Dokumentation des Microsoft Exchange-Servers der Hochschule Ingolstadt.

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1 Dokumentation des Microsoft Exchange-Servers der Hochschule Ingolstadt. Grundkonfiguration. 1

2 Inhaltsverzeichnis: 1. Wechsel von mbox (Horde) auf Exchange. 1.1 Was ist Exchange? 1.2 Wie bekomme ich einen Exchange-Account? 1.3 Was ändert sich für mich durch die Umstellung? Clients Quota Spam, was passiert damit? Web-Interface (OWA) Sicherung der s Gelöschte Elemente Zugangsdaten Ändert sich meine -Adresse? 1.4 Migration der alten s. 2. Einleitung der Umstellung auf Exchange. 2.1 Einzelne Schritte zur Umstellung. 2.2 Ansprechpartner bei Problemen. 2

3 3. Konfiguration von Exchange in verschiedenen Szenarien. 3.1 Outlook konfigurieren Grundlegende Konfiguration Anforderungen Neukonfiguration von Outlook Neukonfiguration von Outlook Outlook ist bereits konfiguriert (IMAP o.ä.) Umstieg von anderen Clients auf Outlook Umzug der alten Daten in Outlook Outlook von zu Hause. 3.2 Mozilla Thunderbird konfigurieren Thunderbird und POP Thunderbird und IMAP Ersetzen der alten mbox-konfiguration POP3-Anpassungen IMAP-Anpassungen Umzug der alten Daten in Thunderbird. 3

4 3.3 Outlook Express konfigurieren Outlook Express und POP Outlook Express und IMAP Ersetzen der alten mbox-konfiguration POP3-Anpassungen IMAP-Anpassungen Umzug der alten Daten in Outlook Express. 4. Exchange auf mobilen Endgeräten. 4.1 Exchange und das IPhone. 4.2 Exchange und Windows Mobile 6.x. 4

5 1. Umstellung von mbox (Horde) auf Exchange. Das mbox-system bleibt bis auf weiteres in Betrieb. Sobald die Umstellung der kompletten Hochschule abgeschlossen ist, wird das alte System nach bisheriger Planung abgeschaltet, um einen unnötigen Parallelbetrieb zu vermeiden. 1.1 Was ist Exchange? Das Rechenzentrum der Hochschule Ingolstadt betreibt seit Ende 2009 einen Exchange-Server für die gesamte Hochschule. Exchange ist ein - und Groupware Server, d. h. es beinhaltet neben der -Funktionalität u. a. persönliche und gemeinsame Kalender, Adressbücher, Kontakte und die Möglichkeit, Gruppen zu definieren und zu benutzen. Jeder Benutzer von Exchange kann selbst sehr feingranular kontrollieren, welche von seinen Ressourcen ( s, Kalender, Kontakte) welchen anderen Benutzern zugänglich oder nicht zugänglich gemacht werden. 1.2 Wie bekomme ich einen Exchange-Account? Grundsätzlich bekommt jeder neue Mitarbeiter von Anfang an einen Exchange- Account. Falls Sie bereits mit dem alten -System mbox gearbeitet haben, müssen Sie sich entweder mit Ihrem zuständigen Labor-Ingenieur in Verbindung setzen, sodass dieser die Umstellung mit Ihnen zusammen durchgehen kann. Wenn Sie in der Verwaltung tätig sind, können Sie sich direkt an das Rechenzentrum wenden, um die Umstellung in die Wege zu leiten. Die einzelnen Schritte erfahren Sie im Punkt 2. Einleitung der Umstellung auf Exchange. 5

6 1.3 Was ändert sich für mich durch die Umstellung? Sie bekommen einen eigenen Kalender und die Möglichkeit, Termine mit anderen Exchange-Benutzern zu vereinbaren und ihnen nach Wunsch teilweisen oder kompletten Einblick in Ihren Kalender oder Ihre Mails zu geben. Weiterhin bekommen Sie Zugriff auf eine so genannte globale Adressliste, in der alle Angehörigen der Hochschule Ingolstadt sowie alle am Exchange eingerichteten Funktionsadressen zu finden sind Clients Leider stehen für die volle Funktionalität von Exchange derzeit nur Clients aus dem Hause Microsoft zur Verfügung, nämlich Outlook und der Internet Explorer als Web Access. Wenn Sie den Exchange Server zusammen mit einem IMAP Client wie z.b. Thunderbird nutzen wollen, gibt es praktisch keine Unterschiede zur Benutzung eines herkömmlichen Mail-Servers. Die Groupware-Funktionalitäten (Kalender etc.) sind allerdings nicht zugänglich. 6

7 1.3.2 Quota Der Speicherplatz pro Mitarbeiter beträgt 3GB. Den aktuellen Stand der Speichernutzung können Sie entweder im Outlook Web Access einsehen, indem Sie die Maus über Ihr Mailbox-Symbol platzieren und kurz warten (Abb.1) oder direkt in Outlook. Abb.1: Aktueller Speicherplatz-Verbrauch in OWA. In Outlook markieren Sie wie in Abb.2 Ihr Postfach mit der rechten Maustaste und klicken anschließend auf Eigenschaften: Abb.2: Auswählen der Eigenschaften des Postfachs. 7

8 Anschließend auf Ordnergröße (Abb.3) klicken: Abb.3: Button Ordnergröße. Bei Gesamtgröße (mit Unterordnern) sehen Sie die aktuelle Nutzung Ihres Postfach-Speicherplatzes (Abb.4): Abb.4: Übersicht der Speicherplatznutzung in Outlook. Wenn Sie an die Grenze kommen, bekommen Sie zunächst eine Warn- , bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden, bei deutlichem Überschreiten des Quotas kommt noch dazu, dass Sie keine Nachrichten mehr empfangen können. 8

9 Wenn Ihnen der Speicherplatz ausgeht, können Sie jedoch Ihre s in Outlook auf ein anders -Konto (z. B. ein lokales Konto auf Ihrem Rechner) verschieben und in einer so genannten PST-Datei archivieren ( Datei -> Archivieren und Extras -> Optionen -> Weitere -> Autoarchivierung bei Outlook 2007; bei anderen Outlook Versionen bitte via Hilfe-Funktion nach Stichwort Autoarchivierung suchen) Spam, was passiert damit? Um dem Spam-Problem entgegen zu treten, haben wir an der Hochschule einen Spam-Filter installiert (Sophos PureMessage). Dieser zweigt erkannten Spam bereits ab, bevor dieser überhaupt Ihr Postfach erreicht. Sollte dennoch einmal eine unberechtigter Weise als Spam erkannt werden und dementsprechend in Ihr Quarantäne-Verzeichnis verschoben werden, können Sie dieses unter folgenden Link einsehen und die ggfls. an Sie zustellen lassen: https://outlook.fh-ingolstadt.de/spam einloggen können Sie sich dort mit Ihrer normalen Windows-Kennung der Hochschule. Falls Spam- s im Spam-Filter für Sie ankommen sollten, bekommen Sie einmal wöchentlich vom System eine mit Betreff Spam-Filter der Hochschule Ingolstadt - Es sind Nachrichten vorhanden. In dieser finden Sie auch den oben angegebenen Link. Sollten Sie Nachrichten vermissen, ist dies ein guter Hinweis darauf, dass diese evtl. fälschlicher Weise vom Spam-Filter verschoben wurde. 9

10 1.3.4 Outlook Web Access (OWA). OWA dient in erster Linie als Ersatz für mbox.fh-ingolstadt.de. Outlook Web Access erreichen Sie unter: einloggen können Sie sich dort mit Ihrer normalen Windows-Kennung der Hochschule (Abb.5). Abb.5: Login-Formular für Outlook Web Access (OWA). 10

11 Es können in der Nutzung zwischen Outlook und Outlook Web Access mit dem Internet Explorer zum Teil Funktionsunterschiede, Komfortunterschiede und andere Handhabungsweisen auftreten. Diese liegen darin begründet, dass die Produkte von anderen Entwicklerteams entwickelt wurden bzw. auf der Weboberfläche von Outlook Web Access. Dennoch bieten alle beide, mehr oder weniger, volle Groupware-Funktionalität Sicherung der s. Im Unterschied zur alten -Lösung befinden sich die -Daten normalerweise auf dem Exchange-Server. Diese werden somit regelmäßig vom Rechenzentrum gesichert und können bei Verlust von Daten im Normalfall wiederhergestellt werden Gelöschte Elemente Wenn eine gelöscht wird, wird diese von Outlook in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben und nicht wie früher, durchgestrichen. Da die E- Mails, die sich im Gelöschte Elemente Ordner befinden, nicht automatisch endgültig gelöscht werden, muss dies durch den Postfach-Benutzer selbst von Zeit zu Zeit erledigt werden, um unnötigen Speicherplatzverbrauch zu verhindern. 11

12 Falls eine aus dem Gelöschte Elemente Ordner endgültig gelöscht wurde, können diese dennoch innerhalb von 7 Tagen wiederhergestellt werden. Dies kann vom Postfach-Benutzer selbst, wie in Abb.6 gezeigt, durchgeführt werden. Die Auflistung enthält alle kürzlich gelöschten s inkl. Anhang! Abb.6: Gelöschte Elemente können durch den Benutzer wiederhergestellt werden! Zugang zum -Konto Im Unterschied zur mbox gibt es bei Exchange keine Trennung der Benutzerkonten mehr. Ihr Windows-Benutzer ist für beide Systeme gültig, d.h., wenn Sie das Passwort in Windows ändern, gilt dies z.b. auch für OWA oder Outlook-Anywhere! 12

13 1.3.8 Ändert sich meine -Adresse? Ihre -Adresse bleibt bei der Umstellung auf Exchange unberührt. Es gilt also weiterhin: bzw. Alle bereits vorhandenen Alias-Einträge werden bei der Umstellung mit übernommen. 1.4 Migration der Daten Alle alten - bzw. Kontakt- und Adressdaten können problemlos in das neue System übertragen werden. Näheres hierzu in Abschnitt 3. 13

14 2. Einleitung der Umstellung. 2.1 Einzelne Schritte der Umstellung. Wenn Sie etwas Zeit haben, um die Umstellung durchzuführen, müssen Sie zu allererst eine Meldung an das Rechenzentrum absetzen. Diese Meldung kann am schnellsten bearbeitet werden, wenn sie per an unser Ticket-System geschickt wird. Sie erhalten dann den aktuellen Status Ihrer Umstellung per E- Mail. Die Adresse des Ticket-Systems: Um Ihre Anfrage bearbeiten zu können, müssen folgenden Angaben in der E- Mail vorhanden sein: 1. Benutzername der Hochschule Ingolstadt Adresse der Hochschule Ingolstadt. 3. Sind -Aliases eingetragen? (z.b. poststelle, rueckmeldung etc.) 4. Gewünschter Zeitpunkt der Umstellung. Nachdem Sie von uns die Rückmeldung über eine erfolgreiche Umstellung auf Exchange erhalten haben, können über das alte -System keine neuen E- Mails empfangen werden. Der Zugriff darauf bleibt weiterhin vorhanden, sodass Sie die alten Daten problemlos übertragen können. Sollten hierbei Probleme auftreten, können Sie sich an Ihre Ansprechpartner, wie in 2.2 beschrieben, wenden. 14

15 2.2 Ansprechpartner bei Problemen. Ansprechpartner der Verwaltung ist wie gewohnt das Rechenzentrum: IT-Service-Point Tel.: In dringenden Fällen können Sie sich auch direkt an uns wenden: Dominik Ziegler Tel.: Dieter Hauner Tel.: Sollten Sie Mitarbeiter/in einer Fakultät sein, müssen Sie den zuständigen Labor-Ingenieur kontaktieren. 15

16 3. Konfiguration von Exchange in verschiedenen Szenarien. 3.1 Outlook konfigurieren. Outlook wird dringend als -Client empfohlen, da nur mit diesem alle Groupware-Funktionalitäten genutzt werden können. Natürlich können Sie aber auch andere Clients nutzen, wie z.b. Mozilla Thunderbird Grundlegende Konfiguration von Outlook. Bitte beachten Sie: Regeln, Signaturen und Auto-Vervollständigungen in Outlook können teilweise nicht mit übernommen werden. Bitte sichern Sie ggfls. diese Einstellungen, bevor Sie ein Exchange-Konto in Ihr Outlook einbinden! Anforderungen Outlook 2007 wird empfohlen, da einige Features sonst evtl. Probleme machen können, speziell der Zugriff über HTTPS per Outlook Anywhere von zu Hause aus. Grundsätzlich kann aber auch mit Outlook 2003 gearbeitet werden, wobei zu beachten wäre, das hierbei mindestens Windows XP mit Service Pack 3 installiert sein muss. Falls Sie hierzu Fragen haben sollten, wenden Sie sich bitte an den zuständigen IT-Betreuer Ihrer Abteilung. 16

17 Neukonfiguration Outlook Wenn Sie ein nicht konfiguriertes Outlook 2003 haben bzw. wenn Sie bisher noch nicht damit gearbeitet haben, läuft die Konfiguration wie folgt ab: Starten Sie als aller erstes Outlook Sie erhalten folgendes Bild (Abb.7): Abb.7: Falls Outlook nicht konfiguriert ist, erhalten Sie beim Start dieses Bild. Beim nächsten Schritt die Option Ja wählen und anschließend mit Weiter bestätigen (Abb.8): 17

18 Abb.8: Die Option Ja wählen und mit Weiter bestätigen. Im nun folgenden Auswahlfeld bitte die Option Microsoft Exchange Server auswählen und mit Weiter fortfahren (Abb.9): Abb.9: Microsoft Exchange Server auswählen. 18

19 Die folgenden Felder sind wie folgt auszufüllen (Abb.10): Server: vw-exchange-2.rz.fh-ingolstadt.de Der Haken bei Exchange-Cache-Modus muss gesetzt sein! Benutzername: Ihr jeweiliger Benutzername der Hochschule. Anschließend nicht auf Namen prüfen klicken, dieser Schritt folgt später. Abb.10: Die Felder, wie oben beschrieben, ausfüllen. Nicht auf Namen prüfen klicken! 19

20 Als nächstes bitte auf Weitere Einstellungen klicken und den Reiter Verbindung auswählen. Hier den Haken bei Exchange-Verbindung mit HTTP herstellen setzen (Abb.11): Abb.11: Haken bei Exchange-Verbindung mit HTTP setzen. 20

21 Nach einem Klick auf Exchange-Proxyeinstellungen... die Felder wie in Abb.12 ausfüllen: Abb.12: Die Felder, wie oben abgebildet, ausfüllen. Anschließen alle Fenster mit Ok bestätigen und auf Namen prüfen klicken. Im Hochschul-Netz darf keine Passwort-Abfrage erscheinen, vorausgesetzt, Sie sind mit Ihrem Domänen-Benutzernamen (espl_001\benutzer) am Rechner angemeldet (Abb13). Der Benutzername wird dann in Ihren Vornamen und Nachnamen umgewandelt. 21

22 Abb.13: Beim betätigen von Namen prüfen darf im Hochschul-Netz keine Passwort-Abfrage erscheinen! Befinden Sie sich allerdings außerhalb des Hochschul-Netzes bzw. wenn Sie sich nicht mit Ihrem Domänen-Benutzer am Rechner angemeldet haben (z.b. Privat- PC), erscheint die Passwort-Abfrage wie in Abb.14 dargestellt. Außerhalb des Hochschul-Netzes wird beim Starten von Outlook immer diese Passwort- Abfrage, wie in Abb.14 gezeigt, erscheinen. 22

23 Abb.14: Passwort-Abfrage vom Exchange-Server. Mit dem letzten Schritt ist der Assistent abgeschlossen (Abb.15): Abb.15: Assistent abgeschlossen. Exchange ist betriebsbereit! 23

24 Neukonfiguration Outlook Da Outlook 2007 das sogenannte Autodiscover beherrscht, müssen, im Gegensatz zu Outlook 2003, weniger Einstellungen am Client manuell durchführt werden. Starten Sie als aller erstes Outlook 2007 Sie erhalten folgendes Bild (Abb.16): Abb.16: Outlook 2007 beim ersten Start. Nach einem Klick auf Weiter bitte die nächste Abfrage mit Ja bestätigen (Abb.17): 24

25 Abb.17: Bitte mit JA weiter. Im nächsten Bild (Abb.18) sieht man die Besonderheit im Gegensatz zu Outlook Outlook 2007 wird versuchen, die Felder per Autodiscover automatisch auszufüllen, wenn eine Verbindung mit dem Hochschulnetzwerk besteht. Sollte keine Verbindung bestehen, müssen Sie die Felder, wie bereits bei Outlook 2003 beschrieben, ausfüllen. In Abb.19 sieht man das automatisch ausgefüllte Fenster. Da Exchange Sie über Ihre Hochschulkennung anmeldet, muss beim arbeiten mit der Hochschul-Domäne hier kein Passwort eingegeben werden. Sind Sie jedoch auf einem privaten bzw. nicht an der Domäne/Netzwerk angemeldet, erscheint unter Umständen eine Passwort-Abfrage. 25

26 26

27 Sobald Sie auf Fertigstellen klicken, ist die Konfiguration von Outlook 2007 bereits abgeschlossen. Abb.19: Mit Klick auf Fertigstellen ist die Konfiguration abgeschlossen. 27

28 Outlook ist bereits konfiguriert (IMAP o.ä.). Falls Outlook bereits mit dem alten -System betrieben wurde, müssen zusätzliche Schritte getätigt werden. Als erstes in der Systemsteuerung den Punkt Mail aufrufen (Abb.20). Outlook muss hierbei geschlossen sein! Abb.20: Mail dient zu Konfiguration von Outlook. Anschließend auf -Konten klicken (Abb.21): Abb.21: -Konten aufrufen. 28

29 Im nächsten Fenster bitte auf Neu klicken und anschließend Microsoft Exchange, POP3, IMAP oder HTTP auswählen und mit Weiter fortfahren (Abb.22): Abb.22: Typ des neuen -Kontos festlegen. Im Anschluss daran kann Outlook, wie bereits in den oberen Punkten beschrieben, je nach Version, eingerichtet werden. Der Schritt über den Punkt Mail ist notwendig, da Outlook, wenn es bereits konfiguriert ist, kein neues Exchange-Konto aufnehmen kann. 29

30 3.1.2 Umstieg von anderen Clients auf Outlook. Falls von anderen Clients wie Thunderbird auf Outlook umgestiegen wird, muss grundsätzlich immer erst eine Sicherung der Daten im alten Client erfolgen. Das Vorgehen zum Anbinden des Exchange-Kontos und anschließendem Verschieben der Daten wird im jeweiligen Abschnitt des Clients beschrieben. Für Thunderbird wäre dies z.b. unter Punkt zu finden Umzug der alten Daten in Outlook. Die alten -Daten können, nach der Konfiguration, problemlos per Drag and Drop in das neue Exchange-Postfach verschoben werden. Ordnerweise funktioniert dies allerdings nur mit selbst erstellten Ordnern. Die Standardordner wie Posteingang oder Gesendete Elemente können leider nicht verschoben werden, nur der Inhalt dieser. Die Kalendereintrage müssen zuerst über Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Alle Termine so eingestellt werden, dass diese alle markiert (STRG+A) und anschließend in den neuen Kalender kopiert bzw. verschoben werden können. 30

31 3.1.4 Outlook von zu Hause. Grundsätzlich kann mit Exchange direkt und ohne VPN von zu Hause bzw. von jedem Ort mit Internet-Anschluss gearbeitet werden. Dies gilt für alle Clients, die in dieser Dokumentation beschrieben sind und bedarf keiner gesonderten Konfiguration, solange die Erstkonfiguration korrekt durchgeführt wird. Falls Sie allerdings von einem Privat-PC aus arbeiten möchten, ist gelegentlich mit Passwort- Abfragen zu rechnen. 31

32 3.2 Mozilla Thunderbird konfigurieren. Wenn Sie Thunderbird nutzen wollen, gibt es praktisch keine Unterschiede zur Benutzung eines herkömmlichen Mail-Servers. Die Groupware-Funktionalitäten (Kalender etc.) sind allerdings nicht zugänglich Thunderbird und POP3(s) POP3 kann nur als SSL-Verschlüsselte Variante POP3S verwendet werden. Dies wird erreicht, indem der Port für den Posteingangsserver auf 995 eingestellt wird. Sollten Sie bereits Thunderbird und POP3 benutzen, müssen nur die Serveradressen und Ports in der Konfiguration angepasst werden. Da die Daten auf Ihrer lokalen Festplatte liegen, müssen keine Daten kopiert werden. Es folgt eine kurze Anleitung für die Neukonfiguration von Thunderbird. 32

33 Als erstes natürlich Thunderbird starten (Abb.). Hierbei muss beachtet werden, das die -Adresse mit der eingegeben wird, da ansonsten keine Verbindung mit dem Exchange-Server hergestellt werden kann (Abb.23)! Abb.23: Thunderbird beim ersten Start. Bitte achten! Im nächsten Fenster betätigen Sie bitte den Button Stopp, um die automatische Konfiguration von Thunderbird zu unterbinden (Abb.24): Abb.24: Die automatische Konfiguration durch einen Klick auf Stopp abbrechen. 33

34 Als nächstes das Formular wie folgt ausfüllen (Abb.52): Posteingang-Server: outlook.fh-ingolstadt.de POP 995 SSL/TLS Postausgang-Server: outlook.fh-ingolstadt.de SMTP 587 STARTTLS Abb.25: Bitte das Formular, wie oben beschrieben, ausfüllen! Anschließend auf den Button Konfiguration erneut testen klicken und die, wie in Abb.26 dargestellt, Meldung zur Bestätigung einer Ausnahmeregel für das Zertifikat der Hochschule bestätigen. Dies tun Sie, indem Sie den Haken bei Ausnahmeregel dauerhaft speichern setzen und anschließend auf Sicherheits- Ausnahmeregel bestätigen klicken. Nun kann es je nach Situation vorkommen, dass Sie keine Verbindung zum Server erhalten, da dies noch ohne Zertifikatsbestätigung erfolgte. Bitte wiederholen Sie den Klick auf Konfiguration erneut testen nun sollte sich das Bild wie in Abb.27 darstellen. 34

35 Abb.26: Ausnahmeregel bestätigen. 35

36 Abb.27: Wenn alle Angaben korrekt sind, zeigt sich folgendes Bild! Sie können nun auf Konto erstellen klicken und haben damit die Konfiguration von Thunderbird mit POP3(s) erfolgreich abgeschlossen. 36

37 3.2.2 Thunderbird und IMAP(s) IMAP kann nur als SSL-Verschlüsselte Variante IMAPS verwendet werden. Dies wird erreicht, indem der Port für den Posteingangsserver auf 993 eingestellt wird. Als erstes natürlich Thunderbird starten (Abb.28). Hierbei muss beachtet werden, das die -Adresse mit der eingegeben wird, da ansonsten keine Verbindung mit dem Exchange-Server hergestellt werden kann! Abb.28: Thunderbird beim ersten Start. Bitte achten! 37

38 Im nächsten Fenster betätigen Sie bitte den Button Stopp, um die automatische Konfiguration von Thunderbird zu unterbinden (Abb.29): Abb.29: Die automatische Konfiguration durch einen Klick auf Stopp abbrechen. Als nächstes das Formular wie folgt ausfüllen (Abb.30): Posteingang-Server: outlook.fh-ingolstadt.de IMAP 993 SSL/TLS Postausgang-Server: outlook.fh-ingolstadt.de SMTP 587 STARTTLS 38

39 Abb.30: Bitte das Formular, wie oben beschrieben, ausfüllen! Anschließend auf den Button Konfiguration erneut testen klicken und die, wie in Abb.53 dargestellt, Meldung zur Bestätigung einer Ausnahmeregel für das Zertifikat der Hochschule bestätigen. Dies tun Sie, indem Sie den Haken bei Ausnahmeregel dauerhaft speichern setzen und anschließend auf Sicherheits- Ausnahmeregel bestätigen klicken. Nun kann es je nach Situation vorkommen, dass Sie keine Verbindung zum Server erhalten, da dies noch ohne Zertifikatsbestätigung erfolgte. Bitte wiederholen Sie den Klick auf Konfiguration erneut testen nun sollte sich das Bild wie in Abb.31 darstellen. 39

40 Abb.31: Ausnahmeregel bestätigen. 40

41 Abb.32: Wenn alle Angaben korrekt sind, zeigt sich folgendes Bild! Sie können nun auf Konto erstellen klicken und haben damit die Konfiguration von Thunderbird mit IMAP(s) erfolgreich abgeschlossen. 41

42 3.2.3 Ersetzen der alten mbox-konfiguration. Wie bereits oben erwähnt, muss bei POP3 lediglich die Serverkonfiguration des Posteingang- und Postausgangserver verändert werden, um mit Exchange weiterarbeiten zu können. Da die alten -Daten auf Ihrer lokalen Festplatte liegen, müssen diese nicht umgezogen werden. Sollten Sie von POP3 auf IMAP bzw. Outlook umsteigen wollen, führen Sie bitte die Schritte, wie unter Punkt 3.x erklärt, durch POP3-Anpassungen. Öffnen Sie zum anpassen der POP3-Einstellungen die Eigenschaften des vorhandenen Kontos, indem Sie auf dieses rechts klicken und anschließend auf Konten-Einstellungen klicken (Abb.33). Abb.33: Konten-Einstellungen des POP3-Kontos aufrufen. 42

43 Im Anschluss bitte im linken Menü auf Server-Einstellungen klicken. Bitte vervollständigen Sie die Angaben wie in folgender Abbildung (Abb.34). Abb.34: Die alten Daten müssen durch die neuen Servereinstellungen ersetzt werden! Da der Exchange-Server die Verbindung über die -Adresse des Benutzers authentifiziert, muss ebenso die -Adresse angepasst werden. Diese muss, wie in Abb.35 gezeigt, immer die aufweisen, da Ihnen ansonsten die Anmeldung am Exchange-Server verweigert wird! Wiederum gilt diese Endung nur für das interne Handling der s und muss somit nicht weiter beachtet werden. Nach außen gilt Abb.35: Ihre -Adresse muss die besitzen! 43

44 Wenn Sie Ihre s anschließend abrufen, müssen Sie die Meldung zur Bestätigung einer Ausnahmeregel für das Zertifikat der Hochschule bestätigen. Dies tun Sie, indem Sie den Haken bei Ausnahmeregel dauerhaft speichern setzen und anschließend auf Sicherheits-Ausnahmeregel bestätigen klicken. Nun kann es je nach Situation vorkommen, dass Sie keine Verbindung zum Server erhalten, da dies noch ohne Zertifikatsbestätigung erfolgte. Bitte rufen Sie in diesem Falle Ihre s erneut ab! Abb.36: Ausnahmeregel bestätigen. 44

45 Als letzter Schritt muss noch der Postausgang-Server angepasst werden. Dies geschieht in zwei Schritten: Öffnen Sie bitte wiederum die Konto-Einstellungen, wie in Abb.33 beschrieben und markieren Sie das nun angepasste -Konto (Abb.37). Abb.37: Konto auswählen. Im rechten, unteren Teil, bei Postausgang-Server (SMTP) wählen Sie nun Standard-Server verwenden aus (Abb.38). Abb.38: Standard-Server verwenden auswählen. 45

46 Anschließend wiederum im Menu auf Postausgang-Server (SMTP) klicken (Abb.39). Abb.39: Postausgang-Server (SMTP) Einstellungen anpassen. Klicken Sie bitte im Anschluss auf den vorhandenen Postausgang-Server, meist mail.fh-ingolstadt.de, und klicken Sie dann auf Bearbeiten. 46

47 Passen Sie die Einstellungen, wie in Abb.40 dargestellt, an. Abb.40: Anpassen der Postausgangs-Einstellungen. Entfernen Sie bitte anschließend etwaige übrige Postausgang-Server und machen Sie den neuen Server zum Standard (Abb.41). Sollten Sie private - Konten angebunden haben, müssen Sie diesen dann expliziert den dazu gehörigen Postausgang-Server zuweisen, da über den Exchange-Server nur interne s verschickt werden können. Abb.41: So sollte eine korrekte Postausgang-Server-Konfiguration aussehen! 47

48 Gegebenenfalls werden Sie beim Empfangen bzw. Senden von s noch nach einem Passwort gefragt. Bitte verwenden Sie hier Ihr ganz normales Passwort der des Hochschul-Benutzernamens. In Thunderbird gibt es außerdem die Möglichkeit, das Passwort zu speichern, um dieses nicht jedes Mal eingeben zu müssen. Mit beenden des letzten Schrittes, haben Sie die Konfiguration von Thunderbird und POP3(s) erfolgreich abgeschlossen IMAP-Anpassungen. Anders als bei POP3, müssen bei IMAP die alten Daten in das neue Postfach übernommen werden. Wenn Sie bereits eine bestehende Thunderbird- Konfiguration haben, müssen Sie trotzdem ein neues -Konto einrichten, um die Daten vom alten mbox-server auf Exchange umziehen zu können. Dies geschieht wie folgt: Das alte -Konto markieren und anschließend auf Extras > Konten-Einstellungen klicken (Abb.42). Abb.42: Die Konten-Einstellungen des alten Kontos aufrufen. 48

49 Im Anschluss bitte unten auf Konten-Aktionen > -Konto hinzufügen klicken (Abb.43). Abb.43: Neues -Konto hinzufügen. Als die Schritte, wie in Punkt beschrieben, durchgeführt werden. Nachdem dies erledigt ist, können die alten Daten per Drag and Drop umgezogen werden. 49

50 3.2.4 Umzug der alten Daten in Thunderbird. Dieser Schritt muss grundsätzlich nur durchgeführt werden, wenn Sie Daten vom alten System zum neuen System kopieren wollen, was generell nur IMAP betrifft, bzw. wenn Sie auf Outlook umsteigen. Das kopieren an sich wird durch simples Drag and Drop durchgeführt > Sie ziehen Ihre s mit der Maus in das neue Postfach. Bitte beachten Sie, das Überordner wie Posteingang, Postausgang oder Gesendete Elemente nicht als Ganzes kopiert werden können, sondern nur deren Inhalt. Sie müssen hierzu alle in diesen Ordnern enthaltenen s markieren und diese dann in den entsprechenden Ordner des neuen Postfachs kopieren. Ein Beispiel: Wechseln Sie zur besseren Übersicht den Anzeige-Modus auf Alle Ordner, um keinen Ordner beim kopieren zu übersehen (Abb.44). Abb.44: Ordneransicht umstellen: Alle Ordner. 50

51 Nun können Sie die Ordner und s des alten Systems einfach der Drag and Drop in das neue Exchange-Postfach ziehen (Abb.45): Abb.45: Die im Posteingang (grüner Pfeil) in den neuen Posteingang (roter Pfeil) verschieben. Wenn Sie alle Ordner und alten s umgezogen haben, können Sie das alte -Konto aus der Thunderbird-Konfiguration entfernen. 51

52 3.3 Outlook Express konfigurieren. Wenn Sie Outlook Express nutzen wollen, gibt es praktisch keine Unterschiede zur Benutzung eines herkömmlichen Mail-Servers. Die Groupware- Funktionalitäten (Kalender etc.) sind allerdings nicht zugänglich Outlook Express und POP3(s) POP3 kann nur als SSL-Verschlüsselte Variante POP3S verwendet werden. Dies wird erreicht, indem der Port für den Posteingangsserver auf 995 eingestellt wird. Sollten Sie bereits Thunderbird und POP3 benutzen, müssen nur die Serveradressen und Ports in der Konfiguration angepasst werden. Da die Daten auf Ihrer lokalen Festplatte liegen, müssen keine Daten kopiert werden. Es folgt eine kurze Anleitung für die Neukonfiguration von Outlook Express. Als erstes natürlich Outlook Express starten und dem Assistenten folgen (Abb.46): Abb.46: Den gewünschten Anzeigenamen eingeben. 52

53 Im folgenden Fenster (Abb.47) bitte ihre jeweilige -Adresse eingeben. Bitte beachten Sie, das in der Konfiguration als Endung eingegeben werden muss. Dies hat keinen Effekt auf Ihre eigentliche E- Mail-Adresse, sondern dient lediglich dem internen Nachrichtentransport und der Authentifizierung mit dem Exchange-Server. Abb.47: Hier muss Ihre -Adresse eingegeben werden. 53

54 Als nächster Schritt erfolgt die Eingabe der Serverdaten. Diese lauten für Posteingang und Postausgang jeweils: outlook.fh-ingolstadt.de Desweiteren muss Der Posteingang-Server ist ein POP3 Server eingestellt werden, um eine Verbindung über POP3 herstellen zu können (Abb.48). Abb.48: Serverdaten eingeben. 54

55 Als nächstes Ihren Benutzername und das dazugehörige Kennwort eingeben (Abb.49): Abb.49: Benutzername und Kennwort eingeben! Mit dem Klick auf Fertigstellen im nächsten Dialog ist die Grundkonfiguration von POP3 abgeschlossen. 55

56 Noch können Sie nicht mit dem neuen Exchange-Konto arbeiten, da noch weitere Einstellungen für POP3 gemacht werden müssen. Navigieren Sie dazu auf Extras > Konten (Abb.50): Abb.50: Konten-Einstellungen aufrufen. Markieren Sie im folgenden Fenster das neu angelegte Konto und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften (Abb.51): Abb.51: Bearbeiten der Einstellungen. 56

57 Überprüfen Sie, ob Ihre Einstellungen denen in Abb.52 entsprechen: Abb.52: Überprüfen Sie die Einstellungen. 57

58 Unter dem Reiter Server bitte den Haken bei Server erfordert Authentifizierung setzen (Abb.53). Abb.53: Überprüfen Sie die Einstellungen. 58

59 Im Reiter Erweitert müssen Sie die Standardports von POP3 und SMTP ändern. Diese müssen folgend lauten: Postausgang (SMTP): 587 Posteingang (POP3): 995 Anschließend noch beide Haken bei Dieser Server erfordert eine sichere Verbindung (SSL) setzen (Abb.54). Abb.54: Verbindungseinstellungen anpassen. 59

60 Anschließend können die s abgerufen werden. Bitte beachten Sie, dass unter Umständen eine Meldung, wie in Abb.55 gezeigt, erscheint. Diese Bitte mit Ja bestätigen. Abb.55: Diese Meldung mit Ja bestätigen. 60

61 3.3.2 Outlook Express und IMAP(s) IMAP kann nur als SSL-Verschlüsselte Variante IMAPS verwendet werden. Dies wird erreicht, indem der Port für den Posteingangsserver auf 993 eingestellt wird. Als erstes natürlich Outlook Express starten und dem Assistenten folgen (Abb.56): Abb.56: Den gewünschten Anzeigenamen eingeben. 61

62 Im folgenden Fenster (Abb.57) bitte ihre jeweilige -Adresse eingeben. Bitte beachten Sie, das in der Konfiguration als Endung eingegeben werden muss. Dies hat keinen Effekt auf Ihre eigentliche E- Mail-Adresse, sondern dient lediglich dem internen Nachrichtentransport und der Authentifizierung mit dem Exchange-Server. Abb.57: Hier muss Ihre -Adresse eingegeben werden. 62

63 Als nächster Schritt erfolgt die Eingabe der Serverdaten. Diese lauten für Posteingang und Postausgang jeweils: outlook.fh-ingolstadt.de Desweiteren muss Der Posteingang-Server ist ein IMAP Server eingestellt werden, um eine Verbindung über POP3 herstellen zu können (Abb.58). Abb.58: Serverdaten eingeben. 63

64 Als nächstes Ihren Benutzername und das dazugehörige Kennwort eingeben (Abb.59): Abb.59: Benutzername und Kennwort eingeben! Mit dem Klick auf Fertigstellen im nächsten Dialog ist die Grundkonfiguration von IMAP abgeschlossen. 64

65 Noch können Sie nicht mit dem neuen Exchange-Konto arbeiten, da noch weitere Einstellungen für IMAP gemacht werden müssen. Navigieren Sie dazu auf Extras > Konten (Abb.60): Abb.60: Konten-Einstellungen aufrufen. Markieren Sie im folgenden Fenster das neu angelegte Konto und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften (Abb.61): Abb.61: Bearbeiten der Einstellungen. 65

66 Überprüfen Sie, ob Ihre Einstellungen denen in Abb.62 entsprechen: Abb.62: Überprüfen Sie die Einstellungen. 66

67 Unter dem Reiter Server bitte den Haken bei Server erfordert Authentifizierung setzen (Abb.63). Abb.63: Überprüfen Sie die Einstellungen. 67

68 Im Reiter Erweitert müssen Sie die Standardports von POP3 und SMTP ändern. Diese müssen wie folgt lauten: Postausgang (SMTP): 587 Posteingang (IMAP): 993 Anschließend noch beide Haken bei Dieser Server erfordert eine sichere Verbindung (SSL) setzen (Abb.64). Abb.64: Verbindungseinstellungen anpassen. 68

69 Anschließend können die s abgerufen werden. Bitte beachten Sie, dass unter Umständen eine Meldung, wie in Abb.65 gezeigt, erscheint. Diese Bitte mit Ja bestätigen. Abb.65: Diese Meldung mit Ja bestätigen Ersetzen der alten mbox-konfiguration. Wie bereits oben erwähnt, muss bei POP3 lediglich die Serverkonfiguration des Posteingang- und Postausgangserver verändert werden, um mit Exchange weiterarbeiten zu können. Da die alten -Daten auf Ihrer lokalen Festplatte liegen, müssen diese nicht umgezogen werden. Sollten Sie von POP3 auf IMAP bzw. Outlook umsteigen wollen, führen Sie bitte die Schritte, wie unter Punkt 3.x erklärt, durch Anpassungen für POP3. Bitte führen Sie die Schritte ab Abb.50 durch, um Ihre bestehende Outlook Express Konfiguration an Exchange anzupassen. 69

70 Anpassungen für IMAP. Bitte führen Sie die Schritte ab Abb.60 durch, um Ihre bestehende Outlook Express Konfiguration an Exchange anzupassen Umzug der alten Daten in Outlook Express. Dieser Schritt muss grundsätzlich nur durchgeführt werden, wenn Sie Daten vom alten System zum neuen System kopieren wollen, was generell nur IMAP betrifft, bzw. wenn Sie auf Outlook umsteigen. Das kopieren an sich wird durch simples Drag and Drop durchgeführt > Sie ziehen Ihre s mit der Maus in das neue Postfach. Bitte beachten Sie, das Überordner wie Posteingang, Postausgang oder Gesendete Elemente nicht als Ganzes kopiert werden können, sondern nur deren Inhalt. Sie müssen hierzu alle in diesen Ordnern enthaltenen s markieren und diese dann in den entsprechenden Ordner des neuen Postfachs kopieren. Ein Beispiel folgt auf der nächsten : 70

71 Sie können die Ordner und s des alten Systems einfach der Drag and Drop in das neue Exchange-Postfach ziehen (Abb.66): Abb.66: Die im Posteingang (grüner Pfeil) in den neuen Posteingang (roter Pfeil) verschieben. Wenn Sie alle Ordner und alten s umgezogen haben, können Sie das alte -Konto aus der Outlook Express-Konfiguration entfernen. 71

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