Zugang zum Exchange System

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1 HS Regensburg Zugang zum Exchange System 1/20

2 Inhaltsverzeichnis 1. Zugang über die Weboberfläche Konfiguration von -Clients Microsoft Outlook a) Einrichten einer Exchangeverbindung mit angemeldetem Domänenbenutzer...7 b) Einrichten einer Exchangeverbindung ohne Benutzer der Domäne HSR...8 c) Einrichten des Zugriffs auf Exchange Funktionspostfächer Mozilla Thunderbird Apple iphone via ActiveSync Allgemeine Verbindungsparameter Referenzen, weiterführende Dokumentation und Links /20

3 1. Zugang über die Weboberfläche Der einfachste Weg für den Zugang zum Exchange System findet über die umfangreiche Weboberfläche statt, die über folgende Adresse erreichbar ist: https://xmail.hs-regensburg.de/owa/ Nach Aufruf der Seite müssen Benutzername in der Form (Alternativ: HSR\<Benutzername>) und das jeweilige Benutzerpasswort eingegeben werden: Abbildung 1: OWA Anmeldebildschirm Bei der ersten Anmeldung über die Weboberfläche müssen nun einige Einstellungen (Sprache, Zeitzone) vorgenommen werden: Abbildung 2: OWA Erstkonfiguration 3/20

4 Anschließend zeigt sich die OWA Standardansicht, über die alle Optionen der Weboberfläche verfügbar sind: Abbildung 3: OWA Standardansicht Weitere Konfigurationsoptionen finden sich über den Punkt Optionen->Alle Optionen anzeigen.... In dieser Ansicht lassen sich unterschiedliche Optionen der Weboberfläche und des Exchange Systems konfigurieren: Abbildung 4: OWA Konfigurationsoptionen 4/20

5 Zugriff auf Funktionspostfächer sind über die Weboberfläche durch Wechsel auf ein anderes Benutzerkonto möglich. Hierzu klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und geben den Namen oder die Adresse des jeweiligen Funktionspostfaches ein: Abbildung 5: Zugriff auf ein Funktionspostfach über die Weboberfläche Nach einem Klick auf Öffnen... wird das Funktionspostfach angezeigt und Sie können damit wie mit Ihrem eigenen Postfach arbeiten. Ein Wechsel zurück auf das eigene Postfach ist ebenfalls über die obige Option möglich. Abbildung 6: Funktionspostfach geöffnet innerhalb der Weboberfläche 5/20

6 2. Konfiguration von -Clients In diesem Kapitel wird die Verbindungserstellung mit dem Exchange System schrittweise für verschiedene Systeme erklärt Microsoft Outlook 2010 Bei der Konfiguration von Microsoft Outlook wird zwischen der Verwendung mit einem (a) angemeldeten Domänenbenutzer und (b) einem Benutzer außerhalb der Domäne HSR unterschieden. 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2. Beim erstmaligen Start von Outlook wird folgender Assistent gestartet, der durch zweimaliges Klicken auf Weiter abgeschlossen wird: Abbildung 7: Outlook Startassistent Abbildung 8: Outlook Startassistent 2 3. Sollten Sie Outlook bereits gestartet und konfiguriert haben oder eine Novell Groupwise Installation auf dem Rechner existieren, so empfiehlt sich das Anlegen eines neuen Outlook Profiles. Dies geschieht durch Aufrufen des Einstellungsdialoges in der Systemsteuerung: Start > Systemsteuerung (> Ggf. auf Große Symbole stellen) > > Profile anzeigen... > Profil hinzufügen > Namen des Profils vergeben (Achtung: Das neue Profil sollte anschließend als Standardprofil ausgewählt werden, Siehe Immer dieses Profil verwenden in Profildialog) 4. Nun wird der Kontoerstellungsassistent geöffnet, dieser wird in den folgenden Unterkapiteln für den Domänen und nicht-domänenbetrieb näher erläutert. 6/20

7 a) Einrichten einer Exchangeverbindung mit angemeldetem Domänenbenutzer 5. Der Kontoerstellungsassistent hat Ihren Benutzernamen und Ihre adresse bereits eingetragen: Abbildung 9: Kontoerstellung im Domänenbetrieb 6. Durch einen Klick auf Weiter werden die für den Benutzer gültigen Servereinstellungen ermittelt: Abbildung 10: Automatisches Ermitteln der Servereinstellungen 7. Durch einen Klick auf Fertigstellen ist die Kontoerstellung abgeschlossen und das Konto kann mit Microsoft Outlook in vollem Umfang verwendet werden. 7/20

8 b) Einrichten einer Exchangeverbindung ohne Benutzer der Domäne HSR 5. Im Falle eines Benutzers, der sich nicht an der Domäne HSR angemeldet hat, müssen im folgenden Dialog einige Daten angegeben werden: - Name des Benutzers - adresse - Wichtig: Verwenden Sie Ihre hs-regensburg.de Adresse (Studenten verwenden hier Alte *.fh-regensburg.de Adressen werden für die Autokonfiguration leider nicht unterstützt. Abbildung 11: Kontoerstellung im nicht-domänenbetrieb - Passwort des Benutzers (NDS-Kennwort) 6. Es findet nun eine Sicherheitsabfrage für eine Webseitenumleitung auf https://xmail.hs-regensburg.de statt die Zugelassen werden muss: Abbildung 12: Sicherheitsabfrage zur Webseitenumleitung 8/20

9 7. Anschließend werden Sie aufgefordert Benutzername und Passwort einzugeben. Als Benutzername verwenden sie an dieser Stelle ihren AD Benutzer (bzw. die veraltete Schreibweise HSR\xyz12345 ). Verwenden sie NICHT den vorgegebenen Benutzernamen ( adresse), dies führt zu einem Fehler! Abbildung 13: Falscher Benutzername Abbildung 14: Richtiger Benutzername 8. Nun wird Ihr Konto automatisch mit den richtigen Servereinstellungen konfiguriert: Abbildung 15: Automatisches Ermitteln der Servereinstellungen 9. Microsoft Outlook kann nun mit dem Exchange Konto verwendet werden und wird nach dem Start wieder nach Benutzername und Passwort fragen. Hier tragen Sie bitte den aus Schritt 7 bekannten Benutzer ein. Achtung: Sollten Sie die Option Anmeldedaten speichern nutzen, so kann es trotzdem zu mehrmaligen Passwortabfragen kommen. Hier sollten Sie die entsprechende Option Anmeldedaten speichern immer setzen. Dieser Vorgang lässt sich leider nicht verhindern, da Microsoft Outlook mehrmals Anmeldeinformationen zum Exchange System benötigt und diese teilweise nicht gleichzeitig speichern kann. Gleiches gilt nach einer Passwortänderung, nach der die Abfrage ebenfalls mehrmals vorkommen kann. 9/20

10 c) Einrichten des Zugriffs auf Exchange Funktionspostfächer 1. Öffnen Sie die Outlook Kontoeinstellungen über einen Klick auf Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen... Abbildung 16: Outlook Kontoeinstellungen 2. Wählen Sie Ihr Exchange Konto und klicken Sie auf Ändern.... Im folgenden Dialogfeld dann auf Weitere Einstellungen : Abbildung 17: Kontoeinstellungen in Outlook 10/20

11 3. Im Register Erweitert können nun die Funktionskennungen über einen Klick auf Hinzufügen... zur Anzeige in Outlook hinzugefügt werden: Abbildung 18: Funktionspostfach hinzufügen 4. Nach einem Klick auf Ok -> Ok -> Weiter... -> Fertigstellen -> Schließen wird das Funktionspostfach als zusätzliches Postfach in Outlook angezeigt: Abbildung 19: Outlook mit Funktionspostfach 11/20

12 2.2. Mozilla Thunderbird 5 Mozilla Thunderbird kann via IMAP und SMTP an Exchange angebunden werden. Die genaue Einrichtung wird in den folgenden Seiten beschrieben. Die als optional gekennzeichneten Schritte können bei Bedarf übersprungen werden, Sie sind nur für eine parallele Nutzung von Thunderbird und der Weboberfläche nötig. 1. Öffnen Sie den Kontoeinstellungsdialog und erstellen Sie ein neues konto: Abbildung 20: Thunderbird (Windows) Abbildung 21: Konto erstellen 2. Geben Sie im folgenden Dialog Ihre Daten (Name, adresse und Passwort) an. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Es wird nun versucht die Verbindungsinformationen für Ihre adresse zu ermitteln, was über einen Klick auf Manuell bearbeiten abgebrochen werden muss. Abbildung 22: Versuch einer automatischen Ermittlung 12/20

13 3. Im folgenden Dialog sind die Exchange Serverinformationen der Hochschule anzugeben, um eine erfolgreiche Verbindung herstellen zu können: Abbildung 23: Thunderbird Servereinstellungen Posteingangsserver: IMAP Serveradresse: xmail.hs-regensburg.de Port: 993 (mit SSL, empfohlen) oder alternativ 143 (mit STARTTLS) Authentifizierung: Passwort, normal Postausgangsserver: SMTP Serveradresse: xsmtp.hs-regensburg.de Port: 587 (mit STARTTLS) Authentifizierung: Passwort, normal Benutzername: An dieser Stelle wird ein Benutzername im Format erwartet. 4. Durch einen Klick auf Konto erstellen wird das Konto nun angelegt und in Thunderbird angezeigt: Abbildung 24: Thunderbird 5 Windows 13/20

14 5. (Optional) Um volle Kompatibilität mit anderen Exchange Clients und Funktionen zu erreichen, sollten die Standardordner von Thunderbird noch passend umgestellt werden. Hierzu müssen die benötigten Ordner jedoch zuerst abonniert werden (Rechtsklick auf das Postfach -> Abonnieren...): Abbildung 25: Thunderbird: IMAP Ordner abonnieren 6. (Optional) Im folgenden Dialogfeld sind die Ordner Entwürfe, Gelöschte Elemente, Gesendete Elemente, INBOX und Junk- auszuwählen und durch einen Klick auf OK zu bestätigen: Abbildung 26: Auswahl der zu abonnierenden Ordner 14/20

15 7. (Optional) Nun können in den Kontoeinstellungen für das angelegte Konto die jeweiligen Ordner den Standardordnern von Thunderbird zugewiesen werden: - Gelöschte Elemente unter Server-Einstellungen: Abbildung 27: Einstellung für den Papierkorb in Thunderbird - Gesendete Elemente, Entwürfe unter Kopien & Ordner : Abbildung 28: Einstellungen für Gesendete Elemente und Entwürfe 15/20

16 - Junk unter Junk-Filter: Abbildung 29: Einstellungen für Junk- 8. Thunderbird ist nun für die Verwendung von eingerichtet. 16/20

17 2.3. Apple iphone via ActiveSync 1. Einstellungen öffnen Abbildung 30: Einstellungen öffnen 2. Mail, Kontake und Kalender Einstellungen öffnen Abbildung 31: Mail Einstellungen 17/20

18 3. Account hinzufügen auswählen Abbildung 32: Account hinzufügen 4. Microsoft Exchange Konto auswählen Abbildung 33: Microsoft Exchange 18/20

19 5. adresse, Domäne (HSR), Benutzername, Passwort und Kontobeschreibung eingeben und die Einstellungen speichern. Sollten Sie nach einem Server gefragt werden so geben Sie bitte xmail.hsregensburg.de an und speichern die Einstellungen erneut. Abbildung 34: iphone Exchange Einstellungen 6. Abschließend wählen Sie die zu synchronisierenden Elemente aus und schließen die Einrichtung über Speichern ab. Abbildung 35: Synchronisationsoptionen 7. Die Einrichtung des Exchange Kontos auf Ihrem iphone ist nun abgeschlossen. 19/20

20 2.4. Allgemeine Verbindungsparameter Verbindungsart Serveradresse Port und Benutzername Verschlüsselung IMAP SMTP xmail.hs-regensburg xsmtp.hs-regensburg.de 993 mit SSL oder Authentifizierung: Passwort, Normal / 143 mit STARTTLS Basic 587 mit STARTTLS Authentifizierung: Passwort, Normal / Basic ActiveSync xmail.hs-regensburg.de - (bzw. HSR\<Benutzername>) Webzugang xmail.hs-regensburg.de - (bzw. HSR\<Benutzername>) Hinweis: Funktionskennungen können auch über IMAP und SMTP verwendet werden, sofern der jeweilige Benutzer dazu berechtigt ist. Hierzu ist kein Exchange Postfach auf Seiten des Benutzers nötig. Für den Zugang verwenden Sie als IMAP-Benutzer: Der Benutzername ist ihr eigener AD-Benutzer, der Postfachname entspricht in der Regel dem lokalen Teil der Mailadresse des Funktionspostfaches. Der SMTP Zugang entspricht den oben angegeben Verbindungsdaten, sie können über diese Verbindung dann zusätzlich mit der Adresse der Funktionskennung verschicken. Beispiel: Auf die Funktionskennung kann der Benutzer xyz12345 mit folgendem IMAP-Benutzer zugreifen: 3. Referenzen, weiterführende Dokumentation und Links Universität Erlangen: Microsoft Outlook und Exchange-Dokumentation 20/20

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