Strukturierung, Versionierung und Archivierung von Daten und Dokumenten

Transkript

1 Strukturierung, Versionierung und Archivierung von Daten und Dokumenten Marc Gasper 13. Workshop EDV in der Stadtplanung am an der Hochschule für Technik (HFT) in Stuttgart

2 Agenda Teil A Rahmenbedingungen Hintergründe zum Thema Diskussion der Dokumentationsstrukturen bei den Workshopteilnehmern Sichtweisen auf Dokumente Anforderungen an DMS Teil B Bedeutung der Untersuchung von Arbeitsprozessen für das Dokumentenmanagement Erarbeitung/ Abbildung eines Verwaltungsprozesses Teil C Anwendungsbeispiel Kombination GIS-DMS Anforderungen und Maßnahmen für die DMS-Einführung Fazit / Ausblick 2

3 Aufbewahrungspflichten für Schriftgutarten Bauakte Baugenehmigung Baupläne Steuerrelevante Dokumente 6 Jahre* 6 Jahre* 6 Jahre* 10 Jahre Verschiebung der Bauakten in Landeshauptarchive erfolgt erst, wenn die Akte seit 30 Jahren nicht mehr verwendet wurden, in Berlin erst nach 90 Jahren** Archivare meinen mit Archivierung die dauerhafte Aufbewahrung Jahre Herausforderungen Revisionssicheres Speichern von Dokumenten? Wiederfinden einzelner Dokumente nach mehreren Jahren? was passiert mit Software und Datenformaten? * Quelle: Th. Müller Aktenaufbewahrung, Vernichtung u. Entsorgung ( ) Grundlage 257 HGB, 147 AO ** Quelle: 3

4 Wie sieht Ihre Archivierung aus? 4

5 Datei-Management wird zu Dokumenten- Management Lokale Festplatte C:\eigene Dateien Festplattenpartition Datei-System (File-Server) Zentrale Speicherung Möglichkeit der Strukturierung Zentrale Sicherung Dokumenten-Management- Systeme (DMS) Vorgangsbearbeitungs-Systeme (VBS) Archivlösungen Strukturierte Dokumentenablage Einfache Sicherung Integration in IT- Gesamtkonzept Änderung/ Beschleunigung von Geschäftsprozessen Versionierung 5

6 Diskussion von Dokumentationsstrukturen Diskussion der Dokumentationsstrukturen (Dokumentation von Planungen und Projekten) in den Institutionen der Teilnehmer 6

7 Leitfragen Dokumentationsstruktur 1. Dokumentationsstruktur Sind die Dokumente zu einem zu dokumentierenden Projekt entsprechend unter diesem Projekt zusammengefasst? Gibt es für die Dokumentation/ Dokumentenablage eine einheitliche Struktur, nach der alle Dokumente abgelegt werden? Sind die Dokumente thematisch oder nach Art der Dokumente klassifiziert? Werden Dokumente entsprechend dieser Klassifizierung nach Art oder Thema gekennzeichnet oder verschlagwortet? Gibt es für Ihre Dokumentation ein nach einheitlichen Regeln aufgebautes Inhaltsverzeichnis? Basiert die Dokumentation auf ggf. existierenden gesetzlichen Vorgaben oder Best-Practice? Ist sichergestellt, dass alle von gesetzlichen Vorschriften geforderte Dokumente archiviert sind? Werden ggf. existierende Dokumentationsregeln verpflichtender Bestandteil in Ausschreibungungen? Gibt es schriftlich fixierte Dokumentationsrichtlinien (in einem Handbuch und für alle Mitarbeiter verfügbar)? 7

8 Leitfragen Qualität der Dokumentation 2. Qualität Entspricht die verfügbare digitale Dokumentation dem Stand der jeweiligen Projektumsetzungen, d. h. sind alle relevanten Informationen digital verfügbar? Stehen die Kosten/ Aufwendungen für die Dokumentation in einem guten Verhältnis zur verfügbaren Qualität? Umfasst die Dokumentation alle relevanten Informationen aller beteiligten Abteilungen? 8

9 Leitfragen physische Archivierung 3. Physische Archivierung Ist die Verteilung der Dokumente (Sachdaten, Pläne, Urkunden, etc. ) in Ihrer Behörde/ Unternehmen für alle Mitarbeiter transparent? Sind diese Dokumente gemäß einer gültigem Dokumentationsstruktur abgelegt? Verbringen die Mitarbeiter einen vertretbaren Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach wichtigen Dokumenten oder Urkunden? 9

10 Leitfragen elektronische Archivierung 4. Elektronische Archivierung Gibt es für alle Dokumente (Sachdaten, Pläne, Urkunden, etc. ) elektronische Archive? Werden diese Archive redundant gehalten? Entsprechen die Archive den analog orientierten Dokumentationsstrukturen? Gibt es effiziente Suchfunktionen für das Auffinden von Dokumenten? Werden Dokumente in proprietären Dateiformaten gesichert? Ist die elektronische Archivierung revisionssicher? Gibt es allgemeingültige Austauschformate für die Urkundendokumentation? Haben alle relevanten Mitarbeiter Zugriff auf die elektronische Archivierung Sind die Antwortzeiten des elektronischen Archivs zufriedenstellend? 10

11 Leitfragen Organisation 4. Organisation Ist es transparent, wer für die Erstellung und Pflege der Dokumentation zuständig ist? Ist es transparent wer für die Qualität der Dokumentation verantwortlich ist? Gibt es einen behörden- bzw. unternehmensweit einheitlichen transparenten Prozess für die Erstellung von Dokumentationen? Gibt es einen einheitlichen und transparenten Prozess für die Aktualisierung der Dokumentation? Sind diese Prozesse schriftlich fixiert und für alle betroffenen Mitarbeiter zugänglich? 11

12 Ziele des Dokumentationsmanagements Schaffung systemübergreifender Strukturen für Dokumente und Daten Festlegung der rechtlichen und betrieblichen Relevanz von Informationen Strukturieren und Aufarbeiten von vorhandenen Dokumentationen Schaffung einheitlicher, systemunabhängiger Informationsstrukturen Digitale Abbildung der Dokumentation 12

13 Komponenten der Dokumentation Dokumentation von Planungsprojekten Projektdokumentation (Planung, Spezifikation, Erstellung, Umbau, Rückbau) Bestandsdokumentation Fachinformationen Archivierungsmedien Analoge Ordner Digitale Archive Analoge Ordner Digitale Archive Analoge Planwerke Fachanwendungen Datenbanken Archivierte Informationen Entwürfe Protokolle Schriftverkehr Anträge Bestandspläne Geodatensätze Liegenschaftskataster Altlasten... Rechnungen Fachplanungen Ökologie Immobilienbewertungen... 13

14 Organisation von Dokumenten aus Sicht der Anwender Die Sichtweisen ergeben sich aus den Fragestellungen der Anwender, wie z.b. Zu welchem Objekt, zu welcher Maßnahme gehört ein Projekt / welche Projekte gehören zu einer Maßnahme? Wo befindet sich ein Projekt, wo befindet sich eine Maßnahme? Wie ist der Bearbeitungsstand einer Maßnahme? Welche Projekte sind im geplanten Investitionshaushalt? Welche Projekte oder Tätigkeiten habe ich als Bearbeiter zu erledigen? Welche Tätigkeiten sind von einer Organisationseinheit noch zu erledigen? 14

15 Strukturierung von Dokumenten in einem Aktenplan 15

16 Sichtweisen auf Dokumente in einem DMS Planerische Sichtweise Schriftverkehr Anträge Vorgang Vorgang 16 Schriftverkehr Anträge Link 573/03 686/03 945/ Original Posteingang / -ausgang 005 Gemeinde Vertragliche Unterlagen Vertragliche Unterlagen Ortsteil 002 Vertragliche Unterlagen Projektleiter/ Sachbearbeiter Link Kaufmännische Unterlagen Kaufmännische Unterlagen Vertragliche Unterlagen Gebiet Schriftverkehr Kaufmännische Unterlagen Schriftverkehr Anträge Grundstück Kaufmännische Unterlagen Technische unterlagen Technische unterlagen Technische Unterlagen Original Objektorientierte Sichtweise

17 Teil B Bedeutung der Untersuchung von Arbeitsprozessen für das Dokumentenmanagement 17

18 Optimale Ablage und Dokumentation durch Einbindung in Arbeitsprozesse Prozessmanagement Prozessbetrachtung und optimierung Standardisierung der Abläufe Steuerung und Automatisierung der Prozessschritte Abbildung in vorhandenen Systemen / DMS Behördenweite, systemübergreifende Integration Einbindung der Dokumentations- und Datenstrukturen in die Abläufe (Kopplung von DMS und Prozesssteuerung) 18

19 Standardisierte Workflows im DMS machen Abläufe effizienter Nachher Strukturierte Systematik der technischen Unterlagen Vorher Chaos ohne Überblick 19

20 Detaillierte Prozessaufnahme ist Basis für deren Integration im DMS Prozessaufnahme mit dem Excelbasierten Werkzeug ProMic* Schrittweise werden alle Aufgaben und Funktionen eines Prozesses aufgenommen Auswertung und Optimierung erfolgt im Anschluss *kostenfreier Download: 20

21 Prozessoptimierung und DMS verringert die Projektdauer Durchlaufzeit/Projektdauer: funktionsorientiert T 1 Ü1 T 2 T T Ü2 Ü3 Ü4 3 4 Durchlaufzeit/Projektdauer Bearbeitungszeit Übergangszeit T 1 T 2 T 3 T 4 Ü4 Durchlaufzeit/Projektdauer: prozessorientiert Die Durchlaufzeit (Projektdauer) kann durch prozessorientierte Ablauforganisation und konsequente DV-Unterstützung erheblich verkürzt werden. 21

22 Technische Hilfsmittel erhöhen die Qualität und Effizienz der täglichen Arbeit Einheitliche Zugriffsplattform Planungssysteme: GIS CAD Fachdatenbanken Dokumentenmanagement-System DMS Kaufmännische- Kunden und Verwaltungssysteme (CRM, ERP, etc.) Office-Systeme Archiv-Systeme 22

23 Systematisierung der Arbeitsschritte durch definierte Workflows Prozessbausteine IT-Verfahren DMS Fachanwendungen Fachanwendungen DMS/ GIS/ CAD Fachanwendungen/ ERP/ GIS/ CAD/ Office 23

24 Teil C Beispielhafte Integration von GIS in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) mit Workflow-Engine Automatisiertes Anlegen einheitlicher Verzeichnisstrukturen im DMS aus dem GIS heraus 24

25 Anwendungsbeispiel Workflow-Steuerung Persönliche Aufgabenverteilung in einem DMS Steuerung und Visualisierung des Prozessablaufs Aufgabenliste und Bestätigung der Erledigung einer Aufgabe Darstellung der aktuellen Aufgabe im Workflow 25

26 Anforderungen und Maßnahmen im Dokumentationsmanagement Anforderungen an das Dokumentations- und Workflow-Management Aktualität Richtigkeit der Informationen Vollständige Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente Transparente Verteilung der Verantwortung und Zuständigkeiten Datensicherheit Optimierte Durchlaufzeiten bei Projekte und der Entstehung von Dokumente und Daten Notwendige Maßnahmen Entwicklung und Pflege von effizienten Geschäftsprozessen und Verantwortlichkeiten Entwicklung und Implementierung von Dokumentationsstrukturen und richtlinien Verankerung in der Organisation Maximale Automatisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse 26

27 Vorteile der EDV-Unterstützung im Dokumentations- und Workflowmanagement Vorteile im Workflowmanagement und bei der Prozessautomatisierung Effizienzsteigerung bei Prozess- und Projektdurchläufen Reduzierung Prozesszeiten Prozesstransparenz und Steuerungsmöglichkeiten Vorteile der digitale Dokumentation Senkung der Zugriffszeiten auf Daten und Dokumente Optimale Auskunftsfähigkeit und Auskunftssicherheit Sicherstellen von Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Dokumentation Dokumenten- und Datensicherheit 27

28 Fazit Werkzeuge am Markt Es gibt eine Vielzahl von Systemen am Markt Für Landes und Bundesbehörden sind bislang DOMEA-zertifizierte Produkte verpflichtend (bislang 6 Systeme zertifiziert) Einige Länder bieten Kommunen DMS-Systeme über Rahmenverträge an (z. B. RLP) In anderen Bundesländern gibt es Herstellerkooperationen mit Rechenzentren Aber Keine Neuanschaffung ohne Bedarfsanalyse und Konzeption Kein System erfüllt unmittelbar nach der Installation die Anforderungen Systeme müssen auf die individuellen Anforderungen angepasst werden Die Vorgehensweise bei der Einführung ist Abhängig von der Größe der Organisation und der Anzahl der einzubeziehenden Prozesse (Stufenweise Umstellung / Umstellung zum Stichtag) In vielen Fällen ist die Begleitung der Einführung durch unabhängige Dritte sinnvoll 28

29 Ansprechpartner Vielen Dank Marc Gasper Dipl.-Ing. Consultant / Projektmanagement Fon / Mobil 0170 / gasper@esn-consult.de ESN Consult GmbH Alstertower Büro Wörrstadt bei Mainz Lübecker Straße 1 Spiesheimer Weg Hamburg Wörrstadt 29