Amt für Zivilrecht des Kantons Graubünden Ufficio di diritto civile del Cantone dei Grigioni Uffizi da dretg civil dal chantun Grischun

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1 Amt für Zivilrecht des Kantons Graubünden Ufficio di diritto civile del Cantone dei Grigioni Uffizi da dretg civil dal chantun Grischun Produktive Aufschaltung der Zivilstandsämter Infostar Wichtige Hinweise für die Anwendung von Infostar Instruktion der Stellvertreter(innen) Infostar Neue Ausführungsbestimmungen zur kzstv Neue Heimatscheinverordnung Kreisschreiben an alle Zivilstandsämter vom Sehr geehrte Damen und Herren Nachstehend erhalten Sie einstweilen einige dringende Informationen zur Einführung von Infostar, die Sie bitte unbedingt beachten wollen. Ein Ablaufschema über das Vorgehen bei der Rückerfassung werden wir Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt zustellen. 1. Produktion Infostar Wie Ihnen bekannt ist, musste aus technischen Gründen die definitive Aufschaltung aller Zivilstandsämter auf die Produktionsebene Infostar um einen Monat, d.h. auf den 1. Oktober 2003 verschoben werden. Dies bedeutet, dass Sie ab 1. Oktober 2003 sowohl Zugang zur Übungsdatenbank wie auch auf das System selbst haben werden. Aus diesem Grund müssen Sie am 1. Oktober 2003 mit der Überführung der bei Ihnen anstehenden Pendenzen beginnen. Ebenso sollen die Personen, die aufgrund eines obligatorischen Überführungsfalles aufgesucht werden müssen, sofort ins System übertragen werden. Vergewissern Sie sich bitte vor jedem Datenabschluss über deren Richtigkeit. Ein auch nur kleiner Verschrieb hätte zeitraubende Folgen. Bei allfälligen technischen oder fachlichen Problemen, wenden Sie sich bitte umgehend an Ihre Supporterin: Frau lic.iur. Irene Frei 1 oder Frau Monica Gerber Wichtige Hinweise für die Anwendung von Infostar A. Aufgabenerledigung nach Anschluss an Infostar Abbau von Pendenzen: Nach Anschluss des Zivilstandsamtes an die zentrale Datenbank ist die Übertragung von Personen ins elektronische Register auf Grund der pendenten Mitteilungen (0.1.2) und ihre Verknüpfung mit bereits aufgenommenen Personen innerhalb von drei Monaten vorzunehmen. Weisungen Bund D09: 1.4 D10: Tel. 081 / , Mail: 2 Tel. 081 / , Mail:

2 2 Neue Aufgaben sind vom angeschlossenen Zivilstandsamt unverzüglich zu erfüllen. D09: 3.2 B. Führung des Familienregisters Grundsätzlich führen die Zivilstandsämter, die an die zentrale Datenbank angeschlossen sind, das elektronische Personenstandsregister anstelle des Familienregisters. Der Übertragungsvermerk ist innert acht Tagen seit Erhalt der Mitteilung über die Aufnahme einer Person in das elektronische Personenstandsregister im Familienregister einzutragen. Der Hinweis ist innert acht Tagen seit Erhalt der Mitteilung über die Aufnahme einer Person in das elektronische Personenstandsregister im Familienregister einzutragen Im Familienregister dürfen die Namen des letzten früheren Ehegatten bei der Angabe des Zivilstandes noch eingetragen werden, sofern diese Angabe im Beleg für die Eintragung erscheint. D10: 1.2 D09: 2.2 D10: 5.4 D09: 2.3 D10: 5.4 D10: 3.10 C. Führung der Einzelregister und Entgegennahme von Namenserklärungen Allgemein: D10: 3.10 Die Angabe des früheren Ehegatten ist in den Einzelregistern wegzulassen; vorbehalten bleiben die Angaben betreffend den überlebenden Ehegatten der verstorbenen Person im Todesregister. Eheregister: D09: 4.1 Wird ein neuer Personenstandsausweis (als Auszug aus dem elektronischen Personenstandsregister) für die Vorbereitung der Eheschliessung vorgelegt, sind diese Daten auch für die Eintragung im Eheregister und die Erstellung der amtlichen Ehemitteilungen und für die Ausstellung des Familienbüchleins massgebend. Lediglich die Angabe von Daten in der bisherigen Form (Monatsnamen ausgeschrieben) wird toleriert. Liegen für die Brautleute unterschiedliche Personenstandsausweise vor (Auszug aus dem Familienregister mit Angaben in der bisherigen Form einerseits und Auszug aus dem Personenstandsregister mit Angaben in der neuen Form anderseits), so ist für die Eintragung im Eheregister für beide Ehegatten die neue, für das System Infostar geltende Form zu verwenden. Namenserklärungen: Die Angabe des früheren Ehegatten ist bei Namenserklärungen wegzulassen. D10:310

3 3 D. Dokumente 1. Ausstellung 1.1 Aufgrund des elektronischen Personenstandsregister: Allgemein D10: 6.1 D09: 1.3 Das Zivilstandsamt des Heimatortes ist zuständig für die Ausstellung der nachstehend aufgeführten Dokumente. Ab Anschluss an die zentrale Datenbank erfolgt die Ausstellung der folgenden Urkunden ausschliesslich auf Grund der im elektronischen Register gespeicherten Daten. Personenstandsausweis Heimatschein Der Heimatschein gilt als Zivilstandsdokument. Er entspricht als Auszug aus dem elektronischen Personenstandsregister in Inhalt und Layout praktisch dem neuen Personenstandsausweis. An die Stelle der Kraftloserklärung verlorengegangener Heimatscheine tritt inskünftig eine schriftliche Erklärung des Titulars, wonach er keinen Heimatschein mehr besitze. Die entsprechende Teilrevision der Vollziehungsverordnung zur Verordnung des Bundesrates vom 22. Dezember 1980 über den Heimatschein ist am 15. September in Kraft getreten. Familienausweis Der Familienausweis kann ausnahmsweise heute schon am Heimatort des verheirateten Mannes oder, wenn er Ausländer ist, am Heimatort der verheirateten Frau abgegeben werden, sofern der Titular oder die Titularin nach dem geboren ist. Dieses Dokument soll mit Aufschaltung der weiteren Geschäftsfälle (ab Juni 2004) als Familienbüchlein dienen. Bereits bestehende (alte) Familienbüchleins können nachgeführt werden. Mitteilung der erfassten Personendaten D10: 6.1 D10: 6.2 D10: 6.1 litt. a D09: 4.1 D10: 6.1 litt. b D09: 4.2 S. Ziff 6 unten BR D10: 6.1 litt. c D10: 6.1 litt. d Nur für zivilstandsdienstlichen Gebrauch Prüfausdruck Person D10: 6.1 litt. e Nur für zivilstandsdienstlichen Gebrauch 1.2 Aufgrund der konventionellen Register: Familienschein D09: 2.5 Aus den Familienregistern können auch nach dem Anschluss des Zivilstandsamtes an die zentrale Datenbank Familienscheine abgegeben werden. Bei Personen, die gemäss Übertragungsvermerk in das elektronische Personenstandsregister aufgenommen worden sind, ist der Übertragungsvermerk in der Rubrik Änderungen im Stand, Namen und Bürgerrecht im Sinne eines Austragungsvermerkes anzugeben. D09: 2.5

4 4 Seither eingetretene Zivilstandsänderungen werden für die betroffene Person grundsätzlich mit Auszügen aus dem elektronischen Personenstandsregister belegt. Achtung: Sobald das betroffene Zivilstandsamt an der zentralen Datenbank angeschlossen ist, dürfen Eintragungen, die seit der Übertragung der betroffenen Person in das elektronische Personenstandsregister erfolgt sind, in Familienscheinen nicht mehr wiedergegeben werden; hingegen ist der Übertragungsvermerk anzugeben. Erläuterungsvermerk: In Familienscheinen ist bei der Person, die in das elektronische Personenstandsregister übertragen wurden, dem Übertragungsvermerk jeweils die folgende Erläuterung beizufügen: xxxx / TT.MM.JJJJ *) *) Änderungen im Personenstand werden ab diesem Datum und unter dieser Nummer im elektronischen Personenstandsregister weitergeführt. Bei der Übertragung mehrerer Personen kann der Text nur einmal geschrieben und mit entsprechenden Hinweisen versehen werden. Hinweise werden in Klammern gesetzt und sind in Familienscheinen nicht wiederzugeben. D10: 6.6 D09: 2.5 Dokumente auf Grund von bisherigen Registern: D10: 3.10 Die Angabe des früheren Ehegatten wird in den auf Grund von bisherigen Registern ausgestellten Dokumenten weggelassen; vorbehalten bleiben die Angaben betreffend den überlebenden Ehegatten der verstorbenen Person in den auf Grund der Todesregistereintragung ausgestellten Dokumenten. 2. Ausfertigung Siehe entsprechende Weisungen D10: Papierqualität und Beschriftung Dokumente nicht aus dem Personenstandsregister: Es gelten die bisherigen Vorschriften. Dokumente aus dem Personenstandsregister: Die Dokumente sollen in Bezug auf die Papierqualität und Beschriftung grundsätzlich den Anforderungen der Verordnung über Zivilstandsformulare und ihre Beschriftung vom 31. Mai 1996 (SR ) entsprechen. Mitteilungen 0.1.2: Für Mitteilungen darf Papier in weisser Farbe verwendet werden. D10: 6.4 D10: 6.4

5 5 4. Gebühren Allgemein Es gilt weiterhin die Eidg. Verordnung über die Gebühren im Zivilstandswesen (ZStGV) vom 27. Oktober 1999 Heimatscheine D09: 4.2 Bis zur Teilrevision der Eidg. Verordnung vom 27. Oktober 1999 über die Gebühren im Zivilstandswesen finden noch die kantonalen Tarife für die Ausstellung des Heimatscheines Anwendung (BR ). SR D09: 4.2 BR E. Aufbewahrung der Belege Mitteilungen 0.1.2: Nicht mehr pendente Mitteilungen der erfassten Personendaten sind bei den Belegen zum Familienregister aufzubewahren. Andere Belege für rückerfasste Personen: Gemäss Art. 13 Abs. 2 der revidierten Ausführungsbestimmungen zur kzstv sind die Belege betreffend Personen, die in die Datenbank überführt worden sind, entsprechend der Star-Nummer abzulegen. Dies kann (wie in der Verordnung vorgesehen) in Ordnern erfolgen, geschieht aber wohl mit Vorteil in den herkömmlichen Couverts mit anderer Beschriftung. Belege für nicht rückerfasste Personen: Herkömmliche Ablage im Familienregister-Couvert. D10: 5.6 F. Heimatscheinkontrolle Ausstellung durch angeschlossene Ämter: Die Ausstellung eines Heimatscheines verpflichtet zur Überführung des Titulars ins System. Dieses registriert automatisch den Vorgang (= Heimatscheinkontrolle ). Das bisherige Heimatscheinkontrollbuch ist also nicht mehr weiterzuführen. Dasselbe gilt für den bisherigen Bleistiftvermerk im Familienregister. Um dagegen zu prüfen, ob für eine Person bereits ein Heimatschein ausgestellt worden ist, muss sowohl das Familienregister wie auch der allfällige Infostar-Datensatz der betroffenen Person konsultiert werden. Ausstellung durch nicht angeschlossene Ämter: Wird bei Doppelbürgern durch ein ausserkantonales, noch nicht an Infostar angeschlossenes Amt ein Heimatschein ausgestellt, so ist dies in herkömmlicher Weise durch Bleistiftvermerk im Familienregister des Bündner Bürgerortes zu vermerken. D10: 4.3 G. Sonderzivilstandsamt

6 6 Gemäss Art. 20a der revidierten Ausführungsbestimmungen zur kzstv wird beim Amt für Zivilrecht ein Sonderzivilstandsamt eingerichtet. Seine Aufgabe besteht einstweilen in der Überführung ordentlich eingebürgerter Ausländer. Der Aufgabenkreis kann möglicherweise später erweitert werden, sofern damit eine Effizienzverbesserung verbunden ist. H. Passwort und Aktivierung Passwort: Die maximale Gültigkeitsdauer des Passwortes beträgt 60 Tage. Das System weist Sie rechtzeitig darauf hin. Nach Ablauf dieser Dauer muss das Passwort geändert werden. Dies können die zugriffsberechtigten Personen jederzeit selbst vornehmen. Sollten sie dies vergessen bzw. unterlassen haben, müsste erneut bei der Fachstelle Infostar Passwort und Aktivierung verlangt werden. Aktivierung: Die zugriffsberechtigten Personen werden durch die Fachstelle Infostar beim EAZW gleichzeitig mit der Zuteilung des Passwortes aktiviert. Sollte dies, wie auch schon geschehen, vergessen worden sein, muss entsprechend nachgefragt werden. Spätestens 8 Tage nach Initialisierung des Passwortes muss die zugriffsberechtigte Person mit Infostar arbeiten, ansonsten sie wieder inaktiviert wird. In diesem Fall muss bei der Fachstelle eine erneute Aktivierung verlangt werden. 3. Infostar-Instruktion der Mitarbeiter(innen) / Stellvertreter(innen) Wie bereits bei der Planung der Infostarschulung mitgeteilt wurde, können die Zivilstandsbeamtinnen und Zivilstrandsbeamten, die den Fach- und den Programmkurs Infostar besucht haben, ihre Mitarbeiter(innen) oder Stellvertreter(innen) selbst schulen. Die konkrete Arbeit an Infostar können die von Ihnen geschulten Mitarbeiter(innen) und Stellvertreter(innen) jedoch erst nach deren Anmeldung durch uns beginnen. Zu diesem Zweck benötigen wir eine Bestätigung Ihrerseits, wonach die von Ihnen geschulten Personen nach hinreichender Praxis auf der Schulungsdatenbank bedenkenlos zur Infostar-Produktion zugelassen werden können. In der Beilage finden Sie ein Formular, mit welchem Sie zu gegebener Zeit die von Ihnen geschulten Personen zur Zulassung zur Infostar-Produktion anmelden können. 4. Änderung der Ausführungsbestimmungen zur kzstv Mit Rechtskraft ab 1. September 2003 sind die revidierten Bestimmungen der kzstv in Kraft getreten. Wir überlassen Ihnen in der Beilage ein Exemplar in deutscher Sprache, in welchem die Änderungen fett gedruckt sind. 5. Änderung der kantonalen Heimatscheinverordnung

7 7 Am 15. September 2003 ist auch eine Änderung der kantonalen Heimatscheinverordnung in Kraft getreten. Damit ist, gestützt auf ein Kreisschreiben des Bundesamtes für Justiz vom 15. April 2003, die Kraftloserklärung von verloren gegangenen Heimatscheinen aufgehoben und durch eine Erklärung über den Nichtbesuch des verlorenen Heimatscheines ersetzt worden. AMT FÜR ZIVILRECHT DES KANTONS GRAUBÜNDEN lic.iur. Anton J. Mattmann Beilagen: Formular Bestätigung der Infostar-Tauglichkeit Revidierte Ausführungsbestimmungen zur kzstv Revidierte Bestimmungen der kantonalen Heimatscheinverordnung

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