Die elektronische Signatur

Transkript

1 Die elektronische Signatur Elektronische Signaturen bedeuten u.a. Kostenersparnis, beschleunigte Zahlungseingänge und höhere Effizienz in Ihren bestehenden Geschäftsabläufen. Die Umstellung von Papier oder Fax auf elektronisch signierte PDF -Dokumente ist denkbar einfach und optimiert Ihr Prozessing. Einfache Umstellung Mit dem signagate producer 3.0 als Middleware können Sie ohne Änderung Ihrer bestehenden Arbeitsabläufe alle Vorteile der elektronischen Signatur nutzen. Kosten sparen Die Umstellung auf signierte PDF - Dokumente mit dem signagate producer 3.0 bedeutet auch, Kosten zu sparen. Kosten, die Sie jetzt noch haben. Bereits ab dem ersten Dokument amortisieren sich die Gebühren unseres Systems. Bei höheren Mengen sparen Sie bis zu über 90% im Vergleich zur Briefpost. infoline +49 (0)

2 Mit dem signagate producer 3.0 können Sie verschiedene Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen gesetzeskonform abdecken: Ausgangsrechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Bescheide, Verträge, Spendenbescheinigungen, Analysen, Gutachten und vieles mehr. Die Lösung für viele Aufgaben Durch das Signaturgesetz und den Bezug auf die darin definierte qualifizierte elektronische Signatur in anderen Gesetzen, ist die Möglichkeit geschaffen Dokumente elektronisch und damit kostengünstiger und umweltschonender zu übermitteln und zu speichern. Alleine für die Rechnungslegung werden in europäischen Unternehmen jedes Jahr mehrere hundert Millionen Euro aufgewendet. Diese Kosten resultieren nicht nur alleine aus dem Porto, sondern - mit einem viel größeren Anteil - aus dem Aufwand durch Material und Zeit im Betrieb. Weitere Einbußen werden durch die verzögerte Auslieferung und das damit verlängerte Zahlungsziel beim Kunden verursacht. Vorteile im Unternehmen Der signagate producer 3.0 reduziert auf massive Weise die Kosten in der Erstellung von Rechnungen und dem damit verbundenen Handling im Unternehmen nachhaltig. Durch die unmittelbare Zustellung der Rechnungen per verkürzt sich auch das Zahlungsziel und verbessert somit deutlich die Zinsbelastungen im eigenen Unternehmen. Durch das elektronische Verfahren wird zudem die Ökobilanz stark verbessert. Der signagate producer 3.0 erfüllt durch eine Herstellererklärung gemäß 17 Abs. 4 Satz 2 SigG in Verbindung mit 15 Abs. 5 Satz 1 SigV die benötigten Anforderungen aus dem SigG und SigV. Dadurch können mit dem signagate producer 3.0 u.a. qualifizierte Signaturen für elektronische Rechnungen gemäß 14 UStG und europaweit [RL 2006/112 EG] erstellt werden. Andere Gesetze, die weitere Einsatzbereiche (Verträge etc.) für den signagate producer 3.0 definieren, sind z.b.: 126a BGB, 3a VwVfG und 130a ZPO. Generell haben qualifizierte elektronische Signaturen den Anschein der Echtheit auf ihrer Seite ( 371 a ZPO). Gesetzliche Grundlagen

3 Geringe Kosten Einfach und besonders günstig - zwei Parameter, die ganz klar auf den signagate producer 3.0 zutreffen. Bis auf 6 Cent (inkl. 19% MwSt) können Sie Ihre Kosten pro Dokument reduzieren - unabhängig von der Seitenanzahl! Das günstige Lizenzmodell für den signagate producer 3.0 ist an Ihre Bedürfnisse angepasst und liefert durch kleine, monatliche Gebühren ein sofortiges ROI: Keine Einrichtungskosten Keine Wartungskosten Kostenfreie Updates für neue Produktversionen Kostenloser Support durch unser Serviceteam Preisvergleich Die Kosten in der Rechnungslegung sind meist höher als man es auf den ersten Blick vermutet: Drucker, Toner, Papier, Strom, Arbeitszeit, Porto. Dazu kommen Kosten für vorbedruckte Briefpapiere, anteilig Benzin, Leasing und Abschreibung für das Fahrzeug, das für den Transport zur Post genutzt wird usw. Renommierte Wirtschaftsprüfungsunternehmen schätzen mehr als 3,00 Kosten für eine einseitige Rechnung im ausstellenden Unternehmen. Selbst wenn man nur minimale Kosten rechnet - also z.b. 1,35 pro Rechnung, so spart ein Unternehmen mit durchschnittlich 1000 Rechnungen pro Monat bei der Umstellung auf den signagate producer 3.0 mindestens pro Jahr! Bei höheren Mengen wird der monetäre Vorteil durch unsere Staffelpreise im Vergleich zur gewöhnlichen Briefpost noch stärker. Umweltschutz Der negative Klimawandel durch erhöhten CO² Ausstoß wird auch in allen Unternehmen immer mehr zum Thema. Kunden und Partner achten stärker denn je auf ein umweltgerechtes Verhalten bei der Auswahl von Lieferanten und Produkten. Durch die Umstellung auf den elektronischen Versand mit dem signagate producer 3.0 sparen Sie nicht nur Geld, sondern reduzieren ganz deutlich die Emission von CO² Gasen durch eine Vermeidung des physikalischen Transportes von Briefen, einem geringeren Stromverbrauch in der Rechnungsstellung. Auch die Einsparung von verschiedenen Verbrauchsmaterialien, die allesamt bei der Herstellung eine große Menge an CO² Gasen verursachen, erhöht den Vorteil.

4 Für die qualifizierte elektronische Signatur gemäß SigG wird nicht nur eine gesetzeskonforme Software, wie der signagate producer 3.0 benötigt, sondern für gewöhnlich auch eine sog. Signaturkarte und ein entsprechender Kartenleser. Beides verursacht im Unternehmen nicht nur Kosten, sondern auch erhöhte Anforderungen an den sicheren Umgang mit der Signaturkarte. Der signagate ASP-Service Um diese möglichen Nachteile zu vermeiden, bietet die hostnet Medien GmbH für die Signatur von Rechnungen den kostenlosen signagate ASP-Service an. Ganz automatisch werden Ihre Dokumente über eine verschlüsselte Verbindung in eines unserer Rechenzentren übermittelt, dort signiert und sofort wieder an den signagate producer 3.0 in Ihrem Büro übermittelt. Auf diese Weise können Sie qualifiziert signierte Rechnungen gemäß UStG erstellen und verringern nochmals Ihren Aufwand. Ein besonderes Problem bei der Erstellung von elektronisch signierten Rechnungen direkt in Webshops besteht in dem fehlenden physikalischen Zugriff auf Ihren Server. Denn Webserver stehen fast immer in externen Rechenzentren und nicht in Ihren Räumlichkeiten. Dadurch wird die Nutzung eines Signatursystems inkl. Signaturkarte und lokalem Kartenleser unmöglich. Auch hier ist der signagate ASP-Service die Lösung. Über einfache Skripte in PHP, Perl usw. lassen sich durch den Webshop erstellte PDF Rechnungen nachträglich signieren, die dann wie bisher von Ihrem Webshop versendet oder gespeichert werden können. Eine minimale Anpassung genügt also, um auch über Ihren Online- Shop gesetzeskonforme Rechnungen zu erstellen. Webshops direkt einbinden Viele große Unternehmen nutzen bereits die Möglichkeit, eine elektronische Rechnung nicht nur per an Ihre Kunden zu versenden, sondern diese auch über die eigene Internetpräsenz zum späteren Download anzubieten. Die Vorteile liegen für Unternehmen und Kunden gleichermaßen auf der Hand: Alle Kunden haben jederzeit passwortgeschützten Zugriff auf neue und alte Belege. So spart das Unternehmen das nachträgliche Suchen und erneute Versenden von Belegen, die beim Kunden evtl. verloren gegangen sind. Zusätzlich hat der Kunde damit noch einen Grund, regelmäßig die Internetseiten zu besuchen, was wiederum weitere Vorteile für Marketing und Verkauf bedeutet. Das online storage system Fragen Sie uns nach den Konditionen für das signagate online storage system!

5 Anhänge, Laufzettel und andere Belege In vielen Unternehmen muss zu jeder Rechnung auch ein Beleg der einzelnen Posten übermittelt werden. Seien es quittierte Stundenzettel, unterschriebene Anlieferungsbestätigungen o.ä. - alle diese Dokumente liegen für gewöhnlich nicht elektronisch vor, sondern in Papierform. Der signagate producer 3.0 ermöglicht es auf ganz einfache Weise, solche Anlagen über einen Scanner direkt zur signierten PDF -Rechnung hinzuzufügen. Dieser Vorgang ist hoch automatisiert und verbraucht weniger Zeit als die sonst per Hand nötige Zuordnung solcher Anhänge zu den ausgedruckten Rechnungen. Schnittstellen Bei der Umstellung auf elektronische Dokumente ist es besonders wichtig, den Aufwand beim Eingliedern eines Signatursystems in die bestehende Umgebung Ihres Unternehmens gering zu halten. Deswegen wurde für den signagate producer 3.0 die Druckerschnittstelle entwickelt, die es allen Windows basierten Systemen, die bisher mit einem physikalischen Drucker arbeiten, ermöglicht, ohne große Veränderungen diese Umstellung durchzuführen. Dies bedeutet: keine Schulungen oder veränderte Abläufe in Ihrem Hause. Auch ist eine fließende Umstellung von Papier auf elektronische Dokumente einfach realisierbar. Zusätzlich - für besondere Umgebungen - besitzt der signagate producer 3.0 eine SMTP- und eine HTTPD-Schnittstelle, die entweder in den hausinternen -ablauf eingebunden werden kann oder programmatisch angesprochen wird. Signaturprüfung Für Ihre gewerblichen Kunden ist eines besonders wichtig: die Rechtssicherheit beim Abzug der Vorsteuer aus elektronischen Rechnungen. Um sicher zu gehen, dass es sich immer um eine korrekte Rechnung gemäß UStG handelt, ist eine Prüfung der Signatur unerlässlich. Mit unserem kostenlosen Prüfprogramm - dem signagate viewer kann Ihr Kunde ganz einfach eine solche Prüfung vornehmen und befindet sich bei einer Steuerprüfung immer auf der sicheren Seite. Alternativ kann eine solche Prüfung auch ohne Installation einer Software online durchgeführt werden:

6 Die weiterhin wachsende Gruppe der signagate Anwendungen beinhaltet die beiden Kernprogramme: producer 3.0 und viewer 2.0. Neben Stabilität und Leistung wurde insbesondere auf einfache intuitive Bedienung geachtet. Deshalb entsteht weder bei Ihnen, noch beim Empfänger der elektronisch signierten Dokumente ein Schulungsaufwand oder Ähnliches. Dies stellt eine leichte und - wenn gewünscht - sukzessive Umstellung von Papier auf gesetzeskonforme (SigG, UStG) PDF -Dokumente sicher. Die signagate Produktgruppe Für unsere Entwickler war die Zielsetzung klar: ein System zur Erstellung von Massen- und Einzelsignaturen, bei voller Entsprechung aller kryptologischer Bedingungen durch den Gesetzgeber. Gleichzeitig war höchste Priorität die denkbar einfachste Einbindung in typische Fakturierungs- und Officeanwendungen von kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen. Technische Hintergründe Die Lösung ist die Einbindung des signagate producers 3.0 als Middleware zwischen Ihren Anwendungen und jedem Windows -Drucker, sowie die Möglichkeit den signagate producer 3.0 auch als SMTP-Relay beim Versand von s zu benutzen. Auf diese Weise kann ohne große Eingriffe in bestehende Umgebungen die Technik zur Erstellung von qualifizierten elektronischen Signaturen eingebunden werden. Eine Änderung Ihrer Prozessabläufe wird dadurch vollkommen vermieden. Dieses Schaubild symbolisiert die typische Einbindung des signagate producers 3.0 in bestehende Druck- oder -abläufe. Gezeigt wird auch der normale Ausdruck, falls kein -versand möglich oder gewünscht ist. Schematische Übersicht

7 Der signagate producer für Sie zum Testen! Keine CD mehr eingeklebt? Kein Problem! Fordern Sie Ihre persönliche Testversion bei uns an: Tel.: +49 (0) Oder laden Sie die Demoversion des signagate producer 3.0 aus dem Internet unter:

8 Ihr Vertriebspartner für signagate Produkte: hostnet Medien GmbH Osterdeich 107, Bremen, Deutschland Gedruckt in Deutschland