Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege

Transkript

1 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege StB/WP Harald Elster Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin

2 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Die Ausgangslage: - Übernahme von Aufgaben im Bereich der Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten ist nach wie vor eine Kerntätigkeit der Steuerberater. - Die Arbeit erfolgt zunehmend mit digitalen und digitalisierten (gescannten) Belegen. - In der Praxis besteht Unsicherheit bei KMU und Steuerberatern beim Umgang mit digitalisierten Belegen. - Verdoppelung des Arbeitsaufwandes durch parallele Aufbewahrung der Papier- und der gescannten Belege. - Immense Kosten für doppelten Archivierungsaufwand Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 2

3 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Die Lösung: Praktische Hilfestellung für KMU und Berufsangehörige zur Gestaltung eines Prozesses zum Scannen und anschließenden Vernichten von Papierbelegen. Sicherheit durch ein strukturiertes Verfahren, das insbesondere auch für kleine und mittlere Unternehmen umsetzbar und praktikabel ist, das die Voraussetzungen schafft, Belege nach dem Scannen zu vernichten, ohne gegen geltende Ordnungsmäßigkeitsnormen zu verstoßen Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 3

4 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Die Umsetzung: Sie bietet Gemeinsame Muster-Verfahrensdokumentation von DStV und BStBK eine Formulierungshilfe für den Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen bzgl. Aufbau und Inhalt einer Verfahrensdokumentation im Unternehmen, eine Beschreibung der Verfahren und Maßnahmen, die für die Digitalisierung und anschließende elektronische Aufbewahrung inkl. Vernichtung der originären Papierbelege im Unternehmen gelten Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 4

5 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Die Zielsetzung: Die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bzw. Aufzeichnungen in der digitalen Welt gelten analog zur traditionellen Behandlung der Papierbelege. Die Digitalisierung erfolgt insbesondere zu dem Zweck, die originalen Papierbelege im Anschluss an ihre Digitalisierung zu vernichten. Das digitale Belegabbild (Kopie) soll unter Wahrung der Belegfunktion den Papierbeleg für Nachweis- und Dokumentationszwecke vollständig ersetzen ( ersetzendes Scannen ) Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 5

6 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Gegenstand der Digitalisierung nach der Muster- Verfahrensdokumentation sind demnach alle originär in Papierform vorliegenden bzw. eingehenden Dokumente, die eine Belegfunktion im Sinne der handels- und/oder steuerrechtlichen Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten erfüllen und deshalb einer Aufbewahrungspflicht unterliegen. Nicht Gegenstand ist die Verarbeitung und Archivierung von Belegen, die der Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtige bereits in digitaler Form erhalten oder selbst erzeugt hat Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 6

7 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Die Verfahrensdokumentation berechtigt nur zur Vernichtung der mit der Buchführung verbundenen Belege. Dies gilt nicht für nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahrende Belege wie z.b. Urkunden und Jahresabschlüsse usw. ( 147 Abs. 2 AO, 239 Abs. 4 HGB, 257 Abs. 3 HGB) Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 7

8 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Die Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass die digitalisierten Belege bei Lesbarmachung mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, sie während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können ( 257 Abs. 3 HGB, 261 HGB, 147 Abs. 2, 5 AO) Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 8

9 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Der wesentliche Inhalt der Verfahrensdokumentation: Dokumentation der eingesetzten Hard- und Software Beschreibung der einzelnen Verfahrensschritte Festlegung der Zuständigkeiten Beschreibung des Kontrollsystems Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 9

10 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Eingesetzte Hard- und Software Bezeichnung der eingesetzten Hard- und Software Durch die Dokumentation des zeitlich ununterbrochenen und ordnungsgemäßen Einsatzes der beschriebenen Technik wird sichergestellt, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)eingehalten werden Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 10

11 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Beschreibung der Verfahrensschritte und Zuständigkeiten: 1. Posteingang und Vorsortierung der relevanten Dokumente 2. Identifikation der zu scannenden Belege 3. Vorbereitung und Digitalisierung 4. Vollständigkeits-/Lesbarkeits- und Plausibilitätskontrolle 5. Archivierung mit Integritätssicherung 6. Freigabe zur Vernichtung der Papierbelege 7. Vernichtung der originären Papierbelege (durch interne Stelle oder externen Dienstleister) 8. Freigabe zur Löschung der digitalen Archivbestände 9. Löschung der digitalen Archivbestände Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 11

12 Möglichkeiten zur Einbindung des Steuerberaters: 1. Das dargestellte Verfahren kann ausschließlich innerhalb des Unternehmens stattfinden. 2. Es kann vorgesehen werden, dass nur bestimmte Prozessschritte innerhalb des Unternehmens stattfinden (z.b. Posteingangsverarbeitung und sortierung, Belegidentifikation und sortierung, Scannen). Anschließend kann die weitere Be- und Verarbeitung in der Steuerberatungskanzlei erfolgen. Der spätere Prozessschritt der Vernichtung der Papierbelege kann wiederum im Unternehmen stattfinden. 3. Alternativ kann auch vorgesehen werden, dass die eigentliche Digitalisierung und/oder die spätere Vernichtung der Papierbelege in der Steuerberatungskanzlei erfolgt Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 12

13 Beschreibung des Kontrollsystems Um die Einhaltung der vorgegebenen Verfahren zu gewährleisten, sind regelmäßige Kontrollen vorgesehen. Der Umfang der Kontrollen orientiert sich an den tatsächlichen Rahmenbedingungen, d.h. aufgrund der organisatorisch zweckmäßigen und etablierten Aufgaben- und Funktionstrennungen. Stichprobenartige Kontrollen: - des Digitalisierungsprozesses - des Archivierungsprozesses - des Vernichtungsprozesses der digitalisierten Belege Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 13

14 Umsetzung in kleinen Unternehmen: - Fallen Zuständigkeiten z.b. bei sehr kleinen Unternehmen zusammen, dann können diese auch in der Darstellung gebündelt werden. - Eine explizite Nennung jedes einzelnen Schrittes ist dabei dennoch empfehlenswert, um die Risiken evtl. fehlender Aufgaben- und Funktionstrennungen erkennen zu können (z.b. fehlendes 4-Augen-Prinzip) und durch entsprechend beschriebene Maßnahmen an anderer Stelle begegnen zu können. - Je mehr Prozess-Schritte von ein und derselben Person durchgeführt werden, desto zweckmäßiger wird ein höherer Stichprobenumfang im Rahmen des internen Kontrollsystems und/oder eine Ergänzung der durchgeführten (Stichproben-)Kontrollen durch externe Personen, insb. den Steuerberater. - Den Extremfall stellt dabei ein Ein-Personen-Unternehmen dar. Auch diesem darf nicht die Möglichkeit einer Digitalisierung genommen werden! Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 14

15 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Fazit: Die Muster-Verfahrensdokumentation: bietet ein strukturiertes Verfahren, das insbesondere auch für kleine und mittlere Unternehmen umsetzbar und praktikabel ist, schafft Sicherheit, Belege nach dem Scannen vernichten zu können, ohne gegen geltende Ordnungsmäßigkeitsnormen zu verstoßen, entlastet KMU hinsichtlich des Aufwandes und der Kosten einer doppelten Archivierung und leistet einen Beitrag zur Entbürokratisierung in Deutschland Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 15

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Symposium des Verbändeforums EDV in Berlin 16

17 Ersetzendes Scannen als Mittel zum Bürokratieabbau Thomas Oehring FScon AG Vorstand / CEO

18 Bürokratie aus Sicht des Unternehmers Die soziale Marktwirtschaft ist als Bürokratisches System konzipiert Bürokratie als staatlicher Eingriff in die Unternehmensführung Berichts- und Aufbewahrungspflichten als typische Beispiele für Bürokratie Staatliche Eingriffe in das Wirtschaftssystem sind grundsätzlich notwendig und, klug eingesetzt, zum gesamtgesellschaftlichen Nutzen Aber: Wir erleben eine zunehmende Regulierung und Steuerung der Wirtschaft durch den Staat, der die Entfaltung von Innovation und Unternehmergeit lähmt.

19 Dokumentenmanagement im Unternehmen Analog vs. Digital Perspektivisch Digital Innovationsfortschritt ist gerade für dezentrale Unternehmen klar messbar Bezug zum Bürokratieabbau fehlt Materiell od. Virtuell

20 Das Neue und seine Feinde Quelle: Gunter Dueck

21 Ein Fazit Der Übergang von der materiellen in die virtuelle Welt ist ein elementarer Innovationsschritt, denn er stellt einen Eingriff in alle Unternehmensprozesse dar und die Änderung des MindSets ist eine Generationenaufgabe. Der Übergang von der materiellen in die virtuelle Welt ändert nichts an den Eingriffen der Bürokratie in das Unternehmertum

22 Bürokratiekostensenkung durch Ersetzendes Scannen Symposium des DStV am 4. April 2014 in Berlin

23 Bürokratiekosten.. entstehen Bürgern, Wirtschaft oder Verwaltung durch die Erfüllung aufgrund von Gesetz, Rechtsverordnung, Satzung oder Verwaltungsvorschrift bestehender Verpflichtungen, Daten und sonstige Informationen für Behörden oder Dritte zu beschaffen, verfügbar zu halten oder zu übermitteln.

24 Bürokratiekosten Aufbewahrung Quelle: Statistische Bundesamt, Bürokratiekostenmessung

25 Bürokratiekosten Aufbewahrung Quelle: Statistische Bundesamt, Bürokratiekostenmessung

26 Bürokratiekosten Aufbewahrung Archivierung und Aufbewahrung von Rechnungen und anderen Belegen erzeugen Bürokratiekosten bei der Wirtschaft in Höhe von mehreren Milliarden Euro pro Jahr. Sie können insbesondere durch eine stärkere Nutzung der Möglichkeiten zur rechtssicheren elektronischen Archivierung reduziert werden. Entlastungspotenzial: Mio. Euro p.a.

27 Hemmnisse? Gibt es Unsicherheiten beim Einscannen von Rechnungen? Rechtliche Unsicherheiten (35 x genannt) Anerkennung beim Finanzamt unsicher (35 x genannt) Aufbewahrungsfristen/-arten unklar (26 x genannt) Erlaubnis zur Vernichtung n. d. Scan unsicher (13 x genannt) Langzeitverfügbarkeit unsicher (9 x genannt) weitere Kosten (7 x genannt) Datensicherheit (3 x genannt) zu viele Formate / Schnittstellen (2 x genannt) Urkundenechtheit (2 x genannt) Zeitaufwand (1 x genannt) Umfrage zur Elektronischen Rechnung ibi research an der Universität Regensburg

28 Hemmnisse? (Rechts-)Unsicherheit bei der elektronischen Archivierung Urteile: Beweiswert von Kopien und Reproduktionen rechtliche Verfahrensvorgaben z. B. aus dem Steuer-, Handels- oder Sozialrecht GoBS 1995 und GdPDU 2001 unternehmerische Abläufe und Organisationsstrukturen Folgen von Systemwechseln (Hard- und Software) Informationsangebot zum Umstellungsprozess

29 Beweiswert Fehlende Unterschrift führt nicht zu Verlust der Urkundseigenschaft Reproduktionen wird in verschiedenen Rechtsvorschriften eine urkundenersetzende Funktion zuerkannt. Tatsache, dass Reproduktion eines unterschriftslosen Dokuments (ebenfalls) gefälscht sein könnte, kann in der freien richterlichen Beweiswürdigung berücksichtigt werden.

30 Beweiswert Ausdruck des Computerfaxes beim Empfänger ist (strafrechtlich) als vom Absender hergestellte Urkunde zu werten. Maßgeblich für die Beurteilung der Wirksamkeit des elektronisch übermittelten Schriftsatzes ist nicht eine im Absender-PC befindliche Datei, sondern allein die auf seine Veranlassung am Empfangsort (Gericht) erstellte körperliche Urkunde. (GmS-OGB 1/98 vom )

31 Beweiswert Originalen von nicht unterschriebenen Dokumenten kommt keine besondere Beweiskraft im Sinne der 415, 416 ZPO zu. Der Beweiswert der aus Mikrofilm rückvergrößerten Bankbelege ist bei Nachprüfung von Kontobewegungen (hier: Stammkapital-Einzahlungen) mit dem Beweiswert von Original-Bankbelegen vergleichbar. (FG Hamburg 3. Senat III 493/01 v )

32 Beweiswert Eine gescannte Datei ist nichts anderes als eine digitale Kopie des Originals. Sie sollte daher auch nicht anders behandelt werden. Selbst wenn Belege vom Steuerpflichtigen eigenhändig und ohne Beachtung der Richtlinie RESISCAN des Bundesamts für Informationstechnik (BSI) eingescannt werden, dürfte dies keinen Rechtsnachteil nach sich ziehen. Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg, Ulrich Schwenkert

33 GoBS 1995 und GdPDU 2001 Scan-Vorgang bedarf genauer Organisationsanweisung und Dokumentation Im Falle eines Systemwechsels ist es erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit für die vor dem Systemwechsel archivierten Daten nicht durch das neue oder ein anderes System gewährleistet ist.

34 Problem Die Finanzverwaltung reagiert auf Fragen der Unternehmen zur rechtssicheren Digitalisierung bzw. Archivierung sehr restriktiv bzw. zurückhaltend; belastbare und verbindliche Antworten seitens der Finanzverwaltung sind nicht die Regel. Wer ist bereit, seine komplette Buchhaltung umzustellen, wenn er erst nach mehreren Jahren bei der Betriebsprüfung erfährt, ob das neue System akzeptiert wird?

35 Fazit Bessere Rechtsetzung Allgemeinverständliche Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Folgenabschätzung Restrisiko-Kosten/Nutzen-Abwägung

36 Fragen?

37 Ersetzendes Scannen in der richterlichen Beweiswürdigung Vorsitzender Richter am Finanzgericht Ulrich Schwenkert

38 Einordnung Nachfolgende Aussagen/Überlegungen gelten nur für finanzgerichtliche Verfahren Rechnungen, Quittungen, Eigenbelege und andere vergleichbare Geschäftsunterlagen buchführungspflichtige Steuerpflichtige

39 Scanprodukt als Beweismittel Kann man dem Scan vertrauen? Welche Anhaltspunkte gibt es? Grundsatz der freien Beweiswürdigung

40 Fallgestaltungen Teil I GoBS wurden nicht eingehalten Die Vorlage des Originals ist gesetzlich oder durch RVO vorgeschrieben Scanprodukt ( Digitalisat ) ist nicht oder nur teilweise lesbar Scanprodukt ist unvollständig

41

42

43 Fallgestaltungen Teil II Manipulationsverdacht oder ein für das Gericht erkennbares Manipulationsinteresse veranlassen eine intensivere gerichtliche Prüfung

44

45 Maßnahmen zur Beweiswertsicherung Beachtung der Anforderungen an das ersetzende Scannen laut GoBS/GoBD/GoBIT Ergänzend: RESISCAN, insbesondere Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse und Umsetzung der sich daraus ableitenden, nach GoBS nicht erforderlichen Maßnahmen Ggf. ergänzend Ergebnisse der Simulationsstudie

46 Erhöhtes Prozessrisiko durch Digitalisate? Originalunterlagen nur in Ausnahmefällen prozessrelevant, da Beweisführung oftmals auch anders möglich Mängel des Originals werden durchgereicht Organisatorisch und technisch an RESISCAN orientierte Scan - Verfahrensabläufe ermöglichen in aller Regel den Beweiserhalt

47 Zusammenfassung Das Digitalisat ist grundsätzlich als Beweismittel geeignet und wird im Regelfall von den Finanzgerichten auch als solches anerkannt werden. Durch Scanverfahren, die auf der Grundlage von RESISCAN entwickelt wurden, kann ein mit dem Original vergleichbarer Beweiswert erreicht werden. Hohe Sicherheitsstandards beim Scannen und Sichern des Digitalisats sind angeraten, um das Digitalisat auch in anderen als finanzgerichtlichen Prozessen als Beweismittel einsetzen zu können.

48 Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit

49

50

51

52