Digitale Betriebsprüfung und -Archivierung. Was sagt das Gesetz und was macht in der Praxis wirklich Sinn?

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1 Digitale Betriebsprüfung und -Archivierung Was sagt das Gesetz und was macht in der Praxis wirklich Sinn?

2 Inhaltsverzeichnis Digitale Betriebsprüfung - Rechtliche Grundlagen 1 14 Benötigen wir ein elektronisches Archivierungssystem? Welches elektronische Archivierungssystem benötigen wir? Anforderungsprofil Integration des Risikomanagements Verantwortlichkeit 32 Handlungsempfehlungen 33

3 Digitale Betriebsprüfung - Rechtliche Grundlagen 1 14 Benötigen wir ein elektronisches Archivierungssystem? Welches elektronische Archivierungssystem benötigen wir? Anforderungsprofil Integration des Risikomanagements Verantwortlichkeit 32 Handlungsempfehlungen 33

4 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen Eingeführt durch das Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 und anzuwenden seit dem 1. Januar 2002 Änderung der 146, 147 und 200 der Abgabenordnung (AO) Damit wird den Finanzbehörden das Recht eingeräumt im Rahmen von Außenprüfungen Zugriff auf elektronisch gespeicherte Unternehmensdaten zu nehmen Der Steuerpflichtige hat die Finanzbehörde bei der Ausübung des Datenzugriffs zu unterstützen 1

5 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen Verfügbarkeit, Lesbarkeit, Auswertbarkeit von Daten: 146 Abs. 5 Satz 2, 147 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO Erfordernis der Aufbewahrung von EDV-Daten EDV-Zugriffsrechte: 147 Abs. 6 AO Mitwirkungspflichten: 200 Abs. 1 Satz 2 AO 2

6 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen 146 Abs. 5 Satz 2 AO: Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach 147 Abs. 6. Absätze 1 bis 4 gelten sinngemäß. 3

7 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen 147 Abs. 6 AO: Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. 4

8 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen Der steuerliche Außenprüfer hat die freie Wahl zwischen folgenden Zugriffsmethoden (auch in Kombination): Z 0 - Akten- bzw. Belegprüfung Z 1 - Unmittelbarer Datenzugriff Z 2 - Mittelbarer Datenzugriff Z 3 - Datenträgerüberlassung 5

9 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen BMF-Schreiben vom (BStBl. I 2001, S. 415) BMF-Schreiben vom (BStBl. I 1995, S. 738) mit Anerkennung der GoBS (Hinweis: derzeit Neufassung der GoBS als GoBIT) Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung (Stand 23. Januar 2008; abrufbar unter 6

10 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen Elektronische Rechnungen und Vorsteuerabzug Besondere Anforderungen gem. 14 Abs. 3 UStG: Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts ist durch qualifizierte elektronische Signatur zu gewährleisten Erweiterung der Anforderungen durch die Finanzbehörden: Prüfung der Signatur, Dokumentation dieser Prüfung und unveränderbare Aufbewahrung der Rechnung, des Signaturschlüssels und des Prüfungsprotokolls Verfahrensbeschreibung 7

11 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen Einzelfallentscheidungen der Finanzgerichte: BFH Beschluss vom I B 53, 54/07 Zugriff auf durch Scannen digitalisierte Ein- und Ausgangsrechnungen kann nicht durch das Angebot des Ausdruckens auf Papier abgewendet werden Ein Sperren des Zugriffs der Außenprüfung auf bestimmte Einzelkonten (hier: Drohverlustrückstellungen, nicht abziehbare Betriebsausgaben, organschaftliche Steuerumlagen), die nur das handelsrechtliche Ergebnis, nicht aber die steuerliche Bemessungsgrundlage beeinflusst, ist nicht zulässig. 8

12 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen Einzelfallentscheidungen der Finanzgerichte: FG Rheinland-Pfalz Urteil vom K 2167/04 Datenträgerüberlassung bei der Außenprüfung einer Bank entspricht den gesetzlichen Vorgaben des 147 Abs. 6 AO Es ist Sache der Bank, ihre Datenbestände so zu organisieren, dass bei der Herausgabe des Datenträgers keine durch 30a AO geschützten Daten offenbart werden. 9

13 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen Einzelfallentscheidungen der Finanzgerichte: FG Hamburg Urteil vom K 198/05 Die Rechte gem. 147 Abs. 6 AO stehen nur im Rahmen des Umfangs der Aufzeichnungspflichten (hier: 22 UStG i.v.m. 63 ff. UStDV) zu. Dies ist Folge der Akzessorietät der Aufbewahrungspflicht zur Aufzeichnungspflicht. Aber: Revision ist anhängig! 10

14 Exkurs: Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen Im Einzelfall resultieren aus zahlreichen rechtlichen Grundlagen Anforderungen an die Datenverarbeitung durch IT-Systeme Beispielhafte Darstellung: 11

15 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen Handelsbriefe: Vorbereitung, Abschluss, Durchführung oder Rückgängigmachung von Handelsgeschäften Geschäfts- und Handelsbriefe Änderungen per 1. Januar 2007 durch das EHUG: Klarstellende Änderungen von 37a HGB, 125a HGB, 25a GenG, 80 AktG, 35a GmbHG, 43 SE-Ausführungsgesetz 12

16 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen Maschinelle Auswertbarkeit: Grundsätzlich kann zwischen CI-Format (coded information) und NCI-Format (non coded information) unterschieden werden (vgl. IDW RS FAIT 3, Tz. 3) Im CI-Format gespeicherte Daten sind comptergestützt auswertbar Maschinelle Auswertbarkeit im engeren Sinne: stark strukturierte Daten (CI-Format) Maschinelle Auswertbarkeit im weiteren Sinne = maschinelle Auffindbarkeit schwach strukturierte Daten (Textverarbeitung, PDF-Dateien, ) 13

17 Revisionssicherheit (der richtige Begriff?): Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit 14 Digitale Betriebsprüfung: Rechtliche Grundlagen

18 Digitale Betriebsprüfung - Rechtliche Grundlagen 1 14 Benötigen wir ein elektronisches Archivierungssystem? Welches elektronische Archivierungssystem benötigen wir? Anforderungsprofil Integration des Risikomanagements Verantwortlichkeit 32 Handlungsempfehlungen 33

19 Benötigen wir ein elektronisches Archivierungssystem? Auswahl von entscheidungsrelevanten Informationen Informationsgehalt Verlässlichkeit Analyse der Kosten und des Nutzens 15

20 Benötigen wir ein elektronisches Archivierungssystem? Bewertung durch Abgleich mit einem Vergleichsobjekt oder Vergleichszustand (Gewichtung) Monetäre Bewertung Nicht-monetäre Bewertung Mehrdimensionale Portfolioanalyse (Mehrfaktorenanalyse) 16

21 Benötigen wir ein elektronisches Archivierungssystem? 17

22 IT-Archivierungssysteme - Neue Chancen für die unternehmerische Organisation Geordnete platzsparende Aufbewahrung Suche nach Dokumenten und Dokumentinhalten Wiedergabe von Dokumenten (original/bildhaft/inhaltlich) Zugriffssteuerung Auswertung von Informationen 18

23 IT-Archivierungssysteme - Neue Chancen für die unternehmerische Organisation Protokollierung Festschreiben, Fortschreibung und Historienverwaltung Fristgerechte Aufbewahrung Geregelte Vernichtung von Dokumenten Sicherungsmöglichkeiten (Feuer, Überschwemmung) 19

24 Digitale Betriebsprüfung - Rechtliche Grundlagen 1 14 Benötigen wir ein elektronisches Archivierungssystem? Welches elektronische Archivierungssystem benötigen wir? Anforderungsprofil Integration des Risikomanagements Verantwortlichkeit 32 Handlungsempfehlungen 33

25 IT-Archivierungssysteme Was gilt es zu beachten? 20

26 Welches elektronische Archivierungssystem passt zu uns? 21

27 Digitale Betriebsprüfung - Rechtliche Grundlagen 1 14 Benötigen wir ein elektronisches Archivierungssystem? Welches elektronische Archivierungssystem benötigen wir? Anforderungsprofil Integration des Risikomanagements Verantwortlichkeit 32 Handlungsempfehlungen 33

28 Geben Sie sich ein Profil! 22

29 Anforderungen ermitteln Data Retention Policy Prozessanalyse Datenschutzanalyse 23

30 Anforderungen ermitteln Möglichkeiten ausloten als Basis für die Prognose Bedarfsbestimmung erst nach Analyse Ist-Situation und einer hinreichend verlässlichen Prognose der Soll-Situation 24

31 Wie wird Archiviert? oder 25

32 Besondere Problembereiche der -Archivierung -Archivierung ist im Grundsatz bereits ein besonderes Problem Privatnutzung verbieten Sensible s 26

33 Besondere Problembereiche der -Archivierung Elektronische Rechnungen (Ordnungsmäßigkeit und Vorsteuerabzug) -Anhänge Spam-Archivierung? 27

34 Besondere Problembereiche der Archivierung Lizenzmodell Schulungsaufwand Datenpflege, Verschlagwortung 28

35 Besondere Problembereiche der Archivierung Erforderliche Schnittstellen (Kosten, Dokumentation, Verlässlichkeit, Prüfung) Datenmigrationsmöglichkeiten (Kosten, Ordnungsmäßigkeit, Prüfbarkeit) Berücksichtigung der gesteigerten IT-Abhängigkeit (Risikomanagement) 29

36 Digitale Betriebsprüfung - Rechtliche Grundlagen 1 14 Benötigen wir ein elektronisches Archivierungssystem? Welches elektronische Archivierungssystem benötigen wir? Anforderungsprofil Integration des Risikomanagements Verantwortlichkeit 32 Handlungsempfehlungen 33

37 Risikomanagement Die Ausprägung des IT-Risikomanagements ist abhängig vom Komplexitätsgrad der Unternehmens-IT Komplexität überwiegend Standardprozesse einfache Info-Website Standardsoftwarepakete einfachesnetzwerk,wenige Server individuelle Prozesse, viele Änderungen integrative Dienste für Kunden u. Zulieferer komplexes ERP-System mit Schnittstellen komplexes Netzwerk, viele Server Der Einsatz komplexer IT-Systeme stellt besondere Anforderungen an das Management der IT-Risiken 30

38 Risikomanagement der Archivführung 31

39 Digitale Betriebsprüfung - Rechtliche Grundlagen 1 14 Benötigen wir ein elektronisches Archivierungssystem? Welches elektronische Archivierungssystem benötigen wir? Anforderungsprofil Integration des Risikomanagements Verantwortlichkeit 32 Handlungsempfehlungen 33

40 Verantwortlichkeit Aussagekraft von Softwarezertifikaten Mustermann AG, M usterstadt, Bilanz zum 31. Dezember 2005 AKTIVSEITE PASSIVSEITE Vorjahr Vorjahr Zweck der Jahresabschlussprüfung Mio. Mio. Mio. Mio. Mio. EUR EUR EUR EUR EUR UMLAUFVERMÖGEN A. EIGENKAPITAL Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände I. Gezeichnetes Kapital , Forderungen gegen Unternehmen mit II. Gewinnvortrag ,30 13 denen ein Beteiligungsverhältnis besteht Forderungen III Jahresüberschuss 2.225,73 2 Darlehensforderung ,95 25 Verrechnungsforderung , ,86 15 B. RÜCKSTELLUNGEN 2. Sonstige Vermögensgegenstände Steuerrückstellungen 275,39 0 Steuererstattungsansprüche 6.801, , ,01 41 Uneingeschränkte Verantwortung für Vorstand / Geschäftsführer Erwartungslücke 32

41 Digitale Betriebsprüfung - Rechtliche Grundlagen 1 14 Benötigen wir ein elektronisches Archivierungssystem? Welches elektronische Archivierungssystem benötigen wir? Anforderungsprofil Integration des Risikomanagements Verantwortlichkeit 32 Handlungsempfehlungen 33

42 Handlungsempfehlungen Anforderungsprofil erstellen (DRP, Prozesse, Prognose) Ziel: Ein passendes System danach auswählen, wie der Systemanbieter das Anforderungsprofil abdeckt Einen Experten mit der Projektsteuerung und überwachung beauftragen Systemprüfung durch einen unabhängigen Prüfer 33

43 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Für weitere Fragen stehe ich jederzeit gerne zur Verfügung

44 Wirtschaftsprüfungskanzlei Grimm Wirtschaftsprüfer Steuerberater Max-Josefs-Platz Rosenheim Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Kanzlei@WPGrimm.de Inh. Paul Grimm Wirtschaftsprüfer / Steuerberater Dipl.-Informatiker (FH) / Dipl.-Betriebswirt (FH) Besondere Tätigkeitsschwerpunkte: IT-Revision und E-Business (IT-Risikomanagement, Softwarezertifizierung, IT-Revision, Ordnungsmäßigkeitsprüfungen, IT-Organisation) Fonds und andere Kapitalanlageprodukte (Gestaltung, Begutachtung, Leistungsbilanzprüfung, Prognoseprüfung, Beratung) Gemeinnützige Organisationen (Gestaltung, Rechnungslegung, Aufsicht) Klassische Tätigkeitsschwerpunkte: Steuerberatung (Buchführung, Lohnabrechnung, Jahresabschlüsse, laufende steuerliche Beratung, Steuerdeklaration, Betreuung steuerlicher Betriebsprüfungen, Unternehmensnachfolge, Umstrukturierung, internationale Steuerberatung) Wirtschaftsprüfung (Prüfung von Jahres- und Konzernabschlüssen, Unternehmensbewertung, Due Diligence Untersuchungen, aktienrechtliche Prüfungen, MaBV-Prüfung, IT-Prüfungen, prüferische Gutachten, Ordnungsmäßigkeitsbescheinigungen) Betriebswirtschaftliche Beratung (Existenzgründungsberatung, Risikomanagement, Controlling, Prozessstrukturierung, Reorganisation, Balanced Score Card, Reportingsysteme) Branchenschwerpunkte: Informationstechnologie Bau und Baunebengewerbe Immobilien Handel Medien Halbleiter Medizintechnik Private Equity Vermögensverwaltung Stiftungen Vereine