MS Outlook AddIn Anwenderhandbuch Version 2.0

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1 Anwenderhandbuch MS Outlook AddIn Version 2.0 Zur Anbindung von Microsoft Outlook 98, 2000, XP, 2003 an Archiv und Lifecyclemanagement H&S Heilig und Schubert Software AG A1150 Wien, Stättermayergasse 30 Tel. +43 (0) fax.ext

2 2 Anwenderhandbuch MS Outlook AddIn V 2.0 Zur Anbindung von Microsoft Outlook 98, 2000, XP, 2003 an Archiv und Lifecyclemanagement (C) 2005 H&S Heilig und Schubert Software AG Stättermayergasse 30 A-1150 Wien Tel. +43 (0) Fax +43 (0) Alle Rechte vorbehalten. Einschließlich solche, die die Reproduktion, das Kopieren oder eine andere Verwendung oder Übermittlung der Inhalte dieses Dokumentes oder Teile davon betreffen. Kein Teil dieser Publikation darf, egal in welcher Form, ohne die schriftliche Zustimmung der H&S Heilig und Schubert Software AG reproduziert, an Dritte übermittelt, unter Einsatz elektronischer Retrieval- Systeme verarbeitet, kopiert, verteilt oder für öffentliche Vorführungen verwendet werden. H&S Heilig und Schubert Software AG behält sich das Recht vor, Aktualisierungen und Änderungen der Inhalte vorzunehmen. Sämtliche Daten, die auf Bildschirmabbildungen (screenshots) sichtbar sind, dienen lediglich als Beispiel zur Demonstration der Software. Für den Inhalt dieser Daten übernimmt die H&S Heilig und Schubert Software AGkeine Gewähr. Warenzeichen H&S: PAM-STORAGE. Microsoft, Microsoft Windows und die Namen weiterer Microsoft-Produkte sind eingetragene Marken Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Sonstige Produktnamen werden nur zur Identifikation der Produkte verwendet und können eingetragene Marken der entsprechenden Hersteller sein. H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

3 INHALTSVERZEICHNIS 3 I N H A L T S V E R Z E I C H N I S 1. Einleitung Überblick MS-Outlook AddIn...6 Erscheinungsbild Client AddIn Installation Funktionen Client AddIn Ausgewählte s archivieren Ausgewählte s wiederherstellen Ausgewählte s aus dem Archiv löschen Volltextsuche Volltextsuche erweitert Versionierung Offline Synchronisation Einstellungen Info Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Office

4 4 Diese Seite ist bewusst leer gelassen. H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

5 Anwenderhandbuch Client AddIn 5 1. Einleitung Mit diesem COM-AddIn für Microsoft Outlook Versionen 2000, 2002 bzw. XP und 2003 können die Benutzer direkt im MS Outlook archivierte und nicht archivierte s verwalte sowie die Volltextsuche in Attachments bzw. anlagen nutzen, sofern diese Zusatzfunktion erworben wurde. Um die Funktionalitäten nutzen zu können, müssen diese vom Systemadministrator mittels Enterprise Manager freigeschaltet werden. In diesem Handbuch wird die Installation und alle Funktionen des Client AddIn Schritt für Schritt beschrieben. Um die angegebenen Funktionalitäten nutzen zu können, ist kein spezielles Vorwissen erforderlich. Es werden die Microsoft Outlook Versionen 2000 / 2002 bzw. XP / 2003 unterstützt. Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Outlook

6 6 Anwenderhandbuch Client AddIn 2. Überblick MS-Outlook AddIn Das MS-Outlook AddIn wird auf den Arbeitsplätzen der Benutzer installiert. Auf diesen Arbeitsplätzen müssen gegebenenfalls die Collaboration Data Objects installiert werden. In diesem Fall führt das Setup des MS-Outlook AddIn diese Installation durch. Mehr Informationen dazu erhalten Sie unter dem Punkt 3. Installation Erscheinungsbild Client AddIn Nach der Installation wird im Microsoft Outlook Client der Menüpunkt hinzugefügt. Entsprechend der, vom Systemadministrator freigegebenen Funktionen und entsprechend Zustand (archiviert/nicht archiviert) aktiv oder inaktiv erscheinen. Nicht zur Verfügung stehende Menüfunktionen erscheinen ausgegraut. Mehr Informationen zu den einzelnen Unterpunkten finden Sie in den nächsten Kapiteln. Abb. 1: Menü bei nicht archivierten s Abb. 2: Menü bei bereits archivierten s H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

7 Anwenderhandbuch Client AddIn 7 Die Benutzer von MS-Outlook erkennen anhand der Icons des s, ob dieses bereits archiviert ist oder nicht. Abb. 3: Menü eingebettet in der MS Outlook Anwenderoberfläche. ist archiviert. ist archiviert aber noch nicht gelesen, wenn die Betreffzeile in Schriftart bold (Fettschrift) dargestellt ist. mit diesem Icon ist archiviert und wurde beantwortet. mit diesem Icon ist archiviert und weitergeleitet. Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Outlook

8 8 Anwenderhandbuch Client AddIn 3. Installation Vor dem Starten des Setups beenden Sie bitte alle laufenden Applikation und prüfen Sie im Taskmanager, ob der Prozess OUTLOOK.exe beendet wurde. Nachdem Sie das Setup mit einem Doppelklick gestartet haben, werden Sie aufgefordert, die Setup-Sprache auszuwählen. Diese ausgewählte Sprache betrifft nur das Installationsprogramm. Zur Auswahl stehen die Sprachen Deutsch, Englisch und Italienisch (Abb. 4). Abb. 4: Auswahl der Sprache für die Installation des Setup Nun werden Sie nach dem Namen des Server gefragt (Abb.5). In dieses Textfeld tragen Sie bitte den Rechnernamen des Servers ein. Falls Ihnen dieser Rechnername nicht bekannt ist, erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Systemadministrator. Abb. 5: Angabe des Servernamens im lokalen Netzwerk. H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

9 Anwenderhandbuch Client AddIn 9 Nach diesem Schritt überprüft das Setup, ob die Collaboration Data Objects von Microsoft Outlook installiert sind. Falls diese noch nicht installiert sind, müssen Sie möglicherweise noch den Pfad zum Microsoft Office Installationspaket angeben, von dem die CDOs automatisch vom Setup installiert werden. Danach ist das Setup beendet und können mit dem Klick auf [Fertigstellen] das Client AddIn Setup beenden. (Abb. 6 und 7). Abb. 6: Abb. 7: Nach der Installation des Client AddIn öffnen Sie Microsoft Outlook. Das erstmalige Öffnen von Microsoft Outlook nach der Installation kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Bei jedem weiteren Öffnen von Microsoft Outlook wird dies nicht mehr der Fall sein. Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Outlook

10 10 Anwenderhandbuch Client AddIn 4. Funktionen Client AddIn Ob eine Menüfunktion auf ein Objekt angewendet werden kann, ist davon abhängig, ob die markierte Nachricht bereits archiviert wurde. Entsprechend dem Archivzustand eines Objektes werden bestimmte Funktionen aktiv oder inaktiv angeboten. Nicht aktive Menüfunktionen werden in ausgegrauter Sichtweise angezeigt (Abb. 8 und 9). Abb. 8: Menüfunktionen bei nicht archivierten Objekten. Abb. 9: Menüfunktionen bei archivierten Objekten H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

11 Anwenderhandbuch Client AddIn 11 Alternativ zum Pull-Down-Menü kann auch der H&S Menübalken mit Funktionsknöpfen zugeschaltet werden. Führen Sie dazu einen Mausklick mit der rechten Maustaste im Menübereich aus und schalten sie dann den H&S Toolbar mittels linkem Mausklick ein (Abb.10) Abb. 10: Einschalten des H&S Toolbars über Kontextmenü Der H&S Menübalken kann auch über den Weg: Menüzeile Ansicht (wie in Abb. 11 dargestellt) aktiviert werden. Abb. 11: Einschalten des H&S Toolbars über Menüzeile Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Outlook

12 12 Anwenderhandbuch Client AddIn Ob ein Funktionsknopf auf ein Objekt angewendet werden kann, ist davon abhängig, ob die markierte Nachricht bereits archiviert wurde. Entsprechend dem Archivzustand eines Objektes werden Funktionsknöpfe aktiv oder inaktiv angeboten. Nicht aktive Menüfunktionen werden dabei in ausgegrauter Sichtweise angezeigt.. (Abb. 12 und 13) Abb. 12: Funktionsknöpfe bei nicht archivierten Objekten. Abb. 13: Einschalten des H&S Toolbars über Menüzeile Auf den folgenden Seiten erfahren Sie mehr über die Menüeinträge und deren Funktion. H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

13 Anwenderhandbuch Client AddIn Ausgewählte s archivieren Wenn Sie bestimmte Objekte einer sofortigen Archivierung zuführen möchten, dann markieren Sie diese und klicken Sie danach den Menüpunkt [Ausgewählte s archivieren] oder drücken Sie den entsprechenden Funktionsknopf (Abb. 14 u. 15). Abb. 14: Archivierung markierter Objekte über Menüzeile auslösen. Abb. 15: Archivierung markierter Objekte über Funktionsknopf auslösen. Wenn Ihr Systemadministrator Ihnen mittels Enterprise Manager die Berechtigung zur Archivierung von Objekten aus öffentlichen Ordern erteilt hat, verfahren Sie bitte wie oben beschrieben. Der Archivierungsvorgang wird, wie in Abb. 16 dargestellt, angezeigt und kann je nach Menge der markierten Objekte, Speichersystem und Netzwerkauslastung extrem kurz sein, sodass Sie möglicher Weise nachstehende Abbildung kaum wahrnehmen Abb. 16: Anzeige Archivierungsprozess Nach erfolgter Archivierung verändert sich das Symbol wie in Kapitel 2 beschrieben und die Größe des Objektes wird auf bis zu 2 K reduziert. Um ein archiviertes Objekt wie gewohnt anzeigen zu können, genügt der bekannte Doppelklick. Falls ein langsames Archiv Speichermedium eingesetzt wird, kann das Anzeigen einige Sekunden dauern. Der Archiv-Rechercheprozess wird wie in Abb. 17 dargestellt: Abb. 17: Anzeige Archiv-Recherche Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Outlook

14 14 Anwenderhandbuch Client AddIn 4.2. Ausgewählte s wiederherstellen Um ein archiviertes Objekt wieder in den MS-Exchange Store zurück zu laden, markieren Sie zunächst in MS-Outlook die betreffenden s und aktivieren Sie die Funktion [Ausgewählte Nachrichten wiederherstellen...] aus der Menüzeile oder Funktionsknopf [Wiederherstellen]. Abb.18: Wiederherstellen archivierter Objekte Abb.19: Wiederherstellen archivierter Objekte Nach dem Klick auf [Ausgewählte Nachrichten wiederherstellen], bzw. [Wiederherstellen], bekommen Sie folgende Dialogbox angezeigt. Abb. 20: Dialogbox Wiederherstellen von s Die aktivierte Option [Aus dem Archiv löschen] bedeutet, dass das im Archiv mit einem Löschfreigabevermerk versehen wird, nachdem eine Kopie des Objektes in den aktiven MS Exchange Store zurückgeladen wurde. Nach Ablauf der hinterlegten Aufbewahrungsfrist (die Aufbewahrungsfrist oder auch Retention Time wird vom Administrator eingestellt) wird das unwiederbringlich aus dem Archiv gelöscht wird. Bis zur endgültigen Löschung kann die Volltextsuche auf diese s angewendet werden. Wenn Sie das Häkchen ausschalten wird im Archiv KEINE Löschfreigabe gesetzt. Anmerkung: Wird ein archiviertes irrtümlich (z.b. mit der [Entf] Taste der PC Tastatur) gelöscht, kann Ihr Systemadministrator dieses Objekt aus dem Archiv wiederherstellen. H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

15 Anwenderhandbuch Client AddIn Ausgewählte s aus dem Archiv löschen Wenn Sie archivierte s aus Ihrer Mailbox löschen möchten, markieren Sie die betreffenden Objekte und leiten Sie den Löschvorgang entweder durch Auswahl der Menüfunktion [Aus dem Archiv löschen...] oder durch Anklicken des entsprechenden Funktionsknopfes im Menübalken ein. Abb. 21: Löschen von Objekte Nach dem Klick auf [Aus dem Archiv löschen...] bekommen Sie folgende Dialogbox angezeigt: Abb. 22: Dialogbox Löschen von Objekte Die durch Häkchen aktivierte Option [Aus dem Archiv löschen] bedeutet, dass sowohl der Platzhalter (Archivlink) in der Mailbox gelöscht wird und das im Archiv mit einem Löschfreigabevermerk versehen wird. Nach Ablauf der hinterlegten Aufbewahrungsfrist (die Aufbewahrungsfrist oder auch Retention Time wird vom Administrator eingestellt) wird das unwiederbringlich aus dem Archiv gelöscht. Bis zur endgültigen Löschung kann Ihr Systemadministrator den Löschvorgang jedoch rückgängig machen und das wieder bereitstellen. Wenn Sie das Häkchen ausschalten wird im Archiv KEINE Löschfreigabe gesetzt. Es wird lediglich der Platzhalter (ArchivLink) aus dem MS Exchange Store gelöscht. Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Outlook

16 16 Anwenderhandbuch Client AddIn 4.3. Volltextsuche Die Volltexsuche ist ein mächtiges Werkzeug um archivierte Objekte aufzuspüren, die am traditionellen Weg nicht zu finden wären. Die Volltextsuche erlaubt die Recherche in Texten und Dateianhängen (ausgenommen Bilddateien), sofern diese mit archiviert wurden. Die Volltextsuche kann auch auf Objekte angewendet werden, die vom Archiv in den Exchange Store zurückgeladen wurden oder als gelöscht gekennzeichnet sind. Die Volltextsuche kann wie alle Funktionen entweder aus der Menüzeile oder den zugeschalteten Funktionsknöpfen gestartet werden (Abb. 23 und 24). Abb. 23: Start Volltextsuche über Menüzeile Abb. 24: Start Volltextsuche über Funktionsknöpfe im Menübalken Nach Start der Volltextsuche wird ein Dialogformular (Abb.25) geöffnet um dem Anwender die Eingabe von Suchtexten zu ermöglichen. Das Auswahlfeld Suche: ermöglicht dabei die Einschränkung der Suche auf Teile: Betreff, Text, Dateianhang oder über alle Bereiche. Abb. 25: Dialogformular für Volltextsuche H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

17 Anwenderhandbuch Client AddIn 17 Nach Eingabe eines Suchtextes wird mit der Funktionstaste [Suchen] der Suchlauf eingeleitet und die Treffer im Formularbereich Ergebnisse angezeigt (Abb.26) wo Sie Objekte markieren und mittels Klick auf [Anzeigen] oder einem Doppelklick auf das Objekt sofort öffnen können. Abb. 26: Anzeige gefundene Objekte Dieses gefundene Objekt wurde archiviert und ist aktiv. Dieses gefundene Objekt wird nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus dem Archiv gelöscht. Hinweis: Während der Suche werden die gefundenen Worte in jedem Objekt mitgezählt. Die Anzeige der Trefferliste erfolgt dann absteigend nach Anzahl Vorkommen. Falls zu einem Objekt mehrere Versionen archiviert sind (siehe Kapitel 4.4 Versionierung) werden diese als einzelne s angezeigt. Als Anwender erkennen Sie die Versionen an der angeführten Ziffer in der Spalte Version in der Trefferliste. Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Outlook

18 18 Anwenderhandbuch Client AddIn Volltextsuche erweitert Durch Kombination der Suchbegriffe mit logischen Operanden wie AND und OR können Sucheaufträge verfeinert werden um eine kürzere Trefferliste zu erhalten. Bei Eingabe mehrerer Suchbegriffe, die durch Leerzeichen getrennt sind, wendet die Volltextsuche das Bindewort AND automatisch im Hintergrund an. Abb. 27: Suche nach Objekte unter Verwendung des Operators AND und Anzeige Trefferliste. Beispiel: Die Suche nach test AND fulltext liefert die identen Ergebnisse wie die Suchbegriffe test fulltext oder fulltext test. Die Volltextsuche unterscheidet nicht zwischen Gross- und Kleinschreibung. Dies gilt auch für die Abfrageoperanden AND, OR und LIKE. H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

19 Anwenderhandbuch Client AddIn 19 Zusätzliche Suchoperanden erlauben das Gestalten umfangreicher Suchraster um eine hohe Trefferquote zu ermöglichen. Operator Beschreibung Syntax Beispiel % _ (unterstrich) [ ] [^] Findet alle Texte in welchem die gesuchten Zeichenketten enthalten sind. Platzhalter für Einzelzeichen Platzhalter für einen Bereich von/bis Zeichen ([a-f]) oder ([abcdef]). Platzhalter für einen Zeichenbereich welcher NICHT enthalten sein soll ([^a-f]) oder ([^abcdef]). LIKE %text% findet alle Worte welche die Zeichenkette text enthält. Beispiel: umgetextet, textfolge, einleitungstext LIKE _est findet alle Worte mit 4 Zeichen die mit est enden Beispiel: test, west, Rest LIKE [C-P]arsen' findet alle Worte, die mit arsen enden und mit einem einzelnen Zeichen zwischen C und P beginnen. Beispiel: Carsen, Larsen, Karsen LIKE de[^l]%' findet alle Worte die mit de beginnen und Folgezeichen nicht L lauten. Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Outlook

20 20 Anwenderhandbuch Client AddIn 4.4. Versionierung Wird ein archiviertes Objekt geöffnet und bearbeitet, so wird diese neue Version beim nächsten Archivierungslauf automatisch archiviert. Um frühere Versionen eines Objektes ansehen und bearbeiten zu können müssen Sie zunächst das betreffende Objekt markieren. Danach wählen Sie in der Menüzeile [Versionen anzeigen]oder im Funktionstastenbalken die Funktion [Versionen]. Abb. 28: Start Versionen über Menüleiste Abb. 29: Start Versionen über Funktionsknöpfe im Menübalken Nun werden alle verfügbaren Versionen zum markierten Objekt in einem speziellen Fenster aufgelistet (Abb.30) und für weitere Transaktionen bereitgestellt. Abb. 30: Auflistung aller verfügbaren Objekt Versionen. [Anzeigen] zeigt die ausgewählte Version an, ohne eine vorhandene Version zu ersetzen. [Wiederherstellen] kopiert die gewählte Version in den MS-Exchange Store und stellt diese im MS-Outlook Postfach zur Verfügung. [Erstellen] erstellt ein neues Objekt, basierend auf der gewählten Version. H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

21 Anwenderhandbuch Client AddIn 21 Hinweis: Wenn Sie eine neue Version zu einem bestehenden Objekt erzeugen möchten, so öffnen und ändern sie dieses. Danach speichern Sie die Änderung um eine neue Version im Archiv zu bilden (Abb.31). Abb. 31: Bilden einer neuen Version Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Outlook

22 22 Anwenderhandbuch Client AddIn 4.5. Offline Synchronisation Mit ist das Arbeiten mit archivierten Objekten im MS-Exchange Offline Betrieb möglich. Bevor Sie in den Offline Modus umschalten, müssen Sie zunächst die MS-Outlook Mailbox mit dem MS-Exchange Server synchronisieren. Danach wählen Sie in der Menüzeile oder im Funktionstastenbalken die Funktion [Offline Ordner Synchronisierung]. Abb. 32: Offline Folder Synchronisation Nach Beendigung der Offline Sitzung müssen Sie MS-Outlook neuerlich mit dem MS-Exchange Server synchronisieren. Dann führen Sie die Synchronisation gegen über die Menüzeile oder im Funktionstastenbalken die Funktion [Offline Ordner Synchronisierung]. H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

23 Anwenderhandbuch Client AddIn Einstellungen Nach Auswahl der Funktion [Einstellungen] in der Menüzeile steht Ihnen ein Formular zur Einstellung verschiedener Eigenschaften zur Verfügung. Register: Archiv Das Registerblatt ARCHIV erlaubt mittels sogenannter Radiobuttens (Auswahlknöpfe) die Festlegung, ob der Bodytext der Objekte im Format Text oder HTML archiviert werden soll. Zusätzlich kann hier die Verbindung im Netzwerk zum Archivserver geändert werden. Abb. 32: Optionen, Archiv Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Outlook

24 24 Anwenderhandbuch Client AddIn Register: Sonstiges In diesem Register können Sie festlegen wann eine automatische Offline Synchronisation erfolgen soll. Zur Verfügung stehen die Möglichkeiten: Auto Synchronisation wenn MS-Outlook gestartet wird. Auto Synchronisation wenn MS-Outlook beendet wird. Abb. 33: Optionen, Offline Folder Einstellungen Der Funktionsknopf [Ordner Einstellung] öffnet ein Dialogformular zur Einstellung der Cache Folder- und Offline Eigenschaften. H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

25 Anwenderhandbuch Client AddIn 25 Im Einstellungsbereich -Cache folder- kann der Cachespeicher mittels der Funktionstaste [Cache löschen] geleert werden. Die Änderung der Speicherplatzgröße des AddIn Caches kann über die Funktionstaste [Einstellungen...] vorgenommen werden. Im Einstellungsbereich Offline folders- können die zur offline Synchronisation bestimmten Postfächer ausgewählt werden. Zusätzlich kann zu jedem gewählten Postfach eine Speicherlimitierung eingetragen werden. Abb. 34: Optionen, Cache Folder und Offline Folder Einstellungen Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Outlook

26 26 Anwenderhandbuch Client AddIn 4.7. Info Die über Menüzeile wählbare Funktion [Info...] zeigt die Nummer der installierten AddIn Version. Abb. 34: Funktion Info... über Menüzeile starten Informationen zur Version von AddIn, Status und Funktionen. Abb. 35: Informationen zur Version von AddIn, Status und Funktionen. Mittels der wechselnden Funktionstasten [Aktivieren] und [Deaktivieren] kann die MS-Outlook Erweiterung AddIn ein- oder abgeschaltet werden. Wenn der Systemadministrator Ihre Rechte hinsichtlich Funktionalitäten geändert hat, so aktivieren Sie diese mittels Funktionstaste [Verbinden] und [OK]. H&S Heilig und Schubert Software AG 1150 Wien

27 EINLEITUNG 27 Diese Seite ist bewusst leer gelassen. Userhandbuch Client AddIn V 2 für Microsoft Outlook

28 Headquarter (Austria): H&S Heilig und Schubert Software AG A-1150 Wien, Stättermayergasse 30 Tel. +43 (0) Fax +43 (0) Mail: URL: Mail Support: Germany: H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH D Schwabach, O Brien Strasse 3 Tel: +49 (0) Fax +49 (0) Mail:

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