Revisionssichere Archivierung kaufmännischer Dokumente Dr. Ulrich Kampffmeyer. Fachkonferenz Revisionssichere elektronische Geschäftsprozesse

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1 Fachkonferenz elektronische Geschäftsprozesse P R O J E C T C O N S U L T GmbH GmbH Agenda Was ist elektronische Revisionssicherheit Rechtliche Grundlagen Funktionalität elektronischer Archivsysteme 10 Grundsätze der elektronischen Elektronische und elektronische Signatur Ausblick GmbH

2 GmbH Archiv Unter einem Archiv (v. lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Unterlagen oder Informationen. Elektronische Archive erlauben datenbankgestützt den Zugriff auf langzeitig, unveränderbar archivierte elektronische Informationen. Elektronische Archive sind keine Datensicherungs- oder Backup- Systeme. GmbH

3 2002 PROJECT CO NSULT 2002 Urheber rechte Dr. Ulr ich Kampff meyer Elektronische Begriffe GmbH Records Management Der Begriff elektronische entspricht dem Records Management zusammen mit Preservation im englischen Sprachgebrauch Langzeitarchivierung Unter elektronische Langzeitarchivierung versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Unter revisionssicherer versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten Document Life Cycle Nutzung ERP DMS Workflow Knowledge Management Archiv GmbH Frühes Archivieren Nutzung der archivierten Information während des Prozesses Spätes Archivieren Endablage mit geringer Nutzung Zeit

4 2002 GmbH elektronische Nach den Grundsätzen der elektronischen des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme werden solche elektronischen Archivsysteme als revisionssicher bezeichnet, die den Anforderungen der 146, 147 AO, 239, 257 HGB sowie der GoBS vollständig entsprechen. Der Begriff Revisionssicherheit ist gesetzlich nicht verankert und es existiert keine offizielle Zertifizierung für revisionssichere Archivsystemprodukte GmbH

5 2002 Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit: GmbH Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit GmbH

6 HGB Handelsgesetzbuch Die 239, 257 HGB regeln die grundsätzlichen Voraussetzungen für die von kaufmännischen Dokumenten unabhängig davon, ob in Papier oder in elektronischer Form GmbH AO Abgabenordnung Aufbewahrungsform und -fristen In der Abgabenordnung 146, 147, 200 AO sind die Anforderungen an die Aufbewahrung und die Prüfung von kaufmännischen Dokumenten aufgeführt. GmbH Papierform Papierform nur für Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse vorgeschrieben Elektronische Aufbewahrung muss GoB entsprechen Aufbewahrungsfristen 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen hierzu 10 Jahre für Buchhaltungsbelege 6 Jahre für Handels- oder Geschäftsbriefe Wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist auch längere Aufbewahrungsfristen möglich

7 GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GmbH 2006 Die GoBS besteht aus einem BMF-Schreiben und einer Ausarbeitung der AWV, die im Bundessteuerblatt Teil 1 vom veröffentlicht wurde Die Anforderungen gelten nicht nur für Buchführungssysteme sondern sind auch für Dokumenten-Management und elektronische Archivsysteme anzuwenden In der GoBS ist im Detail geregelt: wie mit gescannten Dokumenten und originär elektronischen Daten umgegangen werden muss, wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss, welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen bestehen, dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen ist, etc. 13 AO Abgabenordnung Aufbewahrungspflicht der Daten GmbH Die Änderungen in der AO führten zur digitalen Steuerprüfung, die in den GDPdU beschrieben ist. Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden

8 GDPdU GmbH Was heißt GDPdU? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Umfeld Buchhaltungsdaten Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente Gültigkeit Brief vom BMF Umzusetzen ab Herkunft Steuerreform (StSenkG) HGB AO GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme Die GoBS sind daher von grundlegenderer Bedeutung für das Thema als die GDPdU. Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung. Die GoBS sind in der GDPdU als maßgebliches Dokument referenziert. GmbH

9 2002 GmbH Anforderungen an unternehmensweites Dokumenten-Management GmbH Speicherung aller Arten von Informationen Speicherung dynamischer und unveränderlicher Informationen Dienstekonzept Große und kleine Lösungen Eigener Recherche-Client oder Einbindung in vorhandene Zentrale und verteilte Indexdatenbanken Konsistente Langzeitspeicherung Modular ausbaubar Verteilte Archive Integration in vorhandene Systeme

10 2002 PROJECT CO NSULT 2002 Autorenrecht D r. Ulric h Kampff meyer Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht Funktionale Anforderungen Grundfunktionen GmbH Erfassen Erschließen Verwalten Speichern Finden Zugänglich machen Sichern Reproduzieren Integrieren Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht Migrieren Architektur von Archivsystemen Traditionelle Referenz-Datenbank Pointer Referenz- Datenbank Jukebox GmbH

11 PROJECT CO NSULT 2002 Autorenrecht D r. Ulric h Kampff meyer 2002 Autorenrecht D r. Ulrich Kampffmeyer Architektur von Archivsystemen Ablage-Ebene (1) Schnittstelle BK-Software Schnittstelle Applikation Schnittstelle Vorgangsbearbeitung Schnittstelle Groupware Integrierte Integrierte oder oder externe externe Datenbank Datenbank Dienste: Speicherhierarchie Informationsobjektverwaltung Caching Versionsmanagement Konverter Unique Identifier - Generator Lokalisierer u.a. HD Festplatte Speichermedium Schnittstelle Archiv GmbH Architektur von Archivsystemen Archiv-Ebene (2) Schnittstelle zur Indexdatenbank Schnittstelle zum Ablagesystem IRS Information Retrieval System Verwaltungssoftware für die physikalische Adressierung der Informationsobjekte Pflegesoftware IRS DB Online Archiv Offline Archiv Laufwerke Treibersoftware ausgelagerte Offline-Medien Jukebox GmbH Jukebox Speichermedium

12 PROJECT CO NSULT 2002 Autorenrecht D r. Ulric h Kampff meyer 2002 Autorenrecht D r. Ulrich Kampffmeyer Architektur von Archivsystemen (1) Traditionelle monolithische Modulare C/S- Engines Web-Server Geschlossene "Insel"- GmbH Client Applikation DMS Alle benötigten müssen in den Clienten und die Archiv-Applikation eingebunden werden Kein Dienste-Konzept Häufig fehlende Modularität Architektur von Archivsystemen (2) Traditionelle monolithische Modulare C/S- Engines Web-Server Client Benutzeroberfläche DMS Archiv Archiv als Master- Anwendung Server Dienste DMS Index- Archiv DB GmbH Archiv- Repositories Jukebox

13 PROJECT CO NSULT 2002 Autorenrecht D r. Ulric h Kampff meyer Architektur von Archivsystemen (3) Traditionelle monolithische Modulare C/S- Engines Web-Server GmbH Client Archiv- Repositories Anwendung Archiv Workflow Jukebox Archiv Enabling Anwendung Keine eigenen Clienten Image- und Archiv-Enabling von kommerziellen Anwendung Server Archiv- Workflow Dienste und Document-Management-Service- DB DMS Engines werden in kommerzielle Engine integriert Architektur von Archivsystemen (4) Traditionelle monolithische Modulare C/S- Engines Web-Server Browser Applet GmbH Server Dienste Archiv- Repositories Web- Server Archiv- Service Jukebox

14 2002 PROJECT CONSU LT 2002 Urheberrechte Dr. Ulri ch Kampffmeyer Speichermedien Digitale optische Speichermedien: WORM (Write Once Read Many) CD (Compact Disk) DVD (Digital Versatile Disk) Werden physikalische WORM-Medien Medien überhaupt noch gebraucht? GmbH Alternative digitale Archivspeichermedien: WORM Tape WORM Festplattensysteme GmbH

15 PROJECT CON SULT 2002 U rheberr echte Dr. Ulri ch Kampff meyer Code of Practice in Deutschland Zehn Merksätze (1) GmbH Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen 3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein 4. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist PROJ ECT C ONSULT 2002 Urheberrecht e Dr. Ul rich Kampff meyer 5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können 6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können Code of Practice in Deutschland Zehn Merksätze (2) GmbH Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können 8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist 9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist 10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen

16 2002 GmbH Elektronische Rechnung Individuelle Verträge und andere Dokumente Formulare Zugang zu Systemen GmbH

17 Elektronische Signatur Probleme der GmbH Zeitlich begrenzte Gültigkeit Speicherung Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet Mehrfach-Signaturen, z.b.: Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener Reihenfolge Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur) Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index- Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration usw. Zwei Ansätze bei der Nachsignieren (ArchiSig) Objekt oder Datenbankinformation Technische Umsetzung durch Übersignieren Regelmäßige Überprüfung der Zertifikate GmbH Frühzeitig nach Entstehen oder Empfang des Dokumentes archivieren Nachweis, dass Signatur und Zertifikat zum Zeitpunkt der gültig waren Ebenfalls archivierte Journale als Nachweis von Empfang, sofortiger, Bearbeitung etc

18 GmbH Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft GmbH Erkki Liikanen EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft (ehem.) DLM-Forum

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! GmbH Folien dieses Vortrags, Newsletter, Informationen

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