Rechtssicherheit bei Archivierung und Backup - Schweiz Integrierte Storage Lösung mit Barracuda Message Archiver und Barracuda Backup

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1 Rechtssicherheit bei Archivierung und Backup - Schweiz Integrierte Storage Lösung mit Barracuda Message Archiver und Barracuda Backup White Paper

2 Integrierte Storage Lösung mit Barracuda Message Archiver und Barracuda Backup Die Datenmenge für elektronische Dokumente und s nimmt ständig zu. Neben Datensicherheit, Disaster Recovery und Benutzerzugriff ist Compliance, mit verschiedenen Aufbewahrungsrichtlinien für unterschiedliche Geschäftsdokumente und Geschäftskorrespondenz, eine weitere Motivation für die Implementierung einer integrierten Storage Lösung. Barracuda Message Archiver und Barracuda Backup stellen, in Kombination mit entsprechenden Regelwerken und Richtlinien, hervorragende Tools zur Bewältigung dieses Anforderungsprofils dar. Der Barracuda Message Archiver entlastet Ihren Mail-Server und sichert Ihnen auf Dauer Zugang zu allen geschäftskritischen s. Zu seinen Kernfunktionen gehören revisionssichere Archivierung einschliesslich Suchfunktion, Exportmöglichkeit und redundanter Speicherung. Mit Barracuda Backup geht kein Dokument verloren. Vollständige Datensicherung und Datenwiederherstellung, lokal und off-site. CIOs aufgepasst! Die Sicherstellung von Compliance ist eine zentrale Aufgabe des CIOs und er ist verantwortlich und zum Teil auch haftbar dafür, dass die Gesetzgebung eingehalten wird. Allgemeine rechtliche Anforderungen bezüglich der Aufbewahrung von Daten und Dokumenten Die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Daten und Dokumenten wird in verschiedenen Schweizer Rechtsvorschriften dargelegt. Die wichtigste Rechtsgrundlage ist Artikel 957 fortfolgende des Schweizer Obligationenrechts (OR), insbesondere Artikel 958f OR. Gemäss diesen Bestimmungen sind juristische Personen (wie auch Personengesellschaften und Einzelunternehmen mit einem Mindestumsatz von CHF ,00) verpflichtet, Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie die Geschäfts- und Revisionsberichte für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. Diese Dokumente müssen alle notwendigen Informationen enthalten, um die wirtschaftliche Lage des Unternehmens darzustellen. Für ausschliesslich unternehmensinterne Dokumente, wie z.b. Entwürfe und interne Korrespondenz, besteht keine Aufbewahrungspflicht. Weitere Bestimmungen finden sich in der Geschäftsbücherverordnung GeBüV. Gemäss Artikel 3 GeBüV müssen Geschäftsbücher und Buchungsbelege so aufbewahrt werden, dass Echtheit und Vollständigkeit der Daten gewährleistet ist. Bei elektronisch gespeicherten Daten muss technisch sichergestellt werden, dass nicht erkennbare, nachträgliche Änderungen nicht möglich sind. Unabhängig von der Form der Aufbewahrung (elektronisch oder physisch) müssen die Dokumente zu jeder Zeit zugänglich sein. Anforderungen bezüglich der Aufbewahrung von persönlichen Daten Unterlagen, die persönliche Daten, wie sie im Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) vom 19. Juni 1992 definiert sind, enthalten, sollen grundsätzlich nicht länger als für den Zweck, für welchen die Daten erfasst wurden erforderlich, gespeichert werden. Dieser Zeitraum soll jedoch auf keinen Fall kürzer als die gesetzlich verankerte Periode zur Aufbewahrung sein.

3 Übersicht der Aufbewahrungszeiträume für Dokumente Auswahl; ohne Gewähr Art des Dokuments Erforderliche Aufbewahrungsfrist Relevante gesetzliche Bestimmung Allgemeine Geschäftsaufzeichnungen eines Unternehmens Aufzeichnungen zu allen Geschäftsvorfällen und Sachverhalten, die für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage des Unternehmens (wirtschaftliche Lage) notwendig sind. 10 Jahre ab Ende des entsprechenden Geschäftsjahres Artikel 957a und 958f OR; GeBüV Geschäftsbericht inklusive Jahresabschluss Revisionsbericht Buchungsbelege Geschäftsbücher, inklusive Finanz- und Betriebsbuchhaltung, Protokoll von Generalversammlungen, Aktienbuch, Verwaltungsratsbeschlüsse, sonstige Beschlüsse von Kontrollorganen. Geschäftskonten und damit im Zusammenhang stehende Dokumente. Geschäftskorrespondenz, zum Beispiel Briefe, Verträge, Rechnungen, Lieferpapiere, Bankquittungen, Statuten, gerichtliche Entscheidungen und damit im Zusammenhang stehende Dokumente. Aufzeichnungen und Dokumente einer aufgelösten Gesellschaft; (Aufzubewahren an einem von den Gesellschaftern oder Liquidatoren, und wenn diese sich nicht einigen, vom Handelsregisteramt bezeichneten Ort) Steuer und Buchungsunterlagen 10 Jahre ab Auflösung der Gesellschaft Artikel 590 und 747 OR Einkommenssteuer Generelle Verpflichtung von Steuerpflichtigen, auf Anfrage der Behörde, alle für ihren Geschäftsverkehr relevanten Unterlagen vorzulegen. Im Besonderen müssen die folgenden Dokumente aufbewahrt werden: - Geschäftsbücher - Belege - Andere Bescheinigungen und Dokumente Minimum 10 Jahre (wenn die Steuerforderung nicht verjährt ist, was nach spätestens 15 Jahren der Fall ist) ab Ende Artikel 126 Absatz 3 Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer; DBG in Verbindung mit OR (siehe oben) Artikel 42 Absatz 3 Bundesgesetz über die Harmonisierung der direkten Steuern der Kantone und Gemeinden, StHG Mehrwertsteuer Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen bezüglich beweglicher Güter Artikel 70 Absatz 2 in Verbindung mit Artikel 42 Absatz 1 und 6 des Bundesgesetz über MWSTG Artikel 122 und folgende der Verordnung über MWSTV Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen; ElDI-V

4 Mehrwertsteuer Geschäftsunterlagen, die im Zusammengang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gütern stehen. Minimum 20 Jahre (wenn die Steuerforderung nicht verjährt ist, was nach spätestens 25 Jahren der Fall ist) ab Ende Artikel 70 Absatz 3 in Verbindung mit Artikel 31 und 32, 42 Absatz 1 des Bundesgesetz über MWSTG Regionale und kommunale Grundstücksgewinnsteuer Alle Dokumente, die im Zusammenhang mit den Geschäften eines Unternehmens stehen (Kanton Zürich); Etwaige weitere Bestimmungen in Bezug auf regionale und kommunale Steuern sind zu berücksichtigen. Zoll 10 Jahre oder mehr (abhängig vom Kanton) ab Ende Steuergesetz des jeweiligen Kantons oder der Kommunalverwaltung (zum Beispiel 135 Steuergesetz des Kantons Zürich, StG ) Aufbewahrung von Daten und Dokumenten, die im Zusammenhang mit dem ZG benötigt werden, zum Beispiel: Zollanmeldungen und begleitende Dokumente, Veranlagungsverfügungen, Ursprungsnachweise und -Zeugnisse, Waren- und Finanzbuchhaltung wie auch Fabrikationsunterlagen bezüglich Veredelungsverkehr und Waren mit Zollerleichterungen, und alle anderen relevanten Dokumente. Minimum 3 Monate für elektronische Daten nach erfolgreicher Übermittlung; Minimum 1 Jahr für Daten und Dokumente in Verbindung mit Gütern im Reiseverkehr; Minimum 3 Jahre für Belege zu Ursprungsnachweisen; Minimum 5 Jahre für alle sonstigen Daten und Dokumente Artikel 41 Zollgesetz; ZG Artikel 94 fortfolgende Zollverordnung, ZV Personaldaten Daten bezüglich Gehaltsabrechnung und Geschäftskorrespondenz (inklusive s) 10 Jahre ab Ende des entsprechenden Geschäftsjahres Artikel 957a und 958f OR; GeBüV Daten bezüglich Arbeitszeugnis, zum Beispiel Art und Dauer der Beschäftigung (z.b. Arbeitsvertrag) 10 Jahre ab Auflösung des Arbeitsverhältnisses Artikel 127 OR, 328b OR; DSG Arbeitsplatzbeschreibung und Verantwortungsbereich Grund für Auflösung des Arbeitsverhältnisses Persönliches Verhalten Beruflicher Werdegang und Weiterbildung Besondere Vorkommnisse (gegebenenfalls)

5 Die vorliegende Übersicht für die Schweiz wurde in Kooperation mit einer renommierten Schweizer Wirtschaftsanwaltskanzlei erstellt. Für weiterführende Informationen können Sie Barracuda Networks jederzeit gerne kontaktieren. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der korrekten Konfiguration Ihres Barracuda Message Archivers und/oder Ihres Barracuda Backups. Auf Wunsch beraten wir Sie auch hinsichtlich unternehmensinterner Richtlinien und Verfahren zur Archivierung. Vereinbaren Sie einen kostenlosen 30-tägigen Test auf oder indem Sie Barracuda unter +41 (0) anrufen. Haftungsausschluss: Die in diesem Dokument enthaltenen Ausführungen werden ausschliesslich für allgemeine, unverbindliche Informationszwecke zur Verfügung gestellt und stellen weder eine Rechtsberatung dar noch können sie eine solche ersetzen. Weder Barracuda Networks AG noch die beigezogene Schweizer Wirtschaftsanwaltskanzlei übernehmen Verantwortung oder Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der hier enthaltenen Informationen. Diese Informationen sind nicht auf die Bedürfnisse bestimmter Personen oder Einrichtungen oder Sachverhalte abgestimmt und nicht notwendig umfassend, komplett, genau oder aktuell. Barracuda Networks AG und die beigezogene Schweizer Wirtschaftsanwaltskanzlei übernehmen keinerlei Haftung für Schäden oder Nachteile, welcher Art auch immer, die durch die Verwendung der hier enthaltenen Informationen entstehen. Sofern Teile oder einzelne Formulierungen dieses Haftungsausschlusses der geltenden Rechtslage nicht, nicht mehr oder nicht vollständig entsprechen sollten, bleiben die übrigen Teile davon unberührt. Info zu Barracuda Networks, Inc Barracuda Networks ist international als ein führender Anbieter von leistungsstarken, einfach zu bedienenden und erschwinglichen IT-Lösungen anerkannt. Das Unternehmen schützt Anwender, Applikationen und Daten von mehr als Organisationen weltweit. Das kundenorientierte Geschäftsmodell fokussiert auf hochwertige IT-Lösungen für Sicherheit und Storage auf Basis von Abonnements. Weitere Informationen finden Sie unter Barracuda Networks AG Prime Center Zürich-Flughafen Schweiz t: +41 (0) e: office@barracuda.com w: barracuda.com