Integrierte Anwendungen und optimierte Geschäftsprozesse

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1 Integrierte Anwendungen und optimierte Geschäftsprozesse

2 Comarch Software mit Weitblick

3 Ganzheitliches Dokumentenmanagement Comarch ECM - integriert Ihre Anwendungen, organisiert Daten und Dokumente automatisiert in Akten, erinnert an Termine und führt durch die Abarbeitung von Aufgaben. Unternehmen sind wettbewerbsfähiger und effizienter, wenn ihre Geschäftsprozesse weniger Fehler enthalten und wenn alle wichtigen Daten und Informationen so gespeichert sind, dass sie schnell gefunden und verwendet werden können. Aus diesem Grund beinhaltet Comarch ECM einen Workflow- Server sowie Schnittstellenmodule, über die sich gängige ERP-, CRM-, BI-, EDI- und -Systeme einbinden lassen. Kerngedanke dabei ist es, im Unternehmen eingehende oder entstehende Dokumente nicht nur im ECM-System abzulegen, sondern sie im Rahmen bestimmter Prozesse zu sortieren und für die Abarbeitung von Aufgaben nach definierten Regeln den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Aktenmanagement/Records Management Comarch ECM archiviert jegliche Unternehmensdaten aus IT- Anwendungen, bringt diese Daten mit elektronisch erstellten und eingescannten Dokumenten aus unterschiedlichsten Anwendungen und Abteilungen in einen Kontext (virtuelle Akten) sowie initiiert und überwacht komplette Arbeitsabläufe. Das Aktenmodul im Dokumentenmanagementsystem von Comarch vereinfacht nicht nur die Suche nach Daten und Dokumenten stark - bereits das Ablegen, Indexieren, Zuordnen und Bewerten unterliegt einer weitgehenden Automatisierung. Mitarbeiter finden nicht nur spezielle Dokumente schnell und einfach wieder, sondern sämtliche Daten und Dokumente, die einer einzelnen Akte zugeordnet sind. Unsere Experten von Comarch stellen Ihnen gern persönlich sämtliche Lösungen für Personalakten, Kunden- und Lieferantenakten oder Projekt- und Maschinenakten vor. Geschäftsprozess Bearbeitungsprozess Mitarbeiter... Office App Mail/ Fax Mail Word Excel... Business App BI EDI FIBU ERP/PPS ECM... Externe App Kunden/Lieferanten BI EDI FIBU ERP ECM... Bei einem Geschäftsprozess sind verschiedene Personen als auch unterschiedliche Anwendungen wie , Textprogramm, Tabellenkalkulation, ERP und Finanzbuchhaltung involviert. Mit dem richtigen Einsatz von ECM und BPM kann man den Prozessfluss steuern, überwachen und verbessern. 3

4 Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und Revisionssicherheit Comarch ECM erfüllt die geltenden gesetzlichen Anforderungen. In Zeiten von Globalisierung und weltweitem Wettbewerb müssen Dokumentenmanagementlösungen einer Vielzahl von Compliance-Anforderungen genügen und nationalen sowie auch internationalen Rechtsvorschriften und Normen für eine langfristige, revisionssichere Archivierung von Dokumenten entsprechen. Comarch ECM hilft Ihnen, diese rechtlichen Vorgaben einzuhalten, sodass Sie der nächsten Steuerprüfung gelassen entgegensehen können. Die Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung mittels Comarch ECM gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS im HGB 238, 239, 257, 261 und in AO 145, 146, 147) wurde mehrmals gutachterlich bestätigt und zertifiziert. Unsere Comarch ECM-Geschäftslösungen können unter anderem in den folgenden Bereichen zum Einsatz kommen: Digitale Lieferantenakte Digitale Personalakte Digitale Projektakte Digitale Produktionsakte Digitale Kundenakte Vertragsmanagement Automatisierte Rechnungseingangsprüfung und -verarbeitung Reklamationsbearbeitung Fuhrparkmanagement Digitale Fahrzeugakte -Archivierung Workflows beispielsweise für Dienstreiseanträge, Investitionsanträge, Urlaubsanträge Jederzeit Kontrolle über den papiergebundenen und elektronischen Informationsfluss Auch in der heutigen Zeit erhalten viele Unternehmen verschiedene Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, Verträge und Geschäftsbriefe weiterhin in Papierform. Eine leistungsfähige Belegerfassung ist deshalb die Grundlage für alle weiteren Arbeitsschritte innerhalb eines modernen, elektronischen Dokumentenmanagements. Comarch ECM Workflow und Comarch ECM Datenextraktion sorgen nicht nur für die Erfassung, Indexierung, automatische Erkennung und intelligente Sortierung von mehrseitigen Papierdokumenten, sondern stellen diese den zuständigen Personen zur Verfügung und überwachen die Einhaltung von Bearbeitungsschritten und Bearbeitungsfristen. 4

5 Produkte und Lösungen Comarch ECM eines der modernsten und führenden Systeme für Dokumenten- und Workflow-Management bietet umfangreiche Modelle und Funktionen, um Geschäftsprozesse automatisiert zu gestalten und gesetzliche Anforderungen bei der Archivierung von Daten zu erfüllen. Comarch ECM SERVER 10.4 Mit unserer ECM-Lösung steht eine moderne und plattformunabhängige Business-Software zur Verfügung, in der alle Unternehmensdaten gespeichert werden können und sich die verschiedenen Geschäftsanwendungen nahtlos verbinden sowie Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche abbilden lassen. Server MS Windows Linux IBM System ECM ECM Server ix ECM Server ix ECM Server is Datenbank MS SQL, Oracle DB Comarch ECM Client-Software Oracle DB IBM DB2 ECM Explorer Der moderne Client bietet Funktionen für die schnelle Suche, Sortierung, Organisation und Anzeige von Dokumenten und Daten. Zusätzlich können Metainformationen und Notizen bearbeitet, Adhoc Workflows gestartet oder Dokument als externer oder interner Link via versendet werden. Auch Funktionen für die Barcodeerkennung von Dokumenten, die automatische Zuordnung von Indexwerten aus den Dokumenteigenschaften oder die Autovervollständigung von Indexwerten durch Zugriff auf Datenbanken sind in diesem leistungsfähigen Tool enthalten. ECM Viewer Der ECM Viewer kann direkt aus den vom Unternehmen genutzten Anwendungen oder im Comarch ECM Explorer aufgerufen werden. Das Tool dient dem bequemen Betrachten von PC-Dokumenten und Druckspools sowie dem Bearbeiten von Notizen und Metadaten. Funktionen wie beispielsweise das Drehen, Skalieren, Trennen und Verbinden von Dokumenten sowie das Markieren, Abdecken oder Stempeln bestimmter Bereiche sind hervorragende Hilfswerkzeuge und erleichtern das papierlose Arbeiten erheblich. ECM Webclient Mit dem Comarch ECM Webclient stehen alle wichtigen Funktionen zum komfortablen Suchen und Anzeigen sowie zum Arbeiten mit Akten, Dokumenten und Workflow-Aufgaben auch per Browser zur Verfügung. Der Webclient muss auf dem Rechner nicht vorinstalliert werden, sondern lässt sich ganz einfach über die Eingabe der ECM-Serveradresse im Internetbrowser starten. ECM iphone-app Die iphone-app ermöglicht den Zugriff auf alle Unternehmensdokumente auch in der mobilen Version. Es besteht die Möglichkeit, direkt vom Smartphone aus Dokumente und Daten zu archivieren. ECM Archiver Die Client-Anwendung unterstützt mit cleveren Funktionen die Archivierung von Dokumenten direkt vom Arbeitsplatz aus. Außerdem können Dokumente mit einem Twain-Scanner direkt eingescannt, verschlagwortet und ins Archiv gespeichert werden. Der Import von Dokumenten per Drag & Drop sowie eine Dokumentenvorschau sind jederzeit möglich. 5

6 Erweiterungs- und Integrationsmöglichkeiten Nützliche ECM-Erweiterungen Comarch ECM ermöglicht die Optimierung des Dokumentenmanagements innerhalb der Geschäftsprozesse mit einer Reihe nützlicher Module: Workflow-Server, Digitale Akte, Metadaten-Value-Mapper, Background-Importer, Datenextraktion, Storage Management. Die Integration und Erweiterung von Comarch ECM mit revisionssicheren externen Speichersystemen wie zum Beispiel NetApp, FAST SilentCube, Centera, GRAUDATA FileLock und TSM, ist problemlos umsetzbar. Comarch ECM-Lösungen für Microsoft Im Rahmen der MS Office-Integration bietet Comarch ECM folgende Funktionen: Digitale Archivierung von MS Word- Dokumenten Einordnung von Dokumenten in digitale Akten Unterstützung von MS Office-Vorlagen für die automatische Übernahme von Informationen aus Dokumenten in Indexwerte Anzeige aller ausgecheckten ECM Dokumente in MS Word Direktes Öffnen von ausgecheckten ECM Dokumenten in MS Word Einchecken von neuen Dokumentversionen Die enthaltene -Archivierungslösung für Microsoft Outlook erleichtert das Arbeiten durch: Individuelle Client -Archivierung mittels Comarch ECM Plugin Zuordnen von s zu digitalen Akten, Einfaches Konvertieren von s und Anlagen, Einordnen von s und Anlagen in unterschiedliche Dokumentenklassen und Akten sowie Zurückladen von bereits archivierten s in MS Outlook. MS SharePoint-Integration Comarch ECM ermöglicht mit der MS SharePoint Integration eine optimale Verknüpfung der Dokumente im System. Über die CMIS Schnittstelle kann MS SharePoint als Client für den schnellen und einfachen Zugriff auf das ECM Archiv benutzt werden. Somit ist eine verbesserte Informationsverfügbarkeit sowie das effiziente Organisieren und Verwalten aller Belege und Dokumente gesichert. Die SharePoint-Integration bietet folgende Vorteile: Schnelle und einfache Suche von ECM Dokumenten im System Übersichtliche Anzeige der Suchergebnisse und Dokumente Anzeige zuletzt bearbeiteter ECM-Dokumente Schnelles Einchecken & Auschecken Einfaches Verschieben der Dokumente zwischen ECM und MS SharePoint Anzeigen und Editieren von Dokumenteigenschaften Unkompliziertes Archivieren neuer Dokumente Comarch ECM-Lösungen für SAP Unternehmen, die SAP nutzen, haben über eine spezielle SAP-ECM-Schnittstelle die Möglichkeit, Comarch ECM zu integrieren. Das Dokumentenmanagementsystem erlaubt: Revisionssicheres Archivieren von SAP-Dokumenten, Suche und Anzeige von ECM-Dokumenten aus SAP heraus, SAP-ECM-Indexdownload, das heißt Suchen und Anzeigen von SAP-Dokumenten in anderen Anwendungen, SAP-Rechnungseingangsverarbeitung mit spätem Scannen oder frühem Scannen sowie optional mit automatischer Datenextraktion (is, ix in Verbindung mit smartfix). -Archivierung für MS Exchange, Lotus Domino, Groupwise (is) Mit der serverbasierten -Archivierung können s bereits vor der Zustellung an das -Postfach nach festgelegten Regeln in das ECM-System gespeichert werden. 6

7 Über Comarch 20 Jahre Erfahrung in der ECM-Softwareentwicklung - Comarch ECM ist das ideale Dokumentenmanagement- und Workflow- System für Unternehmen jeder Größe und Branche. In 20 Jahren und mehr als erfolgreichen ECM-Projekten, hat Comarch als Hersteller umfassende Kompetenzen, Know-how sowie eine breite Palette an ECM-Geschäftsanwendungen entwickelt, die auch in Ihrem Unternehmen in kurzer Zeit eingeführt werden können und Sie dabei unterstützen, Ihre Geschäftsprozesse zu vereinfachen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Comarch ist ein weltweit tätiger Anbieter von IT-Lösungen für Geschäftsprozessoptimierung und Kundenbeziehungsmanagement mit Hauptsitz im polnischen Krakau und über Mitarbeitern in 19 Ländern. Das Angebotsportfolio umfasst Lösungen für die Branchen Telekommunikation, Banken und Versicherungen, Handel und Dienstleistungen sowie Business- Software für mittelständische Unternehmen (ERP, Finanzen, CRM, BI, EDI, DMS/ECM). IT-Infrastrukturlösungen, Hosting- und Outsourcing-Services ergänzen die Angebotspalette. Als Full- Service-Provider bietet Comarch darüber hinaus umfassende Dienstleistungen zur Einführung und Integration der Lösungen und ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit rund 300 Mitarbeitern an 14 Standorten präsent.

8 Comarch weltweit Comarch D-A-CH Albanien Belgien China Finnland Frankreich Großbritannien Kanada Luxemburg Panama Polen Russland Slowakei Ukraine USA Vereinigte Arabische Emirate Vietnam Deutschland Berlin Bremen Dresden Düsseldorf Frankfurt Hamburg Hannover München Münster Österreich Innsbruck Wien Schweiz Arbon Buchs Luzern Comarch Software mit Weitblick Comarch AG mit Sitz in Dresden, Chemnitzer Str. 59b, ist beim Registergericht in Dresden unter HRB eingetragen. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE Comarch Software und Beratung AG mit Sitz in München, Messerschmittstr. 4, ist beim Registergericht in München unter HRB eingetragen. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE Copyright Comarch Alle Rechte vorbehalten. Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Kein Teil dieses Dokumentes darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Comarch in irgendeiner Form (elektronisch bzw. mechanisch) vervielfältigt und veröffentlicht werden. Kopieren, Aufnahme in Datenträger (Band bzw. andere Systeme) sowie Übersetzungen in andere Sprachen sind ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Comarch untersagt. Comarch wird sich bemühen, alle Informationen wahrheitsgemäß, fehlerfrei und mängelfrei wiederzugeben. Comarch behält sich das Recht vor, dieses Dokument zu überarbeiten und Änderungen vorzunehmen ohne dies vorher mitzuteilen. Aufgrund von Änderungen an beschriebenen Produkten/Programmen können einzelne Abschnitte des Dokumentes für vorherige Softwareversionen nicht mehr zutreffend sein. Markenzeichen von Comarch sind Eigentum der Unternehmensgruppe Comarch und dürfen ohne Genehmigung nicht verwendet werden. Andere Markenzeichen sind Eigentum des jeweiligen Unternehmens. MUC-2013/06-DE-3

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