1. Aufbewahrungsfristen für Personalakten

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1 Aufbewahrungsfristen für Personalakten X AUFBEWAHRUNG, ARCHIVIERUNG, BEWEIS- VERWERTBARKEIT, ORDNUNGSMÄßIGKEIT 1. Aufbewahrungsfristen für Personalakten Ein allgemeiner Rahmen für die Dauer der Personalaktenführung ergibt sich zunächst aus dem Einsichtsrecht der Arbeitnehmer. Dies betrifft jedoch nur den Zeitraum der unmittelbaren Führung von Personalakten, nicht jedoch deren Aufbewahrung. Befinden sich für die Besteuerung relevante Unterlagen in den Personalakten oder sozialversicherungsrechtliche Nachweise, die an keiner weiteren Stelle aufbewahrt werden, richtet sich die Aufbewahrungsfrist nach den einschlägigen Bestimmungen dieser Rechtsgebiete. In der Praxis werden aus verschiedenen Gründen, z.b. für den Fall eines Wiedereintritts ausgeschiedener Mitarbeiter, bei nachvertraglichen Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis, die Personalakten für einen längeren Zeitraum aufbewahrt. Die konkrete Dauer der Aufbewahrung ist auf den tatsächlichen Bedarf z.b. für Auskünfte, Klärung von Versicherungszeiten etc auszurichten. So kann man von mindestens 10 Jahren ausgehen. 2. Archivierung Ordnungsmäßige Archivierung ist die Grundlage der Rechtssicherheit elektronischer Dokumentation, denn nur das unverfälschte Dokument, das ohne Schwierigkeiten wiederauffindbar ist, ist rechtlich verwertbar. Im Rahmen arbeitsrechtliche Beziehungen kann es zu Streitfällen kommen. Für rechtliche Auseinandersetzungen müssen die elektronischen Personal- 123

2 X. Aufbewahrung, Archivierung, Beweis- Verwertbarkeit, Ordnungsmäßigkeit Dokumente beweissicher sein. Personal-Dokumente bestehen aus personenbezogenen Daten. Das Datenschutzrecht setzt für den Schutz personenbezogener Daten besondere Maßstäbe. Allgemein gilt: Wer nicht oder nur unsachgemäß archiviert, riskiert gravierende Haftungsrisiken für Geschäftsleitung und IT- Management. Grund genug also, Archivierung nicht nur unter technischen, sondern auch strategischen und rechtlichen Gesichtspunkten zu organisieren. 3. Anforderungen an die ordnungsmäßige Archivierung Für das elektronische Archivierungsverfahren gibt 239 Handelsgesetzbuch (HGB) einen Kriterienkatalog vor. Danach müssen gespeicherte Dokumente unveränderbar, reproduzierbar und in angemessener Zeit verfügbar sein. Das Gesetz schreibt kein Ordnungssystem vor noch legt es Speichertechnologien oder Aufzeichnungsverfahren fest. Geht man davon aus, dass sich in der Personalakte auch steuerrelevante Unterlagen befinden, z.b. Arbeitsvertrag, Gehaltsmitteilungen, Zusagen usw., sind auch die steuerrechtlichen Vorschriften zu beachten. 4. Steuerliche Anforderungen Alle Kaufleute müssen die Anforderungen an die Aufbewahrung und Prüfung von Geschäftsunterlagen ( 145 bis 147 Abgabenordnung) einhalten. Die Aufbewahrungsfristen sind mit denen des HGB identisch. In den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind Einzelheiten festgelegt. 124

3 Steuerliche Anforderungen Wurden Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt, hat die Finanzverwaltung das Recht Einsicht in die Daten dieses Systems zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen. Wenn man organisatorisch dafür sorgt, dass alle mitarbeiterbezogenen steuerrelevanten Daten in einem System zusammengeführt werden, z.b. im Rahmen der Entgeltabrechnung (Payroll), ist der Zugriff auf die digitale Personalakte von Seiten der Finanzverwaltung nicht erforderlich und damit auch nicht zulässig. Dennoch kommt man nicht daran vorbei, die aus steuerlicher Sicht festgelegten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze auch bei der digitalen Personalakte zu erfüllen. Das Bundesfinanzministerium hat, ausgehend von der handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Anforderung der ordnungsmäßigen Archivierung mit seinem Schreiben vom die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) definiert. Diese Grundsätze erfordern die vollständige Übertragung des Originals auf das Speichermedium, die ordnungsmäßige Ablage, die ordnungsmäßige Wiedergabe und die ordnungsmäßige Verfahrensdokumentation. Die Anforderungen an die ordnungsmäßige Wiedergabe für den Zugriff der Finanzbehörden auf elektronische Archive im Rahmen der Außenprüfung wurden durch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) festgelegt. Nach dem Scannen muss während der Aufbewahrung die Integrität der Dokumente sicher gestellt sein. 125

4 X. Aufbewahrung, Archivierung, Beweis- Verwertbarkeit, Ordnungsmäßigkeit 5. Sozialversicherungsrechtliche Anforderungen In den Sozialgesetzen und den hierzu erlassenen Verordnungen gibt es keine Vorgaben zur Archivierung. Es sind jedoch konkrete Aufzeichnungs- und Nachweispflichten und die damit verbundenen Aufbewahrungsfristen, hauptsächlich in 28f Sozialgesetzbuch IV, der Beitragsverfahrensverordnung und zahlreichen weiteren Verordnungen vorgegeben. Einzelheiten hierzu können dem Fachtitel von Peter Pulte Aufbewahrungsnormen und -fristen im Personalbereich, 7. Auflage 2007, erschienen im DATAKONTEXT Fachverlag Frechen, entnommen werden. 6. Technische Aspekte für die Umsetzung Archivierte Daten müssen revisionssicher sein. So ist zunächst ein Organisationskonzept zu entwickeln - wie mit gescannten Dokumenten umgegangen wird, - wie elektronische Daten verarbeitet werden müssen, - wie eine Qualitätskontrolle erfolgen kann, - wie ein internes Kontrollsystem zu implementieren ist, - wer die jeweilige fachverantwortliche Stelle ist. Erforderlich ist eine System-Dokumentation, die diese Punkte festlegt. Für Wirtschaftsprüfer, Finanzverwaltung und Zertifizierungsstellen ist eine qualifizierte Dokumentation der Prozesse Ausgangspunkt für inhaltliche Prüfungen. Insbesondere Steuerprüfer geben sich nicht mehr mit Papier zufrieden, sondern prüfen elektronisch. In seinem Beitrag über Compliance bei der Datenarchivierung im Fachmagazin LOHN + GEHALT Heft Juni 2007, Datakontext-Fachverlag GmbH Frechen-Königsdorf, gibt Dr. Manfred Anduleit Tipps für die technische Umsetzung der elektroni- 126

5 Technische Aspekte für die Umsetzung schen Archivierung, die in besondere Weise auch für elektronische Personalakten zutreffen. 1. Die elektronische Archivierung erfolgt zweckmäßig in einem auf Industriestandards basierenden Archiv und in einem ISO-genormten Datenformat (TIF, PDF) 2. Die zu archivierenden Dokumente sind unveränderbar und im Kontext mit übriqen Dokumenten zu betreffenden Geschäftsfällen aufzubewahren. 3. Das Archivierungssystem muss über effektive Schutzund Sicherheitsmechanismen verfügen. Unbefugte dürfen insbesondere zu vertraulichen Daten keinen Zugang haben. Vertrauliche Daten (z.b. Personaldaten) müssen verschlüsselt gespeichert werden. 4. Unzulässige Änderungen der elektronischen Dokumente, auch durch Berechtigte, müssen verhindert werden. Dies kann durch Systemeigenschaften, und Art der Speicherung erreicht werden. 5. Der Abruf der Daten muss problemlos, zeitnah, in korrekter Reihenfolge und über den gesamten geforderten Aufbewahrungszeitraum hinweg erfolgen. 6. Die Archivierung sollte sich einfach benutzen und betreiben lassen. 7. Die elektronischen Daten und s sind zentral zu speichern - auch die von mobilen Geräten (Notebooks mit UMTS-Karten, PDAS, Blackberry etc.) 127

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