10.15 Frühstückspause

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1 9:00 Begrüßung und Vorstellung der Agenda 9: Datenschutz, Compliance und Informationssicherheit: Wie halten Sie es mit Ihren Daten? Aktuelle Herausforderungen für mittelständische Unternehmen Thomas Schneider, externer Datenschutzbeauftragter (TÜV) und Datenschutzauditor (TÜV), ORGATEAM GmbH Frühstückspause Der tägliche Dokumentenwahnsinn: Mit rechtskonformen Lösungen zur sicheren Dokumentenablage Thomas Kimmel, Leiter Vertrieb DMS Lösungen, REGLER Eine Mobilstrategie für Ihr Unternehmen Tipps zur Umsetzung

2 Der tägliche Dokumentenwahnsinn Mit rechtskonformen Lösungen zur sicheren Dokumentenablage Thomas Kimmel Stand:

3 Agenda 1. Ausgangslage 2. Was sagt der Gesetzgeber 3. Was sagt die Praxis 4. Diskussion

4 Ausgangslage Sebastian Grub & Thomas Kimmel

5 Ausgangslage Was ist ein Dokument?

6 Ausgangslage Dokumenteneingang INPUT Rechnungen Bestellungen Posteingang MAIL ERP Application CRM Application

7 Ausgangslage Prozesse Manuelle papierorientierte Prozesse Automatisierte Prozesse

8 Ausgangslage Ablage

9 Ausgangslage Wie kann ich nun damit Rechtskonform archivieren???

10 Was sagt der Gesetzgeber Sebastian Grub & Thomas Kimmel

11 Was sagt der Gesetzgeber Rechtliche Anforderungen: Handelsgesetzbuch (HGB) Abgabenordnung (AO) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (GoBS) Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS (VOI) Prüfkriterien Dokumenten Management Lösungen (TÜViT/ VOI)

12 Was sagt der Gesetzgeber Archivgesetze des Bundes und der Länder auf ewige Zeit angelegte Aufbewahrung von Archivgut elektronischer Unterlagen Erhalt von Unterlagen archivrechtliche Sicht technische Sicht befristete Aufbewahrung von Dokumenten Langzeiterhaltung der Dokumente elektronischer Unterlagen elektronische Archivierung Sonstiges kaufmännische Sicht Verwaltungsrecht Arbeits- u. Sozialrecht Branchenbezogene Archivierungsbestimmung GDPdU GoBS handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten

13 Was sagt der Gesetzgeber GoBS: Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind von der deutschen Finanzverwaltung durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 7. November 1995 aufgestellte Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen. GDPdU Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.

14 Was sagt der Gesetzgeber

15 Was sagt der Gesetzgeber

16 Was sagt der Gesetzgeber 1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. 2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren. 4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden. 5. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können. 6. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden. 7. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden. 8. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

17 Was sagt die Praxis Sebastian Grub & Thomas Kimmel

18 Was sagt die Praxis Darf ich Unterlagen nach dem Scannen vernichten? Nach dem Archivieren im DMS dürfen Sie Ihre Original-Dokumente in Papier vernichten, sofern folgende Voraussetzungen gegeben sind: 1. Das Verfahren der elektronischen Archivierung - und dies betrifft nicht nur das DMS selbst - entspricht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. 2. Die Verfahren sind in einer Verfahrensdokumentation beschrieben. 3. Keine weiteren Rechtsvorschriften außer dem Handelsrecht und der Abgabenordnung verlangen die Aufbewahrung im Original (z. B. Mietrecht).

19 Was sagt die Praxis Darf ich Unterlagen nach dem Scannen vernichten? Folgende Dokumente sollten Sie immer im Original (Papier) aufbewahren: Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse Beurkundete oder beglaubigte Dokumente Schuldversprechen, Schuldanerkenntnisse, Bürgschaftserklärungen, Testamente Urteile, Gerichtsbeschlüsse, gerichtliche Vergleiche, notarielle Urkunden Dokumente, die nur in Papierform als Beweismittel anerkannt werden Bei Rechnungen, die außerhalb von Deutschland vorgelegt werden müssen, müssen Sie die geltenden Vorschriften des entsprechenden Landes beachten!

20 Was sagt die Praxis Ist das Archiv revisionssicher? Natürlich entsprechen die meisten DMS Systeme den Anforderungen der Abgabenordnung, der GDPdU sowie allen gängigen Rechtsvorschriften zur elektronischen Archivierung. Die Revisionssicherheit besteht allerdings aus mehr Komponenten als nur der reinen Software, darunter ausfallsichere Hardware, ein entsprechendes Datensicherheitskonzept sowie ordnungsgemäße Verfahren. Diese Komponenten müssen Sie in einer Verfahrensdokumentation beschreiben.

21 Was sagt die Praxis Was ist eine Verfahrensdokumentation? Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes Beschreibung der sachlogischen Systemlösung Beschreibung der technischen Systemlösung Migration (Hardwarekomponenten, Softwarekomponenten, Systemwechsel) IT-Sicherheit (Daten- und Zugriffsschutz) Technischer Betrieb DMS-bezogene Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisungen Mitarbeiterqualifikation Test und Abnahme Wartung (Wartungsbereiche, Wartungspersonal, Wartungsdokumentation)

22 Was sagt die Praxis Welche Variante der Archivierung soll ich einsetzen? Auch s welche Handelsbriefe sind, sind nach 147 Abs. 1 der Abgabenordnung aufbewahrungspflichtig. Da sie originär digitalen Ursprungs sind, reicht dabei ein Ausdruck auf Papier nicht aus. Es gilt, s originär und unverändert zu archivieren. Serverbasierte Archivierung Clientbasierte Archivierung Wichtig ist die Regelung von privaten Mails! Die private Nutzung der Adressen wird untersagt und das Verbot regelmäßig kontrolliert.

23 Was sagt die Praxis Benötige ich zur langfristigen Archivierung nur einmal beschreibbare Speichermedien? Weder der Gesetzgeber ( 147 Abs. 2 AO) noch die Finanzbehörden (GDPdU/ GoBS) schreiben ein bestimmtes Speichermedium vor. Wesentliche Anforderung: Die Speicherung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt. Zur rechtskonformen Archivierung sind nicht nur ausschließlich WORM-Medien zulässig! Vielmehr hat der zur Archivierung Verpflichtete sicherzustellen, dass die verwendeten Datenträger Änderungen nicht mehr zulassen!

24 Was sagt die Praxis Die Lösung könnte sein. ECM als Unternehmensstrategie Und nun???

25 Lösungsszenario Zusammenfassung 1. Die meisten DMS / Archiv Systeme sind revisionssicher 2. Ein strukturiertes Mailmanagement ist ein wichtiger Faktor für die erechnung 3. Eine einheitliche ECM Strategie spart Kosten und ermöglicht klare Erfolgsmomente 4. Wichtig ist eine Verfahrensdokumentation

26 Diskussion Sebastian Grub & Thomas Kimmel

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