archivierung FiBu Eingangsbelege: 2005 Archivierung FiBu Ausgangsbelege : 2005 Umstellung auf Cluster Betrieb: 2008 Erweiterung um eine Mandantentrennung 2008 Schnittstellenanpassung AS400 auf Inlog 2009 Folie 4

5 Inhalt Rückblick Systemarchitektur: Cluster-System Vorstellung der Archivszenarien DMS: PHARDRK Pharao (Verwaltung von SOP s) Ausblick Folie 5

6 Systemarchitektur - Cluster Folie 6

7 Systemarchitektur - Benutzerverwaltung Eigene (Sub-)Domäne pro Gesellschaft in der Active Directory Fachliche Mandantentrennung Gruppen- und Rollenaufteilung für die einzelnen Archiv- und DMS-Szenarien LDAP Import 1x pro Nacht Gruppen Benutzer Zuweisung von Benutzerprofilen zu den Gruppen Folie 7

8 Systemarchitektur - Benutzerverwaltung Folie 8

9 Inhalt Rückblick Systemarchitektur: Cluster-System Vorstellung der Archivszenarien DMS: PHARDRK Pharao (Verwaltung von SOP s) Ausblick Folie 9

10 Archivszenarien Archivierung von Blutspenderfragebögen Archivierung von Entnahmeprotokollen Archivierung von Spenderumbuchungen Archivierung von Knochenmarkspenderbögen Archivierung von Labordokumenten Archivierung von FiBu Eingangsbelegen Archivierung von FiBu Ausgangsbelegen Folie 10

11 Archivszenarien: Spenderbögen Archivierung von Spenderbögen 2008 Barcode-Scanning mit Datenabgleich in Inlog Abfrage der Spender- und Spendetermindaten in Inlog Baden-Baden Blutspend erbogen Barcode: Nach dem Scannen wird die Barcodenummer automatisch ausgelesen (=Präparatenummer) und als Index mit dem TIFF- Dokument im Archiv gespeichert Indexdatenbank Archivstorage mit gespiegelter SAN Datensatz-Abgleich und Index- Ergänzung über eindeutige Präparatenummer Spenderdatenbank Scanner-Stationen Baden-Baden: Stapelscannen mit Leitbelegerkennung über Barcode- Nummer Inlog Folie 11

12 Archivszenarien: Spenderbögen Folie 12

13 Archivszenarien: Spenderbögen Folie 13

14 Archivszenarien: FiBu-Eingangsbelege Archivierung von Eingangsbelegen 2008 Barcodescanning mit Verlinkung zu SAP R/3 FI über R/Link (spätes Erfassen) Die Rechnung kommt ins Haus, wird geprüft und gebucht. Ein Barcode-Aufkleber identifiziert das Dokument, ein Barcode-Popup in SAP verlangt die Eingabe dieser Nummer pro Buchung. Baden-Baden Eingangsrechnun g Barcode: Nach dem Scannen wird die Barcodenummer automatisch ausgelesen (=Nummer, die in SAP Barcode-Popup eingegeben wurde) und als Index mit dem TIFF-Dokument im Archiv gespeichert. Indexdatenbank LINK (DOK-ID) Archivstorage mit gespiegelter SAN Die archivierten Rechnungen werden über die Barcodenummer mit der SAP- Datenbank verknüpft, indem an jede BC- Nummer die DOK-ID von SAPERION in einer SAP-Tabelle gespeichert wird. Damit ist eine Anzeige per Knopfdruck aus der SAP-Maske heraus möglich. Scanner-Stationen Baden-Baden: Stapelscannen mit Leitbelegerkennung über Barcode-Nummer SAP R/3 FI Folie 14

15 Archivszenarien: FiBu-Eingangsbelege Folie 15

16 Archivszenarien: SD-Rechnungen Archivierung von Ausgangsbelegen 2008 Druckdatenarchivierung aus SAP R/3 SD PDF-Ablage in SAPERION über R/Link bei Druckauftrag Nach dem Archiv-Vorgang überträgt SAPERION die ID des archivierten Dokuments zurück an die SAP R/3-Datenbank. Damit wird aus SAP R/3 eine Anzeige per Knopfdruck ermöglicht Baden-Baden LINK (DOK-ID) SAP R/3 Indexdatenbank Archivstorage mit gespiegelter SAN Customizing in SAP R/3 SD für die automatische Archivierung beim Druck von SD-Rechnungen über die Archive Link Standard-Schnittstellel von SAP R/3. (Customizing für den jeweils betroffenen Buchungskreis/Mandanten) Übertragung des Ausgangsbeleges als PDF- Dokument nach SAPERION. Folie 16

17 Archivszenarien: SD-Rechnungen Folie 17

18 Inhalt Historie Systemarchitektur: Cluster-System Vorstellung der Archivszenarien DMS: PHARDRK Pharao (Verwaltung von SOP s) Ausblick Folie 18

19 DMS: PHARDRK - Pharao Projekt: PHARDRK Verwaltung von SOPs Ergänzung des bestehenden DMS-Systems durch eine Mandantenlösung PHARAO (SOP) QM (Hämoviglianz, Lookback, Arzneimittelzulassungen, etc...) AMG (Blutspenderfragebögen, etc...) Verwaltung (SAP, Verwaltung, etc.) Unterstützung und Verwaltung der GMP-relevanten Prozesse Folie 19

20 DMS: PHARDRK - Pharao DMS-Funktionalitäten: Revisionssichere Archivierung Dokumentation aller Änderungen an Dokumenten und den zugehörigen Indexwerten Workflow zur Bearbeitung von Dokumenten mit folgenden Rollen (SOP): Ersteller (Signatur Stufe 2) Prüfer/Genehmiger (Signatur Stufe 3) Leser QM-Operator (Signatur Stufe 2) QM-Büro (Signatur Stufe 2) Folie 20

21 DMS: PHARDRK - Pharao Folie 21

22 DMS: PHARDRK - Pharao Qualifizierte Signatur (Ziele): Integrität: Feststellen, ob ein Dokument oder eine Nachricht manipuliert wurde. Authentizität: Feststellen, ob die Nachricht wirklich vom angegebenen Absender stammt. (Rechts-) Verbindlichkeit: Sicherstellen, dass das abgesendete Dokument oder die Nachricht rechtsverbindlich sind. Folie 22

23 DMS: PHARDRK - Pharao Qualifizierte Signatur (Merkmale und Charakter): Merkmale: 1. qualifizierte gültige Zertifikate 2. Erzeugung mit sicherer Signaturerstellungseinheit 3. Dokumentation gemäß 10SigG Wie eine handschriftliche Unterschrift 1. Sichere Identifikation des Inhabers 2. Erzeugung der Identität (=Zertifikat) 3. Speicherung auf sicherem Medium (Smartcard) 4. Bereitstellung der Schlüssel 5. Bereitstellung der Infrastruktur Folie 23

24 DMS: PHARDRK - Pharao Qualifizierte Signatur (Erzeugung): geheimer Schlüssel Daten Hash- Funktion Hashwert der Daten Signatur- Funktion Signatur Folie 24

25 DMS: PHARDRK - Pharao Qualifizierte Signatur (Prüfung - Verifikation): öffentlicher Schlüssel Prüfung der Unterschrift/Signatur wird mit dem öffentlichen Schlüssel durchgeführt, d.h. dies kann JEDER. Daten Signatur Hash- Funktion Hashwert der Daten Prüffunktion Gehören Signatur und Daten zusammen Ergebnis der Prüfung: JA / NEIN (*) (*) JA bedeutet: Die Daten wurden nicht verändert und stammen vom Besitzer des geheimen Schlüssels. Folie 25

26 DMS: PHARDRK - Pharao Technische Voraussetzungen: Signaturlesegerät Signaturkarte Treiber- und Anwendungssoftware Treibersoftware Anwendungssoftware + + Folie 26

27 Inhalt Rückblick Systemarchitektur: Cluster-System Vorstellung der Archivszenarien DMS: PHARDRK Pharao (Verwaltung von SOP s) Ausblick Folie 27

28 Ausblick Laufende und zukünftige Projekte: Tagesaktuelle Archivierung von Spenderbögen 2009/2010 Archivierung von Validierungsunterlagen 2009/2010 Verwaltung von SOPs mittels Workflow Ablösung der Jukeboxen durch eine NetApp Storage Lösung 2009/2010 Verwaltung von Arzneimittelzulassungen mittels Workflow 2010 Release der Software auf die aktuelle Version Erstellung eines unternehmensweit einheitlichen Konzepts zur Archivierung sämtlicher kaufmännischer und medizinischer Dokumente 2010 Folie 28

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Folie 29

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