GoBD. BMF-Schreiben vom

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1 GoBD BMF-Schreiben vom Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Diekmann _AdStB_2015 1

2 GoBD ersetzt GoBS vom , GDPdU vom Randziffern auf 38 Seiten Kein Gesetz Anwendung ab VZ 2015 Gilt für Bilanzierende und EÜR! Diekmann _AdStB_2015 2

3 GoBD nicht aufgehoben sind (weiterhin gültig): g BMF-Schreiben mit Hinweisen zur Buchführung hrung und Inventurerleichterungen (LuF( LuF) GDPdUZ Diekmann _AdStB_2015 3

4 BMF-Schreiben GoBD ( ) AEAO 146 AO 147 AO 200 AO 14 UStG Ordnungsvorschriften HGB/AO für Buchführung und Aufzeichnungen, Aufbewahrung von Unterlagen nebst Datenzugriff Mitwirkungspflichten des Steuerpfl. elektronische Rechnungen Diekmann AdStB_2015 4

5 Weiterhin keine Definition, welche Daten steuerrelevant sind, da ggf. vom Einzelfall abhängig 5 Aber Definitionen z.b. für Aufzeichnungen (Rz ) Bücher (Rz ) Geschäftsvorfälle (Rz. 16) Erläuterung GoB in Rz Oberstes Gebot der GoBD ist die sog. Unverlierbarkeit der Geschäftsvorfälle Verantwortlichkeit allein beim Stpfl. Diekmann AdStB 2015

6 Unverlierbarkeit der Geschäftsvorfälle Rz : Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Zeitgerechtigkeit 6 Stärkeres Gewicht als bisher auf die Einzelaufzeichnungspflicht in Rz mit Bezug auf BFH Dies bedeutet, dass bei einem Barzahlungsunternehmer mit offener Ladenkasse zunächst die Einzelaufzeichnungspflicht zu prüfen ist. Tageskassenbericht per se nicht ausreichend! Diekmann AdStB 2015

7 BFH (EAV) Waren? geringer Wert? viele Kunden? Kunde unbekannt? Aufz. nicht zumutbar? JA? OLK Tageskassenbericht NEIN? - Dann Einzelaufzeichnung bei Dienstleistg, bei Waren lt. BFH idr > Centbeträge, bei nur wenigen Kunden, bei bekannten Kunden (Kundendatei), bei allgemein gegebener Zumutbarkeit, wenn geregeltes Nacheinander der Geschäftsvorfälle (Taxi) jeder Geschäftsvorfall wird in ein Kassenbuch eingetragen; s.a. Pump StBp 1/2015 hilfsweise geordnete Sammlung von Einzelbelegen grds. ist Strichliste nicht ausreichend! bei Zweifeln: Antrag 148 AO Diekmann AdStB 2015

8 Erfassung, Verbuchung, Festschreibung Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah zu erfassen. Aber: geordnete Belegablage kann Grundbuchaufzeichnung erfüllen (Rz. 46). Rz. 47: Erfassung innerhalb von 10 Tagen unbedenklich; bei größeren zeitlichen Abständen sind Sicherungsmaßnahmen zu treffen. Rz. 50: Erfassung innerhalb eines Monats unbedenklich, wenn Geschäftsvorfälle organisatorisch gesichert sind. Ust-Vj.- u. Jahreszahler? GoBD regelt den Normalfall. Das sind Ausnahmefälle. Festschreibung ist erforderlich! (Rz. 58 ff.) 8 Diekmann AdStB 2015

9 Festschreibung Warum kann das wichtig sein? 9 Einlagezeitpunkt Wertpapiere Entnahmezeitpunkt Pkw etc. Steuerprüfer sollen Einhaltung der GoBD einschl. Zeitpunkt Festschreibung prüfen. Bei nicht festgeschriebenen Daten ab VZ 2015 Rüge im Bp-Bericht. Diekmann AdStB 2015

10 Nachvollziehbarkeit/ Unveränderbarkeit Eine Buchung darf grds. nicht mehr verändert werden (Rz. 58). Der ursprüngliche Inhalt muss mit Uhrzeitstempel ermittelbar sein. Werden jedoch Daten verändert oder gelöscht, muss dies protokolliert werden, damit erkennbar ist, was gelöscht wurde (Rz. 59). Und Hinweis auf Rz. 109 bis 112 = unzulässige Vorgänge 10 Diekmann AdStB 2015

11 Kontierung/Belegsicherung Rz. 64 Kontierung weiterhin erforderlich ggf. durch elektronische Indexierung. Auf jeden Fall ist progressive + retrograde Prüfung zu ermöglichen. Rz Belegsicherung: technisch oder organisatorisch möglich. Rz. 73: Beleg und Zuordnung muss innerhalb angemessener Zeit nachprüfbar sein. Beleginhalte ergeben sich aus Rz. 77 bis 79. Belege können im Haupt- und Voroder Nebensystem entstehen (GoBD gilt auch bei DavoS-Systemen!) 11 Diekmann AdStB 2015

12 Progressive/Retrograde Prüfung vs. E-Bilanz? Übersendung Kontennachweis und Anlagespiegel ist fakultativ Diekmann AdStB 2015

13 Aufbewahrung (Rz. 113 ff.) Im DV-System erzeugte Dokumente sind im Ursprungsformat aufzubewahren Eingehende elektronische Dokumente müssen in dem empfangenen Format aufbewahrt werden. Bei Konvertierung in ein Inhouse-Format müssen beide Versionen aufbewahrt werden. Hinweis auf ein neues Datenformat PDF/A3 für elektronische Rechnungen (ZugFeRD) 14 Diekmann AdStB 2015

14 Verfahrensdokumentation (Rz. 151 ff.) Die Beschreibung eines Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (Rz ) Ferner gehören Datensicherheitsregeln zur Verfahrensdokumentation. Eine fehlende Verfahrensdokumentation führt allein nicht zur Verwerfung der Buchführung! Eingehende elektronische Dokumente müssen in dem empfangenen Format aufbewahrt werden. 15 Diekmann AdStB 2015

15 Maschinelle Auswertbarkeit nicht gewährleistet bei : Rz GoBD verdichteten Dateien Überführung von Buchführungsdaten in nicht auswertbare Formate (pdf, tif) vorgefilterten Dateien, die nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten enthalten Bei unangemessenem Zeitaufwand (z.b. Tabellen/Datenbankinhalte ohne Beschreibung der Daten) Diekmann AdStB

16 GoBD geänderter oder neuer Prüfungsschwerpunkt? Zeitgerechtigkeit der Erfassung/ Verbuchung Festschreibung Immer Einzelaufzeichnung, es denn unzumutbar (Kassenbericht bei offener Ladenkasse vielfach nicht ausreichend!) El. Rechnung/El. Kontoauszug/ Ersetzendes Scannen zulässig Diekmann _AdStB_

17 GoBD geänderter oder neuer Prüfungsschwerpunkt - Barzahlungsbranche? s.a. Satz 8 AEAO zu 158 AO; BFH Registrierkasse ohne Einzelaufzeichnung (Tagesendsummenbon). Nachweispflicht des Stpfl. betr. Unverlierbarkeit Geschäftsvorfälle RegKasse/PC-Kasse mit Einzelaufzeichnung: Tabellen ohne Erläuterung der Dateninhalte sind nicht zu akzeptieren. Prüfung in angemessener Zeit erforderlich. Unverlierbarkeit barer Geschäftsvorfall Diekmann _AdStB_

18 GoBD Information und weitere Verfahrensweise Erörterung GoBD zwischen Steuerverwaltung und Steuerberatung (Ebene Bund und Länder) Intensive Beratung der steuerberatenden Berufe für Mandanten (Sensibilisierung Vor-/Nebensysteme, Aufzeichnung Geschäftsvorfall) Diekmann _AdStB_

19 GoBD Fragen aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Unterlagen/ u.a. zu Kostenstellen? Hinweis auf Bsp. 1 zu Rz 5; FG Rh-Pf K 1743/05- zeitnahe Erfassung von GV? Bare GV=tgl.; Unbare GV <=10 Tge/1Monat; Besonderheit Rz. 49 bei Nichterfassung im Kontokorrentkonto s.a. BStBl. 1966, S. 496 Diekmann _AdStB_

20 GoBD Fragen Kontierung? Papier- o. el. Belege: Rz : Ausnahme: durch organisatorische Maßnahmen ist sicherzustellen, dass die GV auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind Beispiel für organisatorische Maßnahme: Indexierung auf dem Beleg (Belegsicherung) Diekmann _AdStB_

21 GoBD Fragen Kontierung? Papier- o. el. Belege: Rz : Diekmann _AdStB_

22 GoBD Fragen Belegzuordnung bei monatlichen Kontoauszügen? Hinweis auf Rz. 73 und das Bsp. in Rz. 74 Rahmenbedingung IKS? = Bestandteil Verfahrensbeschreibung, s.a. Rz Rechnungsschreibung mit Dokumentenvorlage? Office-Formate? Hinweis auf Rz (s.a. Bsp. Rz 120 -) Diekmann _AdStB_

23 GoBD Fundstellen BITCOM-: GoBD meets DMS GoBD in BC 12/2014 Datev: GoBD - Service für Mitglieder 1/15 Datev; GoBD - Dr. Meyer-Pries Datev: GoBD/Umsetzungsempfehlungen der Datev Datev-Magazin 02/15 Prof. Dr. H.-Michael Korth, Stbg, 5/2015 NWB direkt 7/2015 Dr. Ulf-Christian Dißars Leitfaden PSP vom 18. Mai 2015 el St-Prüfung.de Diekmann _AdStB_