Einführung der neuen 13-stelligen AHV-Versichertennummer per 01. Juli 2008

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1 Einführung der neuen 13-stelligen AHV-Versichertennummer per 01. Juli 2008 EAK-Mitteilung Nr. 37 Juni 2008 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Zentrale Ausgleichsstelle ZAS Eidgenössische Ausgleichskasse EAK

2 Adresse Öffnungszeiten Eidgenössische Ausgleichskasse (EAK) Holzikofenweg Bern Uhr bis Uhr Uhr bis Uhr Telefon Fax Website Diese EAK-Mitteilung geht an alle - Bundesämter und Dienststellen - Generalsekretariate der Departemente - Bundesgerichte - angeschlossenen Betriebe und Organisationen Wir bitten Sie um die interne Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen. zur Kenntnis an - Eidg. Finanzkontrolle - Revisionsstelle der Ausgleichskassen - Eidg. Personalamt, Personalwirtschaft und Controlling - Direktion der Zentralen Ausgleichsstelle df

3 3 Die neue Versichertennummer Wie Sie wissen, wird die bisherige 11-stellige AHV-Nummer im Rahmen des Projekts NNSS * am 1. Juli 2008 durch die neue 13-stellige Versichertennummer abgelöst. Die neue Versichertennummer Welche Bedingungen erfüllt die neue Versichertennummer und wie setzt sie sich zusammen? Damit keine Daten verloren gehen, wird die neue Versichertennummer mit der oder den bisherigen AHV-Nummern einer versicherten Person verbunden. Damit kann garantiert werden, dass alle AHV-Beiträge, welche bisher auf ein Konto mit der alten Nummer verbucht worden sind, auch über die neue Nummer abgerufen werden können. Es gehen also keine Daten verloren. Die neue Versichertennummer ist aus datenschutzrelevanten Gründen nicht mehr sprechend und sie wird ausschliesslich von der Zentralen Ausgleichsstelle (ZAS) in Genf vergeben. Die neue Versichertennummer wird einmal zugeteilt und ändert, im Gegensatz zu früher, nicht mehr. Die neue Nummer hat 13 Stellen und lässt keinerlei Rückschlüsse auf die Person zu. Die ersten 3 Stellen sind für den Ländercode reserviert (für die Schweiz ist dies der Code 756), die nächsten 9 Stellen werden durch einen Zufallsgenerator zugeteilt und die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer. Format der neuen Versichertennummer: Der neue Versicherungsausweis AHV-IV wird in der Regel nur einmal ausgestellt, hat die Grösse einer Kreditkarte und ersetzt die bisherige graue AHV-Karte. Ab 1. Juli 2008 werden nur noch neue Versicherungsausweise AHV-IV erstellt. Da die alten AHV-Nummern ihre Gültigkeit behalten sind die grauen AHV-Ausweise aufzubewahren und bei Bedarf (Rentenanmeldung usw.) der zuständigen Ausgleichskasse einzureichen. Auf dem neuen Ausweis werden nur noch Name, Vorname, Geburtsdatum und die neue Versichertennummer aufgedruckt sein. Und so sieht er aus: Der Versicherungsnachweis Der Versicherungsnachweis ist eine Neuheit und ersetzt gewissermassen den Stempel auf der grauen AHV-Karte. Der Versicherungsnachweis wird nur in Verbindung mit dem neuen Versicherungsausweis AHV-IV und bei einem Wechsel des Arbeitgebers ausgestellt. Er bestätigt dem Arbeitnehmer, dass er von seinem Arbeitgeber bei der zuständigen Ausgleichskasse angemeldet wurde. * Nouveau Numéro de Sécurité Sociale

4 4 Was bedeutet die Systemumstellung für die Arbeitgeber im Tagesgeschäft? Stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Personallohnsystem oder Lohnprogramm ab dem 1. Juli 2008 die neue 13-stellige Versichertennummer verarbeiten kann. Anmeldung neuer Mitarbeitenden mit altem Versicherungsausweis AHV-IV Neue Mitarbeitende, die Sie uns nach dem 1. Juli 2008 melden, erhalten ihren Versicherungsausweis AHV-IV zusammen mit einem Versicherungsnachweis. Letzteres bestätigt dem Versicherten, dass wir ein individuelles Konto (IK) unter der neuen 13-stelligen AHV-Versichertennummer für ihn eröffnet haben. Wir stellen Ihnen die beiden Dokumente zu mit der Bitte, diese Ihren Mitarbeitenden zu übergeben. Das viersprachige Formular Anmeldung für einen Versicherungsausweis wurde überarbeitet und trägt den Neuerungen / Änderungen ab 1. Juli 2008 Rechnung. Wir bitten Sie, ab diesem Zeitpunkt nur noch das neue Anmeldeformular, welches Sie über den Link ch/home-d/allgemeines/formulare/formalv.htm finden, zu verwenden. Anmeldung neuer Mitarbeitenden mit neuem Versicherungsausweis AHV-IV Der neue Versicherungsausweis AHV-IV im Kreditkartenformat muss uns nicht mehr eingereichen werden. Es genügt, wenn Sie uns die Mitarbeitenden mit Name, Vorname, Geburtsdatum, neuer Versichertennummer und Eintrittsdatum melden. Wir eröffnen für diese Versicherten für die Verbuchung der AHV-pflichtigen Einkommen ein individuelles Konto und stellen Ihnen die Versicherungsnachweise zu, welche Sie wiederum Ihren Angestellten übergeben. Wir bitten Sie, uns ab sofort mit jeder Anmeldung eines neuen Mitarbeiters auch stets das jeweilige Eintrittsdatum mitzuteilen. Für die Anmeldungen neuer Mitarbeiter/innen haben wir unser Formular Eröffnung eines Individuellen AHV-Kontos bei der Eidgenössischen Ausgleichskasse angepasst. Das neue Formular sowie eine Anleitung zum Ausfüllen finden Sie auf unserer Webseite unter der Rubrik Informationen für Arbeitgeber oder direkt unter folgendem Link cdc.php?pagid=30&elid=433&lang=de Änderungen der Personalien bei Mitarbeitenden (z.b. Name oder Nationalität) Diesbezügliche Änderungen sind uns stets mit dem Formular Anmeldung für einen Versicherungsausweis zu melden. Dieses Verfahren ist auch dann anwendbar, wenn die versicherte Person bereits einen neuen Versicherungsausweis AHV-IV besitzt. Die technische Umstellung per 1. Juli 2008 (Datenaustausch mit der ZAS) erfolgt in der Zeit zwischen Freitag, 27. Juni und Mittwoch, 2. Juli Dies bedeutet, dass wir letztmals den Posteingang vom Donnerstag, 26. Juni 2008 nach der heutigen Praxis verarbeiten werden.

5 5 Auslieferung der neuen AHV-Versichertennummer und Zustellung der neuen Versicherungsausweise AHV-IV an die Arbeitgeber (einmalige Aktion) Das oberste Ziel der Einführung des neuen Versicherungsausweises ist, dass jeder Angestellte auf einfachem und direktem Weg seinen neuen Versicherungsausweis erhält. Bitte beachten Sie, dass wir vor dem 1. Juli 2008 keine neuen Versichertennummern bekannt geben und auch keine neuen Versicherungsausweise AHV-IV ausstellen dürfen. Ab dem 1. Juli 2008 erfolgt die schrittweise Umstellung und Einführung. Bekanntgabe / Mitteilung der neuen 13-stelligen Versichertennummer Die neue Versichertennummer werden wir Ihnen schrittweise ab dem dritten Quartal 2008 mitteilen. Die Bekanntgabe erfolgt elektronisch oder in Form von Listen. Das Auslieferungsverfahren werden wir nach Möglichkeiten mit der Zustellung der Versicherungsausweise AHV-IV abstimmen und koordinieren. Zustellung der neuen Versicherungsausweise AHV-IV Die Zustellung der Versicherungsausweise AHV- IV für die Angestellten erfolgt grundsätzlich über den Arbeitgeber. Die Auslieferungsphase erfolgt gestaffelt, sie beginnt voraussichtlich ab Oktober 2008 und wird sich je nach Verlauf bis ins Frühjahr 2009 erstrecken. Ein Direktversand der Versicherungsausweise an die Angestellten ist ebenfalls möglich, wobei diese Variante in erster Linie den Arbeitgeber mit einem grossen Personalbestand (> Mitarbeitende) als Alternative angeboten werden kann. Diesbezüglich werden wir im Verlauf des 3. Quartals 2008 mit den Arbeitgebern, welche von dieser Dienstleistung Gebrauch machen könnten, Kontakt aufnehmen. Dies trifft grundsätzlich auch für die Bundesämter zu, wobei wir hier das Verfahren vorgängig mit dem CCHR beim EPA (BV Plus) be- und absprechen werden.

6 6 Jahresendverarbeitung: Lohnbescheinigung 2008 Während einer Übergangszeit werden sowohl die neue Versichertennummer, wie auch die alte AHV-Nummer verwendet werden. Werden Lohnbestandteile nach dem 1. Juli 2008 weiterhin mit der alten AHV-Nummer verarbeitet, so werden diese grundsätzlich auch unter der alten AHV-Nummer im individuellen Konto verbucht. Andrerseits werden die Löhne ab 1. Juli 2008 mit Sicherheit zusehends und vermehrt unter der neuen 13-stelligen Versichertennummer verarbeitet. Aus diesem Grunde kann es durchaus sein, dass mit der Lohnbescheinigung 2008 Löhne mit der alten 11-stelligen als auch mit der neuen 13-stelligen Versi-chertennummer angeliefert werden. Hinsichtlich Änderungen / Anpassungen des Formulars Lohnbescheinigung werden wir Sie spätestens zu Beginn des letzten Quartals gezielt informieren. Elektronischer Datenaustausch übers Internet (PartnerWeb) Gegen Ende dieses Jahres werden wir Ihnen mit dem PartnerWeb ein Instrument zur Verfügung stellen können, welches eine sichere Geschäftsabwicklung mit uns übers Internet ermöglicht. Damit werden Arbeitsprozesse im administrativen Bereich vereinfacht, was wiederum Zeit und Kosten spart.

7 7 Allgemeine Informationen Die Auslieferung der neuen Versicherungsausweise AHV-IV an die Rentner unserer Ausgleichskasse erfolgt ab August 2008, jene an unsere Nichterwerbstätigen im Dezember Wenn Sie zusätzliche Informationen zur neuen Versichertennummer wünschen, empfehlen wir Ihnen die Internetseite Dort können Sie u. a. auch das Merkblatt zur neuen Versichertennummer herunterladen. Für allfällige weitere Fragen im Zusammenhang mit der Einführung der neuen AHV-Versichertennummer steht Ihnen unsere Sektion Beiträge, Frau Astrid Hutter (Tel ) und Herr Daniel Jaggi (Tel ) gerne zur Verfügung. Wir hoffen, Ihnen mit diesen Informationen gedient zu haben und freuen uns, im Verlauf der kommenden Monate die Umstellung und Einführung der neuen 13-stelligen Versichertennummer zusammen mit Ihnen durchzuführen.

8 8 Neues Formular