ECM nach Maß Die Lösungen der d.velop AG

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1 ECM nach Maß Die Lösungen der d.velop AG 1

2 Sie wollen schneller und effizienter arbeiten, Durchlaufzeiten optimieren und ganz nebenbei auch noch die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern? Dann sind Sie bei uns richtig, denn: Wir haben die Lösung(en) Scannen und Klassifizieren Elektronische Archivierung Digitale Akten Digitale Personalakte Dieser Katalog zeigt Ihnen kurz und knapp ein gutes Dutzend Lösungen, mit denen Sie Ihre internen Prozesse verbessern können. Ob intelligentes Scannen von Belegen mit automatischer Erkennung, digitale Akten oder revisionssichere Archivierung im elektronischen Archiv wir haben die Lösungen. Und das bereits im Standardportfolio. Buchstäblich tausendfach bewährt im produktiven Einsatz bei mehr als Kunden in Bereichen wie Industrie, Handel, Logistik, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungen, Kirchen und soziale Einrichtungen, Healthcare oder regulierter Markt. Eingangspostverarbeitung - Management Eingangsrechnungsverarbeitung Vertragsmanagement Mobiles ECM Workflow BPM ERP-Integration Microsoft- Integration Wir haben die Lösung(en) 2

3 Scannen und Klassifizieren Dürfen wir vorstellen? Ihr neuer Assistent für Routineaufgaben. 3

4 Seine Aufgaben: Papierbelege digitalisieren, die Art des Dokuments (z. B. Rechnung oder Lieferschein) erkennen, relevante Daten zuverlässig auslesen, automatisch dem richtigen Vorgang zuordnen und an den jeweils zuständigen Sachbearbeiter verteilen. Anwenderfreundlichkeit Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten Schnelleres Arbeiten mit vollständigen Dokumenteninformationen Intelligentes Auslesen von Rechnungen über OCR, keine formularbasierte Lösung Größere Prozesssicherheit durch automatische Zuordnung in die entsprechenden Geschäftsvorfälle Technische Highlights Hohe Anwenderakzeptanz aufgrund automatisierter Verschlagwortung und Klassifizierung gescannter Dokumente nach Dokumentenart Geringe Fehleranfälligkeit durch Validierung gegen vorhandene Stammdaten (z. B. im ERP-System) Flexibel im Einsatz dank Anbindungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware Möglichkeit der automatischen Klassifizierung auch bei s Was haben Sie davon? Durch beschleunigte Geschäftsprozesse und verkürzte Durchlaufzeiten haben die Mitarbeiter mehr Zeit für die Bearbeitung ihrer eigentlichen Aufgaben. Der Wegfall der manuellen Verschlagwortung sorgt für gesteigerte Motivation und Zufriedenheit. Das spart Platz, Zeit und somit bares Geld. Scannen und Klassifizieren 4

5 Elektronische Archivierung Elektronische Archivierung mit d.3? Aber sicher! 5

6 Die sachgemäße Archivierung relevanter Dokumente in unveränderlichen Formaten wie TIFF oder PDF/A ist ein Grundpfeiler des d.3-systems. Sämtliche Daten werden revisionssicher und gesetzeskonform (GDPdU, GOB, SOX, ) an zentraler Stelle vorgehalten. Anwenderfreundlichkeit Schnelle und bequeme Recherche beliebiger Dokumente Vorgangsbezogener Zugriff auf Dokumente und Akten Kein Drucken und manuelles Archivieren von Papierbelegen mehr nötig Automatische Aktenbildung bei Archivierung neuer Dokumente Intuitive, individuell anpassbare Benutzeroberfläche für bessere Übersicht Technische Highlights Kosteneffizienz durch mögliche Nutzung vorhandener Storagesysteme Einfache Einrichtung, da etablierte Standardlösung Besserer Datenschutz durch individuelles Rechtekonzept für den Archivzugriff (ADS-/NDS-Integration) Geringer Administrationsaufwand Erfüllung der geltenden Complianceanforderungen Was haben Sie davon? Der nächsten Steuerprüfung können Sie entspannt entgegensehen, da d.3 zertifiziert ist und die gesetzlichen Bestimmungen einhält. Durch den Wegfall von Papierdokumenten lassen sich zusätzlich Druck-, Papier- und Lagerkosten effektiv senken. Die bequeme Recherche direkt am Arbeitsplatz spart darüber hinaus wertvolle Zeit. Elektronische Archivierung 6

7 Digitale Akten Die Akte von Morgen? Hat weder Staub noch Kaffeeflecken. 7

8 Zeitverschwendung durch die Suche nach unleserlichen und verschollenen Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Alle in d.3 archivierten Dokumente werden automatisch in die richtigen digitalen Akten wie z. B. in Kundenakten, Vertragsakten oder Projektakten eingeordnet. Damit ist eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit sichergestellt. Anwenderfreundlichkeit Reduzierter Suchaufwand Intuitive Nutzung, angelehnt an echte Papierakten Möglichkeit der Verknüpfung von Dokumenten und Akten Arbeiten auch standortübergreifend möglich Größere Transparenz durch Verfügbarkeit aller Informationen in einer Akte Technische Highlights Schnelle und einfache Anlage neuer digitaler Akten Automatische Aktenbildung Individuelles Rechtekonzept für sicheren Aktenzugriff (z. B. im Personalwesen) Dokumente aus beliebigen Anwendungen wie Outlook, Word, ERP-Systemen etc. stehen direkt in digitalen Akten zur Verfügung Was haben Sie davon? Durch den Einsatz digitaler Akten sparen Sie eine Menge Zeit und Kosten. Auf Knopfdruck erhalten Sie alle nötigen Informationen zu Ihren Kunden und Projekten auf einen Blick, und das von überall. Darüber hinaus entfallen durch die zentrale Verwaltung der Akten unnötige Kopien. Dank des ausgeklügelten Rechtekonzepts ist für mehr (Daten-)Sicherheit im Unternehmen gesorgt. Digitale Akten 8

9 Digitale Personalakte Transparent und sicher: Weil Personalfragen Vertrauenssache sind. 9

10 Besonders sicher und rechtlich einwandfrei stehen sämtliche Dokumente der Personalabteilung unmittelbar zur Verfügung vom Vertrag über eingescannte Krankmeldungen bis hin zu strukturierten Informationen aus Ihrem führenden HR-System. Die digitale Personalakte bietet einen transparenten Überblick über alle Abläufe und bildet so die Basis für die workflowgestützte Automatisierung von Personalprozessen, wie Bewerbermanagement, Weiterbildungen oder Reisekostenabrechnungen. Anwenderfreundlichkeit Einfache Ablage von Dokumenten aus führenden Systemen Sichere Einhaltung von Aufbewahrungsfristen Automatische Zuordnung neuer Dokumente in die bestehende Aktenstruktur Intuitive Benutzerführung Automatisierte Berücksichtigung von Löschfristen Technische Highlights Einhaltung der vorgegebenen Datenschutzrichtlinien Sichere 256-Bit-AES-Verschlüsselung Separates digitales Archiv pro Mandant möglich Klare, sichere Berechtigungsstruktur Auf Wunsch: Temporäre Berechtigungsübergabe per Mausklick Volltextverschlagwortung Was haben Sie davon? Die digitale Personalakte beschleunigt und automatisiert Personalprozesse, ohne dabei an Sicherheit zu verlieren. Die Personalarbeit wird somit qualitativ verbessert: Merkbar für (potenzielle) Mitarbeiter. Digitale Personalakte 10

11 Eingangspostverarbeitung Hier kommt die digitale Post schnell, einfach, effizient. 11

12 Sämtliche eingehenden Dokumente lassen sich digital erfassen, bequem bearbeiten und revisions- wie auch rechtssicher archivieren. Papierdokumente werden z. B. eingescannt, nach Art des Dokuments klassifiziert und inhaltlich ausgelesen. Anhand der vergebenen Informationen werden die digitalen Dokumente automatisch regelbasiert an die zuständigen Bearbeiter verteilt und in den jeweiligen Postkorb direkt auf den Bildschirm zugestellt. Anwenderfreundlichkeit Einfache, schnelle Bearbeitung der Eingangspost direkt am PC-Arbeitsplatz Minimaler manueller Aufwand durch automatische Verteilung gescannter Dokumente Mehr Freiraum für die inhaltliche Bearbeitung Alle Informationen sind permanent verfügbar Technische Highlights Geringer Kosten- und Pflegeaufwand, da einfach selbst zu konfigurieren Schnell implementiert und einsatzbereit Einfaches Monitoring der Prozesse über ein einziges Werkzeug Digitale Postverteilung auch standortübergreifend möglich Was haben Sie davon? Durch die digitale Bearbeitung und automatisierte Verteilung der Eingangspost lassen sich Liege- wie auch Transportzeiten verringern, die Bearbeitung beschleunigen und Ressourcen effizienter einsetzen. Das führt zu flexiblerer Bearbeitung und schließlich zu beachtlichen Kostensenkungen im Posteingang. Daraus resultieren eine verbesserte Servicequalität, eine Reduzierung des manuellen Aufwandes und letztlich eine zügige Amortisation. Eingangspostverarbeitung 12

13 Eingangsrechnungsverarbeitung Rechnungsprüfung so schnell Sie wollen. 13

14 Die Lösung digitalisiert und automatisiert die manuellen Abläufe in der Rechnungsverarbeitung, wie die digitale Erkennung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen in Verbindung mit den führenden ERP-Systemen, und ist dabei vollständig ins Bestellwesen und in die Finanzbuchhaltung des ERP-Systems integriert. Anwenderfreundlichkeit Effizientes Arbeiten ganz ohne Medienbrüche Aufwändige Rückfragen werden überflüssig, da jedes Dokument unmittelbar zur Verfügung steht Vollständige Transparenz in Rechnungsprozessen dank übersichlicher Darstellung Automatisierte Bereitstellung von Dokumenten zur Zahlungsfreigabe Unterstützung automatisierter Buchungen (Workflows) Technische Highlights Integration ins ERP-System über zertifizierte Schnittstellen Nutzung des ERP-Systems als Bedienoberfläche für digitale Workflows Nutzung vorhandener Werkzeuge ohne separate Lizenzierung Standardmäßige Unterstützung praktisch aller gängigen ERP-Systeme Ready for SAP, Microsoft Dynamics NAV und AX, Infor, Sage, Oracle und iseries-basierte Lösungen Was haben Sie davon? Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung von d.velop erhöht die Transparenz in den Rechnungsprozessen, verkürzt Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten, sichert wertvolle Skontoerträge und ermöglicht einen zeitnahen Monatsabschluss. Nebenbei lässt sich auch noch die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter erhöhen. So wird die Liquiditätsplanung jedes Unternehmens entscheidend unterstützt. Eingangsrechnungsverarbeitung 14

15 -Management Behalten Sie Ihre s im Griff nicht umgekehrt. 15

16 Der größte Teil der Unternehmenskommunikation geschieht per . Deren Inhalt ist für Ihren Geschäftserfolg ausschlaggebend. -Management ist daher weit mehr als nur die Archivierung elektronischer Post. Geschäftsrelevante Nachrichten und Anhänge werden inhaltlich ausgelesen und zentral, sicher, sowie rechtskonform aufbewahrt vorgangsbezogen und übersichtlich in digitalen Akten. Dort stehen sie jedem Mitarbeiter immer und überall zur Verfügung und sorgen so für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im -Chaos. Anwenderfreundlichkeit Keine doppelte Datenhaltung von s und Anhängen in verteilten Ordnern, sondern im zentralen Archiv Bequeme Suche nach beliebigen s oder Anhängen direkt in der gewohnten Outlook- oder Lotus-Notes-Oberfläche Übersichtliche -Verwaltung in digitalen Akten Blitzschnelle Recherche ein- und ausgehender s Technische Highlights Dauerhafte Entlastung des Mailservers durch Auslagerung in ein digitales Archiv Single-Instance-Speicherung (keine inhaltsgleichen Kopien) Regelbasiertes Löschen archivierter s aus den Postfächern Zuverlässige Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zur -Archivierung Was haben Sie davon? -Management von d.velop senkt die Kosten, spart Platz auf dem -Server und vermeidet Datenverlust aufgrund versehentlichen Löschens von Nachrichten durch die Mitarbeiter. Sie haben durch die vorgangs- bzw. kontextbezogene Ablage der s immer einen vollständigen Überblick über die aktuellen Vorgänge. -Management 16

17 Vertragsmanagement Mit uns haben Sie Ihre Verträge im Blick Hand drauf! 17

18 Digitales Vertragsmanagement ermöglicht den transparenten Überblick über alle Verträge. Die Lösung für die sichere und effiziente Verwaltung der Vertragsdokumente erfüllt die gesetzlichen Anforderungen ebenso, wie die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Anwenderfreundlichkeit Automatisierung der Prozesse im gesamten Vertragslebenszyklus Schnelle, inhaltsbezogene Recherche im gesamten Text oder in einzelnen Textpassagen Erhöhte Auskunftsfähigkeit gegenüber Vertragspartnern und Management durch vollständige und zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente Automatische Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung vollständige und zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente Automatische Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung Technische Highlights Flexible Auswertungsmöglichkeiten über definierbare Reports Rechtssichere Speicherung in sicheren Formaten (TIFF, PDF/A) Versionierung und Check-out/-in Freigabeprozess per Workflow bei Individualverträgen Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Outlook, Microsoft SharePoint oder Office Besonders hohe Sicherheit bei vertraulichen Dokumenten Was haben Sie davon? Durch Einsatz des Vertragsmanagements von d.velop erhalten Sie einen besseren Überblick über den Status aller laufenden Verträge wie z. B. deren Laufzeiten, Konditionen und Pflichten. Ohne in verstaubten Archiven zu suchen, erfüllen Sie ganz nebenbei die rechtlichen Vorgaben. Vertragsmanagement 18

19 Mobiles ECM Einfacher Zugriff von überall: Das Büro für die Hosentasche. 19

20 Geht es Ihnen auch so, dass Sie immer häufiger Aufgaben von unterwegs erledigen? Mit den mobilen ECM-Komponenten von d.3 werden Ihr Smartphone, Tablet PC oder Internet Browser zu einem vollwertigen Büro. Betriebliche Entscheidungen geraten nicht länger ins Stocken, nur weil Sie gerade nicht am Arbeitsplatz sitzen. Egal ob Angebote, Schriftwechsel, s, Memos, Tabellen, Zeichnungen oder auch Ein- und Ausgangsrechnungen: Mobiles ECM verschafft Ihnen den Zugang zu diesen Informationen. Jederzeit, egal wo Sie sind, einfach und sicher. Anwenderfreundlichkeit Prüfung von Dokumenten, Anträgen oder Rechnungen vom mobilen Endgerät Unternehmensweite Suche im gesamten ECM-System Schnelle, intuitive Dokumentbetrachtung Workflowteilnahme und Benachrichtigungsfunktion Ideal für Führungskräfte, Vertriebsmitarbeiter, Projektmanager, Dienstleister, Kundenbetreuer Technische Highlights Optimiert für mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablet PCs Einfacher Zugriff auf das digitale Archiv Erhältlich für ios und Android Sie bleiben auch mobil immer auskunftsfähig Alle Daten und Dokumente stehen zur Verfügung Was haben Sie davon? Arbeitsabläufe sind nicht länger auf Ihre Anwesenheit im Büro angewiesen. Mit dem Mobilen ECM nehmen Sie vollständig am Büroalltag teil: egal wann und wo. Durch den Zugriff auf alle Dokumente haben Sie Ihr Büro immer zur Hand. Mobiles ECM 20

21 Workflow BPM Mit einem Klick im Blick digitale Abläufe transparent und für alle verfügbar. 21

22 Egal ob Rechnungseingang, Urlaubs- oder Investitionsantrag: Ihr Geschäftsalltag gliedert sich in die verschiedensten wiederkehrenden Prozesse. Nachteile dieser papierbasierten Arbeitsabläufe sind oft lange Durchlaufzeiten, fehlende Transparenz und Auskunftsfähigkeit sowie mangelnde Flexibilität. Die Lösungen für digitale Workflows oder Business Process Management (BPM) gestalten diese Abläufe für alle Beteiligten schlank und transparent. Anwenderfreundlichkeit Automatische Verteilung digitaler Dokumente an den jeweils verantwortlichen Mitarbeiter Permanente Kontrolle über den Status eines Dokuments Automatische Eskalationsüberwachung bei zeitkritischen Vorgängen Einfache Anwendung durch individuelles firmenspezifisches Formulardesign Technische Highlights Abbildung von Geschäftsprozessen im grafischen Designer Unterstützung der gängigen Workflownotationen (EPK, BPMN) Zertifizierte Schnittstellen zur einfachen Anbindung an bereits eingesetzte Software (z. B. ERP-Systeme, Microsoft Office oder Outlook) Einfache Erstellung von Workflowformularen Was haben Sie davon? Durch die Steuerung sämtlicher Prozesse über digitale Workflows halten Sie Ihr Unternehmen konkurrenzfähig. Sie sparen Zeit, können Ressourcen sowie Zuständigkeiten besser planen und so das gesamte Unternehmen kosteneffizient organisieren. Da alle Prozessinformationen protokolliert werden können, bleiben die Abläufe auch im Nachhinein vollständig nachvollziehbar. Workflow BPM 22

23 ERP-Integration Ihr ERP unser ECM: gesucht und gefunden. 23

24 d.3 stellt Ihnen alle relevanten Dokumente unmittelbar in Ihrer führenden ERP-Anwendung zur Verfügung. Dadurch ist es Ihnen möglich, Ihre Informationen direkt in die Arbeitsabläufe einfließen zu lassen, ohne Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Anwenderfreundlichkeit Bequemes Arbeiten in der gewohnten ERP-Oberfläche Einfache Recherche und ganzheitliche Sicht auf Akten und abhängige Dokumente Zugriff auch auf Nicht-ERP-Dokumente wie z. B. s Aufruf aller Archivinformationen inklusive Stammdaten direkt aus dem ERP-System heraus Reduzierung von Kosten und Risiken durch zentrale Datenhaltung Technische Highlights Anbindung an Ihr ERP-System über Standardschnittstellen Geringer Einführungsaufwand und transparente Kostenplanung, da etablierte Standardlösung Geringer Schulungsaufwand, da die Lösung in die gewohnte Anwenderoberfläche integriert wird Einfache Integration in alle führenden ERP-Systeme (z. B. SAP, Infor, Sage oder Microsoft Dynamics NAV) Was haben Sie davon? Bringen Sie mehr Transparenz in Ihren Wertschöpfungsprozess! Dank der Integration in führende ERP-Systeme stehen digital archivierte Belege direkt in der vertrauten ERP-Oberfläche zur Verfügung mitsamt allen Stammdaten. Das vereinfacht die Recherche, beschleunigt die Prozesse und ermöglicht die problemlose Einhaltung geltender Compliance- Anforderungen. ERP-Integration 24

25 Microsoft-Integration Sie setzen auf Microsoft? Wir auch. 25

26 Die Office-Integration ermöglicht die digitale Archivierung und Recherche von Dokumenten direkt aus Microsoft Office heraus. So werden auch automatisierte Workflows und die prozessorientierte, revisionssichere Datenablage zum Kinderspiel. Anwenderfreundlichkeit Universeller Zugriff auf sämtliche Unternehmensinformationen Bequemes Arbeiten in bekannter Umgebung Keine doppelte Datenhaltung an verteilten Orten Umfassende Bearbeitungsmöglichkeiten mit Annotationen Optionale Teilnahme an digitalen Workflowprozessen zur Beschleunigung der Dokumentenbearbeitung Integration in Outlook, Share-Point, Dynamics NAV, AX und CRM Technische Highlights Konsequente Nutzung vorhandener Hard- und Software Einfache Implementierung über zertifizierte Schnittstellen Geringer Schulungsaufwand durch Nutzung der bekannten Microsoft-Standards Hohe Anwenderakzeptanz durch Einsatz etablierter Benutzeroberflächen als DMS-Clients Einhaltung gesetzlicher Vorgaben an digitale Datenhaltung wie GDPdU, GoB oder SOX Was haben Sie davon? Die Integration in die gewohnte Arbeitsoberfläche fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Die besonders schnelle bidirektionale Anbindung an das ECM-System führt konsequent zu einer Beschleunigung Ihrer Prozesse. Microsoft-Integration 26

27 Die d.velop AG mit Sitz im nordrhein-westfälischen Gescher ist ein innovatives und dynamisches IT-Dienstleistungsunternehmen, das sich auf die Themen Enterprise Content Management (ECM), Digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflow- Management sowie Knowledge Management konzentriert. Seit 1992 steht der Name d.velop für Effizienz, Kreativität und Erfolg. Als führender Anbieter im ECM-Markt entwickeln wir Lösungen für Industrie, Handel, Logistik, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungen, Healthcare und weitere Branchen. Mit kompetenten Mitarbeitern und Partnern schaffen wir gemeinsam kundenorientierte Lösungen, die Unternehmen aller Größen und Branchen helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und sich so erfolgreich im Markt zu etablieren. Solides kaufmännisches Handeln sowie partnerschaftliche Zusammenarbeit sind die Grundlagen unserer Arbeit. adeon: Dokumente. Einfach. Elektronisch. Die adeon ag ist ein engagiertes Team von hochqualifizierten, erfahrenen Fachleuten, die innovative Lösungen in den Bereichen Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung und Workflow (BPM) erarbeiten und umsetzen. Nachhaltige Prozessoptimierungen erfordern einen kompetenten Partner. Das Team der adeon ag setzt Knowhow und langjährige Erfahrung gezielt ein, um Probleme genau zu analysieren, Konzepte bis ins Detail zu definieren und Umsetzungen präzise zu koordinieren. Jeder Kunde erhält so individuell angepasste Lösungen, die durchgängige Funktionalität und Freude in der Anwendung miteinander vereinen. Langjährige Erfahrung, Kompetenz, innovative Software der neuesten Generation kombiniert mit kompromissloser Orientierung an den Bedürfnissen des Kunden führen zu einem Resultat: Ein effizienteres, erfolgreicheres Unternehmen. Die adeon ag ist d.velop Platinum Partner und das Schweizer Competence Center für die ECM-Lösung d.3. AG Ein Unternehmen der d.velop-gruppe Schildarpstraße Gescher adeon ag Brügglistrasse Altendorf, Schweiz Fon Fax info@d-velop.de Fon Fax info@adeon.ch Stand: September Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösungen ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. Alle genannten Marken und Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer. Fotos: riskiers, inkje, suze, christophe papke, una.knipsolina, Benicce, BeneA, Kamirika, Stefan Zimmer, Domsen33/Photocase.de, Dmitry Pistrov, Andresr/Shutterstock.com 27