Einführung neuer Mitarbeiter

Transkript

1 Inhalt Inhalt Schritt 1: Für eine gute Vorinformation sorgen...8 Erwartungen berücksichtigen... 8 Widerstände und Unruhe vermeiden Schritt 2: Einführung vorbereiten...15 Willkommensmappe vorbereiten Betreuung sicherstellen Die ersten Arbeitstage vorbereiten Schritt 3: Einarbeitung vorbereiten...21 Schulungsbedarf ermitteln Einarbeitungsplan erarbeiten Schritt 4: Einarbeitung durchführen...27 Vermittlungsmethoden auswählen Unterweisen Unterweisung vorbereiten Vormachen und nachmachen Üben und anwenden Schritt 5: Mit dem neuen Mitarbeiter im Gespräch bleiben...35 Feedbackgespräche führen Feedback in der richtigen Form geben Eigeninitiative fördern Innovationsgespräche führen Die fünf Schritte zu einer professionellen Einführung neuer Mitarbeiter...46 Lernkontrolle...47 Fragen zum Verständnis...49 Umsetzungshilfe...51 Literatur...53 Stichwortverzeichnis...54 Glossar...56 TRANSFER 3

2 Auch wenn es mittlerweile schon fast Seltenheitswert hat, einen neuen Mitarbeiter in Ihrer Abteilung begrüßen zu können, wird es auch in Zukunft immer wieder solche Situationen geben. Denn man sollte bei neuen Mitarbeitern nicht nur an Neueinstellungen denken, auch bei Versetzungen, bei Abordnungen, bei jedem Arbeitsplatzwechsel ergibt sich die Notwendigkeit, den neuen Mitarbeiter schnell zu einer vollwertigen Mitarbeit zu führen. Viele Firmen und Behörden geben sich viel Mühe, den richtigen Mitarbeiter zu finden. Doch dieses Engagement lässt spürbar nach, wenn der neue Mitarbeiter erst einmal angefangen hat zu arbeiten. Zu Unrecht. Ein negativer ersten Eindruck, die ersten Enttäuschungen können tiefe Spuren hinterlassen. Unzufriedenheit und mangelndes Engagement in der Behörde können die Folge sein. In der Wirtschaft fällt bei 60 bis 70 Prozent aller Kündigungen die Entscheidung in den ersten sechs Monaten. Von den Mitarbeitern, die bereits während der Probezeit kündigen, fassen 80 Prozent den Entschluss bereits am ersten Tag. Von mehr als vier Millionen neuer Mitarbeiter pro Jahr scheiden bis zu 40 Prozent im ersten Jahr bereits wieder aus. Ein ähnlich hoher Prozentsatz sieht sich nach Untersuchungen in seinen Erwartungen enttäuscht. Selbst wenn es nicht so weit kommt: Der Prozentsatz der Mitarbeiter, die bleiben, ihre Arbeit aber als notwendiges Übel betrachten und sich vielleicht sogar in die innere Kündigung flüchten, liegt im Dunkeln. Klein ist er sicher nicht. Hier der Steckbrief eines solchen Mitarbeiters: Unmotiviert, ohne eigene Ideen, ohne Interesse an der Arbeit, kein Streben nach Fortkommen, häufig krank. Vor allem ohne die positive Einstellung zur Arbeit, die einen guten Mitarbeiter ausmacht. Die Ergebnisse einer Untersuchung unter neuen Mitarbeitern sind da keine Überraschung: Als größte Enttäuschung wurde die unzureichende Einarbeitung genannt, gefolgt von zu wenig Einfluss auf Entscheidungen. Entweder wird gar nicht eingeführt oder zu wenig oder falsch. Erfahrungsbeispiel (noch) von der "besseren Sorte": "Ach richtig, Herr Held, Sie sind ja unser neuer Mann. Ich begrüße Sie bei uns und hoffe, dass Sie sich wohl fühlen werden. Ich hätte mich gerne länger mit Ihnen unterhalten, muss aber leider gleich weg. Nun, das holen wir nach. Nochmals viel Glück und auf gute Zusammenarbeit." Häufig weiß der Neue am ersten Arbeitstag nicht, wo er eigentlich arbeitet, wer sein Ansprechpartner ist, wo er seine Arbeitsunterlagen findet. Ja, selbst das kommt vor: Kein Kollege weiß, dass überhaupt ein neuer Mitarbeiter kommt, und der Vorgesetzte ist nicht da. Zielsetzung einer gelungenen Mitarbeitereinführung muss es deshalb sein, den neuen Mitarbeiter schnell zu einem leistungsfähigen Kollegen werden zu lassen seine besonderen Fähigkeiten und Fertigkeiten der Behörde schnell verfügbar zu machen ein Zugehörigkeitsgefühl und eine gute Identifikation mit der Behörde und deren Ziele aufzubauen Probleme, Frustrationen, Enttäuschungen zu vermeiden und eine gute Motivation für die Arbeit und die Zusammenarbeit zu schaffen. Allein schon die Verkürzung der Einarbeitungszeit, die Schaffung einer guten Motivationsgrundlage und ein schnelles Eingewöhnen in die neue Arbeitsumgebung rechtfertigen Überlegungen, wie man neue Mitarbeiter gut einführen und schnell einarbeiten kann. Was der Vorgesetzte und die Kollegen insofern an Zeit und Mühe aufwendet, ist eine lohnende Investition. Grundsätzlich lassen sich drei Aufgaben bei der Einarbeitung unterscheiden: TRANSFER 4

3 die Einführung des neuen Mitarbeiters, das Kennenlernen des Arbeitsplatzes, der Aufgaben, des Umfeldes, des Arbeitsteams die Einfindung in die Organisationsgewohnheiten, die Umgangsweisen die eigentliche Einarbeitung, die Vermittlung des notwendigen Hintergrundwissens, der Arbeitsmethoden, der Arbeitsabläufe. Einarbeitung neuer Mitarbeiter Kennenlernen des Arbeitsumfeldes Kennenlernen der Arbeitsgruppe Einbinden in die Organisationskultur Einarbeiten in Aufgaben Vielleicht hat Ihre Firma bereits ein Einarbeitungsprogramm für neue Mitarbeiter. Vielleicht hat die Personalabteilung bereits Vorschläge und Checklisten für die Einarbeitung. Fragen Sie nach. Wie man Mitarbeiter richtig einführt, erfahren Sie auf den nächsten Seiten. Im Mittelpunkt stehen folgende Fragen: Wie sorgt man für eine gute Vorinformation? Wie bereitet man die Einführung vor? Wie stellt man die weitere Betreuung sicher? Wie bleibt man mit dem Mitarbeiter im Gespräch? Wie macht man neue Mitarbeiter mit ihren Arbeitsaufgaben vertraut? Die folgenden Piktogramme erleichtern Ihnen die Orientierung: besonders wichtig Arbeitshilfe Tipps und Tricks Umsetzungsaufgabe Aufgabe Checkliste Beispiel Zusammenfassung Falls Sie sich noch intensiver mit dem Thema auseinandersetzen wollen: Hinter diesem Symbol finden Sie nützliche Zusatzinformationen. Wir wünschen Ihnen schon jetzt viel Spaß beim Lernen und viel Erfolg bei der Umsetzung. TRANSFER 5

4 Mit der folgenden können Sie eine erste Bestandsaufnahme Ihrer Einführungspraxis vornehmen. Bitte seien Sie selbstkritisch bei der Beantwortung der Fragen und versuchen Sie, Ihr tatsächliches Verhalten zu beschreiben und nicht ein angestrebtes Idealverhalten. : Wie gut führen Sie neue Mitarbeiter ein? nie selten manchmal normalerweise meistens immer Punkte Neue Mitarbeiter erhalten bei uns vorab schriftliche Informationen über die neue Arbeitsstelle. 2. Jeder neue Mitarbeiter erhält bei uns einen eigenen Ansprechpartner. 3. Der neue Mitarbeiter wird während der gesamten Einarbeitungszeit betreut. 4. Für den neuen Mitarbeiter gibt es einen Einarbeitungsplan. 5. Der Vorgesetzte führt mit dem neuen Mitarbeiter regelmäßig Feedbackgespräche. 6. Neue Mitarbeiter lernen vor dem 1. Arbeitstag ihre zukünftigen Kollegen kennen. 7. Für neue Mitarbeiter halten wir eine Begrüßungsmappe bereit. 8. Der neue Kollege wird zu gemeinsamen Aktivitäten eingeladen. 9. Die Kollegen engagieren sich bei der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters. 10. Der Vorgesetzte kümmert sich bei uns aktiv um den neuen Mitarbeiter. 11. Für jeden neuen Mitarbeiter wird vorab ein Einführungskonzept entwickelt. 12. Am ersten Arbeitstag wird der neue Mitarbeiter seinen Kollegen vorgestellt. 13. Für persönliche Anliegen des Neuen haben die Kollegen ein offenes Ohr. 14. Der neue Mitarbeiter erhält Raum, sich in die neuen Aufgaben einzuarbeiten. 15. Der Vorgesetze fördert die Eigeninitiative des neuen Mitarbeiters. 16. Die Kollegen beteiligen sich aktiv an der Einführung des neuen Mitarbeiters. 17. Am ersten Arbeitstag lernt der neue Mitarbeiter wichtige Anlaufstellen in der Behörde kennen. 18. Es wird darauf geachtet, dass der Neue auch die ungeschriebenen Gesetze kennenlernt. 19. Der neue Mitarbeiter wird systematisch in seine Aufgaben eingeführt. 20. Der Vorgesetze versucht, Ideen des neuen Mitarbeiters zur Verbesserung der Arbeit zu nutzen. TRANSFER 6

5 Wenn Sie bei jeder Frage die Rubrik immer angekreuzt haben, dürfen wir Ihnen zu Ihrer Einführungspraxis gratulieren und Sie können dieses Heft eigentlich wieder aus der Hand legen. Dies wäre schön, ist aber unwahrscheinlich. Dazu werden bei der Einführung zu viele Fehler gemacht. Nutzen Sie deshalb diesen Lehrgang, um es besser zu machen. Werten Sie Ihre Antworten im Detail aus und analysieren Sie, welche Möglichkeiten es gibt, die Einführung neuer Mitarbeiter zu verbessern. Dies sollten auch die Punkte sein, die Sie als erste ändern. Übertragen Sie dazu bitte die Punkte in folgende Tabelle und addieren Sie die Spalten: Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 1: 2: 3: 4: 5: 8: 9: 10: 11: 12: 15: 16: 17: 18 19: 22: 23: 24: 25: 26: Σ: Σ: Σ: Σ: Σ: Summe gesamt: Wie viele Punkte haben Sie insgesamt erreicht? 0 bis 25 Punkte Sie können die Einführung neuer Mitarbeiter wesentlich effektiver gestalten. Fangen Sie möglichst sofort an und arbeiten Sie intensiv das ganze Studienheft durch. 26 bis 50 Punkte Sie werden im Heft viele Möglichkeiten finden, Mitarbeiter besser einzuführen. Nutzen Sie sie. 51 bis 75 Punkte Sie befinden sich im Durchschnitt. Wenn Sie zu denen gehören möchten, die über ein gutes Einarbeitungssystem verfügen, konzentrieren Sie sich auf die Schritte mit der geringsten Punktzahl. 76 bis 100 Punkte Ein Lob für Ihre Einarbeitungspraxis. Ob Sie im Detail noch etwas verbessern können? Lesen Sie nach und sehen Sie sich die Checklisten an. Dieses Arbeitsheft umfasst insgesamt fünf Einzelthemen (Schritte). In der wurden vier Fragen zu jedem Einzelthema gestellt. Deshalb können Sie auch überprüfen, welche Einzelthemen für Sie besonders wichtig sind. Kreuzen Sie die Schritte an, bei denen Sie die wenigsten Punkte hatten: (bitte ankreuzen) Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Für eine gute Vorinformation sorgen Einführung vorbereiten Einarbeitung vorbereiten Einarbeitung durchführen Mit dem neuen Mitarbeiter im Gespräch bleiben Sie können nun in zweierlei Weise vorgehen: Sie konzentrieren sich auf die Punkte, bei denen der größte Verbesserungsbedarf besteht. Legen Sie dabei besonderen Wert auf die Umsetzung des Gelernten. Sie lesen den Lehrgang Schritt für Schritt durch. Auch hierbei können Sie besonders auf die Punkte achten, die es wert sind, schnell geändert zu werden. TRANSFER 7