E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch. Version 1.02 zu Release 2.2

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1 E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch

2 Impressum Handbcher und Software sind urheberrechtlich geschtzt und drfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, bersetzt oder anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch fr Auszge. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankndigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentmer Deutsche Post AG E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch

3 Inhalt 1 Zu diesem Dokument Symbole, Auszeichnungen Release-Information 2 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen Szenarien fr den Einsatz in komplexen IT-Umgebungen Kurzanleitung fr die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen Rollenkonzept der E POSTBUSINESS BOX Synchronisation mit einem bestehenden IKG 14 3 Technische Administration E POSTBUSINESS BOX in Betrieb nehmen Firewall-Freigaben einrichten E POSTBUSINESS BOX auspacken und aufstellen E POSTBUSINESS BOX ans Netzwerk anschließen und hochfahren Daten des Proxy-Servers erfassen Optional: Feste IP-Adresse zuweisen E POSTBUSINESS BOX aktivieren und in Betrieb nehmen E Mail-Versand konfigurieren Mail-Server wählen und spezifizieren Automatischen Passwortversand aktivieren Willkommens-E Mail fr neue Anwender konfigurieren Technischen Betreuer anlegen Fachlichen Betreuer anlegen Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern installieren Client-Anwendungen manuell installieren Client-Anwendungen per Software-Verteilung installieren Konfigurieren und Überwachen Netzwerk-Konfigurationseinstellungen pflegen Authentifizierung fr Client-Anwendungen deaktivieren Journal ausblenden Server-Status prfen NTP-Server fr die Zeitsynchronisation festlegen Versenden von Systemnachrichten deaktivieren Testen Warten und Pflegen Konfiguration sichern 50 E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch

4 3.7.2 Software-Aktualisierungen planen und durchfhren Fernwartungszugang aktivieren oder deaktivieren Auslieferungszustand wiederherstellen E POSTBUSINESS BOX kontrolliert abschalten und neu starten Fehlkonfigurationen anzeigen 57 4 Fachliche Administration Anwender, Postfächer und E POSTBRIEF Adressen verwalten Anwender und E POSTBRIEF Postfächer manuell anlegen Anwender und E POSTBRIEF Postfächer automatisiert anlegen Postfach löschen Anwenderdaten pflegen und Anwenderpasswort setzen Gruppenpostfach anlegen Empfehlung: E POSTBRIEF Adressen veröffentlichen Empfehlung: Öffentliche E POSTBRIEF Unternehmensadresse anlegen Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen Überblick und typisches Elektronisches Briefpapier einrichten Dokumentvorlage anpassen und testen Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden Steuerungsinformation fr Serienbriefe festlegen Dokumentvorlage zentral bereitstellen Poststelle berwachen Versand und Empfang berwachen und manuell anstoßen Nicht persönlich zugeordnete E POSTBRIEFE identifizieren und weiterleiten Bei Empfangsstörung E POSTBRIEFE im Fallback-Postfach abrufen Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunterladen Senden und Empfangen von E POSTBRIEFEN konfigurieren Standard-Einstellungen fr Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen Freigeber festlegen Darstellung der Benutzernamen in der Freigeber-Funktion festlegen Versandintervalle und automatisches Löschen konfigurieren Belegkopien in einem zentralen Postfach sammeln Intervalle fr das Abholen eingegangener E POSTBRIEFE festlegen Posteingangs-Benachrichtigung ein- oder ausschalten Automatisierter Massenversand Netzwerkfreigabe erstellen Sammelkorb konfigurieren 118 E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch

5 5.3 Brieferzeugende Anwendung konfigurieren Optional: Verarbeitung manuell starten Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren E POSTBRIEFE manuell in den Sammelkorb hochladen Allgemeine Bedienung Anmelden an der E POSTBUSINESS BOX Passwort ändern Neues Passwort anfordern Administrationsbereich im E POST Portal aufrufen Troubleshooting Die Druckqualität von Grafiken in E POSTBRIEFEN ist unbefriedigend Client-Anwendung startet nicht Fehlermeldungen Couldn't open 'C:/Programme/E POSTBRIEF/brandings/branding.ini': permission denied Couldn't connect to host Expected integer but got m_dir_open_index While fetching appinfo: error setting certificate verify location While executing securitray Datei hconnect.exe kann nicht geschrieben werden Client-Anwendungen lassen sich nicht installieren The printer name is invalid Client-Anwendung Connect ist sehr langsam, es gibt Abstrze in der Anwendung oder Fehlermeldungen Zugangsdaten des technischen Betreuers sind verloren Beim Aktualisieren der Firmware kommt es zu Verbindungsproblemen E POSTBRIEFE werden an mein Postfach im E POST Webportal gesendet Untersttzt mein HTTP-Proxy-Server die E POSTBUSINESS BOX? Häufig gestellte Fragen zu Problemen mit der E POSTBUSINESS BOX Anhang Zugehörige Dokumente Support Typen von E POSTBRIEFEN 155 Index 156 E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch

6 1 Zu diesem Dokument ǀ Symbole, Auszeichnungen 1 Zu diesem Dokument Das Administratorhandbuch E POSTBUSINESS BOX erläutert alle Themen rund um die Inbetriebnahme, Konfiguration und Administration der E POSTBUSINESS BOX. Nutzen Zielgruppe Mit der E POSTBUSINESS BOX versenden Sie digitale Einzel- oder Serienbriefe einfach und bequem mit der Sicherheit und dem Komfort, die Ihnen der E POSTBRIEF bietet. Hat ein Empfänger noch keine E POSTBRIEF Adresse, wird Ihr E POSTBRIEF automatisch von der Deutschen Post AG gedruckt, kuvertiert und per Post zugestellt. Zielgruppe dieses Dokuments sind Projekt-Manager, die fr die Einfhrung der E POSTBUSINESS BOX in einer größeren Organisation zuständig sind und Informationen ber die möglichen Einsatzszenarien und Anforderungen an die Planung und Umsetzung des Projekts benötigen Technische Betreuer, welche die E POSTBUSINESS BOX als Systemadministratoren einrichten und betreuen und die fachlichen Betreuer technisch untersttzen Fachliche Betreuer, die ber organisatorische und inhaltliche Expertise verfgen und deshalb z. B. wissen, welche Mitarbeiter als Anwender anzulegen sind oder wie die Dokumentvorlagen fr E POSTBRIEFE zu gestalten sind Weitere Informationen finden Sie unter 9.1 Zugehörige Dokumente. 1.1 Symbole, Auszeichnungen In dieser Anleitung werden Symbole und Auszeichnungen verwendet, um Ihnen einen schnellen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen. Symbol Beschreibung Voraussetzung, die erfllt sein muss, um eine Handlung ausfhren zu können Handlung mit einem Schritt oder mehreren Schritten, deren Reihenfolge nicht relevant ist Handlung mit mehreren Schritten, deren Reihenfolge relevant ist Aufzählung erster Ebene Aufzählung zweiter Ebene, auch in Handlungsanweisungen Abbildung : <Nr.>, Position <Nr.>) Die Positionsnummer beschreibt die Position z. B. eines Elements der Benutzeroberfläche in einer Abbildung: Abbildung Positionsnummer E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 1

7 1 Zu diesem Dokument ǀ Release-Information Symbol Beschreibung Die Positionsnummern in Abbildungen sind im Uhrzeigersinn angeordnet, die Anordnung entspricht nicht der Reihenfolge der Aktionen. Tabelle Symbole und Auszeichnungen HINWEIS Wichtige Information zum Verständnis oder zum Optimieren der Abläufe. ACHTUNG Hinweis auf Situationen, in denen besondere Aufmerksamkeit erforderlich ist. Es drohen beispielsweise Datenverlust oder Dateninkonsistenzen. 1.2 Release-Information Mit Release 2.2 können Sie folgende neuen oder geänderten Funktionen nutzen. Neue Funktionen fr technische und fachliche Betreuer Änderung Nutzen Weitere Informationen in Handbuch- Kapitel Proxy-Server nutzen Nutzen Sie die E POSTBUSINESS BOX auch dann, wenn Ihr Unternehmen ber einen Proxy-Server ber das Internet mit dem Rechenzentrum der Deutschen Post AG verbunden ist Proxy-Server konfigurieren Firewall-Freigaben einrichten Daten des Proxy-Servers erfassen Sammelkorb- Versandoptionen ber OMS steuern Steuern Sie die Versandoptionen von Sendungen ber automatisch generierte Steuerungsdateien direkt aus Ihrem Output Management-System heraus. Das Konfigurieren von Sammelkörben entfällt dann weitgehend. Das Exportieren kann dann automatisch fr mehrere Sendungsanlässe gleichzeitig stattfinden, z. B. durch tägliche Hintergrund-Jobs. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie bei der Brieferzeugung einen maximalen Automatisierungsgrad anstreben und Ihr Output Management-System das untersttzt Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren Sammelkorb Zugang per SFTP Sammelkorb- Versandprotokoll auswerten Laden Sie Daten auch per SFTP in einen Sammelkorb hoch (nicht mehr nur ber eine SMB-Verzeichnisfreigabe). Im Versandprotokoll <Datum>deliverylog.txt erkennen Sie, welche Briefe tatsächlich versendet wurden, und ob physisch oder elektronisch. Automatisieren Sie damit Ihre Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse. Sie können 5.1 Netzwerkfreigabe erstellen 5.5 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 2

8 1 Zu diesem Dokument ǀ Release-Information Änderung Nutzen Weitere Informationen in Handbuch- Kapitel beispielsweise automatisch ein Versendet - Kennzeichen in Ihrer Datenbank setzen. Konfigurieren Sie die Willkommens-E Mail, die neu angelegte Anwender automatisch erhalten, individuell fr Ihre Organisation Willkommens-E Mail fr neue Anwender konfigurieren Anwender und E POSTBRIEF Postfächer manuell anlegen Anwender und E POSTBRIEF Postfächer automatisiert anlegen Automatischen Passwortversand aktivieren Freigabe-Funktion konfigurieren Client-Anwendungen automatisch installieren Sichern Sie die Qualität Ihrer Korrespondenz, indem Sie festlegen, welche Anwender Briefe freigeben drfen und welche Anwender Briefe immer durch einen anderen Mitarbeiter freigeben lassen mssen. Installieren Sie die Client-Anwendungen per Software-Verteilung automatisch. Dies ist sinnvoll, wenn Sie die Software auf sehr vielen Arbeitsplatzrechnern installieren Freigeber festlegen Client-Anwendungen per Software- Verteilung installieren Tabelle Neue und geänderte Funktionen fr Administratoren Neue Funktionen fr ZahlungsPLUS-Nutzer Funktion Nutzen Weitere Informationen in Handbuch- Kapitel Rechnungsdaten als Weißtext beliebig platzieren Belegschlssel anpassen Platzieren Sie Rechnungsdaten, die als Weißtext formatiert sind, an beliebiger Stelle in einem Brief. Ändern Sie bei Bedarf den Belegschlssel auf dem Überweisungsträger. Standardmäßig ist auf Zahlungsträgern der Belegschlssel 08 (sogenannter SEPA-Überweisungs-/ Zahlscheinvordruck, neutral/lotterie) eingestellt. E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS, Kapitel Rechnungsdaten als Weißtext in Dateien einfgen E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS, unter Belegschlssel (Textschlssel) fr Überweisungsträger konfigurieren Tabelle Neue und geänderte ZahlungsPLUS-Funktionen Neue Funktionen fr Anwender Die Verweise beziehen sich auf das E POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch Änderung Nutzen Weitere Informationen in Handbuch- Kapitel Mehrere Briefe gleichzeitig freigeben Geben Sie als Freigeber mehrere Briefe gleichzeitig frei (statt jeden Brief einzeln). E POSTBRIEFE freigeben E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 3

9 1 Zu diesem Dokument ǀ Release-Information Änderung Nutzen Weitere Informationen in Handbuch- Kapitel Belegschlssel bei Rechnungen anpassen Ändern Sie bei Bedarf den Belegschlssel auf dem Überweisungsträger. Standardmäßig ist auf Zahlungsträgern der Belegschlssel 08 (sogenannter SEPA-Überweisungs-/ Zahlscheinvordruck, neutral/lotterie) eingestellt. Rechnungen mit ZahlungsPLUS senden Tabelle Neue und geänderte Funktionen fr Anwender E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 4

10 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen ǀ Szenarien fr den Einsatz in komplexen IT- Umgebungen 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie die E POSTBUSINESS BOX schnell in Ihre IT- Umgebung integrieren. Szenario 1: Mittlere oder große Unternehmen mit komplexer IT-Umgebung und ggf. Output Management-System Als Projekt-Manager, der fr die Einfhrung zuständig ist, informieren Sie sich ber die möglichen Einsatzszenarien und prfen, wen Sie in die Planung und Umsetzung des Projekts einbinden mssen. Eine Beschreibung des Planungsprozesses finden Sie unter 2.1 Szenarien fr den Einsatz in komplexen IT-Umgebungen. Szenario 2: Kleinere Unternehmen, bei denen alle Verantwortlichkeiten in einer Hand liegen Als Administrator richten Sie die Firewall und den Mail-Server ein, nehmen die E POSTBUSINESS BOX als technischer Betreuer in Betrieb und installieren die Client- Anwendungen Connect und Mailbox (zum Senden und Empfangen von E POSTBRIEFEN) auf den Arbeitsplatzrechnern. Eine Kurzanleitung finden Sie unter 2.2 Kurzanleitung fr die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen. Was Sie beachten mssen, wenn Sie bereits ein Individualkommunikations-Gateway verwenden, erfahren Sie unter 2.4 Synchronisation mit einem bestehenden IKG. Informationen ber das Rollenkonzept, das der Administration der E POSTBUSINESS BOX unterliegt, finden Sie unter 2.3 Rollenkonzept der E POSTBUSINESS BOX. 2.1 Szenarien fr den Einsatz in komplexen IT-Umgebungen Sorgen Sie als verantwortlicher Projekt-Manager dafr, die E POSTBUSINESS BOX möglichst reibungsfrei und ressourcensparend in Ihrer Organisation einzufhren. Insbesondere in größeren Organisationen sind zahlreiche Funktionsträger am Einfhrungsprozess beteiligt. Die folgende Prozessbeschreibung hilft Ihnen, die betreffenden Personen zu identifizieren, den Zeit- und Ressourcenbedarf zu planen und die Beteiligten zu koordinieren. Bercksichtigen Sie bei der Projektplanung beispielsweise, dass die Beteiligten einen zeitlichen Vorlauf benötigen, um z. B. Sicherheitsfragen in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich zu klären. Sie erhalten Antworten auf folgende Fragen: Welche (im folgenden Text fett hervorgehobenen) Rollenträger muss ich in den Prozess einbinden? Welche konzeptionellen Vorberlegungen und Entscheidungen muss ich je nach Einsatzszenario fällen? In welchen Kapiteln des Administratorhandbuchs finde ich die entscheidungsrelevanten Informationen? Jedes Kapitel beschreibt am Anfang den Anwendungsfall fr ein Szenario oder eine Aktivität. Sie prfen, welcher Anwendungsfall auf Ihre Organisation zutrifft. Nutzen Sie diese Prozessbeschreibung als Checkliste, wenn Sie in einer größeren Organisation als Projekt-Manager den einzelnen Verantwortlichen einzelne Aktivitäten zuweisen in einer kleineren Organisation als Systemadministrator alle Aktivitäten selbst ausfhren Weitere Informationen ber die Rollen des technischen und fachlichen Betreuers finden Sie unter 2.3 Rollenkonzept der E POSTBUSINESS BOX. E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 5

11 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen ǀ Szenarien fr den Einsatz in komplexen IT- Umgebungen Prozess Von der Erstinbetriebnahme bis zum laufenden Betrieb durchlaufen Sie folgende Schritte: 1. Nehmen Sie die E POSTBUSINESS BOX in Betrieb. Je nach Art und Größe Ihrer Organisation sind die folgenden Aktivitäten bei einer einzigen oder bei verschiedenen Personen angesiedelt. Wenn Sie die E POSTBUSINESS BOX beispielsweise in einem zentral verwalteten Netzwerk betreiben, können die folgenden Aktivitäten unterschiedlichen Funktionsträgern zugeordnet sein: a. Organisieren Sie als Projekt-Manager bei Bedarf den Vor-Ort-Service der Deutschen Post AG: 9.2 Support. b. Informieren Sie sich als System-Administrator ber die physischen Voraussetzungen fr den Betrieb der E POSTBUSINESS BOX, und planen Sie ihre Aufstellung im Rechenzentrum oder Server-Raum: E POSTBUSINESS BOX Datenblatt im Download-Center unter > Hilfe > Fr Unternehmen > Download- Center > E POSTBUSINESS BOX. c. Richten Sie als Netzwerk-Administrator Firewall-Freigaben und IP-Adressen ein (3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten), und stellen Sie dem technischer Betreuer die Konfigurationsdaten Ihres Proxy-Servers (3.1.4 Daten des Proxy-Servers erfassen) bereit. d. Stellen Sie Mailserver-Administrator einen Mailserver bereit, der es der E POSTBUSINESS BOX erlaubt, automatisch Benachrichtigungen (z. B. mit initialen Passwörtern fr neu angelegte Anwender) zu senden: 3.2 E Mail-Versand konfigurieren. e. Stellen Sie als technischer Betreuer die E POSTBUSINESS BOX auf, und nehmen Sie sie in Betrieb: 3.1 E POSTBUSINESS BOX in Betrieb nehmen (mit Ausnahme des Kapitels Firewall-Freigaben einrichten). 2. Planen Sie den Prozess der Erzeugung von E POSTBRIEFEN, und richten Sie ihn ein. Entscheiden Sie als Projekt-Manager, wie die E POSTBUSINESS BOX Ihre Organisation beim Erzeugen und Versenden von E POSTBRIEFEN untersttzen soll. Je nach Szenario sind verschiedenen Rollenträger beteiligt, die fr bestimmte Aktivitäten verantwortlich sind. Prfen Sie, welche der folgenden Szenarien fr Sie in Frage kommen: Szenario 1: Ihr Unternehmen hat ein Output Management-System (OMS), das die E POSTBRIEFE als PDF-Dateien automatisch generiert und von der E POSTBUSINESS BOX automatisch versenden lässt. Tun Sie als OMS-Administrator Folgendes: Erstellen Sie elektronisches Briefpapier, das mit der E POSTBUSINESS BOX kompatibel ist: Elektronisches Briefpapier einrichten. Konfigurieren Sie einen (oder je nach Sendungsanlass mehrere) Sammelkörbe, und konfigurieren Sie Ihr OMS so, dass es die Briefe in den betreffenden Sammelkorb exportiert. Die E POSTBUSINESS BOX verarbeitet Ihre Massensendungen dann automatisch: 5. Automatisierter Massenversand Betreiben Sie eine hochautomatisierte Produktionsumgebung? Steuern Sie die Versandoptionen von Sendungen ber automatisch generierte Steuerungsdateien direkt aus Ihrem Output Management-System heraus. Das Konfigurieren von Sammelkörben entfällt dann weitgehend. Das Exportieren kann dann automatisch fr mehrere Sendungsanlässe gleichzeitig stattfinden, z. B. durch tägliche Hintergrund-Jobs. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie bei der Brieferzeugung einen maximalen Automatisierungsgrad anstreben und Ihr Output Management- System das untersttzt. Weitere Informationen finden Sie unter Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren. E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 6

12 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen ǀ Szenarien fr den Einsatz in komplexen IT- Umgebungen Szenario 2: Sie erzeugen Massensendungen mit Ihrem Output Management-System in Form von PDF-Dateien und speichern sie in einem Verzeichnis. Mit der Funktion Verzeichnis einlesen laden Sie den Inhalt des Verzeichnisses jedoch manuell in die E POSTBUSINESS BOX hoch. Das manuelle Einlesen kann unter folgenden Umständen nötig oder wnschenswert sein: Sie erzeugen Massensendungen im PDF-Format (z. B. mit AS400, einem SAP ERP-System usw.), aber Sie wnschen keine automatisierte Ablage im Sammelkorb oder können sie aus technischen Grnden nicht einrichten. Sie wollen die Qualität von Massensendungen sicherstellen, die Sie mit Ihrem Output Management-System generieren. Indem Sie die Funktion Verzeichnis einlesen nutzen, können Sie Ihre E POSTBRIEFE in der Vorschau anzeigen und prfen. Als OMS-Administrator tun Sie Folgendes: Legen Sie wie in Szenario 1 elektronisches Briefpapier an, und konfigurieren Sie Ihr OMS. Nutzen Sie die Funktion Verzeichnis einlesen im Anwenderhandbuch unter Massensendungen im PDF-Format generieren und schneller versenden. Szenario 3: Anwender erstellen auf ihren lokalen Rechnern (unter Microsoft Windows oder Apple OSX) Massensendungen in Form von Serienbriefen mit einem Textverarbeitungsprogramm wie z. B. Microsoft Word. a. Als technischer Betreuer tun Sie Folgendes: Installieren Sie die Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern der verantwortlichen Anwender: Client-Anwendungen manuell installieren. Sie legen einen fachlichen Betreuer an: 3.4 Fachlichen Betreuer anlegen. b. Fgen Sie als fachlicher Betreuer Steuerungsinformationen in die Dokumentvorlage fr Serienbriefe ein, und konfigurieren Sie die Datenquelle, aus der die Serienbriefe mit den Adressdaten versorgt werden: Steuerungsinformation fr Serienbriefe festlegen. c. Stellen Sie als fachlicher Betreuer, als Grafiker im Marketing oder als externe Dienstleister sicher, dass die Dokumentvorlage oder Ihr elektronisches Briefpapier (wenn Sie eine existierende Dokumentvorlage weiterverwenden wollen) den Layout-Vorgaben entspricht: 4.2 Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen. Wenn Sie das Erstellen der Dokumentvorlage an einen externen Dienstleister vergeben, verweisen Sie auf das Dokument E POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagen im Download-Center unter > Hilfe > Fr Unternehmen > Download-Center > E POSTBUSINESS BOX Szenario 4: Die Anwender in Ihrem Unternehmen versenden Einzelbriefe direkt aus ihrem Textverarbeitungsprogramm mit dem E POSTBUSINESS BOX Druckertreiber. a. Tun Sie als fachlicher Betreuer Folgendes: i. Legen Sie Anwender an: Anwender und E POSTBRIEF Postfächer manuell anlegen ii. Stellen Sie Dokumentvorlagen zum Herunterladen fr die Anwender bereit: Dokumentvorlage zentral bereitstellen. b. Installieren Sie als technischer Betreuer Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern der Anwender: Client-Anwendungen manuell installieren. E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 7

13 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen ǀ Szenarien fr den Einsatz in komplexen IT- Umgebungen Szenario 5: Anwender in Ihrem Unternehmen erstellen Einzel- oder Serienbriefe auf PCs, auf denen keine Client-Anwendungen installiert sind (z. B. auf Linux-PCs). Tun Sie als fachlicher Betreuer Folgendes: a. Legen Sie ein Gruppenpostfach oder ein individuelles Postfach an, mit dessen Absenderadresse der Anwender seine E POSTBRIEFE versenden will: Anwender und E POSTBRIEF Postfächer manuell anlegen. b. Richten Sie einen Sammelkorb ein, dem Sie die Absenderadresse des Postfachs zuordnen: 5.2 Sammelkorb konfigurieren c. Stellen Sie Dokumentvorlagen z. B. per E Mail bereit: 4.2 Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen. d. Stellen Sie dem Anwender die Zugangsdaten fr den Sammelkorb bereit. Beachten Sie unbedingt die Hinweise zum Datenschutz unter 5.1 Netzwerkfreigabe erstellen: Datenschutz organisatorisch sicherstellen. e. Zeigen Sie dem Anwender, wie sich E POSTBRIEFE hochladen lassen: E POSTBRIEFE manuell in den Sammelkorb hochladen 3. Optional: Versenden Sie Rechnungen mit ZahlungsPLUS. Die folgenden Kapitel-Verweise beziehen sich auf das Dokument E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS. a. Informieren Sie sich als Projekt-Manager ber Nutzen und Funktionsweise von ZahlungsPLUS und entscheiden, ob Sie es in Ihrer Organisation einsetzen wollen: Funktionen und Vorteile. b. Planen Sie als Projekt-Manager den Einfhrungsprozess gemeinsam mit Ihrem OMS-Administrator: ZahlungsPLUS einrichten. c. Entscheiden Sie als OMS-Administrator, welche Szenarien Sie umsetzen wollen, um Ihr OMS und/oder einzelne Anwender anzubinden: Welche ZahlungsPLUS Methode ist fr mich die richtige?. 4. Legen Sie in Absprache mit den Fachabteilungen (z. B. Marketing) Standardadressen an und veröffentlichen Sie sie. Fhren Sie dazu als fachlicher Betreuer folgende Aktivitäten aus: Legen Sie ein oder mehrere Gruppenpostfächer fest, unter dem/denen Ihre Organisation oder einzelne Teams von E POSTBRIEFEN erreicht werden können: Gruppenpostfach anlegen. Legen Sie eine Standard-Absenderadresse fest (die z. B. fr Massensendungen nötig ist): Standard-Einstellungen fr Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen. Legen Sie die E POSTBRIEFAdresse fest, mit der sich Ihr Unternehmen im öffentlichen Adressbuch darstellt: Empfehlung: Öffentliche E POSTBRIEF Unternehmensadresse anlegen. 5. Sobald alles wunschgemäß läuft, passen Sie noch die Standard- Konfigurationsparameter der E POSTBUSINESS BOX an die individuellen Erfordernisse Ihres Unternehmens an. E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 8

14 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen ǀ Kurzanleitung fr die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen Nutzen Sie als technischer Betreuer dazu folgende Funktionen: Legen Sie z. B. fest, ob nur technische Betreuer Zugang zum Posteingangs- und Postausgangs-Journal haben sollen, oder auch fachliche Betreuer: 3.6 Konfigurieren und Überwachen. Planen Sie z. B. Software-Aktualisierungen: 3.7 Warten und Pflegen Besonders wichtig: Sichern Sie die Konfigurationseinstellungen, um sie z. B. im Fall eines Hardware-Defekts wiederherstellen zu können: Konfiguration sichern. Dies ist besonders wichtig, nachdem Sie z. B. mit hohem Zeitaufwand Anwender manuell angelegt haben. Legen Sie als fachlicher Betreuer z. B. Formulierungen fr Betreff und Anschreibentext eines Standard-E POSTBRIEFS fest: 4.4 Senden und Empfangen von E POSTBRIEFEN konfigurieren. 6. Überwachen Sie den laufenden Betrieb. Überwachen Sie als fachlicher Betreuer z. B. das Fallback-Postfach, oder prfen Sie je nach Berechtigung als fachlicher oder technischer Betreuer das Journal: 4.3 Poststelle berwachen. 7. Wenn vorhanden: Integrieren Sie das Gateway fr Individualkommunikation (IKG) der Deutschen Post AG Weitere Informationen finden Sie unter 2.4 Synchronisation mit einem bestehenden IKG. 2.2 Kurzanleitung fr die Inbetriebnahme in einfachen IT- Umgebungen Mit dieser Kurzanleitung integrieren Sie als Administrator die E POSTBUSINESS BOX schnell in Ihre IT-Umgebung. Als Administrator z. B. in einem kleineren Unternehmen sind Sie dabei fr das Netzwerk, die Firewall, den E Mail-Server und das Installieren der Client-Anwendungen Connect (Senden) und Mailbox (Empfangen) auf den Arbeitsplatzrechnern zuständig. Wenn diese Funktionen in einem Unternehmen mit komplexer IT-Infrastruktur und ggf. einem Output Management- System auf verschiedene Personen verteilt sind, benutzen Sie im Administratorhandbuch das Kapitel 2.1 Szenarien fr den Einsatz in komplexen IT-Umgebungen, um den Prozess zu planen. 1. Bereiten Sie die Inbetriebnahme organisatorisch vor: Planen Sie folgenden Zeitaufwand ein: Inbetriebnahme des E POSTBUSINESS BOX Servers: ca. 2 bis 4 Stunden Pro Arbeitsplatzrechner, auf dem die Client-Anwendungen installiert werden: ca. 20 Minuten Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Dokumente bereitliegen: Laden Sie die aktuellste Version des Administratorhandbuchs im Download- Center unter > Hilfe > Fr Unternehmen > Download- Center > E POSTBUSINESS BOX herunter. Das Administratorhandbuch enthält im Kapitel 3.1 E POSTBUSINESS BOX in Betrieb nehmen detaillierte Informationen fr den Fall, dass die vorliegende Kurzanleitung nicht ausreicht. Die folgenden Kapitelverweise beziehen sich auf das Administratorhandbuch. Legen Sie den Brief mit dem Aktivierungspasswort und die in Ihrem Registrierungsantrag angegebene E Mail-Adresse bereit. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel E POSTBUSINESS BOX aktivieren und in Betrieb nehmen. E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 9

15 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen ǀ Kurzanleitung fr die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen 2. Wenn Ihre Firewall ausgehende Verbindungen blockiert oder Sie einen Proxy-Server benutzen, schalten Sie die im Kapitel Firewall-Freigaben einrichten angegebenen Verbindungen frei oder folgen den Anweisungen in Kapitel Daten des Proxy- Servers erfassen. 3. Stellen Sie die E POSTBUSINESS BOX auf (siehe Kapitel E POSTBUSINESS BOX auspacken und aufstellen ). ACHTUNG Hitzestau Stellen Sie sicher, dass eventuell vorhandene Schutzfolien vor Inbetriebnahme des Geräts entfernt sind. Die Belftungsöffnungen mssen freibleiben, um das Gerät vor Hitzestau zu schtzen. 4. Schließen Sie die E POSTBUSINESS BOX an Ihr Netzwerk (Abbildung auf Seite 10, Position 4) und ber das mitgelieferte Netzteil an die Stromversorgung an (Abbildung auf Seite 10, Position 5), und schalten Sie sie ein (Abbildung auf Seite 10, Position 1). Abbildung Anschlsse und Schalter auf der Geräte-Rckseite Die LED unter dem Netzschalter leuchtet permanent grn (Abbildung auf Seite 10, Position 2). Das Gerät jetzt nicht abschalten! Die E POSTBUSINESS BOX fährt hoch und bezieht automatisch eine Netzwerkadresse ber DHCP. Wenn Sie der E POSTBUSINESS BOX eine feste IP-Adresse zuweisen wollen, folgen Sie der Anleitung in Kapitel Optional: Feste IP-Adresse zuweisen. 5. Warten Sie mindestens 4 Minuten. Das Gerät ist nach spätestens 4 Minuten hochgefahren, aber dies wird nicht durch ein Signal angezeigt. 6. Stecken Sie den mitgelieferten USB-Stick in einen der 4 USB-Anschlsse (Abbildung auf Seite 20, Position 3). Die LED (Abbildung auf Seite 20, Position 2) blinkt in einem schnellen Rhythmus. E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 10

16 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen ǀ Kurzanleitung fr die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen HINWEIS Bedeutung der LED-SignaleMit einem USB-Stick können Sie Daten mit der E POSTBUSINESS BOX austauschen und Einstellungen vornehmen. Die LED unter dem Power on/off-schalter (Abbildung auf Seite 20, Position 2) zeigt dann folgende Zustände an. Je nach Hardware ertönen im Erfolgs- oder Fehlerfall auch akustische Signale. Bearbeitung läuft: LED blinkt in einem schnellen Rhythmus; kein akustisches Signal. USB-Stick in diesem Zustand nicht herausziehen. Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen: LED blinkt langsam (geht regelmäßig kurz aus); ein Ton von etwa einer Sekunde Bearbeitung erfolglos abgebrochen: LED ist aus, blinkt aber regelmäßig drei mal hintereinander kurz auf; drei kurze hohe Töne. Prfen Sie die Änderungen, die Sie in den Dateien auf dem USB-Stick vorgenommen haben. Die E POSTBUSINESS BOX ist in Betrieb: Die LED leuchtet permanent grn. 7. Warten Sie, bis die LED in einem langsamen Rhythmus (etwa alle 4 Sekunden) blinkt (Abbildung auf Seite 20, Position 2). HINWEIS In einigen (aber nicht in allen) Versionen der E POSTBUSINESS BOX signalisiert zusätzlich ein langer Piepton, dass Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können. 8. Ziehen Sie den USB-Stick ab. Die LED leuchtet permanent grn (Abbildung auf Seite 10, Position 2). 9. Stecken Sie den USB-Stick in einen Computer, und öffnen Sie auf dem USB-Stick die Datei ZurBox.html (siehe Kapitel E POSTBUSINESS BOX aktivieren und in Betrieb nehmen ), und geben Sie Folgendes ein: a. -Adresse (nicht die E POSTBRIEF Adresse!) des ersten Administrators, die Sie bei der Bestellung im Registrierungsantrag angegeben haben b. Freischaltcode (Aktivierungspasswort), den Sie in einem separaten Brief erhalten haben Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung auch bei der -Adresse. Sie gelangen auf die Seite Inbetriebnahme. 10. Konfigurieren Sie Ihren Mail-Server. Damit kann das System z. B. beim Anlegen eines Anwenders das initiale Passwort automatisch generieren und dem Anwender senden. Damit Sie auch dann sofort loslegen können, wenn Sie keinen eigenen Mail-Server haben (oder wenn Sie ihn erst später konfigurieren wollen), ist ein Mail-Server im Rechenzentrum der Deutschen Post AG vorkonfiguriert. a. Wenn Sie einen eigenen Mail-Server haben, konfigurieren Sie ihn. Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter 3.2 E Mail-Versand konfigurieren. b. Wählen Sie Weiter zur -Konfiguration. c. Erfassen Sie im Eingabefeld Ihre adresse Ihre -Adresse, und speichern Sie Ihre Eingabe. Sie erhalten eine Test Legen Sie unter Inbetriebnahme > Benutzerverwaltung > Technischer Betreuer einen technischen Betreuer an (siehe Kapitel 3.3 Technischen Betreuer anlegen ). E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 11

17 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen ǀ Kurzanleitung fr die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen Sie werden automatisch ausgeloggt. 12. Wenn Ihre Firewall ausgehende Verbindungen blockiert und Sie deshalb Port 80 freigeschaltet haben, dann schließen Sie Port 80. HINWEIS Sie benötigen Port 80 nur einmalig fr den ersten Zugriff während der Inbetriebnahme. Um danach das Abfangen des Logins zu verhindern, schließen Sie den unverschlsselten Port Melden Sie sich als technischer Betreuer an, und aktualisieren Sie unter E POSTBUSINESS BOX > Wartung und Pflege > Aktualisieren die E POSTBUSINESS BOX-Software (wenn die Software nicht aktuell ist). Siehe Kapitel Software-Aktualisierungen planen und durchfhren. 14. Legen Sie unter E POSTBRIEF > Poststelle > Postfächer ber die Schaltfläche Neues Postfach anlegen mindestens einen Anwender an (siehe Kapitel Anwender und E POSTBRIEF Postfächer manuell anlegen ) an. 15. Starten Sie die Datei ZurBox.html auf dem Arbeitsplatzrechner jedes Anwenders, den Sie angelegt haben, melden Sie sich in der E POSTBUSINESS BOX an, wählen Sie E POSTBRIEF, wählen Sie unter Startseite im Bereich Ihre E POSTBRIEF Poststelle den Link E POSTBRIEF, und laden Sie jeweils das zum Betriebssystem des Anwenders passende Anwendungspaket sowie Ghostscript herunter (siehe Kapitel Client- Anwendungen manuell installieren ). 16. Identifizieren Sie die IP-Adresse der E POSTBUSINESS BOX. Sie finden die IP- Adresse in der Adresszeile der im HTML-Browser geöffneten Datei ZurBox.html. Sie benötigen die IP-Adresse zum Konfigurieren des Anwendungspakets. 17. Installieren Sie zuerst Ghostscript, dann das Anwendungspaket (siehe Kapitel Client-Anwendungen manuell installieren ). Am Schluss der Installation wird die IP-Adresse (Eingabefeld Serveradresse auf Registerkarte Verbindung) der E POSTBUSINESS BOX abgefragt. 18. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentvorlagen fr Geschäftsbriefe den Formatvorgaben entsprechen (siehe Kapitel 4.2 Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen, Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden ). ACHTUNG Es muss gewährleistet sein, dass die Deutsche Post AG Ihre Briefe automatisch drucken kann, falls Ihr Kunde noch keine E POSTBRIEF Adresse besitzt. Um das sicherzustellen, erstellen Sie Dokumentvorlagen, die den Layout-Anforderungen der E POSTBUSINESS BOX entsprechen. ACHTUNG Ist in Ihrem Unternehmen die Marketing-Abteilung oder ein externer Dienstleister fr das Erstellen von Dokumentvorlagen zuständig? Dann stellen Sie sicher, dass auch diese Kollegen ein Exemplar des Anwenderhandbuchs mit den Anleitungen und Checklisten zum Erstellen von Dokumentvorlagen fr E POSTBRIEFE erhalten. Laden Sie die aktuelle Version des Anwender-Handbuchs im Download-Center unter > Hilfe > Fr Unternehmen > Download- Center > E POSTBUSINESS BOX herunter. E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 12

18 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen ǀ Rollenkonzept der E POSTBUSINESS BOX 19. Melden Sie sich als Administrator im E POSTBRIEF Portal an, legen Sie Ihre gewnschte E POSTBRIEF Adresse an, und geben Sie sie zur Veröffentlichung frei (siehe Kapitel Empfehlung: E POSTBRIEF Adressen veröffentlichen ). TIPP Damit Ihre Geschäftspartner Sie per E POSTBRIEF erreichen können, empfehlen wir Ihnen, die E POSTBRIEF Adresse Ihres Unternehmens im öffentlichen E POSTBRIEF Adressverzeichnis freizugeben. Ergebnis Die E POSTBUSINESS BOX steht jetzt Ihren Anwendern fr die zuknftige Korrespondenz zur Verfgung. Weitere Informationen zur E POSTBUSINESS BOX finden Sie im Hilfebereich fr Geschäftskunden unter hilfe.html in den Handbchern fr Administratoren und Anwender, die als Online-Hilfe in die Server- und Client-Anwendungen eingebunden sind, oder die Sie im Download-Center unter > Hilfe > Fr Unternehmen > Download- Center > E POSTBUSINESS BOX als laufend aktualisierte PDF-Dateien herunterladen können. 2.3 Rollenkonzept der E POSTBUSINESS BOX Benutzern der E POSTBUSINESS BOX können unterschiedliche Rollen zugewiesen werden. Auf der E POSTBUSINESS BOX sind folgende Rollen hinterlegt: Technischer Betreuer Fachlicher Betreuer Anwender Der technische Betreuer hat die umfassendsten Rechte im System, die fachlichen Betreuer und Anwender besitzen eingeschränkte Rechte. Entsprechend dieser Rollen haben die Benutzer Zugriff auf unterschiedliche Funktionen der Administrationsoberfläche. Fr die erstmalige Inbetriebnahme der E POSTBUSINESS BOX ist der technische Betreuer zuständig. Der technische Betreuer hat z. B. folgende Aufgaben: Bestimmen fachlicher und / oder weiterer technischer Betreuer und Bereitstellen des Administrator- und des Nutzerhandbuchs. ACHTUNG Ist in Ihrem Unternehmen die Marketing-Abteilung oder ein externer Dienstleister fr das Erstellen von Dokumentvorlagen zuständig? Dann stellen Sie sicher, dass auch diese Kollegen ein Exemplar des Anwenderhandbuchs mit den Anleitungen und Checklisten zum Erstellen von Dokumentvorlagen fr E POSTBRIEFE erhalten. Laden Sie die aktuelle Version des Anwender-Handbuchs im Download-Center unter > Hilfe > Fr Unternehmen > Download- Center > E POSTBUSINESS BOX herunter. Konfigurieren der Netzwerkeinstellungen E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 13

19 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen ǀ Synchronisation mit einem bestehenden IKG In Hinblick auf den Datenschutz festlegen, ob auch fachliche Betreuer Zugriff auf das Versandjournal haben sollen Herunterladen der aktuellen Firmwareversion der E POSTBUSINESS BOX Konfigurieren der -Einstellungen Anlegen des fachlichen Betreuers Der fachliche Betreuer hat z. B. folgende Aufgaben: Verwalten von Anwendern Erstellen und Pflegen von Dokumentvorlagen Einrichten eines Sammelkorbs, um E POSTBRIEF Massensendungen automatisiert zu verarbeiten Identifizieren und Weiterleiten von E POSTBRIEFEN, denen das System keinen Empfänger zuordnen konnte 2.4 Synchronisation mit einem bestehenden IKG Wenn Sie ein Gateway fr Individualkommunikation (IKG) der Deutschen Post AG nutzen, können die Anwender die E POSTBRIEFE weiterhin im Posteingang ihrer E Mail- Anwendung empfangen. Die Anwender mssen also nicht zusätzlich den Posteingang der E POSTBUSINESS BOX nutzen. Damit die Integration von IKG und E POSTBUSINESS BOX funktioniert, mssen Sie sicherstellen, dass IKG- und E POSTBUSINESS BOX-Anwender synchronisiert werden. Das geschieht nicht automatisch. 1. Aktivieren Sie Ihre E POSTBUSINESS BOX sofort, nachdem Sie die Hardware erhalten haben. Hintergrund: Sobald Sie als E POSTBUSINESS BOX Kunde angemeldet sind (ab Versanddatum der Hardware), wird das E POST System umgestellt (am Mittwoch der nachfolgenden Woche ). Das E POST System nimmt dann keine E POSTBRIEFE mehr ber Ihr IKG an. Wenn Sie Ihre E POSTBUSINESS BOX bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht aktiviert haben, können Sie bis zur Aktivierung keine E POSTBRIEFE versenden. Wenn Sie Ihre E POSTBUSINESS BOX verspätet aktivieren, mssen die Anwender die abgelehnten E POSTBRIEFE mit entsprechender Verspätung ber die E POSTBUSINESS BOX erneut versenden. 2. Stellen Sie fr das Empfangen von E POSTBRIEFEN sicher, dass alle Anwender, die Sie in der E POSTBUSINESS BOX angelegt haben, im IKG Adressmapping bercksichtigt sind. a. Um die IKG- und E POSTBUSINESS BOX-Anwender abzugleichen, nutzen Sie das Datenerhebungs-Sheet, oder fordern Sie beim E-POST Kundenservice fr Geschäftskunden eine aktuelle Liste der im IKG angelegten Anwender an. b. Stellen Sie dem E-POST Kundenservice fr Geschäftskunden eine Liste der im IKG noch nicht angelegten Anwender bereit, damit die Deutsche Post AG das Adressmapping anpasssen kann. Weitere Informationen finden Sie unter 9.2 Support 3. Um sicherzustellen, dass keine E POSTBRIEFE ber den Mail Transfer Agent (MTA) versendet werden, blockieren Sie im MTA (z. B. Microsoft Exchange Server) die Domain.epost.de ausgehend. Anderfalls ruhen Briefe in der Queue des Exchange Servers, und der Absender erhält erst nach einem Timeout eine Fehlermeldung. E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 14

20 2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten mssen ǀ Synchronisation mit einem bestehenden IKG 4. Optional: Damit IKG-Anwender E POSTBRIEFE mit derselben E POSTBRIEFAdresse auch per E POSTBUSINESS BOX elektronisch oder hybrid versenden können, stellen Sie sicher, dass die IKG-Anwender auch in der E POSTBUSINESS BOX angelegt sind. Weitere Informationen finden Sie unter Anwender und E POSTBRIEF Postfächer manuell anlegen. E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch 15

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