Elektronische Rechnungsstellung und Archivierung

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1 Elektronische Rechnungsstellung und Archivierung IHK Stade für den Elbe-Weser-Raum, 27. November 2014

2 Wer ist die DATEV? DATEV - Genossenschaft von rund Steuerberater, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten... Auftrag: Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit und wirtschaftliche Förderung der DATEV-Mitglieder Unterstützung bei allen Dienstleistungen der DATEV-Mitglieder für deren Mandanten, dabei gilt: Mitglied Unternehmen Grundsatz: DATEV spricht Unternehmen von sich aus nicht direkt an es sei denn, der Steuerberater gibt sein Einverständnis

3 Wer ist die DATEV? Softwarehaus und IT-Dienstleister mit über 40 Jahre Erfahrung mit Software, Services und RZ-Dienstleistungen Jeden Monat werden über 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV-Software erstellt. Die Finanzbuchführung von rund 2,5 Millionen Unternehmen in Deutschland wird mit DATEV-Software erstellt. Mehr als Unternehmen nutzen DATEV-Anwendungen in Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater im eigenen Betrieb. das DATEV-Rechenzentrum ist die Datendrehscheibe zwischen Unternehmen und deren Steuerberatern sowie ca. 200 Institutionen (z.b. Finanzverwaltungen, Krankenkassen Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaften, Banken oder statistische Ämter... rund Mitarbeiter wickeln rund 2,4 Mio. Servicekontakte ab über Teilnehmer besuchen jährlich DATEV-Seminare

4 Datendrehscheibe DATEV Rechenzentrum Finanzämter Herstellerreporting Digitale Belege Geschäftspartner Vollmachtsdatenbank, vorausgefüllte Steuererklärung Umsatzsteuer- Voranmeldung Bescheidabgleich Steuerkonto ebilanz Authentifizierung Banken Überweisungen Lastschriften Kontoauszüge Zusammenfassende Meldung, EHUG Behörden Sozialversicherungsträger Meldungen Digitale Belege Archivierung Unternehmen Sepa/Zahlungs- verkehr Sepa/Zahlungsverkehr Kanzlei Digitale Belege Archivierung Auswertungen

5 DATEV-Rechenzentrum als digitale Datendrehscheibe Finanzamt UStVA, LStA, ZM, Lohnsteuerbescheinigung, ESt-, GewSt-, USt-Erklärungen/Bescheide, Finanzamt Registrierung, Adressenpflege, Elster, Steuerkonto online, ZIVIT (Übermittlung ab 2013) (19,7 Mio. Datensätze) Sozialversicherung* Rentenversicherung (1,2 Mio.) Krankenkassen (74,9 Mio. ) Versorgungswerke (1,6 Mio.) Ausgleichskasse für Augenoptiker ( ) Bauhauptgewerbe (SOKA-Bau) (3,2 Mio.) Sozialversicherung Lohnausgleichskasse Dachdecker ( ) Urlaubskasse Maler und Lackierer ( ) Sozialkasse Gerüstbau ( ) Garten- u. Landschaftsbau (77.763) Berufsgenossenschaften ( ) Steinmetzkasse (81.509) *Datensätze aus Bundesanzeiger Bundesanzeiger Offenlegung der Jahresabschlüsse (EHUG) Archiv und Datendrehscheibe (über 300 Mio. Datensätze) Elektronische Elektronische Rechnungen Vodafone, Rechnungen HAVI Logistics Zentrale Speicherstelle Zentrale Speicherstelle (ELENA, 152,1 Mio. Datensätze) Reporting Reporting z. B. McDonald s, Burger King, Intersport, SEAT, Euronics, ZEG, Honda, Hyundai Statistische Ämter Monatsbericht verarbeitendes Gewerbe Monatserhebung, Einzel-/ Statistische Ämter Großhandel, Gastgewerbe vierteljährlich/jährliche Verdiensterhebung ( Datensätze) Banken Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Überweisungen für: Löhne und Gehälter vermögenswirksame Banken Leistungen betriebliche Altersversorgung Krankenkassen Finanzamt (47 Mio. Datensätze) 5

6 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen

7 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen

8 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Übermittlungswege Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. per (Bilddatei, Textdatei) D , E-POSTBRIEF Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch)

9 Formelle Prüfung nach nach (4) (4) UStG: UStG: Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten enthalten 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und 9. in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers Online-Anwendungen 9

10 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen

11 Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend! Elektronischer Rechnungsverkehr SEPA GDPdU ELStAM Elektronische Steuererklärung neuer Personalausweis (npa) E-Government Digitalisierung der Geschäftsprozesse E-Bilanz

12 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken

13 Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel Umsatzerlöse Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36 z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (erechnung) gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen Euro Verminderung der Forderungen Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro

14 Der Druck steigt und kommt näher! (Österreich als Vorbild?) DATEV erechnung 14

15 Industrielle Lösungen (Trendbeschleuniger): Kosten für elektronisch signierte Rechnungen aus SAP Quelle: Esker GmbH:

16 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender Drucken Kuvertieren Verschicken Zahlung oder Mahnung Zahlungsabgleich Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 3,90 0,50 4,50 2,20 11,10 elektronisch, automatisiert 0 0,40 3,00 0,80 4,70 * Einsparung pro Rechnung 6,40 = 57 % Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld *Berücksichtigt sind 0,50 Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister

17 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger Empfangen Zuordnen Erfassen Prüfen Bestellabgleich Reklamation bearbeiten Zahlung Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 1,10 3,00 4,00 2,50 4,80 2,20 17,60 elektronisch, automatisiert 0 0 1,20 2,00 2,00 0,80 6,70 * Einsparung pro Rechnung 10,90 = 62 % *Berücksichtigt sind 0,50 Transaktions- Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in kosten für E-Invoicing Dienstleister einem veränderlichen Marktumfeld

18 Beispiel für digitale Unternehmensprozesse Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?

19 Detailansicht Kontobewegung - z.b. erechnung als digitaler Beleg

20 Zahlen vom Belegbild (DATEV Unternehmen online)

21 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen

22 erechnung was galt bisher (bis )? Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch qualifizierte elektronische Signatur elektronischer Datenaustausch (EDI) elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

23 Elektronische Rechnungen: Praktische Rahmenbedingungen für den Vorsteuerabzug (Altregelung) ordentliche Rechnung ( 14 Abs. 4 UStG) Signaturprüfung Prüfprotokoll revisionssicheres digitales Archiv für 10 Jahre (Aufbewahrung) Prüfprogramm Rechnung Signatur (evtl. eingebettet) Achtung: Sonst Vorsteuerabzug nicht erlaubt gewesen Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist. der Inhalt der Rechnung nicht verändert wurde

24 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen

25 Die Politik reagiert I Steuervereinfachungsgesetzes 2011 Ab 1. Juli 2011 (rückwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung zu erhöhen. In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist: Bundestag und Echtheit der Herkunft Bundesrat haben am Unversehrtheit des Inhalts dem Steuervereinfachungsgesetz Lesbarkeit einer Rechnung zugestimmt Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

26 erechnung Rechnungsstellung künftig Rechnungsaussteller Rechnung Rechnungsempfänger Papier? Digital? Egal!

27 Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011) Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit Lesbarkeit der Rechnung eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad alternativ: QES oder EDI elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

28 erechnung Authentizität Echtheit der Herkunft bedeutet, dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht. Kriterien: Wurde die Leistung bestellt? Wurde die Leistung korrekt erbracht? Ist der Zahlungsanspruch korrekt? Als Prüfpfade eignen sich u. a.: Auftragsbestätigung Lieferschein erechnung Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung Angebot

29 erechnung Integrität Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht verändert wurden. Kriterien und Prüfpfade: Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG vollständig und inhaltlich richtig (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) ergänzend: rechnerische Richtigkeit bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

30 erechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h., verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein (Abgleich Bestellwesen) als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

31 erechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach $ 14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen Angaben Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

32 Relevante Prüfschritte eines Innerbetrieblichen Kontrollverfahrens Prüfung der Lesbarkeit der Rechnung Prüfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein Prüfung auf doppelte Rechnung Prüfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.b. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen Prüfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden Prüfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind Prüfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist

33 erechnung Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger rechtfertigt die Annahme, dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind. Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

34 erechnung Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

35 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen

36 Herausforderung Elektronische Archivierung Die Speicherung gewaltiger Datenmengen in Form einer elektronischen Archivierung wird eine der zukünftigen Herausforderungen für Unternehmen

37 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten Handelsrecht Steuerrecht Gesetzliche Schriftform Spezialregelungen Handelsgesetzbuch (HGB) Abgabenordnung (AO) Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Medizin Buchführungspflicht Aufbewahrung Aufzeichnungen Aufbewahrung Gesetzliche Schriftform Öffentliche Verwaltung Zivilprozessordnung(ZPO) Umsatzsteuergesetz (UStG) Sozialgesetze Anforderungen an Rechnungen Beweiskraft Finanzdienstleister

38 Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungen gegenüber den Finanzbehörden Umsatzsteuergesetz Abgabenordnung Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU

39 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss Thema: -Archivierung

40 Begriffsdefinition Elektronische Archivierung Elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte, langzeitige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationsobjekten. Revisionssichere elektronische Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches 239, 257 HGB sowie der Abgabenordnung 146, 147, 200 und den GoBS (zukünftig GobIT) an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt

41 Situation Bürokratie-Abbau im Bereich Aufbewahrung Der Spiegel 3 9 /

42 Kennen Sie diese Frage zum Thema Archivierung? Kann ich dann auch meine (Papier-)Belege wegwerfen?

43 Praktische Umsetzung im Unternehmen

44 BMF-Schreiben von 2004, RZ 72 Papier vernichten ist grundsätzlich erlaubt Die Rechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger (z.b. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z.b. Magnetband, Diskette, CD-Rom) aufbewahrt werden (vgl. 147 Abs. 2 AO). Das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 1. Februar 1984 (BStBl I S. 155) und den diesem Schreiben beigefügten "Mikrofilm-Grundsätzen" sowie den "Grundsätzen DVgestützter Buchführungssysteme - GoBS -" (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7. November BStBl I S. 738), entsprechen. Unter dieser Voraussetzung können die Originale der Rechnungen grundsätzlich vernichtet werden (vgl. Abschnitt 255 Abs. 2 UStR). Bestätigt auch in der aktuellen GoBD des BMF

45 Das revisionssichere Archiv im Steuerrecht 147 AO: Abs. 2: Wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden, können die Papieroriginale bestimmter aufbewahrungspflichtiger Unterlagen vernichtet werden. Abs. 6: Originär digital erstellte Unterlagen müssen digital aufbewahrt werden. Dazu gehören: Geschäftliche s Automatisiert erzeugte Dateien mit Belegfunktion (z.b. EDI-Nachrichten, elektronische Rechnungen und Lieferscheine) Dokumentationen und Aufzeichnungen der korrekten Anwendung von automatisierten Datenverarbeitungsvorgängen, die Buchungen auslösen Eine rechtskonforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist nur mit einem revisionssicheren Archiv möglich!

46 Was braucht man für ein revisionssicheres Archivsystem? 1. Geeignete Software 2. Unveränderbare Speicherung 3. Verfahrensdokumentation? Zertifizierung Möglich, aber optional und nicht bindend. Entscheidend sind die oberen Kriterien!

47 Muster-Verfahrensdokumentation Muster für Verfahrensdokumentation damit gescannte Papierbelege vernichtet werden können Veröffentlich von BStBK und DStV im Marz 2014 Grundlage: TR Resiscan und Simulationsstudie ersetzendes Scannen Starkes Argument zur Positionierung der digitalen Buchführungsprozesse!

48 Wie sehen Beispielprozesse aus einer Verfahrensdokumentation aus? Prozess Dokumentenauswahl Eingangsrechnungen K1 K2 Tätigkeit Personen Ressourcen Eingangsstempel setzen sachliche Prüfung (Unterschrift) Ergänzung von Kontierungsdaten (Kontierungsstempel) rechnerische Prüfung (Unterschrift) Weiterleitung zum Scannen Ausgangsrechnungen Stempel Kontierungsstempel Tätigkeit Personen Ressourcen Kontrollen und Kontrollziele Kontrolle Beschreibung Aufzeichnungen Kontrollziel P6.1-K1- sachliche Prüfung P6.1-K2- rechnerische Prüfung P6.1-K3- Freigabe von Rechnungen Rechnungen werden auf sachliche Richtigkeit geprüft. Rechnungen werden auf inhaltliche, rechnerische Korrektheit geprüft. Rechnungen müssen vor dem Verschicken von einer hierfür autorisierten Person freigegeben werden. Unterschrift auf der Rechnung Unterschrift auf der Rechnung Freigabekennzeichen im ERP-System KZL02 KZL02 KZL02 Schreiben der Rechnung ERP-System K3 Freigabe der Rechnung ERP-System Drucken und Verschicken der Rechnung Drucker Weiterleitung zum Scannen

49 Wie sehen Beispielprozesse aus einer Verfahrensdokumentation aus? Prozess Scannen Eingangsrechnungen K1 o o Tätigkeit Personen Ressourcen Überprüfung der Eigenschaften des Dokuments Anpassen der Scaneinstellungen Einscannen Zusammenheften mehrseitiger Belege über die Standard-Scaneinstellungen als M-TIF EDV-Arbeitsplatz, Scanner EDV-Arbeitsplatz, Scanner EDV-Arbeitsplatz, Scanner K2 Sichtkontrolle des Bilds EDV-Arbeitsplatz K3 Ablage der TIF-Datei im Ordner EDV-Arbeitsplatz, Netzlaufwerk Kontrollen und Kontrollziele Kontrolle Beschreibung Aufzeichnungen P6.2-K1 Überprüfung des Dokuments P6.2-K2 Sichtkontrolle des Bilds P6.2-K3 Zugriff auf den Ordner Nur freigegebene bzw. geprüfte Dokumente dürfen gescannt werden. Durch diese Kontrolle soll sichergestellt werden, dass Dokumente vollständig gescannt werden und bildlich mit den Originalen übereinstimmen. Durch definierte Zugriffsregelungen im Ordner wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf gescannte Dokumente haben. Damit soll eine nachträgliche Manipulation nach dem Scannen verhindert werden. Dokument mit Unterschriften Rechteänderungs- Protokoll Kontrollziel Kennzeichnen des Papierbelegs als erledigt und Ablage in der Handakte KZL01 KZL02 KZL01 KZL02 KZL03

50 Beweiskraft digitalisierter Dokumente

51 Simulationsstudie Ersetzendes Scannen Die Papierablage ist ein Auslaufmodell Bürokratieabbau per simuliertem Gerichtsverfahren Universität Kassel und DATEV möchten das Ersetzende Scannen voranbringen Pressemitteilung vom 3. März 2014: Saubere Scanprozesse machen Papier überflüssig

52 Beweiskraft digitaler Dokumente Zielsetzung: Etablieren einer herrschenden Meinung bezüglich der Anerkennung digitaler Belege vor Gericht Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg: Im Regelfall dürften selbst die eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil führen". Wesentliche Ergebnisse: Gescannte Belege werden im Normalfall analog zu Papierbelegen anerkannt Die Speicherung in einem Archivsystem erfüllt die Anforderungen an die Datensicherheit Eine Verfahrensdokumentation erhöht nochmals die Verlässlichkeit der Digitalisierung (geregelter betrieblicher Prozess)

53 Dokumenten-Management-System: Folgen der steigenden Informationsmengen 80 % der Geschäftsdokumente liegen in unstrukturierter Papierform vor! Ein Dokument wird durchschnittlich fünfmal kopiert! (Quelle: Gartner Group) % der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung wird mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht!? 25 % aller Informationen in Unternehmen gehen verloren!

54 Arbeitsweise DMS am Beispiel Rechnungsprüfungsprozess: Rechnungseingang bis zur Buchung Beleg- bzw. Rechnungseingang scannen Verantwortlicher indexieren Prüfung und Freigabe geprüft Workflow- Unterstützung durch Weiterleitungsfunktion zur Kenntnisnahme zur Erledigung Genehmigungsprozesse Finanzbuchführung Beleg digital buchen Original an das Archiv Beleg-Anzeige und Verlinkung mit Buchungssatz geprüft gebuchte Belege werden für Datenaustausch mit Kanzlei exportiert

55 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen

56 Praxisbeispiel: Webdownload bei Telekommunikationsanbieter

57 Praxisbeispiel: erechnung als Eingangsrechnung (mit Signatur) Vorgehen: Überprüfung der Signatur (QES) oder Innerbetriebliches Kontrollverfahren

58 Beispiel für innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Muster Serviceschein Muster Rechnung

59 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben Schritt für Schritt vom Angebot zur erechnung BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Praxisbeispiel: erechnung als Ausgangsrechnung

60 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Rechnung ausdrucken oder direkt per (meist PDF-Format) versenden ideal: Buchungssätze für Ausgangsrechnung (inkl. digitalem Belegbild) stehen sofort in der Buchführung zur Verfügung

61 Rechnung: statt ausdrucken direkt per versenden

62 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen

63 Wie erfolgt meistens der Belegablauf? für die Steuerkanzlei Schwachstellen unvollständige Informationen Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb logistischer Aufwand Ablage im Unternehmen

64 Buchführung mit Zukunft digitaler Belegaustausch für die Steuerkanzlei Ihr Vorteil logistischer Aufwand entfällt Belege bleiben im Unternehmen kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermöglichen aktuellen Überblick, da alle Infos enthalten sind und: die Belege sind revisionssicher für die Betriebsprüfung archiviert Ablage im Unternehmen

65 Prozessdarstellung der Zusammenarbeit Steuerberater-Unternehmen Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Kanzlei Belege senden DATEV Unternehmen online Buchführung Beleg Buchung Datensicherheit Auswertungen Zahlungsvorschläge 66

66 Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung

67 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen

68 erechnungen in Europa/Deutschland: Formate heute und Ausblick 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % reine Strukturdaten EDI, XML elektronische Bilder PDF Hybrid PDF + XML Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld

69 ZUGFeRD in aller Munde! Das ZUGFeRD-Format kann für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden und ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ohne vorherige Verabredung

70 Was ist ZUGFeRD? Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) + "Zentraler User Guideline" (Zug) = ZUGFeRD (übergreifendes nationales Format für elektronische Rechnungen, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet wurde und an dem Verbände, Ministerien, Softwareanbieter und Unternehmen beteiligt sind)

71 Übertragungsformate für elektronische Rechnungen ZUGFeRD die entkoppelte, bildhafte Lösung die Lösung, die beides verbindet die aufeinander abgestimmten IT-Systeme Papier Bild-Datei ZUGFeRD PDF/A-3 inkl. XML Web EDI EDI Verarbeitungstiefe allgemeine Verarbeitbarkeit

72 Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung PDF/A-3 Container mit XML-Anlage auf Basis globaler Standards

73 Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format Kennung ZUGFeRD Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten Daten direkt in Erfassungsfelder Bankverbindungsdaten aus 74

74 Die Revolution im Rechnungswesen

75 BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation & neue Medien e.v Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln Elektronische Rechnungen sind technologieneutral Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten Signatur und EDI sind weiterhin möglich Jede Rechnung muss lesbar sein Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten Jede Rechnung muss aufbewahrt werden Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation) Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff (Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)

76 Sie suchen einen Steuerberater? Sie finden ihn im Steuerberatersuchdienst auf der Homepage Ihrer regionalen Steuerberaterkammer, zum Beispiel: oder beim DATEV-Mitgliedersuchservice. Hier können Sie eine Kanzlei nach Tätigkeitsgebiet in der Steuerberatung oder Branchenkenntnissen auswählen: Einen Überblick sowie die Schulungen und Unterstützungsmedien finden Sie unter:

77 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen?

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