PAM for EXCHANGE. Professional Archive Manager for Exchange. Archivierung, Lifecycle Management und Post Process Management für

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1 PAM for EXCHANGE Professional Archive Manager for Exchange Archivierung, Lifecycle Management und Post Process Management für Microsoft Exchange Server 2000/2003/2007/2010

2 Sparen Sie bei den Betriebskosten Ihres MS-Exchange Servers. Gewinnen Sie Zeit bei der täglichen Administration. Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Verlust. PAM for EXCHANGE - so einfach ist Management. 3 Fünf Gründe für Archivierung. 5 Warum PAM for EXCHANGE? 7 So funktioniert PAM for EXCHANGE. 8 Global Enterprise Management. 9 HSM Archiv Architektur. 11 PAM for EXCHANGE Archivierungsmethoden. 14 PAM for EXCHANGE Archiv Management. 15 PAM for EXCHANGE Compliance Management. 16 PAM for EXCHANGE Post Prozess Management. 17 PAM for EXCHANGE für Anwender. 21 PAM for EXCHANGE technische Daten. Zusätzliche technische Dokumentationen und Videos zum Produkt finden Sie unter: 1

3 H&S Heilig und Schubert Software AG Mit PAM for EXCHANGE s sicher und wirtschaftlich verwalten. Das Medium ist inzwischen für die meisten Unternehmen das primäre Kommunikationsinstrument. Doch nur wenige haben dieses, für Organisationen überlebenswichtige Medium, strikt organisiert. Die Technologie ist praktisch, wirtschaftlich und hat den traditionellen Informationsaustausch in Papierform fast vollständig abgelöst. Selbst geschäftskritische Aufgaben wie das Versenden von Rechnungen und andere rechtsrelevante Dokumente gelten inzwischen, unter Einsatz elektronischer Signaturtechniken, als rechtlich anerkannt und besitzen somit Beweiskraft. Lief der Betrieb des MS-Exchange Servers vor wenigen Jahren noch nebenher mit, entwickelt sich heute die Kommunikation zu einer nicht mehr abschätzbaren Zeit-, Kosten- und Rechtsfalle. Denn durch die intensive Nutzung laufen Postfächer über und Mitarbeiter können s weder versenden noch empfangen. Schnell werden dann s gelöscht, um Platz für neue Nachrichten zu schaffen. Ein gefährliches Unterfangen! Oft fallen der Aufräumaktion wichtige Informationen zum Opfer. Informationen, die für immer verloren sind und auch wirtschaftlichen Schaden verursachen können. Auch das IT-Budget wird unnötig belastet. Progressiv anwachsende Datenbestände erzwingen ein ständiges Nachrüsten mit teuren Speichermedien. Letztlich stehen auch Administratoren immer öfter vor einem Problem. Denn parallel zu der Zunahme des Volumens wächst auch der Zeitaufwand für Backup, Recovery und Reorganisationszeiten. 2

4 PAM for EXCHANGE - Professional Archive Manager for Exchange 5 Gründe für Archivierung #1: Kontrollverlust s werden als wichtige Informationsträger erkannt. Die Verantwortung für sensible Dokumente trägt jedoch der Mitarbeiter. Vielerorts reagieren IT-Verantwortliche mit Speicherlimitierung um ein laufendes Nachrüsten mit teuren Speichersystemen zu vermeiden. Die Folge: Sachbearbeiter müssen periodisch s aus ihren Postfächern löschen um Platz für neue Nachrichten zu schaffen. Eine ist schnell gelöscht. Auch jene mit rechtlichem Charakter - und dann? Manche Anwender helfen sich selbst und lagern alte s als PST Dateien auf lokale Festplatten aus. Instabile PST Dateien in Gigabytegröße sind keine Seltenheit. Wenn Sachbearbeiter PST Dateien auch noch mit persönlichem Passwörtern versehen kann selbst der beste Administrator diese nicht mehr öffnen. Eine Katastrophe, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und das Passwort nicht bekannt gibt. #2: Verlust Das Wiederherstellen versehentlich gelöschter s ist eine zeitaufwändige Arbeit für Spezialisten. Immer wieder sind Administratoren mit der Wiederherstellung eines zu früh, oder irrtümlich gelöschten s konfrontiert. In der Regel kann dies nur von einem Spezialisten vorgenommen werden, der die entsprechenden Kenntnisse und Werkzeuge besitzt. Mit erheblichem Aufwand muss dann aus alten Backup-Beständen das benötigte wieder in das Produktivsystem eingespielt werden. 3

5 H&S Heilig und Schubert Software AG #3: Zeitverlust #5: Rechtssicherheit Die Verwaltung des MS-Exchange Servers braucht immer mehr Zeit und blockiert Personalressourcen in der IT-Abteilung. Wurden zu Beginn der Technologie nur Textnachrichten versendet, sind heute Attachments in Megabytegröße Alltag. Mit zunehmender Beliebtheit werden Mailsysteme auch als betriebsinterne Workflowsysteme für kollaborative Aufgaben eingesetzt. Dateien werden damit immer größer und jede kleinste Änderung führt dazu, dass diese beim nächsten Backup mitgesichert werden. Administratoren stehen mehrheitlich vor dem Problem, Zeitfenster für die tägliche Sicherung des MS-Exchangestores zu finden. Schätzungen zufolge kann der Zeitaufwand für das Rücksichern aller Sicherungskopien weit über 24 Stunden hinausgehen. Während der Restoreprozedur steht dem betroffenen Unternehmen das wichtige Kommunikationsinstrument oft nicht zur Verfügung. #4: Medienbruch MS Exchange ist ein in sich gekapseltes System und Ursache für Medienbrüche innerhalb komplexer Businessprozesse. Kunden und Geschäftspartner greifen immer seltener zu Telefon oder Briefmarke, sondern kommunizieren fast nur noch über das Medium . Durch diesen Wandel in der Form der Kommunikation werden Organisationen mit neuen Problemen konfrontiert. An eine Gruppe gerichtete s bleiben liegen, oder werden gleich von mehreren Mitarbeitern mit unterschiedlichem Resultat bearbeitet. Geschäftskritische s können nicht in elektronische Akten oder andere strategische Business Systeme eingebunden werden. Daraus resultieren manchmal Bearbeitungsfehler, die kostspielige Fehlerkorrekturen nach sich ziehen. Bei längerer Abwesenheit von Mitarbeitern, bleiben s unbearbeitet und Fristen werden versäumt. Immer öfter wird die revisionssichere Langzeitaufbewahrung von s durch den Gesetzgeber auf nationaler und internationaler Ebene geregelt und per Gesetz vorgeschrieben. In vielen Ländern wird für bestimmte Unternehmensformen und Fachgebiete die revisionssichere Archivierung von s vorgeschrieben. Besonders restriktiv sind die Vorgaben in den USA, wo Sarbanes-Oxly-Act (SOX) oder die Börsenaufsicht SEC die Verfahrensweise genau regelt. Amerikanische Unternehmen müssen demnach finanztechnisch relevante s über einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren. Dieses Gesetz schlägt auch auf jene europäische Unternehmen durch, die in Geschäftsbeziehung zu amerikanischen Unternehmen stehen oder gar in den USA finanziert werden. Ähnliche Regelungen wie Euro SOX nehmen in Europa zu. s finden, zumindest in der freien Beweiswürdigung, Beachtung, sind sie doch oftmals das einzige Beweismittel, welche den Gerichten zur Entscheidungsfindung vorliegen. Selbst wenn ein einzelnes nicht als Beweis gilt, wird die Unfähigkeit einen bestimmten Sachverhalt lückenlos darzulegen, häufig gegen das Unternehmen ausgelegt. Internationale und nationale Regelungen beschreiben die Pflicht zur Aufbewahrung von s: USA Sarbanes-Oxley Act Section 404, AML, SEC 17a-4, HIPAA ISO/PRFTR15801, ISO/WD18509, FDA CFR Part 11, Basel II Capital Accord, Patriot Act, Electronic Evidence Act (Canada)... EMEA EUROSOX, URÄG, IFRS (EU), Solvency II (EU), BSI PD5000 (UK), Public Record Office (UK), Fin. Serv. Authority (UK), AIPA (Italy), NF Z (France), GDPdU & GoBS, HGB, AO, Produkthaftpflichtgesetz (Germany)... ASIA 11MEDISDC (Japan), Electronic Ledger Storage Law (Japan)... 4

6 PAM for EXCHANGE - Professional Archive Manager for Exchange Microsoft Exchange bietet die Möglichkeit, s zu archivieren. Wozu also eine spezielle Archivierungslösung? Archivierung bedeutet mehr als das Auslagern veralteter s! Als IT-Manager oder Administrator Ihres Microsoft Exchange Servers haben Sie sich schon mit der integrierten Archivierungsfunktion auseinandergesetzt. Wahrscheinlich haben Sie dabei entdeckt, dass die vorhandene Standardlösung nur ein Ziel verfolgt: Nämlich ausgewählte Nachrichten und Ordner in Dateiform (PST) auszulagern, um Mailboxen möglichst klein zu halten. Diese Methode soll den MS Exchange Store klein halten und so einen störungsfreien Betrieb der Messaging Plattform sicher stellen. PST Dateien sind praktisch, preiswert und riskant. Denn werden PST Dateien auf lokalen Rechnern abgelegt, so können diese verloren gehen falls keine Backup s erzeugt wurden. Notebooks sind für Diebe besonders attraktiv, weshalb PST Dateien grundsätzlich nicht auf mobilen Geräten vorgehalten werden sollten. Vor dem Hintergrund ständig neuer gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung von geschäftskritischen s wird klar, dass grundlegende Funktionalitäten fehlen. Auch der stetig wachsende Zeitaufwand zur Administration der Messagingsysteme verlangt nach zukunftsweisenden Lösungen. Archivierung muss mehr können, als s in Dateiform auszulagern. Ein leistungsfähiges Archivsystem ist ein Managementwerkzeug und erfüllt zumindest folgende Minimalanforderungen: Flexible und transparente Archivierungsprozesse: Administratorwerkzeuge ermöglichen das einfache Erstellen unterschiedlicher Archivierungsprozeduren, die manuell und automatisch gestartet werden können. Identische s, die an eine Empfängergruppe addressiert sind, sollen nur ein einziges Mal archiviert werden, wobei im MS-Exchange Store nur ein Link zum Archiv gespeichert bleibt. Optional sollte die Möglichkeit bestehen, s nach der Archivierung im MS-Exchange Store zu belassen, oder zu löschen. Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit: Entsprechend den Lebenszyklen werden s auf unterschiedliche Speichermedien verschoben. Ein Löschen vor Ablauf der Lebenszeit wird sowohl softwareseitig - durch Retentiontime-Logik - verhindert, als auch durch den Einsatz entsprechender Hardware. Anwenderorientiert: Der Anwender verwendet wie gewohnt seine führende MS-Outlook Applikation um archivierte s zu öffnen und um diese zu bearbeiten. Volltextsuche in Attachments bieten die erforderliche Performance im Tagesgeschäft. Ergänzend steht eine webbasierende Anwendung für Archivrecherche zur Verfügung. 5

7 H&S Heilig und Schubert Software AG OHNE ARCHIVIERUNG Mit PAM for EXCHANGE Paralleles Archivieren auf preiswerten Medien reduziert Backupzeit. Archivieren auf optischen Systemen für bessere Compliance. local C:\\ Network Drive Z:\\ local C:\\.PST.PST.PST.PST.PST.PST.PST.PST Keine PST Auslagerung erforderlich. Hohes Rechtsrisiko durch möglichen Verlust von s. Lange Backup/Restore Zeiten und hoher Administrationsaufwand. MS-Exchange Ausfall bei Restoreprozeduren. Kein Anbindung an vorhandene Archive, CRM oder ERP Systeme. Zugriff auf archivierte s wie gewohnt. Kein eigenständiger Client erforderlich. MS-Outlook bleibt weiterhin die führende Front End Applikation. Schutz vor verlust und Manipulation durch Archivierung auf rechtssicheren Medien. Keine Auslagerung von s in PST Dateien. Kürzere Backup/Restore Zeiten des MS-Exchange Stores, da nur Archiv-Links gesichert werden müssen. Keine MS-Exchange Server Ausfallzeiten im Falle von Wiederherstellung versehentlich gelöschter s. Einbindung von s in vorhandene Business Applikationen. 6

8 PAM for EXCHANGE - Professional Archive Manager for Exchange PAM for EXCHANGE Die Archiv Engine für höchste Ansprüche und schnellen Return on Investment.Passend für Microsoft Exchange Server 2000/2003/2007/2010 Funktionsweise PAM for EXCHANGE prüft, ob im MS-Exchange Store s abgelegt sind, auf welche die vordefinierten Archivierungsregeln zutreffen. Wann ein archiviert werden soll, entscheidet der Administrator, der mit dem Archiv Enterprisemanager die Archivierungsregeln festlegt. Archivierungsfähige s zieht PAM for EXCHANGE aus dem MS-Exchange Store und hinterlässt an deren Stelle einen Link. Dieser Link (Shortcut) ist in einer relationalen Datenbank (ORACLE oder MS-SQL Server) eingetragen und dient zum Verweis auf den tatsächlichen neuen Ablageort (Speichermedium). Um Speicherplatz am Archivmedium zu sparen, können s optional in komprimierter Form gespeichert werden. Nach der Archivierung schrumpft der Speicherbedarf eines s in MS-Exchange auf eine einstellbare Größe. Die Voransicht auf archivierte s via MS Outlook bleibt durch eine Kopie des Bodytextes im MS Exchange Store erhalten, die PAM for EXCHANGE zum Archive- Shortcut anlegt. Allerdings beanspruchen selbst s ohne Anhang durch direktes Beantworten und Wiederbeantworten enorme Speicherkapazitäten. Deshalb kann der Administrator mit PAM for EXCHANGE die Größe der Bodytextkopie frei definieren. Anwender können dadurch die ersten Zeilen der archivierten Mail in der Voransicht einsehen und den MS Exchange Store entlasten. Archivierungsform s werden aufgetrennt und als eigenständige Contents (Bodytext und Attachments) archiviert. Da heute nicht abzusehen ist, ob eine im originären msg- Format auch in vielen Jahren noch gelesen werden kann, bietet die Lösung eine zusätzliche (Preserve) Archivierung der als TXT-Datei oder im HTML-Format. Archivierungsprozess Einfach, mehrfach oder synchron auf unterschiedliche Speichermedien, basierend auf Single Instance Store Verfahren mittels integrierter HSM (hierarchisches Storage Management) Technologie. SIS Single Instance Store Sehr oft sind s an eine Gruppe (z.b. Office) adressiert. Eine Reihe von Empfängern erhalten so gleichlautende Nachrichten mit identen Attachments. Dieser Speicherverschwendung begegnet PAM for EXCHANGE mit dem Single Instance Store Verfahren. PAM for EXCHANGE prüft mittels MD5 Prüfsummenlogik, ob die zu archivierenden s und Dateianhänge bereits archiviert wurden. Gleichgültig, wieviele MS-Exchange Server an PAM for EXCHANGE angeschlossen sind. Jedes oder Attachment wird nur ein einziges Mal archiviert. Die gesamte Empfängergruppe kann dennoch wie gewohnt diese Nachrichten und beigefügten Attachments öffnen. 7

9 H&S Heilig und Schubert Software AG Global Enterprise Management Die Skalierfähigkeit von PAM for EXCHANGE bringt besonders für große und geographisch verteilte Unternehmen viele Vorteile. Eine spezielle Location.ID ermöglicht Services entsprechend der Anforderungen standortübergreifend zu skalieren. Die Server- und Rollenverwaltung erfolgt mit einer Benutzeroberfläche. So können beispielsweise ein PAM for EXCHANGE Archivservice für das Tagesgeschäft, ein PST Import Archivservice zur Übernahme alter PST Dateibestände und mehrere Retrieveservices zur Recherche parallel und standortübergreifend operieren. Im Rechenzentrum der Konzernzentrale 2 MS Exchange Server 1 PAM for EXCHANGE Enterprise Server. 4 PAM for EXCHANGE HSM Archiv Services. 2 PAM for EXCHANGE PST Import Services. 2 PAM for EXCHANGE Retrieve Services für lokale Zugriffe. Produktionsstätte 1 MS Exchange Server 1 PAM for EXCHANGE Enterprise Server. 1 PAM for EXCHANGE Retrieve Services für Mitarbeiter. Vertriebszentrale Europa 1 MS Exchange Server 1 PAM for EXCHANGE Enterprise Server. 3 PAM for EXCHANGE Retrieve Services für Zugriffe der Vertriebsmitarbeiter. Ausfallsicherheit durch SMTP Unterstützung Im Falle eines MS-Exchange Server Ausfalles können MS-Oulook Anwender mit PAM for EXCHANGE Web Archive via http-protokoll auf archivierte s zugreifen. Anwender sind so in der Lage, s zu öffnen und diese über ein SMTP Mail Gateway* weiterzuleiten. *SMTP Mail Gateway ist nicht Bestandteil der Archivlösung PAM for EXCHANGE. 8

10 PAM for EXCHANGE - Professional Archive Manager for Exchange Der Archivprozess (regelbasierend) Der PAM for EXCHANGE Business Logic Server prüft, ob im MS-Exchange Store s abgelegt sind, auf welche die vordefinierten Archivierungsregeln zutreffen. Wann, wie und wo s archiviert werden sollen, entscheidet der Administrator. Der HSM-Archiv Service prüft mittels MD5 Prüfsumme, ob die zur Archivierung übergebenen s bereits im Archiv vorhanden sind. Diese, unter dem Begriff SIS Single Instance Store bekannte Technologie, verhindert die Mehrfachablage im Archiv. Sofern durch den Administrator definiert, werden die s jetzt verschlüsselt (Methode RC4), komprimiert und dem HSM-Media Service übergeben. Ein Archivjob kann so eingestellt werden, dass die Archivierung von s gleichzeitig auf mehrere, voneinander unabhängige Medien, erfolgt. Die synchrone Archivierung sichert die Verfügbarkeit bei Medienausfall und vereinfacht die Desaster Recovery Politik nachhaltig. Der HSM-Media Service Die Aufgabe des hardwarenah programmierten HSM Media Services ist es, s auf Storagesysteme abzulegen und bei Bedarf auszulesen. Das HSM-Media Service unterstützt alle marktgängigen Speichersysteme auf Windows und Unix Plattformen. Die HSM-Archiv Indizierung Um auf Speichermedien abgelegte s wieder zu finden, indiziert PAM for EXCHANGE diese in relationalen Datenbanken wie MS-SQL Server oder ORACLE. Die Metadatenbank enthält Informationen zum Ablageort (Shortcut) und Attribute für Wiederfinden, Versionsverwaltung, Compliance und Lifecycleoperationen. Nach der Archivierung ersetzt der PAM for EXCHANGE Business Logic Server im MS Exchange Server die durch den Shortcut zum Archiv. PST Datei Import PAM for EXCHANGE PST Import Service ist ein, vom Enterprise Server unabhängig arbeitendes Programm, welches vorhandene PST Dateien wieder in ihren ursprüngliche Zustand auflöst. Die wieder hergestellten s werden zusammen mit Folderstrukturen dem HSM-Archive Service zur Archivierung übergeben. Der Importerfolg wird in einem Transactionfile detailliert protokolliert. Zur zusätzlichen Performancesteigerung und Lastverteilung können mehrere PST Import Services auf verteilten Serverfarmen installiert werden. 9

11 H&S Heilig und Schubert Software AG Der Retrieveprozess (client/server) Microsoft Exchange & MS-Outlook erkennt selbsttätig über Exchange Formulare, ob die angeforderte im MS Exchange Store oder im PAM for EXCHANGE Archive abgelegt ist. Bei einer archivierten sendet MS-Outlook den Request an den PAM for EXCHANGE Business Logic Server. PAM for EXCHANGE unterstützt Der PAM for EXCHANGE Business Logic Server ermittelt nun in der HSM-Archiv Metdatenbank den physikalischen Ablageort und sendet einen Request an den HSM-Retrieve Service, welches über den HSM-Media Service die vom physikalischen Speicherort ausliest und an MS-Outlook zurückliefert. Mit der integrierten PAM for EXCHANGE Volltextsuche findet der Anwender garantiert jede wieder. Für den Fall, dass statt der integrierten Volltext Suchmaschine eine strategische Enterprise Suchmaschine eingesetzt werden soll, stehen nun Schnittstellen zu: MS Search Server, SharePoint Search und Intrafind zur Verfügung. Der Lifecycleprozess (server/server) Entsprechend der vom Administrator festgelegten Lifecycle Regelwerke verschiebt der Business Logic Server archivierte s auf andere Speichermedien, legt Kopien an, oder löscht s nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsfrist. Die integrierte Compliance Logic stellt dabei sicher, dass aufbewahrungspflichtige s nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht werden können. 10

12 PAM for EXCHANGE - Professional Archive Manager for Exchange Archivierungsmethoden Ziel von PAM for EXCHANGE ist es, sowohl Standard-, als auch Spezialformen der Archivierung durch einfache Konfiguration in hohem Maß zu automatisieren. Die Erstellung und Pflege von Archiv Jobs erfolgt mittels PAM for EXCHANGE Enterprisemanager. Mit PAM for EXCHANGE lassen sich auf einfache Weise beliebig viele Archivjobs anlegen. Alle nachstehend beschriebenen Archivmethoden können auf Posteingangsund ausgangsfächer, sowie Gruppen- und öffentliche Folder angewendet werden. Bei der Zusammenfassung einzelner Postfächer zu neuen Archivgruppen setzt PAM for EXCHANGE auf das vorhandene Active Directory / Adressbook Active Directory LDAP Schema auf. Den Archivierungszeitpunkt, bzw. die Beschreibung der Eigenschaften, die zu einer Archivierung führen, werden in Form verschiedener Regelwerke ermöglicht. 11

13 H&S Heilig und Schubert Software AG Methode: scheduled mode Mit dem scheduled mode stellt PAM for EXCHANGE eine äußerst vielseitige und flexible Methode zur Gestaltung von Archivprozessen bereit. Zeitfenster (Tag/Stunde) bei welchem der Archivjob gestartet und beendet werden soll und Angabe des maximal zur Verfügung stehenden Zeitrahmens. Automatischer Start des Archivjobs (z.b. täglich) Methode: scheduler + condition mode Dieser ereignisorientierte Modus archiviert s: Wenn älter als n Zeit (Tage, Stunden,..). Bei Überschreiten einer vorgegebenen Größe. Bei Übereinstimmung mit definierter Klasse (z.b. IPM.Note). Methode: scheduler + content mode Zusätzlich steht im scheduled mode ein leistungsfähiges Scripting Werkzeug zur Verfügung um auf Basis der MAPI Eigenschaften Archivierungskriterien zu definieren. Folgende Inhalte können mittels Scripting ausgewertet und einer Archivierung zugeführt werden: Methode: scheduler + threshold mode Bei Erreichen eines oberen Speicher Grenzwertes erfolgt eine automatische Archivierung, bis der untere Befüllungsgrenzwert (in Prozent) erreicht ist. Methode: manual mode Sofern der Administrator die erforderlichen Rechte vergibt, kann der Anwender über ein entsprechendes MS-Outlook PlugIn selbst bestimmte Archivfunktionen auslösen. Die Rechte können auch auf einzelne Funktionalitäten vergeben werden. Archivieren markierter s in das Archiv. Zurückladen markierter s nach MS-Exchange. Löschen markierter ArchiveLinks aus MS-Exchange. Starten Volltextsuche. Anzeigen Versionen. Offline Folder Synchronisation. Methode: shortcut delay mode PAM for EXCHANGE hinterlässt beim Archivieren einer sofort einen Placeholder (Shortcut) am MS Exchange Server. Eine komfortable Methode für MS-Outlook Anwender, die so über Shortcuts direkt auf archivierte s zugreifen. Subject From To CC BCC Body Has Attachment MessageSize MessageClass ParentFolder SentDate ReceivedDate ModifiedDate RepliedDate Attachments MessageFlags MessageStatus Für Blackberry Anwender Systeme is das ein Problemn. Denn der Blackberry Enterprise Server kennt nicht den Unterschied zwischen Original und Shortcut. Für diese Anwendergruppe haben wir den shortcutdelay Modus entwickelt. s werden wie geplant archiviert, der Shortcut wird aber erst nach Ablauf einer definierbaren Zeitspanne am MS-Exchange Server gesetzt. Der Blackberry Anwender kann dadurch wie gewohnt mit seinem Handheld auf s zugreifen und die Nachricht ist trotzdem rechtssicher archiviert. 12

14 Binden Sie s automatisch in Geschäftsprozesse ein. Sorgen Sie für rechtskonforme Aufbewahrung Ihrer s. Erreichen Sie ein neues Niveau im Desastermanagement. PAM for EXCHANGE so sicher kann Management sein.

15 H&S Heilig und Schubert Software AG Archiv Management Schwierige Aufgaben lassen sich nur mit den richtigen Werkzeugen lösen. PAM for EXCHANGE spielt Sie frei von zeitraubenden Administrationsaufgaben und bringt mehr Transparenz in die Betriebsführung Ihres Managements. Restore- & Desaster Management Über ein speziell vorbereitetes Tool lassen sich in PAM for EXCHANGE archivierte s wieder in den MS-Exchange Store zurück kopieren. Damit wird der ursprünglich gesetzte Link im Archiv aufgelöst und die steht wieder in vollem Umfang im MS-Exchange Store zur Verfügung. Als wäre es nie archiviert worden. Ihr Mailserver steht dabei allen Anwendern unterbrechungsfrei zur Verfügung. Das aufwändige Rücksichern von Backupmedien entfällt zur Gänze. Quotamanagement Einige Unternehmen führen interne Profitcenter und verrechnen nach dem Verursacherprinzip erbrachte IT-Leistungen weiter. Das in PAM for EXCHANGE integrierte Quota Management unterstützt diese Organisationsform und erlaubt eine Speicherlimitierung am Archivmedium auf Benutzer- und Gruppenebene. Ein aussagekräftiges Reportingsystem ermöglicht die Weiterverrechnung von erbrachten Leistungen an die jeweilige Fachabteilung. Alerter Management Im Lieferumfang enthalten ist auch ein proaktives Benachrichtigungssystem, welches den Administrator bei Erreichen von oberen Grenzwerten im laufenden Quota-, Scheduling- und Archivierungsprozess informiert. Lifecycle Management Alle Geschäftsdokumente, auch s, unterliegen einem Lebenszyklus. Eines Tages verlieren s im Tagesgeschäft ihren Informationswert und müssen nur mehr aus rechtlichen oder qualitätspolitischen Gründen elektronisch vorgehalten werden. Die logische Konsequenz ist die wirtschaftliche Medienverwaltung. Entsprechend ihrer Bedeutung sollen s entweder im dynamic' Hochverfügbarkeitsstore für schnellen Zugriff oder sicher im preserve' Langzeitarchiv vorgehalten werden. Umgesetzt wird diese Aufgabe mit dem in PAM for EXCHANGE integriertem hierarchischen Speicher Management (HSM). Damit lassen sich beliebig viele Liefecyclejobs anlegen um s (entsprechend ihrer Relevanz) von hochverfügbaren Online- auf preiswerte Nearline- und Offlinemedien zu verschieben. PAM for EXCHANGE spricht alle marktgängigen Speichersysteme an und unterstützt die Operationen kopieren, verschieben und, in Abhängigkeit zur jeweiligen Retentiontime auf Ebene, die Funktion löschen. 14

16 PAM for EXCHANGE - Professional Archive Manager for Exchange Compliance Management Die Einhaltung von Richtlinien und Prozessen hinsichtlich Corporate- Governance stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. 15 Mit revisionssicherer Archivierung den Vorgaben von Behörden und Aufsichtsorganen entsprechen. Das Wesen von Geschäftsdokumenten blieb nahezu unverändert. Was sich geändert hat, ist die Form des Informationsaustausches. Statt in Papierform werden geschäftskritische Dokumente und Informationen in elektronischer Form ausgetauscht. Die komplette und unveränderbare Aufbewahrung unterliegt jedoch per Definition den gleichen Bestimmungen wie papiergebundene Geschäftsdokumente. Corporate Governance bezeichnet die Einhaltung rechtlichen und institutionellen Rahmenbedingungen, die mittelbar oder unmittelbar Einfluss auf die Führungsentscheidungen eines Unternehmens und somit auf den Unternehmenserfolg haben. Ein wichtiges Element in diesem Umfeld ist die Compliance, welche unter anderem die Dokumentation und den Umgang mit Daten regelt. Mit PAM for EXCHANGE schützen Sie Ihre s vor Manipulation und Vernichtung. Aufbewahrungspflichtige s können im Zuge der Archivierung mit einem zweistufigen Löschschutz versehen werden. Stufe eins definiert den Zeitraum, in welchem archivierte s nicht gelöscht werden können. Über diesen rechtssicheren Zeitraum hinausgehend, steht optional der erweiterte Löschschutz zur Verfügung. Innerhalb dieser zusätzlichen Retentiontime dürfen dann s kopiert und auf andere Medien verschoben, jedoch weiterhin nicht aus dem Archiv gelöscht werden. Erst nach Ablauf der erweiterten Retentiontime ist das physikalische Löschen archivierter s möglich. Zusätzlich unterstützt PAM for EXCHANGE alle revisiossicheren Speichermedien, wie etwa WORM, UDO, EMC Centera, EMC Celerra, iternity bzw. HP icas und NetApp Systeme mit snaplock. Geschäftskritische s müssen oft über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Ob eine im originären msg-format auch in zehn Jahren problemlos gelesen werden kann, ist aus heutiger Sicht ungewiss. Deshalb unterstützt PAM for EXCHANGE die zusätzliche Langzeit-archivierung mittels zuschaltbarer TXT- oder HTML-Konvertierung. Automatische Versionierung Wird ein bereits archiviertes vom Anwender geändert, wird dieses von PAM for EXCHANGE erkannt und automatisch als neue Version im Archiv abgelegt. Die lückenlose Aufzeichnung und Nachvollziehbarkeit ist besonders bei rechtsrelevanten Nachrichten von hoher Bedeutung. Auch den Anforderungen interner und externer Auditoren wurde in der neuen Version im besonderen Maß Rechnung getragen. So ist jetzt ein Monitoringsystem integriert, welches alle Archivzugriffe und Transaktionen zu wählbaren Empfänger und Empfängergruppen protokolliert. Berechtigte Auditoren sind in der Lage Auskunft darüber zu geben, wann eine Archiviert wurde und wer wie oft darauf zugegriffen hat. Für die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen ein notwendiges Beweisinstrument. Zudem können Auditoren ausgewählte s für weitere Archivzugriffe sperren. Vertuschungsversuche, etwa zu schwebenden Verfahren, können somit verhindert werden. Zur Auswertung relevanter s ist ein Export ausgewählter s auf externe Datenträger im PST Format möglich.

17 H&S Heilig und Schubert Software AG Post Prozess Management Das Medium ist ein Werkzeug für mehr Produktivität im Unternehmen und wird in immer mehr Geschäftsbereichen aktiv genutzt. Eine bereits im Jahr 2003 von Kahn Consulting durchgeführte Studie (Managing in the new Business Reality) ergab, dass die Technologie für viele Unternehmensbereiche strategisch genutzt wird: 93% Kundenanfragen 84% Strategiediskussion 82% Antworten auf Behördenanfragen 71% Vertragsverhandlungen 69% Rechnungen und Zahlungsbedingungen 65% Austausch vertraulicher Informationen 56% Mitarbeiterangelegenheiten Deshalb kann das Werkzeug MS-Exchange im Businessprozess Management nicht mehr isoliert betrachtet werden. Übermittelte Nachrichten sind genau so Content/ Dokumente wie gescannte Papiere oder MS Word-Dateien. Was bei papiergebundenen Geschäftsdokumenten Tag für Tag praktiziert wird, nämlich das Scannen der Eingangspost zum Zwecke der Ablage und Bearbeitung innerhalb von Dokumenten Management- und Workflowsystemen, muss jetzt auch für elektronisch übermittelte Dokumente sichergestellt werden, damit eine zeitnahe und fehlerfreie Postbearbeitung möglich ist. Stufe 1: Erkennen und Extrahieren Das Post Process Modul scannt im Zuge der Archivierung alle verfügbaren Felder einer (Absender, Empfänger, Betreff, Body ) auf vorgegebene relevante Begriffe und extrahiert relevante Informationen zur weiteren Verarbeitung. Stufe 2: Validieren Die aus der gewonnenen Informationen können gegen vorhandene Datenbanken geprüft (ist der Kunde oder Lieferant bekannt?) und gegebenenfalls mit diesen Daten ergänzt werden. Stufe 3: Exportieren Die aufbereiteten Informationen und die Archiv.Id werden danach in einer Datenbank (MS-SQL oder ORACLE) gespeichert und stehen zur Übernahme in Drittsystemen (z.b. CRM / ERP / Fremdarchive) zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Die 3 rd PARTY Technologie bietet zudem die Möglichkeit der direkten Archivanbindung an Dritte Archivund DMS Hersteller. Um den Post-Bearbeitungsprozess zu beschleunigen, haben wir für PAM for EXCHANGE ein Klassifizierungsmodul (PPM Post Process Modul) entwickelt. Die Post Process Verarbeitung basiert auf den grundlegenden Verarbeitungsschritten: Erkennen, Validieren, Exportieren. Keywords und Verfahrensanweisungen werden vom Administrator mit einem mitgelieferten Skripting Werkzeug erstellt. 16

18 PAM for EXCHANGE - Professional Archive Manager for Exchange MS-Outlook 98/2000/XP/ 2003/2007/2010 e-discovery Management ArchiveWeb Client Der bekannte Doppelklick genügt und schon steht die samt Attachments wieder zur Verfügung. Nachrichten können gesucht, bearbeitet, weitergeleitet, in andere Folder verschoben oder gelöscht werden. Wird eine archivierte gelöscht, so wird lediglich der Link im MS-Exchange Store entfernt. Die selbst bleibt im Archiv erhalten und kann jederzeit wieder hergestellt werden. MS-Outlook User Plug-In Wenn Sie sich für PAM for EXCHANGE entscheiden, erhalten Sie auch ein Plug-In für MS-Outlook. Sofern der Administrator die erforderlichen Rechte vergibt, kann der Anwender die neuen Funktionalitäten menügesteuert auslösen. Die Rechte können pro Anwender auf einzelne Funktionalitäten vergeben, oder AD Gruppen gesteuert werden. Das Outlook 2010 Add-In, für die 32 und 64 Bit Version, integriert sich vollständig in die Ribbon Menüarchitektur. Manuelles archivieren markierter s. Zurückladen markierter s nach MS-Exchange. Löschen markierter ArchivLinks aus MS-Exchange Store. Anzeigen Versionen. Starten Volltextsuche. Offline Folder Synchronisation. Der, im Lieferumfang von PAM for EXCHANGE enthaltenen ArchiveWeb Client, hat sich mit der Version 4 zu einer vielseitigen Archiv Management Konsole entwickelt. Ambitionierte Anwender nutzen den ArchiveWebClient zur Suche im Archiv. Selbst komplexe drilldown Suchmuster über mehrere Indexfelder (z.b.: An/Von/ Betreff/Datum) hinweg, sind mit dem WebClient schnell und intuitiv erstellt. Wer schon komplizierte Abfragen entwickelt hat, wird sich jetzt über Möglichkeit der persönlichen Suchvorlagen freuen. Einmal erstellen und immer wieder nutzen.über Indexfelder hinausgehend kann eine Volltextsuche in s und Attachments erfolgen. Zur Anbindung von Volltextsuchmaschinen stehen in PAM for EXCHANGE stehen Schnittstellen zu Microsoft Enterprise SearchEngine oder ifinder der Intrafind AG zur Verfügung. Selbstverständlich gelten im ArchiveWeb Client die nämlichen Zugriffsrechte wie am MS Exchange Server. Laden Sie mit wenigen Mausklicks gefundene s aus dem Archiv in den MS Exchange Store zurück oder exportieren Sie diese im PST Format. Mit 12 Sprachen ist der multlinguale Archive WebClient bestens für international tätige Unternehmen geeignet. 17

19 H&S Heilig und Schubert Software AG Als effektives Organisationsmittel erweist sich die Tagging Funktion. Anwender erzeugen mit dem Archive Web Client persönliche Tags (Aktenzeichen) und weisen diese ausgewählten s zu. Mit dieser Methode lassen sich einzelne s zu einer Sammlung binden, die dann komfortabel in eine PST Datei exportiert werden können. Und weil sich Farbe perfekt für Organisationszwecke eignet, lassen sich Tags in unterschiedlichen Farben darstellen. OST Offline FolderService Um auch unterwegs auf archivierte s zugreifen zu können, bietet PAM for EXCHANGE den Offline Folder Service an. Beim Standard Synchronisationsverfahren werden s in den Offline Folder kopiert, bzw. es erfolgt eine entsprechende Synchronisation. e-discovery Auditing ArchiveWeb Client Auch den Anforderungen interner und externer Auditoren wurde im besonderem Maß Rechnung getragen. So ist ein Monitoringsystem integriert, welches alle Archivzugriffe und Transaktionen zu wählbaren Empfänger und Empfängergruppen protokolliert. Berechtigte Auditoren sind in der Lage Auskunft darüber zu geben, wann eine archiviert wurde und wer wie oft darauf zugegriffen hat. Für die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen ein notwendiges Beweisinstrument. Zudem können Auditoren ausgewählte Postfächer für weitere Archivzugriffe sperren. Vertuschungsversuche, etwa zu schwebenden Verfahren, können somit verhindert werden. Zur Auswertung relevanter s ist ein Export ausgewählter s auf externe Datenträger im PST Format möglich. OutlookWebApp 2010 Mit einem Archive/Retrieve Plugin für OutlookWebApp 2010 fügt sich PAM for EXCHANGE volsltändig in Ihre Exczhange Infrastruktur ein. Natürlich werden auch frühere OWA Versionen unterstützt Blackberry Service Blackberry-Anwender müssen nicht auf ihre mobilen Lieblinge verzichten. Der Archivmodus shortcut delay belässt die archivierte für einen wählbaren Zeitraum im MS Exchange Store. 18

20 PAM for EXCHANGE - Professional Archive Manager for Exchange PAM for EXCHANGE für Administratoren PAM for EXCHANGE Enterprise Manager Der PAM for EXCHANGE Enterprise Manager ist die zentrale Kommandozentrale für Administratoren. Hier werden jene Postfächer definiert, die einer Archivierung zugeführt werden sollen, wobei das vorhandene Active Directory / Adressbook Active Directory LDAP Schema genutzt wird. Für jede definierte Mailbox oder Mailboxgruppe können spezielle Archivierungsmodi eingerichtet werden, die als Archivjob bezeichnet werden. PAM for EXCHANGE - global Settings Hier können spezielle Funktionalitäten, wie etwa Versionierung, Datenkompression und HSM Medienverwaltung mit einem einfachen Mausklick aktiviert und gesteuert werden. PAM for EXCHANGE Archiv Strategien Legen Sie beliebig viele Archivjobs mit unterschiedlichen Aufgaben und Eigenschaften an. Wenden Sie diese Archivjobs auf Gruppen oder regelbedingt, auf einzelne Postfächer an. 19

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